会议接待方案

Word———会议接待方案关于会议接待方案

会议接待方案

XXXX有限公司：

依据贵公司要求，我司为贵公司此次会议设计了如下会议方案，若有何疑问，请准时与我公司联系，再做详细协商。

一、会议日程支配

XX月X日：机场接机，报到，入住酒店

我公司派专车至机场，接来自各地的贵公司参会人员，送至酒店，支配参会人员报到，支配参会人员入住酒店休息。

X月X日～X月X日：会议召开

支配参会人员前往会议场地参与会议，我公司派专人帮助会务组做好会议中各方面的协调工作，以及各种突发大事的处理。

X月X日～X月X日：会议旅游考察，结束会议

优待价格支配参会代表的会后旅游考察工作和离开河南的票务、接送工作。

二、整体会务服务：

1、会议整体策划、设计。

2、全程会议操作、跟踪。

3、会后总结、会后整体支配。

三、服务流程：

（一）会前预备

1、实地考查

会议召开前，我公司派专人伴随考查团实地考查我公司供应推举的会场、入住的酒店、就餐餐厅、旅游线路。在考查过程中，双方就会议支配方面的细节做进一步的协商，敲定会议最终方案。

2、会场布置会议召开前一周内，贵公司派会务组至河南详细城市，我公司派专人协作会务组与会场供应方就会场布置方面进行详细设计支配，会议召开前

一天将会场按会议要求布置妥当。

3、会议设施

在会议召开前，我公司根据贵公司的要求，就会议所需设施进行制作、租用、支配。如：平面立体、AV设计、代表证制作、接机牌、车牌、车贴，贵宾鲜花花环、酒店外景空飘、彩虹门、刀旗、灯笼立柱、横幅、汽球编花、鲜花墙、礼仪、接待台、接待台卡、专业桁架（平面、立体）、特装搭建（舞台、背景板、展台、会议日程展架、易拉保、各种指示牌及通联对讲机等。

4、参会人员报到

参会人员到达之前，我公司协作会务组支配布置参会人员入住的酒店大堂内的会议报到。

5、会议召开

我公司派专业会务人员协作会务组进行详细的会议操作。

6、票务信息供应

准时精确供应机票、火车票信息，同时可以代订飞机票。

（二）会中服务：

1、供应专业外语翻译，摄像，礼仪公关和文秘服务。

2、供应阅历丰富的接待人员全天帮助会务工作，（包括办理代表签到、接待、资料整理分发、分房、展台规划及会场布置等工作）。

3、会议期间可为VIP客人供应特别照看和服务。

4、向参会人员供应全市范围内机场、火车站接送服务。

5、供应会议期间以后勤保障工作和外围的协调服务，（如：打印、复印会议相应资料，供应房间鲜花、水果，摄影等），代办会展用品的航空、铁路托运和河南土特产及会议礼品。

（三）会后总结：

1、优待价格支配参会代表的会后旅游考察工作。

2、帮助会议人员处理睬后事宜，进行会议期间的工作总结。

四、附录

（一）酒店信息

（二）旅游线路

（三）景区信息

（四）会议餐饮

（五）会议用车

（六）详细报价（一团一议）

大型会议接待方案

（一）会议接待方案的含义

会议接待方案是指支配与会者的迎送和吃、住、行、游、乐等接待活动及详细事务的文案，属于会议专题策划方案，可以包含在会议总体方案中，也可以单独拟写，作为会议总体方案的附件。

（二）会议接待方案的基本内容

1、接待对象和接待缘由。会议的接待对象的种类众多，包括上级领导、政府官员、协办支持单位、特邀嘉宾、会议成员（正式和列席）、参展单位、客商、一般观众以及媒体记者等等，有以政府代表团名义来访的，也有联合组团参与的，还有的是以个人身份参会、参展、参观。每一种接待方案肯定要写清晰详细的对象。同时还要简要说明为何接待，即接待的`缘由、目的和意义。

2、接待方针。接待方针即会议接待工作的总原则和指导思想。接待方针应当依据会议目标和会议领导机构对接待工作的要求以及参与对象的详细状况确定。

3、接待规格。包括迎接、宴请、探望、伴随、送别参与对象时，主办方出面的人员的身份，以及主办方支配的食宿标准等。

4、接待内容。包括接站、食宿支配、欢迎仪式、宴请、探望、翻译服务、文艺款待、参观巡游、联欢消遣、票务、返离送别等方面。

5、接待日程。写明各项接待活动的日程支配。

6、接待责任。写明各项接待工作的责任部门及人员的详细职责。如大型会议活动可设置报到组、观光组、票务组等工作小组，分别负责与会者的接站、报到、签到、观光旅游、返离时的票务联系等工作。