生产企业存货管理制度存货管理部门的职责与工作流程

14/14存货管理制度一、目的为建立健全公司的各项物资管理制度，实现存货管理制度化、规范化、标准化，确保存货的选购、入库、付款和领用的有序，防范公司存货的损失，有效地为生产管理供应支持和服务，推动公司各项管理水平的提高，提升公司的资产运行质量，特制定本制度。2、适用范围2.1本公司及所属控股子公司，以及公司选择的第三方物流公司。2.2本制度的存货不含低辅材料。3、术语和定义3.1本制度中的存货是指公司在经营活动中持有以备出售的产成品及外购商品、在生产过程中的在产品以及在生产过程中耗用的各种外购零部件、外购材料、燃料、各种辅料、低值易耗品、备品备件、劳保用品、办公用品等物料以及在产品和产成品。4、引用的文件：《成本管理制度》、《物资选购程序文件》、《合同管理制度》、《用友操作系统流程》部门职责：5.1产品研发部：负责产品在投产前编制产品零部件物料清单（以下称：产品BOM），并按技术标准规范编制其代码(即：图号)，正确科学地命名其名称。同时，为确保公司生产经营管理的需要，其产品BOM的编制要充分生产工艺的要求，达到建立存货名目的基本单元，充分工艺部编制工艺BOM的要求。并依据工艺BOM的实际状况准时维护存货档案，确保存货档案的完整和准时更新。其中：对新增存货名目要建立内部审批流程。5.2工艺部：负责依据研发部门供应的产品BOM编制产品工艺BOM和帮助材料用法清单，制定存货的工艺消耗定额，并依据实际状况不断进行修正，使之既先进又合理。工艺BOM是存货选购、物流管理、财务核算和生产组织的重要依据，所以在生产方案下达前必需下发给生产制造部、选购部、财务部及物流公司，并做好存货工艺BOM的维护工作，确保公司“用友管理系统”的正常运行。同时负责设备配件及技改所需存货的选购和管理。5.3制造部：负责外购材料存货的管理、选购和入库，并管理好各生产现场的在产品存货，月末准时报送在产品存货量，确保在产品存货完整正确，不受损失。5.4品保部：负责对各项存货的检验，确保入库存货的合格。5.5各车间：帮助制造部做好在产品存货的管理工作，建立好本部门的在产品存货台账，与物流公司做好存货的交接工作。5.6物流公司：负责库存存货的管理，确保存货的账实相符、账账相符，对存货的积压和损失准时提出处理意见，告知制造部及财务部。5.7商务部：负责外购材料存货的价格洽谈和商定，准时更新和维护存货的供应商档案及供货价格，确保存货计价的正确。5.8财务部：负责公司存货管理系统软件的运行，制定并完善存货管理流程，负责存货出入库的相关审核工作，监督检查各部门对存货的管理工作，对各部门在履行本制度中存在的问题有质询权、考核权，准时正确地反映存货的价值。6、工作流程6.1外购件存货选购的前期工作。6.1.1研发部将新产品BOM清单下发给各有关部门，并依据新增产品BOM清单与原用友管理系统中的存货档案的差异提高存货档案，并在系统中建立产品BOM清单，确保存货档案6.1.2新增存货档案的建立及库别、库管员的确定由研发工程师签发新增“存货档案审批单”，经商务部会签确认为新增存货后，经研发部主管批准，在系统中由研发部的存货档案维护员提高录入存货档案，并将新增存货档案审批单准时下发给财务部和物流库房管理部，由物流库房管理员分派确定新增存货的入库库别及库管员，并在系统中建立库管员与存货档案的对应关系，财务部以此审核确定存货档案的建立完成，确认系统充分了存货选购的充要条件。6.1.3工艺BOM的确定。工艺部依据产品的生产工艺需要编制产品工艺BOM清单，并在用友系统管理中建立，下发给商务部、6.2外购件存货的选购6.2.16.2.1.1生产用外购材料存货的选购。由商务部门依据《程序文件》的规定按工艺BOM所确定存货项目,选择合适的供应商，并依据研发部与供应商达成的技术标准及开发时确定的成本目标，商定供货价格，按公司的规定签订存货选购供货合同，包括：供货价格、质量标准、索赔条款、结算方式和交货地等内容，并办理报批。报批程序按《合同管理制度》的有关规定办理6.2.1.2研发用外购材料存货的选购。虽然因研发用外购材料的选购交期时间紧，且量又少，但选购的成本挺直影响到后期批量交货的成本，所以在选择零部件开发商时应先由商务部确认批产后的供货目标价格，然后再与其签订开发协议，确定交期及试制件价格和批产后的最高价格。若确因交期紧，且零部件开发不需要新的投入，市场有明确的价格，则可经商务部会签后，经公司总工程师批准后挺直由研发签订选购协议或临时选购订单6.2.1.3设备修理及技改工程用外购材料存货的选购。这部特别购材料存货的选购价格由商务部负责洽谈，合同由商务部签订，存货由商务部负责选购，管理由制造部负责6.2.2存货选购价格信息的维护。商务部在存货选购合同签订后，应准时把合同中的价格信息录入到存货核算系统中，并把合同传递给财务部，财务部在系统中审核后作为与供应商结算存货的依据。6.2.3存货交货量的确定。制造部选购员依据供货合同的商定，向供应商下发交货方案通知单，以通知单的量作为供应商交货方案量，供应商的实际交货量原则上不得低于交货方案量。若《合同》商定属于一次性供货或属于现款现货（包括先款后货）结算方式的存货选购，则交货量以订单或合同数为准；若《合同》商定以实际用法量（即出库结算）为结算量的供应商，存货交货量以交货方案通知单为准，但结算量以公司财务核定的实际用法量为准。对于尚未签订选购合同的急需存货选购，实行“临时选购订单”选购，即以“临时选购订单”的形式，按《合同管理制度》的规定办理报批，并以临时订单确认的交货量作为本次6.2.4对于现款现货（含先款后货）结算方式的供应商，在存货验收入库后，物流公司把签收确认的“到货通知单”返还一联给选购部，示意到货验收入库完毕，选购部收到物流返还的“到货通知单”即可通知供应商开具增值税发票，在收到发票后陪同“到货通知单”向财务办理报账。对于按实际用法量结算方式的（即出库结算）供应商，在存货验收入库后，物流公司把签收确认的“到货通知单”返还一联给选购部（入库通知联），示意到货验收入库完毕，但选购部不需通知供应商开票，而是待实际用法后，每月按财务核定的开票通知单通知供应商开票，收到发票后陪同开票通知单一并交财务部办理发票入账。物流公司返回给选购部的“到货通知单”作为选购人员与供应商之间核对结余未开票数的重要凭证，也是与物流核对库存结存量的重要凭证。6.3外购件存货的入库。6.3.1到货通知单的签发和用法6.3.1.1为了确保外购材料存货的准时入库，存货选购部门在向供应商发出交货方案的同时，随时跟综供应商的实际交货状况，当供应商将存货发出后，其发运清单准时传真给公司的选购部门，选购部门依据发运清单签发“到货通知单”。6.3.1.2“到货通知单”一式五联，第一联：选购部（用于开票通知及报账或存查），第二联：财务审核，第三联：物流记账，第四联：物流库管留存，第五联：报检通知单。“到货通知单”是一份存货入库信息的重要凭证，其流转用法的方式如下：选购部门的选购员或专职人员依据供应商的发货清单签发“到货通知单”一式五联，其中：第一、二、三、四联送交物流部门，第五联送交品保部（免费供应的开发样件除外），示意做好收货及检验预备。存货到达后，物流部门清点验收数量，在“到货通知单”上填列实际到货的合格数，并请品保部的检验人员签署合格证明。然后，将第一联退还给选购部选购员，选购员确认收到的存货属于非出库结算的存货，则可准时通知供应商按“到货通知单”的实收数量和其他内容开票，第二联交公司财务部，财务会计人员准时审核入账，第三联交物流记账员按规定6.3.2外购件存货的检验和数量验收。当物流部门收到供应商发来的存货时，首先通知检验部门检验（电话通知），检验部门在接到报检通知后，必需在2小时内到达现场，在8小时内完成对需要入库存货的检验，并做出合格与否的结论。为了便于到达存货的清点，物流部门应准时整理、正确地码放存货，在入库工作未完成前确保与同类存货的隔离，物流部门依据存货到达通知单清点存货实际到货量，并在到货通知单上正确填列实际到货量6.3.3外购件存货入库的库房账户处理。物流库管员办理完入库手续后，准时按“到货通知单”上的实际入库量登记自己的备查账，然后每天下班前把“到货通知单”的第三联传递给物流记账员，物流记账员必需在一个工作日内完成存货管理系统中的记账工作；以生存入库单为存货记账方式，库管员要跟综“到货通知单”的准时入账信息，只有当财务完成入账审核后，库管员才能确认完成了入账的最终手续6.3.4外购件存货入库的财务账户处理。财务要依据“到货通知单”第二联准时审核物流已记入账的存货入库数，经审核后的入账入库数不得修改。然后，依据已记入账的“到货通知单”第二联6.3.4.1凡属于“现款现货”、“先款后货”结算方式的存货选购入库，财务会计人员依据“到货通知单”第二联在库存管理系统中审核对应的入库单，在存货核算系统中进行记账处理。对于已入库若没有价格信息的存货，由会计人员设置暂估价格记账。同时，核查第一联的报账，当财务收到选购员向财务提交选购存货报账所用法的第一联“到货通知单”时，依据“到货通知单”第一、二联所记录的金额提高应付供应商账户余额，同时削减暂估应付款余额。6.3.4.2凡属于“用法后款”结算方式的存货选购入库，财务部收到已记入账的“到货通知单”第二联时，会计人员进行库存系统的入库审核。每月末会计人员不进行存货系统记账处理。但对于经审核确认的当期用法的存货，依据“限额领料单”和“非限额领料单”等发料凭证，会计人员在库存管理系统内进行出库审核，，在选购管理系统确认供应商当期消耗，生成代管挂帐确认单，在存货管理系统中记账，记帐产生当期供应商暂估应付款。依据选购管理系统代管业务相关数据核对无误后出具当期“供应商开票通知单”（格式附后）。“供应商开票通知单”一式三联，一联财务留存，二联交存货选购部，选购员通知供应商开票，选购员收到发票后，陪同“供应商开票通知单”第二联交财务报账，财务收到供应商发票及开票通知单第二联，准时核对“供应商开票通知单”第一联，审核无误后进行供应商暂估应付款的结算。提高供应商应付帐款同时削减供应商暂估应付账款。6.4研发用工程样件的选购入库。6.4.1研发用免费工程样件的选购入库。免费用工程样件是指由供应商供应，公司不需要支付费用的选购件。这部分零部件的选购在签订开发协议时要明确结算价格为“免费供应”，同时要商定SOP后的最高限价（原材料上涨因素除外），并请商务部会签。库房管理由研发部门指令专人自行管理，并建立收发存明细账。入库流程按外购件入库流程办理，入研发工程样件库房6.4.2研发用付费工程样件的选购入库。付费工程样件的选购原则上由商务部确认价格，研发部签订选购协议或临时选购订单，研发部项目负责人依据供应商的发运单签发“到货通知单”通知物流库，物流库按外购件入库流程办理入库，入物流公司库房。但物流公司应单独存放，区分于生产件入库管理。6.5外购件存货的出库6.5.1存货出库凭证的选择及用法。依据存货出库的性质划分：限额内领用出库和非限额内领用出库和销售出库三大类。其中：限额内领用存货以“限额领料单”为出库凭证，“限额领料单”一式四联，存货送达生产工位，经工位负责人签收后，其中：第一联交公司财务部，第二联交物流记账员，第三联库管员存查稽核，第四联领用部门留存；非限额内领用存货以“三联式领料单”为出库凭证，用法方法与“限额领料单”相同。销售出库以“销售发货单”为出库凭证，库管员通过系统确认其限额领料单或三联式领料单及销售发货单已经物流记账员记账并经财务审核，把限额领料单或三联式领料单及销售发货单加注“已入账”字样，然后把库管员留存联装订成册与未记账的领料单或限额领料单及销售发货单隔离备查6.5.2限额内领用的存货出库。在产品生产过程中，需要领用外购材料、外购零部件等存货，物流部门应依据工艺定额向存货库管员签发存货限额领料单，由物流运输部把限额领料6.5.3非限额内存货的出库。非限额内存货的出库是公司严格掌握的对象，必需在发生时具体真实地填写领用出库的理由。生产部门的领用存货，须经制造部部长批准；研发部门的领用须经研发部部长批准；销售部门的领用须经销售公司总经理批准；其他非生产6.5.4存货的销售出库及出门。存货的销售由各存货的管理部门负责按公司的有关规定办理，即：外购材料存货的销售由制造部负责办理，产成品存货的销售由销售公司负责办理。存货销售出库时由存货管理部门签发“存货销售发货单”一式六联。其中：第一联：财务收款联；第二联：库房转财务结算联；第三联：物流记账联；第四联：物流库留存；第五联：随货同行；第六联：存货管理部门留存。存货出门证由财务另行签发，并加盖财务专用章后存货方可出门6.5.5存货销售发货单的用法。存货销售发货单的用法由存货管理部门签发，然后交财务审核盖章后，财务留下第一联，第二、三、四、五联交物流库提货，物流库发货后填列实发数于第二、三、四、五联，并留下第四联，将第二联转交公司财务部，第三联转物流记账员记账，财务收到第二联后准时审核记账，物流库管理员在审查公司财务对记账审核完毕后，在第四联上加注“已入账”字样方可装订成册备查。财务会计人员在收到第一、二6.5.6存货移库的出库和入库。存货的移库是指存货在公司内部库房与库房之间的移动。为了防止存货移动的过程中的非正常流失，确保存货的准时出入库账户记录，由存货管理部门签发存货调拨单。其中：第6.5.7存货出库的记账。为了确保存货账户能正确反映实际在库存货，存货的6.6在产品存货的管理6.6.1各车间在产品存货台账的建立。各车间必需建立在产品存货台账管理，并有专人负责，月度与总方案员（或总调度员）及公司财务核对，发觉有差错准时订正。其中：冲压车间以车身（6+N门）片件为基数，以公司核定的价格为计算依据，确认在产品金额，若有原材料的按原材料重量及选购价格计算在产品金额；焊装车间则按车身的成套件价格计算在产品金额；涂装车间按核定的价格计算车身的套件金额。总装车间以底盘（车架+动力总成）、车身二大件为台账统计量，每半年通过盘点调整一次在产品6.6.2各车间在产品存货的报告制度6.6.3生产投料方案的通知下达程序。为了确保在产品存货管理的有序和正确，生产制造部在下达生产方案指令时，其方案指令必需下发给财务部，财务部要依据生产方案指令准时做好台账记录，随时跟综存货的转变和转移，正确地核对存货的出入库量6.7产成品存货的管理。（依据《商品车出入库管理方法》执行）6.8存货的退库与退货。6.8.16.8.1.1定义：退库的存货是指某些外购存货因受检验手段的限制或受检验成本的影响等，不能完全确认其合格否的状况下，按合格件办理了入库，但在生产过程中发觉了其存在的缺陷，为此，从合格品库退至不合格品库的存货。这种存货事实上是一种不合格品,平常也称为“料废”。6.8.1.2存货退库的办理。生产过程中产生料废时，由生产制造部各车间签发“料废退库单”一式四联，并经检验员确认，其中：一联车间留存，交三联物流库房申请补料。物流库同时收回料废件，料废件入不合格品库。6.8.1.3退库存货的账务处理。库管员将“料废退库单”其中二联交物流记账员进行记账，记账员在库存系统中按相同的库房属性生成调拨单，依据“料废退库单”记录的存货从合格品库中调至不合格品库，然后转“料废退库单”一联给财务，财务收到后准时审核记账。其中：属于供应商的存货由物流公司在料废件退货后，将退货凭证由记账员在库存系统中记退货出库。属于华瑞公司的存货由物流公司进行账务处理后，公司会计人员在存货系统中进行记账，并输出本期不合格品退货清单一式三联，财务留存第一联，第二、三联交选购员，选购员在下一批选购件开票时与入库数相抵后开票报账。6.8.2存货的退货。存货的退货是指公司已入账，供应商已开票结算确认该存货为本公司全部的存货，但因产生质量问题或其他缘由确认为需要退货的库存存货（主要是