档案记录管理规定2022-11-10

档案记录管理规定1目的与适用范围1.1为规范质量活动记录的收集编目标识归档与处理证明HLHB质量管理体系的有效运行,制定本规定。1.2适用于HLHB开展的管理体系服务认证活动的认证档案的管理适用于公司质量管理体系运行过程中的所有记录的管理。2引用文件2.1HLHB《质量管理手册》3管理职责3.1技术质量部是质量记录的综合管理部门，负责HLHB质量管理体系记录的分类编目归档、有效性管理，负责公正性委员会人员/会议档案、记录的有关资料，内审与管理评审记录，与HLHB申/投诉及社会信息处理有关的记录及其它质量记录的管理；3.2认证审核部负责体系认证档案、审核员评价档案、服务认证档案、审查员及技术专家档案记录的管理，负责认证证书发放有关记录的管理。3.3认证审核部负责与其相关的审核员、认证决定人员及其他认证人员的培训及评价记录的管理。3.4人力行政部负责公司人事档案的管理；财务部负责财务有关记录的管理。3.5认证审核部负责授权范围内的认证资料的管理。3.6各部门按规定负责本部门质量记录实施分类分级管理。4管理要求4.1质量记录的要求HLHB应按规定的要求保存质量记录，为验证、评定HLHB质量管理体系的有效运行提供客观证据，应保持最新有效的《质量记录清单》。4.1.1 各部门负责人有责任按照规定建立和维护相应的质量记录并保证本部门的质量记录完整清晰及适用。4.1.2 质量记录应按规定要求填写字迹清楚准确不应随意涂改确需要更改时实行划改应由更改人签字。4.1.3 质量记录应妥善保管储存防止损坏由记录使用部门依据便于识别及查找的原则进行分类、编目，并做好标识。4.1.4 HLHB作业文件记录表格由各相关部门起草修订部门负责人审查各相关部门负责人参与会签，最高管理者授权人批准发布，由技术质量部统一编号、发放。4.1.5 各类记录保管为不同年限和长期保存档案记录可以电子书面形式存在所有具有相关人员签字的书面记录，可以制作成电子文档且不可修订的方式（例如：加密）保存，但是原件必须妥善保存，保存时间至少应当与认证证书有效期一致。4.1..2人员档案：保存至解聘后3年。4.1..3认证档案：获证客户及以往获证客户档案保存当前认证周期加上一个完整的认证周期。认证档案中，所有涉及HLHB或客户相关人员签字、盖章的书面记录原件，均应由相关责任部门和人员负责保管，具体要求是：a）需要保存书面原件的记录包括认证合同申请书法律地位等资质原件复印后的签字盖章件、审核计划公正性声明文件审查报告首末次会议签到表审核报（含终止审核报告不符合的纠正措施及整改资料（包括审核组签字验证关闭的客户的符合纠正措施表及证实资料）、覆盖范围及证书信息确认表获证客户须知审核人员工作质量反馈表审核人员现场见证评价报告、组织信息反馈单、审核人员到达离开信息确认表。审核方案策划单、任务书、认证决定审批表等有授权人员电子签名的仍以电子签名的电子版文件形式保存）以上书面记录原件的纸质保存需用信封/文件袋等进行保管以客户的证书号命并在信封/文件袋的封面列明目录每次审核须在认证决定完成后的10个工作日内完成纸质资料的归档；c）未授权部门需在认证决定完成10个工作日内交由认证审核部，并最终由认证审核部统一管理认证审核部作为公司审核资料档（电子版以上记录原件的最终管理部门；）认证审核部应在其部门岗位设置中明确负责以上资料的收集管理的岗位在岗位职责中明确负责保管书面记录原件的岗位人员的职责要求包括对所保管记录保密性的要求；e）认证审核部需在办公区配备独立、带锁的文件柜用以专门放置已按要求归档的以上的书面记录原件，并在文件柜中有标识便于查找，且柜锁至少2把，由负责的管理人员和负责人分别保管存放原件的区域要有相应的防水防火防静电等防护措施f）以上书面记录原件，未经认证审核部负责人审批签字，不得随意取出或外借审批须有记录g）以上原件记录档案的保存期限要求为当前认证周期加上一个完整的认证周期如需销毁需经认证审核部批准，并注意销毁处理时的保密性。4.1..4培训及评价记录保存至第3年,当涉及到审核员认证决定人员能力的培训及评价记录时应永久保存。4.2档案管理的分类4.2.1对获证客户档案的管理，执行《认证资料管理办法》。管理体系认证获证客户档案应至少包括以下内容：a) 申请资料及初次认证、监督和再认证的审核报告；b) 认证合同；c) 适用时，多场所抽样方法的理由；d) 确定审核时间的理由；e) 纠正与纠正措施的验证；f) 现场审核记录；) 投诉和申诉及任何后续纠正或纠正措施的记录；h) 适用时，委员会的审议和决定；i) 认证决定的文件；j) 认证文件，包括与产品（包括服务）、过程相关的认证范围，适用时，包括每个场所相应的认证范围；) 建立认证的可信度所需的相关记录，如审核员和技术专家能力的证据；l) 审核方案。4.2.2 HLHB各级人员的档案资料。4.2.3 HLHB各级人员培训档案。4.2.4 管理体系内部审核及管理评审档案。4.2.5 与管理体系运行有关的文件档案，包括体系文件的有效版本、认可机构监评审记录。4.2.6 申诉、投诉、争议处理、社会信息处理的有关文件和资料等。4.2.7 上报CNCA、CNAS、CCAA的各种请示和报告，年度工作报告和信息通报。4.2.8 上级来文等外来文件的批示的记录。4.3档案要求4.3.1 各部门指定专人负责本部门的档案管理工作。4.3.2 档案应按其类别进行分类、编号、立卷保存。4.3.3 各部门按照规定的档案类别在工作开展初始即建档工作结束后及时归档归档时档案资料应由各部门档案管理人员验证，确认完整无误后办理归档；电子版形式的文件应有2份备份。4.3.4 归档资料应完整、齐全，防止残缺或信息不全。4.3.5 所有的档案均应确保安全、确保温湿度等环境适于要求，防火设施齐备，避免霉损丢失。4.3.6 立卷存档的资料不得私自抄摘复印和转借电子版的档案记录不得私自下载拷贝借阅必须填写借（查资料批准单由部门负责人签批HLHB对受审核方/获证客户的所有资料档案均有保密的义务，借阅按《文件和