设备仪器档案的整理

设备仪器档案的整理设备仪器档案的整理各单位使用的设备仪器，从其来源看有两种，一种是本单位自己设计、研制的；另一种是从国内外市场上购买的，这是外购设备。因此，设备档案也相应有两种类型的归档材料，一种是在自制设备仪器的设计、研制过程中形成的材料；一种是随外购设备的进货而随机带来的材料。前一种的材料一般是在工矿企业中产生，后一种则各单位都普遍会有产生。致于哪些设备仪器的材料必须归档管理，应由各单位根据自己的实际情况而确定（如有些更XX损耗较快的设备的文件材料可考虑不归档）。例如可设定一个归档设备的价格限度，以判定是否归档。设备仪器档案的整理一、归档范围1、机关单位：贵重的办公设备、电梯、车辆、大型的通讯设备等的说明书、图册、合格证、装箱单、安装规程、发票复印件等随机文件。2、企业：自制设备的归档材料包括设备的设计、研制、试验和制造过程中形成的文件材料，以及该项设备在安装、使用、维护、检修、改造过程中形成的文件材料。购置设备的归档材料包括购置申请报告、批复、技术经济计算材料，订购协议、合同等购置文件，随机文件（与机关的相同），线路安装、保养、维修及使用后形成的文件材料。设备仪器档案的整理一、归档时间仪器设备在验收投入使用之后，将随机材料交给档案员归档立卷。二、归档整理要求设备仪器档案的整理是按照科技档案的整理要求进行的。归档的设备仪器文件材料，必须完整、系统地反映设备仪器项目从设计制造或申购到改造的全过程，必须遵循其自然形成的规律、保持其有机联系、与实物一致并有成套性。相同型号的设备仪器，只归档一套即可。设备仪器档案的整理1、组卷与保管期限的设置按设备仪器的台（套）为单位进行组卷。一台（套）设备可组成一卷或若干卷。将设备仪器概况的文件材料排放在前面，其它技术性文件材料按设备的工作程序及重要程度依次系统排列，一个案卷中文字材料在前，图表在后。机关单位的设备档案一般放短期，比较贵重的、使用寿命较长的设备档案可放长期。企业生产设备一般放长期。2、编码设备仪器类档案的卷内文件页码的编制有如下三种情况：①卷内材料多数是单页或几页组合成案卷的，没有统一顺序号，不连贯或编号出现错误时，用号码机将页码打在文件材料正面的右下角、反面的左下角。②几本为一卷，每本有统一页号的，可以不另外打页号，将每一份材料起止页号填在卷内文件目录各份材料的页号栏。③单份的独立材料为一卷（如说明书、图册等），每本有统一页号的可以不另外打页号。设备仪器档案的整理1、卷内目录将归档的案卷内文件材料填写卷内目录。卷内目录中的责任者为生产厂家；日期为设备仪器的购买或投入使用日期。卷内目录用档案专用软件进行著录管理，并打印一式二份，一份与文件材料一同装订组卷，一份与科技档案分类目录一起装订成检索目录册。2、科技档案分类目录拟写案卷题名及填写卷内备考表中的各项内容，案卷题名必须写明设备名称内容、材料的名称，题名必须简明扼要，控制在50汉字的范围内。科技档案分类目录必须在档案管理专用软件上进行著录管理，并且打印出目录，与相应的卷内文件目录装订成检索目录册。（用浅绿色的科技档案目录夹装订）设备仪器档案的整理1、分类和编号1、机关设备大类代号：C档号的编制方法：C1．０2–００1～n

案卷号一台设备的代号设备分类代号（办公、运输、通信等分类）设备大类代号案卷号每台设备排一个流水号，如果设备少的单位，可不设分类代号，在大类代号下每台设备排号归档。２、企业设备大类代号：１档案号的编制方法:1.０2.００１－００１～n

案卷号一台设备的代号设备分类的代号（通用、专用等分类）设备大类代号设备仪器档案的整理6、装订入盒装订好的案卷以档号排列顺序入盒。文件材料可分装订和不装订两种①凡是几份材料组合成案卷的一般都要装订，装订前要除掉材料上的金属物，按A4规格装订，如是小册子、卡片形式的材料可用纸袋装好，并在材料上加上档号和件号标识，按案卷封面、卷内目录、文件材料和装材料的纸袋顺序装订成案卷。②凡单本材料为一卷，材料本身有页码的可以不装订，但要附加上案卷封面、卷内目录、备考表，并