无纸化电子会议系统-0223

湖南省会议室无纸化会议系统

设计方案无纸化电子会议系统V1.0长沙天佛科技有限公司TOC\o"1-5"\h\z刖言 3一、系统结构 错误！未定义书签。二、系统介绍 3三、操作说明 错误！未定义书签。\o"CurrentDocument"服务程序启动登录 6\o"CurrentDocument"基本参数设置 6会议客户端设置 6管理员设置 7权限组设置 7\o"CurrentDocument"简介录入 7常用用户设置 7\o"CurrentDocument"会议参数设置 7会议申请录入 7会议内容录入 7问卷内容录入 8参会人员录入 8特定座位设定 9\o"CurrentDocument"会议控制管理 9查看结束会议 9查看未开会议 9正在进行会议 9参会客户管理 9\o"CurrentDocument"会议结果查询 9批注结果查看 10会议问卷结果 10会议签到情况 10\o"CurrentDocument"四、客户端程序 10系统登录 10\o"CurrentDocument"本次会议项目 10\o"CurrentDocument"单位介绍 11本次会议议程 11本次会议内容 11会议问卷调查本次会务指南会议问卷调查本次会务指南本次会务视频播放视频窗口网络服务功能..会议小纸条....秘书管理功能…会议管理控制表决结果查看： 错误！未定义书签。批注结果查看 错误！未定义书签。问卷调查结果 错误！未定义书签。会议签到情况 错误！未定义书签。端配置说明 错误！未定义书签。五、输入库操作说明 错误！未定义书签。备份数据库 错误！未定义书签。错误！未定义书签。进入备份数据库界面 错误！未定义书签。恢复数据库 错误！未定义书签。前百无纸化会议会商讨论强调无纸化、环保的理念，无纸化系统不仅能提高工作效率，并且对于建设一个高效，节能，低碳的社会也具有深远的意义。本软件系统已获批国家知识著作权，系统自推出后，得到用户的一致好评。系统介绍1）功能介绍1、会议流程：会议组织者通过会议管理主机对召开会议的内容进行全盘管理，并将一个会议通知或文件分发给多个领导的秘书电脑，在领导秘书得到确认后回复到会议管理主机，方能形成会议资料的发放。2、会议文件交互显示：会议秘书（主持人），可以将多个文件或他的屏幕实时广播到每个与会者的屏幕上，这样在讨论的时候，可以保证与会人员和主讲人的会议内容同步。同时考虑到有些会议，要求每个代表在自己的屏幕上都可以自由浏览本次会议的多个文件。另外可选择会议秘书（主持人）以远程方式打开所有与会人员桌面显示会议文件，减少与会者的操作手续。3、会议保密功能：根据省委会议的特点，会议秘书在会议召开前选择是否为保密会议，如果为保密会议，在会议结束后，系统就会自动对本次会议文件从物理硬件上彻底的粉碎掉文件，在硬盘存储空间上不留一点痕迹。充分达到保密的要求。4、会议文件分发：会议秘书将会议文件提前上传至会议室内的服务器，参会人员签到后（可以不签到），系统将自动将本次会议的所有文件资料下载到每个参会人的电脑中可以选择本次会议每个会议代表都是否可以通过自己的会议电脑来对会议讨论文件进行修改，增加文件的批注，非常方便。5、会议电脑电源管理：实现远程开关机，方便用户操作，在主席机上，通过开机按键，可以将会议室内的所有机器全部打开。会议结束后，可以实现将所有机器全部关闭。大大方便用户的操作。6、会议签到功能：参会人员就座后，点击“进入会议”，电脑进入会议系统，同时参会人已经轻松完成会议签到，系统将自动统计本次会议的到会人数、缺席人数，自动存档备查。7、会务信息显示功能：会议日程选项中将显示本次会议的标题、时间、流程（包括每个流程包含的会议文件）等会议日程。参会人员可以随时查看参会人员名单和座位编排图。8、会议小纸条功能：会议代表可以给主席（或同意任意一个代表）发送即时信息，方便会议中人员的交流。9、会议文件批注功能会议文件除供参会人员浏览之外，更增加了批注修改功能，参会者可根据需要，在工具栏中选择手写输入文字、圈划等工具在文件上进行批注，并支持保存批注修改过的文件。10、会议记录功能对所有会议资料和会议过程资料进行保存，替代参加会议时需要携带的记录本，可以在会议记录上进行手写或打字、圈划，并保存会议记录。11、问卷调查功能会议问卷调查功能将实现参会人员在线问卷调查，问卷结果自动统计、实时显示、快速完成。12、多软件界面同平台管理：会议管理员可以在一个平台界面上完成会议软件以及会议室的所有设备控制的操作。13、后台管理功能强大的后台管理功能，可以设置编排会议概况、参会人员及座位、会议文件、阅读权限和会议投票等内容，使会议策划设计更加科学方便高效。2）无纸化会商讨论软件系统的特点：1、系统功能强大无纸化会商讨论系统的设计目标是通过网络，完成单位团体内部会议室文件的分配与共享，实现无纸化会议，与会人员在同一时间同一界面上实现多个会议提案提前预览、审阅，从而提高会议效率、简化办事步骤、加快办公速度。无纸化会商讨论软件系统有二种模式：1主控（秘书）电脑+终端（用户）电脑模式，2、主控（秘书）电脑+终端（主席）电脑+终端（列席）电脑模式。主系统软件和数据集中存放于秘书电脑中，软件的安装与升级在会议服务器电脑上进行，不影响用户的使用，终端用户只需使用鼠标或触摸屏对界面图标点击，就能完成所有对应的功能。就像浏览网页一样，就能了解所有的会议每一个议题内容及过程。无纸化会商讨论软件系统节约开支提高兼容性，本文件管理系统无需在客户端安装复杂的客户端程序，低维护成本，与会人员使用触摸屏或鼠标即可在桌面环境下办公，根据用户要求，可以远端加入会议讨论或接入办公OA系统。无纸化会商讨论软件系统全方位文件处理功能，系统涵盖所有会议室文件的流转、资源信息交流等。具体的权限分配、多层的安全控制机制确保用户只能使用赋予了授权的资源。可以对不同权限的用户、工作请求，提供了任务具体到每个与会人员的机制，与会人员可以看到属于自己权限的文件及共享文件。无纸化会商讨论软件系统的设计基础是我公司设计人员对政府机关、企业会议室流程的深刻理解，并综合考虑了政府机关和大中企业在会议室文件分配与共享的实际需求，自主开发的实用会议系统。软件交互用户半年内可根据用户需求对软件进行合适的修改。2、智能化和稳定性程度高：会议室多个设备控制软件界面同平台管理：我们根据贵单位要求，可以把原会议室的中控界面、会议话筒管理界面、新的继电器电源管理界面、无纸化会商界面放在会议服务器的一个界面上实现链接完成所有操作工作。无纸化电子会议系统体现多元化支持功能：（1）支持固定台式机或移动便携机；；（3）支持Office和WPS手写批注；（4）具有会议自动签到功能、会议资料自动下载功能、保存手写批注功能、发言人桌面同步共享功能等。充分体现该系统的高智能化特色。配合先进的网络电源继电器，对设备的运行情况进行远程在线电流，电压检测，在会议室机房内外可以多环节保障会议设备的稳定和检测。3、操作简便易学会议秘书或会议系统操作者只需掌握基本的Windows操作工具，就能顺利的操作电脑使用该软件，学习培训过程简便快捷。4、安全保密性强无纸化电子会议系统具有完善的权限细分，经过提前设置，本次会议的哪些文件允许浏览、下载，允许哪一级别的人员浏览、下载等，如为保密会议。则会议结束后，所有资料自动删除，更便于用户对会议安全进行管理，提高会议的安全保密性。6、环保、节能会议过程中省去大量的纸张及会议资料打印、修改、印刷、装订等许多中间环节对纸张的浪费。配套电子桌牌系统对与会人员的座位信息也进行无纸化摆设，并可根据会议实际需求对参加会议人员座位名称内容随意调整。更好的节省资源和人力成本。该系统蕴含的环保、高智能化的理念更体现了系统的价值所在。三.软件操作说明服务程序启动登录双击无纸会议系统服务程序，服务程序启动，进入登录界面，如下：输入进入服务系统的用户名与密码后，点击登录按钮，进入服务系统程序主界面。基本参数设置点击服务系统左边的系统参数设置，将出现下拉框，点击里面的基本参数设置，将在右边弹出设置系统参数的窗口.会议客户端设置设置连接到系统的客户端电脑名称等信息。主要功能是为了后面的座位邦定参会人员进行设计的。在客户端名输入标识客户端电脑名称，客户端ip输入实际ip,如果为自动获取ip的可以不输入，选择所属会议如“会议厅”，点击增加按钮就可以增加一条新的纪录，如果不需要可以选中点删除按钮删除。管理员设置主要是设置进入服务系统的人员。输入管理员名称与密码后可以增加一个管理员。点删除按钮可以删除不需要的管理员。权限组设置主要是给参加会议的人员设置一些权限组。现有系统主要需要针对秘书设置一个秘书权限组，秘书权限组具有一些特殊的功能。简介录入主要是录入介绍公司或单位的文档，支持ppt,word,html等格式文档。一般介绍最好做成ppt录入。另外终端用户在打开一个界面时可以在会议服务器上点击观看视频文件，视频文件以窗口形式叠加在其它文档上面。常用用户设置对于一个政府部门以及事企业单位，平常参与会议的人员都比较固定，所以可以在这里录入比较常参加会议的人员资料，在以后的会议资料里面，可以选择出以及录入的人员，而不需要再重新录入。会议参数设置点左边的“会议参数设置”，出现的菜单如下图，主要有会议申请录入、会议内容录入、问卷内容录入、参会人员录入、特定座位设定功能：会议申请录入在开始一个会议前，需要申请一个会议，点会议申请录入，在右边弹出申请会议相关资料的界面。在上面的界面中输入会议名称，参会人数等信息后，点申请，系统会自动生成一个会议标识，并且在最下面的提示框里面输入申请会议的相关信息，则申请会议成功，点继续填写资料，进入刚才申请的会议。会议内容录入进入申请的会议后，点会议内容录入，录入会议相关资料。点选择会议文档按钮，在弹出选择文件的系统对话框里面选择编辑好了的会议文件（主要是word、ppt、html文档），然后点击增加，系统自动读取文档内容存入到数据库中去，并且显示在界面上。点删除会议文件，即可对错误增加的会议文件进行删除处理。点选择视频文件，在弹出的系统对话框中选择一个需要播放的视频文件（主要是winplayer能播放的视频文件，包括mp3等音频文件），点增加，由于视频文件一般比较大，所以系统会把视频文件拷贝到iis目录下面去，供客户端通过iis访问服务器进行播放视频。如果有会务指南文件或会议日程文件，那么点相关按钮，在弹出系统对话框内选择对应的文件，点保存即可。在题目里面输入投票表决的题目，然后点增加题目，就完成了一个表决题目的增加，如果输入有误，可以删除再重新增加。问卷内容录入问卷内容分为2个部分，一部分为选择题，一部分为问答题。需要增加选择方式的调查，那么在选择题型的题目里面输入拟定好的问卷题目，然后再题目类型里面选择是单选还是多选题。然后点增加题目，就可以增加一个选择型的问卷题目。增加完题目后，需要选择一个序号，从1开始，增加选择题型的选择项目。需要增加问答方式的调查，请在填写题型的题目里面输入拟定好的问卷题目，点增加题目就完成一个问答方式的调查题目。参会人员录入录入参与本次会议的人员，如果是系统设置的常参与会议的人员，那么就在右边的部门里面需要是那么部分的，然后选中参与的人员，选择一个权限组，点增加按钮就可以增加人员，如果需要显示所有人员，那么部门选择的地方选择一个空白的即可以。如果人员不是系统常设人员，那么在左边上面的输入框中输入或选择相关的信息，然后点录入，就可以增加一个不是系统常设人员来参与此次会议。特定座位设定主要是帮定哪一个座位（对应特定客户端计算机）是哪个参会人员指定的座位。选择一个参会人员，然后选择一个会议厅电脑名称，点绑定按钮，就会在右边的框里面显示出来绑定的信息。会议控制管理点左边的“会议控制管理”，出现的菜单如下图，主要有查看结束会议、查看未开会议、正在进行会议、参会客户管理4个功能查看结束会议主要是查看已经结束了的会议。查看未开会议主要是查看还没有开始的会议，主要是提前申请了会议资料，并且进行了会议资料录入，但是还没有开始进行会议。未开会议可以点“开始会议”按钮开始一个会议，点“进入会议”按钮编辑会议资料。正在进行会议主要是查看已经申请开始的会议。正在进行可以点“结束会议”结束完成的会议，点“进入会议”按钮编辑会议资料，点“退出会议状态”将正在进行的会议转入没有开始的状态。参会客户管理参会客户管理在上图左边显示所有参与会议并且已经登录系统的用户，选中一个点“同步主持人界面”可以让所有登录系统的用户打开与主持人相同的界面与浏览的文档，并且同步到文档的相应位置。“客户端关机”“客户端重启”按钮点下是，相应的客户端将进行关机或重新启动功能。会议结果查询点左边的“会议结果查询”，出现的菜单如下图，主要有表决结果查看、批注结果查看、问卷调查结果、会议前到情况4个功能批注结果查看在文件名称的下拉框中选择一个会议内容的文件，将出现该文件被所有人批注的文本，如果需要看那一个人对此文件的批注，那么在批注人那里选择一个参会员。