特种载体档案管理

特种载体档案管理（工程项目）2017年7月浙江省档案局夏振华1某单位的档案门类划分文书档案按件整理：080-WS.2016-Y-0001按卷整理：080-XZ.2016-Y-001科技档案基建：080-JJ.01.ZH-001会计档案人事档案特种载体档案2特种载体档案？特种载体档案一般也称非纸质档案，常见的有纸质照片、数码照片、音频、视频、电子文件、光盘、硬盘、U盘、胶片（底片）、印章、奖杯、奖状、锦旗、样品等3特种载体档案细分纸质照片数码声像数码格式的照片、音频、视频电子文件包括word文件、pdf文件、excel电子表格、cad图形文件等光盘磁性载体硬盘、USB存储器实物印章、荣誉实物、礼品、产品模型样品等底片4一、数码声像档案目前国家已出台《数码照片归档与管理规范》（DA/T50-2014），但该标准对工程项目而言，适用性有一定局限。多数行业现有的工程项目档案业务标准、规范性文件对此也没有详细的规定杭州市建委制定的《杭州市建设工程声像档案归档整理规定》（2013版）有较好的可操作性，在实际工作中，各行业的工程项目可在一定程度上参考借鉴>5归档范围（一）工程准备阶段1、工程原址、原貌和周边状况，原重要建（构）筑物、古建古迹。2、工程立项、可行性研究、选址论证、勘测设计、方案评审等重要会议或重大决策的场景。3、工程前期重大活动、重大事件，如拆迁（移民）情况、招商引资、签约仪式、工程招投标、奠基仪式、开工典礼等。6（二）工程施工阶段施工过程中形成的反映主体结构、布局、隐蔽工程施工情况、重点部位、重要施工工艺、四新技术应用、工程事故等方面的声像材料。71、基础工程（1）坑槽土方施工：土方边坡与土壁支撑、基坑排水与降水、基础土方开挖等。（2）路基工程与软土地基施工：路基工程（包括城市道路、公路、铁路等）、软土地基等。（3）深基础施工：桩基础、墩基础、沉井基础、地下连续墙等。2、结构工程（1）砌筑工程施工：砌筑材料与砌筑脚手架、材料运输与砌体施工等。（2）钢筋混凝土工程施工：钢筋工程、模板工程、混凝土工程等。（3）预应力混凝土工程施工：先张法施工、后张法施工、无粘结预应力混凝土施工等。（4）结构安装工程施工：起重机械、结构安装等。（5）钢结构工程施工：空间网格结构、网壳结构等。3、反映工程采用的各种新技术、新材料、新工艺、新设备等。4、记录工程重大事故第一现场、事故指挥和处理措施、处理结果等情况。8（三）工程竣工阶段1、工程竣工验收情况，工程落成、贯通、通车、竣工典礼等重大活动。2、工程竣工全貌，包括竣工后建（构）筑物整体外观、立面情况、周边环境、夜景照明效果、重点单项工程外形及内部结构或使用功能、内外装饰装修概况。3、绿化、道路、亭台、连廊、小品等室外环境。4、配套工程设施：水泵房、配电房、停车场（库）、控制室等。9（四）其他1、市级以上领导视察活动等。2、科研试验、鉴定会议及成果奖状。3、有关工程建设的其他有保留、纪念价值的声像材料，如报市优以上奖项的专题片、画册等。10归档内容及数量建设工程声像文件归档的内容及数量可视工程项目规模或性质而定，为便于实际操作，杭州市将建设工程划分三个等级。不同等级的建设工程，声像档案归档内容及其数量要求如下：11工程等级拍摄内容及数量归档内容一拍摄工程全过程，包括工程准备阶段、施工阶段及竣工阶段的内容。照片数量不少于70张，录像素材拍摄时间不少于60分钟，并制作工程专题片一部，长度在5—10分钟。1、照片及说明、光盘；2、录像素材光盘及卷内目录；3、专题片光盘；4、根据实际形成情况，移交领导讲话等活动的录音带（光盘）及文文字整理稿；5、其他。二拍摄工程全过程，包括工程准备阶段、施工阶段及竣工阶段的内容。照片数量不少于50张，录像素材拍摄时间不少于40分钟。1、照片及说明、光盘；2、录像素材光盘及卷内目录；3、根据实际形成情况，移交领导讲话等活动的录音带（光盘）及文字整理稿；4、其他。三每个单位工程竣工后正立面照片1张，室外环境照片若干。照片及说明。12归档要求（一）质量要求1、声像文件的归档保存应选用一次性写入光盘作为载体，载体材料不能有磨损、划伤，在设备上演示或检测运转正常，无病毒，确保文件的可读性和完整性。2、一件载体只能录制同一工程项目的内容，不同的工程项目，其声像档案不应存放在同一载体中。3、照片应主题明确，画面清晰完整，色彩还原准确，被摄主体不应有明显失真变形现象。4、照片应冲印成5英寸的光面彩色照片，冲印的照片与数码照片应一致，且有文字说明。5、归档的数码照片不得经过后期加工。136、归档照片需进行挑选，同一角度的只选一张，编号正确，说明完整。7、录音、录像档案归档前应进行筛选和鉴别，选择声音、画面清晰、完整，图像稳定、色彩真实，体现主题内容、主要人物、场景特色等主要因素的录音录像材料归档。8、归档的录像素材内容完整、编目正确，所有素材应为原始素材，画面不得打字幕，不得进行除剪辑外的任何加工。9、录音的文字整理稿，应完整、准确地反映录音内容，并注明讲话人的姓名、职务、录制日期等。10、光盘标签内容填写完整。14（二）型号规格1、照片照片应使用像素在800万以上的数码相机，并将拍摄内容刻录在光盘上，要求格式为JPEG，每张大小不低于3M。2、录像录像采用标清或以上数码拍摄，分辨率为720*576或以上，帧数为25帧/s，数据传输率不低于8Mb/s。录像素材画幅应保持原始画幅，刻录DVD保存，视频输出格式为MPEG、MOV、WMV。3、录音带录音带使用数码带录制，并刻录光盘保存，格式为WMA、AAC、MP3；录音带文字整理稿为TXT格式的电子文件。154、工程专题片（1）专题片内容应包含工程名称和主要参建单位、工程简介、工程建设过程、制作单位和时间。（2）专题片需配解说词，可配背景音乐。（3）专题片字幕不得打在图像上，但可打在遮幅上，画面上不能出现水印和LOGO。（4）专题片画幅不小于16:9。16（三）拍摄要求1、照片要求构图完整、重点突出、对焦准确、曝光准确；录像要求影像清晰稳定、不抖动，画面完整，对焦准确，起、落幅有三秒钟的停留，每个镜头交代清楚，镜头之间要有停顿，不能一镜到底，拍摄内容能准确反映建设工程的实际。2、拍摄内容要反映工程全过程，各环节拍摄的数量均要占一定比例，其中施工过程内容应不少于全部内容的60%。17[原貌]

真实反映工程土原貌及周边环境。

广场前身，拍摄地点位于。。。2002.02.02摄

1.1施工前阶段

地表植物已清除，土方开挖。2003.08.08摄建设中的民歌广场2004.04摄1.2工程施工阶段建成后的广场。2004.09.09摄广场建成后，举办活动。1.3工程竣工2005.09摄广场综合改造工程效果图

正面

侧面建筑主体一般要有正侧面、全景照片各一张重要工序、重要部位，隐蔽工程，要求拍摄细部特征博物馆房屋建筑外部结构拍摄正面侧面单元入口采集标识24（四）移交时间照片、录像、录音等制作完成后，需整理、刻录光盘并编写说明，与其他载体的工程竣工档案同时向城建档案馆移交。25入杭州市城建档案馆的声像档案整理要求（一）一、二级工程照片档案应遵循有利于保持照片档案的有机联系，有利于保管、利用的原则：1、排列：同一工程项目按照片拍摄时间进行排列。2、编号：照片号是固定和反映每张照片在整个工程项目照片中的代码，同一个工程项目的照片应连续编号，从“1”开始按顺序进行流水号编号，冲印照片与数码照片编号应一致。3、入册：按照片编号将照片固定在芯页上，组成照片册。应使用国家规定的标准照片册。4、照片说明：应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概要揭示照片影像所反映的主要信息。5、卷内目录的编制：照片整理成册后，每一册要编写卷内目录，卷内目录由照片号、题名、拍摄时间、拍摄者、备注组成。26（二）三级工程照片档案以简化整理为原则，将工程照片粘贴在衬纸上，并填写相关栏目即可。>27（三）录像DVD光盘、录音带（光盘）应根据录制内容，制作卷内目录，将不同时段录制的内容按照时间先后顺序逐段反映到卷内目录中。卷内目录由序号、起始时间、内容、录制者、录制时间、备注等组成。28（四）光盘标签的填写要求照片光盘、录像DVD光盘、录音带光盘的正面，应粘贴标签，标签内容包括：项目名称、规划许可证号、移交单位名称、制作时间、原介质（注明此光盘内容的原载体是照片档案、录像档案或录音档案）。29关于数码声像档案整理的探讨1.参建单位各自整理、归档己方产生的声像档案建设单位、施工单位、监理单位2.可将数码照片、音频、视频合在一起整理很多情况下，拍摄照片、录音、录像等行为是在一个场合、事件中同时发生的，合在一起整理可以有利于保持声像档案之间的有机联系3.可按内容进行分组如：将反映“工程原址、原貌和周边状况”的声像分为一组；将“工程可行性研究评估会议”的声像分为一组；将反映“钢筋捆扎”的声像分为一组4.组内可以按时间先后顺序进行排列30如：建设单位一组关于可行性研究报告评估会议的数码声像资料080-TZ.02.JJ01.ZH-008-01.jpg080-TZ.02.JJ01.ZH-008-02.jpg080-TZ.02.JJ01.ZH-008-03.jpg080-TZ.02.JJ01.ZH-008-04.wav080-TZ.02.JJ01.ZH-008-05.mp431按单位已有的档案门类体系来编如：建设单位一组关于拍摄竣工后绿化、道路、亭台、连廊、小品等室外环境的数码声像资料080-TZ.02.JJ01.ZH-050-01.jpg080-TZ.02.JJ01.ZH-050-02.jpg080-TZ.02.JJ01.ZH-050-03.jpg……080-TZ.02.JJ01.ZH-050-10.jpg080-TZ.02.JJ01.ZH-050-05.mp432如：施工单位一组关于钢结构工程施工的数码声像资料080-TZ.02.JJ01.S1-023-01.jpg080-TZ.02.JJ01.S1-023-02.jpg080-TZ.02.JJ01.S1-023-03.jpg……080-TZ.02.JJ01.S1-023-08.jpg33关于数码声像档案的移交参建单位：刻录到光盘进行移交、用移动硬盘、U盘进行移交盘内应含数码声像文件目录文件34某工程项目声像档案的汇总（1）建设单位施工单位监理单位35纸质档案纸质照片档案光盘档案纸质档案纸质照片档案光盘档案纸质档案纸质照片档案光盘档案磁性载体档案实物档案将工程项目中归档的纸质档案、纸质照片档案、光盘档案等全部按工程项目分类统一编号，上架排列时合在一起。某工程项目声像档案的汇总（2）建设单位施工单位监理单位36纸质档案纸质照片档案光盘档案纸质档案纸质照片档案光盘档案纸质档案纸质照片档案光盘档案磁性载体档案实物档案将工程项目中归档的纸质档案、纸质照片档案、光盘档案等统一拿出，按载体类型进行合并，单独排列上架保存。二、纸质照片档案一般做法：从数码照片中选取有代表性的，进行冲洗，形成纸质照片整册（卷）纸质照片档案可将其作为纸质档案来对待，编号接上项目纸质档案。整理方法基本按照《照片档案管理办法》（GB/T11821-2002）进行应编制>总说明、每册（卷）照片的目录、组说明、单张照片的说明等37三、电子文件收集项目建设过程中产生的：1.它是纸质文件的电子版2.它本身只有电子文件，最后也没有形成纸质文件整理：电子文件按事由结合时间顺序，刻录到光盘中或拷贝到硬盘中档号可按080-TZ.DZ.01-0001等方式进行编制建立电子文件目录38四、光盘档案和磁性载体档案光盘和硬盘、U盘等，它们是文件的载体，相当于“档案盒”，由于它们存储的文件不同，数量也比较多，保存和排列的方式也不一样，所以有必要将这些“档案盒”分类、编目，形成单独门类的档案。39光盘档案40建议将光盘入册，便于统一管理，每一册光盘可视为一“卷”用不可擦除的油性记号笔在每张光盘的盘面上写上编号入册的光盘参考编号：080-TZ.GP-001-01册内应有每张光盘的说明，光盘内应附盘内文件目录不入册的光盘（每张光盘单独放盒保存）参考编号：080-TZ.GP.2016-001工程项目中形成的光盘册在分类、编号、排列上可将其作为工程项目纸质档案来对待。41磁性载体档案