接待管理制度

HR的春天里知识旗舰店第第页接待管理制度1.目的规范公司接待程序，展现公司整体形象，提供优质接待服务，确保客人良好的满意度。范围本制度适用于XX公司对外的商务接待工作。3.职责3.1行政人事部：负责根据业务部提供资料开展具体接待工作；行政人事专员负责协助业务部预订酒店、餐厅和车辆安排等工作；前台负责预订机票、在公司洽谈业务期间会议室安排、茶水供应、空调开关等工作。3.2接待部门：负责客人接待的前期信息汇总等准备工作；负责客人洽谈、合同洽谈等前期准备工作。4．接待流程4.1接待申请4.1.1接待部门接到客人、XX单位欲来公司参观、洽谈或进行项目签约等通知后，需及时咨询客人以下详细资料，填写《接待费用申请单》，以便准确、全面安排接待工作：◕对方来访人员名单（人数、姓名、职务、性别、联系电话）；◕来访主要目的、预计滞留时间；◕是否需要车辆接机、航班号、出发及到达时间；◕是否需要预订酒店（酒店星级、房间数量、房间标准、房费价位）；房间标准：商务套房、豪华房、单人标准间、双人标准间；◕是否需要预订返程机票（时间、姓名、起止地点、航空公司、舱位等级）；◕明确此次来深是自费还是我司出资。4.1.2明确具体的接待任务后,申请部门需通知行政人事部和需配合接待的部门。4.1.3主导接待部门外地接待时,提前填写《接待费用申请表》经批准后，由主导部门负责落实接待任务。4.2接待流程4.2.1接待准备行政人事部作好车辆、住宿、用餐、应急方案等准备工作后，提前检查所有行程安排是否妥当，并亲自考察预定酒店，根据行程安排时间派人清理会议室、准备茶叶、水杯、热水及烟灰缸。4.2.2礼品的安排礼品由行政人事部负责申购，需求部门须提前知会并明确采购物品或采购标准。采购后移交需求部门进行签收。如礼品有剩余，交由行政人事部统一保管，并办理交接手续。4.2.3接机安排◕行政人事部准备接机牌，根据需要安排司机、接机人员及不同车辆、数量前往机场接机。◕接机人员或司机见到客人后，应主动帮助客人搬运行李。◕接到客人后，应及时电话通知公司接待部门负责人员，确保做好准备工作。第一次电话联系：接到客人，从机场出发后；第二次电话联系：车辆路途行驶至一半，报告道路交通情况及预计到达时间；第三次电话联系：距目的地（公司/酒店/宾馆）十分钟路程时；第四次电话联系：已入住安排酒店后。4.2.4住宿安排◕客人到东莞后，根据行程安排入住酒店，由接待部门人员帮助客人办理入住手续。◕到达酒店后，接机人员或司机应主动协助客人搬运行李，客人自理费用的，由客人自行按我公司预订支付押金，登记入住。由我公司支付费用的，应事先与酒店进行确认，待客人、离开后再进行结算。◕如客人下机后临时改变行程路线，接机人员或司机应及时通知接待人员，以便及时做好安排。4.2.5会谈安排◕如遇重要客人、XX高级领导需到公司参观、洽谈，接待人员应及时知会行政人事部，在公司门口放置欢迎牌或红幅。◕通知参加会谈人员做好准备，整理会议室、打开空调、调试设备和准备资料。◕客人进入会议室时，前台或接待人员应及时按职位大小顺序为客人倒水，以客人为先，并注意每10分钟加水1次，确保饮水供应。有吸烟客人，应每30分钟更换烟灰缸1次。◕前台注意与会议室接待人员保持联系状态，以便会谈期间随时提供服务。◕会谈完毕后，公司参加会谈人员应一起送客人离开，一般客人送出公司门口；重要客人需送到楼下直到上车离开。4.2.6参观安排◕客人提出参观项目要求，接待部门可根据客人需要，从备选项目中进行选择，经与客人沟通同意后，安排接待人员陪同参观。◕客人参观项目确定后，接待部门需与行政人事部司机协商，确定行车路线，根据人数及用车标准安排车辆接送。◕外出参观时，主导部门陪同人员需针对客人需求对项目进行解说；其他人员如无安排或对项目不了解时，慎重发言或点头微笑全程配合即可，司机应注意做好开关门、保管参加人员物品等工作。4.2.7用餐安排◕接待需用餐时，接待部门部应提前知会用餐人数、级别、餐厅行政人事部预订餐厅。遇外出参观项目等特殊情况，则由接待部门直接安排用餐。◕接待部门陪同用餐人员可提前借款，做好准备工作。◕陪同用餐人员应根据客人情况点菜。◕用餐完毕上果盘时，接待部门陪同人员应及时支付餐费，做好结帐离开的准备工作。◕一般情况客人用餐后不组织其它娱乐活动，特殊情况需知会公司总经理后方可进行。4.2.8送机安排◕接待部门接待人员（遇重要客人时需与司机一起送机）与客人约定送机时间、地点后，通知行政人事部安排车辆前往酒店接人。◕接待部门接待人员或司机到酒店后，应主动帮助客人搬运行李，为客人开关车门。◕到机场后，需帮助客人搬运行李下车，并祝客人一路平安。4.2.9接待反馈◕全部接待结束后，接待部门、行政人事部需就两部门在此次接待任务中的合作及各自负责工作中出现的问题及不足进行充分总结，及时提出改进计划和措施。◕对接待中提供车辆/住宿/用餐等服务单位的情况，应定期考核，及时更新，确保为客人提供最好的接待服务。4.3接待标准4.3.1住宿标准：一般情况入住公司协议酒店，费用参考标准见下表。特殊情况根据总经理指示安排，费用实报实销。住宿标准：（元/人）类型城市级别一级标准二级标准三级标准说明一类城市1、五星酒店:接待对象为客户总经理、董事长或XX领导，2、四星：接待对象客人副总、总监级别以上人员。3、三星：除五星、四星外的接待对象。二类城市三类及以下城市XX酒店级别五星四星三星4.3.2用餐标准:用餐标准：（元/人）（此标准针对客户）类型城市级别一级标准二级标准三级标准说明一类城市1、一级标准:接待对象为客人总经理、董事长或XX领导，2、二级标准：接待对象客人副总、总监级别以上人员。3、三标标准：除一级、二级以外的接待对象。二类城市三类及以下城市XX4.3.3工程部、业务部、养护部接待合作方用餐标准（元/人）类型城市级别XX部门科员及以上人员XX部门办事人员合作单位副总经理（含）以上人员合作单位其他人员一类城市二类城市三类城市XX4.3.4礼品标准:礼品赠送与否及价值由接待职能部门视情况而定。参考标准如下：礼品标准：（元/份）重点宾客一般宾客单位团体4.4接待费用报销处理4.4.1接待陪同人员负责费用的报销处理,