建设项目电子文件归档与电子档案管理培训课件

建设项目电子文件归档与电子档案管理目录CONTENT第一章电子文件与电子档案管理第二章纸质档案的数字化第三章电子档案的移交与接收第四章电子档案系统简介第一章电子文件与电子档案管理术语和定义第一节第一章：电子文件与电子档案管理第一章：电子文件与电子档案管理电子文件建设项目在建设过程中通过计算机等电子设备产生的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。电子档案建设项目在建设过程中产生的、具有保存价值并归档保存的一组有联系电子文件及其相关过程信息的集合。信息系统用于形成、处理和维护电子文件的计算机信息系统。电子档案系统运用信息技术手段对电子文件、电子档案进行接收、整理、保持和提供利用的计算机信息系统。第一章：电子文件与电子档案管理元数据描述电子档案的内容、结构、背景及其整个管理过程的数据。真实性电子档案的内容、逻辑结构和背景与形成时的原始状况相一致，没有发生被非法篡改，能够证明其用意、生成者或发送者、生成或发送的时间与既定的相符。可靠性电子档案的内容完全和正确地表达其所反映的事务、活动或事实。完整性电子档案的内容、结构和背景信息齐全且没有破坏、变异或丢失。第一章：电子文件与电子档案管理可用性电子档案可以被检索、呈现和理解。全程管理对电子文件形成、办理、归档以及电子档案维护、利用和最终处置（销毁或永久保存）全过程进行的控制。文件格式电子文件在计算机等电子设备中组织和存储的编码方式。电子签名电子文件中以电子形式所含、所附用于识别责任人身份并表明责任人认可其中内容的数据。pdfdocxlsppttxtwpsxmlhtmlJPGTiffGIFPNGBMPCADwav第一章：电子文件与电子档案管理电子档案的鉴定对电子文件、电子档案的内容和技术状况进行评估的过程，确认其真实性、完整性、可用性、安全性及其价值等，判断其是否属于归档范围并确定其保管期限。真实性检验通过管理和技术措施评估电子档案是否符合真实性内涵要点的过程。示例：验证所收到的电子签名等与所发送的是否相同；迁移或转换后的电子档案形与成时的原始状况是否一致；是否受到未经授权的增、删、改、利用和隐藏。完整性检验通过管理和技术措施检查电子档案及其元数据是否符合完整性要求的过程。示例：检查所收到的电子档案及其元数据是否齐全完好；是否受到未经授权的增、删、改、利用和隐藏；是否对所有授权的增、删、改进行了标记。可用性检验通过管理和技术措施验证电子档案及其文件格式、载体、应用软件是否符合可用性要求的过程。示例：检验电子档案的格式是否是PDF或OFD、是否可读、可理解、可检索，载体介质是否完好和兼容，是否附带相应的特殊应用软件等。第一章：电子文件与电子档案管理安全性检验通过管理和技术措施识别电子档案潜在安全性缺陷的过程。电子档案的保存确保电子档案得到长期维护所涉及的过程和操作。存储以经济、有效、安全的方式保护、存取和管理电子档案以便利用的过程。在线存储存储设备安装在系统中，系统可直接访问数据的存储技术。在线存储设备主要是磁盘、磁盘阵列，可满足对高利用率数据的频繁、高速操作的要求。第一章：电子文件与电子档案管理离线存储存储设备经人工安装后，系统才能访问数据的存储技术。离线存储主要用于在线数据的备份，访问速度慢、效率低。离线存储设备主要是光盘和磁带。复制在同种类型的载体上制作完全相同的副本。转换在确保档案原有信息（内容）不发生变化的前提下，变更档案的载体形式或文件格式。迁移在不改变文件格式的前提下，将电子档案由一种软硬件配置转移到另一种软硬件配置的过程。第一章：电子文件与电子档案管理备份将电子档案或电子档案系统的全部或部分复制或转换到存储载体或独立的系统上。异地备份将电子档案的备份件保存在不同地点。××省交通运输电子档案“双套制”管理“双套制”建设项目档案由一套纸质档案、一套电子档案共同组成，其中电子档案使用了数字证书进行可靠电子签名。电子档案管理的组织建设第二节建设单位应将项目电子文件归档和电子档案管理工作纳入项目建设计划和项目领导责任制，纳入招投标要求，纳入合同、协议和竣工验收要求，为电子文件归档和电子档案管理的计划安排、人力组织、资金保障、质量监督提供支持。第一章：电子文件与电子档案管理1234建设单位的档案管理部门负责本单位项目电子文件归档和电子档案的保管、利用、移交等工作，并对各参建单位的项目电子文件归档和电子档案管理工作进行检查、指导。建设单位应根据项目建设管理实际，制定项目电子文件归档和电子档案管理各项制度、规范、程序，并组织协调工程管理相关部门和参建单位实施。建设单位在编制招标文件，并与参建单位签订合同或协议时应设立专门条款，明确项目电子文件归档和电子档案管理责任，包括质量要求、归档范围、整理标准、归档时间、储存介质、文件格式、相关费用及违约责任等内容。监理合同还应明确监理单位对所监理项目的电子文件和电子档案的审核责任。5建设、施工、监理等各参建单位的电子文件形成部门负责电子文件的收集、整理、鉴定检测、归档确认等工作；档案部门负责项目电子文件归档的监督、指导和电子档案的接收、保管、利用、移交等工作。（一）项目管理信息系统应当具备电子文件管理、PDF或OFD版式文件转换、自动或半自动鉴定电子文件归档范围、划定保管期限等功能；（二）项目管理信息系统能够对项目电子文件形成与流转实施有效控制，使用可靠的电子签名等技术手段保障其真实、完整和安全；（三）项目管理信息系统能够在电子文件形成、流转过程中及时跟踪、检查和补充项目设计、材料、施工等变更相关的项目电子文件和元数据；（四）项目管理信息系统的归档功能，应能将办理完毕的电子文件、元数据及其他归档要求的相关信息自动或手动归入电子档案系统。项目管理信息系统建设时，档案管理人员应及时与业务部门沟通，提出以下功能要求：电子文件的归档范围、保管期限应与纸质文件一致，按照建设项目档案的有关规范和文件要求确定。××省公路建设项目和水运建设项目，应当包括立项审批文件、设计基础文件、设计文件、工程管理文件、施工文件、监理文件、竣工文件、科研项目文件等八类文件。电子文件主要来源是建设项目使用的项目管理信息系统产生的电子文件，常用的有办公自动化系统（OA）、交通工程质量安全管理系统、计量管理系统等各种项目管理信息系统。一、电子文件的归档范围和主要来源电子文件和电子档案管理的准备工作第三节第一章：电子文件与电子档案管理第一章：电子文件与电子档案管理实现电子文件的前端控制全程管理原则:前端控制是现代文件和档案管理理念的重要内容，文件的形成是前端，归档、鉴定、整理、编目等是中后端，永久保存和销毁是末端。前端控制是实现电子文件全程管理的重要保障,是确保电子文件真实可靠、完整安全的重要保障。档案人员不积极介入文件的形成和保管过程，文件将可能不存在。根据电子文件管理的特点和管理要求，对电子文件从产生到归档，再到永久保存或销毁的整个生命周期进行管理，监控和记录对文件的一切操作，如文件创建、登记、修改、审核、签署、分发等。这些管理和追踪记录，对于证明电子文件的行政有效性和法律证据性极其重要。相关标准规范：《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T47-2009）《电子文件存储与交换格式版式文档》（GB/T33190-2016）《基于XML的电子文件封装规范》（DA/T48-2009）《文书类电子文件元数据方案》（DA/T46-2009）《照片类电子档案元数据方案》（DA/T54-2014）《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》（DA/T38-2008）《电子信息系统机房设计规范》（GB50174-2008）B级机房标准第一章：电子文件与电子档案管理第一章：电子文件与电子档案管理××省水运建设项目文件材料归档范围、保管期限及分类表以办公自动化系统为例该系统主要产生文书文件，一般属于前期依据性文件、设计基础文件、设计文件或工程管理文件等，电子文件在该系统办理完毕后，按照归档要求将电子文件、元数据及相关信息自动或手动选择后归入电子档案系统。电子公文的正本、定稿、公文处理单应以OFD、PDF、PDF/A等版式文档格式归档保存，该格式应符合《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T47-2009）、《电子文件存储与交换格式版式文档》（GB/T33190-2016）。集中记录修改历史的彩色留痕稿以及确有必要保存的重要修改稿可以WPS、DOC、RTF等格式归档保存。第一章：电子文件与电子档案管理内嵌电子文件分类方案、归档范围和保管期限，具备预归档功能，具备格式转换功能。业务系统需要具备电子文件归档功能第一章：电子文件与电子档案管理第一章：电子文件与电子档案管理文件归档范围及保管期限表第一章：电子文件与电子档案管理文件归档范围及保管期限表第一章：电子文件与电子档案管理文件归档范围及保管期限表该系统产生的电子文件主要属于施工文件和监理文件，按照同样的方法，将对应的电子文件、元数据及相关信息归入电子档案系统。以交通工程质量安全管理系统为例第一章：电子文件与电子档案管理第一章：电子文件与电子档案管理二、建立电子档案系统确定电子文件的归档范围后，为进行电子档案管理工作，建设单位应当使用电子档案系统，通过系统接收和管理归档的项目电子文件。建设单位使用的电子档案系统应当通过《信息安全技术信息系统安全等级保护基本要求》（GB/T22239）信息系统安全等级保护二级（及以上）测评。电子档案系统应当具备电子签名、PDF或OFD版式文件转换、接收采集、分类组织、鉴定处置、检索利用、监督指导、安全备份、统计打印、移交输出、系统管理等基本功能，由档案管理人员使用该系统管理项目的电子档案。系统结构应具备开放性，可实现与其他系统的功能集成、数据共享与交换系统功能应具备可扩展性，应满足当前及可预见的时间内的业务需求，可方便的进行功能扩展系统实现应具备灵活性，支持电子档案管理的业务模式、工作流程和数据结构的灵活定义与部署“““电子档案系统主要要求如下：第一章：电子文件与电子档案管理接收登记功能1、系统应具备自动或手动接收不同类型电子文件功能，具备辅助接收、采集传统载体归档文件或传统档案数字副本功能，支持在线和离线的批量接收与处理，保存移交接收处理记录，接收登记电子文件时应确保电子档案的内容与元数据、电子档案的各组件保持关联，同时应自动记录接收采集业务行为元数据；2、系统应具备对电子档案的数量、质量、完整性和规范性等进行检查的功能，对不合格项进行标注；3、系统应具备检查合格的电子档案进行登记的功能，支持电子档案数量清点、内容和元数据有效性的验证，赋予电子档案唯一标识。版式文件转换功能系统应具备对归档电子文件自动或手动进行OFD或PDF等符合国家、行业相关标准的用于长期保存和提供利用的版式文件批量转换功能。电子签名功能系统应具备电子签名和签名验证的功能，保障电子档案安全，并防止非授权访问。““电子档案系统主要要求如下：第一章：电子文件与电子档案管理“第一章：电子文件与电子档案管理分类编目功能1、系统应内置常用的交通行业档案门类的分类方案；2、系统应支持电子档案的分类、编目、命名和存储，完成电子档案的自动归类和排序，支持分类与排序的调整处理；3、系统应具备自动编制电子档案归档文件目录、案卷目录、卷内文件目录等功能。检索利用功能电子档案在线借阅服务功能，支持在线申请、在线审批、在线阅览、授权下载与打印等处理，并记录用户使用电子档案的意见等信息。“““电子档案系统主要要求如下：第一章：电子文件与电子档案管理鉴定处置功能1、系统应具备按工作流程开展处置鉴定、续存、销毁、移交、开放鉴定工作功能，保存鉴定与处置的过程信息，记录鉴定与处置的责任人员、意见和时间等信息，各项流程应具备自动记录业务行为的功能；2、系统应具备电子档案销毁管理功能，对实施销毁处理的电子档案进行彻底销毁，并保存已销毁的电子档案目录信息和销毁处理记录；3、系统应支持保管期限到期鉴定等自动提醒功能。统计打印、监督指导功能1、系统应内置常用电子档案工作统计报表；2、系统应具备对电子档案数量与容量的统计功能，可按照档案的全宗、门类、文件格式、开放程度和年度等进行统计；3、系统应具备档案利用情况统计功能，包括利用档案的职能部门及人次、利用实体档案和数字档案门类及数量、数字档案下载浏览量等；4、系统应具备对一定时间期限内的电子档案接收、整理、保存、鉴定、利用等关键业务过程工作情况进行统计的功能。安全备份、权限控制功能1、系统应具备电子档案保护功能，保障电子档案不被非授权的修改与删除，记录长期保存过程中的变动信息；2、系统应具备对电子档案及其目录数据库进行备份与恢复功能，应可选择手动备份和自动定期备份功能，能将电子文件或电子档案备份至在线、离线存储设备。“““电子档案系统主要要求如下：第一章：电子文件与电子档案管理系统管理功能1、系统应具备日志及其分类管理功能，记录用户访问、存取和使用电子档案的行为和信息，保存电子档案管理关键业务过程、档案管理操作行为记录；2、系统应具备用户口令或数字证书管理功能。项目电子文件（项目立项审批文件、设计基础文件、设计文件、工程管理文件、施工文件、监理文件、竣工文件、科研文件）的归档格式应当是具有有效电子签名的OFD、PDF或PDF/A格式三、电子档案的格式要求文书类电子档案的正本、定稿、公文处理单均应当是具有有效电子签名的OFD、PDF或PDF/A等版式文档格式，版式文档格式应符合《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T47），集中记录修改过程的彩色留痕稿以及确有必要保存的重要修改稿以WPS、RTF,DOC等的格式归档保存照片类电子档案以TIFF、JPEG格式保存，其可交换图像文件（EXIF）信息完整，像素一般不低于800万重要或珍贵的录音类电子档案以WAV格式保存，其他以MP3格式保存，音频采样率不低于44.1kHz第一章：电子文件与电子档案管理三、电子档案的格式要求电子文件的元数据、电子签名的技术参数应当一并归档第一章：电子文件与电子档案管理照片类、录音类、录像类电子档案在保存原格式的同时，由档案管理员在电子档案系统中转换为PDF文件格式，使用数字证书对该PDF文件进行电子签名，以确保其不被篡改，原格式和PDF格式需要同时保存录像类电子档案以MPG、MP4格式保存，物理分辨率一般不低于720p四、电子档案的安全保存第一章：电子文件与电子档案管理为确保电子档案的安全，建设单位可自建计算机机房，其环境须满足下列条件：（一）机房应满足《电子信息系统机房设计规范》（GB50174）要求的B级或以上机房标准（二）电子档案系统应使用在线存储设备（磁盘阵列或云平台统一提供的资源池）（三）电子档案系统配备本地、异地备份设备，实现数据的本地、异地备份××的建设项目可委托××省交通运输档案信息管理中心托管电子档案数据五、数字证书的申请电子签名为使用电子档案系统的电子签名功能，建设单位需要为档案管理人员申请数字证书。建设单位应当向符合项目所在地信息化主管部门要求的电子认证服务机构申请数字证书。××的建设项目应当向××省交通行业数字证书认证分中心（××省交通运输档案信息管理中心）申请数字证书（《数字证书业务办理指引》），或向其他符合××省信息化主管部门要求的电子认证服务机构申请数字证书，相关人员领取证书后与建设单位签订《数字证书使用责任承诺书》。第一章：电子文件与电子档案管理数字证书申请流程电子签名第一章：电子文件与电子档案管理数字证书申领相关要求电子签名第一章：电子文件与电子档案管理1、所有省内交通工程项目，在组织填写手工签名备案表时，需要有经办人和单位负责人对签名备案表进行审核，确保手工签名备案的真实性；2、申请实施“双套制”的交通工程项目，数字证书申请单位、业主单位需要分别指定一名数字证书经办人，负责办理时收集审核申领人的数字证书申请资料，办好后发放UKEY等工作；3、已办理人员UKEY需按照上述要求补办缺少的手续，并由本人拿着本表、身份证正面和数字证书拍照（照片内容需清晰）后打印，由数字证书经办人汇总后，连同“申领数字证书个人信息汇总表”一并移交业主存档。

4、邮寄要求

每个标段申请资料用文件袋装上，封面写上项目+单位+联系人+电话；第一页为《申领数字证书个人信息汇总表》或《数字证书续期汇总表》（一式两份），其他资料按汇总表内的名单顺序排列，顺序为：A、数字证书使用责任承诺书（一式一份）B、个人数字证书申请表及电子认证服务协议（按照数字证书申请表、电子认证服务协议的顺序，可双面打印，一式两份）C、身份证复印件（一式两份）；5、数字证书续期不需要签名和拍照。建设单位档案管理人员应及时下发项目电子文件归档和电子档案管理制度到各电子文件形成部门，由电子文件形成部门承担归档范围内的电子文件的收集、整理、鉴定检测和归档确认等工作，其中鉴定检测指对该电子文件的完整性、真实性、可用性和安全性等方面进行检查，鉴定和检测后，由相关责任人确认归档，赋予归档标识。归档标识中应当含有归档责任人、归档时间等信息。一、电子文件的收集主体建设单位应要求项目管理信息系统与电子档案系统对接，电子档案系统应尽量自动从办公自动化系统（OA）、交通工程质量安全管理系统等接收采集立项审批文件、设计基础文件、设计文件、工程管理文件、施工文件、监理文件、竣工文件、科研文件等八类文件实体和元数据，根据其分类、归档范围等自动或半自动的将文件归档到对应的档案门类。二、电子文件的接收采集方式有文书类、照片类、录音类、录像类等，由于计量支付、质量安全等业务系统会根据当地主管部门要求而变化，不做统一要求。三、电子档案的元数据要求第一章：电子文件与电子档案管理电子文件的形成与收集第四节在完成准备工作后，即可开展电子档案的管理工作第一章：电子文件与电子档案管理电子档案的元数据要求（一）文书类电子档案元数据应包括立档单位名称、机构、保管期限、题名、日期、责任者、文件编号、密级、页数、格式信息、计算机文件名、计算机文件大小、紧急程度、主送、抄送、拟稿人、签发人、处理意见、信息系统描述、当前位置、数字签名时间、数字签名人、数字证书信息；（二）照片类电子档案元数据应包括题名、摄影者、著录者、拍摄时间、修改时间、密级、业务活动描述、计算机文件名、计算机文件大小、格式信息、垂直分辨率、水平分辨率、图像宽度、图像高度、色彩空间、设备制造商、设备型号等；（三）录音类电子档案元数据应包括题名、录音者、录音时间、人物、地点、业务活动描述、密级、保管期限、计算机文件名、格式信息、计算机文件大小、时间长度、音频编码标准、音频比特率、音频采样率、音频采样精度、声道数、设备制造商、设备型号等；（四）录像类电子档案的元数据应包括题名、摄像者、编辑者、摄像时间、人物、地点、业务活动描述、密级、保管期限、计算机文件名、格式信息、计算机文件大小、时间长度、视频编码标准、色彩空间、帧大小、帧速率、视频比特率、音频编码标准、音频比特率、音频采样率、音频采样精度、声道数、设备制造商、设备型号等。电子档案系统应当具备录入或从项目管理信息系统接收上述元数据的功能。元数据的完整管理对电子文件真实性保障更加高效，元数据管理水平代表着电子档案管理系统的水平。第一章：电子文件与电子档案管理电子档案的元数据要求第一章：电子文件与电子档案管理电子文件的归档与整理第五节一电子文件的信息经过形成部门确认后，档案管理人员在电子档案系统中通过电子签名，确保其在归入电子档案后不被非法篡改二项目电子文件同时存在纸质文件稿本时，归档时应保证两者内容信息一致，并建立对应关系三项目电子档案分类组卷、编制档号，形成案卷四项目电子档案案卷整理完成后，立卷人、检查人、档案主管和档案分管领导使用数字证书对案卷进行电子签名，确保立卷过程中文件的真实性和完整性五项目电子文件和电子档案失去保存价值后，应在履行销毁审批手续后，在电子档案系统中删除对应文件，必要时应当通知系统开发商采取技术措施进一步清除信息。涉密电子文件和电子档案的信息清除和介质销毁应当按照保密相关要求进行FEATUREDWORKLorem

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ipsumdolor.电子档案是档案专项验收的重要组成部分，建设项目在提出验收申请前，应开展电子档案的自检工作，并将自检情况写入建设项目档案自检报告。电子档案的自检工作应按照上述电子档案的相关要求，包括电子档案管理的组织建设、数字证书申请材料、电子文件分类和归档范围、电子档案系统功能、电子档案元数据和格式、安全保存环境、归档整理等内容，逐一进行检查。档案专项验收时，验收组将对自查内容进行复核。第一章：电子文件与电子档案管理电子文件的验收第六节20××年开展电子档案研究：40课题单位：省交通运输档案信息管理中心（档案+信息）、省档案局、省交通运输工程质量监督站和××市××软件有限公司。应用领域：公路、港口、航道、码头等交通建设项目的档案管理业务。依托工程单位：“××××高速公路有限公司××分公司”。调研国内外的现状，咨询档案主管部门、电子签名专家，在行业主管和专家的指导下开展研究。为解决广泛应用信息系统带来的档案工作问题，对电子档案的形成及特点进行有益的探索，为上级部门制定政策或标准提供参考，《交通工程项目电子档案标准及系统研究》课题（项目编号：科技-2013-02-104）在××省交通运输厅立项。应用项目：“××市××县至××高速公路”和“××市××县至××高速公路东延线”。××交通运输行业“双套制”档案管理方案来由41提出规范：依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《中华人民共和国电子签名法》等，提出广东省交通行业电子档案、电子签名的规范。建立平台：建设交通在线电子认证平台。业务系统产生的电子文件采用合法CA机构的数字证书进行电子签名，电子认证平台对文件的电子签名进行统一验证，对用户数字证书进行统一管理，保证相关的电子文件具有真实性、完整性和安全性。建立系统：建立符合国家档案局、交通运输部档案馆、广东省档案局要求，无缝对接电子认证平台，实现文件资料与工程建设同步收集、同步整理、同步归档的电子档案系统，规范项目的档案工作。数据安全：建立电子档案数据的本异地备份和恢复机制，有效保证数据的安全性。1234××交通运输行业“双套制”档案管理方案来由42社会效益（1）课题的研究解决了交通工程管理信息化的发展给项目档案工作带来的难题，包括项目档案形成的合法性和签名等问题，为高速公路的建设带来积极的影响，大幅减轻众多施工单位、监理单位、业主单位的工作量，避免重复工作，提高工作效率。（2）课题的研究填补了国内交通工程项目电子档案研究的空白，对国家《电子签名法》在电子档案领域落地实施有重要意义。（3）

课题通过对基于PKI/CA技术的用户身份认证、电子签名/电子印章、时间戳等技术的应用，为国内交通工程项目的电子档案标准提供试验性的探讨和借鉴。（4）交通建设项目电子档案系统，保证了电子档案的真实性、完整性、安全性、凭证作用，实现了电子文件收集、整理、归档与工程建设同步，提高项目资料形成的及时性和准确性，加强档案资源的查询利用效率，对国内其他行业的电子档案系统的建设具有借鉴意义。（5）

顺应社会信息化发展的趋势，满足了国家档案局提出的“增量档案电子化、存量档案数字化”的要求。××交通运输行业“双套制”档案管理方案效益43经济效益（1）节省纸质文件打印的费用。以高速公路项目为例，平均每100公里高速公路形成案卷至少1万卷，每卷平均250页，每个项目至少需要提供四套纸质档案给各级管理部门备查，那么100公里高速公路所需的总页数为：1万卷*250页*4套=1000万页。在应用本课题成果后，只需要保留一套纸质材料，按照每页0.2元计算，每100公里高速公路可节约150万元（750万页*0.2元）。（2）节省档案保存的成本。项目产生的海量纸质档案现均需要安排单独的档案库房进行长期保存，由于库房的温度要求在14-24℃，相对湿度要求在45%-60%，建设和维护的成本较高，同样以100公里高速公路为例，可节省150平方米库房面积、100立方密集柜及相关配套设施。（3）显著降低企业及政府主管部门档案工作量。现在纸质档案平均每一页有4个手工签名，100公里高速公路的签名数达到1000万个（250万页*4），应用了本课题成果后，上千万次的手工签名将被电子签名所代替，降低了相关人员的工作量，节省了人力资源成本。（4）目前广东省涉及到的高速公路5868公里，至少节约8700万元。××交通运输行业“双套制”档案管理方案效益4420××年8月13日，课题顺利通过了以中国工程院院士××为组长、国家档案局技术部主任××为副组长的科学技术成果鉴定和验收会，与会的专家给予了高度评价。××交通运输行业“双套制”档案管理方案来由45464748“单套制”和“双套制”方案单套制双套制组成由电子档案和纸质档案两部分组成。电子档案组成：使用数字证书进行可靠电子签名的电子文件。纸质档案组成：除电子档案外的纸质文件。由电子档案和纸质档案两部分组成。电子档案组成：使用数字证书进行可靠电子签名的电子文件。纸质档案组成：两部分，一是由电子档案打印而成的纸质文件，二是传统的纸质文件。内容电子文件形成的全过程相关责任人须进行电子签名。整理归档阶段形成的电子案卷档案管理人员须进行电子签名。移交进馆阶段双方核验后进行电子签名确认。特点使用数字证书进行电子签名的电子文件，不再要求打印为纸质文件归档。作为对电子档案的佐证，电子档案案卷须打印为纸质文件并组卷，每个案卷须以骑缝章的形式加盖相关责任单位的公章，档案分管领导和档案主管须在案卷备考表上签名并加盖相关责任单位公章，确保纸质档案与电子档案一致，相关责任人不需在打印的纸质文件上手工签名。495051电子档案成果推广及实施方案52电子档案成果推广及实施方案宣贯会第一章：电子文件与电子档案管理××交通运输行业“双套制”档案管理方案双套制定义电子签名的电子文件经系统化整理后直接归档成为档案，同时按要求成卷打印并进行编制，卷内文件上相关责任人不再进行手工签名。组成由电子档案和纸质档案两部分组成。电子档案组成：使用数字证书进行可靠电子签名的电子文件。纸质档案组成：两部分，一是由电子档案打印而成的纸质文件，二是传统的纸质文件。本方案不涉及保密文件的管理。内容电子文件形成的全过程相关责任人须进行电子签名。整理归档阶段形成的电子案卷档案管理人员须进行电子签名。移交进馆阶段双方核验后进行电子签名确认。特点作为对电子档案的佐证，电子档案案卷须打印为纸质文件并组卷，每个案卷须以骑缝章的形式加盖相关责任单位的公章，档案分管领导和档案主管须在案卷备考表上签名并加盖相关责任单位公章，确保纸质档案与电子档案一致，相关责任人不需在打印的纸质文件上手工签名。第一章：电子文件与电子档案管理“双套制”档案管理应用项目55广东省交通运输电子认证平台在用的数字证书达1.7万个。截至2019年8月，电子档案系统已收集电子文件约3200万份，已组案卷近20万卷，电子签名次数约1.5亿次。每6天进行完全备份，每天进行增量备份，目前备份数据量超过1T。“双套制”档案管理应用效果第一章：电子文件与电子档案管理“双套制”档案管理方案-各阶段质量控制（一）文件形成阶段1、形成的电子文件为PDF文件格式，并满足《GB/T23286.1-2009文献管理长期保存的电子文档文件格式第一部分：PDF1.4(PDF/A-1)的使用》的要求。2、相关责任人须有个人数字证书，并签订《数字证书使用责任承诺书》，使用的数字证书由××省交通运输行业数字证书认证分中心或其他符合××省信息化主管部门要求的电子认证服务机构提供，确保数字证书业务办理及使用过程相关资料的安全及使用规范。3、作为可归档的电子文件应满足《××省交通建设项目电子档案系统电子文件接收规范》的要求。4、使用数字证书进行可靠电子签名的电子文件不再要求相关责任人在打印件上进行手工签署。第一章：电子文件与电子档案管理“双套制”档案管理方案-各阶段质量控制（二）文件收集整理阶段1、形成的电子文件及纸质文件按相关要求进行整理、组卷。电子档案中电子文件呈现内容方式须与纸质打印件一致。2、使用数字证书进行可靠电子签名的电子文件可归档成为电子档案。3、经系统化排列形成的电子档案，按要求编写相应的电子信息文件（包括案卷说明、案卷目录、卷内目录，参见《GBT11822-2008科学技术档案案卷构成的一般要求2008》）。4、电子档案案卷的立卷人及检查人须使用数字证书逐个案卷进行电子签名。5、作为对电子档案的佐证，须逐个电子档案案卷打印并组卷，每个案卷须以骑缝章的形式加盖相关责任单位的公章，相关责任单位的档案分管领导和档案主管须在案卷备考表上签名并加盖相关责任单位公章，确保纸质档案与电子档案一致。6、须对传统纸质档案进行数字化处理，处理流程应符合《××省交通建设项目纸质文件数字化操作规程》要求，数字化后经立卷单位档案分管领导、档案主管电子签名确认。第一章：电子文件与电子档案管理“双套制”档案管理方案-各阶段质量控制（三）档案移交阶段施工及监理单位向建设单位移交项目档案时，交接双方须使用数字证书对移交的电子档案进行电子签名，并填写《项目电子档案移交与接收登记表》。（四）项目档案验收阶段采用“双套制”档案管理模式的项目，验收时检查事项如下：（1）归档范围和整理要求须满足《关于印发公路建设项目文件材料立卷归档管理办法的通知》（交办发〔2010〕382号）、《关于印发水运建设项目文件材料立卷归档管理办法的通知》（交办发〔2009〕225号）和《××省交通运输厅关于公路建设项目档案的管理办法》（×交办函〔2002〕406号）的要求。（2）验收范围包括两部分：一是电子档案，二是纸质档案。（3）检查电子文件的文件格式以及采用的数字证书是否符合要求。（4）由电子档案打印而成的纸质档案须检查纸质档案内容是否与对应的电子档案一致，加盖的公章是否与建设单位的备案公章一致。第一章：电子文件与电子档案管理“双套制”档案管理方案-各阶段质量控制（五）档案移交进馆阶段1、采用“双套制”档案管理的交通建设项目向中心移交项目档案时，移交全套电子档案及电子文档（扫描而成的电子文件）即可，存储介质为不可擦写光盘，不再移交纸质档案；2、移交方须确保所移交的电子档案准确、完整、可用和安全，中心对所移交的电子档案进行检验，合格后接收。3、移交进馆的电子档案及元数据应满足《××省交通建设项目电子档案的存储结构》的要求。4、交接双方须使用数字证书对移交的电子档案进行电子签名，并填写《项目电子档案移交与接收登记表》。项目申请条件审核签订协议应用实施“双套制”档案管理方案-实施流程第一章：电子文件与电子档案管理“双套制”档案管理方案-实施流程（一）项目申请：根据项目实际需求，采取“自愿申报”的形式，由项目自行向××省交通运输档案信息管理中心上报《项目应用“双套制”档案管理方案申请书》。（二）条件审核：接到项目申请后，中心根据项目公司的条件进行选择，条件列表详见《项目应用“双套制”档案管理方案条件一览表》。（三）签订协议：审核通过后项目公司与中心签订协议。协议模板见《项目应用“双套制”档案管理方案协议书》。（四）应用实施：1、项目参建单位及相关人员向××省交通行业数字证书认证分中心或其他符合××省信息化主管部门要求的电子认证服务机构申请数字证书，相关人员领取证书后需与项目建设单位签订《数字证书使用责任承诺书》；2、须在中心全程监督下实施《“双套制”档案管理方案》。电子档案工作的建议1、项目档案管理办法作为整个项目档案管理指导性文件，要尽早制定；2、要制定项目电子档案工作计划，确认电子档案归档范围、工作流程，建设电子档案相关制度；3、各类综合管理文件数字化工作要同步开展；4、业主单位要严格要求各单位尽快完善数字证书申请材料并归档；5、电子文件形成进行数字签名及归档应与外业施工同步；6、人员稳定性对档案管理尤为重要，人员变更需做好档案工作交接。第二章纸质档案的数字化第一章：电子文件与电子档案管理纸质档案数字化的基本要求建设项目除了通过计算机等电子设备产生的电子文件以外，仍然存在大量纸质档案，为了档案信息资源利用和共享的高效，应将其数字化后，上传到电子档案系统中。数字化的文件不是电子档案，应以原件为准，但档案管理人员应确认其与原件相符。委托第三方进行数字化加工的建设项目，委托单位应当与数字化加工单位签订保密协议，明确保密要求及失泄密的处罚措施、加强数字化存储设备管理和数字化人员管理等措施，确保档案信息安全。使用标准规范的数字化加工软件。第一章：电子文件与电子档案管理档案数字化软件的功能要求支持对文书、科技、专业等各门类纸质档案进行数字化加工能将数字图像存储或转换为TIF、JPG、双层PDF等格式，能按要求定制纸质档案数字化副本命名规则具有数字化元数据采集功能，目录数据双机校验功能和检索功能，工序日志管理格式、扫描分辨率、色彩空间、压缩方案等技术参数自定义具备纠偏、去噪、剪裁等图像处理功能图像和目录数据自动抽检，自动对比等质量检测一准备数字化的项目档案案卷应完成案卷封面、卷内目录、备考表的编制及编打页码的工作（即除装订外的全部档案工作）二对原已装订成册的文件，应拆除装订物或切除胶装部分，拆除装订物或切除胶装部分时应注意保护文件不受损害三对破损严重无法扫描或折皱不平影响图像质量的文件，应先进行技术修复或压平等处理后再扫描第二章：纸质档案的数字化纸质档案数字化的准备工作第一节纸质档案数字化扫描后的格式：采用PDF格式扫描色彩模式（一）项目纸质文件采用黑白二值，当文件中存在插图的，该页文件宜采用灰图或彩色模式；重要文件的文头及签章部分需要采用彩色模式。（二）照片采用彩色模式。（三）项目可根据自身需求提高扫描标准。扫描分辨率（一）扫描形成的电子文件应清晰，图像中不应出现影响图像质量的杂质，如过黑点、边框、线条等，处理标准：不影响文件可读性。（二）形成的电子文件须与纸质文件一致，不得缺页、错页及重页。（三）形成的电子文件在阅读视觉上没有明显的倾斜，一般控制在3度内。（四）不建议为了减少电子文件大小而采用裁边方式，确保电子文件的呈现与原纸质档案一致。（五）鉴于同等条件约束下、不同扫描仪扫描生成的PDF文件大小不一致，建议使用AdobeAcrobat对扫描而成的PDF文件进行优化处理，PDF优化器“预设栏”采用“标准设置”即可，可有效减少文件大小。扫描方式（一）根据档案幅面的大小(A4、A3、AO、16开等)选择相应规格的扫描仪，如工程图纸采用0号图纸扫描仪进行扫描；大幅面文件可采用小幅面扫描后图像拼接方式处理；小于16开的文件应托裱成A4规格后进行扫描。（二）过薄的、过厚的、较脆的（如信纸、便签纸）纸质文件采用平板扫描方式，避免损坏纸质文件。（三）照片采用平板扫描方式。扫描质量要求采用分辨率为300dpi规格进行扫描。第二章：纸质档案的数字化纸质档案数字化扫描的要求第二节扫描的电子文件的命名：文件名：“序号”+“卷内文件题名”，序号采用3位数表示方式，如“001”1234第二章：纸质档案的数字化纸质档案数字化后的处理第三节经过质量检查确认合格后上传到电子档案系统，上传时须核实电子文件实体、案卷档号、卷内序号、卷内文件题名、页数和文件总数等要素，确保与纸质档案保持一致立卷单位的扫描人、档案主管、档案分管领导分别利用电子档案系统的相关功能，用数字证书对扫描后的PDF文件进行电子签名，确认其与该扫描件内容相符纸质档案的装订：扫描完成后，须对其进行最后的装订工作。装订应符合国家档案装订规范，要符合案卷整齐、卷内文件排列与卷内目录文件顺序一致、不掉页、不压字等要求5同一事由的往来文件以及文件的其他组件应齐全、完整第三章电子档案的移交与接收一、除合同或协议中另有约定外，各参建单位应当在项目通过交工验收后1个月内，将项目电子档案向建设单位移交。建设单位应当在项目竣工验收后3个月内，向使用单位移交项目电子档案，××的交通建设项目应同时向××省交通运输档案信息管理中心移交。二、为方便移交单位管理，建设单位应分别使用不可擦写光盘和大容量移动硬盘移交一套完整的电子档案。三、一套完整的电子档案，存储结构如右图。第三章：电子档案的移交与接收基本要求第一节四、移交方须确保所移交的电子档案准确、完整、可用和安全，接收单位对所移交的电子档案进行检验，合格后双方填写《项目电子档案移交与接收登记表》。因建设项目的电子档案数量较多，移交工作量大，特对移交的电子档案命名规范进行说明，采用移动硬盘移交则跳过下面第一段，从第二段开始操作一、每个光盘应当有标签，标签上注明编号，规则为：项目编号+八大类分类编号（合同段编号）+2位流水号，例如：1-5-01-12，其含义为：某某项目—施工文件—第1合同段—第12号光盘第三章：电子档案的移交与接收移交的电子档案命名规范第二节二、移动硬盘或每个光盘内应当建立多级文件目录：（一）一级目录包括一个“项目档案”文件夹和一个“说明文件.xls”；“说明文件.xls”的格式须按规范填写序号、光盘或硬盘容量、光盘或硬盘编号、备注。（二）二级目录在一级目录“项目档案”文件夹下按规范建立八个文件夹，八个文件夹的命名依次为“立项审批”、“设计基础”、“设计文件”、“工程管理”、“施工文件”、“监理文件”、“竣工文件”、“科研文件”。（三）Ⅲ级目录在二级目录“施工文件”、“监理文件”文件夹下建立的Ⅲ级目录，须以合同段名称作为文件夹名称，N个合同段应建立N个文件夹。在二级目录“立项审批”、“设计基础”、“设计文件”、“工程管理”、“竣工文件”、“科研文件”文件夹下建立的Ⅲ级目录，须直接建立一个“案卷信息表.xls”文件和1～N个“案卷”文件夹。“案卷信息表.xls”须按规范填写序号、档号、案卷题名、保管期限、文件件数、总页数、起止日期、立卷日期、立卷单位、备注，格式如下图所示：第三章：电子档案的移交与接收移交的电子档案命名规范第二节说明：序号：按照文件排列顺序，用阿拉伯数字从1起依次标注。档号：档号由档案分类号及案卷顺序号组成，档号一般采用格式如下：G表示建设单位档案分类中XX建设项目大类代字，由建设单位自行确定。一级属类代字：表示建设单位的第N个项目，由建设单位自行确定。二级属类代字：1表示立项审批文件；2表示设计基础文件；3表示设计文件；4表示工程管理文件；5表示施工文件；6表示监理文件；7表示竣工文件；8表示科研文件。Ⅲ级属类代字：由项目法人（建设单位）根据本项目统一编写的参建单位代号，该级属类只存在施工文件类和监理文件类。案卷号：按档案分类号分别从1开始用阿拉伯数字编号。例如：“（G•1•5•1-1）”，表示XX建设项目第1个项目施工文件第1合同段第1号案卷。案卷题名：必填项，填写案卷标题的全称。保管期限：根据建设项目及文件材料的实际情况确定并填写。起止日期：填写卷内文件材料形成的起止日期。立卷单位：指文件材料的组卷部门或单位。备注：填写需要注明的情况。每一个“案卷”文件夹名称必须与“案卷信息表.xls”中的档号、案卷题名一一对应，文件夹的命名规范是：（档号）案卷题名。第三章：电子档案的移交与接收移交的电子档案命名规范第二节（四）四级目录如果Ⅲ级目录是施工文件和监理文件的合同段文件夹，则在每个合同段文件夹下，再分别建立一个“案卷信息表.xls”文件和1～N个“案卷”文件夹，即四级目录是“案卷”文件夹，相关要求与（三）Ⅲ级目录的案卷规范保持一致。如果Ⅲ级目录是“立项审批”、“设计基础”、“设计文件”、“工程管理”、“竣工文件”、“科研文件”六大类的“案卷”文件夹，则在每个“案卷”文件夹下，再建立一个“卷内文件信息表.xls”文件和多个“卷内文件”文件夹。每一个“卷内文件”文件夹名称必须要与卷内文件信息表的文件题名一一对应，卷内文件夹中存储该文件和文件的附件，文件没有附件的则只存储文件。卷内文件信息表.xls文件须按规范填写档号、序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页次、备注，格式如左图（五）五级目录五级目录仅存在于施工文件和监理文件两大类文件中，即在每个“案卷”文件夹下，建立一个“卷内文件信息表.xls”文件和多个“卷内文件”文件夹，相关要求与（4）四级目录的“卷内文件”内容保持一致。第三章：电子档案的移交与接收移交的电子档案命名规范第二节移动硬盘或光盘内档案存储结构示例下图以工程管理、监理文件为例，展示档案存储结构：第三章：电子档案的移交与接收第四章电子档案系统简介交通工程电子档案系统第四章：电子档案系统简介系统概述第一节交通工程电子档案系统，由电子签名认证平台和电子档案管理系统组成。实现了电子文件可长期保存和电子签名具有纸质档案的特性，并可脱离任何管理系