会议管理系统解决方案

会议管理系统解决方案一、系统背景威尔会议管理系统广泛用于企业、政府事业单位、校园等内部会议的管理中。“预约”解决的是“空间”资源的管理问题，即通过科学有序的安排完成会议室空间资源的占用。“签到”解决的是“时间”资源的管理问题，创建会议的同时，主要管理参会人员是否准时参会、退会，通过数据分析形成出勤相关的数据统计。在企业中，会议管理分为粗放型管理、人工型管理、智能型管理以下三个情形：粗放型管理：这类管理方式对会议室和参与人员的使用不做严格的限制，可以随意在某个会议室召开会议，会议的召集和会议资源（投影设备、网络设备、茶水服务、清洁服务）由召集人用传统的电话/QQ等人工通知的方式通知、传达。这种方式使得会议的协调性比较差，如果需要辅助工作配合，在安排这些工作的上传下达所浪费的时间很多，影响会议安排，不利于办公效率的提高。人工型管理：这类管理方式采用由专门的部门或人对会议室的进行安排，所有会议的召集、相关的会议资源也有此人进行协调。这种方式虽然只有一个人或一个部门统一管理，但对整个工作流程来说，有依可寻，从而提高了会议室的管理效率，缺点是对于工作的“痕迹”管理来说，还停留在人工记录或简单的电子表格记录。智能型管理：智能触屏设备、移动端应用、后台管理软件联合通用，管理人员在后台软件上将系统规则和会议相关资料等定义完备，每位员工均可根据实际需求通过手机端或者后台进行会议的预约，当成功预约会议且通过审批时，参会人员会得到一条短信/邮件或手机移动应用的提醒，通知每一位参会人员会议的起始时间、地点、会议主题等相关信息，并且，在会议室外的设备显示此次会议的主题、时间、参与人员出勤状况等。整个过程中未出现人与人的直接交互，全部是人与系统之间的交互，流程准确、规范、科学，节约了时间，提高了效率，有效的编排了会议室资源并使其得到合理的利用。二、系统简介威尔会议管理系统是集预约、签到功能于一体。会议组织人员可通过“预约大表”一目了然的查找到符合需求的空闲会议室，通过“预览一键式”预约，即可完成会议室的占用，参会人员只需在会议前进行刷卡签到，即可完成会议出席状况的记录统计，无需手工记录及统计。终端签到设备为触摸大屏设备，用于人员签到、展示会议信息、临时预约会议、签到信息查询等。三、产品亮点:♦右键预约，一键操作一一用户通过预约大表可直观的看到会议室占用情况，运用条件筛选等快捷搜索按钮，可定位出符合开会条件的会议室♦灵活配置，分类选型一一用户可自定义会议室的资源及管理人员；系统提供常规会议、周期例会、临时会议等多种方式，针对不同的使用情景选择应用不同的会议类型。♦签到统计，自动分析一一参会人员在会议智能终端上刷卡签到后，系统自动搜集、传送出勤数据，后台进行统计，形成汇总或明细报表及部门汇总或明细。♦实时监控，适时提醒一一系统实时展示会议签到状况，同时，在终端设备上及时展示未到人员及明细，包含未到人员的姓名、部门、职位、联系方式等，方便用户及时与未到人员取得联系。♦大屏展示，尽显形象一一用户可自由选配的智能会议终端有3.5寸、8寸、10寸触摸屏、21.5寸触摸屏等。在21.5寸的设备中将展示会议时间、会议室名称、会议名称、承办单位、签到状况等，是彰显了企业形象。♦临时预约，一触即发一一在10寸、21.5寸终端设备中，用户可以临时预约当天的会议室，方便用户快速高效的实现临时占用。♦品质高端，内外兼备一一威尔各类型的会议智能终端外观精致、高端；设备品质一流，十多年来，因极低的返修率和极长的使用寿命广受赞誉。四、终端