出纳实务 第八章 订与会计会计凭证装档案保管

第八章

会计凭证装订与会计档案保管

学习目标知识目标※掌握会计凭证装订要求※了解会计凭证装订标准※掌握会计凭证装订方法※了解会计档案保管、销毁期限及要求※掌握会计凭证借阅的相关规定能力目标※会按照会计凭证装订要求准备装订材料及工具※会对装订前的凭证进行规范整理※能够按照装订步骤完成凭证装订※能够办理会计凭证借阅的相关手续※能够按照档案管理规定完成凭证归档、保管第一节

会计凭证装订装订材料准备待装凭证整理实施装订工作列卷编号归档会计凭证装订流程一、装订标准及要求（一）装订标准每本凭证装订厚度一般1.5一2.0厘米左右，保证装订牢固，防止偷盗和任意抽取；同时还要美观大方，装订后要达到“四边齐、表面平、无凹凸、书本型”的标准。（二）装订要求

装订之前，要设计一下，看一个月的记账凭证究竟订成几册为好。每册的厚薄应基本保持一致，不能把几张应属一份记账凭证附件的原始凭证拆开装订在两册之中，要做到既美观大方又便于翻阅。凭证装订的各册，一般以月份为单位，每月订成一册或若干册。凭证少的单位，可以将若干个月份的凭证合并订成一册，在封皮注明本册所含的凭证月份。（三）注意事项用一些纸折成许多三角形，均匀地垫在装订线的位置，能使装订出来的凭证就显得整齐了。二、装订材料、工具准备

做好装订前材料、工具的配备。

一般装订工具配备如下：闸刀1架；取钉器1只；大剪刀1把；大针1枚（钢勾子针或用回型针折成V型亦可）；装订线若干；手电钻1把（或装订机1台见图9-1、图9-2所示）；胶水1瓶；凭证封面、封底、包角纸若干；装订台一张（亦可用方凳代替）；铁鎯头1只；木垫板1块；铁夹若干只；美工刀一把。三、装订前的整理（一）分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全；（二）按凭证汇总日期归集（如按上、中、下旬汇总归寨）确定装订成册的本数；（三）摘除凭证内的金属物（如订书钉、大头针、回形针）。对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅，保持数字完整；（四）整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。再检查附件有否漏缺，领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全；（五）记账凭证上有关人员（如财务主管、复核、记账、制单等）的印章是否齐全。四、装订方法及装订步骤五、会计凭证装订后的事项

（一）在封面上编好卷号，按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅。（二）待晾干后，在凭证本的侧脊上面写上“某年某月第几册共几册”的字样。装订人在装订线封签处签名或者盖章。一、会计凭证的保管

（一）会计凭证的归档保管

装订成册的会计凭证要按年分月顺序排列，并指定专人保管，但出纳不得兼管会计档案。

年度终了后，可暂由财会部门保管一年，期满后，编造清册移交本单位的档案部门保管。

如果单位未设立档案部门的，应当在财会部门内部指定专人保管。第二节

会计凭证保管与销毁（二）计凭证的借阅

借阅会计凭证应办理借阅手续，经本单位有关领导批准。

调阅时，应填写“会计档案调阅表”，

原始凭证不得外借，其他单位如因特殊原因需要使用原始凭证时，经本单位会计机构负责人、会计主管人员批准，可以复制，避免抽出原凭证。

向外单位提供的原始凭证复制件,应当专设登记簿登记，并由提供人员和收取人员共同签名或者盖章。

（三）会计档案的保管期限

会计档案的保管期限应从会计年度终了后的第一天算起，各种会计档案的保管期限，根据其特点，分为永久与定期两类。会计档案名称保管期限备

注一、会计凭证类

1．原始凭证、记账凭证及汇总记账凭证15年

其中：涉及外事和其他重要的会计凭证永久

2．银行余额调节表5年

3．银行对账单5年

4．发票存根、抵扣联、完税凭证10年

二、会计账簿类

1．日记账（现金和银行存款日记账）25年

2．明细账15年

3．总账15年包括日记总账4．固定资产卡片15年固定资产报废清理后保存5年5．辅助账簿15年

6．涉及外事和其他重要的会计账簿永久

三、财务报表类

1．月、季度报表3年

2．年度财务报表（决算）永久

包括文字分析四、其他类

1．会计移交清册15年

2．会计档案保管清册永久

3．会计档案销毁清册永久

二、会计凭证的销毁

会计凭证的保管期限和销毁手续，必须根据《会计档案管理办法》的有关规定执行，任何人都无权自行