公文写作与档案管理课件

公文写作与档案管理篇如何打造“五星级”秘书

如何打造“五星级”秘书一.公文写作

公文是国家机关、社会团体、企事业单位在公务活动中使用的文体.一.公文写作公文的特点1.鲜明的政治性公文是在阶级、国家出现后产生的,它作为管理国家、组织和开展社会生产的重要手段,表达统治阶级的意志和愿望,为他们的政治效劳.公文的特点1.鲜明的政治性

2.严肃性A.公文具有特定的格式.公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发文人等局部组成.B.公文具有严格的办理程序.公文办理分为收文和发文.收文:传递⇒签收⇒登记⇒分发⇒拟办⇒批办等程序发文:拟稿⇒审核⇒签发⇒缮印等程序2.严肃性A.公文具有特定的格式.公文一般由发文机公文的作用1.法规和准绳作用2.领导与指导作用3.宣传教育作用4.公务联系作用5.凭证和依据作用公文的作用公文写作要求:1.符合党和政府的方针、政策及有关规定2.严密结合实际3.选择恰当文体种4.遵守公文格式5.注意行文关系公文写作要求:1.符合党和政府的方针、政策及有关规定行文即公文的运转.从行文关系分,公文分上行文、平行文、下行文.行文关系是机构之间文件的承受关系,它是根据机关各自的隶属关系和职权范围来确定的.上行文指下级被领导机关向上级机关的发文;平行文指平级机关或不相隶属机关之间的发文;下行文指上级机关向所属下级机关的发文.如何注意行文关系?行文即公文的运转.从行文关系分,公文分上行文、平行文、下行文不同的行文关系要用相应的行文语气上行文表达本机关请示和承受上级的领导⇒⇒要用请示的语气;平行文表达平行机关之间的互相协商与工作联系⇒⇒要用谦虚的语气;下行文表达本机关对下属机关的领导,⇒⇒可用比较严肃、庄重的语气,但不能盛气凌人.注意行文语气不同的行文关系要用相应的行文语气注意行文语气掌握语言特点准确公文只有语言准确,才能如实表达客观事物,如实传达发文机关的意图,使之顺利地贯彻执行或及时批复.质朴质朴无华,少用描写和抒情的手法,提倡直话直说,不能用含蓄的笔法委婉的表达意思.简明高速传递信息的需要.须开门见山,尽快道出主旨,摒弃“橡皮图章语言〞.活用常用事务词汇.掌握语言特点准确公文分两种,通用公文和专用公文.通用公文通用于各类机关、团体和企事业单位,使用范围比较广;专用公文在外交、军事、司法、财经等专门领域中使用,只在一定范围类起作用.我们通常说的公文,主要指通用公文.通用公文又叫行政公文.公文的种类公文分两种,通用公文和专用公文.公文的种类公文种类(12类,13种)

行政机关公文

命令(令)议案决定指示公告.通告通知通报报告请示批复函会议纪要

党政机关公文

决议决定指示意见通知报请示批复条例规定函公报会议纪要公文种类(12类,13种)行政机关公文公文格式简表..\..\MyDocuments\文件样例.doc

顺序号密级急度

版头发文字号标题主送机关正文附件发文机关发文时间附注主题词抄送:印发机关:年月日印发(印数)公文格式简表..\..\MyDocuments\12类13种公文的写作1.命令(令)

适用于依照有关法律规定发布行政法规和规章;宣布实施重大强制性行政措施;奖惩有关人员;撤销下级机关不适当的决定.

如:中华人民共和国主席令12类13种公文的写作1.命令(令)2.议案议案是各级国家行政机关按法律程序向同级国家权利机关提请审议事项,故其行文方向十清楚确,而且发布单位和收文单位受严格限制结尾用“现提请审议〞或“请审议决定〞如:国务院关于提请审议<<中华人民共和国劳动法〔草案〕>>的案..\..\MyDocuments\公文.doc12类13种公文的写作2.议案12类13种公文的写作3.决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排.如:全国人民代表大会关于设立中华人民共和国澳门特别行政区的决定.4.指示适用于对下级机关布置工作,说明工作活动的指导原那么.12类13种公文的写作3.决定12类13种公文的写作5.公告、通告“公告〞适用于向国外宣布重要事项或者定事项.“通告〞适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项.6.通知适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文;发布规章;转达下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项;任免和聘用干部.12类13种公文的写作5.公告、通告12类13种公文的写作7.通报

适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况.8.报告

适用于向上级机关汇报工作,反映情况,提出意见或者建议,答复上级机关的询问.9.请示

适用于向上级机关请求指示、批准.请示的公文,应当一文一事.

12类13种公文的写作7.通报12类13种公文的写作10.批复

适用于答复下级机关请示事项.11.函

适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题;向有关主管部门请求批准.12.会议纪要

适用于记载和传达会议情况和议定事项.12类13种公文的写作10.批复12类13种公文的写作定义---按会议宗旨，精练准确记述其要点，以上报和下达贯彻执行。写作---1、忠实会议实际，准确反映会议情况和意见。2、突出会议中心，内容概括，有取有舍,有主有次，言语精练。3、逻辑条理清楚，观点鲜明，不堆砌拼凑，必要时加理论说明。4、及时印发，作为依据，起到指示、指导、协调、约束作用。格式---列为法定公文，版面编排由版头、本体、版尾三部分，可不盖公章。

本体：标题---1、会议名称+纪要2、单位名+会议名+纪要3、正题（主题）+副题（会议名称+纪要）

定义---按会议宗旨，精练准确记述其要点，以上

时间---标题下写纪要印发时间，署名下写成文时间

正文---概况：会期、会址、主持、参会、议题、结果六要素主体：具体反映会议的主要情况、内容与成果（方法见后）结尾：可用简短、明确、有力的语句提出要求、希望、号召签署---正文右下方署明主办单位或会议名称

时间---标题下写纪要印发时间，其他公文的写作一.会议记录会议记录是当场把会议情况,包括发言、讨论的问题、决议和事项等记录下来的一种公文.只在本单位保存,不在社会上流传.一般开比较重要的会议,如党政机关的会议、商务机构的会议、学术团体的会议、国际会议等,都要有会议记录.其他公文的写作一.会议记录会议记录的特点1.迅速.迅速是指记录人的书写速度要快.这是写好会议记录的前提.假设速度跟不上,会使记录的内容残缺不全,甚至违反发言者的意愿.记录人员必须具备一定的政治水平和业务水平,还要注意训练听写能力,掌握一套速记方法,如缩写、略写等.有的会议记录不用手写,要用打字机打出来这就需要同时训练快速打字能力.你一分钟可以打多少字呢?会议记录的特点1.迅速.2.准确准确是指记录原话、原意原来语气,不能使用记录语言去加工概括,不能参加记录人的意见.会议的插话一般不记,但重要插话如主持人作的提示、对被插话人的发言所持的态度、总结性的语句等,要加括号记明.发言人的姓名要写全称,标点符号要正确运用.用第三人称,不用第一人称,这是表示客观,强调准确

会议记录的特点2.准确会议记录的特点会议记录的作用它是形成各种文件的重要媒介,人事安排、功过奖惩等,往往是通过会议决定的.它能为今后贯彻执行会议精神、分析研究问题、检查与总结工作提供依据.它是反映会议真实情况的第一手资料,是日后查考的证物.有些比较重要的会议记录,具有文献价值和历史档案价值.会议记录的作用它是形成各种文件的重要媒介,人事安排、功过奖惩会议记录的写作1.作好记录前的准备.做好会议的组织工作,事先了解开会程序和内容,泥好议题,经领导审核后通知开会单位和个人.假设有重要的专题汇报,要收集好发言稿,开会时发给与会者每人一份.做好书写材料的准备.专用记录纸,白色打印纸,钢笔或毛笔;录音机,磁带等.会议记录的写作1.作好记录前的准备.2.掌握记录的根本写法.记录分两个局部:第一局部是会议的组织情况.包括会议名称、届次数;开会时间、地点;出席人姓名、职务;列席人姓名、职务;缺席人姓名、职务;主持人姓名、职务;记录人姓名.会议名称和届次数写在第一行正中,其他的另起一行,低两格书写.这些都要在会议主持之前写好.会议记录的写作2.掌握记录的根本写法.会议记录的写作第二局部是会议的内容.包括会议议程、主持人发言、与会人发言、作出的结论.最后要另起一行写“散会〞或“休会〞、“完毕〞,并注明时间.记录的两种方法:一是摘要记录法,只记发言要点和决定事项.二是详细记录法,把发言全部记下来.还有的是两种记录方法交织使用,终究采用哪种,视实际情况而定.会议记录的写作第二局部是会议的内容.包括会议议程、主持人发言、与会人发言、会议记录样例信泰联·精熙集团第五次生产革新会议记录地点：3号会议室时间：2004年9月5日出席人：XXX;YYY;JJJ;FFF;LLL缺席人：RRR主持人：NNN记录人：VVV会议内容：听取GG的汇报，研究实施意见。一、JJJ汇报情况-------------------------------------

二、研讨（略）三、决议1、---------------------------------------------2、---------------------------------------3、---------------------------------------------4、--------------------------------

主持人签名：记录员签名：会议记录样例信泰联·精熙集团第五次生产革新会议记录信件的写作信件分公用信件、专用信件和私人信件三种.公文中的“函〞属公用信件.信件不仅是作者知识、才能和打字员技能的反映,也是一个单位整体形象的反映.人们通过这些信件,不仅可以窥到某单位的的作风和风格,而且回凭由此获得的初步印象,考虑是否与该单位联系或联系的程度.一个对信件这种根本的沟通手段都漫不经心的单位,难道能指望它重视产品及效劳的质量吗???

信件的写作信件分公用信件、专用信件和私人信件三种.公文中的“常用信件

感谢信

邀请信

慰问信

贺信

婉拒信

推销信

求职信

请柬

常用信件商务信函写作1、商务信函的六个C要求(1)．正确〔Correctness〕涉及权力、义务、利害关系，必须正确贯彻上司的意图。(2)．清楚(Clearness)思路、表达要清楚，让人一目了然看明白，且遵循一文一事。(3)．具体(Concreteness)忌一般化、抽象化、表达清做什么？要求什么？(4)．完整(Completeness)表达〔意图、缘由、措施、建议、要求、希望、时间、地点、人物等〕完整，不可遗漏。(5)．简洁〔Conciseness〕文字简炼，力戒修饰语堆积，函件冗长、拖沓。(6)．礼貌〔Courtesy〕态度诚恳、亲切，措词妥贴得体，谦恭有礼。商务信函写作1、商务信函的六个C要求商务信函的其他要求国际通用A4纸，不能用B5纸信纸、信封最好有企业的CI〔企业形象识别系统〕标志，且平整、清洁文字书写或印制清晰，翻开后“全景〞漂亮每页上至少又有3行正文，不能只有落款可不盖公章，用手签名格式不严谨站在对方的立场考虑内容，更人性化商务信函的其他要求国际通用A4纸，不能用B5纸常用的商务信函写作1、信纸——企业标准信笺2、收信人——单位名称、职务3、称谓——尊称4、开头应酬语5、正文6、结尾应酬语7、祝颂语8、署名9、日期10、左下角标注常用的商务信函写作1、信纸——企业标准信笺信函左下角缩写标注P.P.(Perprocurationem)代签C.C.(Carboncopy)抄送P.S.(Postscript)补述、附言Enc.(Enclosure)随信的附件称谓和署名对具体人DearMrJones，DearMrsSmith可用逗号，不用冒号署名您真诚的YoursSincerely一般公函DearSir/Madam署名您忠诚的YoursFaithfully信函左下角缩写标注P.P.(Perprocuratione商务信函写作要领称呼正确，语气适当言简意赅，表达正确交谈诚恳，平实话语防止幽默，不要抒情祝颂语言，商业性强先要手签，后再打印不要忘掉，附注说明商务信函写作要领称呼正确，语气适当常用工作文书1、工作总结用处——对前段工作的回忆检查，找出经历教训而形成的文字材料分类——可按内容、时间、部门、性质区分构造：(1)标题(2)正文-----根本情况、经历体会、问题教训、今后努力方向和工作意见(3)署名〔日期〕常用工作文书1、工作总结2、专用工作报告种类：(1)市场〔预测、调查〕报告——标题、前言、正文〔情况、做法经历、建议决策〕、结尾(2)经济活动分析报告——标题、正文〔引言、主体---分析原因，得出结论、结尾---意见措施〕(3)可行性研究报告——标题、署名、正文〔详细论证〕2、专用工作报告种类：例：

公司99年财务方案执行情况分析〔引言〕-----------------------现将情况分析如下：一、实现利润分析-----------------------------------二、产品本钱分析----------------------------------三、流动资金分析---------------------------------四、专用资金分析---------------------------------几点措施：1、----------------------------------------------------2、----------------------------------------------------3、---------------------------------------------------

例：

公司99年财务方案执行情况分析〔引言〕---3.备忘的写法(1)．发自何人(2)．发给何人(3)．日期、时间(4)．主题(5)、内容备忘录发给：人力资源部发自：财务部抄送：总经理办公室日期：2001年9月18日标题：购置新计算机内容：上周董事会决定------------------------------〔不用完毕语〕3.备忘的写法(1)．发自何人二.档案管理

事务管理的一环二.档案管理事务管理意义:1.在组织团体中从事情报的收集、制作、变换、传达、保管等活动.2.是经营活动的一局部,目的在管理协调,经营内部的各种活动.3.系统相连:(1)职位系统(2)功能系统(3)物品系统(4)传票系统

事务管理意义:情报处理情报处理目的:

1.Nocost2.Notime

3.Nomistake4.Nolabor知识的必要性培养思考的技巧目的:知识的必要性培养思考的技巧管理方式

处理能力传递速度标准化成本视而决定采取集中式,分散式或混合式.管理方式视而决定采取集中式,分散式或混合式.档案管理的原那么1.正确---希望能做到想调某一档案时,就能迅速地找到.2.简明---档案管理须力求简单明了,其分类也要简明,放置的位置及使用方法,让公司里的有关人员都能清楚与了解,使上司或其他同事也随时可取用参考.3.经济---管理人员不宜太多,以节省开支;档案所占的位置越小越好,以免浪费空间,档案保存要确定年限,适时销毁清理已失效者.4.富有弹性---档案在分类上要富有弹性,以适应业务的扩大或临时的的变动.档案管理的原那么1.正确---希望能做到想调某一档案时,就能档案管理的种类1.临时档案:凡机关、团体、企业及个人活动中,所产生的文件、图表、实物及一切公文书等资料,不问起外行或特性,有公私机关完成行政处理手续后,即送机关档案室管理人员归卷者,谓之文卷(临时档案).2.中心档案:已经结案或无法结案之悬案,留备各幕僚机关共同应用之文卷,保存机关档案室以供稽凭应用者,谓之案卷(中心档案).3.永久档案:在行政上已经失效,经鉴定有永久保存价值,移转档案室管理机构保管,以备研究参考者,谓之档案(永久档案).档案管理的种类1.临时档案:凡机关、团体、企业及个人活动中,档案的功用1.行政稽凭:为了解案情及立意遣词的参考或援引.2.法律信证:法令、规章、会议记录,都是公司档案的一种,所以档案可作为法令的依据.3.史料供证:要真切地了解其沿革,唯有参考其档案,以获得正确的资料.4.研究资料:一个机关或公司的档案,是研究时最直接最正确的原始资料,撰写公司有关的学术报告或业务,必须要运用档案.档案的功用1.行政稽凭:为了解案情及立意遣词的参考或援引.档案管理中需要注意的事项1.收发作业:(1)收文作业(2)发文作业2.点收整理

(1)点收时:文件是否齐全,手续是否完整(2)整理时:以件为单位、含附件;破损修补;规格统一调整.档案管理中需要注意的事项1.收发作业:档案管理中需要注意的事项3.分类立案:(1)分类归档方法:名称归档法

地理归档法

主题性质归档法

时间归档法

数字归档法

特殊归档法(2)档号的建立:类纲总表—主要主题;总类—次要主题;个档案档案管理中需要注意的事项3.分类立案:4.编目作业

(1)登记目录(2)活页式分类目录分类号码:

档案管理中需要注意的事项档号案名起讫日期册数保存年限转移或销毁备注4.编目作业档案管理中需要注意的事项档号案名起讫日期册数保存(3)卡片式分类目录:(4)卡片式人名目录:

档案管理中需要注意的事项档号保存年限案名起讫日期册数件数附件转移销毁中文名英文名籍贯出生日期年月日到职日期年月日离职日期年月日(3)卡片式分类目录:(4)卡片式人名目录:档案(5)固定书本式附件目录档案管理中需要注意的事项编号收文日期文号发文日期文号附件名称档号件数备注(5)固定书本式附件目录档案管理中需要注意的事项编号收文日期5.典藏保管(1)装订:活页、整齐、厚度(2)排列:以件为单位,按号码顺序6.防护保密、防霉、放火、防盗窃、防鼠修补(裱法、镶法)重制、损失处理7.应用(1)出纳:调卷:主管签证、有关业务、守秘,不得影印还卷:期限、查核无误收,否那么报请议处档案管理中需要注意的事项5.典藏保管档案管理中需要注意的事项(2)编辑:(3)咨询:8.清理:(1)清点(2)移转(3)移交(4)销毁A存废标准:永久保存—法令规章、组织沿革定期保存—有效期限B销毁的资料要盖

销毁二字备查(5)缩影:档案管理中需要注意的事项(2)编辑:档案管理中需要注意的事项三.公司文件管理规程(一)组织图管理标准1.组织图分类:公司级组织图;事业部级组织图;课或G级组织图2.组织图作成:公司级组织图之作成以课或G级为最低阶提出事业部级之作成以区或组级为最低阶提出课或G级之作成以班(线)为最低阶提出组织图上之“〞表示部门,人名或职资不列入其内三.公司文件管理规程(一)组织图管理标准组织图上之担当者须助理员(含)以上职位,并列出其职位别组织图不用注明每人担当之具体工作与职责组织图上之副职均用“*〞表示组织图之生效实施日期须标注在“右上角〞3.组织图之审批:公司级:总经理作成董事长成认事业部级:事业部主管(副总、厂长、部门长、经理)作成总经理成认课、G级:课长(G主管)作成副理(经理)检印厂长(经理、部长)成认组织图上之担当者须助理员(含)以上职位,并列出其职位4.配布与签收公司级和事业部级由人事课负责配布所属部门;课、G级由各部门自行发行给相关部门,并配布给人事课保存备查;印章使用:须加盖红色印章于“成认〞栏前;各级组织图之配布均须在<<文件配布及回收一览表>>签收.5.修订与保管对于异动,应在一周内提出新组织图;公司级、事业部级组织图原稿由人事部门长期保管备查;课、G级组织图原稿由各部门自行长期保管备查.4.配布与签收(二)文件分类与编号1.文件分类集团公司文件根据其性质共分以下七类:1‧‧‧全般、人事、总务、环境2‧‧‧会计3‧‧‧生产4‧‧‧品质5‧‧‧技术6‧‧‧设备7‧‧‧贸易、采购(二)文件分类与编号2.文件编号公司文件之编号是依据文件类别与文件层次相结合方式进展;文件编号采用数字加横线加数字之方式进展:例:4-14-1-14-1-1-1文件层次:例:‧手册5-1‧规程5-1-1‧标准5-1-1-12.文件编号文件编号与类别之对应:编号类别编号大分类1全般1-1-全般人事1-2-人事总务1-3-总务1-4-环境

2会计2-1-会计

3

生产

3-1-生产3-2-IE3-3-物流3-4-其它

4

品管4-1-方针,系统4-2-检验与测试4-3-测试管理4-4-品质管理4-5-品质工程4-6-商品情报4-7-其他编号类别编号大分类

55-1-制品技术5-2-生产技术5-3-其他6设备6-1-7贸易采购7-1-输入7-2-输出7-3-采购7-4-报关保税7-5-其他文件编号与类别之对应:编号类别编号大分类1全般文件编号后字母的含义:S:表示集团公司SC:表示光学组件事业部SJ:表示光学镜片加工事业部SP:表示精细组件事业部ST:表示映像事业部SL:表示特殊光学材料事业部(L事业部)SY:表示营业本部SS:表示宾得信泰光学器材SX:表示事务及行销部SR:表示中央研究所影像技术中心SK:表示投影机事业部(深圳东洋光学)T:表示文件只适用于泰联文件编号后字母的含义:(三)规程集及其文件保管标准有关说明:1.凡信泰公司发行与配布的共通性之手册、规程及管理标准皆列入指定30孔文件夹内保管之,文件集均称为规程集.2.规程集有特定的区别于其他文件集之格式,并注明有“规程集〞字样,其他文件的制作不可与其一样或雷同.3.规程集按内容分四册:①全般、人事、总务②会计、生产③品质、技术④设备、采购、贸易4.规程集内不可存放与其无关的文件和资料(三)规程集及其文件保管标准有关说明:文件之保管1.规程集原那么上每课一份;2.规程集不可擅自涂改或变更为其他的文件集,亦不可遗失;3.规程集须编制文件目录;4.文件目录须放置在每类文件夹之最前面;5.文件之放置顺序须与文件目录之顺序相对应;6.每份文件须用不同颜色之隔页纸隔开,纸可循环使用;7.隔页纸的排列按其凸起部位的顺序由上到下排列,不可随意跳跃使用;8.在每张隔页纸之凸起部位须标式相应文件的序号.文件之保管成功六诀窍1.确立目标---方案与掌握未来你的人生目标是什么?你知道吗?2.掌握重点---效益与效率你注意你的工作技巧吗?3.利人利己---达成双赢你真的那样去做了吗?4.切身处地---不同的角度,不同的收获释放自我、从他人他地的角度你思考过吗?5.集思广义---开发,开朗谦虚慎重、你愿意与别人一起分享吗?6.均衡开展---个人的成长你在不断地的学习吗?成功六诀窍1.确立目标---方案与掌握未来秘书放心优心舒心静心省心“五心”“五星”是心与心的交流是心与星的升华秘书放心优心舒心静心省心“五心”“五星”祝各位工作快乐,事业成功!!!!人资课职训中心吴祥飞祝各位工作快乐,事业成功!!!!人资课职训中心吴祥飞新建PPT演示文稿本课件PPT仅供大家学习使用学习完请自行删除，谢谢！新建PPT演示文稿本课件PPT仅供大家学习使用

公文写作与档案管理篇如何打造“五星级”秘书

如何打造“五星级”秘书一.公文写作

公文是国家机关、社会团体、企事业单位在公务活动中使用的文体.一.公文写作公文的特点1.鲜明的政治性公文是在阶级、国家出现后产生的,它作为管理国家、组织和开展社会生产的重要手段,表达统治阶级的意志和愿望,为他们的政治效劳.公文的特点1.鲜明的政治性

2.严肃性A.公文具有特定的格式.公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发文人等局部组成.B.公文具有严格的办理程序.公文办理分为收文和发文.收文:传递⇒签收⇒登记⇒分发⇒拟办⇒批办等程序发文:拟稿⇒审核⇒签发⇒缮印等程序2.严肃性A.公文具有特定的格式.公文一般由发文机公文的作用1.法规和准绳作用2.领导与指导作用3.宣传教育作用4.公务联系作用5.凭证和依据作用公文的作用公文写作要求:1.符合党和政府的方针、政策及有关规定2.严密结合实际3.选择恰当文体种4.遵守公文格式5.注意行文关系公文写作要求:1.符合党和政府的方针、政策及有关规定行文即公文的运转.从行文关系分,公文分上行文、平行文、下行文.行文关系是机构之间文件的承受关系,它是根据机关各自的隶属关系和职权范围来确定的.上行文指下级被领导机关向上级机关的发文;平行文指平级机关或不相隶属机关之间的发文;下行文指上级机关向所属下级机关的发文.如何注意行文关系?行文即公文的运转.从行文关系分,公文分上行文、平行文、下行文不同的行文关系要用相应的行文语气上行文表达本机关请示和承受上级的领导⇒⇒要用请示的语气;平行文表达平行机关之间的互相协商与工作联系⇒⇒要用谦虚的语气;下行文表达本机关对下属机关的领导,⇒⇒可用比较严肃、庄重的语气,但不能盛气凌人.注意行文语气不同的行文关系要用相应的行文语气注意行文语气掌握语言特点准确公文只有语言准确,才能如实表达客观事物,如实传达发文机关的意图,使之顺利地贯彻执行或及时批复.质朴质朴无华,少用描写和抒情的手法,提倡直话直说,不能用含蓄的笔法委婉的表达意思.简明高速传递信息的需要.须开门见山,尽快道出主旨,摒弃“橡皮图章语言〞.活用常用事务词汇.掌握语言特点准确公文分两种,通用公文和专用公文.通用公文通用于各类机关、团体和企事业单位,使用范围比较广;专用公文在外交、军事、司法、财经等专门领域中使用,只在一定范围类起作用.我们通常说的公文,主要指通用公文.通用公文又叫行政公文.公文的种类公文分两种,通用公文和专用公文.公文的种类公文种类(12类,13种)

行政机关公文

命令(令)议案决定指示公告.通告通知通报报告请示批复函会议纪要

党政机关公文

决议决定指示意见通知报请示批复条例规定函公报会议纪要公文种类(12类,13种)行政机关公文公文格式简表..\..\MyDocuments\文件样例.doc

顺序号密级急度

版头发文字号标题主送机关正文附件发文机关发文时间附注主题词抄送:印发机关:年月日印发(印数)公文格式简表..\..\MyDocuments\12类13种公文的写作1.命令(令)

适用于依照有关法律规定发布行政法规和规章;宣布实施重大强制性行政措施;奖惩有关人员;撤销下级机关不适当的决定.

如:中华人民共和国主席令12类13种公文的写作1.命令(令)2.议案议案是各级国家行政机关按法律程序向同级国家权利机关提请审议事项,故其行文方向十清楚确,而且发布单位和收文单位受严格限制结尾用“现提请审议〞或“请审议决定〞如:国务院关于提请审议<<中华人民共和国劳动法〔草案〕>>的案..\..\MyDocuments\公文.doc12类13种公文的写作2.议案12类13种公文的写作3.决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排.如:全国人民代表大会关于设立中华人民共和国澳门特别行政区的决定.4.指示适用于对下级机关布置工作,说明工作活动的指导原那么.12类13种公文的写作3.决定12类13种公文的写作5.公告、通告“公告〞适用于向国外宣布重要事项或者定事项.“通告〞适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项.6.通知适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文;发布规章;转达下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项;任免和聘用干部.12类13种公文的写作5.公告、通告12类13种公文的写作7.通报

适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况.8.报告

适用于向上级机关汇报工作,反映情况,提出意见或者建议,答复上级机关的询问.9.请示

适用于向上级机关请求指示、批准.请示的公文,应当一文一事.

12类13种公文的写作7.通报12类13种公文的写作10.批复

适用于答复下级机关请示事项.11.函

适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题;向有关主管部门请求批准.12.会议纪要

适用于记载和传达会议情况和议定事项.12类13种公文的写作10.批复12类13种公文的写作定义---按会议宗旨，精练准确记述其要点，以上报和下达贯彻执行。写作---1、忠实会议实际，准确反映会议情况和意见。2、突出会议中心，内容概括，有取有舍,有主有次，言语精练。3、逻辑条理清楚，观点鲜明，不堆砌拼凑，必要时加理论说明。4、及时印发，作为依据，起到指示、指导、协调、约束作用。格式---列为法定公文，版面编排由版头、本体、版尾三部分，可不盖公章。

本体：标题---1、会议名称+纪要2、单位名+会议名+纪要3、正题（主题）+副题（会议名称+纪要）

定义---按会议宗旨，精练准确记述其要点，以上

时间---标题下写纪要印发时间，署名下写成文时间

正文---概况：会期、会址、主持、参会、议题、结果六要素主体：具体反映会议的主要情况、内容与成果（方法见后）结尾：可用简短、明确、有力的语句提出要求、希望、号召签署---正文右下方署明主办单位或会议名称

时间---标题下写纪要印发时间，其他公文的写作一.会议记录会议记录是当场把会议情况,包括发言、讨论的问题、决议和事项等记录下来的一种公文.只在本单位保存,不在社会上流传.一般开比较重要的会议,如党政机关的会议、商务机构的会议、学术团体的会议、国际会议等,都要有会议记录.其他公文的写作一.会议记录会议记录的特点1.迅速.迅速是指记录人的书写速度要快.这是写好会议记录的前提.假设速度跟不上,会使记录的内容残缺不全,甚至违反发言者的意愿.记录人员必须具备一定的政治水平和业务水平,还要注意训练听写能力,掌握一套速记方法,如缩写、略写等.有的会议记录不用手写,要用打字机打出来这就需要同时训练快速打字能力.你一分钟可以打多少字呢?会议记录的特点1.迅速.2.准确准确是指记录原话、原意原来语气,不能使用记录语言去加工概括,不能参加记录人的意见.会议的插话一般不记,但重要插话如主持人作的提示、对被插话人的发言所持的态度、总结性的语句等,要加括号记明.发言人的姓名要写全称,标点符号要正确运用.用第三人称,不用第一人称,这是表示客观,强调准确

会议记录的特点2.准确会议记录的特点会议记录的作用它是形成各种文件的重要媒介,人事安排、功过奖惩等,往往是通过会议决定的.它能为今后贯彻执行会议精神、分析研究问题、检查与总结工作提供依据.它是反映会议真实情况的第一手资料,是日后查考的证物.有些比较重要的会议记录,具有文献价值和历史档案价值.会议记录的作用它是形成各种文件的重要媒介,人事安排、功过奖惩会议记录的写作1.作好记录前的准备.做好会议的组织工作,事先了解开会程序和内容,泥好议题,经领导审核后通知开会单位和个人.假设有重要的专题汇报,要收集好发言稿,开会时发给与会者每人一份.做好书写材料的准备.专用记录纸,白色打印纸,钢笔或毛笔;录音机,磁带等.会议记录的写作1.作好记录前的准备.2.掌握记录的根本写法.记录分两个局部:第一局部是会议的组织情况.包括会议名称、届次数;开会时间、地点;出席人姓名、职务;列席人姓名、职务;缺席人姓名、职务;主持人姓名、职务;记录人姓名.会议名称和届次数写在第一行正中,其他的另起一行,低两格书写.这些都要在会议主持之前写好.会议记录的写作2.掌握记录的根本写法.会议记录的写作第二局部是会议的内容.包括会议议程、主持人发言、与会人发言、作出的结论.最后要另起一行写“散会〞或“休会〞、“完毕〞,并注明时间.记录的两种方法:一是摘要记录法,只记发言要点和决定事项.二是详细记录法,把发言全部记下来.还有的是两种记录方法交织使用,终究采用哪种,视实际情况而定.会议记录的写作第二局部是会议的内容.包括会议议程、主持人发言、与会人发言、会议记录样例信泰联·精熙集团第五次生产革新会议记录地点：3号会议室时间：2004年9月5日出席人：XXX;YYY;JJJ;FFF;LLL缺席人：RRR主持人：NNN记录人：VVV会议内容：听取GG的汇报，研究实施意见。一、JJJ汇报情况-------------------------------------

二、研讨（略）三、决议1、---------------------------------------------2、---------------------------------------3、---------------------------------------------4、--------------------------------

主持人签名：记录员签名：会议记录样例信泰联·精熙集团第五次生产革新会议记录信件的写作信件分公用信件、专用信件和私人信件三种.公文中的“函〞属公用信件.信件不仅是作者知识、才能和打字员技能的反映,也是一个单位整体形象的反映.人们通过这些信件,不仅可以窥到某单位的的作风和风格,而且回凭由此获得的初步印象,考虑是否与该单位联系或联系的程度.一个对信件这种根本的沟通手段都漫不经心的单位,难道能指望它重视产品及效劳的质量吗???

信件的写作信件分公用信件、专用信件和私人信件三种.公文中的“常用信件

感谢信

邀请信

慰问信

贺信

婉拒信

推销信

求职信

请柬

常用信件商务信函写作1、商务信函的六个C要求(1)．正确〔Correctness〕涉及权力、义务、利害关系，必须正确贯彻上司的意图。(2)．清楚(Clearness)思路、表达要清楚，让人一目了然看明白，且遵循一文一事。(3)．具体(Concreteness)忌一般化、抽象化、表达清做什么？要求什么？(4)．完整(Completeness)表达〔意图、缘由、措施、建议、要求、希望、时间、地点、人物等〕完整，不可遗漏。(5)．简洁〔Conciseness〕文字简炼，力戒修饰语堆积，函件冗长、拖沓。(6)．礼貌〔Courtesy〕态度诚恳、亲切，措词妥贴得体，谦恭有礼。商务信函写作1、商务信函的六个C要求商务信函的其他要求国际通用A4纸，不能用B5纸信纸、信封最好有企业的CI〔企业形象识别系统〕标志，且平整、清洁文字书写或印制清晰，翻开后“全景〞漂亮每页上至少又有3行正文，不能只有落款可不盖公章，用手签名格式不严谨站在对方的立场考虑内容，更人性化商务信函的其他要求国际通用A4纸，不能用B5纸常用的商务信函写作1、信纸——企业标准信笺2、收信人——单位名称、职务3、称谓——尊称4、开头应酬语5、正文6、结尾应酬语7、祝颂语8、署名9、日期10、左下角标注常用的商务信函写作1、信纸——企业标准信笺信函左下角缩写标注P.P.(Perprocurationem)代签C.C.(Carboncopy)抄送P.S.(Postscript)补述、附言Enc.(Enclosure)随信的附件称谓和署名对具体人DearMrJones，DearMrsSmith可用逗号，不用冒号署名您真诚的YoursSincerely一般公函DearSir/Madam署名您忠诚的YoursFaithfully信函左下角缩写标注P.P.(Perprocuratione商务信函写作要领称呼正确，语气适当言简意赅，表达正确交谈诚恳，平实话语防止幽默，不要抒情祝颂语言，商业性强先要手签，后再打印不要忘掉，附注说明商务信函写作要领称呼正确，语气适当常用工作文书1、工作总结用处——对前段工作的回忆检查，找出经历教训而形成的文字材料分类——可按内容、时间、部门、性质区分构造：(1)标题(2)正文-----根本情况、经历体会、问题教训、今后努力方向和工作意见(3)署名〔日期〕常用工作文书1、工作总结2、专用工作报告种类：(1)市场〔预测、调查〕报告——标题、前言、正文〔情况、做法经历、建议决策〕、结尾(2)经济活动分析报告——标题、正文〔引言、主体---分析原因，得出结论、结尾---意见措施〕(3)可行性研究报告——标题、署名、正文〔详细论证〕2、专用工作报告种类：例：

公司99年财务方案执行情况分析〔引言〕-----------------------现将情况分析如下：一、实现利润分析-----------------------------------二、产品本钱分析----------------------------------三、流动资金分析---------------------------------四、专用资金分析---------------------------------几点措施：1、----------------------------------------------------2、----------------------------------------------------3、---------------------------------------------------

例：

公司99年财务方案执行情况分析〔引言〕---3.备忘的写法(1)．发自何人(2)．发给何人(3)．日期、时间(4)．主题(5)、内容备忘录发给：人力资源部发自：财务部抄送：总经理办公室日期：2001年9月18日标题：购置新计算机内容：上周董事会决定------------------------------〔不用完毕语〕3.备忘的写法(1)．发自何人二.档案管理

事务管理的一环二.档案管理事务管理意义:1.在组织团体中从事情报的收集、制作、变换、传达、保管等活动.2.是经营活动的一局部,目的在管理协调,经营内部的各种活动.3.系统相连:(1)职位系统(2)功能系统(3)物品系统(4)传票系统

事务管理意义:情报处理情报处理目的:

1.Nocost2.Notime

3.Nomistake4.Nolabor知识的必要性培养思考的技巧目的:知识的必要性培养思考的技巧管理方式

处理能力传递速度标准化成本视而决定采取集中式,分散式或混合式.管理方式视而决定采取集中式,分散式或混合式.档案管理的原那么1.正确---希望能做到想调某一档案时,就能迅速地找到.2.简明---档案管理须力求简单明了,其分类也要简明,放置的位置及使用方法,让公司里的有关人员都能清楚与了解,使上司或其他同事也随时可取用参考.3.经济---管理人员不宜太多,以节省开支;档案所占的位置越小越好,以免浪费空间,档案保存要确定年限,适时销毁清理已失效者.4.富有弹性---档案在分类上要富有弹性,以适应业务的扩大或临时的的变动.档案管理的原那么1.正确---希望能做到想调某一档案时,就能档案管理的种类1.临时档案:凡机关、团体、企业及个人活动中,所产生的文件、图表、实物及一切公文书等资料,不问起外行或特性,有公私机关完成行政处理手续后,即送机关档案室管理人员归卷者,谓之文卷(临时档案).2.中心档案:已经结案或无法结案之悬案,留备各幕僚机关共同应用之文卷,保存机关档案室以供稽凭应用者,谓之案卷(中心档案).3.永久档案:在行政上已经失效,经鉴定有永久保存价值,移转档案室管理机构保管,以备研究参考者,谓之档案(永久档案).档案管理的种类1.临时档案:凡机关、团体、企业及个人活动中,档案的功用1.行政稽凭:为了解案情及立意遣词的参考或援引.2.法律信证:法令、规章、会议记录,都是公司档案的一种,所以档案可作为法令的依据.3.史料供证:要真切地了解其沿革,唯有参考其档案,以获得正确的资料.4.研究资料:一个机关或公司的档案,是研究时最直接最正确的原始资料,撰写公司有关的学术报告或业务,必须要运用档案.档案的功用1.行政稽凭:为了解案情及立意遣词的参考或援引.档案管理中需要注意的事项1.收发作业:(1)收文作业(2)发文作业2.点收整理

(1)点收时:文件是否齐全,手续是否完整(2)整理时:以件为单位、含附件;破损修补;规格统一调整.档案管理中需要注意的事项1.收发作业:档案管理中需要注意的事项3.分类立案:(1)分类归档方法:名称归档法

地理归档法

主题性质归档法

时间归档法

数字归档法

特殊归档法(2)档号的建立:类纲总表—主要主题;总类—次要主题;个档案档案管理中需要注意的事项3.分类立案:4.编目作业

(1)登记目录(2)活页式分类目录分类号码:

档案管理中需要注意的事项档号案名起讫日期册数保存年限转移或销毁备注4.编目作业档案管理中需要注意的事项档号案名起讫日期册数保存(3)卡片式分类目录:(4)卡片式人名目录:

档案管理中需要注意的事项档号保存年限案名起讫日期册数件数附件转移销毁中文名英文名籍贯出生日期年月日到职日期年月日离职日期年月日(3)卡片式分类目录:(4)卡片式人名目录:档案(5)固定书本式附件目录档案管理中需要注意的事项编号收文日期文号发文日期文号附件名称档号件数备注(5)固定书本式附件目录档案管理中需要注意的事项编号收文日期5.典藏保管(1)装订:活页、整齐、厚度(2)排列:以件为单位,按号码顺序6.防护保密、防霉、放火、防盗窃、防鼠修补(裱法、镶法)重制、损失处理7.应用(1)出纳:调卷:主管签证、有关业务、守秘,不得影印还卷:期限、查核无误收,否那么