办公自动化软件基础讲座

1、计算机技术应用基础第3章办办公自自动化软软件3.1文文字处处理软件件Word3.2电电子表表格软件件Excel3.3演演示文文稿制作作软件PowerPoint3.1文文字处处理软件件Word3.1.1文文档的基基本操作作3.1.2文文本格式式的编排排3.1.3图图文混排排3.1.4文文档的打打印3.1.1文文档的基基本操作作1、Word窗窗口2、输入入文本3、编辑辑与修改改文本4、查找找与替换换文本1、Word窗窗口插入点任务窗格Office助手视图模式选定栏文本编辑区标题栏菜单栏常用工具栏格式工具栏状态栏绘图工具栏图3-1 Word窗口2、输入入文本建立新文文档后，就可以以在文本本编辑区区中

2、的插插入点处处输入文文本了。输入文文本时，插入点点自动后后移，当当用户输输入的文文本到达达右边界界时，Word自动换换行，按按回车键键表示一一个段落落的结束束。3、编辑辑与修改改文本选定文本本删除文本本：【Backspace】、【Delete】复制和移移动文本本：【Ctrl+C】、【Ctrl+X】、【Ctrl+V】撤销和恢恢复：【Ctrl+Z】插入和改改写文本本：【Insert】4、查找找与替换换文本搜索指定定词搜索指定定格式3.1.2文文本格式式的编排排1、设置置字符格格式2、设置置段落格格式3、使用用样式4、使用用格式刷刷1、设置置字符格格式（1）字字体设置字体体格式设置字符符间距设置文字

3、字效果图3-7 字符格式设置效果设置字符符格式（2）中中文版式式拼音指南南带圈字符符纵横混排排合并字符符双行合一一图3-9 中文版式设置效果2、设置置段落格格式（1）段段落：在段落格格式设置置过程中中，如果果某个默默认的度度量单元元与要设设置的单单位不同同，只要要把原来来的单位位删掉，直接输输入新的的单位即即可，如如右缩进进默认单单位为字字符，现现在需要要厘米，只要删删除原来来的0字字符，然然后直接接输入0.4厘厘米即可可。设置段落落格式（2）首首字下沉沉（3）项项目符号号和编号号（4）分分栏：为了保证证分栏一一定正确确，在分分栏前最最好在要要分栏的的段前和和段后分分别插入入分隔符符（5）边边

4、框和底底纹3、使用用样式内置样式式创建新样样式4、使用用格式刷刷单处复制制格式：先选定已已经设置置好格式式的文本本或段落落，然后后单击“格式刷刷”按钮钮，鼠标标指针变变成带有有“刷子子”的I字形状状，用鼠鼠标选定定需要设设置为相相同格式式的文本本或段落落。多处复制制格式：先选定有有格式的的文本，然后双双击“格格式刷”按钮，再用鼠鼠标刷各各处需要要设置为为相同格格式的文文本，最最后单击击“格式式刷”按按钮，使使鼠标指指针变为为正常状状态。3.1.3图图文混排排1、插入入图片2、绘制制自选图图形3、插入入公式4、设置置格式1、插入入图片插入剪贴贴画插入图片片插入艺术术字2、绘制制自选图图形自选图形

5、形是Word内内置的图图形，包包括线条条、正方方形、箭箭头、流流程图、星形等等。在文档中中绘制各各种自选选图形，首先应应先调出出“绘图图”工具具栏，利利用“绘绘图”工工具栏中中的按钮钮可对其其形状、大小、颜色、样式以以及填充充效果等等进行设设置3、插入入公式4、设置置格式设置图片片大小设置图片片版式设置水印印效果设置颜色色与线条条3.1.4文文档的打打印1、页面面设置2、分节节符3、页眉眉与页脚脚4、打印印预览5、打印印1、页面面设置页边距纸张版式文档网络络2、分节节符3、页面面与页脚脚注意：有时候页页眉设置置后又不不想要了了，删除除页眉上上的所有有内容，可是还还是会剩剩下一条条线，不不是很容

6、容易删除除，这时时可以在在“格式式”工具具栏上的的“样式式”下拉拉列表框框中选择择“清除除格式”，就可可以把线线删除了了。插入页码页码格式插入时间在页眉和页脚间切换插入页数插入日期页面设置链接到前一个图3-29页页眉和页页脚工具具栏4、打印印预览5、打印印3.2电电子表表格软件件Excel3.2.1Excel的基基本操作作3.2.2公公式与函函数的使使用3.2.3图图表的制制作3.2.4数数据管理理3.2.1Excel的基基本操作作1、Excel窗口2、工作作表的基基本操作作3、输入入数据4、设置置格式1、Excel窗口工作簿名名称行号列标工作表标标签活动单元元格名字框全选按钮钮编辑栏图3-3

7、2Excel窗口口工作簿工作表单元格活动单元元格2、工作作表的基基本操作作3、输入入数据填充柄填充相同同数据填充有规规律的数数据填充柄4、设置置格式（1）单单元格设置数字字格式合并单元元格（2）列列（3）自自动套用用格式（4）条条件格式式3.2.2公公式与函函数的使使用1、公式式2、函数数1、公式式公式是以以“=”开头，由常量量、单元元格地址址、运算算符等组组成。运运算符对对公式中中的元素素进行特特定类型型的运算算。MicrosoftExcel包包含四种种类型的的运算符符：算术运算算符：+、-、*、/、%比较运算算符：、=、=、=、文本运算算符：&引用运算算符：:、, 、空空格2、函数数SUM

8、IFCOUNTIFCOUNTACOUNT单元格地地址【F4】：相对地址址绝对地址址混合地址址3.2.3图图表的制制作1、创建建图表2、格式式化图表表1、创建建图表2、格式式化图表表图表标题分类轴标题图例数值轴标题图表区背景墙数值轴分类轴系列绘图区3.2.4数数据管理理1、排序序2、筛选选3、分类类汇总4、数据据透视表表1、排序序排序是将将数据按按关键字字升序或或降序进进行排列列2、筛选选筛选是按按照一定定的条件件从数据据表中提提取满足足条件的的数据，暂时隐隐藏不满满足条件件的数据据。3、分类类汇总分类汇总总是将数数据表中中的数据据按某个个分类字字段排序后分类，再对相相同类别别的记录录的某些些汇

9、总项项进行汇汇总统计计（求和和、求平平均、最最大值、计数等等）4、数据据透视表表数据透视视表是交交互式报报表，可可快速合合并和比比较大量量数据；可旋转转其行和和列以看看到源数数据的不不同汇总总，而且且可显示示感兴趣趣区域的的明细数数据。3.3演演示文文稿制作作软件PowerPoint3.3.1演演示文稿稿的建立立3.3.2演演示文稿稿的修饰饰3.3.3演演示文稿稿的放映映3.3.4演演示文稿稿的打包包与输出出3.3.1演演示文稿稿的建立立1、PowerPoint窗窗口2、创建建PowerPoint演示示文稿3、幻灯灯片的基基本操作作1、PowerPoint窗口大纲/幻灯片窗格视图切换按钮编辑窗

10、格备注窗格任务窗格图3-65 PowerPoint窗口编辑窗格格大纲/幻幻灯片窗窗格备注窗格格视图切换换按钮2、创建建PowerPoint演示示文稿新建空演演示文稿稿根据设计计模板新新建演示示文稿3、幻灯灯片的基基本操作作插入幻灯灯片复制和移移动幻灯灯片删除幻灯灯片3.3.2演演示文稿稿的修饰饰1、幻灯灯片母版版2、配色色方案3、插入入超链接接4、插入入声音5、插入入可执行行文件1、幻灯灯片母版版每个演示示文稿都都有幻灯灯片母板板、备注注母板和和讲义母母板等几几个母板板加入页码码添加背景景图片2、配色色方案配色方案案指背景景、文本本和线条条、阴影影、强调调文字和和超链接接等配制制了不同同的颜色

11、色。3、插入入超链接接用户可以以对幻灯灯片上的的文字、图片或或动作按按钮等对对象插入入超链接接，放映映演示文文稿时，单击这这些链接接可以跳跳转到演演示文稿稿的其他他幻灯片片、其他他文件、网页等等4、插入入声音为使放映映幻灯片片的同时时播放解解说词或或音乐，可在幻幻灯片中中插入声声音对象象5、插入入可执行行程序3.3.3演演示文稿稿的放映映1、设置置动画效效果2、设置置幻灯片片切换效效果3、使用用排练计计时4、放映映幻灯片片1、设置置动画效效果在缺省情情况下，幻灯片片上的所所有对象象都是无无声无息息的同时时出现的的。利用用PowerPoint提供供的动画画功能，可以为为幻灯片片上的每每个对象象设

12、置出出现的顺顺序、方方式、伴伴音等，以控制制播放的的流程和和提高演演示的趣趣味性。2、设置置幻灯片片切换效效果幻灯片切切换效果果是指放放映时从从当前的的幻灯片片过渡到到下一张张幻灯片片的动画画效果。如果不不设置切切换效果果，则单单击鼠标标后屏幕幕上立即即换成下下一张幻幻灯片。3、使用用排练计计时用户可通通过排练练计时功功能自动动控制幻幻灯片的的放映时时间，使使幻灯片片按设置置好的时时间和顺顺序自动动进行播播放，不不需要人人为的干干预。4、放映映幻灯片片幻灯片的的放映方方式很多多：按【F5】键从从第一张张幻灯片片开始播播放；单击“幻幻灯片放放映”“观看放放映”命命令，也也是从第第一张幻幻灯片开开始播放放；单击屏幕幕左下角角的“放放映”按按钮，从从当前幻幻灯片开开始播放放。按【Esc】键键，结束束放映回回到幻灯灯片编辑辑状态。3.3.4演演示文稿稿的打包包与输出出1、打包包演示文文稿2、放映映打包的的演示文文稿3、演示示文稿的的打印1、打包包演示文文稿2、放映映打包的的演示文文稿3、演示示文稿的的打印小结Word的基本本操作，包括文文本的输输入、编编辑、修修改和查查找。文本格式式的编排排，包括括字符格格式、段段落格式