办公系统常见问题及对策

办公系统常见问题及对策一、公文处理方面公文文种使用混乱常见错误自制文种。在正式文种之外，随心所欲，生造公文文种，常见的有：“请示报告”、“工作思路”、“情况”、“汇报”、“申请”、“郑重声明”等，这些可以用于个人对公或者对私行文，但不能用于机关行文。误用文种。把属于机关其他应用文，特别是事务文书中的文种，误作为正式公文文种使用的情况。常见的有：把计划类文种“要点”、“打算”、“安排”、“设想”等作为公文文种直接使用，如《XX公司XXXX年工作要点》。把属于总结类的文种“小结”、“总结”，以及把属于规章制度类的文种“办法”、“规程”、“须知”、“实施细则”等作为正式文种直接使用。但是，如果将上述应用文用转发或印发通知的形式发布，则是规范用法。如“XX公司关于印发公司领导干部能上能下实施细则的通知”。混用文种。不按文种的功能和适用范围去选用文种，而造成临近文种相互混用，导致行文关系不清，行文目的不明，行文性质混淆。常见的有：“公告”与“通知”、“决议”与“决定”、“请示”与“报告”、“请示”与“函”混用，特别是“请示”与“报告”混用的情况出现比较多。“请示”和“报告”混用。“请示”适用范围：①明文规定必须上报请上级机关审核批准才能办理的事项；②遇到新情况新问题，但又无明确规定和依据，需上级明确指示后才能解决的事项；③对现行政策法规不甚了解或因特殊情况而难于执行，有待上级明确答复才能执行的事项；④有意见分歧，待上级裁定才能办理的事项；⑤请示应一事一请，不能多事一请。“报告”适用范围：①制度要求和明文规定必须向上级汇报本单位工作进展不须上级答复的月报、季报、年报等；②答复上级机关的询问或汇报上级机关批办文件及其他事项的结果；③向上级反映工作动态或贯彻上级要求情况；④向上级机关提出建议和意见、设想等（但不要夹带请示）。改进方法严格按照2012年中办、国办印发的《党政机关公文处理工作条例》所规定的公文种类及范围撰写公文，具体文种及范围如下：（1） 决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。（2） 决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。（3） 命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。（4） 公报。适用于公布重要决定或者重大事项。（5） 公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（6） 通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。（7） 意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。（8） 通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。（9） 通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。（10）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。（11） 请示。适用于向上级机关请求指示、批准。（12） 批复。适用于答复下级机关请示事项。（13） 议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。（14） 函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。（15） 纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。（二）违反公文行文规则常见错误（1） 应该党政分开行文的未分开行文，咱们有基层单位前段时间就项目建设工作向市委行文，市委又批到政府，搞得咱们工作很被动；（2） 应该一个基层单位单独行文的搞成几个基层单位联合行文；（3） 抄送给领导个人；（4） 抄送给下级部门；（5） 转发公文标题累赘、冗长。改进方法行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不能越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。（1）向上级机关行文，应当遵循以下规则：原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。严格区分工作所属范畴，正确确定主送单位。党群工作主送单位为市委，其他方面工作主送单位为市政府或相关市直部门。请示应当一文一事。不能在报告等非请示性公文中夹带请示事项。除上级机关负责人直接交办事项外，不能以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不能以本机关负责人名义向上级机关报送公文。受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。（2）向下级机关行文，应当遵循以下规则：主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。涉及多个基层单位职权范围内的事务，各基层单位之间应当协商一致的，未协商一致不能向下行文；擅自行文的，应当纠正或者撤销。（3） 同级机关与其他同级机关必要时可以联合行文。属于各自职权范围内的工作，不能联合行文。（4） 基层单位内设机构原则上不能对外正式行文。（5） 转发公文的标题拟定，可采用直接转发最上一级文件等办法，避免相同词语在标题中重复出现。转发文标题简化法：①直接转发原发文件，要把内容交待清楚（现在比较侧重用这个方法）；②概括转发；③借用转发：如《公司关于任命XXX同志为XX公司副总经理的通知》转发标题为《转发公司关于XXX同志任职的通知》。（三）公文行文格式混乱公司系统各类公文除有特殊要求外，原则上采用统一格式，具体为：标题：二号华文中宋简体副标题：三号仿宋GB2312职务、署名：小三号楷体GB2312正文：三号仿宋GB2312正文一级标题：三号黑体正文二级标题：三号楷体GB2312全文行间距：段落固定值28磅（四）坚决避免行文错误纠正错字别字文稿中出现错字、别字，也是比较常见的。下面列举一些经常并用错、用混的字。（1） “的”“地”“得”从语法上讲，定语后用“的”，状语后用“地”，补语后用“得”。如“勤劳的人民”、“详细地汇报”、“打扫得干干净净”。（2） “做”与“作”二者意思相近，常常被混用。至于如何准确区分，没有比较权威的规定。一般来说，书面色彩较重的词语，尤其是成语，多写成“作”如：作案、作弊、作罢、作对、作废、作秀、作战、弄虚作假、装腔作势、胡作非为、大有作为、所作所为、以身作则等。对于通过抽象行为实现的动作，一般也用“作”，或“作出”，后面往往双音节动词，如：作调查、作检讨、作报告、作斗争、作出决定、作出处理、作出判断等。后面是名词或名词性语素时，特别是具体东西的制造，强调通过具体行为实现的动作，应写成“做”，如：做饭、做梦、做账、做作业、做学问、做生意、做人、做官、做工、做事、做革命工作、做手脚、做衣服、做模型、做好事、做出贡献、做出成绩、做出榜样等。另外，还有一些固定或约定俗成的词和用法，比如：作文、作画、作风、作家、作业、作为、创作、操作、制作；做法、做主、当做、用做、叫做、少说多做。（3） “长”与“常气长：指时间、空间的长度。常用词：长久、长期、长效、长治久安、浩气长存、长此以往、警钟长鸣、万古长青。常：指平常、经常。常用词：常态、常住、常年（亦可写为“长年”）、常备、常抓不懈、老生常谈、四季常青。（4） “分”与“份”。分：指成分、限度。常用词：分量、分内、分外、分子、过分、本分、成分、非分、部分、情分、水分、安分守己、恰如其分。份：指整体中的一部。常用词：份额、股份、年份、月份、省份、人人有份、一式两份。（5） “备”与“倍”。备：完全、都的意思。常用词：备受欢迎、备感亲切、关怀备至。倍：加倍的意思。常用词：干劲倍增、倍加珍惜、事半功倍。（6） “截止”与“截至气普遍存在以“截止”替代“截至”。“截止”、“截至”都是动词，都有“到为止”的意思。区别在于：⑴表意不同。“截止”是指（到一定期限）停止，使终止、结束的意思，如“报名截止日期为7月18日”。“截至”是指截止到（某个）时候，多指一个过程、一件事情暂告一段落，并不意味终止或结束，如“截至XX年12月31日，北京市政府举办了12期经济论坛”。⑵用法不同。“截止”是不及物动词，不能直接带宾语，必须辅之以其他动词才能跟宾语，如“截止到”、“截止日期为”，或作为动名词在句子中充当辅助宾语，如“报名日期到......截止气“截至”可以直接带宾语，且不能充当辅助宾语，不能用“截止”替代。以上列举了一些技术上的错别字，还有很多是粗心大意引起的、低级的文字性错误，希望以后在文件起草时认真校对检查。理顺逻辑关系公文中常见的逻辑错误可概括为以下几种：（1） 事物关系混淆。如“组织公司青年党员和干部员工开展**活动”，公司青年党员也是干部员工，干部员工中包含青年党员，因此青年党员和干部员工存在交叉关系，不能同时在文件中并列出现。（2） 语言词不达意。如“对一些违反规定的单位和个人进行严肃处理”，这句话原本想表达凡是违反规定的单位和个人都要进行严肃处理，可字面意思是只对其中一些单位和部门进行处理，量词使用错误导致语言表述不准确。（3） 逻辑顺序不当。如“各级党组织要积极发现、信任、提拔、培养中青年干部”中，如果没有“培养”就没有“提拔”，应该改为“发现、培养、提拔、信任”，才能准确体现干部成长的正确顺序。不同公文，有不同内容要求，其具体结构自然有所侧重，公文写作中最常见的二种组合有：①“为什么（是什么）——怎么办”组合，多见于通知等文体中。这种组合一般为两个部分：第一部分说明事情的原因(现状)，第二部分提出解决问题的办法或者要求，这是目前咱们行文的主要方式，请示、报告、函等，都可采用这种方式，让收文单位一目了然，明白你表达的中心思想是什么。以办理项目建设手续为例，需要向市政府或者主管部门发请示，可以这么写，先介绍项目基本情况、建设的意义、目前的进展情况等，然后转入问题分析，然后说出请求事项就水到渠成了。②“为什么(怎么办)一一怎么样”组合，多用于工作总结。前一部分是叙述原因或做法，后一部分是叙述成效(或两者替换位置)。(4)内容自相矛盾。在同一文件中出现相反的自相矛盾的内容。如“公司成立近十多年来”，近十年是不到十年，十多年是超过十年，这两个相冲突的内容同时在一个公文中，造成了语义的自相矛盾。内容表达清晰数字。一般情况下，在公文中主要使用阿拉伯数字，如表示数量、长度、高度、面积、体积、重量和百分比等。词、词组、成语、惯用语、缩略法和具有修辞色彩语句中做为词素使用的数字应用汉字。数字单位和小数点位数应当前后一致。概数用汉字，中间不加顿号，如“三五个”、“七八十种”、“十之八九”等。名称。公文中第一次出现人名、地名、组织机构名均应全称，使用简称必须是约定俗成的规范化简称。为方便行文，如名称较长，可在第一次使用时说明以下简称为“***”，再次使用时用简称。公文中的人名。一般公文正文人的姓名为两个字的，中间不能加格，如“小明”，但在公文其他地方，如签名、列序表或者成立组织机构列出成员名单中，成员名字是两个字的可以空格。在正文中名与名之间一般用逗号隔开，在列序表或者成立组织机构列出成员名单中可以用空格的方式排列。（3） 量词。计量单位要使用法定计量单位。如：平方米、公顷、公里等。4.5%-6%不要写成5-6%，50万-100万不要写成50-100万。非本世纪的年代，应将所属世纪写出。如：20世纪90年代以来。（4） 时间。尽量避免使用一些交待不够清楚的时间概念，如“去年”、“前天”等，而应写明具体的年、月、日。除成文日期外，年月曰也应用阿拉伯数字。“2015年”不能简写成“15年”，“2014-2015年”不能简写成“2014-15年”。星期、农历用汉字，“星期三”不能写成“星期3”。尽量不用“今年”、“明天”、“下个月”等概念。（5） 标点符号。有将间隔号“•”写为点号“.”的，如“5-12汶川地震”写为“5.12汶川地震”,“兰州市志•交通志”写为“兰州市志.交通志”。还有的连接号使用不规范，如“2015年2月2-6日”，使用连接号，应占一字的位置，并上下居中。杜绝常识错误常识性错误主要集中在几方面：①政治概念混淆。如将现阶段“全面建成小康社会”误写为“全面建设小康社会”；②所涉及的人物职务写错或排序错误；③专有名词的错误使用。（五）审批单的填写公司各类审批单较多，主要有发文、印章、合同、报销等，请各部门、各基层单位严格按照审批单的要求将各项内容填写完整。以发文审批单为例，在到行办核稿前应将拟办单位及负责人以下内容填写完整（主题词不用填，抄送和附件根据实际需要填写），经常有人将最主要的主送单位和标题省略掉。基层单位在“拟办单位”一栏可写简称。二、信息采写方面（一）信息采写常见问题稿件数量少10月以来，公司总共收到信息稿件43篇（以信息稿件审核单为准），其中房地产公司8篇，土地开发公司7篇，南山路公司5篇，董办、环保水务公司、瑞景公司、广告公司各3篇，重离子公司、检测公司各2篇，党办、纪检部、财务部、担保公司、瑞新公司各1篇，其他单位0报送。报送不及时大多数稿件往往在事件发生三天之后才将信息稿件审核单送至公司行政办公室，极大影响了信息的时效性。要素不齐全个别稿件内容过于简单。记叙事件过程、人物活动蜻蜓点水，结构上不协调，背景内容多于实质内容。无关内容多一些稿件过于讲究文学色彩，如一篇稿件第一段是这样写的：“2015年10月14日下午，天气晴朗，万里无云，阳光和煦，晓风和畅，***小区建成，第一批业主齐聚小区，等待办理交房手续。一些建材、家电经销商也赶来推销产品，现场热闹非凡。”这段话对天气、坏境等与事件没有直接关系的背景内容交代过多。表述不客观有的稿件有较多描述参与事件人物心理活动的语言，造成新闻内容不客观。如一篇稿件的结尾写道：“培训结束后，新员工们满怀着对未来的美好希望和美丽憧憬，奔赴于各个工作岗位，在这新的天地里，他们将会用青春热情浇筑自己的参天梦想，齐心唱响公司的希望之歌。”有的稿件所述事件刚刚结束，在最后一段往往有事件开展之后当即产生积极影响的内容，给人造成刻意夸大效果的印象。特色不鲜明很多基层单位信息稿件没有突出主业，如党风廉政建设方面的信息，内容空泛，千篇一律，缺少内涵，缺乏与自身业务的联系。选题意识弱没有选题计划，坐等新闻。工作中缺乏观察，缺少对工作的深入思考。只注重会议、大型活动的采写，对项目进展情况、工作中出现的亮点视而不见。（二）改进方法扩大信息范围，主动选题练笔当前信息关注点集中在改革转型、城市建设、民生工程、精准扶贫、节能环保、基层党建等方面，在选题上要向这些方面靠拢，有计划、按节点、成系列地采写相关内容。信息来源主要有：会议、各类公文、领导活动、项目情况、信访处理、调研活动等，内容上反映项目取得的突破性进展、可借鉴的成功经验、对问题的深度思考，少一些歌功颂德、少一些一般性工作。在采写党群工作、文化活动的稿件时，要注重同公司的主要业务相结合，采写项目情况的稿件时，注重同企业精神和企业文化相结合。内容详略得当，新闻要素齐全新闻采写要做到要素齐全。新闻要素一般包括六要素：何时（When）、何地（Where）、何人（Who）、何事（What）、为何（Why）、过程如何（How）,用英文字头简称“5W1H”。在记叙事件时，要突出主线，阐明事件的主要环节，条理清晰，避免成为流水账；在记叙人物的时候，突出主要人物，写清主要人物职务，并根据主要人物职务进行排序。对一般人物一笔带过。表述客观真实，杜绝主观臆测在写事件带来的影响时，做到求真务实，多叙述事件的实际作用，对一些阶段性的规模不大的项目，少一些像“为全市****做贡献”之类的大话虚话；在写人物对事件的态度时，尽量以对语言和行为的描写代替直接的心理描写。标题言简意赅，突出中心内容标题所叙述的事实要与信息内容一致，突出精华、突出新鲜事实、突出重要事实。要短小精悍，开宗明义，少用修饰性的词语，新闻稿标题是要用最精炼的语言概况本文主要内容。把握文章结构，写好新闻稿件新闻一般由标题、导语、主体、背景和结语组成。但不是每篇新闻都具有这5个部分，有的新闻就没有导语和背景。常见的几种新闻结构有：①金字塔式结构。把最重要的内容放在新闻的最前面，随后按重要性依次排列其他内容。它的优点是能迅速地把最新鲜、最重要的事实，开门见山地告诉读者，使读者一目了然，节省阅读。②倒金字塔式结构。把最重要、最精彩的内容放在前面,按时间顺序，依次叙述。③车辐式结构。以一个中心事件或事物为纲，其他事实像车辐一样辐射出去。宜于报道比较散的事件。④并列式结构。把众多主要事实并列叙述。适合报道事实各部分的重要性相等或相似的新闻，多见于公报式新闻。此外，基层单位报送给集团公司、拟在集团公司