浅论电算化会计系统中核心部分的业务处理方法

1、浅论电算化会计系统中核心局部的业务处理方法论文关键词：填制凭证；登记帐簿；编制报表论文摘要：“填制凭证、“登记帐簿、“编制报表仍然是电算化会计系统业务处理的核心。电算化会计仍然是以形成“凭证、“帐簿、“报表;等会计档案资料为主要任务形式。1电算化会计系统中的“填制凭证及“登记帐簿的处理方法在电算化会计系统中，会计凭证包括原始凭证和记帐凭证，对这两类凭证的处理方法，在各个会计核算软件中有所不同。记帐凭证是根据审核无误的原始凭证登记的，有的会计核算软件是要求财会人员手工填制好记帐凭证，再由操作人员输入电子计算机；有的会计核算软件是要求财会人员根据原始凭证，直接在计算机屏幕上填制记帐凭证；有的会计软

2、件是要求财会人员直接将原始凭证输入电子计算机，由计算机根据输入的原始凭证数据自动编制记帐凭证。前两种方法比拟接近，区别只在一个是输入已经手工写好的记帐凭证，一个是边输入边做记帐凭证，但都是把所有的记帐凭证输入电子计算机。而最后一种方法与前两种有很大的差异，是由计算机来做记帐凭证。登记会计帐簿一般分两个步骤进展，首先是由计算机根据会计凭证自动登记机内帐簿，其次是把机内会计帐簿打印输出。2电算化会计系统中的“填制凭证及“登记帐簿的特点21凭证中各数据项根据类型、范围和勾稽关系进展有效控制。如会计分录中的会计科目必须在设置的会计科目表中已经存在，并且是最底层的明细科目；根据当前科目的属性确定是否具有

3、某些工程，如往来单位、结算单据号码等；借贷方金额必须相等才能保存；事先确定的借方或贷方必有或必无科目、非法对应科目等；编号可以自动连续；日期可以限制顺序等。22键盘操作较之手工处理的“笔误更容易发生“误操作，因此“;凭证填制在操作功能上分为“填制、“修改、“删除等步骤，以进展正确性控制。23填好的凭证同样需要“审核，电算化系统的审核可在程序中再次检验凭证的正确性。24“登记帐簿之前可以“汇总，而不是必须汇总；电算化系统可根据需要随时对任意范围的凭证进展汇总，汇总速度较快且准确；计算机不会因疏漏出现总帐与明细帐登记结果不一致的情况，当然在记帐之前那么不必进展“试算平衡。25“登记帐簿只是凭证数据

4、确实认过程，而不是抄写或复制过程。这一简单的过程明确了“工作底稿与正式会计档案之间的界限，具有非常重要的意义。3电算化会计“填制凭证内容的输入方法31业务摘要输入凭证输入中有许多常用会计词汇，而不少会计软件提供了用户级的词汇库，可将常用词汇预先存储起来，并配以自定义的代码，输入凭证时调用自定义词汇，可进步输入速度。如金蝶软件提供两种快速复制摘要的功能，在下一行中按“可复制上一条摘要，按“/可复制第一条摘要。同时，系统还设计了摘要库，在录入凭证过程中，当光标定位于摘要栏时，按f7或单击获裙按钮，即可调出凭证摘要库。选择所需的摘要即可，在这个窗口中，您还可以新增、删除或引入摘要。3.2科目代码输入

5、许多会计软件的科目代码表都能模糊快速定位，会计人员记不准确的科目多为明细科目，其所属总账科目或上级科目一般较明确，输入此类科目时，只输入到其上级科目的代码，由于系统只能承受最明细的科目，此时将翻开科目代码表，并指向刚输入的上级科目，所要查找的明细科目应就在附近，省去多余的翻页查找操作。会计科目获取按f7或用鼠标单击窗口中的获裙按钮，可调出会计科目代码。3.3业务金额输入在输入完多贷或多借的分录后，输入一贷或一借分录的金额时可参照合计栏中的金额输入，省去人工计算合计的费事，像用友(安易)等大多数商品软件还提供了自动获取金额的功能键。如金蝶软件对已录入的金额转换方向，按“空格键即可；假设要输入负金

6、额，在录入数字后再输入“-号即可；金额借贷自动平衡-“tr+f7；凭证保存-f8。3.4会计分录编制会计分录尽可能细。在编制记账凭证时，应尽可能地详细，甚至可以每张原始凭证编制一条分录，摘要也应详细说明。冲减收入或费用以红字或负数反映。在输入收入和费用类科目的记账凭证时，假如发生额的方向与该类科目余额方向相反，如冲减收入或费用，应将金额以红字或负数方式输入到与该类科目的余额一样的方向，收入类为贷方，费用类为借方。会计分录是记帐的直接根据，根据会计分录登记帐簿时，会计实务要求做到帐证相符。传统的手工会计方式下某些会计分录是经过人们大脑的分析，采用相反的颜色登记到帐户相反的方向中去的。会计上，期间

7、费用类帐户一般是借方分析多栏式明细帐，平时发生的各项业务登记到借方，只有到结转费用帐户时，才从贷方转出，出现贷方发生额。例如：“坏帐准备是按照“应收帐款期末借方余额的一定比例提取的，假设“坏帐准备期末贷方余额大于按照“应收帐款期末借方余额的一定比例提取时，就要将其差额冲减“管理费用，传统手工会计分录如下：借：坏帐准备贷：管理费用会计人员根据这个会计分录登记“管理费用明细帐时，由于“管理费用是借方分析式多栏帐且平时不出现贷方发生额，会计人员必须经过大脑分析，用红字分录本身是蓝字登记到“管理费用相应明细帐户的借方，从而造成帐证方向不一致。而在电算化会计中，计算机记帐不可能象人脑那样分析，它会毫不犹

8、豫地登记到“管理费用相应明细帐户的贷方，从而造成手工与机器登记的管理费用借贷方发生额不等借方手工大，贷方手工为零，影响会计报表编制的正确性计算机自动编表一般是用“管理费用帐户的借方发生额编表，而不用借贷方发生额差额，即净发生额编表。究其原因，是传统会计不标准处理所致。会计人员应适应这种变化，将会计分录变换成如下分录，就不会出现上述问题。借：管理费用红字贷：坏帐准备红字实务中，还有一种编制会计分录的做法也需要加以标准。例如：某采购员出差借款4000元，采购回来报销，差旅费及补助等共支出3200元。假设借款时已作其他应收款处理，该采购员所花的费用记入“管理费用。传统会计实务通常编制一张收款凭证作如

9、下会计分录：借：现金800贷：其他应收款-4000这管理费用3200这样在计算机帐务系统中，假设定义的凭证类型是收、付、转形式，以收款凭证录入该凭证，又会产生上述同样的问题，正确的做法是编制两张记帐凭证：一张收款凭证800和一张转帐凭证3200，会计分录如下：借：现金800贷：其他应收款800借：管理费用3200贷：其他应收款32003.5改错更正发生错账，假如是当月的未登记账凭证，可直接修改，假如是已登账甚至以前月份的记账凭证，可冲销错误凭证，然后重新填制正确的记账凭证。有不少会计核算软件还提供反记账、反结账的功能，反结账功能可将会计期间推前，然后将未结账的记账凭证用反记账功能返回到未记账状

10、态，再加以修改。4编制会计报表编制会计报表工作，在通用会计软件中都是由计算机自动进展的，一般都有一个可由用户自定义报表的报表生成功能模块，它可以定义报表的格式和数据来源等内容，这样无论报表如何变化也都可以适应。?标准?规定：“会计报表之间、会计报表各工程之间，凡有对应关系的数字，应该互相一致。本期会计报表与上期会计报表之间有关的数字应当互相衔接，多数会计报表软件都具备按照这一规定自动进展核对的功能。编制会计报表，是会计工作中的重要组成局部，也是阶段性地完成会计核算任务的标识性工作。在电算化会计系统中，更给这一传统工作任务赋予了新的活力。在会计核算软件中，编制会计报表分为两个步骤。第一步是设计阶段，有两方面的设计任务，一是“会计报表格式设计;，二是“数据来源定义