《行政管理的规范化研究（论文）8400字》

引言行政管理对于企业及单位的管理有着重要意义。它可以规范管理方法，提高管理效率，也有助于提高财务效益，对正常的活动起着重要的作用。管理系统是建立在一定的法律、制度、原则和方法基础上的。它有三个主要功能:管理、服务和协调。在管理方面，代表着管理层的日常经营理念，并将整体管理战略、精神和文化的顺利运作作为高层决策的参考；其次，在服务方面，为其他部门提供服务；最后在协调方面，实现和协调各部门各级别进行双向沟通。促进部门行政管理规范化，是部门自我发展的内在需求，有利于提升综合能力，适应时代发展和改革的挑战。行政管理工作应该要适应时代的发展，以提高管理效能为核心，完善管理理念，改进工作方式方法，既要尊重学术自由，又要保障完善的管理制度，提高管理、服务等综合能力。一、行政管理的相关概念（一）行政管理的含义关于行政管理的概念从广义上来说就是社会中一系列的事物活动，由国家赋予的权力进行综合管理的行为统称为行政管理。简单概括行政管理的内容大体上可以分为四个层面的工作：行政管理计划的确定。不同企业以及部门之间都有不同的实际状况，制定合理的行政管理的措施，同时落实和制定相应的方式并且以达到相关指标为目的。行政管理的制度与行为的成功和科学化与否在于是否能够针对性的做好行政管理的相关规划和目标的预判[1]。协调不同组织之间的关系。行政管理是否能够顺利实施并形成一套具体可操作性的方案，首先要落实好各级员工的相应责任，其次是各个组织、部门之间的配合，如此才能保证行政管理的顺利进行。行政管理工作的实施。对于行政管理的实施工作，首先应当确保不同级别员工之间的情况不冲突并和平共处，并且在实施工作的过程中，要防止损害到员工工作的积极性。（二）行政管理的职能行政管理是企业或者政府的“中枢神经”。在未来的发展和运营中一直扮演着促进者的角色。行政管理的职能如下：1.管理职能行政管理人员属于管理者，主导着文化、人力资源和经济效益的整体规划。对于正常的运营流程具有完整的管理功能，自成立以来，在领导企业或者部门的过程中发挥着关键作用。2.协调职能行政管理在参与管理中主要起着协调作用。在上下级领导之间的冲突中，可以将其作为“调解人”来协调主管与领导之间的关系，使员工关系达到和谐的状态。然而，这种协调功能在一定程度上也会阻碍员工效益工作的积极性[2]。3.参与政务职能行政管理人员为企业发展和决策提供意见或建议，为管理提供科学决策，为稳定发展起了重大作用。4.服务职能服务是行政管理的真正目的，行政管理的服务贯穿业务始终，起到了协调和协助的作用。服务功能是行政管理的“灵魂”，在日常管理中，领导者必须认清形势，为部门的正常且稳定发展服务。5.检查监控职能在当前严峻的防腐形势下，审计和监督发挥着越来越重要的作用，每一个行政管理部门均设有监督机构，负责对经营活动的安全生产进行核查，控制会计记录。（三）企业行政管理的特点1.综合性强①行政管理工作任务种类繁多，类型各异。企业的行政管理工作不拘泥于内部和层次，还与不同的外部关系有关，所以任务在性质和内容上都有很多。②人员结构多样化。由于行政管理工作在行政组织中的多向性和多能性，决定了行政管理的人员技能和管理技能也应该是多样化的。关于数据多样性的信息。数据不仅来自内部管理者和下级，还来自各个部门，及时收集有关国家和地区的外部政策法规[3]。例如,在简单的业务宣传材料的生产,行政管理部门不仅要遵循决策层的意见，还请求使用部门的意见,而且还应对的内容文本起草、沟通计划和生产,并最终负责宣传、运输、管理和分配货物。2.政策性强①行政管理部门负责公司公文的正式办理、客人的接待及公司对外形象的宣传。这些任务要求行政管理人员严格按照业务系统和统一的要求进行处理。例如:档案管理、合同管理等，当文件丢失、泄露时，给公司造成了不可估量的损失。②行政管理人员的语言和工作方法也会体现行政工作的政治性。例如:行政部是公司管理制度的控制与执行部门。如果行政管理人员处理管理不善，语言不正确或行政管理人员没有养成好的工作习惯，马虎的工作可能会加强公司的冲突或导致工作失误，给公司带来巨大损失。3.时间性强①行政部门在某种意义上是应急部门，因此行政文员很难能够按部就班地计划一周内的工作，大多数情况下，必须处理意外事件，而这些事件通常有较高的时间要求。例如:在办公设备管理部分，如果办公设备(如打印机、电脑等)出现问题，行政部门就要立即联系维修，否则就会耽误其他部门的工作。②行政部门必须在某些特定时间去解决特定的事情。例如:考勤、统计、生日庆祝等，如果错过了时间，就会造成工作失误。②从某种意义上说，行政部门是一个急症部门，行政人员很难在一周内规划好自己的工作。大多数情况下，他们必须处理意外事件，而这些事件通常有较高的时间要求。例如:在办公设备管理部门，如果您的办公设备(如打印机、电脑等)出现问题，行政部必须立即联系服务部门，否则会耽误其他部门的工作。(2)管理单位必须在一定的时间内解决一定的问题。例如:出席、统计、生日聚会等。如果你浪费了时间，就会导致工作失误。4.工作内容繁杂管理人员每天要处理大量的工作。一般管理员每天必须处理10件以上的事情，但是这些任务非常琐碎，不可能有办法进行回报。例如，据统计，行政管理人员平均每周接87个电话，复印21份资料，接待8次客人，发17封邮件等等。5.联系广泛由于业务关系，行政管理人员不得不与来自各行各业的人打交道，包括供应商、政府工作人员、设计师等等。每天都有许多销售人员找行政管理人员来销售他们的产品。行政管理人员每天花很多时间与供应商打交道。虽然这有助于工作，如果处理不当，它可以很容易地影响工作。6.被动性和突发性①行政部是管理的一个辅助部门，很多情况下需要按照管理方针和指示行事，而这些方针和指示往往是暂时的，因此常常会给行政部的工作带来被动的局面。例如，行政单位根据主管的指示和意图，在文件、复印传真、接待来访者、接听电话等方面出现了意想不到的变化，很容易造成被动局面。②行政部门除了处理日常事务外，还必须处理突发事件。这些紧急情况通常需要时间。行政人员经常需要做好工作，他们不能耽误日常工作。例如:接待客人，准备会议，参加展览，申请项目，调查活动等。二、行政管理规范化的重要性（一）行政管理规范化有助于提高经济效益行政管理使企业能够在相关规章制度的指导下，有效地配置自身的人力、物力和财力，从而保证企业战略目标的实现[4]。另外，企业可以通过行政管理来保证企业文化的有效形成。在企业文化的影响下，公司员工的积极性更高，这对公司的运营效率有显著的影响。（二）行政管理规范化有利于规范管理企业的管理机构通常分为两个部分:管理决策层和执行部门。管理层决策层的主要任务是制定公司发展的战略目标、经营方针等内容;企业的执行部门位于管理决策层和执行董事会之间。在管理决策层，决策被传达到执行层，执行层负责具体的实施，绩效结果返回到管理决策层。而冲突的解决对于提高数据传输的效率起着重要的作用，从而逐步规范了公司的管理。（三）有利于提高管理效率科学的管理模式是部门进行长期有效发展的途径，行政管理是单位管理中重要的构成环节，对生产运营及管理发挥着不可替代的作用，同时，行政管理能否达良好的效果，也对部门的长远发展发挥着决定性作用[5]。行政管理对于管理水平是全面性提高的过程，从而我们可以得到行政管理的内涵所在。行政部是决策部门与执行部门之间的纽带，在加强管理方面起着重要的作用。只有当行政管理层及时将相关信息反馈给管理层，管理层才能及时对发展方向和营销策略做出改变。因此，行政管理对于保证部门上下级之间信息的顺畅流动，充分保障信息及时性起着至关重要的作用。三、企业行政部门在企业管理中的现状目前，大多数大型企业集团建立了一个特殊的内部行政管理部门，主要负责企业行政事务的管理，以确保企业的其他部门能够相互合作，提高工作效率，确保运营效率的提高。然而，大多数中小企业没有专门的管理部门。虽然一些企业开始意识到行政管理的重要性，设立了行政部门，但这些部门的职能并没有得到有效的发挥，基本上处于虚拟的存在状态。建立不清楚地理解的重要性，企业行政部门行政部门只安排一个或两个管理人员负责整个企业管理、质量管理人员在日常管理工作的旧模式，落后的管理和合理管理、行政等问题缺乏人才，导致企业管理不能发挥适当的作用[6]。许多企业在建立行政部门的管理模式，引入问题也存在不足对企业的理解，包括企业的产品、文化、管理、等，不懂物理脆弱性企业操作等等，可以根据企业的实际合理选择的行政管理模式，相关的行政管理系统，如财政和税收制度，人力资源制度、安全管理制度、薪酬制度等都或多或少存在缺陷，提高行政效率是必然的。四、目前行政管理存在的问题（一）缺乏完整的工作计划行政管理部门缺乏一套完整的工作实施计划，使得具体的行政管理工作缺乏目标。目前国内存在许多的企业或者单位中，行政部门本身一直处于不被重视的地位的情况，行政部门的人员本身就缺乏基本的素质，在自身的岗位上更是不会发挥自身应有的作用，更不会制定科学的工作计划，来指导行政管理工作的进行。由于缺乏工作计划的指导，企业的开发、生产等工作就处于混乱的局面，这样毫无章法的工作，只会消耗企业更多的资源和时间，影响到企业经济效益的提升。部分主管工作态度不够端正，缺乏得当的方法来处理行政管理事务，方法不得当，部门资源存在着严重浪费现象。为了凸显自身的存在，各个部门之间还可能存在勾心斗角的情况内，有的甚至利用好自身的部门权力对公司的资源进行支配，给自身提供便利，谋取私利，这不仅影响了部门和员工的利益，也影响了正常活动。由于缺乏完整的工作计划，行政管理没有明确的方向和目标，行政管理工作很容易陷入一团乱麻中，但即使这样，行政主管依然找不到可以提升行政管理效率的模式，在日常管理中只是对日常事务进行一些简单的登记[7]。除了缺乏现代管理方法外，更是没有现代管理的意识，从而使得部门一直处于这种低效的状态中。（二）行政管理机构不合理组织机构的科学设置是行政管理工作顺利进行的前提与基础。但目前，很多企业及单位并没有结合实际设置合理的内部行政管理机构，有的存在机构重叠的问题，有的则存在机构设置不科学的问题，人员配置也存在缺陷，这就不利于部门的各岗位人员发挥自身的作用。例如企业的机构臃肿的情况，部分岗位其实并没有设置的必要，这样就使得这些岗位的人员存在过剩问题，这也降低了信息在组织间的传递效率，公司存在人浮于事的问题，不仅增加了公司行政管理的成本。机构比例设置失调，导致企业行政部门在实际进行监督、管理、整合与反馈信息等整体效益得不到提升，企业的其他各部门间很难协调发展。而且，由于设置的行政部门过多，部门的员工就只光顾着管好自己，不想关心企业的其他事情，给自己惹下麻烦，这样不利于各部门的协调管理。行政管理本身就是一项艰巨而复杂的工作。如果人员配置不合理，很容易导致行政管理的混乱，一旦出现问题，会很容易出现互相推卸责任的情况，进一步降低行政管理的效率。（三）行政管理人员的素质有待提升在公司行政管理部门，员工的素质决定了公司行政管理的效率。但纵观各行政管理部门，其行政管理人员的素质有待提升。通过对众多行政部门人员进行调查发现，大部分行政管理人员只有大专学历，有的人员甚至不是行政管理专业的毕业生，行政管理执行层从业人员综合素质参差不齐，因此直接制约了行政管理工作的目的和意义。这些人员缺乏行政管理方面的理论知识，也不了解其他部门的情况，工作经验也不是很丰富，更是缺乏基本的协调组织能力，在处理各部门之间的矛盾方面缺乏经验和技巧，服务意识淡薄，缺乏准确的定位，在管理工作中不能游有效实施诸多规定，甚至会遭到其他部门的排斥，工作积极性受到打击，工作效率自然不高，也就无法有效化解其他部门间的矛盾[8]。有时甚至出现了矛盾激化的问题，影响了各部门之间的分工协调和组织效率的提升。部分行政管理人员甚至不清楚自身的职能作用，服务意识较差，工作积极性不足，导致行政管理的质量和效率都较低。总之，行政管理部门人员素质不高，影响了行政管理工作的有效开展。行政管理制度也得不到有效实施，处于形同虚设的状态，工作接触甚少，越是不了解，其管理工作越脱离实际，故而形成恶性循环。（四）行政管理制度不健全行政管理效率低下的原因是多方面的，如体系的不健全、制度的不完善、机构设置的不合理等众多因素。如果没有建立和执行标准化的规章制度，员工的工作就不明确，会无章法可循。可见，行政管理制度是公司行政管理人员开展行政管理工作的重要依据。一套健全的工作管理机制是企部门保持长久有效运行的基础，行政管理部门要想维持部门的合理运作，也需要制定健全的行政管理制度。但是对诸多部门的调查发现，很多部门根本没有制定较为健全的行政管理机制，即使制定了，也不会有效落实，导致制度形同虚设。行政部门由于缺乏制度的指引，在平时的工作中，一旦出现问题，就很难保障规范执行。在不健全的行政管理制度的影响下，企业行政部门的工作人员还会利用制度的漏洞偷懒，但或者不作为，不仅工作缺乏积极性，更是不会按照规章制度办事，这会加剧企业行政管理工作的混乱程度。另外行政管理人员对工作内容及工作计划作出部署时没有提出创新的观念和模式，而是一味按照政策和以往经验执行行政管理工作。行政主管缺乏创新和探索精神，将过多的精力投入到公司日常的琐碎事务中，没有去深入探究适合公司发展的创新手段和行政管理方式，更没有去寻找提升行政管理效率的方法[9]。由于行政管理制度的执行不力，行政管理人员矛盾纠纷、相互推诿现象频发，进一步影响了经营管理水平的提升。四、对行政管理规范化的深思（一）采取高效的行政管理模式为了提高行政管理的效率，需要规范和创新行政管理模式，以便行政管理工作可以按照特定的方式进行。目前，大部分企业以及单位缺乏行政管理的工作计划，使得不同的管理部门对自身的职责、目标等没有明确的定位，行政主管也没有发挥好带头作用，行政管理工作处于混乱状态。因此，可以制定明确的工作计划，明确管理内容的目标和达到这些目标的方法途径，这是行政管理必备的条件，采取高效的行政管理模式，将单位运行机构有效融合起来。另外，部门可以加强信息技术的应用，利用办公自动化、ERP等软件进行在线办公，消除时间和空间的约束，提高工作效率。只要网络信号覆盖的区域可以使用笔记本电脑和手机，就可以工作。这样的管理模式可以扩大其行政管理范围,实现真正的现代化管理,提高行政管理效率,对提高职工的积极性有积极的贡献。（二）精简管理机构，合理配置人员在人员配置方面，可以适当对行政管理机构进行精简，完善企业行政管理构架体系，建立从上而下、政令畅通的传达、贯彻与落实机制，确保人岗的匹配。合理配置行政管理人员，使其明确自身的岗位职责，通过优化工作流程，简化工作审批程序，保证工作进度，进一步提高提行政效率。在实际的工作中，公司可以将行政事务主管与人事主管合并，从而使其更好地管理行政专员、文字专员等，在整个管理工作中，行政部门应当充分发挥总牵头与组织实施、推进保障等方面的功能，全力促进单位良性发展[10]。总之，要根据实用性和科学性的原则，调整管理的组织结构，建立合理的行政管理制度，强化相关的行政管理职能。在建立机构时，需要建立和完善决策和执行机构，以保证机构的合理化。行政机构的合理化应与经济发展相协调，使行政管理机构的作用最大化。（三）加强人员素质的培养行政管理可以说是一项长期而复杂的工作。部门经理每天都面临许多大小事情，经理在业务中起着领导作用，这就是为什么经理需要更好的技能，例如思想素质，心理素质等。作为经理，我们需要不断提高自身的能力和质量，并充分发挥公司治理的协调作用；作为领导，我们也应该在各个方面都提出严格要求，不断加强和改善学习，提高行政人员的素质可以改善部门的组织结构，只有行政管理员工提高了自身的能力素质，部门的运营才会更加顺畅，这样才能将员工团结在一起，共同为实现最终目标而努力[11]。作为一名现代化的行政管理人员应该具备的基本素质：良好的心态、择优决断能力、协调统筹全局、知人善任、临危不乱等。但结合前文的研究分析来看，人员的学历水平偏低，缺乏行政管理理论知识，且对其他部门的工作情况也知之甚少，素质有待提升，但部门却很少对行政管理人员进行素质培训，使其素质得不到有效提升，影响行政管理效率的提升。鉴于此，首先需要把好人才的选拔大关，选拔人才时，严格按照规章制度执行，层层对人才进行考核选拔，为部门的发展做好人才储备。因此，在招聘之前，需要制定详细的招聘计划，从而使得招聘工作的开展有章可循，人才的有效选拔对提升部门整体行政管理人员的素质有着重要意义。此外，为了确保人员不断提升自身的素质，还可以制定完善的竞争和激励制度，将绩效考核与薪酬管理相结合，从而提升人员的公告中积极性。当然，部门还不能忽略行政管理人员的素质培养，除了向其培训行政管理理论知识外，还需要介绍其他部门的工作情况，只有充分了解其他部门的情况，才可以帮助部门间化解矛盾，维持组织的正常运行。（四）健全行政管理制度要想保障行政管理工作的有效开展，需要首先健全行政管理制度，这是公司行政管理人员开展工作的准则和纲要，对单位及企业行政管理效率的提升至关重要。鉴于此，部门应制定合理的规章制度，对各机构岗位的职责进行明确，并加强规章制度的有效执行，防止工作混乱的情况发生。鼓励行政管理人员创新管理模式，充分整合市场发展需求，制定公司创新发展的业务模式和市场战略，使公司发展跟上时代[12]。此外，还应对必要的行政管理工作制度加以健全，以公章制度和法律的形式来保障行政管理人员的工作开展，使其认真执行部门岗位责任制度、各项管理制度，工作制度规范等，规范行政管理工作的秩序。此外，这些制度为行政管理工作的开展明确了依据，提高了其工作的严谨性、积极性和工作动力，对行政管理效率的提升有着重要意义。为了建立健全的行政管理规章制度，部门需要对自身的行政管理状况进行充分的动态性分析研究，在此基础上，随时发现问题所在，及时提出有效的解决方案，不断完善行政规章制度，使得行政管理工作可以一直保持高效状态。五、结语在经济飞速发展的今天，行政管理面临着严峻的挑战，为了适应社会经济的发展，发挥行政管理作用，必须及时做出相应的调整和修改。行政管理的规范化对于企业及单位机关的发展有着重要意义，但是结合如今的发展情况来看，行政管理工作依然不受重视，存在缺乏完整的工作计划、行政管理机构不合理、行政管理人员素质不高以及行政管理制度不健全等问题，影响了行政管理效率的提升。鉴于此，本文以行政管理规