word邮件合并入门教程

1、Word邮件合并入门教程一、主要功能在日常工作中，我们经常会遇见这种情况：处理的文件主要内容基本都是相同的，只是具体数据有变化而已。在填写大量格式相同，只修改少数相关内容，其他文档内容不变时，我们可以灵活运用Word邮件合并功能，不仅操作简单，而且还可以设置各种格式、打印效果又好，可以满足许多不同客户不同的需求。具体地说就是在邮件文档（主文档）的固定内容中，合并与发送信息相关的一组通信资料（数据源：如Excel表、Access数据表等），从而批量生成需要的邮件文档，因此大大提高工作的效率，“邮件合并”因此而得名。显然，“邮件合并”功能除了可以批量处理信函、信封等与邮件相关的文档外，在我们实际工

2、作主要应用范围为：批量生成报告，以及批量生成企业函证，以及在固定模版情况下的意见书等有广泛的应用。二、软件要求已安装Word、Excel2002以上的版本三、步骤1、准备好数据源（如何取得数据源？）数据源就是前面提到的含有标题行的数据记录表，其中包含着相关的字段和记录内容。数据源表格可以是Word、Excel、Access或Outlook中的联系人记录表。在实际工作中，数据源通常是现成存在的，在这种情况下，你直接拿过来使用就可以了，而不必重新制作。也就是说，在准备自己建立之前要先考查一下，是否有现成的可用。如果没有现成的则要根据主文档对数据源的要求建立，根据你的习惯使用Word、Excel、A

3、ccess都可以，实际工作时，常常使用Excel制作。2、建立主文档（一个对于是否使用以及在使用中如何组织数据的一个思考过程）“主文档”就是前面提到的固定不变的主体内容，比如信封中的落款、信函中的对每个收信人都不变的内容等。使用邮件合并之前先建立主文档，是一个很好的习惯。一方面可以考查预计中的工作是否适合使用邮件合并，另一方面是主文档的建立，为数据源的建立或选择提供了标准和思路。3、把数据源合并到主文档中（文档与数据源的连接问题）前面两件事情都做好之后，就可以将数据源中的相应字段合并到主文档的固定内容之中了，表格中的记录行数，决定着主文件生成的份数。整个合并操作过程将利用“邮件合并向导”进行，

4、使用非常轻松容易。这是邮件合并的最基本步骤，理解邮件合并主要还是一个对于问题的思考过程，而邮件合并这个功能的设置主要解决的是计算机处理问题，其中如何组织数据需要你进行思考思考：我们要取得什么样子的结果？目的我们目前拥有什么样子的数据？材料如何使用邮件合并功能？工具一句话：我们使用什么样子的工具能够把材料加工为我们需要的目的文档？四、实例1、背景资料：XXX花苑物业管理公司需要通过对每家业主分别发放书面通知单，来收取7月份物业管理费，及代缴的水电费。2、准备资料一：基础数据源我们首先需要对给需向每家业务收取的各项费用明细在Excel中做一个汇总表，如下图：ABCDEFGIXXX花苑7月收费明细表

5、姓名费用期间住户单元号物业管理费水费电费最后缴费截止日张三2017年7月A-101103.5058.5435.782017-7-26赵四王五2017年7月2017年7月A-102B-101102.60114.4：023.6545.6869.5B48.322017-7-262017-7-26马六2017年？月B-102132.5057.3559.672017-7-263、准备资料二：在Word中编制通知单模板，如下图:XXX花蜜费用通知单4先却女士,您好，P中以下是费用清单：。单元号物业管理督r水费电不甲请务必在之前，将上述款项交到物业管理公司044、在Word主文档中，编辑数据引入对应关系步骤

6、一：在Word主文档中点击“邮件选项卡”一一再选择开始邮件合并，最后点击邮件合并分部向导，如下图所示：文件开始插入设计更面布局引用I炯牛I市阅视蜃包3嚼心委中文信封信封蜩特并邮行:件人收件人列表文件开始插入设计更面布局引用I炯牛I市阅视蜃包3嚼心委中文信封信封蜩特并邮行:件人收件人列表BBB突出显示地址统问候语1合并域创建导航结果口配E曜信函回电子由肝阳信封回签函目录西石.日：编耳和插工创建文档的交互式大纲.普通Word京百NJ国由解合并分步向导MD生旦田四的:附目Hr心wt计士片壬壬史看力出彩出1克工亡步骤二：在右侧邮件合并选项框中的中部选择邮件类型，这里我们选择“信函”如下图：然后在右侧邮

7、件合并选项框中的底部点击“开始文档”如下图芸1步,共6岁-4下T：开蛤交档步骤三：在底部点击“选择收件人”步骤四：在这级选项卡中选择“浏览”：在弹出对话框中找到数据源的Excel文件，如下图:1名稼修改日期料word百解晤并案例2017-07-1911;32|萌wnrd由降幅并案例|2017-07-1911:10循WBd西邦哈并入门萩程2Q17H7-L91。:18接着再点击底部的“撰写信函”按钮步骤五：首先将光标移至需要添加信息的地方，然后点击右侧的“其他项目按钮”在弹出对话框中，选择需要添加的信息类型，此处我们需要添加的是业务姓名：全部添加完成后，就会得到如下：XXX花鬟费用逋知单4小姓名A

8、先生/女士,您好:产以下是久费用期间，费用清单:一单元号行物业管理费行水费炉电费行北住户单元号如日物业管理费如北水费3电费请务必在最后缴费截止之前，将上述款项交到物业管理公司山接着再点击“预览信函”竺上相，共存步下T：预览信国-上T：说钝件人此时，我们就能预览到第一条记录中业务的缴费通知单了XXX花或费用通知单.张三先生/女士,您好:Q以下是一2017年7月蕾用清单:单元号中物业管理费，水费。电费产A-IOIp103.5卡58.539999999999999卜35,780000000000001.：请务必在2017-7-26之前，将上述款项交到物业管理公司：#此时我们发现金额部分均出现了小数位

9、过多现象。我们可以通过方法一，将数据源中的数字部分全部转化为文本格式。”也.共6岁-下一步:完成合并&上T;撰写露T或者方法二，点击右键点击需要修改的选项，选择“切换域代码”以下是一一费用期间，持E港苗-臣亲体（中及四号曰灯单兀号产物BJU中工北住户单元号加物机绿E*-I一入费一,1三羽切请务必在窃最后缴费灌电复制EB粘贴选项；IfiD!更新越cw编辑域田|切换域代码皿A字体团与岩落固.，福入箔号然后在该项目的域代码中，添加需要的格式代码，这里我们需要的是保留两位小数:以下悬式费用期间州费用清单:4中单元号中物业管理费户水费产电费产住户单元号加MERGEFIELD小物业管理费”MERGEFIELD水费*wo.。MERGEFI