建设项目文件的归档(齐鲁万)

建设项目文件的归档一、项目文件的类型

1、项目前期文件：指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。

2、项目施工文件：指项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件。

3、项目竣工图：指项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸。

4、项目监理文件：指监理单位对项目工程质量、进度和建设资金使用等进行控制的文件。

5、项目竣工验收文件：指项目竣工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件。

6、电子文件。

7、项目声像文件。二、项目文件的归档依据石油化工建设项目文件材料归档，主要按《石油化工建设工程项目交工技术文件规定》（SH/T3503-2007）、《石油化工建设工程项目监理规范》（SH/T3903-2004）、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28—2002）和本单位有关规定进行。

三、项目建设各环节主要文件的收集与归档

1、红头文件(项目前期文件)

◆本单位下发的项目文件

◆上级下发的项目文件

◆平行文件

具体来说，项目红头文件有：

1）项目有关的申请与批复；如项目可行性研究的申请与批复，基础设计的申请与批复等。

2）项目有关的会议纪要；

如项目工程建设协调会议纪要等。

3）项目有关的通知；如成立项目部的通知等。

4）项目有关的函和复函；如项目用电的函、项目环境影响评价报告书审查的函。

5）其它。如项目环境影响报告审查意见。归档部门：经理办公室

2、项目评价文件

1）安全评价。如项目安全预评价报告，安全验收评价报告。

2）环境影响评价。如项目环境影响评价大纲、评价报告书。

3）职业病危害评价。如项目职业病危害预评价报告等。

4）水土保持评价。如水土保持报告书等。

5）节能、地震安全评价。

归档部门：安环部等有关责任部门。

3、项目办证文件

1）国家土地使用证；

2）建设用地规划许可证；

3）建设工程规划许可证；

4）工程施工许可证；如项目开工报告表。

5）《选址意见书》、红线图等征地时形成的有关文件；

6）工程质量监督书、工程质量监督申报表等。归档部门：有关责任部门。

4、招标文件

1）勘察招标；

2）设计招标；

3）施工招标；

4）监理招标。凡是实行招标的，每一类招标均需要形成招标文件、投标文件、评议标文件、中标通知书。归档部门：工程部等

5、合同文件

1）勘察合同；

2）设计合同；

3）施工合同；

4）监理合同；

5）质量监督合同（协议）；

6）设备材料采购合同、设备监造合同；

7）其它相关协议。如（供电、供水等协议）归档单位：工程部等有关部门。

6、设计文件

1）工程地质勘察报告；

2）成套购买技术装置的询价书或招标书、合同与技术附件、工艺设计包、基础设计（国外）、设计会议议定书等；

3）总体设计；一般规定，含3套以上工艺装置的投资项目，应编制总体设计。

4）基础设计。

6）桩基检测报告；

7）施工图；

8）双方往来的文件（传真、电子邮件）。归档部门：有关单位和部门。

7、项目涉外文件

1）项目询价、报价、谈判记录；

2）项目协议书、合同书及合同附件；

3）外商提供的有关资料、出国考察报告；

4）项目建设中的来往信函；

5）国外各阶段设计文件、审查、议定书；

6）国外引进设备材料及其设计图纸、说明书；

7）国外设备存储、运输、开箱检验记录、商检及索赔文件；

8）外国技术人员现场提供的有关技术资料及技术标准。归档部门：外事办公室等有关部门。

8、项目设备随机文件

1）设备装箱单、开箱记录、工具单、备品备件单；

2）设备安装图纸、说明书等；

3）设备质量证明文件（产品合格证，材料质量证明书，设备检测、检验、试验等报告，性能鉴定文件等）;4）引进设备应包括装箱单、开箱检验记录、随机资料、商检和索赔文件。

归档单位:谁接收谁归档。

9、项目交工技术文件

1）SH/T3503-2007规定的各种文件：

a）施工组织设计；

b）工程开工、中间交接、交工等工程交付文件；

c）土建、安装工程施工质量检验、检测等质量验收文件；

如：施工记录、施工试验记录、施工质量验收记录、检测报告等。

d）设备、材料质量证明文件及材料检测、复验报告；

如：出厂合格证、厂家质量检验报告、厂家质量保证书、进口商品商检证明、质量检验部门出具的检验报告、环保和消防部门出具的认可文件、设备开箱检验记录、材料进场复试报告等。

e）竣工图。归档单位：各承包单位

2）国家、行业、地方等对项目建设规定的应形成的文件（SH/T3503-2007不含有的文件）如SH/T3503-2007有关条款规定：

4.3建设工程项目中有关铁路、公路、港口码头、电信、35kV以上送变电工程和油气田、长输管道工程的交工技术文件内容及格式应按有关国家标准、行业标准的规定执行。

4.4锅炉、压力容器、起重机械、电梯等安装工程的交工技术文件内容除执行本规定外，还应执行建设工程项目所在地特种设备安全监察管理部门的规定。

4.5土建工程所用的交工技术文件内容和格式除本执行规定外，还应执行建设工程项目所在地建设行政主管部门的规定。注：各省市自治区也相应发布了有关建筑工程交工技术文件格式与要求的地方标准，且必须强制执行。因此，SH3503没有再规定这部分交工技术文件的内容和格式。其附录B（土建工程表格）中所列入的表格是针对石化行业标准中对设备基础、水池等混凝土工程特殊要求，补充了现行国家建筑工程施工及验收规范中所缺的交工技术文件表格和要求。主要有地基验槽（坑）记录、地基处理记录、工程定位测量记录、设备基础复测记录、基础沉降观测记录、水池蓄水试验记录等。

如：山东省对建设项目土建工程主要归档文件：

1、施工试验记录

1）土壤干密度试验报告2）砂浆配合比、抗压强度试验报告3）混凝土配合比、抗压强度试验报告4）钢筋接头（焊接）试验报告5）楼地面、屋面坡度检查记录

2、施工记录

1）地基处理2）地基钎探3）桩基施工记录4）沉降观测记录5）结构吊装、预制混凝土楼板安装记录6）现场预应力施工记录7）施工测温记录8）施工放线测量记录9）通风道、抽气道、烟道、吸排烟道畅通记录10）墙体裂缝情况检查记录11）顶棚、楼地面裂缝情况检查记录

3、隐藏工程记录

1）地基验槽2)基础和主体结构钢筋工程3)钢结构工程4)防水工程

4、竣工验收文件

1）单位（子单位）工程质量竣工验收记录

2）单位（子单位）工程质量控制资料核查记录

3）单位（子单位）工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录

4）分部（子分部）工程验收记录

5）分部（子分部）工程观感检查记录

6）基础、主体等分项工程质量验收记录

7）地面、楼面工程质量验收记录

8）屋面工程质量验收记录

9）其它

10、生产准备、试生产阶段主要形成文件

1）总体试车方案、生产和辅助装置试车方案；

2）项目联机试车方案和投料试车方案；

3）装置开、停车方案；

4）装置调试报告；

5）岗位工艺技术规程；

6）岗位操作法；

7）现场运行及事故应急救援预案和检修方案；

8）技术培训材料；

9）装置运行日志；

10）系统图；

11）试生产产品质量鉴定报告；

12）装置性能试验报告；

13）其它有关文件。归档单位：建设单位项目管理部门

11、竣工验收文件按照《石油化工建设工程项目竣工验收规定》（SH/T3904-2005）规定，建设工程项目竣工验收应包括交工验收、专项验收、生产考核、竣工决算与项目审计、档案验收。

1）交工验收

形成：工程交工证书。

2）专项验收：消防、职业卫生、劳动安全卫生、环境保护。形成：消防验收意见、职业卫生评价及验收意见、劳动安全卫生评价及验收意见、环境影响评价及验收意见。

3）生产考核（生产能力、能耗、工艺指标、产品质量、设备运行、“三废”排放达标情况、环境噪声强度及有毒有害气体深度）形成：考核评价报告、生产考核总结、72h运行记录。

4）竣工决算与项目审计形成：竣工决算报告、审计报告

5）档案验收形成：档案验收评价及验收意见

6）项目质量监督形成：项目质量监督检查报告

7）竣工验收文件形成：竣工验收报告、竣工验收证书、工程设计总结、工程施工总结、工程监理总结、项目质量评审文件、竣工验收会议决议文件。归档单位：有关责任单位或部门

12、项目监理文件的归档

1)监理管理文件:

◆监理大纲、规划、细则等；

◆监理月（周）报、会议纪要、监理总结等；

2)监理工作记录（1）有关通知、记录◆监理通知及回复单、监理指令；◆监理抽检记录、不合格项处置记录、旁站监理记录、见证取样备案文件。

（2）报审报批性文件◆开工/复工报审文件；◆施工组织设计（方案）报审文件；◆分包单位资质报审、特殊工种资质报审；◆设备、材料报审文件；◆施工进度、索赔与支付等报审文件；◆工序报验文件。

3）其它相关文件。如工程质量评估报告、HSE计划书和HSE工作通报等。具体归档范围参照国家和中石化有关规定。

13、设备监造文件

◆设备监造委托合同；监造单位资质材料；

◆监造计划；

◆设备制造的检验计划、检验要求、检验记录及试验报告；

◆原材料、零部件等质量证明文件和检验报告；

◆会议纪要、来往文件；

◆监造日志（月报）、监造总结；

◆其它相关文件。归档单位：设备监造单位

13、项目电子文件(10分)

◆前期文件

◆设备随机资料；

◆施工交工文件；

◆竣工图；

◆监理文件。

◆其它相关文件。归档单位：各相关部门或单位

14、项目声像材料

1）类型：照片、摄像材料；

2）主要内容

◆工程前原貌

◆地基与基础工程（隐蔽）

◆主体工程◆各种安装工程，特别是重要设备的安装◆竣工验收◆竣工后全貌

归档单位：总承包单位、监理单位

四、归档文件的质量要求按《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328—2001）等规定：

1、归档的项目文件应为原件。

2、项目文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。

3、项目文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。

4、项目文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料。如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。

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