哈佛商学多媒体网络课程-时间管理

1、哈佛商学多媒体网络课程哈佛管理导师 MBA/EMBA学员，企业管理人员必修课，是迅速掌握商务技能及商务语言的有力工具，有效帮助您迅速有效地提升管理能力；该课程由哈哈佛商学学院的资资深教授授和管理理领域公公认的专专家结合合自己多多年的教教学和实实践经验验指导设设计而成成的。哈哈佛管理理导师 涵括220多个主主题，与与经理人人每天的的管理挑挑战和日日常职责责密切相相关，哈哈佛管理理导师已已经成为为经理人人必不可可少的学学习资源源！ 哈佛管理理导师Harvaard MannageeMenntorr PLLUS 时间间管理 整个个主题主题摘要 本主题将帮帮助您：分析您目前前的时间间安排，并并寻找改改进

2、机会会确定哪些任任务对实实现您的的长期目目标最为为关键使用计划工工具来有有效地计计划时间间控制时间浪浪费因素素实施您的日日程表，在在实施过过程中进进行评估估，并根根据需要要进行修修改主题列表 主题概述 如果是是您，您您会怎么么做？主主题列表表主题摘摘要导师师简介主主题使用用说明核心概念 为何要要管理时时间？确确定目标标和排定定目标的的优先次次序将目目标分解解成任务务分析您您是如何何利用时时间的判判别和消消除常见见的“时时间浪费费因素”更有效地安排您的时间监督和改进您的时间管理策略与浪费时间的上司打交道平衡工作需要和个人时间帮助您的员工管理他们的时间步骤 管理理时间的的步骤对对上司说说“不”的的

3、步骤技巧 授权权的技巧巧最大限限度地利利用差旅旅时间的的技巧取取得最佳佳会议成成果的技技巧有效效使用远远程办公公的技巧巧在家工工作的技技巧练习 说明明工具 目标标确定及及排序工工作表将将目标分分解成任任务的工工作表日日常活动动日志表表时间浪浪费因素素判别及及评估工工作表任任务列表表自测 说明明学习更多内内容 在线文文章文章章著作导师简介 大卫史道道弗 (Davvid Staaufffer) 是一一位商务务作家，是是企业写写作公司司 Sttauffferr Buury Incc. () 的的老板。他他创作了了四部有有关企业业成功的的作品，全全部由 Johhn WWileey & Soons 出版

4、，而而且他还还为Haarvaard Mannageemennt UUpdaate、AAcrooss thee Booardd、华华尔街日日报及及其他出出版物撰撰写了许许多工商商管理方方面的文文章。作作为企业业与商业业协会的的签约作作家，大大卫撰写写了几百百份年度度报告、投投资指南南、行业业介绍以以及管理理信息简简讯等。如果是您，您您会怎么么做？ 下午 5 点，马马里索从从她的办办公桌上上抬头看看到同事事们正在在收拾东东西准备备回家。以以她目前前的速度度，她可可能要在在办公室室里待到到半夜。盯盯着她的的任务列列表，她她沮丧地地叹了口口气。还还剩下三三项关键键任务。自自己这一一整天都都做了些些什么

5、？为什么么这些任任务还完完不成？她回顾顾了自己己的一天天。上午午，她与与托尼一一起讨论论他的月月度报告告。午餐餐时间则则用来回回复 220 多多封电子子邮件。然然后被一一个客户户服务请请求占去去了一下下午时间间，而这这件事本本该由其其他人来来处理。如如果她没没有完成成确实需需要处理理的工作作，那她她的任务务列表和和精心规规划又有有何意义义呢？如如果是您您，您会会怎么做做？这时您会怎怎么做？ 马里索应该该从检查查自己的的长期组组织目标标开始。通通过评估估最重要要的目标标并排列列优先次次序，马马里索能能够弄清清楚应该该在哪里里或不应应该在哪哪里花费费时间。接接下来就就是将目目标分解解为易管管理的任

6、任务，列列出完成成各项任任务的所所有必需需步骤。然然后，她她应该估估算每项项任务或或活动所所需要的的时间，并并设定最最后完成成期限。她她应该在在日程表表上安排排出大量量时间，以以确保能能够有时时间来完完成这些些任务。最最重要的的是，她她应该尽尽量避免免任何中中断，因因为这会会浪费她她的时间间或者使使她偏离离主要目目标。在本主题中中，您将将学会如如何确定定最重要要的工作作和最不不重要的的工作，然然后将时时间花费费在最关关键的任任务上，而而不要浪浪费在不不重要的的事情上上。了解解了本主主题中阐阐述的各各种观点点后，请请点击“练练习”，参参与互动动场景练练习、做做出决策策并获得得针对您您所做选选择的

7、即即时反馈馈。主题使用说说明 主题架构 “时间管理理”主题题分成下下列几个个部分。屏屏幕顶部部显示了了进入各各部分的的链接。 主题概述 点击“主题概述”可查看对这一主题的介绍。首先浏览“如果是您，您会怎么做？”中的虚拟场景，然后查看“这时您会怎么做？”中的回答。“主题列表”提供了“站点地图”，其中包含指向本主题中所有要素的链接。 核心概念 点击“核心概念”，可详细了解这一主题的主要思想。学习如何确定目标的优先次序，并将它们分成易管理的任务，分析如何更有效地安排与使用时间，监控您的时间管理战略，以及判别常见的“时间浪费因素”。步骤 点击“步骤”可获得有关如何更有效地管理时间的指南，并可了解在上司

8、的要求与您的最高优先级目标冲突时如何拒绝他。技巧 点击“技巧”可获得关于如何更有效地分配任务、如何充分利用差旅时间和会议时间、如何进行远程工作和在家办公等问题的信息。练习 点击“练习”，可参与互动场景练习，在其中扮演管理者的角色、做出决策并获得针对您所做选择的即时反馈。工具 点击“工具”可获取相关表格，帮助您确定目标及其优先次序；将目标分成多项任务；记录日常活动；判别时间浪费因素；创建任务列表；以及评估您的日程表。自测 点击“自测”，可了解自己对所学内容的掌握程度。您将会获得针对您所做选择的即时反馈。摘要页面列出了参考资料的链接。学习更多内容 点击“学习更多内容”，可阅读两篇与本主题相关的文章

9、。同时，您将看到其他文章和资料的列表，并附有简要的介绍。主题导航 点击屏幕顶顶部和左左侧的链链接，可可浏览本本主题中中的内容容。点击击屏幕顶顶部的链链接，您您将看到到屏幕左左侧的链链接有相相应变化化。按以以下步骤骤，可循循序渐进进浏览本本主题的的全部内内容：从左到右点点击顶部部的链接接，访问问本主题题的各个个部分。 从上到下点点击左侧侧的链接接，查看看各部分分中的内内容。 在“练习”部部分中，点点击“下下一页”可可继续场场景练习习。在需需要选择择答案时时，请选选择一个个选项，并并阅读相相应反馈馈。然后后再尝试试其他选选项，以以了解更更多信息息。再次次点击“下下一页”继继续。 在“工具”部部分中

10、，点点击图标标可打开开相应工工具。您您可以将将工具打打印出来来以便脱脱机使用用。或者者，您也也可以在在线填写写工具，并并将其保保存到您您的硬盘盘。 最后，参加加“自测测”中的的测验，并并阅读“学学习更多多内容”中中的“在在线文章章”，至至此完成成整个主主题的学学习。 为何要管理理时间？ 当您身陷电电子邮件件、语音音邮件、会会议、以以及文书书工作等等琐碎的的事务中中，而下下属又不不断向您您寻求帮帮助或给给您带来来问题时时，您将将如何成成为一名名平易近近人、尽尽忠职守守的管理理者，同同时又能能圆满完完成任务务，实现现自己最最高的目目标呢？您需要巧妙妙地管理理自己的的时间。时时间管理理是一门门关于如

11、如何合理理地组织织、分配配和控制制各种活活动时间间才能实实现预期期结果的的学科。时时间管理理能够迫迫使您真真正了解解自己的的价值，帮帮助您相相应地安安排好自自己的工工作。提高时间利利用效率率的好处处 有效地利用用时间将将使您和和组织都都受益匪匪浅。例例如：您可以将精精力和注注意力集集中到能能为公司司目标提提供最大大支持的的工作上上。您能排除干干扰，更更多地关关注对部部门和组组织最为为重要的的方面。您可以避免免因设法法同时满满足相互互矛盾的的时间需需求而产产生的压压力甚至至是倦怠怠。您在时间管管理上为为下属和和同事树树立了榜榜样，可可以让大大家学习习您的做做法。您能提高岗岗位工作作绩效，为为组织

12、、部部门和团团队带来来更多价价值。显然，如果果企业的的领导擅擅长时间间管理，企企业就能能赢得竞竞争优势势。然而而，时间间管理的的难度比比表面上上看起来来更大。训练与实践践 要学会有效效利用时时间，需需要训练练和实践践。下列列六个步步骤可助助您充分分地利用用好您每每周的时时间：确定目标及及其优先先次序：您最重重要的岗岗位工作作目标是是什么？要实现现这些目目标，您您需要完完成哪些些任务？您要在在这些任任务上花花多少时时间？ 将目标分解解为可管管理的任任务：要要实现每每一个目目标，需需要完成成哪些任任务？每每一项任任务预计计需要多多长时间间？ 分析您是如如何利用用时间的的：管理理者往往往认为他他们将

13、时时间用在在了重要要任务的的完成上上。但是是实际上上，他们们会将时时间用在在一些并并不能帮帮助他们们实现最最重要目目标的任任务上。例例如，他他们每天天都要用用好几个个小时回回复电子子邮件，而而不是规规划部门门的长期期战略或或帮助下下属提高高技能。为为了更有有效地利利用时间间，您需需要判断断自己实实际上是是如何利利用时间间的，并并将这种种方式与与应当采采用的方方式进行行比较。然然后，您您需要找找到改正正无效时时间管理理的方法法。 判别和消除除常见的的“时间间浪费因因素”：办事拖拖拉、包包办代替替、频繁繁变换工工作等做做法会浪浪费侵蚀蚀其他工工作的时时间，这这是众所所周知的的事实。如如果能了了解和

14、预预见到这这些时间间浪费因因素，您您就能更更好地预预防或改改正这些些做法。 更有效地安安排时间间：明确确了自己己的目标标、实际际利用时时间的方方式以及及存在哪哪些您深深受其害害的无效效时间管管理方式式后，您您就可以以开始改改变安排排时间的的方法。这这需要更更有效地地利用时时间管理理工具，需需要创建建能够支支持您的的优先级级的日程程表，还还需要分分配一定定的时间间来解决决未预料料到的问问题以及及利用各各种计划划外机会会。 监控和完善善您的时时间管理理策略：制定日日程表后后，就要要付诸行行动。监监控发生生的情况况，发现现存在的的问题，调调整时间间管理策策略，这这样就能能不断完完善利用用时间的的方法

15、。 另请参见管管理时间间的步骤骤。下面的核心心概念内内容将进进一步探探讨这些些步骤。此此外，还还为应对对下列特特殊时间间管理难难题提供供了指导导方法：如何应对浪浪费时间间的上司司如何平衡工工作时间间和个人人时间如何帮助员员工更有有效地管管理时间间确定目标和和排定目目标的优优先次序序 确定目标是是有效管管理时间间的起点点。它们们像指南南针一样样，指示示着您前前进的方方向。确确定了目目标后，您您就知道道每天、每每周和每每个月当当中最重重要的工工作是什什么。确定目标是是明确所所追求成成果的一一个正式式流程。在在确定目目标后，您您承诺的的结果就就要由您您个人或或团队来来完成。通通过确定定目标和和衡量取

16、取得的成成果，您您可以：关注最重要要的东西西为团队提供供统一的的方向减少对非关关键任务务投入的的精力消除时间浪浪费因素素激励自己提升总体工工作满意意度目标随时限限和重要要性而变变化。因因此，了了解如何何对目标标分类和和排序是是非常重重要的。另请参见目目标确定定及排序序工作表表。目标类型 可以根据目目标重要要性（包包括关键键性、使使能性或或辅助性性）对目目标进行行分类。下下表介绍绍了三者者的区别别。目标类型目标类型 定义 示例 关键性目标为使部门或团队持续成功运转所必须实现的目标对项目经理来说，在预算范围内按时完成一个两年期的项目就是一个关键性目标。使能性目标最终能够创造更理想的业务环境或充分利

17、用业务机会的目标对产品开发经理来说，为员工提供培训，提高员工工作效率，就是一个使能性目标。辅助性目标能够改善业务但不能带来根本改变的目标，如提高工作效率、简化工作或提升工作的吸引力等。对团队经理来说，设计一份比现有费用报表使用更方便、填写更快捷的新费用报表，就是一个辅助性目标。您的关键性性目标和和使能性性目标最最为重要要，应该该根据这这两类目目标来决决定您管管理时间间的方法法。目标一致性性 管理者应该该从公司司目标开开始制定定一系列列层级目目标。部部门目标标应支持持公司目目标。个个人目标标应支持持部门目目标。应应当让公公司目标标、部门门目标和和个人目目标这三三个层次次的目标标保持一一致，并并将

18、它们们传达给给每一位位员工，使使大家都都能在没没有他人人提示的的情况下下流畅地地说出来来：“公司的目目标是 _。本本部门应应为该目目标做出出的贡献献是 _。我我个人的的努力目目标是 _。”留心观察一一下您所所在的公公司。管管理层是是否明确确了最高高目标并并将其传传达给了了管理者者和员工工？如果果您是管管理者，您您是如何何在部门门和部门门成员中中有效贯贯彻公司司目标的的？是否否每个人人都能够够理解公公司的目目标和自自己应做做哪些贡贡献？通通过阐释释和传达达清晰的的目标，您您可以帮帮助自己己和员工工充分利利用时间间。另请参见 Harrvarrd MManaageMMenttor 主题设设定目标标。

19、确定目标的的优先顺顺序 确定目标的的优先顺顺序就是是按照重重要性确确定项目目的优先先等级。具具体方法法有多种种：确定关键性性目标和和使能性性目标。列出该年度内您的所有岗位工作目标。哪些是关键性目标？哪些是使能性目标？哪些仅仅是辅助性目标？与此同时，写下您这样分类的原因。然后，按照优先级对目标进行排序。区分紧急任任务和关关键任务务。紧急急任务需需要立即即给予关关注。但但是，并并非每项项紧急任任务都一一定支持持某个关关键性目目标。例例如，假假设您负负责监督督一个必必须在今今年的预预算范围围内按时时完成的的大项目目。上司司希望您您明天参参加一个个全天的的员工发发展研讨讨会，但但是，您您已经计计划明天

20、天与项目目团队开开会讨论论项目计计划。这这个研讨讨会需要要您立即即关注，但但是，它它并不能能给您的的关键性性目标提提供直接接支持。因因此，尽尽管该任任务很紧紧急（您您必须马马上安排排时间），但但它不是是关键任任务。紧紧急任务务总是要要求您立立即给予予关注，它它挤占了了本来可可以更好好地安排排关键性性目标的的时间和和资源。当当关键性性目标是是长期目目标时，由由于没有有必要或或没有可可能立即即实现，经经常会出出现这种种问题。您这周将面对哪些紧急任务？请将它们列出来。哪些任务支持关键性目标和/或使能性目标？这些任务是您应该首先给予最大关注的任务。通过训练来使自己能够区分支持关键性目标和使能性目标的紧

21、急任务，以及不支持关键性目标和使能性目标的紧急任务。认识到差别后，您将更好地了解应该如何确定工作的优先排序以及如何分配时间。另请参见在在线文章章：“HHow to Be Surre YYoure Speendiing Youur TTimee inn thhe RRighht PPlacces”和和“快快比慢好好？”。确定目标的的优先顺顺序后，您您需要将将它们分分解为可可管理的的任务，并并预计完完成每项项任务所所需的时时间。请请参见下下一个核核心概念念中的指指导方法法。将目标分解解成任务务 您已经确定定了目标标的先后后顺序。现现在，您您需要将将它们分分解为可可管理的的任务，并并估算出出每项任任

22、务所需需的时间间。下面面提供了了分步过过程：第一步：确确定所需需任务 写下您和部部门必须须实现的的每一个个目标。列列出实现现每个目目标所需需的关键键任务。第二步：确确定任务务优先级级 等到自认为为任务列列表已经经完整之之后，再再给每项项任务指指定一个个优先级级，用 A、BB 和 C 来来表示：优先级级 A 代表最最高级任任务。您您指定的的任务优优先级应应该反映映每项任任务所支支持的目目标的重重要性：优先级为 A 的的任务支支持关键键性目标标。它们们具有很很高的价价值，是是应该优优先关注注的任务务。优先级为 B 的的任务支支持使能能性目标标，间接接支持关关键性目目标。它它们具有有中等价价值和较较

23、高紧迫迫性。优先级为 C 的的任务包包括价值值和重要要性均较较低的紧紧急任务务和非紧紧急任务务。第三步：确确定任务务的顺序序 在分析任务务时，您您会注意意到有些些任务是是连续的的，有些些任务是是不连续续的。连续的任务务需要按按一定的的次序完完成，即即需要完完成一项项之后再再开始下下一项。例例如，为为高管层层准备一一个重要要报告可可能需要要按照这这样的顺顺序：收收集数据据 撰写写报告大大纲 编编写报告告 反复复修订 提交确定定连续任任务的正正确排序序，指出出您必须须亲自完完成哪些些任务，部部门或团团队必须须完成哪哪些任务务。下图图描述了了整个过过程。不连续的任任务是不不遵循这这种先后后顺序的的任

24、务。例例如，如如果您要要协调一一套新计计算机系系统的开开发，软软件开发发人员可可能需要要等到开开发出某某些（但但不是全全部）硬硬件之后后再开始始工作。此此后，两两个部门门的很多多工作可可以并行行。对于于这类任任务，应应注意两两个工作作组之间间的关系系，并在在安排工工作日程程时给予予考虑。第四步：估估计所需需的时间间 评估完成所所确定的的优先级级为 AA 和优优先级为为 B 的各项项任务或或工作需需要多长长时间。如如果您以以前完成成过类似似的任务务，可以以根据自自己的经经验来估估算。如如果没有有完成过过类似任任务，可可咨询那那些能够够提供帮帮助的同同事、上上司或同同行。预预留 110% 到 22

25、0% 的缓冲冲时间，以以防发生生意外情情况。下表显示一一个示例例，说明明如何将将一个目目标分解解为多项项任务，并并根据估估计为每每项任务务分配了了时间。任务和时间间目标： 召开一系列内部培训会。起初，每个月两次，连续三个月（总共为 6 次）。如果参与情况和效果都很好，那么，则继续召开这种培训会。任务编号 活动 估计时间（分钟） 注释 1初次头脑风暴会议60与会者雷蒙、哈里特、朱莉叶和彼得2第二次会议：确定主题和演讲者75与会者同上，加上佛瑞德3头脑风暴会议选址和内部宣传/沟通1204与每位演讲者单独会谈2405开发通信包180让营销部门参与进来6监督实施1807会后评估60哪些工作收效显著，哪

26、些工作效果不佳8向每位演讲者表示感谢，并赠送小礼物60总时间 975 小时数：16.25 您还需要确确定完成成任务或或活动的的最后期期限。对对于复杂杂的活动动，要建建立临时时里程碑碑来追踪踪进展情情况。对对于涉及及其他团团队的成成员的大大目标，要要考虑采采用项目目经理经经常使用用的工作作分解结结构(WWBS) 方法法。WBBS 是是一种计计划编制制的方法法，它将将项目的的目标分分解为实实现该目目标所必必需的多多项任务务。您也也可以利利用这种种方法，来来估算完完成这些些任务所所需的资资金。您已经将高高优先级级的目标标分解为为任务，并并估算了了每项任任务所需需的时间间。现在在，您知知道了应应该在各

27、各项重要要任务上上花多少少时间。但但实际上上，您将将如何利利用自己己的时间间呢？另请参见将将目标分分解成任任务的工工作表。另请参见 Harrvarrd MManaageMMenttor 主题项项目管理理中的的“进行行高级别别估算”。通过分析真真实的时时间利用用情况，并并与实际际应该如如何利用用时间进进行对比比，您可可以判断断出低效效率的时时间管理理做法，进进而进行行改进。这这就是下下一个核核心概念念的主题题。分析您是如如何利用用时间的的 如果了解您您当前的的时间利利用情况况，就可可以很轻轻松地控控制时间间，以使使其支持持您的关关键性目目标。只只有掌握握了您当当前的时时间利用用情况，才才能规划划

28、和控制制好未来来如何使使用时间间。下面面的过程程曾帮助助很多管管理者准准确地掌掌握他们们利用时时间（以以及经常常不当利利用时间间）的真真实情况况。1. 创建建活动日日志。创建一份记记录一周周时间利利用情况况的书面面记录，即即活动日日志。务务必在日日志中包包括三个个或更多多典型工工作日。（例例如，不不要包括括那些大大部分时时间都是是出差的的工作日日。）下下面是一一个活动动日志的的摘录，从从中可以以看出一一位名叫叫简的经经理在一一天内的的时间利利用情况况。日常活动日日志示例例活动 所用时间 优先级 8:45电子邮件：查看和回复15B9:00休息：咖啡厅；聊天9C9:09等待会议；整理办公桌6C9:

29、15会议：产品发布团队60A10:15休息：咖啡；个人电子邮件15C10:30电话：外线，S赫明，确认午餐12B10:42电话：内线，D格茨8B10:50电子邮件：给比尔回信3C10:53上网：查看天气情况和新闻7C11:00准备：午餐会8B11:08会议：讨论奖金计划32C11:40出行：与 A戴维斯到外面共进午餐120B1:52电子邮件：发送和回复12C2:04电话：回复语音留言11C2:15访客：暑期实习生请求指导8C2:23访客：D霍洛维茨询问有关项目的事宜5A2:28文书工作：开始写月度项目报告4B2:32电子邮件：收邮件3C2:35文书工作：继续写项目报告12B2:47休息：喝咖啡

30、10C2:57准备：收集会议资料3B3:00开会：审核预算75B4:15电子邮件：发送和回复11B4:26上网：看新闻4C4:30计划：检查/调整项目工作的日程10A4:40文书工作：继续写项目报告10B4:50电子邮件：发送与项目相关的邮件10B5:00回家好的活动日日志有几几个特征征：它应列出在在记录活活动日志志期间发发生的所所有活动动。它应记录您您的每项项活动使使用的时时间。它甚至应包包括各种种琐事（如如整理办办公桌和和喝咖啡啡等）。它应当用特特定类别别对每项项任务进进行标记记，如“电电子邮件件”、“文文书工作作”、“上上网”、“打打电话”、“编编制计划划”、“开开会”、“访访客”和和“

31、出行行”。另请参见日日常活动动日志表表。2. 为日日志中的的每项活活动指定定优先级级。 记下一天的的活动后后，应根根据您的的关键性性目标、使使能性目目标和辅辅助性目目标为每每项活动动指定优优先级。请请记住：优先级为 A 的的任务涉涉及您的的关键目目标。它它们代表表具有较较高价值值且应优优先关注注的任务务。优先级为 B 的的任务涉涉及使能能性目标标，这些些任务间间接支持持着关键键性目标标。它们们具有中中等价值值和较高高紧迫性性。优先级为 C 的的任务可可能涉及及辅助性性目标，包包括低价价值的紧紧迫和非非紧迫任任务。3. 分析析日志。 检查您的日日志，找找出您利利用时间间的规律律。问自自己以下下问

32、题：“哪类活动动占用了了我大部部分时间间？”是是文书工工作、喝喝咖啡、还还是回复复语音留留言电话话？“特定活动动集中在在哪段时时间？”您周一早上的大部分时间是否用于回复电子邮件？午餐后是否总有很多不期而至的访客？会议是否集中在这周的晚些时候？现在考虑您您利用时时间的方方式是否否支持您您的目标标。问自自己：“这种利用用时间的的方式是是否符合合我最重重要的目目标？”如果您是做销售的，那么您每天的大多数时间都用于电话，这是很正常的，但如果不是在催款，那么可能电话就太多了。“我一天有有多少时时间用于于优先级级为 AA 和优优先级为为 B 的活动动？”您您最终的的目标是是大部分分时间都都用于高高优先级级

33、的活动动，优先先级为 C 的的活动尽尽量少占占用时间间。使用记号笔笔标记日日志中优优先级为为 C 的活动动，让此此类时间间浪费因因素更显显眼。如如果您看看到日志志中有很很多彩色色标记，您您就会知知道有多多大的改改进空间间！4. 找出出改善时时间利用用情况的的方法。 您在优先级级为 CC 的任任务上所所花的时时间是否否超过正正常值，而而在优先先级为 A 和和 B 的任务务上使用用足够的的时间呢呢？如果果是这样样，那么么请设法法去掉或或将优先先级为 C 的的活动委委托给他他人，以以免浪费费您的时时间。例例如，如如果您在在销售行行业工作作，您在在文书工工作上花花了太多多时间，那那么您要要考虑委委托助

34、手手来做这这件事。寻找导致您您时间管管理不善善的内在在原因。问问自己一一些尖锐锐的私人人问题，并并如实回回答：问：“为什什么我在在低价值值的会议议上花这这么多时时间？”答：“因为我担心如果不参加会议，别人会认为我没有团队精神。”问：“我为为什么浪浪费时间间接待未未预约的的访客？”答：“如果果告诉别别人我没没有时间间同他们们谈话，我我会觉得得很无礼礼。”问：“我为为什么在在电子邮邮件和网网络上花花这么多多时间？”答：“因为为很多电电子邮件件都是私私人邮件件，我上上网冲浪浪是为了了拖延时时间。”了解造成时时间管理理不善的的内在原原因之后后，您就就可以采采取措施施来解决决问题。例例如：提醒自己，如如

35、果您参参加的会会议对您您的高优优先级目目标很重重要，您您将被认认为富有有团队精精神。向未预约的的访客解解释您有有一件重重要事情情需如期期完成，然然后建议议利用一一个午餐餐时间进进行交谈谈。或者者，如果果您在午午餐过后后的一段段时间内内会有很很多不速速之客，可可以在这这段时间间关上办办公室的的门。尽量减少私私人电子子邮件，例例如，请请朋友和和家人在在您回家家而不是是上班的的时间发发电子邮邮件。如如果您用用上网来来拖延时时间，那那么当您您发现您您正在拖拖延项目目时，请请马上投投入到项项目中。由于要发生生行为的的改变，所所以矫正正不良的的时间管管理做法法需要时时间。逐逐步改变变您的行行为方式式，每周

36、周实践一一到两个个新的行行为方式式，直到到逐渐习习惯为止止。如果果犯了错错误，不不要对自自己过于于苛刻。不不妨重新新开始实实践新的的行为方方式。某些“时间间浪费因因素”非非常普遍遍，会在在许多管管理者的的活动日日志中出出现。在在下一个个“核心心概念”中中，您将将学习如如何判别别和消除除这些时时间浪费费因素。判别和消除除常见的的“时间间浪费因因素” 如果与大多多数管理理者一样样，您的的活动日日志暴露露了源自自个人习习惯的许许多时间间管理问问题，那那么您可可以加以以改正。以以下是用用于消除除这些“时时间浪费费因素”的的策略。拖延 拖延是一种种推迟、耽耽搁或延延误行动动的习惯惯。造成成人们拖拖延的原

37、原因有很很多：或或许他们们认为当当前的任任务令人人生厌或或枯燥乏乏味，他他们可能能担心无无法出色色地完成成任务，或或根本无无从下手手。请考考虑以下下对抗拖拖延的方方法：拖延的原因 解决方案 任务令人生厌或枯燥乏味将任务委托给他人，他们可能会感兴趣。承认自己的拖延行为并努力完成工作。设想自己完成任务后的愉快心情。避免造成任务踯躅不前的安排方式。惧怕失败如果您缺乏完成任务所需的培训或资源，应如实反应并获取必要的帮助。如果您是由于缺乏自信而担心，就采取积极主动的姿态，对完成工作必需要做的所有事宜进行规划。坚持工作：行动有助于消除恐惧。无从入手自由地决定切入点。您很可能逐渐步入工作的正轨。将工作分解为

38、几个部分，然后具体说明完成每部分工作所需的任务。确定任务的顺序，然后着手处理首要任务。超负荷日程程安排 您是否承担担了过多多的义务务和职责责？为了了完成任任务，您您晚上和和周末是是否要加加班？您您是否感感到无论论怎样努努力依然然毫无起起色？如如果回答答是肯定定的，请请采取以以下措施施：牢记自己的的关键职职责和目目标。避避开与这这些目标标无益的的活动。授权。不要要因为他他人的失失职或无无法达到到您的工工作标准准而大包包大揽所所有任务务，而是是要将任任务委托托给认真真负责的的人。不要奢望面面面俱到到。集中中精力处处理真正正重要的的任务。学会向同事事和上司司说“不不”。阐阐述您的的关键职职责，指指出

39、承担担无关任任务对自自己目标标的危害害，并提提出合理理的替代代方案。另请参见向向上司说说“不”的的步骤以以及授权权的技巧巧。另请参见 Harrvarrd MManaageMMenttor 主题授授权。下属的问题题 您是否总是是疲于奔奔命而下下属们却却无所事事事？或或许您放放任员工工将本应应自己解解决的问问题推卸卸给您。如如果是这这样，请请学会帮帮助下属属们解决决他们自自己的问问题：允许员工征征求您对对问题的的建议，但但仅限于于报告问问题解决决的进展展或所遇遇到的困困难。当员工将问问题带给给您时，询询问他们们准备如如何处理理这种情情况。对下属提议议的问题题解决方方案给予予反馈，但但应确保保由员工

40、工（而不不是您）来来执行解解决方案案。不必要的出出差 出差会占用用很多时时间，因因此需要要定期评评估它的的价值。评评估方法法是：记录各项活活动所花花费时间间，例如如去机场场的时间间、候机机时间及及返程时时间。依照您的工工资和收收益标准准，估算算这些时时间的成成本。将将该数字字与交通通费、食食宿费用用累加。比较差旅的的成本收收益。是是否有净净收益或或净损失失？考虑差旅的的机会成成本，即即如果放放弃出差差而在办办公室工工作所创创造的价价值。考虑出差的的替代方方案，例例如电话话会议或或网络会会议。另请参见最最大限度度地利用用差旅时时间的技技巧。过多的电子子邮件和和书面工工作 避免因电子子邮件浪浪费宝

41、贵贵时间的的对策：每天仅在指指定的时时间检查查电子邮邮件。让非业务联联系人使使用家庭庭电子邮邮件地址址。将您的信件件分类：删除所所有垃圾圾邮件，然然后将紧紧急信件件转移至至“紧急急”邮件件夹。在在规定的的时间内内处理这这些信件件。将其其他邮件件一并归归入“待待处理”邮邮件夹，并并在完成成日程表表上所有有高优先先级任务务之后再再回复。要求员工创创建明确确的邮件件主题行行，便于于您分清清如何处处理相应应的邮件件：删除除、立即即处理还还是或稍稍后回复复。让员工了解解您希望望通过电电子邮件件接收哪哪些信息息，不希希望接收收哪些信信息。书面工作的的管理：对于无需回回复的书书面信件件，快速速浏览后后可根据

42、据需要丢丢弃或归归档。如果需要回回复，而而您也能能够迅速速回复，就就应立即即处理，然然后丢弃弃或归档档信件。如果您太忙忙无暇顾顾及回复复事宜，如如果可能能可将邮邮件委托托给下属属，或将将信件归归入按优优先级排排列的“待待处理”文文件。管理不善的的会议 要减少在会会议上浪浪费的时时间：取消或不参参加不必必要的会会议。避免参加自自己无所所建树或或毫无收收获的会会议。在同意出席席之前，索索要会议议的议程程表以便便决定是是否参会会。如果您要组组织一个个会议，应应确保严严格遵循循议程，遵遵循日程程表，并并按照向向会者承承诺的具具体行动动来结束束会议。另请参见取取得最佳佳会议成成果的技技巧。另请参见 Ha

43、rrvarrd MManaageMMenttor 主题主主持会议议。分心因素和和转换成成本 分心因素（如如：在网网上查看看天气预预报或与与访客闲闲谈）会会迫使您您必须花花时间回回顾之前前所进行行的工作作，并将将注意力力重新集集中到当当前的任任务上来来。这些些转换成成本总体体上会使使企业效效率下降降 200-400%。要要在从事事重要工工作时抵抵制分心心因素：使用语音信信箱应答答来电。关闭电子邮邮件。清除办公桌桌上的报报纸和其其他与工工作无关关的材料料。关上办公室室的门并并放置“请请勿打扰扰”的标标志。专注于一项项任务直直至完成成。然后后再开始始下一项项任务。另请参见时时间浪费费因素判判别及评评

44、估工作作表。您已经分析析了自己己的时间间利用情情况并了了解常见见的时间间浪费因因素，现现在可以以开始更更有效地地安排自自己的时时间了。更有效地安安排您的的时间 您已经对自自己的时时间利用用情况和和存在的的时间浪浪费因素素有所了了解，现现在可以以开始更更有效地地安排自自己的时时间了。您您的目标标是什么么？您的的目标是是以有助助于实现现最重要要目标的的方式来来利用时时间。日程表是系系统安排排时间的的最佳方方法。日日程表是是在具体体时限内内完成任任务的书书面承诺诺。它将将您的可可用时间间及时间间分配计计划形象象化。通通过日程程表，您您可以更更容易看看到未分分配的时时间。而而尤为关关键的是是，它会会显

45、示优优先级为为 A 和优先先级为 B 的的任务是是否占据据了您的的大部分分时间，得得到了应应有的重重视。选择计划工工具 有很多种计计划工具具：任务列表约会时间表表书面或电子子版的日日、周计计划联网的日程程安排软软件和硬硬件挂历企业可能提提供这些些工具。如如果这些些工具符符合您的的个人风风格，就就使用它它们；如如果不适适合，应应该另寻寻他法。您您很可能能会使用用更适合合自己工工作风格格的系统统。另请参见任任务列表表。制定日程表表 将任务输入入日程表表，并指指定完成成任务的的预期时时限即可可制定日日程表。以以下指导导原则可可以帮助助您制定定实用的的日程表表：首先输入优优先级为为 A 的任务务，然后

46、后将剩余余时段分分配给优优先级为为 B 的任务务。在每天您思思想最活活跃、精精力最充充沛的时时段安排排需要创创造力与与活力的的活动。将将例行任任务安排排在精力力不足的的时段。预留一些时时间不做做安排，以以应对突突发危机机、意外外机会以以及与同同事或下下属之间间的临时时性交流流。避免连续不不断的会会议。每每次会议议结束后后，您都都需要时时间来处处理信息息和完成成行动事事项。尽量固定处处理电子子邮件、书书面工作作和电话话等各任任务的时时间。例例如，规规定上午午 9:00-9:330 和和下午 4:330-55:000 执行行这些任任务。固固定各项项任务的的时间通通常可以以避免开开始和转转换的时时间

47、，从从而减少少执行任任务所需需的整体体时间。工作周快结结束时，应应将未完完成的优优先任务务转移到到以后未未安排的的时段，必必要时暂暂缓低优优先级任任务。将日程表置置于电脑脑显示器器或办公公桌的明明显位置置。充分利用任任务列表表 任务列表是是一种简简便、常常用的计计划工具具，一目目了然地地列出您您一天内内必须完完成的所所有任务务。其中中包括：要参加的会会议必须制定的的决策必须拨打或或要接听听的电话话需要起草的的电子邮邮件、信信件和备备忘录前一天未完完成的优优先级为为 A 和 BB 的任任务许多管理者者在每天天早晨或或下班时时准备任任务列表表，并将将其与日日（周）计计划结合合使用。例例如，如如果每

48、天天日程表表提醒您您周二下下午 33 点 到 44 点“回回复电话话”，那那么当天天的任务务列表就就应明确确要给哪哪些人回回电话，并并指出每每次谈话话的目的的。运用以下策策略可以以充分利利用任务务列表：仅包括您认认为可以以完成的的一半任任务；人人们经常常低估完完成任务务所需的的时间。“紧急但不不重要”和和低优先先级的任任务一概概不列入入任务列列表。下班时要查查看列表表。是否否还有未未完成的的优先级级为 AA 和 B 的的任务？如果有有，必须须重新进进行安排排，但首首先您要要考虑为为什么没没有按计计划完成成任务。如果您不习习惯列表表，可以以考虑尝尝试其他他的方法法描述待待完成的的任务。例例如，在

49、在一大张张纸或白白板上贴贴一些便便签，以以便为您您的关键键任务创创建“思思维导图图”。以以下是一一位管理理者的思思维导图图示例：让日程表具具有灵活活性 当人们承担担更高级级别的管管理职责责时，他他们的责责任往往往更缺乏乏组织性性，而他他们的工工作则变变得更加加不明确确且不可可预测。因因此，管管理者的的日程表表必须具具有足够够的灵活活性以适适应工作作的需要要。让日程表具具有灵活活性：在每天的日日程表中中预留更更多的“空空闲时间间”。在您的日程程表中只只列出未未来两周周（或更更长）的的最关键键任务及及最终期期限。培养在机遇遇或危机机出现的的时刻主主动放弃弃计划任任务的意意识。较大的灵活活性并不不会

50、令您您的日程程不饱满满，而是是会确保保您有充充裕的时时间处理理最重要要的事务务。日程表制定定完成后后，您可可能希望望定期检检查自己己的进度度以确保保正确的的工作方方向。在在“核心心概念”的的下一部部分中，您您将了解解到监督督并不断断改进时时间管理理系统的的方法。监督和改进进您的时时间管理理策略 在日程表开开始启用用后，对对照它来来监控您您的工作作进度是是至关重重要的。这这样，您您才能明明确问题题并发现现不断改改进时间间管理系系统的方方法。检查进度 每天至少对对照日程程表检查查一次任任务的完完成情况况。许多多管理者者每天早早晨和下下班之前前进行这这项工作作。在检检查进度度时，向向自己提提出以下下

51、问题：“我是否完完成了今今天安排排的任务务？”如如果没完完成，原原因是什什么？例例如，您您是否低低估了完完成任务务所需的的时间？“我是否向向着目标标的实现现又跃进进了一步步？”如如果不是是，可能能是由于于您的日日程安排排过于繁繁重。“我的精力力是否更更加集中中？”如如果不是是，您可可能安排排了过多多的优先先级为 C 的的任务，或或未将同同类任务务合并处处理。“我是否能能坚持使使用这个个日程表表？”如如果不能能，可能能您使用用的计划划工具或或系统并并不适合合您的个个人工作作风格。根据您对上上述问题题的回答答，决定定是要对对时间管管理系统统进行彻彻底改革革还是进进行微调调。寻找规律 在您检查自自己

52、的进进度并考考虑是否否需要改改进计划划系统的的同时，寻寻找您所所经历的的各种问问题的规规律。例如，如果果您无法法按时完完成任务务，那就就必须努努力找到到造成这这种状况况的原因因。导致致这种局局面的常常见原因因包括：习惯性地对对任务所所需时间间估计不不足拖延各种干扰浪浪费时间间为意外需求求预留的的时间不不足改进您的计计划系统统 发现自己的的计划系系统存在在问题并并不是个个别现象象。大多多数管理理者都需需要调整整他们的的时间管管理方式式。关键键在于迅迅速地采采取措施施解决这这些问题题。您的的目标是是什么？是要不不断改进进管理时时间的方方式。以下做法会会对您有有所帮助助：学以致用。在确定未能如期完成

53、计划任务的原因之前，不要将未完成任务重新列入日程表。一旦发现计划缺陷背后的原因，您就需要重新安排日程，将自己了解的情况反映到日程安排中去。例如，提醒自己为先前未能完成的活动分配更多的时间。或在新的日程表中预留更多的“空闲时间”以便处理意外事件。或解决拖延倾向背后的原因，例如惧怕失败或无法确定如何处理大型任务。征询建议。如果那些困扰您的“时间浪费因素”和计划问题也同时困扰着其他人，那么征求他们的意见就显得弥足珍贵。询问您的上司、同事和下属怎样不断改进其管理时间的方法。您将发现他们提出的一些创造性的想法可能成效显著。例如，一位管理者发现他的助理制定了一项利用意外空闲时间的有效策略。该策略是：如果助

54、理突然获得五分钟的空闲时间，他将利用这段时间安排会面，书写简单的工作笔记，或更新他的日程表。如果他有10 分钟的意外空闲时间，他就会打个简短的电话，制定会议议程，回复电子邮件或计划即将来临的出差旅行。当有半个小时意料之外的空闲时，他就能翻阅一下行业期刊或商业杂志，制定每周日程表，拟定报告的草稿，或填写费用报表。于是管理者开始采纳这一策略，并发现它确实行之有效。要有耐心。如同所有的行为变化一样，完善您的时间管理系统需要实践与耐心。由微小的改变入手。如果这些变化取得成果，那么就尝试更大的改变。并主动调整您的期望。例如，假设您改进计划系统的策略包括将电子邮件的回复时间缩短为 5 分钟，但这种尝试被证

55、明不切实际。这时，可以考虑改为 10 分钟。许多管理者者在改进进时间管管理系统统时面临临一些颇颇令人生生畏的挑挑战。尤尤其是，如如果您的的上司由由于经常常安排低低效会议议或设定定模糊期期望而浪浪费了您您的时间间，您应应该怎么么办？而而您又该该如何创创建一个个有效的的计划系系统以平平衡自己己的工作作和个人人生活？下面两项“核核心概念念”对这这些挑战战进行了了分析，并并提供了了应对挑挑战的指指导原则则。与浪费时间间的上司司打交道道 令人遗憾的的是，一一些上司司无意中中为下属属制造了了许多障障碍，浪浪费了很很多时间间。这种种问题的的原因可可能包括括：目标标不明确确、方向向不清晰晰、不必必要的会会议以

56、及及在上司司处存在在工作瓶瓶颈。以以下是扭扭转这种种状况的的对策：向上司阐明明您的目目标 如果您与上上司未能能完成如如下工作作：就目目标达成成一致、为为目标赋赋予时限限并确保保它们对对公司战战略的支支持等，那那么您就就无法确确定一系系列的任任务，也也无法制制定相应应的日程程表。当当一位管管理者被被告知削削减成本本但未告告知详情情，就出出现了以以上的问问题，例例如这位位管理者者应该裁裁减一定定比例的的个人开开销，还还是要达达到总削削减量的的特定数数额。结结果将如如何？结结果只能能是导致致耗尽管管理者时时间的混混乱活动动。您可以借助助以下措措施避免免这种情情况：请求与上司司会谈以以讨论您您的目标标

57、。设定定下一年年和后半半年的目目标。确保目标的的具体、有有实效性性、可衡衡量并与与部门或或公司目目标的一一致。确保您为既既定目标标所做的的工作会会受到奖奖励而非非处罚。评估您实现现目标的的能力。如如果缺乏乏必要的的技能和和资源，请请申请额额外的培培训或资资源。将目标整理理为书面面材料。定期与上司司会面，讨讨论您的的进展并并对照目目标做出出必要的的调整。另请参见 Harrvarrd MManaageMMenttor 主题设设定目标标。掌握上司的的偏好 上司是否要要求您独独立处理理项目，而而无须就就工作方方式的问问题征求求他的意意见？例例如，一一位管理理者刚刚刚完成了了上司布布置的一一份报告告，但

58、稍稍后却发发现它与与上司所所期望的的文件格格式大相相径庭。当上司具有有特殊偏偏好但未未能明确确传达给给下属时时，员工工经常为为了迎合合自己的的上司而而浪费时时间重复复工作。以以下步骤骤有助于于您扭转转这种状状况：当上司安排排您处理理项目时时，起草草一个初初步计划划，说明明您打算算如何处处理这项项任务。与上司面谈谈，“这这是我开开展这个个项目的的计划。您您的意见见如何？”根据上司的的反馈修修订计划划。就改进后的的计划征征询反馈馈。重复以上过过程直至至上司批批准您的的计划。这一过程的的不断反反复最终终将使您您的上司司意识到到，如果果在最初初布置工工作时要要求更为为明确，就就会大大大节省时时间。因因

59、而，您您的上司司可能会会采取更更加有效效的新方方法来分分配工作作。反对无谓的的会议某些上司会会召开一一些浪费费时间的的会议。例例如，一一些管理理者总是是在会议议期间接接听电话话。另一一些则拘拘泥于达达成一致致的过场场，即使使他们已已对预计计的结果果了然于于心。和其他会议议一样，您您的上司司所组织织的会议议同样需需要周密密的安排排、紧凑凑的议程程、合适适的与会会者以及及最终的的决策或或行动计计划。应应该让与与会者感感觉到自自己的时时间被有有效地利利用，并并且在会会议上有有所建树树并从中中获益。如果您的上上司所主主持的会会议不符符合以上上描述，尽尽自己所所能去改改变或善善用这种种状况。例例如：在会

60、议开始始之前，要要求调整整议程以以突出会会议的重重点。向向上司说说明您建建议改变变的原因因。礼貌地表达达您对会会议安排排方式的的顾虑。指指出召开开不必要要会议的的成本，说说明如果果将这些些时间用用于实现现您与上上司达成成共识的的目标将将获得更更多收益益。如果您的上上司一意意孤行，继继续接听听电话或或容许其其他与会会议无关关且乏味味的行为为，那么么您就准准备一些些可以利利用这些些时间完完成的额额外工作作。这样样至少能能够完成成某些任任务。消除瓶颈 某些上司需需要事事事批准后后，才允允许员工工采取进进一步行行动来完完成任务务。无庸庸置疑，这这些管理理者们往往往无法法及时响响应想要要干预的的决策。于