01文件控制管理程序

XXXX有限责任公司程序文件文件控制管理程序编号:xx/cx-oiXXXX有限责任公司程序文件文件控制管理程序页数：第1页，共6页批准日期：20XX-XX-XX生效日期：20XX-XX-XX1目的对与质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用的文件为有效版本。2适用范围适用于与公司质量管理体系有关的文件控制（包括外部提供的文件）。3术语和定义一级作业文件：职能厂部室面向公司发放的作业文件；二级作业文件：各部门面向本部门发放的作业文件。4职责1企业管理及改革部是体系文件的归口管理部门，负责质量管理体系所有文件（顾客和供方提供的文件除外）的发放、回收、标识、作废、销毁等控制，确保各有关部门及时得到并使用有效版本的文件；质量手册由管理者代表审核，总经理批准；一级程序文件由管理者代表批准；质量手册及一级程序文件由计量质检部负责组织编写；二级《程序文件》由各相关专业管理部室负责编制并及时修订；作业文件由各部门负责编制、修订、管理。5工作程序文件的分类和编号文件的分类质量管理体系文件（以下简称体系文件）是按GB/T19001标准和TSG特种设备安全技术规范（TSGZ0004-2007）标准的要求创建的。体系文件的分类包括质量手册、程序文件、作业文件和记录等。a）第一层质量手册质量手册：概括性、原则性、纲领性的描述质量管理体系（包含质量方针和质量目标）。b）第二层程序文件（一级程序文件、二级程序文件）程序文件是《质量手册》的展开和具体化，使得《质量手册》中的原则性和纲领性的要求得到展开和落实。程序文件规定了执行质量活动/过程的具体途径、办法，内容，包括活动的目的和范围；做什么和谁来做；何时、何地和如何做；如何对活动进行控制和记录。编制：XXX审核:编制：XXX审核:XXX批准:XXX根据本公司的具体情况及GB/T19001标准及法律法规要求，制定了相关程序文件（见附录2）c）第三层作业文件是对某项活动进一步细化的描述和规定，包括规程、技术规范、管理制度、外来文件（如国家标准、行业标准）等。在没有文件化的规定就不能保证管理体系有效运行的情况下，本公司使用作业文件，详述如何完成具体的作业和任务。在能确保活动的有效性和效率的情况下，作业文件数量尽可能少。作业文件由各部门根据要求制定并控制。d）第四层记录用以记录活动的状态和所达到的结果，为体系运行提供查询和追踪的依据。5.1.2文件的编号a）质量手册编号：XX/SC-口-。。。。即敬业/手册-版本号-年号b）程序文件编号为：XX/CX-O。。。，即敬业/程序-文件序号。c）作业文件的编号为：xx/DD-na-oooo,即敬业/部门名称的汉语拼音的字头-年号-文件序号。d）质量手册、程序文件在封面上标识版本号、控制号并加盖“受控”章，在文件内容页上标识更改号。5.2文件的编写、审批。5.2.1质量手册的编写：描述质量管理体系过程及过程之间相互关系或相互作用，如过程的顺序、依存关系、接口和协调要求，相关文件的查询途径。5.2.2程序文件的编写格式内容要符合以下要求：a）目的：简单说明开展此活动的目的；b）适用范围：简单说明开展此活动所涉及的活动范围；c）术语和定义：文件中所涉及的主要术语和定义解释；d）职责：指明实施程序的主管与相关部门的职责和权限、接口及相互关系；e）管理内容和要求：是文件的主要部分，要明确应做些什么，由谁来做，如何做,做到什么程度即达到什么标准，信息如何反馈，留下什么证据等，即：以合理的编写顺序列出开展此项活动的步骤，明确各项活动的接口关系、职责、协调措施，出现例外情况的处理措施（包括检查和验证）。步骤要清晰，必要时可辅以流程图；f）相关文件:说明需要配合使用的相关程序文件，相关程序文件应保证是有效版本。g）相关记录：依据程序文件相应产生的记录。5.2.2.2程序文件编写格式程序文件文头、字体及打印要求：a）文头为四号幼圆，文件名为三号加粗幼圆，其余为五号宋体；b）文件内容为宋体小四号；左右边距为2.5厘米，上边距1.2厘米，下边距1厘米;c）文件全部用A4纸正反面打印。2.3作业文件编写的内容和格式3.1作业文件编写的内容a）目的：简单说明开展此活动的目的；b）适用范围：简单说明开展此活动所涉及的活动范围；c）管理内容和要求：是作业文件的主要部分，说明此作业文件要阐述工作的内容和要求。3.2作业文件编写的格式作业文件的封面、文件内容的字体及打印要求详见本程序文件后附表。因体系作业文件的种类繁多，经管理部门同意作业文件的编写也可引用其他格式，但应以实际、符合惯例为原则。5.2.4体系文件编制部门和审批5.2.4.1质量手册由计量质检部负责编制，管理者代表（质量保证工程师）审核，总经理批准。5.2.4.2程序文件由主管部门负责编制，由编制部门主管领导审核，管理者代表批准。5.2.4.3一级作业文件由各管理部门负责起草，管理部门主管领导审核，公司主管副总批准。二级作业文件由使用部门负责起草，使用部门领导审批、发放、管理。5.2.4.4工艺技术操作要点由技术中心组织制定，技术中心主任审核，公司主管副总批准。5.2.5实验室执行实验室管理体系,所用文件由计量质检部编写,实验室中心主任审批。5.3文件的发放5.3.1各部门编制部门“质量体系文件清单”报公司企业管理及改革部（含二级作业文件）备案，公司企业管理及改革部负责编制公司“质量管理体系文件清单”。5.3.2文件的发放分“受控”、“非受控”。受控文件应加盖“受控”红色印章，注明分发号、文件领用人应在《文件发放回收记录表》上签收。5.3.3文件的二级发放由各使用部门进行管理，经使用部门领导批准后，由文件使用部门按“受控”文件进行管理，复制文件的发放编号，在所复制的原文件的发放编号后面排序，发放时填写《文件发放回收记录表》。5.3.4文件发放编号：5.3.4.1公司级编号：□□（年号）-口□（部门代码）-口口（文件编号）。5.3.4.2部门级编号：公司级编号-□□（子部门控制号），以此类推。5.3.5文件编号的控制5.3.5.1公司级文件由集团企业管理及改革部按出台的文件次序统一编号，一年一更新。5.4文件的更改5.4.1文件需更改时，由原编制部门填写《文件更改申请单》，经其相应审批部门批准后进行更改。质量手册及一级程序文件更改后的正稿及相应的《文件更改申请单》交至企业管理及改革部备案。二级程序文件及作业文件更改后的正稿及相应的《文件更改申请单》交其相应管理部门进行备案。文件由企业管理及改革部组织发放，同时收回作废的文件销毁，在《文件发放回收记录表》上作相应记录。5.4.2一般的文件更改时采用换页或单线划改的方法，当文件的修改页在50%以上时或需进行大幅度修改时，则采用换版，更改需在《文件更改申请单》中特别注明具体的实施办法。5.5文件的换版与作废管理体系文件经过多次更改或需进行大幅度修改时，应进行换版，原版本号文件作废。换发新版本，应有修改码标识，版本号为A、B、C、……，修改码为0、1、2、3、……。对需保留的作废文件应进行作废标识。5.6文件的领用5.6.1当因文件丢失，严重破损等原因而申请领用时，由申请者填写《文件领用申请单》,经其部门负责人审核及管理者代表批准后方可领用。因破损而重新领用的文件，分发号不变，收回相应的旧文件，丢失补发的文件应给予新的分发号，并注明已丢失的文件分发号失效，企业管理及改革部作好相应的发放、回收记录。5.6.2提供给第三方的文件不做控制，由对口单位负责办理手续，企业管理及改革部必须做好发放记录。文件的正本一律不得外借。5.7企业管理及改革部负责管理体系文件的归档工作，体系内各部门应按时将所发文件的底稿和正式文件报企业管理及改革部。企业管理及改革部对文件进行归档整卷，做好保管并为查档提供服务。6外来文件的控制.1技术中心负责国家标准等相关技术标准的收集发放更新管理工作。并编制《现用国家、国际标准一览表》，下发各部门，并作好发放回收记录。.2有关法律、法规等外来文件的控制由归口管理部门进行控制。归口单位负责及时更新确保现行有效版本。并交企业管理及改革部备案保存5.7文件的管理5.7.1所有文件的原稿由企业管理及改革部保存，各部门负责保存相关的带有受控标识的文件。文件应妥善加以保存，以便存取和查阅。5.7.2文件发放部门通过《文件发放收回登记表》和《文件一览表》表明文件的发放收回状态，确保执行岗位使用有效版本的文件。5.7.3作废文件由发放单位负责回收统一销毁，如果需要保留作废文件时，在封面上盖“作废”红印章，防止非预期使用。8实验室管理体系文件:与实验室管理体系相关的文件和记录的管理按照实验室管理体系的有关规定执行。表1:质量管理体系各部门名称、代码控制号对照表（各部门代码可视情况灵活处理，但必须保证每个代码是唯一的）部门名称代码控制号部门明称代码控制号XXXXXX01XXXXXX11XXXXXX02XXXXXX12XXXXXX03XXXXXX13XXXXXX04XXXXXX14XXXXXX05XXXXXX15XXXXXX06XXXXXX16XXXXXX08XXXXXX17XXXXXX09XXXXXX106相关文件1XX/CX-02《记录控制管理程序》附表：XXXX有限责任公司作业文件（版本号）（在此标注文件编号）（以上文字为宋体四号加粗）文件名称（宋体