公司档案管理办法

公司档案管理办法第一章总则第一条为加强公司档案管理，促进档案工作更好地为企业生产经营和各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《企业档案管理规定》、《国有企业文件材料归档办法》关于档案管理的有关规定，结合公司实际，制定本办法。第二条企业档案是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式、各种载体的文件材料。第三条各类业务档案，由职能部门根据本办法另行制定专项档案管理办法，专项档案管理办法应满足或高于本办法的规定和要求，不得出现与本办法有抵触的条款，并经本级档案工作领导小组和档案鉴定工作领导小组评审后方可予以印发，条件成熟时纳入综合档案管理与统计。第四条本《办法》规定了科技、文书、会计、声像、实物、电子档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用及档案信息化建设的原则和方法。第五条企业应遵守《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和国家有关档案工作的方针、政策、法规，依法管理本企业档案，提高全体职工的档案意识，确保档案的完整、准确和安全。第六条企业档案工作是企业管理基础工作的重要组成部分，是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项重要工作。各单位应加强对档案工作的领导，把档案工作纳入企业发展规划和年度工作计划，纳入企业管理的各个环节，纳入分管领导和有关部门职责，统筹安排档案业务经费，配备必要的档案工作设施设备，保证档案工作持续健康发展。第七条本《办法》适用于公司各单位。第二章档案工作机构与档案管理干部第八条按照国家规定，公司所属各单位凡是具有独立行文权、人事任免权和财务预决算编制权的单位，均应构成独立的全宗（即立档单位），均应建立综合档案部门（馆、科、室），配备与档案工作相适应的足够数量的专职档案干部，对本单位的档案工作实行集中统一管理。第九条企业档案工作人员应热爱档案事业，忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务工作能力。第十条企业档案部门负责人应具有大学本科以上学历或中级以上专业技术职务。档案工作人员应当具备大学专科以上学历或同等学识水平，具备档案管理、计算机、企业经营管理等相关知识和技能，并定期接受档案业务培训和继续教育。须取得国家档案局、公司或省、部（市）级以上档案管理部门颁发的《培训合格证》，持证上岗。第十一条档案工作人员应享受专业技术人员同等待遇，按档案专业技术职务、工程专业技术职务或其他相应的专业技术职务聘任。第三章档案工作职责第十二条各单位档案工作领导小组和档案鉴定工作领导小组组长应由单位领导担任，其成员由单位分管领导或有关部门负责人担任。一般由企业领导担任档案工作领导小组组长，由总工程师分管科技档案，由总会计师分管会计档案，由办公室主任分管文书档案，由宣传（政工）部门领导分管声像档案，并担任档案鉴定工作小组的负责人。各级档案工作分管领导应认真履行工作职责，切实负起组织领导责任，领导、监督和指导企业档案工作健康发展。第十三条公司的档案工作接受股份公司档案馆的监督和指导。公司所属单位的档案工作接受公司档案部门的监督和指导。第十四条公司档案馆应依法履行下列职责：(一)负责党和国家及上级领导机关有关档案工作的法律、法规和方针政策的贯彻实施，结合实际制定公司档案工作发展规划、计划、管理办法及规章制度；(二)负责对公司所属单位的档案工作进行统筹规划、组织协调、监督和指导；(三)总结推广档案工作经验，培训档案工作干部，推广应用档案信息化建设成果；(四)负责本机关电子文件归档、管理与开发利用工作；(五)协助参与重点工程竣工验收，重要设备开箱，重大科研成果鉴定和重要产品定型等生产技术活动，确保档案齐全、完整、准确、系统；(六)负责公司档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和开发利用工作；(七)负责馆藏档案的清理核查工作，每年年底对库存进行一次核对，并做好记录，做到账物相符。(八)定期向股份公司移交进馆档案，并接收所属单位进馆档案。第十五条各单位结合岗位责任制考评，对档案工作进行同步考核，并依据相关法律法规的有关规定实施奖惩，促进档案事业发展。第四章档案管理制度第十六条档案工作涉及企业生产经营活动的全过程，公司及所属单位应建立健全档案工作的组织领导体系，成立档案工作领导小组和档案鉴定工作领导小组，明确档案工作分管领导，建立包括机关各部门及所属单位在内的纵向到底、横向到边的由专兼职档案人员组成的档案管理网络体系，建立健全档案工作各项规章制度，并纳入企业各项管理制度之中。第十七条公司的档案工作根据国家实行集中统一、分级管理的规定，对科技、文书、会计、声像、实物、电子档案实行综合管理，其档案由各立档单位档案部门集中保管。其他门类如人事、战备保障等档案可实行集中管理，也可设档案分室进行管理，但必须纳入综合档案管理与统计。同时，档案工作人员应对其他门类档案进行指导。第十八条根据国务院关于全面推行业务部门立卷归档制度的规定，应归档的文件材料，由机关各部门进行收集、整理，定期向档案部门移交归档。境外企业（机构）在遵守所在国家或地区法律法规的前提下，每年要定期将归档文件目录报送国内母公司，同时将重要文件原件或备份件送回国内母公司。第十九条凡是应归档的文件材料，任何单位和个人不得以任何理由拒绝归档。归档的文件材料，准确地反映企业施工务管理等各项活动的真实内容；归档文件的书写笔迹和载体材料应能耐久保存，严禁使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸、热敏纸等书写；归档文件的材料必须纸质优良，线条、字迹、图象清文件材料和表格统一使用A4纸国际标准尺寸。第二十条对已归档的档案，应严格按照国家、公司及行业案卷质量标准进行整理，按归档要求及时整理上架。第二十一条各单位应根据国家有关规定，准确划定档案密级。对机密档案、涉及企业自主知识产权的专利档案和涉及企业商业秘密的档案，要制定档案安全保密涉密档案严格按照国家保密规定执行。第二十二条档案部门应根据国家有关规定，准确划定档案的保管期限。对已到保管期限的档案要及时组织鉴定，对确无保存价值的档案要进行登记造册，经档案鉴定小组鉴定并经档案工作分管领导审核批准后进行监销。第二十三条各单位应采取科学的方法和手段加强档案保管工作，应设置专门的档案库房，购置足够的档案装具，档案库房面积应满足需要并至少留有五年的余地；应制定档案库房管理制度，切实做好“八防”（防火、防盗、防潮、防鼠、防虫、防光、防有害气体、防污染）工作，严防档案损毁、丢失和泄密。对重要档案实行异地异质备份，确保档案安全。第二十四条各单位要认真贯彻落实国家颁发的《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》，切实做好企业在改组、联合、兼并、破产、租赁、承包经营、股份合作和出售等改革过程中档案的处置工作，防止档案流失和损毁。第二十五条加强本企业档案信息化建设，完善档案管理系统，逐步建立数字档案馆，实现档案资源数字化、信息采集标准化、信息存储安全化、信息服务网络化。第二十六条各级档案部门要建立档案统计制度，按要求认真填报档案工作年度统计报表和档案管理基本情况（机构、人员、收进、移出、销毁、复制、利用数量、效果反馈等）统计台帐，做到统计内容全面，数据准确。第五章奖励与处罚第二十七条企业对在档案工作中做出突出贡献的单位和个人，应依法给予表彰和奖励。第二十八条企业应建立档案工作责任追究制度，对不按规定归档而造成档案材料损失的，对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿、擅自销