现代公司会议管理制度

现代公司会议管理制度过去，公司开会的目的不是宣传上面的政策纲领，就是总结或颁奖什么的，既无成效，也无意义。而事实上，会议的真正目的只有一个，即沟通——公司上下级的沟通、同事之间的沟通、与客户之间的沟通。建立健垒现代公司的会议管理制度，目的正在这里。现代公司会议管理制度主要包括以下这些：⊙会议管理要领(一)提高会议成效的要领1.要严格遵守会议的开始时间。2.要在开头就议题的要旨做一番简洁的说明。3.要把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会者。4.在会议进行中要注意如下事项：(1)发言内容是否偏离了议题?(2)发言内容是否出于个人的利害?(3)是否全体人员都专心聆听发言?(4)是否发言者过于集中于某些人?(5)是否有从头到尾都没有发言过的人?(6)是否某个人的发言过于冗长?(7)发言的内容是否朝着结论推进'5.应当引导在预定时间内做出结论。6.在必须延长会议时间内，应取得大家的同意，并决定延长的时间。：7.应当把整理出来的结论交给全体人员表决确认。8.应当把决议付诸实行的程序理出，加以确认。(二)会议禁忌事项1.发言时不可长篇大论，滔滔不绝(原则上以3分钟为限)。2.不可从头到尾沉默到底。3.不可采用不正确的资料。4.不要尽谈些期待性的预测。5.不可做人身攻击。6.不可打断他人的发言。7.不可不懂装懂，胡言乱语。8.不要谈到抽象论或观念论。9.不可对发言者吹毛求疵。：10.不要中途离席。表12—1会议记录(一名称及会议时间主持人参加人员及人数主持人报告例行报告讨论事项及结论表12—2会议记录(二)编号(一)开会时间：年月日时分至时分(二)开会地点：(三)会议名称(四)主持人：(五)参加人员六)出席人员(七)主持人报告(八)讨论事项及结论⊙企业会议管理制度(一)总则为改进作风，减少会议、缩短会议时间，提高会议质量，特制定本制度。(二)会议分类及组织1.全厂会议。归纳为四类：(1)厂级会议：主要包括厂级领导(扩大)会、全厂干部会、全厂班组长会、全厂职工大会、全厂技术人员会以及各种代表大会。应分别报请厂部批准后，由各办事部门分别负责组织召开。(2)专业会议：是全厂性的技术、业务综合会(如经营活动分析会、质量分析会、生产技术准备会、生产调度会、安全工作会等)，由分管厂领导批准，主管业务科室负责组织。(3)系统和部门工作会：各车间、科室召开的工作会(如车间办工会、科务会、车间(科室)职工大会等)，由各车间科室领导决定召开并负责组织。表12-3会议通知谨定于年月日午时分召开会议，请准时参加为荷随本通知适提案书一份，若有提案请填表写后于开会前提交为荷。此致先生召集人提案书提案书提案人提案内容：(4)班组(小组)会：由各工会、小组长或行政班组长决定并主持召开。2.上级或外单位在本厂召开的会议(如现场会、报告会、办公会等)或厂际业务会(如联营洽谈会，用户座谈会等)一律由厂办受理安排，有关业务对口科室协作做好会务工作。(三)会议安排3.例会的安排。为避免会议过多或重复，全厂正常性的会议一律纳入例会制，原则上要按例行规定的时间、地点、内容、组织召开。例行会议安排如下：(1)行政技术会议：①厂长办公会：研究、部署生产行政工作，讨论决定全厂生产、行政工作重大问题。②厂务会：总结评价当月生产、行政工作情况，安排布置下月工作任务。③班组长以上干部大会(或全厂职工大会)：总结上季(半年、全年)工作情况、部署本季(半年、新年)工作任务，表彰奖励先进集体、个人。④经营活动分析会：汇报、分析工厂计划执行情况和经营活动成果，评价各方面的工作情况，肯定成绩，揭露矛盾，提出改进措施，不断提高工厂经济效益。⑤质量分析会：汇报、总结、上月产品质量情况，讨论分析质量事故(问题)、研究决定质量改进措施。⑥安全工作会(含治安、消防工作)：汇报总结前季安全生产、治安、消防工作情况，分析处理事故，检查分析事故隐患，研究确定安全防范措施。表12-4年度会议实施计划表会议名区分举办次数举行日期举行时间会议名区分目的参加者司仪主席事务负责人议事记录黑板记录员出席者参考资料会场分发的资料会前分发的资料⑦技术工作会(含生产技术准备会)：汇报或总结当月技术改造、新产品开发、科研、技术和日常生产技术准备工作计划完成情况，布置下月技术工作任务，研究确定解决有关技术问题的措施方案。⑧生产调度会：调度、平衡生产进度，研究解决各车间(科室)不能自行解决的重大问题。⑨科务会：检查、总结、布置工作。⑩车间办公会：检查、总结、布置工作。eq\o\ac(○,11)班组会：检查、总结、布置工作。eq\o\ac(○,12)班组(科室)班前会：表12—5会议审核表注意要点查核栏开会的目的本次的会议是否实际需要（是否只是流于形式的例行会议？有不有其他更好的解决方法）开会的目的是否明确设定要项方面开会的时机、时间是否恰当开会的场所是否恰当所邀集的与会人员是否恰当开会通知方面是否对于与会人员确实通知妥当对于开会的主旨、议题目是滞确实通知与会人员是否事先通知与会人员应当事先就议题目做好准备是否通知与会人员事先备妥有关的资料会议的准备方面是否事先拟就议题的进行顺序及时间的分配事前是否应当分发参考资料？是否已经做了就变的准备是不安排排好会议的记录是否必须用幻灯机或录像机等机械设备邀集与会人员的选定标准·对于该项议题确实深有感触者·对于该项议题确实握有资料、学有专精并富有经验者·本次会议的结论将会对其有所影响者·邀其与会参与发言讨论的好处要比因该职员出席会议而致工作停顿所造成的损失来得更大者对前一天工作进行讲评，布置当日工作任务和注意事项。(2)各类代表大会：①职工代表大会；②车间(部门)职工大会(或职工代表小组会)；③科协会员代表大会；④企协会员代表大会。(3)民主管理会议：①工厂董事会；②工厂管理委员会；③厂长、联席会；④生产管理委员会；⑤生活福利委员会。(4)论文、成果发布会①科协年会；②企协年会；③厂Qc成果发布会；④科技成果发布会；⑤信息发布会；⑥企管成果发布会。表12—6年度会议活动计划表会议名称细节项目开会次数开会日期开会时间会议目的及宗旨与会人员司议主席会议召集单位会议记录总务与会者应务资料会场标示资料日前或事前的分发资料4.其他会议的安排。凡涉及多个车间(科室)负责人参加的各种会议，均须于会|义召开前由召集单位经部门或分管厂领导批准后，报厂办汇总，并由厂办统一安排，方可召开。5.厂办每周六应将全厂例会和各种临时会议，统一平衡编制会议计划并印发到厂领导和各车间、科室及有关服务人员。6.凡厂办已列入会议计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的其他会议时，召集单位应提前2天报请厂办调整会议计划。未经厂办同意，任何人不得随便打乱正常会|义计划。7.对于准备不充分、或重复性、或无多大作用的会议，厂办有权拒绝安排。表12—7例行会议一览表会议名称讨论事项召集人列席人固定参加人员不固定参加人员会议日期备注产销会议产销配事事项副总经理厂长业务经理生管科长制造科长业务科长品管科长技术科长每同一次质量管理会议质量改进检讨厂长副厂长品管科长生管科长制造科长每两同一次厂务会议讨论各种厂长厂长各科科长每同一四下午效率检讨会议检讨效率及奖金事宜副厂长科务会议检讨科内生产问题各科科长各组组长每周二次进度会议检讨修订进度各科科长各组组长每周一次随同科务会议召开会议名称讨论事项召集人列席人固定参加人员不固定参加人员会议日期备注各种联系会议讨论各种联系事项不定期视需要而定表12—8开会通知表［］会议开会通知如下。承办［］（检查）议题日期月日时分-时分地点出席者主席资料报告确认8.对于参加人员相同、内容接近、时间相适的几个会|义，厂办有权安排合并召开。9.各部门会期必须服从全厂统一安排，各部门小会不应安排在全厂例会同期召开，(与会人员不发生时间冲突除外)，应坚持小会服从大会、局部服从整体的原则。(四)会议的准备10.所有会议主持人和召集单位与会人员都应分别做好有关准备工作。(包括拟好会议议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案、决议决定草案、落实会场、各好坐位、茶具茶水、奖品、纪念品、通知与会人等)。表12-9会议程序表[]会议程序时间：月日时分~时分出席者姓名[]席者姓名·理由[]□1．起立、敬礼、宣布开会□2．合公布经营理念□3．董事长（经理）致词□4．说明议题目、议案□5．补充说明、报告□6．讨论问题（质矣应答）□7．其他□8．决议事项确认□9．下一次的讨论事项确认□10．司议（主席）散会致词□11．起立、敬礼□12．确认⊙会议工作细节审核一览表表12-10工作项目查核工作项目查核活动的主旨活动的规范预算招待对象的层次总参加人数（查对邀请回函）活动日期及时间（注意是否与其他同业的活动撞车）活动日数筹备单位活动的负责人活动作业分工明细会场子的预订主会场开会场地洽谈室展示场来宾休息室主办单位休息室（干事、办事员）学艺人员休息室制作来宾名册包括注明姓名、地址、公司名称、电话、职衔等项并核对其准确与否邀请函信封邀请卡回函明信片纪念品兑换券停车券指引地图点心券餐券订制张数（多印20%的备份）信封书写作业投递作业承办员投递日期（要以活动日期的二、三个星期前寄予达对方为原则）14．纪念品方面礼品包装作业订制数量（要多出20%的备份）送交通工具方面飞机火车巴士轿车劳务费（给司机、学艺人员…的）会场布置宴会的形式餐桌人座式自助餐人座式半人座式自助餐立食式自助餐鸡尾酒会立食式料理样式法国料理日本料理各国料理大会串路摊式、模拟餐馆式、餐台取食式、餐车服务式雕冰（原色、彩色）饮料方面餐前酒威士忌鸡尾酒啤酒（罐装或生啤酒）饮料类吧台餐车餐车女服务员干杯用的酒石酸类（国产酒或洋酒）香烟方面香烟雪茄品牌（国产或进口）特别订做的烟盒工作项目查核工作项目查核纪念品的选定决定包装纸礼品题款作业姓名书定作业蝴蝶结装饰作业雕冰花饰胸花馈赠用花束典礼台花饰礼桌花饰文字花饰吊挂花饰蜡烛展示品饰花礼花（献礼用）25．园景制作西式园景东方园景租借盆景观叶盆景观花盆景茶几遮阳26．标语、标示牌类欢迎标语大门标语方向标示专用停车场票牌受付处标语会场入口处欢迎光临的拱门典礼台标语展示商品说明标牌会场子内指引标示牌社微、社旗、林会旗27．拍照摄影方面纪念照片快照记录摄影拍立得照片（拍照女服务员）28．选择桌子（选用圆桌或方桌）29．座位顺序香烟摊女服务员23．菜单项式的印刷24．花饰方面花圈花篮桌上花饰旗袍各国民族的衣着32．表演女廊33．女性公关人员34．住宿安排方面安排来宾至如归的住宿（套房、单人房、双人房）主办人中住宿问题演艺人员的住宅区宿营预订房间妥善分配房间35．特设专用柜台36．支付的负担范围（住宿、餐费、取用箱内的食物费用、电话费…）37．安排用餐方面住家者的用餐事宜来宾、司机的用餐问题服务人员的用餐学艺人员、乐队的用餐问题38．活动行程方面司仪开场子白主席致辞举杯同庆余兴节目朗读贺电致谢辞活动行程表的标示活动日程表的书写工作播放背景音乐放映宣传影片、幻灯片39．服务柜台的工作方面来宾出制度的确认发放活动日程表主席迎宾作业引导来宾到休息室发放座位牌工作项目查核工作项目查核桌面标示卡桌面标示卡的书写作业印制座位配置表30.胸章、铭牌方面颜色、大小、种类的选定公司名称、职衔、姓名的书写作业31.女服务员着装方面洋装安排演艺人员、乐队节目主持人舞台灯光灯光设计灯光器材舞台灯光主要舞台特设舞台回转舞台凸出舞台舞池②舞台设计工作人员音响方面音响设计音响器材立式麦克风桌上型麦克风无线电麦克风录音机音箱放大器音响操作员录音现场测录音41.摸彩活动摸彩方法摸彩箱摸彩券摸彩服务员奖品给付方法当场核发散场时核发送到家邮寄发放纪念品接待大众传播人员设置暂时电话来宾签名纪念40.表演节目的总预算方面本单元的活动企划节目策划及演出节目执导会场布置料理、饮料服务人员44.会场方面会场布置典礼台讲台讲师制作人幻灯机放映幕灯光布置笔记用具资料的分发资料的披露样品、试用品、殿示品麦克风录音作业同步翻译机茶水点心（咖啡甜点）用餐事宜45.展示会方面会场布置演出计划展示、装饰计划邀请函、DM的制作游艺节目选定搬运公司迁入计划（当天或前天）装设计划（当天或前天）展示商品展示器具③电气工程、安装工程制服解说体系工作项目查核工作项目查核42.演出节目的彩排43.新的工厂、公司落落大方成庆祝喜宴停车场收付柜台设置场地向导、招待、解说人员活动行程表招引标示说明标示牌茶水点心的招待工厂、公司落成说明接待记者采访人员接送交通工具联络有关官方机构和邻居打招呼装置临时电话给水、排水的设备电气、瓦斯的设备冷暖器设备桌椅桌巾照明设备音响设备游艺节目纪念品①海报②说明书③解说员④说明标示牌⑤实地表演迁出计划（当天或隔天）茶水点心用餐问题洽谈室接待记者采访人员46．服装西装燕尾服制服47．支付旅馆费用方面支付的日期汇款、前来收款、当天支付现金出纳员48．旅馆事务方面的承办员主办人员餐宴预约办事员餐厅宴服务经办员住宿服务经办员预约定经办员⊙会议提案改善方案1.为使各单位主管踊跃提供其有利于营运改进的意见，借以提高经营的效率，并使会议能疏通及统一与会人员的意见，避免会而不议，议而不决，决而不行的弊病，与会人员除口头提出工作报告(前月)外，特制定本方案。2.提案建议书，其内容如下：(1)有关管理改进事项。(2)提案规章的修订。(3)有关制造技术及品质的改良，操作方法或程序及机械配置的改进事项。(4)有关设备的设计或修改事项。(5)有关产品的创意或包装的改良事项。(6)有关成本的减低事项。(7)有关物料的节省及废料的利用事项。(8)有关工厂安全或机械、工具的保养事项。(9)部门间的协调事项。(10)有关业务的调整方案。(11)其他有利于本公司兴革事项。3.提案手续如下：(1)应使用规定的提案建议书用纸(表)。(2)提案建|义书记载下列事项：①提案人。②所属单位。③案由。④具体内容说明(必要时添加改善前后的数值比较、图面或说明资⑤研议事项(由总经理填写)。4．为处理提案的顺利，请照规定时间送达总经理室以便汇编处理。5.本方案经呈准后通知实施，修改时亦同。⊙提案建议效益奖的管理条例(一)总则第一条为了落实公司关于提案建议和技术革新、技术开发项目管理办法，调动广大员工的积极性、创造性，推动公司提案建议和技术革新、技术开发工作的开展，促进生产技术的进步，改善经营管理，增加企业活力，特制订本条例。第二条提案建议和技术革新、技术开发工作是企业管理的重要组成部分，是提高企业素质的重要手段。各部门要积极发动、支持和鼓励员工开展这项活动。第三条本条例由总工室和科技项目评审委员会组织实施。(二)奖励范围第四条本条例实施奖励的范围包括两个方面：一是被采纳取得效果的合理化建议；二是取得成果的技术开发项目。第五条合同化建议和技术革新、技术开发项目应该在如下诸方面发挥效用：l.挖掘通信设备能力，改善通信网络，增强通信能力。2.改善经营管理，提高通信质量和经济效益。3.应用新技术、新设备、新材料、新工艺，推广新的科技成果，对引进的先进设备和技术进行消化、吸收改造，取得明显的经济效益。4.开拓新的通信业务、增加企业收入。5.计算机技术的应用取得明显的经济效益。6.改善劳动组织，减轻劳动强度，改进设备维护、业务操作方式方法，提高劳动生产率。7.节约能源及其他费用开支，降低生产成本。8.降低工程造价，节约基建投资。9.解决公司在通信生产中急需解决的重大技术难题。(三)奖励的申报和审查第六条成果评审鉴定后，对于需要申报奖励的项目，已在上级主管部门立项的由总工室按有关规定向上申报；未在上级主管部门立项的由公司各部门填写“科学技术进步奖申报表”报总工室。第七条向上报奖的项目由上级主管部门审查，其余项目由公司科技项目评审委员会负责审查。第八条公司科技项目评审委员会将从各部门申报的项目中选择优秀项目向上申报科学技术进步奖。第九条未向上报奖或上报而未获奖的项目，由公司科技