岗位说明书编制指导手册

岗位说明书编制指导手册岗位说明书编制指导手册岗位说明书的编制是规范本单位各岗位工作职责、实现人力资源科学管理的重要工作，将为本单位岗位评价和绩效考核管理打下坚实基础。为使岗位说明书的编制统一规范、高效有序，特编写本指导手册，请有关人员在正式编制前仔细阅读，按照规定标准和各项要求填写。一、岗位说明书的基本概念岗位说明书是对岗位的工作性质、任务、责任、权限、工作环境和条件，以及本岗位人员任职资格条件等所做的成文信息。岗位说明书的编制是在工作分析的基础上，通过对岗位诸要素（如岗位描述、任职资格等）加以整合而成。一份完整的岗位说明书包括岗位识别（岗位基本信息）、岗位职责权限描述和任职资格条件等三部分内容。岗位说明书是工作分析后形成的重要人事文件之一。从编制的直接目的来看，岗位说明书是以“事”为中心，对岗位进行全面、系统、深入的描述，为岗位评价、岗位分类以及本单位人力资源管理提供依据，侧重于说明岗位“做什么”，同时也说明岗位工作做到什么程度和什么人来做。从其内容涉及的范围来看，岗位说明书内容广泛，既包括对岗位各有关事项的性质、特征、程序、方法和要求的说明，也包括对承担本岗位工作人员的资格条件的说明。从具体的形式上看，岗位说明书一般不受标准化原则的制约，内容繁简程度不一，形式多样化，企业一般根据实际需要编制。二、编制岗位说明书的意义岗位说明书的编制是人力资源管理（包括人力资源获取、整合、保持与激励、控制与调整、开发等职能工作）的基础和前提。岗位说明书将为以下人力资源管理工作提供有效的支持和帮助：制定人力资源规划，核定人力资源成本，并提出相关的管理决策；使所有员工明确各自的工作职责和工作范围；组织有效招聘、选拔、使用所需要的人员；制定合理的员工培训、发展规划；制定考核标准及方案，科学开展绩效考核工作；设计出公平合理的薪酬福利及奖励制度方案；为员工提供科学的职业生涯发展咨询；设计、制定高效运行的组织结构；提供开展人力资源管理自我诊断的科学根据等工作。因此编制好岗位说明书对于贯彻落实本单位发展战略、构建人力资源管理基础平台具有十分重要的意义。三、岗位说明书编制的基本内容岗位说明书共分为两大类，即管理技术类岗位说明书和运行操作服务类岗位说明书。不同类型岗位分别编制不同类型的岗位说明书。具体编制内容如下：（一）岗位识别（基础信息）岗位识别是对拟分析岗位的基本情况的概括和说明，主要包括以下11项编制内容：岗位名称凡属于社会通用岗位名称，按国家或行业统一标准填写；凡属本单位专用岗位名称，按目前通行标准或习惯称谓填写；非标准岗位按人力资源部的要求填写。岗位名称为岗位机构图中所规范的名称。兼岗人员所兼岗位工作职责列入本岗位职责中，岗位名称应反映其主要工作职责，简单精练。兼职岗位中，国家或行业法规政策或本单位文件要求必须设立专职岗位从事相关工作的，应另行设置相应岗位，并分别编制岗位说明书。如党委书记兼工会主席，应分别填写“党委书记”和“工会主席”两份岗位说明书。所属部门/科室 所属部门填写部门/科室的名称。岗位类别岗位类别分为管理技术和运行操作服务二类。管理技术类岗位是指从事计划、组织、指挥、协调、控制等管理职能的岗位，包括机关职能部室中从事职能管理、运行管理、安全管理、技术或业务管理等工作的岗位。运行操作服务岗位是指在工作现场具体负责业务或设备运行、操作、指控、维护、监控等岗位以及在工作现场以外从事服务的岗位。定员定员是指本岗位的人数，应根据本单位定编定员规定填写。尚未明确定员人数的，本项内容填写各岗位现实有人数。岗位等级暂不填写。直接上级岗位直接上级岗位是本岗位的直接主管岗位，是指在工作中对本岗位具有指挥权并对本岗位工作结果承担领导和管理责任的上一级岗位。一般情况下直接上级只能有一个，即工作指令只能有一个来源。对于多个上级情况要进行梳理调整，对于本岗位所承担的不同工作由不同上级指挥的情况，如暂时无法调整，可按照上级岗位对本岗位工作管理范围的大小顺序排列。一个岗位只能对应一个直接上级岗位，可以有多个下一级岗位。对应的多个下一级岗位，应一一列出。直接下属岗位直接下属岗位是在本单位内部按照行政指挥层级关系所确定的下属岗位，体现的是逐级管理原则。编制人编制人是指直接分析及编制本岗位说明书的人员。审核人审核人是指本单位/部门人力资源管理岗位。批准人批准人是指本岗位所在部门或科室负责人。（二）岗位描述岗位描述是用书面形式对各类岗位的岗位性质、岗位任务、岗位职责和工作环节等所做的统一规定和要求。它主要包括以下6项内容：工作概述用简练的语言描述本岗位在组织结构中所负责的主要工作领域以及岗位设置的目的。岗位工作与任务岗位工作内容与职责是指岗位的主要工作职责内容。岗位职责应高度概括和归纳，并逐项列举提出，编制的顺序要求是：可以按工作的重要性顺序排列：重要的、次重要的、一般的；也可以按工作时间的多少做出判断分析再进行排列：占工作时间百分比高的、次高的、不高的。以下是职责描述用词有关示例，供编写人员参考。岗位工作职责与工作任务编写程序：先将部门职能按预先设计的岗位进行分解，形成各岗位的职责模块；在职责模块下列出所有具体的工作，每一工作可以遵循P、D、C、A的思路来编写；编写时注意动词的使用，什么样的岗位采用什么样的动词。岗位工作职责与工作任务编写注意事项：职责填写本岗位所负的责任，不是具体的工作内容；岗位职责按重要程度依次填写；不应包含模糊、不确定的内容，如临时工作等；岗位职责要根据本岗位的要求来制定，不能就自己现在的工作内容或自己能不能完成来制定；每一句话只完整表达一项基本职责，语言要求规范、准确，不可模棱两可；不要对每条职责采取负责……，负责……，负责……的累赘重复提法，应直接写责任内容；职责描述句式采用动宾短语形式，即“动词（做）+宾语（什么）”，如撰写……报告、制订……计划等。工作职责或任务描述常用动词提示管理岗位管理职责的描述动词中高级管理岗位管理职责的描述用词有：组织计划、主持、制定、筹划；指挥控制职责的描述用词有：指导、听取、协调、控制、掌握；人事行政职责有：授权、委派、检查、考核、交办、调配；业务职责的描述用词有：审核、审批、审定、审阅、批准；执行职责的描述用词有：贯彻执行、完成等。一般管理岗位管理职责的描述用词有：提出、协调、参与、编制；业务、执行职责的描述用词有：依照、收集、整理、统计、填报、履行、核对、办理、解答、维护、遵守、维修、记录、发送、呈报、接待、保管、核算、汇总、登记、安装、打印、校对、编写、调试。PDCA循环相关动词P相关动词：策划、规划、计划、建立、确定、规定、识别、组织、编制、草拟、指挥、指导D相关动词：实施、执行、实施、落实、完成C相关动词：监控、监视、监测、评审、评价、评估、督导、监督、检查、分析A相关动词：解决、纠正、改进、改良、改善其它角度的动词思考行为：研究、分析、评估、发展、建议、倡议、参与、推荐、计划直接行动：组织、实行、执行、指导、带领、控制、监管、采用、生产、参加、阐明、解释、提供、协助管理行为：达到、评估、控制、协调、确保、鉴定、保持、监督专家行为：分析、协助、促使、联络、建议、推荐、支持、评估、评价上级行为：许可、批准、定义、确定、指导、确立、规划、监督、决定、主持、组织、指导、安排、协调、指示、监督、管理、分配、控制、牵头负责、审批、审定、签发、批准、评估下级行为：检查、核对、收集、获得、提交、制作针对制度、方案、计划等文件：编制、制订、拟定、起草、审定、审核、审查、转呈、转交、提交、呈报、下达、备案、存档、提出意见针对信息、资料：调查、研究、整理、分析、归纳、总结、提供、汇报、反馈、转达、通知、发布、维护管理岗位关系管理技术类岗位的岗位关系是指与本岗位关系域内岗位的联系频率和联系事项，关系域包括“部门外单位内”、“单位外”两种情形。对部门外单位内来说，岗位关系是指本岗位与公司内其他部门或其他部门的某个岗位的联系情况；对单位外来说，岗位关系是指本岗位与单位外的某个组织（包括供应商、客户、政府及其他有关部门等）的联系情况。需在岗位说明书相应位置处填写相应机构或岗位的名称及联系或接触的目的。运行操作服务岗位关系是指本岗位的上道工序（环节）和下道工序（环节），仅需填写岗位名称。如没有上、下道工序（（环节）），即填写“无”。工作权限管理技术类岗位说明书设置了工作权限一项内容。管理技术类岗位要求明确界定其工作权限，主要分业务权限、人事权限和资金权限三种。“业务权限”是指根据本单位有关规定，本岗位在日常管理活动中具有的业务管理控制权限。如，部门/科室主任对所辖班组的指挥权、计划权等。“人事权限”是指根据本单位有关规定，本岗位在人事管理方面对所管辖的岗位具有的招聘、考核、加薪、晋升、降职降薪、调出调入、辞退、处分等权力。“资金权限”是指根据本单位有关规定，本岗位在资金使用方面可以建议使用、审核、审批的资金限额。运行/业务操作岗位说明书工作权限项不填写。工作条件工作条件是指本岗位任职者工作所处的环境是否有毒有害，包括危险性、粉尘、噪音、腐蚀、湿度、高温、高压、强光、高压、磁场、易爆、易燃等。如工作环境没有有毒有害因素，即填写“无”。（三）任职资格任职资格是指上岗者任职本岗位应当具备的资格进行描述，不是指岗位现有人员资格。包括以下8项内容：1．最低学历要求（教育背景）指从事本岗位工作所需要的最低学历要求，包括硕士及以上、大学本科、大专、中专、高中、初中及以下学历等情形。2．专业要求指从事本岗位工作应该具备的专业条件。3．最低工作经验要求指从事本岗位工作应具备的最低年限要求或工作经验要求，包括一定的专业经历、在本组织内部的工作经历（尤其针对管理岗位）和相关业绩。4．专业技术（含资质）要求指从事该岗位所需达到的职称（技能等级）、工作技能、专业知识、操作水平等一系列专业资质要求。对从事特殊作业的岗位应明确持有的相应专业技能或职业资格证书。5．知识要求指从事本岗位工作应该具备的基本专业知识要求。描述时可用简练的语言将本岗位需要了解和熟悉的相关内容列明。6．其他能力要求包括独立判断能力、决策能力、计划/规划能力、组织协调能力、人事管理能力、指导能力、控制能力、预算编制与决策能力、计算机操作能力、相关语言应用能力等内容。比如，具有较强的（或一定的）组织协调能力，能熟练操作计算机，包括internet的使用和基本的数据分析；有一定的外语阅读能力等等。描述时应选择主要部分，并要与本岗位实际结合起来，填写时一般应控制在5个以内。7．培训要求从事该岗位前应进行的基本的（除教育及工作技能之外的）专业培训，包括培训的时间长短、培训的内容和培训方式的概括。8．其他要求“其他要求”包括政治面貌、性别、年龄、身体状况等要素，主要针对不同岗位的特殊需要，如党委书记岗位要求政治面貌为中共党员，从事计划生育工作的岗位要求性别限于女性等。也包括工作时间（标准工时工作制、不定时工作制和综合计算工时工作制，如需要经常出差也可以进行相应说明）和工作环境（工作场所及其危险性，如需要经常高空作业等）。四、岗位说明书编制的基本步骤岗位说明书的编制可按以下步骤进行：（一）成立岗位说明书编写小组各部门、科室在有关领导的直接指挥下组织岗位说明书编写小组，小组成员为岗位管理者和岗位人员代表。小组成员的选拔条件是：熟悉本部门、科室各岗位的基本情况、有较好的编写能力、有一定的时间保证、工作态度认真负责。（二）培训人力资源部门制定并下发《岗位说明书编制指导手册》，对岗位进行说明书编制的指导培训。（三）编制岗位说明书的编制工作由各单位、各部门的编写小组在人力资源部和咨询专家的指导下完成。编制工作贵在参与，编制的过程是岗位管理者和任职者更加系统地认识岗位的职责和任职资格的过程。一方面，为岗位管理者加强管理、提供岗位管理效能提供参考和借鉴；另一方面，也为任职者加强自律和不断开发技能提供努力方向和目标。岗位说明书编制工作可分为以下几个具体步骤：1．岗位管理者先将本部门岗位进行梳理，然后对各个岗位进行基本分析，分析内容主要是基本的岗位信息内容。分析后填写岗位识别的各项内容。2．岗位管理者与岗位人员代表共同对岗位的职责进行认真梳理、归纳总结，然后按照培训要求逐项填写岗位描述的有关内容。3．岗位管理者在编制前两部分内容的基础上对任职资格各项内容进行确认。编制本部分时，特别需要注意的是“对岗不对人”。任职资格的编制依据，一是根据规章要求、行业惯例以及本单位发展需要确定任职资格条件；二是根据岗位职责确定任职资格条件。4．编制工作完成后，将岗位说明书上交本部门、科室领导进行审核。本部门、科室领导主要审核：（1）岗位数量和岗位名称。（2）编制内容。如职责是否符合该岗位在部门整体流程中的需要；资格是否符合该岗位的要求；职责描述与资格确认是否相互匹配等。（3）格式规范（标准化）。需要注意的是：（1）在编制中要广泛听取意见。一个岗位牵涉到数名任职者而由一个任职者编制完成的岗位说明书，岗位管理者或本部门、科室领导要召集所有任职人员对本岗位的岗位说明书初稿