家居公司文件管理制度

家居公司文件管理制度1.0目的为完善本集团管理文件的管理，使文件管理工作规范化、标准化、制度化，特制订本制度。2.0适用范围本制度仅适用于XXXX国际集团及所属各部门的所有管理性文件。3.0定义无。4.0职责总裁：负责集团管理性文件的审批。总裁办：负责集团管理性文件的编写、修订、执行监督、发放和归档管理。集团各部门：负责本部门管理性文件的编写、修订、管理及监督执行。集团各公司：参照本制度对管理性文件进行编写、修订、管理及监督执行。5.0内容5.1文件分类5.1.1管理性文件包括制度、办法、规定、规范、流程、程序等。分为综合管理类（企业管理和人事管理类等）、财务管理类、技术管理类、生产管理类、营销管理类、质量管理类及其他管理类。5.1.2质量管理体系文件的管理文件按《文件、法律法规和其他要求控制程序》执行。5.2文件编号5.2.1集团管理文件编号XXXX/GL—××—×××—××××XXXX拼音缩写编制年份XXXX拼音缩写编制年份部门代号管理文件拼音缩写文件流水号部门代号管理文件拼音缩写文件流水号5.2.2记录表单编号XXXX/BD—××—×××—××××部门代号表单流水号表单拼音缩写XXXX拼音缩写编制年份部门代号表单流水号表单拼音缩写XXXX拼音缩写编制年份5.2.3红头文件编号：集团字【××××】第×××号XXXX国际集团简称编制年份文件流水号XXXX国际集团简称编制年份文件流水号5.2.4人事调令编号：XXXX/DL—×××—××××XXXX拼音缩写XXXX拼音缩写编制年份调令拼音缩写文件流水号调令拼音缩写文件流水号5.2.5通知/通告/通报等编号：XXXX/TZ—××—×××—××××编制年份XXXX编制年份XXXX拼音缩写通知拼音缩写文件流水号部门代号通知拼音缩写文件流水号部门代号5.2.6会议纪要编号：XXXX/HY—××—×××—××××编制年份XXXX编制年份XXXX拼音缩写会议拼音缩写文件流水号部门代号会议拼音缩写文件流水号部门代号5.2.7合同/协议等编号:XXXX/HT—××—×××—××××XXXX拼音缩写XXXX拼音缩写编制年份编制年份合同拼音缩写部门代码文件流水号合同拼音缩写部门代码文件流水号5.2.8外来文件无需再编号，在归档时拼音缩写为“WL”。5.3收/发文部门代号或分发号：部门名称部门代号分发号部门名称部门代号分发号总裁办ZC01发展改革委员会FG07人力资源中心RZ02诺贝公司NB08公共关系中心GG03古地亚公司GDY09信息管理中心XX04奢庭公司ST10财务中心CW05宝悦公司BY11营销中心(壹品尚公司）YX06优尚公司YS125.4文件格式5.4.1发文统一使用以上对应文件类别，并使用各类文件的编号。5.4.25.4.3正文，是文件的主体部分。文件制发的目的和内容，讲述什么事情，解决什么问题以及办法和要求，都要在正文中阐述清楚。5.4.4正文中各项标题统一使用四号或“14”的宋体或仿宋字体，正文内容统一使用小四或“12”的宋体或仿宋字体。5.4.5管理类文件（如制度、规定等）格式，采用六/七段式，即：1.0目的2.0适用范围3.0定义4.0职责5.0内容6.0附则7.0附件（附件。通常指随正文发出的补充说明材料：如果该文件有附件的，应在正文之下。如果附件较多，还须编上序号；文件无附件的，无须注明；5.4.6落款。指发文部门全称或规范化的简称。落款一般放在正文（或附件）的右下角；如果正文恰好占满全页，落款必须放在另页空白纸上时，并在其上面加注一行"（此页无正文）"字样；落款字体与正文相同。5.4.7日期。一般写发文日期。5.4.8文件内容顺序号采用阿拉伯数字，按顺序、逐级排列。如：1.01.11.1.11.1.21.1.2.11.1.2.1.1……5.5工作程序5.5.1文件的编制、审核和批准5.5.1.1集团管理性文件由集团总裁办组织相关部门编写，并由撰写部门组织相关人员讨论和评审，评审修订后由总裁办主任审核，总裁批准，最后发各相关部门负责人会签。5.5.1.2各部门文件由相关人员或主管编写，并由撰写部门组织相关人员讨论和评审，评审修订后由部门主管审核，副/总经理批准，最后发各相关部门负责人会签。5.5.1.3所有文件自颁布之日起生效，并以最新版本为准，旧版本予以回收处置。5.5.2文件的发放和管理5.5.2.1各类文件编号统一按序编号,各部门建立“文件发放/回收登记表”，规定发放范围，对版本号、最新修改情况进行控制。5.5.2.25.5.2.3文件发放时办理登记手续，签字领用。5.5.2.45.5.2.4.15.5.2.4.2对受控文件应通过有效文件清单进行标识，保留的作废文件应在封面醒目位置加以标识。5.5.2.4.35.5.3文件的更改5.5.3.1部门级文件的更改，由更改申请人填写《文件更改申请单》经部门主管批准；技术文件与集团级文件经总裁批准；体系文件经总裁、管理者代表批准。5.5.3.2公司文件更改的方式有：换页、换版。文件修改三次以内的无须换版本，原来的版本号不变，只需要更改版本号，如发文的版本号是A/0，那么第一次修改则是A/1，以此类推。如文件修改三次以上且影响使用时，须换版本，用A、B、…等表示，换页的方式同上。5.5.3.3文件更改时，更改部门要按规定做好更改记录，保存更改单。5.5.4文件的保存及销毁 5.5.4.1质量管理体系文件、外来文件、技术文件和标准，管理性文件等应分类进行存放。5.5.4.2集团所有的文件原稿及其发放签收后的“文件发放/回收登记表”交总裁办保存；部门文件由各部门自行保管，须建立“文件目录清单”。5.5.4.3作废文件由各部门回收后，加盖“作废”章，并在原发放清单上注明。需作资料保留的旧文件应加盖“留用”印章,并与有效文件隔离保存。体系文件技术文件与集团级文件由总裁办5.5.4.5各部门定稿或修改后的电子文件需传送至总裁办统一存档。5.6外来文件的管理5.6.1收到外来文件的部门，应识别其适用性，并控制分发以确保其有效；5.6.2各部门负责相关外来文件的登记、编号及发放、回收工作，须建立“外来文件目录清单”。5.7文件的复制5.7.1任何单位或个人，未经文件主管部门领导或其授权人批准，不得私自外借或向外单位人员提供受控文件及其复印件。5.7.2受控文件或需要借阅查看的，需统一至总裁办复印或借阅，并做好登记，须建立“文件借阅/复印登记表”。6.0附则6.1本制度解释权归总裁办。6.2本制度自颁布之日起生效，原类似文件自行废止。7.0附件7.1文件控制流程图7.2公司统一发布的作业文件格式7.3红头文件格式7