天禾股份有限公司财务管理制度

PAGE财务管理制度第一节财务审批制度1、基本规定天禾系统的每一项财务支出，均须按本制度的规定，完成财务支出审批后方可支付。2、预算的审批股份公司需定期编制年度预算（以月度为单位），由股份公司汇总并上报集团财务部总经理审核，董事会批准。3、股份公司的支出审批第二节资金管理制度1、基本规定1.1为加强货币资金的内部控制和管理，保证货币资金的安全，根据《中华人民共和国会计法》和集团公司相关财务制度，制定本办法；1.2本办法所称货币资金是指现金、银行存款和其他货币资金；1.3本办法适用于股份公司；1.4公司财务部应当明确货币资金业务的岗位职责、权限，遵守不相容岗位相互分离的原则。出纳人员不得兼任会计、稽核，会计档案保管，以及非现金、银行存款账目的记账工作。任何情况下，都不得由一人办理货币资金业务的全过程。2、支付程序2.1支付申请。公司有关部门或个人用款时，应当提前提交资金支付申请，注明款项的用途、金额、预算、支付方式等内容，并附有效的单据（如发票、货运单、入库单、验收单、其他单据等）及上级批准的预算、资金申请、出差审批单、招待费审批单、其他相关证明等；2.2支付审批。审批人根据其职责、权限和相应程序对支付申请进行审批。对不符合规定的货币资金支付申请，审批人应当拒绝批准；2.3支付复核。复核人应当对审批后的货币资金支付申请进行复核，复核货币资金支付申请的审批范围、权限、程序是否正确，手续及相关单证是否齐备，金额计算是否准确，支付方式、支付单位是否妥当等，复核无误后，交由出纳人员办理支付手续；2.4办理支付。出纳人员应当对复核过的支付申请再次复核，确认无误后，按规定办理货币资金支付手续，及时登记现金和银行存款日记账，对不符合公司规定的，有权拒绝付款；2.5出纳人员需要从银行提取现金时，应事先获得财务负责人的签批（在现金支票存根联签字）。3、现金管理3.1公司应当严格控制现金借款和现金报销；3.2公司应当加强现金库存限额的管理，超过库存限额的现金应及时存入银行，如遇特殊情况，需超过规定的库存现金限额，该公司财务部必须上报原因并获得股份公司财务部批准后方可超过限额；3.3现金开支范围：现金结算的上限为一千元，公司可以在下列范围内使用现金：3.3.1职工工资、津贴；3.3.2市内交通费；3.3.3购买零星办公用品；3.3.4各种劳保、福利费用；3.3.5零星材料费用；3.3.6出差人员必须随身携带的差旅费；3.3.7小额业务招待费用；3.3.8国家规定的对个人的其他支出及其他零星费用。超出现金支出范围的不得使用现金。3.4现金安全管理：3.4.1公司设保险柜保存现金，库存现金的日常收支和保管由出纳负责；3.4.2出纳库存现金限额为1万元。出纳必须严格执行核定的库存现金限额，每日的现金余额不得超过核定的库存限额，超过部分应及时解交银行；3.4.3各公司取得的货币资金收入必须及时入账，现金收入应于当天（最迟应于下个工作日上午）存入银行，不准挪用现金，不准私自使用公款，不准用白条抵库，不准坐支现金，严禁私设“小金库”，严禁设账外账，严禁收款不入账；3.4.4出纳现金须做到日清月结，序时记录现金日记帐，出纳每天须自己盘点现金一次，将现金余额上报股份公司出纳主管。每月结帐前财务经理监盘一次，财务经理应在现金盘点表上签字确认，并传真给股份公司出纳主管，财务经理每月至少还随机抽盘两次，并在现金盘点表上签字确认；3.4.5每个收款点必须配备安全的现金保管用具，相关人员应当做好票据与现金的记录与核对工作；3.4.6提取或存放现金应专人办理，办理大额现金提存时必须两人同行，并派专车接送。3.5备用金对频繁使用现金的部门或岗位可借支一定备用金，如收银，备用金纳入库存现金管理。经办人在使用备用金时，如属于预算内款项的支出，按正常的报销流程报销；如属于预算外款项的，应补办申请，财务人员根据批准后的申请进行报销。出纳应随时对备用金的保管及使用情况进行检查，并提出相关意见。当备用金保管人员发生岗位（或工作）调动时，须交回备用金后，才能办理调动手续，接替其工作的人员应重新申请备用金。4、银行帐户管理4.1银行帐户管理实行“收支两条线”银行账户管理，各地公司分别设立收入账户和支出账户，不得混用。4公司开立账户时，必须经4股份公司财务部批准后，方可开立账户，不得擅自开立账户。对于临时性、长期不用的账户应及时清理、撤销，撤销账户必须经万千百货股份公司财务部批准后，方可撤销。严禁出借、出租账户给外单位或个人使用，严禁为外单位或个人代收代支、转账套现。4.2银行账户印鉴必须分开保管。财务专用章及法人代表个人名章应分设专人保管，严禁由一人全部保管（原则上财务专用章由财务负责人保管）。印鉴保管人出差时委托他人代管，但不得由一人同管。4.3银行存款管理出纳根据经济业务的发生时间序时登记银行存款日记帐（分账户），随时掌握银行存款余额情况，并每天填写银行存款日报表，上报财务部负责人和股份公司出纳主管；结算金额在1000元以上的支出业务必须通过银行存款帐户转账，由经办人按照支付审批流程完成所有审批手续并附相关单据后，出纳开具转账支票，对审批手续或所附相关单据不完整的，出纳不予办理。出纳收到支票后，须及时送存开户银行，不得压票或延期办理，更不允许错过支票有效期；公司财务部应当指定专人（会计）定期核对银行账户金额，会计每月编制银行存款余额调节表（如有未达帐项，须查明原因，并及时跟踪到帐情况）经财务负责人签字后，报股份公司财务部出纳主管。5、监督检查股份公司财务部建立对货币资金业务的监督检查制度，明确监督检查机构和人员的职责权限，定期和不定期地进行现场检查。对监督检查过程中发现的薄弱环节，须立即采取措施，控制风险；天禾系统所有人员调离公司、离职时，财务部必须检查公司是否给该员工办理了信用卡，如办理了，调离公司的，将信用卡年费转入调入公司；离职的，书面通知离职人员和银行，公司不再承担该信用卡的所有风险和年费。第三节票据管理制度1、银行票据管理1.1银行票据由出纳统一购买、保管和使用，包括现金支票、转账支票、银行本票、银行汇票、银行结算凭证等；1.2出纳购买银行票据须经财务部负责人批准，银行票据存放在保险柜中，建立银行票据登记薄，记录银行票据的领、用、存情况；每月要对银行票据进行一次清点，财务部负责人负责审核，确保银行票据安全、合理使用；1.3出纳开具银行票据的流程为：根据集团要求，公司财务部不得用网上银行支付各种款项。1.4不准签发空头支票、远期支票；严禁出租、出借支票；1.5从银行领用的空白票据必须指定专人保管，应坚持票印分管的原则，空白票据和财务专用章不得由一人保管；1.6各业务部门应填写“转账请款单”，完成财务支出审批程序后，由财务部签发支票；1.7出纳必须按支票号码在“支票领用登记簿”上顺序编号，并写明开票日期、收款单位名称、款项用途、金额或规定的款项限额；支票领用人必须在支票存根及“支票领用登记簿”上签字；1.8作废支票不准撕毁或丢失，注销后与存根一起附在下一张支票的记账凭证后保存，同时将作废支票右上角的支票号剪切后粘贴于“支票领用登记簿”相应支票号栏。2、发票管理2.1本制度所称发票是指增值税专用发票、销售普通发票、服务业发票，税务局监制的收据及其他收款收据；2.2发票由公司财务部指定专人管理；2.3发票的购买及领用2.3.1发票购买由财务部专人持《发票领购簿》，按税务机关核定的发票种类、数量进行购买。发票购回后交财务发票管理人员，在发票登记薄上登记，增值税发票须及时读入税控机中。2.3.2发票的领用各使用部门到财务部发票管理人员处领取发票，将已使用的发票存根联交回，经验明无误后，在发票登记薄上核销，发票管理人员再发给新的发票，领用人在发票登记簿上签字。2.3.3各使用部门领用的发票只能自用，不得相互借用。2.4增值税发票的开具2.4.1由财务部人员根据实际交易开具增值税发票（须收回销售小票第一联（给客户联）并粘贴在增值税发票存根联后面）；2.4.2在取得税务机关出具的《进货退出及索取折让证明单》或对方尚未认证的原增值税发票后，财务部人员方可开具增值税红字发票。2.4.3以下行为不得开具增值税发票：(1)购进的商品用于本公司员工福利、内部使用；(2)向个人消费者销售应税商品；(3)向小规模纳税人销售应税商品；(4)向一般纳税人销售自用的应税商品，原则上不得开具增值税发票，如对方要求，在取得对方一般纳税人资格证明的复印件（盖鲜章）后方可开具。2.5普通销售发票的开具由客服中心人员根据实际交易开具普通销售发票（须收回销售小票第一联（给客户联）并粘贴在普通销售发票存根联后面）；不得虚开，不得开具与实际交易不符的发票，必须按发票号码顺序填开；填写时要项目齐全、内容真实、字迹清楚，同一张发票的所有联次必须一次复写，且各联次内容必须一致。2.6服务业发票的开具2.6.1由财务部人员开具服务业发票；2.6.2财务部在收取供应商增值税发票同时为供应商开具所扣货款相应的服务业发票；2.6.3开具服务业发票的内容须与对帐单扣款项目一致，所开单位名称须与供应商增值税发票上的单位名称一致，填写时要项目齐全、内容真实、字迹清楚，同一张发票的所有联次必须一次复写，且各联次内容必须一致。2.7收据的管理视同发票管理。3、供应商发票的收取3.1供应商的结算发票由财务部负责收取，商品部协助；3.2财务部须认真核对发票的名称、税号、注册地址是否与供应商资料一致，发票印章是否清晰，发票印章是否有盖重，发票密码区是否出格，发票金额是否与对帐单金额一致；3.3财务部收取发票后在供应商对帐单上加盖“已收发票”章。财务部收到税票后审核发票是否准确、有效，并及时进行网上认证，未通过认证的，及时通知供应商，避免无法换票给供应商带来损失与不必要的麻烦；3.4当月需要结款的发票收取截止日为当月15日，之后收到的发票到下月进行付款。结算手续齐全，因其他原因需要对供应商进行扣款或延迟付款时，由商品部确认后财务才能执行。4、其他规定各部门使用完并交财务部核销的票据由票据管理人按顺序装订成册，填写清单，以备税务机关检查。5、发票稽核财务部发票管理人员有权不定期对发票的使用情况进行稽核，对违规操作的，报告财务部及相关部门负责人。第四节会计报表管理制度1、会计报告编制1.1财务会计报告应包括会计报表、会计报表附注和财务管理报表等。1.2会计报表包括：1.2.1资产负债表；1.2.2利润表；1.2.3现金流量表；1.2.4所有者权益变动表；1.2.5其他报表。1.3会计报表附注应包括下列内容：1.3.1主要会计政策；1.3.2关联方的关系及交易说明；1.3.3重大资产的转让及其出售情况；1.3.4重大投资和融资活动；1.3.5会计报表中重要项目的说明；1.3.6有助于理解和分析会计报表的其他说明。1.4财务管理报表1.4.1月度资金收支表1.4.2月度资金收支计划1.4.3月度销售情况表1.4.4月度纳税及返还情况统计表1.5预算管理报表1.5.1预算差异分析报告2、会计报告报送2.1月份财务会计报告仅须报送会计报表和财务管理报表；季度、半年度和年度财务会计报告须包括会计报表、会计报表附注。2.2财务会计报告的报送时间和要求每月5日，公司财务部负责人（含财务副总）将上一月的财务报表，报送到股份公司财务部。股份公司财务部编制合并报表，经股份公司分管财务副总经理审批后，于当月10日报送集团财务部、分管百货副总裁，并抄送相关人员。第五节会计档案管理制度1、会计档案的分类会计档案指记录公司经营情况的所有资料，包括但不限于会计凭证、帐本、报表、协议、合同、对帐单、商品入库单、出库单、退货单等原始单据。2、会计档案管理权限会计档案必须按照业务的先后顺序分类分月及时装订成册，协议、合同、报表等重要资料由财务部负责人保管，会计凭证、帐本等由财务主管保管，与厂商销售及成本有关的销售（退货）凭证、销售日报表等原始单据由结算会计保管，且装订成册。档案管理必须安全，避免水浸、雨淋、虫咬、丢失等现象。3、会计档案的调阅会计挡案属公司机密文件，一般情况下不得带出财务部，如有特殊情况需总经理和财务部负责人共同批准后方可带出，使用完毕必须当日归还，并做好借用记录。非财务人员因工作需要调阅会计档案，须财务部负责人批准，并做好调阅记录。4、会计档案的销毁会计档案的销毁必须符合财务制度规定的年限（规定附后），各公司财务部提出申请，汇报需销毁的档案内容、册数、年限等，经股份公司分管财务副总经理、总经理审批，集团财务部批准后方可进行。销毁时必须装箱，财务、行政和现场管理员三方人员在场共同监督销毁。5、保管年限规定5.1会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证的保管年限都是15年；5.2会计账簿类：总账、明细账、日记账（除现金日记账和银行存款日记账）、辅助账簿的保管年限都是15年；现金日记账、银行存款日记账的保管年限是25年；固定资产卡片是在固定资产报废清理后保管5年；（长期保存）5.3财务报告类：月季度财务报告（包括文字分析），保管年限是3年；年度财务报告（决算）（包括财务分析）属于永久性保管；5.4其他类：会计移交清册的保管年限是15年；会计档案保管清册、会计档案销毁清册永久性保管；银行余额调节表、银行对账单的保管年限是5年。第六节会计稽核管理制度1、总则1.1为加强对会计核算工作的检查和监督，保证各公司会计核算的合法性、真实性和准确性，正确反映经营成果，根据国家《会计法》、财政部《会计基础规范》有关规定，结合本公司实际情况，制定本制度；1.2会计稽核工作由各地百货公司财务部负责人组织，指定专人施实；1.3会计稽核工作包括对库存现金及银行存款、有价证券、原始凭证、记账凭证、会计账簿、会计报表、各项财务收支、财务档案、合同签定等的稽核。2、会计稽核工作的主要内容2.1原始凭证的稽核2.1.1原始凭证是否合法；2.1.2原始凭证所反映的经济业务是否真实、合法、合理；2.1.3填制日期、凭证填制单位名称、填制人员的签章、经办人员的签章等原始凭证的内容是否完备；2.1.4从外单位取得的原始凭证是否盖有填制单位的公章（或财务专用、发票专用章）；从个人取得的原始凭证是否有填制人员的签名或盖章；自制原始凭证是否有经办单位领导人或其指定人员的签名、盖章；2.1.5数量、单价和大小写金额是否相符；2.1.6报销手续是否完整，是否在审批权限以内。2.2记账凭证的审核2.2.1填制日期、所附原始凭证张数以及填制凭证人员、稽核人员、记账人员、会计机构负责人、会计主管人员的签字等内容是否完整；2.2.2摘要是否完整、准确；2.2.3凭证编号是否连续；2.2.4会计科目的运用是否妥当；2.2.5填列的金额是否与原始凭证相符。2.3会计账簿的稽核2.3.1会计账簿的登记是否做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整；2.3.2账证、账账、账表、账实的金额是否相符；2.3.3记账差错的更正是否正确。2.4会计报表的稽核2.4.1会计报表的编制是否做到数字真实、计算准确、项目齐全、内容完整、说明清楚，2.4.2会计报表各项目之间、各会计报表之间的勾稽关系是否正确。2.5库存现金及银行存款2.5.1盘点的库存现金是否与现金日记账、财务账的现金科目余额相符；现金是否按规定保管；库存限额是否符合规定；2.5.2库存现金是否有以白条、单据抵充现象；2.5.3支票签发金额与银行存款日记账是否相符，空白未使用支票是否齐全，作废支票是否按照规定处理，是否建立并使用“支票登记薄”；2.5.4银行存款余额调节表是否按时编制、正确，未达款项是否及时清理。2.6有价证券2.6.1购入及出售手续是否完备；2.6.2盘点的有价证券的种类、面值及号码是否与账簿、台账记载相符；2.6.3是否定期盘点、抽查库存有价证券。2.7各项财务收支2.7.1收款程序是否符合公司制度的规定，各项收入是否已全部入账；2.7.2付款支出与物品领用，是否在预算范围内或经核准的范围内，是否有浪费或与业务无关的开支，各项费用的列支是否按照规定办理；2.7.3各项收支单据是否齐全、审批手续是否完整。2.8财务档案2.8.1财务档案是否按规定装订；2.8.2财务档案是否完整、分类保管；2.8.3财务档案是否有详细的清单目录；2.8.4财务档案借用、调阅是否符合档案管理规定。3、会计稽核工作要求3.1稽核人员应严格执行会计工作规范和公司财务管理制度；3.2各公司应每半年形成稽核报告，并报上一级财务部审核；3.3稽核人员对因工作疏忽、错误产生的差错应及时要求经办人员予以纠正，并视情节向有关领导汇报；3.4稽核人员对违反集团有关规定和国家法规的舞弊行为，应当立即制止和纠正，并立即向相关领导报告。第七节财务人员工作交接管理制度1、交接的前提条件l.1财务人员工作调动或离职，必须将本人负责的财务工作全部移交给接替人员。没有办清交接手续的，不得调动或者离职；1.2接替人员应当认真接管移交工作，并继续办理移交的未了事项。2、交接的准备工作2.1财务人员办理移交手续前，必须及时做好以下工作：2.1.1已经受理的经济业务尚未填制会计凭证的，应当填制完毕；2.1.2尚未登记的帐目，应当登记完毕；2.1.3整理应该移交的各项资料，对未了事项写出书面材料；2.1.4编制移交清册，列明应当移交的会计凭证、会计帐簿、会计报表、印章、现金、有价证券、支票簿、发票、文件、其他会计资料和物品等内容；移交人员还应当在移交清册中列明财务系统软件密码、财务软件数据磁盘（磁带等）及有关资料、实物电子文件、数据磁盘等内容。3、监交财务人员办理交接手续时，必须有监交人负责监交。一般财务人员交接，由务部负责人负责监交；财务部负责人交接，由股份公司财务副总经理负责监交，特殊情况下必须由审计部门进行离任审计，然后进行交接。4、交接内容4.1移交人员在办理移交时，要按交接清单逐项移交；接替人员要逐项核对点收；4.1.1现金、有价证券要根据会计帐簿有关记录进行点交。库存现金、有价证券必须与会计帐簿记录保持一致。不一致时，移交人员必须限期查清；4.1.2会计凭证、会计帐簿、会计报表和其他会计资料必须完整无缺。如有短缺，必须查清原因，并在移交清册中注明，由移交人员负责；4.1.3银行存款帐户余额要与银