机关应用文的写作方法

一、应用文的性质与特点（一）应用文的性质应用文体是文章的一大类别，它是法定的国家机关、社会团体企事业单位和人们在处理事务工作中按照特定的体例，经过一定的处理程序制成的具有规范格式的一类书面文字材料的总称。是党政军机关、人民团体、企事业单位传达贯彻党和国家的方针、政策、发布法规，请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况，交流经验的一种重要工具。注重实用，是应用文写作不同于文学作品写作的主要标志。应用文必须具有直接应用于客观事物的某种价值。需要处理的事物是具体的，需要解决的问题是实际的。写作时间上，要求紧迫；写作手法上，要求直陈其事，简单明了。（二）应用文的特点应用文的写作和所有文章一样，都是对客观事物的反映，在写作过程中，都需要立意选材，谋篇布局，锤炼语言。但应用文作为具有实用价值的文章，它和小说、诗歌、散文、戏剧等文学文体是不一样的，它有自己独特的个性特征，两者区别较大；文学作品的内容追求艺术上的真实；而应用文必须坚持实事求是的原则，文中所写的人、事、地、物等都应该是真实的，是经过调查并能经得起验证的，不允许有任何艺术加工。作者在写作时，以逻辑思维为主，以抽象的概念和确凿的事实为基础，进行判断和推理，不用形象的描写。文学作品作为一种社会意识形态，对社会生活的作用不是直接的，而是通过潜移默化的影响，发挥自己的认识、教育和美感作用，让读者通过思考与回味得到深刻的感受；应用文对社会生活的作用则是直接的，它以理服人，以法治人，以知教人。它不是给人以美的艺术享受，而是用于解决实际问题。在文学创作中，想象、虚构、夸张、抒情等手法都可以运用，而应用文体一般只能用记叙、说明、议论等方法去反映客观的真实的生活，提示社会生活中某些方面的规律和实质性的问题。综上所述，应用文的特点主要有以下几点：应用的广泛性从内容上看，应用文涉及的面非常广泛，大至国家制订的政策、法令、法规、小到各个单位或个人的日常事务，无不包容。从作者来看，广大群众都是作者，领导干部要制订方针、政策、起草重要的文件；机关工作人员要安排计划，总结经验，写请示汇报；科学工作者要做实验，写科技论文；财贸人员要进行市场预测，写经济活动分析报告；司法人员要写判决书，调解书等。各行各业都离不开应用文，所以，它在运用上具有极大的广泛性。鲜明的政治性和政策性党政军机关使用的应用文，是进行思想政治工作、发展现代化生产和科学文化事业的文字工具。诸如，为贯彻党和国家的方针、政策、需要写通知、写通告；上级机关为下达计划和要求，需要做决定、决议，发布命令、指示，下级机关反映情况，请求支持和帮助，需要打报告，写请示。各种应用文都充分体现着党和国家的政治原则和方针、政策，具有鲜明的政治性和政策性。行文的严肃性应用文代表具体的法定机关单位或个人来讲话、办事，表达观点或成果，承诺权利或义务。所以，应用文具有很强的严肃性。内容必须客观、真实、精确，一经成文制发，就必须认真执行，如果内容违反政策法令，虚构伪造或含糊不清、模棱两可，就会造成不良后果。因此，应用文写作是严肃的，作者必须以严肃认真的态度对待写作。要实事求是，认真负责，反对虚伪浮夸、敷衍搪塞，提倡细致周密，反对粗枝大叶。应用文写作通常是采用“直陈其事”的写法，叙述直截了当，干净利落，不拖泥带水，不夸张粉饰，不描写抒情，用词造句，讲求朴素明白，一目了然。很高的直效性与时效性应用文的写作全在于实用，写而不用等于不写，写而不付诸实际，就不能尽快而有效地发挥作用。应用文的这种直效性，又决定了它有很高的时效性，应用文中各种问题的解决往往要在一定的时间内进行，一旦时间过去，再发文便没有意义了。如会议通知，会议开过以后，它就失效了；如计划、总结、它们都是具有阶段性的，过了这个阶段，用完之后，就不再有多大作用了，最多做存档备查之用。因此，应用文体的作者要抢时间，千万不能拖拖拉拉，贻误时机。严格的规范性格式是应用文的特征之一，是区别于其他文体的标志，所谓格式，包括书写、排印、行款式样、结构环节、习惯用语、称谓、签署等。这些约定俗成的格式，使不同的文种清晰醒目，便于写作、阅读、承办、归卷、查询。有了这些格式，应用文的文体才算规范。在写作中应用文体的结构不追求层次跌宕，姿态横生的效果，而只能按固定的格式，开头、主体、结尾都有其通用格式。另外，每种文体又有自己的特定结构，这些规定在写作时必须遵循，任何单位和个人，不得自行其事，如书信体的格式不适用于总结报告，请示不能用下达指示的结构和语气，命令不同于通知，会议纪要更不能用讲话稿的格式来表达。一切都要按固定的格式来撰写，违背了特定的规范，就会带来麻烦。甚至混乱。新中国成立后，党和政府十分重视应用文的改革和建设。1951年政务院颁布了《公文处理暂行办法》对公文处理原则、公文种类、体式及撰写要求，都作了比较全面、具体的规定，文件规定，公文分7类12种，第一类报告、简报；第二类命令；第三类指示；第四类批复;第五类通报、通知；第六类布告、公告、通告；第七类公函、便函等。中央又发出了《关于纠正电报、报告、指示、决定等文缺点的指示》，着重从文字表达上对机关应用文提出了明确的要求。这些措施，都使机关公文朝着规范化、系统化、科学化的方向发展，逐步建立和完善了现代公文和文书制度。从1980年起，党中央、国务院、中央军委办公厅先后颁发了各类各级机关公文的处理办法，制定了行之有效的文书工作制度，对公文的种类做了系统科学的规定。如1981年国务院办公厅颁布了《国家行政机关公文处理暂行办法》，把机关公文分9类15种，对公文的格式也作了具体的规定，1987年2月国务院办公厅又正式颁布了《国家行政机关公文处理办法》，规定国家行政机关的公文为10类15种，即命令（令X指令；决议、决定；指示；公告、布告、通告；通知；通报；报告、请示；批复；函；会议纪要。1989年4月中共中央办公厅颁布的《中国共产党各级领导机关文件处理条例（试行）》，规定党的各级领导机关的文件为13个文种，即：公报；决议；决定；指示；条例；规定；通知；通报；请示；报告;批复；会议纪要；函。1992年3月，中央军委办公厅颁布的《中国人民解放军机关公文处理条例》，规定军队机关公文按内容和作用主要分为13种，即：命令；通令；决定；指示;通知；通报；报告；请示；批复；函；通告、布告；会议纪要。这些是我国最完整、最科学的公文处理办法，是我国党、政、军各级机关制发公文、处理公文，做好公文管理工作的基本原则与依据，是统一全国公文的准绳和标志。表明我国公文工作走上了规范化系统化的轨道。二、应用文的分类与作用（一）应用文体的分类属于应用文写作范畴的文章类别较多，按照不同的标准来划分，可以分出不同的类别：按内容和使用范畴划分（1）党政军机关行政公文文体这类应用文，通称为“公文”，这类公文的处理。中共中央办公厅、国务院办公厅、中央军委办公厅都有明确的规定，其原则性规范性强，行文关系严谨，有完整的书写格式，运用范围广泛、管理制度严密，是中共中央、国务院、中央军委各级行政机关共同使用的一些法定文书，其文种见“建国以后的应用文”一节中所述。（2） 信息文体这是被称为信息时代的当今社会常用的应用文休。这类文体能迅速及时地传播社会上的各种信息。其特点是具有真实性与时效性，真实性是信息文体的生命，时效性是信息文体存在的价值。另外，还具有通俗性，语言通俗朴实。信息文体主要有：消息、通讯、公报、简报、情况反映、调查报告、典型材料、广播稿、大事记、海报、信访摘要与信访分析报告等。（3） 会议文体是用于各种会议的文件或文字材料。主要文种有：开幕词与闭幕词，会议报告，会议提案，会议记录等。（4） 规章文体是制订各种行政规章制度的公文。主要文种有：条例、条令、规定、办法、章程、公约、守则、职责等。（5） 计划与反馈文体主要文种有：计划与规划，决策与方案，可行性分析报告，总结，提案。（6） 交际文体主要文种有：介绍信与证明信，公开信，致敬信与表扬信，慰问信与感谢信，祝词与贺电，讣告、唁电、悼词，欢迎词与答谢词、请柬与聘书。（7） 演讲文体主要文种有：政治演讲稿，学术演讲稿，社会生活演讲稿，课堂演讲稿，法庭演讲稿。（8） 财经文体主要文种有：市场预测报告，经济活动分析报告，经济合同与协议书，广告，催款书，说明书与解说词，投标书与招标书，审计报告，专利申请书，保险文书，股票，期货。（9） 司法文体主要文种有：诉状、答辩状、辩护词，公证书，判决书，调解书等。（10） 议理文体主要文种有：工作研究，评论，学术信息，学术论文，学术信息研究，毕业论文，科技论文，科研报告。（11） 外交文体主要有照会、备忘录、外交函件、国书、颂词、全权证书、批准书、领事证书、条约、公约、协议、换文、公报、声明、最后通牒等。按性质作用划分（1）呈报性文体是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、请求批准答复的应用文。主要有：工作报告，情况反映，调查报告，工作总结等，都是下级向上级报告的文件，即“上行文”。（2）指示性文件是上级机关指导、指示下级机关工作的应用文。主要有：指示、指令、批示、决定、决议、命令（令）等，都是上级向下级发出的文件，即“下行文”。（3）法规性文件是指有明确规范要求，需要认真贯彻执行，具有约法性或约束力的应用文。主要有：法律、法令、章程、条例、办法、守则等。（4） 知照性文件是指通知事项、传递信息、联系工作的应用文。主要有：通知、通报、布告、公告、公函等。（5） 凭证性文件是指机关间进行交往协作时，作为依据的应用文。主要有合同、协议书类经济文书以及司法文书等。（二）应用文体的作用《国家行政机关公文处理办法》中指出：“公文，是传达贯彻党和国家的方针政策，发布法规，请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况，交流经验的一种重要工具。”这是论述党政军机关公文作用的重要依据，据此，应用文的作用可简要归纳为以下几点：互通信息的作用。宣传教育的作用。制定政策与健全法规的作用。依据和凭证的作用。指导与联系工作的作用。三、应用文的写作过程（一）采集材料与构思设计采集材料应用写作是一种受命写作，采集材料是首要工作，搜集并掌握丰富的材料是写好应用文的基础，因为材料既是形成观点的基础，又是表现观点的支柱。材料的形成要求作者必须建立在观察、感受、调查、采集的基础上进行。观察是有计划、有选择、有目的地对各种现象作细致的、系统的考察。对于消息、通讯、调查报告、解说词等应用文体来说，观察尤其显得重要感受是对客观事物有所感觉之后引起的情感反映，对于消息、通讯等应用文体来说，作者的亲身感受十分重要。调查也是获取材料的基本方法之一，调查报告类应用文体，离开翔实的考察了解是无法进行写作的。而从书籍、报刊、文件、档案中采集材料，对于应用文体的作者来说，不管写哪种应用文都适用。构思设计应用文体的构思，是对文章整体的设计，应用写作虽然是一种受命写作，但写作者决非是单纯的写作机器，而要积极发挥自己的主观能动性，开阔思路，多方联想，这样才能既不违反领导意图，又不墨守成规，对读者有吸引力，对工作者有指导意义。应用写作的构思设计方式通常有以下两种：一是打腹稿。是作者在头脑里先将文章的主旨、材料、结构、段落、笔调手法甚至用什么细节先想好，先在头脑中勾勒一个文章的轮廓，然后再下笔成文。这种方式适用于篇幅较短的应用文体。二是列提纲。这是多数作者采用的方式。提纲可采用图表式，也可采用条文式，比较重要的应用文（如决议、规划、公报等）列提纲还要经过集体讨论，提纲列出后，在写作过程中还要不断修正、完善。构思设计离不开思维活动，在应用文写作中，经常用到的思维活动有：发散思维，也既辐射型思维，新的观点与结论的产生离不开这种思维方式，在写学术论文、思想评论等文体时，最需这种思维活动。集合思维，即构思设计中将发散出去的思维活动加以类比、分析、选择、归纳。这种思维是应用写作中常用的方式，如写总结、调查报告的时候，就要运用集合思维。求异思维，这是一种创造性思维，尽管应用文写作有固定的格式，但在材料的选择、观点的确立上，也需要出新，千篇一律的应用文是不能解决好现实中的实际问题的。逆向思维。应用文体中学术论文、调查报告等文种的写作，很需要进行逆向思维活动。确立主题与选择材料应用写作的主题确立与表现(1)确立主题应用文主题的产生与确立，与一般文章有明显的区别。应用文体中的大部分文种(尤其是党政军机关公文)，其观点主要是通过上级或部门、单位的领导布置下来的。应用文体写作作为一种受命写作，不是“我要写”而是“要我写”，作者只能根据领导者提出的目的、要求、观点去进行拟写，而决不允许作者另搞一套。因此，应用文体主题的确立有较强的客体意识。应用写作确立主题的要求是：正确、鲜明、单一。应用文体的观点必须符合党的路线、方针、政策，符合国家有关的法规、法令，还要符合客观实际的情况。只有主题正确，才能经得起实践的检验，对工作起到积极的指导作用。应用文体的观点应明确地毫不含糊地表达出来，赞成或反对，提倡或禁止，肯定或否定，都必须直截了当，旗帜鲜明，切忌模棱两可。应用文的主旨，一篇只有一个，如请示强调一文一事即是如此。应用文的主旨必须集中单一，不可多中心，面面俱到，主次不分；更不可下笔千言，离题万里。主题的表现标题明旨应用文体中有些文体的标题就直接点明了该文的主题，机关公文中最常见。当前，党政军机关印发公文时，常在文件的文尾标明“主题词”就是以极简炼的词语概括指出标题中提出的该文主题。开门见山此种方法，就是在正文一开头就标出主旨句，公文中的指示、布告、通告、通报以及法规规章文体的开头经常采用这种写法。篇末点题这种方法，是在文章的结尾将主题点破，或在结尾再强调一下主题，与开头呼应。一线贯通此种方式是把主题贯穿在全文的各个部分之中，主题象一根红线，将分散的材料贯通起来，形成一个有机的整体，有些调查报告采用小标题，把主题分散在各部分来写。选择材料把收集的材料进行严格地筛选是为了更好地表现主题，应用文体在选材的时候，应遵循以下几个原则：(1)切题。即选择与主题有关的，能表现主题的材料，删舍与主题无关的材料。真实。应用文体所选用的材料应该是完全真实的，是经过核实了的事实，其所写的事件、时间、地点、人物、数字乃至细节，都应是完全真实的，决不允许有丝毫虚构，这是应用文体与文学文体明显的区别之一。典型。应用文体的选材不在多，关键在典型，有代表性，有说服力。新颖。在应用文体写作中，只有选用那些自己发现的，别人没有用过的新材料，才能使文章跟上时代的脚步，生动地描绘出新的气息，及时地反映新的情况，更好地为表达主题服务。结构安排与布局技巧应用文写作结构安排的要求结构安排要紧扣主题主题是文章的灵魂，结构安排必须为表现主题服务。应用文体在安排结构的时候，每一个材料都要围绕主题这个中心来展开。结构安排要完整、严谨、统一。结构安排要适应不同文种的要求。公文的结构安排格式，一般是由标题、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度、主送机关、正文、附件、印章、发文时间、抄送机关等部分组成的。而消息的结构安排格式则是“倒金字塔型”的，先重后轻。学术论文的结构安排一般是由序论、本论、结论三部分组成。因而，不同的文种，其结构安排方式各具特点。应用文体的基本结构形式与布局技巧从外部形态上来划分，应用文体的基本结构形式主要有条款式与分块式。条款式应用文是分条分款来写的，还用序号来标示。条例、章程、制度、守则、公约、计划等文体，大都采用这种结构形式。分块式的应用文，其结构安排技巧是由几块材料组成的。如总结，往往要写基本情况、具体作法、经验体会、存在问题及今后打算这样几块；计划要写目的、要求、任务、完成的措施、具体的作法以及如何进行检查这样几块；信函的结构，则是由抬头、正文、署名、日期四块组成的。从文章的逻辑结构与时空结构来划分，应用文体基本结构形式与布局技巧主要有下列三种：(1)纵向组合结构这种结构的应用文，其布局技巧是：或按时间先后为序，调查报告、总结、消息、通讯的结构布局经常是这样安排的；或以事情的发生、发展的变化过程为序，公文中的报告、总结、通讯等文体中写作时也常用这种结构布局；或以递进的方式，在结构布局上由浅入深，层层推进，决议、学术论文、思想评论等文体的结构布局常用这种方式。横向组合结构这种结构布局的思路是横向铺排的，是按材料的性质，把文章分为若干部分，部分与部分之间的关系，或为并列关系，或为分总(总分)关系，或为因果关系，或为对比关系。法规、规章类文体以及方案、合同、协议书等的结构布局一般都采用并列关系的结构。总结的结构布局常采用总分关系的结构。请示、决定、通知、指示等文体常用因果关系的结构。调查报告、总结等文体，常用对比关系的结构。纵横交叉结构此形式适用于一些内容复杂，篇幅较长的应用文体。如有关决议类文体即以此布局。应用文体结构的主要内容(1)标题与签署应用文体的标题，要求拟得确切、简洁、醒目。由于文种不同，拟定标题的方法也不尽相同。公文的标题，一般是由发文机关、事由、文种三部分组成的，语言平直，勿需运用修辞手法；计划或总结的标题，一般是由单位(或个人)、期限、事项、文种组成的，语言亦较朴素；消息与通讯的标题则要求形象、生动、新颖别致，较多地运用修辞手法。应用文体的签署位置一般都在正文之后，机关名称一般要用全称，不用读者不易理解的简称。发文日期署在发文机关下面，年、月、日也要用全称，不能简化或省略，不能用“”来代替“年”、"月”、“日”三个字。(2)层次与段落不同文种的应用文，层次安排不同：消息、通讯、调查报告等以记叙为主的应用文，层次安排主要有三种方式：以时间推移为顺序来安排层次。以空间变换为标志来安排层次。以时间为“经”，以空间为“纬”，采用纵横交错的办法来安排层次。思想评论、学术论文等以议论为主的应用文种以及篇幅较长的公文文种正文的主体部分，安排层次主要有下列三种方式：并列式。递进式。总分式，或分总式。段落是按照表达层次划分出来的一个个小的结构单位，是小于篇、大于句子的一个完整的意义单位。形式上，其换行的标志明显。段落与层次的关系是：一般情况下，层次大于段落，一个层次是由几个段落组成；在个别情况下，层次等于段落；特殊情况下，层次小于段落，一个段落中包含了几个层次。（3） 过渡与照应论述问题“由总到分”或“由分到总”时，其开合关键处，往往也需要过渡；内容由一层意思转换为另一层意思时，其交接处，往往需要过渡。应用文体的过渡方式，主要是用过渡段、过渡句与关联词语来完成的。应用文体中的照应，主要表现在首尾照应、前后照应、题文照应等方面。（4） 开头与结尾应用文体的开头一般都开门见山，常见的方式有：概述情况。如总结、调查报告的开头。说明根据。如通知、布告、通告等文种，常以“根据”、“遵照”、“按照”等词语领起下文，说明行文根据，增强权威性。介绍目的。如指示、通知、公告、布告等文种，常用“为了”“……为此”领起下文，开宗明义地表明行文目的。交代原因。如通知、函等文种。常用“由于”，“鉴于”等词语开头，直接交代行文的原因。阐明观点。如学术论文，思想评论等文种。表明态度。如批转性的通知，开头即对批转的文件作出评价，提出看法。引述公文。如批复。慰问祝贺。如慰问信（电）、祝贺信（电）等礼仪性的应用文。应用文的结尾要求直截了当，简洁明了，常见的方式有：总结全文、点化主旨。学术论文、思想评论、调查报告等文种常用此方式。提出希望，发出号召。演讲词、会议报告等文种常以此方式来鼓舞读者（听众）的斗志。戛