区级综合医院档案工作制度汇编

PAGEPAGE41区级综合医院档案工作制度汇编目录第一章总则…………4第二章档案管理体制………………4第三章文件材料的形成与归档……5第四章档案管理……………………6第五章档案信息开发利用…………7第六章附则…………8XX市XX区人民医院档案分类编号办法……………91、分类原则………………92、类别设置………………93、分类方法………………94、编号方法……………10预立卷制度………………15归档接收制度……………16档案保管制度……………18档案借阅制度……………19档案统计制度……………20档案保密制度……………21档案鉴定和销毁制度……………………22文件材料归档范围及档案保管期限表…………………24XX区人民医院文书档案保管期限表…………………27XX区人民医院基建档案保管期限表…………………30XX区人民医院会计档案保管期限表…………………31XX区人民医院声像档案保管期限表…………………32XX区人民医院设备仪器档案保管期限表……………32XX区人民医院医疗事故档案保管期限表……………32XX区人民医院档案工作机构及职责…………………33XX区人民医院档案人员岗位责任制与考核办法……35XX区人民医院档案保管制度…………37XX区人民医院档案保密制度…………38XX区人民医院档案接收与移交制度…………………41XX区人民医院档案库房管理制度……42

XX市XX区人民医院档案综合管理办法第一章总则第一条根据《中华人民共和国档案法》和《XX省科技事业单位档案管理升级考核标准》的有关规定、要求，结合本院实际，特制定本办法。第二条本单位在各项工作活动中形成的全产档案，包括党政工团、基建、设备仪器、财务管理、已故人员、科研、医疗等方面的档案，实行集中统一管理。第三条本院档案工作，是本院管理基础工作的组成部分，是维护我院经济效益、合法权益和历史真实面貌的一项重要工作，为提高我院管理水XX经济效益服务。第二章档案管理体制第四条我院档案管理涉及到党、政、群等各个部门，因而，由一位院级领导分工负责主管，并列入医院领导议事日程和目标责任制。第五条根据党和国家对档案工作的规定，结合我院实际，建立“XX市XX区人民医院综合档案室”，归口医院办公室管理，综合档案室是我院档案资料贮存基地和利用中心，负责统筹协调，组织管理全院的档案工作。第六条建立档案管理网络，除综合档案室配备与档案资料信息工作相适应的专职档案员外，各科室或部门应指定专人（即兼职档案员）负责日常文件材料和资料的积累、整理、保管和归档工作。第七条按国家规定，档案管理人员在职称和福利上享受与其他人员同等待遇，并按档案专业或医疗专业技术职务聘任。第八条档案人员要热爱、做好本职工作，并通过学习档案管理业务和有关知识，不断提高档案工作能力和业务水平。第三章文件材料的形成与归档第九条本院根据各科室职能范围制定的文件材料形成、积累、整理和归档制度，是全院规章制度的一个重要内容，各科室和有关人员都必须认真贯彻执行。第十条本院各项管理活动中形成的文件（含照片、录音、录像和计算机磁带等。以下同），由科研课题、工程项目负责人和各职能部门指定专人（兼职档案员）负责积累整理后向医院综合档案室归档。第十一条文件材料的形成、积累、整理和归档工作要列入医院的有关制度中，列入有关人员的岗位责任制、列入有关工作程序，并作为考核干部工作实绩的内容之一列入经济责任制进行考核。第十二条本院的科研成果上报评奖、工程项目竣工验收、新购置重要设备仪器到货时，各有关专业部门应XX医院综合档案室的人员参加，对文件材料是否完整、准确、系统进行考核，综合档案的人员不签署意见不得验收和申报评奖。第十三条本院文件材料的归档范围、归档要求、归档要求、归档时间、归档份数和归档手续按本院的《归档接收制度》执行。第十四条本院综合档案室要对本院文件材料的形成、积累、立卷整理和归档工作进行指导、监督和检查。第四章档案管理第十五条由部份科室代管的档案，应指定专人负责管理，有保管使用权，需要借出、拆散时，要经本院综合档案室批准。第十六条本院档案遵循文件材料的形成规律，为便于保管和提供利用，按照一定的标准进行分类和编号，具体按《XX市XX区人民医院档案分类编号方案》的规定执行。第十七条医院综合档案室编制档案案卷目录、档案分类目录等，文件材料的立卷者编制保管单位卷内目录；医院综合档案室要根据需要编制多种档案检索工具如专题目录等，并逐步开展档案著录工作，著录方法按照国家标准GB3792.5-85《档案著录规则》执行。第十八条档案的保管工作必须贯彻“防重于治，防治结合”的思想，维护档案的完整与安全，具体按本院的《档案保管制度》执行。第十九条要正确鉴定档案的保管价值，提高室藏档案的质量，要开展档案鉴定工作，具体按本院《档案鉴定销毁制度》执行。第二十条档案统计工作按本院《档案统计制度》执行。第二十一条档案管理现代化。1、本院档案管理现代化是本院现代化管理的组成部分，要把它列入本院现代化管理规划。2、本院综合档案室应逐步应用以电子计算机为主的现代化管理方法。第二十二条本院应按照《中华人民共和国档案法》和《各级国家档案馆档案范围的规定》，定期向XX市档案馆移交有关档案。第二十三条加强档案库房建设，把它列入医院基本建设计划，逐步改善库房档案保管条件，保证档案的安全和XX档案寿命。第五章档案信息开发利用第二十四条我院档案开发利用工作是我院档案管理的一项重要内容，其重点服务于改善我院的各项管理，提高工作质量，降低落物质消耗和增加经济效益等方面。第二十五条我院档案信息开发的几种方式1、积极进行多种形式的档案信息咨询服务；2、编制多种方便适用的检索工具；3、逐步在我院内部实行开架阅览；4、开展档案文件汇编及档案信息的二次三次加工工作，并有一定数目的编研成果。第二十六条我院档案资料信息开发利用，必须严格执行〈档案保密制度〉并做好利用和利用效果登记等工作。第二十七条对于积极主动开发与提供利用档案为提高医院管理水平，降低消耗，增加经济效益等做出贡献的人员，医院将予以表彰奖励。奖励办法按国家有关规定执行。第六章附则第二十八条本院的人事档案按照中共中央组织部的有关规定执行。第二十九条本院的病案是医疗专业档案的一个重要部分，可暂由信息科的病案室按国家的有关规定管理。第三十条本办法自发布之日起执行。

XX市XX区人民医院档案分类编号办法为适应我院档案综合管理，统一全院档案分类、整理、排列、保管、编目、检索的标准化、规范化，提高档案业务管理水平，充分发挥档案的作用，更好地为医院的各项工作服务，根据国家档案工作的有关规定，参照《XX省机关档案分类办法》，结合我院的实际，特制订本档案分类编号办法。1、分类原则本院档案的分类是以本院所形成的全部档案为对象，依据本院的职能，结合档案的内容和载体形态、特点、遵循文件材料的自然形成规律和从总到分、从一般到具体的原则，类目体系的设置具有包容性、严肃性和相对稳定性，便于科学管理和开发利用。2、类别设置本院的档案共有九个一级类目，即党政工团档案（代号A）、基建档案（代号：B）、设备仪器档案（代号：C）、会计档案（代号：D）、医疗专业档案（代号：E）、医疗科技档案（代号：F）、专业技术人员考绩档案（代号：G）、声像档案（代号：H）、医疗教学档案（代号：I）等。3、分类方法3.1党政工团档案按问题设置二级类目3.2基建档案按工程项目设置二级类目3.3设备仪器档案按使用科室（病区）设置二级类目，按型号一机台设置三级类目；3.4会计档案按会计文件形式设置二级类目；3.5医疗专业档案按医疗专业性质设置二级类目，二级类目中的药剂档案按生产管理方式设置三级类目；3.6医疗科技档案按内容性质设置二级类目；3.7专业技术人员考绩档案般按管理方式设置二级类目，按专业职务级别设置三级类目。3.8声像档案按载体形式设置二级类目；3.9医疗教学档案不设置二级以下类目；3.10以上分类详见附表。4、编号方法本院采用混合制编制档案号，即分类后的档案用英文字母（大写）按顺序编制大类代字，用阿拉伯数字编制二级及二级以下类目代号、保管期限代号（其中，永久代号为1，长期代号为2，短期代号为3，永久、长期和短期混合为0）、目录号和案卷号，不同级别的类目之间用小圆点“.”相隔，案卷号与目录或分类号之间用短横线“—”相隔，具体为：4.1党政工团档案的档案号由一级类目代字+保管期限代号+目录号+案卷号组成，永久、长期与短期案卷号不定期合编一个案卷流水号和目录号。例如：A0.3-1案卷号（第1卷）目录号（第3号目录）保管期限代号（永久、长期、短期）一级类目代字（党政工团档案）4.2基建档案的档案号由分类号（一级类目代字+二级类目代号）+案卷号组成，每个二级类目（即一个工程项目）编一个案卷流水号。例如：B.6—1案卷号（第1卷）二级类目代号（建设二路住院楼）一级类目代字（基建档案）医疗专业档案中的药剂档案、声像档案、医疗、科技档案的专业技术人员考绩档案（每个二级类目或三级类目编一个案卷流水号）参照此形式编档案号。4.3会计档案的档案号由一级类目代字+二级类目代号+目录号+案卷号组成，每一二级类目不定期编一个流水号和目录号。例如：D1.1—1案卷号（第1卷）目录号（第1号目录）二级类目代号（报表）一级类目代字（会计档案）D3.1—1案卷号（第1卷）目录号（第1号目录）二级类目代号（报表）一级类目代字（会计档案）医疗教学档案参照此形式编档案号。5、说明：5.1党政工团档案类的二级类目代号不编入档案号；5.2设备档案类的三级类目在此方案中不详细设置出来，一般设备仪器的有关文件材料暂由各科室按档案工作的有关规定进行整理保管，设备科向综合档案室移交一套目录，以便综合档案室进行监督、检查和指导；5.3医疗专业档案类的二级类目中的病案档案暂由信息科按有关规定和标准进行管理；6、本办法自颁发之日起初稿。XX市XX区人民医院二00一年十月一日附表：A、党政工团档案类A1党务纪检工作A2工青妇工作A3办公室工作A4人事劳资工作A5财务工作A6医务工作A7信息工作A8护理工作A9其它工作B、基建档案类B1住院楼B6B幢宿舍楼B2办公楼B7桂花苑宿舍楼B3洗衣房B8疗养花园B4供应室B9XX卫生院B5A幢宿舍楼C、设备仪器档案类C1急诊科C9手术室C2内儿科C10胃镜室C3外科C11放射科C4妇产科C12CT室C5坑口二门诊部C13检验科C6中医科C14综合C7五官科C15办公室C8口腔科D、会计档案类D1报表D2帐簿D3会计凭证D4其它E、医疗档案类E1药剂档案E1.1综合E2病案F、医疗科技档案类F1综合F2科研项目F3论文G、专业技术人员考绩档案类G1行政系列G1.1高级职称G1.2中级职称G1.3初级职称G2医务系列G2.1高级职称G2.2中级职称G2.3初级职称G3护理系列G3.1高级职称G3.2中级职称G3.3初级职称H、声像档案类H1照片、底片H2录音带H3录像带H4磁盘、光盘I、医疗教学档案类预立卷制度为做好本医院各类文件材料的归档工作，使立卷工作逐步实现规范化和制度化，根据国家的有关规定，结合本单位的实际，特制定本制度。1、凡在日常工作活动中形成的各种文件材料办理完毕后，由各科室兼职档案员负责积累、保管工作。2、在归档之前，各兼职档案员要对有关文件材料进行预立卷，其中：2.1党政工团类参照《XX省国家行政机关文书立卷归档工作实施办法》执行；2.2基建类、设备类、科研类按《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/11822-89）的有关规定执行；2.3会计类按照《会计档案管理办法》的有关规定，结合本单位的实际执行；2.4医疗专业档案类中的药剂文件材料按年度——批号立卷；2.5专业技术人员考绩类按个人进行立卷。3、综合档案室每年要对各科室的预立卷工作进行监督、检查和指导，并与各科室（或项目）负责人对预立卷的准确性进行审查，并加签审查归档意见，确保归档材料的完整、准确和系统。归档接收制度为贯彻档案集中同意管理原则，确保本院档案的完整、准确、系统与安全，便于档案的管理和开发利用，特制定本制度。1、归挡范围凡本院在各项工作活动中直接形成的、能反映和本院历史真实面貌的，在当前和今后具有利用查考或依据作用的文件材料均需向医院综合档案室归档（病案向病案室归档），具体范围按本医院的《文件材料归档范围及其保管期限表》的有关内容执行。2、归档时间2.1课题研究、基建工程或其他技术项目，在任务完成或告一段落时，要将应归档的文件材料组成保管单位，由项目负责人审定和档案人员检查验收后，向综合档案室归档`；2.2本单位购置的重要设备仪器到货时，有关专业部门要XX综合档案室检查验收文件材料，并在二个月内归档。2.3会计核算材料由财务科暂管一年后，于第三年上半年后向综合档案室归档；2.4其它各项管理工作中形成的文件材料（包括声像材料等），在第二年上半年内，要将归档的文件材料组成保管单位，由各职能部门负责人审定后，向综合档案室归档。3、归档份数各文件材料一般归档一式一份，比较重要的和利用频繁的文件材料要适当增加归档份数。4、归档要求4.1文件材料整理归档工作由各主要职能部门（即文件材料的形成者或承办者）承担。4.2凡归档的文件材料必须完整，层次分明，符合其形成规律，并能准确地反映各项活动的真实内容和历史过程。4.3凡归档的文件材料，应做到：线条、字迹清楚，纸质优良，签署完备。4.4重要的文件材料必须保证正文与底稿、请示（报告）与批复等一起归档。5、归档手续5.1文件材料归档时，各有关科室（部门）必须对归档材料（包括名称、代号、完整、准确、系统状况、主持人和参与人、整理人的姓名等）作简要说明。5.2归档时，要填写文件材料移交清单一式二份，归档者和综合档案室各留一份，以便查考。档案保管制度为更好地保管好医院的各类档案，有效地XX档案的寿命，便于档案信息的开发利用，特制定本制度。1．档案的保管工作必须贯彻防重于治，防治结合的思想，维护档案的完整与安全。2．本院各部门在日常工作中形成的文件材料必须由兼职档案员负责积累、整理和归档。3．档案资料信息中心对本院各部门按规定移交的文件材料要认真进行审查，并办理移交手续。4．档案资料信息中心对归档和保管单位进行二次整理，按照本单位档案的分类大纲和编号方案分类编制档案号和档案目录。5．档案上架时应按照目体系和保管单位的次序，自左向右，自上而下排列，并注意适宜的饱和度，以便于管理和提供利用。6．档案柜的排列要合理，与墙壁间保持一定的距离，柜架间距一般以0.9至1.2米为宜，通道应取迂回式。7．档案库房应保持清洁，切实做好“八防”（防火、防盗、防虫、防鼠、防潮、防高温、防尘、防污染等）工作，并充分利用现有设备条件，及时调节库房温度、湿度、湿度（湿度为14—20，日变化2；相对湿度50%—65%为宜）。做好温度、湿度登记工作。8．根据季节变化，定期检查档案的保管状况，及时做好霉变、破损档案的修补复制工作，并做好记录。9．按档案借阅制度做好档案借阅工作。10．做好档案统计工作，随时掌握档案的库藏量、借出量、阅览量、移出量、销毁量等，使账物相符。11．非本室工作人员未经允许一律不准进入库房。12．档案借阅者和档案人员工作调动时，须办完所有档案移交手续后方可调离岗位。档案借阅制度为便于档案的提供利用，维护档案的完整与安全，结合本院的实际，特制定本制度。1．本院综合档案室的档案一般只给本院各部门利用，其他部位和公民如需要利用，需经本院领导审批。2．本院工作人员可直接到综合档案室利用本人分管职责范围内的档案材料，如需利用职责范围外的档案材料需经有关领导批准方能查阅。3．利用档案材料者都应填写《档案借阅登记簿》，利用结束后由利用者填写《档案利用效果登记簿》，在利用期间，任何人不得执卷、划线、撕页和涂改、污损档案材料。4．归还档案时，档案室工作人员必须检查档案材料的完整情况，并办理有并手续。5．综合档案室的档案原则上不外借，特殊情况非外借不可的，应出具单位领导意见签字，经本室同意方能借出，一般外借时间不超过十天；需续借者，要办理续借手续。6．本院档案材料的公布和对外交流权属本院综合档案室，其他科室和个人，未经本室批准，无权公布、对外交流档案材料，否则，按《档案法》的有关规定追究法律责任。档案统计制度本医院档案统计是以数字的形式揭示档案的库藏状况和档案管理状况的一项工作，通过对统计数据进行分析、研究，从中发现问题，分析矛盾，总结经验，探索规律，改进本医院的档案工作。1、统计要求1.1准确性：统计数字准确，符合客观事实，帐物相符，以原始数据为基准，防止弄虚作假；1.2科学性：使用统一的档案统计报表，明确统计的范围、内容、项目和要求；1.3连续性：要善始善终，不能间断；1.4及时性：统计报表要及时填写，及时上报，不得超前或捱后；2、统计内容2.1库房管理工作情况统计；2.2档案收集、整理、归档情况的统计；2.3档案鉴定情况统计；2.4档案利用情况统计；2.5档案复制情况统计；2.6编制专题资料统计；2.7档案检索工具情况统计；2.8档案管理机构和人员情况统计。3、统计计量单位3.1档案长度计量单位为米；3.2库房面积计量单位为平方米；3.3蓝图、照片、底片及各类卡片的计量单位为张；3.4录音带、录像带、磁盘（光盘）及各类盒式档案的计量单位为盒；3.5其它档案的计量单位按卷、册进行统计；4、统计时间每年的立卷归档完毕后进行档案统计。档案保密制度为保证档案的安全，维护医院的利益，根据本院实际，特制定本制度。1、开展档案资料工作必须贯彻《中华人民共和国保守国家秘密法》和中共XX省委保密委员会制定的《保密守则》等法律、法规和制度。2、属于保密性质的档案，保管人员必须妥为保管，严防失密。3、凡需查阅秘密级以上的档案资料，需经本院领导批准后予以提供，并做好登记工作。4、档案借阅者应按指定范围查阅，并负有保密责任，未经综合档案室批准，不许私自摘抄录、复制、销毁和转借他人。5、凡摘录和引用本院档案原文的学术论文、著作，向外发表前，须经本院综合档案室审阅后方能发表，违者作失密处理。6、本院各部门日常形成的文件材料，应由兼职档案员负责保管，及时登记入册，按时归档。7、要根据需要，定期或不定期进行档案保密工作检查，做好记录工作。8、随着时间及各种因素的变化，要进行档案保密等级的调整，以调整和扩大档案利用范围。档案鉴定和销毁制度为保护本院有价值的档案，提高室藏档案的质量和管理水平，并为计算机存储和缩微化创造条件，从而更好地发挥本院档案的作用，特制定本制度。1、鉴定工作的要求1.1要执行《科学技术档案工作办法》等国家有关档案鉴定的规定。1.2要把档案鉴定工作作为本院管理的一项工作内容。1.3在鉴定档案价值和划定保管期限时，要有正确的观点，即全面的观点、历史的观点和发展的观点。1.4鉴定时要逐项、逐份、逐张审查，并做到帐物相符。1.5本院档案的鉴定工作，需每年进行一次。2、档案的鉴定2.1归档前鉴定2.1.1由有关业务部门或组卷人员对所归档的文件材料进行一次价值鉴定工作。2.1.2鉴别文件材料有无保存价值，剔出无保存价值的文件材料。2.1.3鉴别文件材料价值的大小，对每一个归档的保管单位划出保管期限。2.2归档后鉴定2.2.1由本院综合档案室提出鉴定工作任务。2.2.2成立鉴定小组，由医院有关领导、科室负责人和档案室人员组成。2.2.3制订鉴定工作计划。2.2.4鉴定时，要以本院的档案保管期限表为依据和标准，采取直接审定档案内容的方法。以个人初审和集体审查两个步骤，按保管单位确定保管期限和决定档案的存毁。2.2.5编制鉴定报告，在保管单位备考表中鉴定意见，由小组负责人签名，并注明鉴XX期。3、档案的销毁3.1编制档案销毁清册，一式三份，由本院领导审查批准后，一份由综合档案室保存备查，另两份分别报XX区卫健局和XX区档案馆备案。3.2档案的销毁由本院综合档案室负责执行，并与本院保卫科取得联系，指定专人销毁和监销。4、善后处理工作4.1将销毁的档案从目录（包括保管单位目录和有关检索工具）上划掉、注明。4.2凡是档案的保管期限在鉴定中有调整，应对有关的管理工具（如档案目录、保管单位封面等）进行相应的修改。4.3保管单位内文件材料有变动时，应对保管单位进行调整或重新整理。4.4调整库藏档案的排列序列，并继续提供利用。文件材料归档范围及档案保管期限表为了完整、系统地保存本院在工作活动中形成的各种门类和各种载体的文件材料，提高归档文件材料的质量，以适应领导决策科学化和适应医院各项工作的需要，为国家积累门类齐全、结构合理的档案史料，同时，为能准确地划分本院档案的保管期限，提高档案鉴定工作的质量和效率，使保存的档案既能反映和维护本院主要职能活动的历史面貌，又便于档案的保管和提供利用，根据本院的实际，特制定本归档范围及保管期限表。1、编制依据本归档范围及保管期限表以《中华人民共和国档案法》、《科学技术档案工作办法》等国家关于规定文件材料的归档范围及档案保管期限的原则为编制依据，参照《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》，结合本院的实际情况，以条文形式逐条列出本院档案材料的种类、内容，并注明保管期限。2、划分档案保管期限的原则2.1档案的保管期限定为永久、长期和短期三种，其中长期为十六至五十年，短期为十五年以下（含十五年）。2.2确定档案保管期限的原则：确定档案的保存价值，要坚持辩证唯物主义和历史唯物主义的观点，正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，根据本院工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要，全面确定档案的保存价值，准确地判断档案的保管期限。2.2.1凡是反映本院主要工作活动和基本历史面貌的，对本院、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。它主要包括：本院制定的属于法规政策性的文件材料；处理重要问题形成的文件材料；召开重要会议的文件材料；重要的请示、报告、总结、综合统计报表；机构设置、人事任免等文件材料；直属上级机关颁发的属于本院主管业务并要贯彻执行的重要文件材料；非直属上级机关针对本院主管业务并要贯彻执行的重要文件材料。2.2.2凡是反映本院一般工作活动，在较长时间内对单位工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管，它主要包括：本院一般工作问题文件材料；一般会议的主要文件材料；直属上级机关颁发的属于本院主管业务并需要贯彻执行的一般文件材料。2.2.3凡是在短期时间内对本院有参考利用价值的文件材料，列为短期保管。它主要包括：上级机关和同级机关单位颁发的非本院主管业务但要贯彻执行的文件材料。2.3档案的保管期限，是从档案所属年度的翌年一月一日起计算鉴别档案的保管期限，具体按照本单位《文件材料归档范围及保管期表》执行。3、使用方法凡本院开展文件材料归档和档案鉴定时，都要以本归档及保管期限表（详见附表）为依据和标准，把要归档的文件材料和现存档案与表中的内容、保管期限对照，从而有效地、准确地确定属于归档的文件材料和档案的保管期限，并决定其取舍或存毁。4、使用时间本归档范围及档案保管期限表从颁布之日起开始使用，在使用过程中，如发现有不足之处，应随时研究记录，以便修改补充，逐步完善。5、适用范围本文件材料归档范围及档案保管期限表适用于本院文件材料的归档、立卷时案卷保存价值的确定及室藏档案保管期限的定期鉴定等工作。XX区人民医院二00一年十二月XX区人民医院文书档案保管期限表顺序号条款内容保管期限1局党组会议和局机关行政领导会议的文件材料（1）会议纪要、记录、重要的汇报材料（2）一般的汇报材料永久性短期2本院召开的卫生工作会议、专业会议文件和有关材料（1）会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、纪要、简报。（2）会议的典型材料、发言稿、讨论文件等。（3）会议的参考材料、小组记录。永久性长期性短期3主管业务上级机关召开会议的文件材料（1）本院领导在会议上的重要发言材料。（2）会议的报告、总结、决议等文件。（3）简报、参考材料。永久性长期性短期4上级机关颁发的决议、决定、指示、命令、办法、规定、批转和通报等文件（1）针对本单位的（2）属于普发的并需要贯彻执行的重要的一般的永久性长期性短期5上级机关下达有关卫生事业的国民经济计划（长远计划、年度计划和控制数字）长期性6上级机关或有关机关对本单位及本单位对下级机关工作检查形成的文件材料（1）重要的（2）一般的永久性短期7本单位颁发的（包括与其他机关联合颁发的）决定、决议指示、办法、规定、通报、通知和批转等文件（1）方针政策性的、重大问题的、有历史意义的（2）一般业务问题的永久性短期8本单位的请示与上级机关的批复；下级机关的请示与机关的批复；上级领导和本单位领导重要批示。（1）方针政策性的、重大问题的、有历史意义的（2）一般业务问题的永久性短期9本单位制成并反映主要职能活动的工作总结、报告（1）重要的（年度、典型的）（2）一般的永久性短期10本单位调查研究形成的文件材料（1）重要的（典型的、系统的）（2）一般的永久性短期续上表顺序号条款内容保管期限11本单位与与机关协商工作的来往文书（1）重要的（2）一般的长期性短期12本单位编制的各种计划（1）长远的和年度的（2）季度的（3）月份的永久性长期性短期13本单位的和本单位汇总的统计报表和统计资料（1）年度的和年度以上的、典型的、专题的（2）季度的（3）月份的永久性长期性短期14本单位召开的党代表大会和其他代表大会文件（1）通知、会议议程、名单、报告、决议纪要、选举结果、领导同志讲话、大会发言、讨论通过的文件、简报。（2）一般的长期性短期15本单位的党委、团委所形成的文件材料（1）工作报告、计划、总结、会议记录、主要的统计材料。（2）简报等长期性短期16本单位处理群众来信来访形成的有关材料（1）重要的来信、来访记录、摘要单、处理报告等（2）一般来信、来访摘要单、处理报告等（3）一般的群众来信来访记录等永久性长期性短期17本单位任免的材料（1）上级或本单位批准的（2）备案的永久性短期18本单位干部、职工的奖励、处分决定（1）上级或本单位批准的（2）备案的永久性短期19本单位干部、职工的录用、转正、定级、调资、评定职称、退职、退休、离休、抚恤、出国政审等文件材料永久性20本单位的组织、工作办法、章程、人员编制、干部年报表，党员、团员、干部、职工名册等永久性续上表顺序号条款内容保管期限21干部、职工的转移工资、行政、党、团组织介绍信及存根长期性22单位成立、合并、报销、更改名称、启用印章等文件（1）本单位和本单位批准的（2）备案的永久性短期23涉外事件、重大案件的重要报告、批复、总结永久性24本单位的历史沿革永久性25本单位与其他单位以及与外国签订的议定书、协议、合同、换文及有关材料（1）涉及所有权的，国外的正本、副本（2）谈判过程中形成的文件重要的一般的永久性长期性短期26本单位政事务、文书处理，档案工作等机关内部制度、办法。短期27同级机关和非隶属机关颁发的非本单位主管业务但需要贯彻执行的办法、规定、通知等文件短期28下级机关报送来的统计报表（1）典型的、重要的（2）年度的（3）一般的永久性长期性短期29下级机关送来的统计报表（1）年度和年度以上的（2）季度和月份的长期性短期XX区人民医院基建档案保管期限表顺序号条款内容保管期限1项目建议书及批复、设计任务书、计划书永久2项目地质水文及批复、设计、勘查设计、勘查报告、地质图勘查记录及其他设计基础材料永久3初步设计、施工图设计、设计计算书、审批材料预算及其他设计依据文件永久4概预算审批文件永久5征用土地批准文件及红线图、拆迁补偿协议书永久6施工协议、工程承包合同书或协议书、招标投标、文件施工记录永久7建筑施工图纸、设备安装图纸永久8建材质量检验、工程质量鉴定验收、事故处理、图纸会审记录、变更通知书长期9隐蔽工程记录、上下水、电、汽管线路图永久10竣工总结、验收报告、决算、竣工图纸、竣工交换文件永久XX区人民医院会计档案保管期限表顺序号条款内容保管期限备注1会计凭证类单位预算会计各种原始凭证和记帐凭证15年包括传票汇总表2会计帐簿类日记帐15年3总帐15年4明细分类登记帐15年5现金出纳、银行存款帐25年6会计报表类财务会计年报（决算）永久7会计月、季度报表5年8其他类会计移交清册15年9会计档案保管清册25年10会计档案销毁清册25年XX区人民医院声像档案保管期限表顺序号条款内容保管期限1本院召开会议形成的声像材料：（1）综合性工作会议和重要的专业工作会议（2）一般的专业会议、座谈会永久长期2上级党政领导人视察本院工作的声像材料永久3本院领导参加重大业务活动的声像材料永久4本院历届领导人的照片永久5记录本院开办新业务及取得工作新成果的声像材料永久6本院受表彰先进集体和个人，开展技术比赛，评定技术职称活动的声像材料长期7本院举办的重要庆祝活动的声像材料永久XX区人民医院设备仪器档案保管期限表顺序号条款内容保管期限1申请购置设备仪器报告、批复短期2随机图纸及文字材料（维修、说明书）短期3设备仪器开箱验收记录短期4安装调试、检测验收报告等短期5设备仪器运行记录及事故分析处理报告短期6维修、保养计划及记录短期7报废鉴定书、申请报废报告、批复和处理结果短期XX区人民医院医疗事故档案保管期限表顺序号条款内容保管期限1各项医疗事故档案，包括群众投诉信、病历、医疗事故技鉴定委员会鉴定书等资料永久XX区人民医院档案工作机构及职责一、综合档案管理领导小组：由院领导、科室负责人，档案管理人员组成，负责全院档案工作的宏观调控，根据国家和卫生行政部门有关档案工作的法律、法规，制定本院档案发展规划，解决工作中的实际问题。日常工作由医院办公室负责。二、综合档案室配备专职管理人员。综合档案由医院办公室领导，业务上受区档案局的监督和指导。它的基本任务是：1、贯彻执行国家和卫生行政部门有关档案工作的法律、法规和规定，做好医院各种门类档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。2、制定本院档案工作计划和各项规章制度，对各科室的档案进行业务指导、监督和检查。3、负责档案编研工作，积极开发利用档案信息资源，为医院各项工作服务。4、集中统一管理本院各门类、载体档案，并进行必要的整理、鉴定和统计，按规定向区档案馆移交档案。5、办理领导交办的其他有关档案事务工作。三、各科室设兼职档案资料员，负责本科室形成的文字材料的收集、整理、立卷和归档工作。四、档案鉴定小组由主管档案工作的领导、科室负责人和档案人员组成，它的主要职责是根据档案管理的有关规定，定期对档案进行鉴定，提出存毁意见。附：一、综合档案管理领导小组组长：XXX副组长：XXX组员：XXX梁漫玲程中柳徐文XXX二、综合档案鉴定领导小组组长：XXX副组长：XXX组员：XXX梁漫玲程中柳徐文XXX三、档案人员网络：科室姓名性别年龄文化程度参加工作时间从事档案工作时间是否党员技术职务办公室XXX男28大专1996.82000.10是保密员医务科梁漫玲女20中专2000.82000.10否资料员信息科程中柳女31中专1988.82000.10否资料员办公室XXX男40大专1981.92003.10否资料员医技科徐文男31大专1990.72000.10否XX区人民医院档案人员岗位责任制与考核办法一、为落实档案人员的岗位职责，提高其工作积极性，特制定本办法。二、档案人员是指本院领导小组成员、档案室人员及各科室兼职档案资料员。三、档案人员须履行以下职责：1、坚持四项基本原则，贯彻执行国家有关档案工作的法律、法规和规定，遵守本院的各项档案管理制度。2、熟悉掌握档案业务知识，认真做好各科室的档案资料的收集、整理、立卷、归档、移交、统计工作。各科室须在每年4月底前将上一年的档案归档完毕，并按规定向档案室移交。3、定期对档案的价值进行鉴定，造册登记，对已超保管期或无保存价值的档案进行鉴销。4、负责档案的编研工作，积极开发利用信息资源，为本院各项工作服务。5、档案室人员定期到各科室进行档案工作业务指导、监督和检查，发现问题及时指正并向有关领导汇报。6、做好档案的保密工作，凡涉及党和国家机密与专利的档案，不得对外开放。7、提高警惕，加强安全防范，保证档案安全、完整。四、考核与奖惩1、档案工作作为档案人员工作实绩的一个重要考评内容，结合本院目标管理考核，每半年考评一次。2、作为评选单位、科室先进个人的条件，根据岗位职责未完成任务，不遵守档案管理制度，全院内通报批评，年度考核不得评为优秀，并按情节轻重扣发奖金。3、本院档案室存放的秘密文件内容外泄，使单位或国家造成损失或不良影响，将按保密法规规定，追究有关人员责任。4、由于档案人员人为因素，造成档案损失的，追究有关人员责任，并扣发奖金。5、工作不负责任，不胜任本职工作的则调离档案岗位工作。6、在档案工作中认真履行岗位职责，积极完成任务，成绩突出，受到上级好评的档案人员，给予通报表扬和奖金奖励。XX区人民医院档案保管制度为做好档案的保管工作，确保档案完整与安全，XX档案的寿命，更好地发挥档案在卫生事业建设中的作用，特制定本制度。一、档案工作人员要热爱本职工作，努力学习和掌握档案保护与管理知识，不断提高业务水XX工作质量。二、档案存放在专用的柜箱，要按《全宗内档案分类方案》进行分类排架。三、认真做好档案的防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防光、防鼠、防高温等工作，确保档案的完整与安全。四、定期检查档案的安全状况，发现问题要及时处理，并向主管档案工作的领导汇报。五、坚持每天对库房内外的温、湿度做一次记录。六、库房要勤打扫、勤除尘、勤通风、保持库房卫生清洁、通风良好。七、库房严禁烟火，非本室人员未经许可，不得进入库房。八、要做好档案的统计工作，节假日前和年终要对库存档案、资料的数量进行清点核对。九、每天下班前要认真检查库房门，关好