最全文件和记录管理程序

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亚新科南岳（衡阳）有限公司企业标准

ASIMCONanyue(Hengyang)Co.,Ltd

QG/NY0202.01-2004

文件与记录控制程序

发布日期：2004-3-30实施日期：2004-3-30

亚新科南岳（衡阳）有限公司发布

前言

本标准由公司标准化委员会提出。

本标准由总师办归口。

本标准由总师办负责起草。

本标准主要起草人：曹山河。

修订历史记录

文件和记录控制程序

1.目的

进行文件资料控制的目的是：

——为执行管理活动、评估质量体系、质量改进提供依据；

——为日常运作及信息传递、内部质量评审、外部质量评审、客户检查提供客观证据；

——对质量改进作业的展开及执行提升绩效的衡量；

——维持培训认知和执行的一致性。

对本公司与质量体系及产品有关的文件和资料（含适当的外来资料）进行控制，确保各有关场所使用文件的有效版本。

2.范围

本程序适用于质量手册、程序文件、作业文件、外来文件、质量记录等文件资料的控制。

3.规范性引用文件

下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

3.1QJ/NY0313设计文件编号规定

3.2QG/NY0

4.04产品图样及设计文件审批规则

3.3QJ/NY0310产品型号及图样编制原则

3.4QJ/NY1003工艺装备编号方法

3.5QJ/NY0604工艺文件编号方法

3.6QG/NY0103编制公司技术标准、管理标准、工作标准的规定

3.7QJ/NY0309产品图样及设计文件规定

3.8QJ/NY0322包装图样编号规定

3.9QJ/NY0602工艺规程格式

3.10QJ/NY0603管理用工艺文件格式

3.11QG/NY0101企业标准管理规定

3.12QG/NY0102企业标准编号规定

3.13QGNY0611工艺文件审批

3.14QG/NY0203.0501受控电子媒体文件和资料的管理规定

3.15QG/NY1001档案管理

3.16QG/NY0406技术文件更改管理办法

3.17QG/NY1004信息安全管理

4.定义、首字母缩写词和缩略语

4.1外来文件

包括客户标准、国家行业标准、国际标准、法律、法规等文件。

4.2受控文件

用于质量控制活动的文件。

4.3非受控文件

不用于质量控制活动，用于参考或以作废的文件。

4.4企业标准

包括质量手册、质量体系程序及其它管理标准在内的标准化体系。

5.权限与职责

5.1档案处负责与质量有关的文件和资料(包括适当范围的外来资料，如标准、规程和顾客提供的图样等)的归口管理。

5.2公司所有的部门对本部门所负责发放的受控文件的有效控制，包括文件发放前的审批、发放记录、归档、更改及回收处理负责，对本部门正确使用受控、有效文件负责。

5.3总师办负责企业标准、质量记录的归口管理。

5.4质量控制部负责产品检验及试验记录（含来自分承包方的质量记录）、计量及实验试验记录的控制和管理。

5.5其他各部门负责本部门应开展的质量活动的记录的控制和管理。

6.过程流程图（见附录一）

7.过程流程

7.1文件规划

7.1.1文件和资料的分类

——企业标准

·质量手册。

·质量体系程序（包括PPAP、APQP、FMEA、SPC、MSA和QSA）。

·其它管理标准

——作业指导书、技术文件

·产品技术文件(产品图纸、产品标准)

·工艺技术文件(包括控制计划、FMEA文件、作业指导书及设备技术、管理文件)

·采购标准、规范

·产品检验和试验文件(包括检验指导文件、质量计划、质量保证计划)、计量标准、规范·检测、计量设备及工装的调试、检定规范

·其它与技术、技改、设备、科技档案、质量等相关的文件和标准、规范及参考文件。

——部门级管理文件。

——合同、协议、订单

·销售合同、协议、订单

·采购合同、协议、订单。

——资料

·国家有关法律、法令、标准

·行业技术标准、规定

·顾客提供的与其所购产品有关的文件（含与更改有关的文件）

·供方提供的与其所供产品有关的文件（含与更改有关的文件）

·证书（国家、行业、认证机构或顾客等颁发的各类证明文件）

·针对某些活动所形成的统计、分析、信息反馈、报告

7.1.2上述文件和资料可以是书面形式，也可以是以电子媒体(如光盘、硬盘、软盘、磁带)、影印胶片等非书面形式存在。

7.1.3在使用过程中分为受控文件和非受控文件。

7.1.4记录的分类

——合格证类质量记录

·主要包括产品合格证、计量检定合格证、基准认定书等。

·合格证类质量记录的编目为“NY证×××”。

——计量类质量记录

·主要包括各种计量、检验、试验设备和器具的校准、检定记录及测量系统分析记录。

·计量类质量记录的编目为“NY计×××”。

——检验和试验类质量记录

·所有对产品进行检验和试验的记录(包括过程控制图、理化分析、产品性能测试、可靠性试验记录、来自分供方的质量记录及不合格产品记录)。

·检验和试验类质量记录的编目为“NY检×××”。

——设备、工装类质量记录

·包括设备验收、精度检验、点检记录、特殊工序设备验证记录、工装的全尺寸检验、验证、周期检定及设备维修等记录。

·设备、工装类质量记录的编目为“NY备×××”。

——管理类质量记录

·主要包括评审、内部审核记录、纠正和预防记录、文件资料管理记录等。

·管理类质量记录的编目为“NY管×××”。

——生产件批准记录

·生产件批准记录的编目为“NY产×××”。

——设计记录

·主要包括APQP文件、设计计划、设计评审、验证、确认记录、设计失效及相的分析、纠正和预防记录、设计更改记录等。

·设计记录的编目为“NY设×××”。

——供方评审及表现记录

·供方及承运商评审及表现记录的编目为“NY供×××”。

——市场记录

·市场记录包括顾客满意度调查、顾客意见、售后服务等记录。

·市场记录的编目为“NY销×××”。

——职工培训类记录

·包括部门级及公司级培训的记录。

·培训类记录的编目为“NY教×××”。

7.2文件编写

7.2.1编写职责

7.2.1.1质量手册、程序文件由总师办组织各有关部门编写。

7.2.1.2质量部门负责编写质量计划、产品检验和试验文件、检测、计量设备的调试、检定及操作标准。

7.2.1.3设计部门负责编写产品技术文件（产品图纸、标准、成品采购技术规范等）。

7.2.1.4工艺部门负责编写工艺技术文件（工艺图纸、指导书、标准、半成品采购技术规范等）。

7.2.1.5设备处负责组织编写技改、设备方面的技术及其管理文件。

7.2.1.6档案处负责组织编写科技档案管理方面的文件。

7.2.1.7职务说明书由人力资源部负责组织编写。

7.2.1.8其他管理文件、标准由内控部组织编写。

7.2.1.9建立质量记录的责任部门由质量体系程序文件予以规定。

7.2.1.10从顾客处收到的技术文件、顾客授权、修改的文件或修改通知，接收部门(一般为市场部)必须在不超过两个工作周的期限内，组织技术及生产部门完成评审和文件转换并给予反馈。如果在两个工作周的期限内无法完成评审和转换，须由接收部门与顾客取得联系。

7.2.2文件编号

7.2.2.1所有文件在编制前或编制后均应有适当的编号，以便于跟踪、检索管理。

7.2.2.2质量手册、程序文件以及其他质量管理文件统一纳入企业标准化管理体系，按照QG/NY0102《企业标准编号规定》的规定编号。

7.2.2.3产品设计输出文件分别按照QJ/NY0310《产品型号及图样编制原则》、QJ/NY0322《包装图样编号规定》及QJ/NY0205《设计文件编号方法》的规定编号。

7.2.2.4过程设计文件分别按照QJ/NY0604《工艺文件编号方法》及QJ/NY1003《工艺装备编号方

法》的规定编号。

7.2.2.5外来文件和资料转化为本公司的文件或标准，可采用复式编号，即以本公司文件编号/原文件编号的形式（或在有关的说明中指明原文件和资料的编号），便于溯源及更改控制。

7.2.3文件格式

7.2.3.1企业标准文件格式按照QG/NY0103《编制公司技术标准、管理标准、工作标准的规定》7.2.3.2产品图样及设计文件格式按照QJ/NY0309《产品图样及设计文件规定》

7.2.3.3过程设计文件的格式按照QJ/NY0602《工艺规程格式》及QJ/NY0603《管理用工艺文件格式》

7.2.3.4其它有关文件格式分别参照相关标准执行。

7.2.4质量记录

7.2.4.1质量记录填写要及时、真实、准确。字迹清晰、内容完整，并按所记录的产品或其质量特性和/或项目进行标识与编码。记录应注明日期，须经记录者签章确认。

7.2.4.2计量器具的校准、检定记录要有必要的环境条件说明。

7.2.4.3记录中错误的纠正，如果会影响辨认，则只允许杠改，并注明杠改人与日期。

7.3审批

7.3.1质量手册由管理者代表审核，总经理以《发布令》的形式批准发布。

7.3.2程序文件由总师办审核，管理者代表批准。

7.3.4其他企业标准的审批按照QG/NY0101《企业标准管理规定》。

7.3.5产品图样及设计文件审批按照QG/NY0404《产品图样及设计文件审批规则》

7.3.6过程设计文件的审批按照QGNY0611《工艺文件审批》

7.3.7其他设计输出文件只有经技术中心主管和项目负责人及其正式指定的（书面授权）代表批准。

7.3.8生产计划由分管生产的公司领导审批。

7.3.9采购计划由分管的公司领导审批。

7.3.10职位说明书由相关部门主管会签，人力资源部审核，公司分管领导批准。

7.3.11部门级工作文件由各部门负责人审批。

7.3.12文件的会签及报审工作由组织其编写的部门负责。文件和资料经上述部门及人员审批通过后，便可以公司或公司标准化委员会的名义发布。

7.3.13待评审类外来文件由接收部门主管审批如何处理所收到的文件。如果内容涉及多个部门，由接收部门的主管负责组织有关部门进行评审（可以会议或传阅的形式）。根据审批或评审结论，由接收部门作进一步的处置。

7.3.14参考引用的技术资料，作为设计输入的由设计项目的负责人组织评审通过后方能使用。

7.4文件管理

7.4.1档案管理

7.4.1.1文件

a)受控文件在发放时，必须备份到相应部门办理归档手续，做好NY管020《文件资料归档记录》，参见QG/NY1001《档案管理》。

b)文件换版，应将新版及被取代的文件各一份交档案部门存档。

c)从顾客处收到的技术文件和更改通知，文件接收部门先将原件全部移交技术中心。问题处理完毕后，由技术中心将原件交档案处归档。

d)受控电子媒体文件的管理。产品设计或工艺技术方面的受控电子文件通过PDM（产品数据管理系统）来控制；公司管理方面的受控电子媒体文件只允许以电子媒体形式存在，且在公司局域网上发布。档案处设专门管理员依据文件发布部门已审批的文件和《文件更改通知单》原件及电子版本处理该服务器受控目录下的文件创建和修改，其他部门或人员只有经过许可的查看权。如使用部门或人员因工作需要确实要打印成纸质文件，该纸质文件只能作一次性参考使用，用完作废。计算机中心须设定该服务器相应目录下的管理权限，并对管理员进行相应的培训（具体要求见QG/NY0203.0501《受控电子媒体文件和资料的管理规定》。

e)直接执行的文件由接收部门办理接收登记后，原件交档案处办理归档手续（电子文件则交打印的书面文件归档），本部门使用副本（或复印件）。

f)证书、证明类文件原件交公司办归档保存。

7.4.1.2记录

a)需增加、修改或取消质量记录时，必须到总师办登记备案。

b)质量记录应分类、分期整理（编目），便于查阅。

c)质量记录在保管期限内必须妥善保管，档案员认真做好档案库房管理的防潮、防霉、防光、防虫、防鼠措施，保证档案的完整和安全。防止损坏、变质和丢失。

d)质量记录不允许保存在私人的抽屉中或不易被他人知道的地方。当顾客要求时，保存期内的质量记录可提供给顾客或其代表查阅。

e)超过保存期限(见《质量记录清单》)的质量记录，由保管部门自行处置。

f)电子版本质量记录：

——如下场所保留电子版本的质量记录：

·进货检验台帐

·铝件化学成份光谱分析记录

·材料金相、硬度检查

·材料力学分析

——责任检验试验人员应对上述每项记录的结果同时建立纸质备份。

——纸质备份记录的分类、编目、标识及保存等管理与一般记录要求相同。

7.4.2保存期限

a)定期或不定期须加以更新者,如:质量记录一览表、标准目录、量规仪器一览表、机器设备一览表……等一览表,其保存期限订定为“内容更新后”某一期限。

b)须等待双方关系终止后方可不保留者,如:合同、订单、个人教育训练记录、供应商基本资料……等,其保存期限订定为“关系终止时”或“离职后”某一期限。

c)显而易懂者,如：检验记录、纠正与预防记录、不符合记录、会议记录……等，保存期限依公司实际或客户要求而订定为:三个月、半年、一年、二年等。

d)法规需求或有特殊要求者，如：财务报表保存期限则需依据法规要求予填写，或是如ISO/TS16949所要求管理评审会议记录以及内部评审记录至少保存三年。

e)质量记录的收集、保管责任部门及保管期限见附件《质量记录清单》。

d）当顾客对质量记录提出保存期限的要求时，必须满足顾客的要求，按顾客要求的保存期限执行。

7.4.3文件保密

a)顾客提供的文件由市场部、质量处、开发处接收，转换为内部文件发放，原件保留在相应部门或档案处，不得传递给其他无关部门。

b)内部文件应建立文件保密制度。内部文件分为机密类、秘密类和重要类。参见QG/NY1004《信息安全管理》

7.5发放

a)文件的编写组织部门负责其发放。资料发布必须由其相关业务的归口管理部门主管的批准。

b)受控文件的发放由发放部门确定其发放范围，发放部门应确保与质量体系及产品有关的部门和场所都能得到文件的有效版本，同时文件领用人应在有关的文件发放记录上签字。

c)当文件使用人将文件丢失后，应办理申请领用手续，但必须在领用申请中做出说明。原文件标有分发号时，原发文部门在补发文件时应给予新的分发号，注明丢失文件的分发号作废，并通知各有关部门，防止误用。

d)任何个人或非授权发放部门不得复制文件和资料(如进行复印、拷贝等)。

7.6文件标识和接收

a)受控文件由发放部门进行标识。

b)标识印章的领用记录由档案处保存，标识印章必须由领用人专管，按规定使用。

——受控文件标识方式

·产品图纸、控制计划、作业指导书、产品毛坯图纸、工装图纸盖“生产专用”与发放年月日印章。

·与特殊工序有关的技术文件加盖“特殊工序”印章；

·企业标准、规程（包括检验文件）及规章制度包括直接引用的外来文件盖红色“受控”

印章，其中汇编(综合)类标准、质量手册、程序文件应标明分发号（由于受控方式的变更，有的技术标准上盖有红色的生产专用和年月印章均视为受控版本）；

·其它各类文件(包括部门级文件)盖相应部门红色公章或经签字批准；

·与产品试制有关的文件必须加以标识（试制产品及制新工装蓝图纸应有“试制”标识；

其他纸质文件，应直接加盖红色“试制”标识印章作为受控标识）；

·文件要求有版本号。版本号用小写英文字母a、b、c……等表示。

·原文件标有分发号时，以旧领新仍采用原文件分发号，原发文部门负责将破损文件销毁。

——非受控文件的标识方式

·凡未具以上标识者一律视为非受控文件，只能作参考或外部团体用，不得直接用于公司一切质量活动；

·凡以上文件被新版文件取代、取消或不再有效时，由使用部门负责在原文件上加盖“作废”或“仅作参考”章，或有部门指定人员负责在原文件上标识“作废”或“仅作参考”

字样，并签字认可。

·凡上述受控标识与“作废”或“仅作参考”同时存在时，一律以“作废”或“仅作参考”为准。

c)文件的接收部门对所接受的受控文件及相关的更改通知单应建立相应的NY管021《文件接收记录》，所有文件都应有能反映文件的现行版本状态的记录。

7.7执行

a)文件编制部门负责文件的培训（必要时）和解释。

b)各文件接收部门对接收到的文件的执行负责。

c)直接使用文件的人员应能及时得到该文件。

7.8文件更改

7.8.1职责

a)文件更改，应由文件的原审批部门审批。若因故需要其他部门审批（由公司有关领导指定），提出修改要求的部门或原审批部门应向指定的审批部门提供有关更改审批所需依据的背景资料，由原审批部门或指定的审批部门编制《文件更改通知单》和《技术问题处理通知单》并发放到受控版本的所有持有人员或部门（持有受控文件的供方由有关的采购部