XX集团度制度汇编(修改)

PAGE151-广东XX集团制度汇编（2013年）TOC\o"1-2"\h\z\u第一篇 总则 -4-总裁致辞 -4-集团概况 -6-组织机构 -7-第二篇行政管理 -8-第一章公文管理制度 -8-第二章会议管理制度 -14-第三章固定资产管理制度 -19-第四章办公用品采购制度 -22-第五章合同管理制度 -24-第六章档案管理制度 -35-第七章保密制度 -48-第八章车辆管理制度 -50-第九章食堂管理制度 -63-第十章宿舍管理制度 -66-第十一章印章管理制度 -68-第十二章出差管理制度 -71-第十三章请示汇报制度 -74-第十四章员工着装管理制度 -76-第十五章办公清洁管理制度 -78-第十六章信息管理制度 -79-第三篇人事管理 -82-第一章员工招聘与使用 -82-第二章员工培训管理制度 -85-第三章考勤休假管理制度 -88-第四章员工薪酬与福利 -95-第五章计划考核管理办法（试行） -96-第六章广东XX集团年终绩效考评办法 -99-第七章年终绩效考核调薪管理办法（试行） -102-第八章集团关键岗位轮岗管理办法 -104-第九章人事档案管理制度 -105-第四篇财务管理 -108-第一章资金管理制度 -108-第二章物资管理制度 -111-第三章财务报销审批制度 -112-第四章预算管理制度 -116-第五章报表编制和报送制度 -117-第六章财务保密制度 -118-第五篇工程管理 -119-第一章工程管理制度 -119-第二章工程竣工验收管理 -139-第三章工程图纸管理 -141-第四章竣工图纸管理 -143-第五章施工图纸会审管理 -147-第六章关于参加本项目的施工单位管理规定 -149-总则总裁致辞集团概况组织机构第二篇行政管理第一章公文管理制度第一条目的为使集团公文管理工作规范化、制度化、科学化，确保集团的各项方针、政策及工作指示等及时传达和跟进落实，特制订本办法。第二条适用范围本办法适用于集团各单位（集团、集团各职能部门及各下属公司）。第三条管理机构（一）集团总裁办和下属公司行政部门是公文管理的职能机构（以下简称“公文管理部门”）。（二）公文管理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。第四条公文类别集团及各单位制发的常用公文种类主要包括：（一）请示。向上级部门请示、批准的事项。（二）报告。向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议。（三）决定。对公司重要事项或重大活动做出安排。（四）决议。经过会议讨论或议定，要求贯彻执行的事项。（五）批复。上级答复下级的请示事项。（六）通告。在公司范围内公布应当遵守可周知的事项。（七）通知。传达、批转上级、同级、不相隶属部门间的公文；传达要求下级部门协助或需要周知或共同执行的事项；发布规章、任免聘用事项。（八）通报。表彰先进，批评错误，传达重要情况。（九）函。对同级或不相隶属单位间相互介绍、商洽、询问、催办、答复某些问题、请有关部门批准。（十）会议纪要。记载和表达会议重要精神及议定事项，要求与会单位共同遵守执行。第五条公文格式（一）公文一般由秘密等级、保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。（二）涉及集团秘密的公文要标明密级，即“秘密”、“机密”和“绝密”，必要时还应标明文件的份数序号。（三）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。（四）发文单位标识应当使用发文单位全称或规范化简称，后加“文件”组成，与有关单位联合行文，主办单位排列在前。（用红色小初号方正小标宋体字）（五）发文字号包括单位代字、年份、序号。联合行文的，只标主办单位发文字号。（用3号仿宋体字；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位，不加“第”字）（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文的种类，并标明发文单位名称；标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。（用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布，呈“倒三角形”；回行时做到词意完整、排列对称、间距恰当）（七）主送单位指公文的主要受理单位，应使用全称或规范化简称、统称（见附件3）。主送单位过多，应将主送单位名称移至版记中、在抄送之上，标识方法同抄送。（八）公文正文用3号仿宋体字，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行，行首无标点符号。（九）公文如有附件，应在正文之后空一行、成文日期之前注明附件顺序和名称，即附件说明。（左空2字，用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称；附件的序号和名称前后标识应一致）（十）公文除会议纪要外，必须加盖印章。联合上报的公文，由主办单位加盖印章。联合下发的公文，发文单位都应该加盖印章。单一发文印章:单一部门制发的公文在落款处不署发文单位名称，只标识成文日期。联合行文印章:当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，主办单位印章在前；两个印章均压成文日期。（十一）成文日期应以权限责任人签发的日期为准；联合行文以最后签发单位权限责任人的签发日期为准。（右空4字，用汉字将年、月、日标全，如：二○一二年一月一日）（十二）公文如有附注（需要说明的其他事项，用3号仿宋体字），应居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。（十三）公文应当标注主题词。主题词用于揭示公文内容，方便公文检索查询。上行文按照上级机关的要求标注主题词。根据“从类别到类属，从内容到形式”的原则，结合档案管理的要求，集团主题词标引顺序为：业务大类、业务子类、具体对象或动作、文种，每份公文最多不超过5个词目。（主题词用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号方正小标宋简体字，词目之间空1字）（十四）抄送单位，指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应使用全称或规范化简称、统称。（十五）印发单位和印发日期位于抄送单位之下（无抄送单位则在主题词之下，用3号仿宋体字），这里的印发单位是指公文的印制主管部门，标识印发日期是为了准确反映公文的生成时效。（印发机关左空1字，印发日期右空1字；印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字标识）（十六）公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm，80g纸），双面印刷，左侧装订。第六条行文规则（一）行文应确有必要，注重效用。（二）行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。（三）“请示”应当一文一事，一般只有一个主送单位；涉及几个单位协调解决的，也只写一个主送单位，其它用抄送形式。“请示”不得抄送下级单位，“报告”中不得夹带请示事项。第七条发文办理（一）发文办理指以本单位名义制发公文的过程，包括公文草拟、审核、会签、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。（二）草拟公文应当做到：1.符合国家的法律、法规及其它有关规定。2.情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。3.公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。4.拟制紧急公文，应体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。5.人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。6.公文结构层次序数要清晰，同一公文层次标识要统一,第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。7.应当使用国家法定计量单位。8.文内使用非规范化简称（即统称），应当先用全称并注明统称。9.公文中的数字。除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。10.拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与相关部门协商，取得一致意见后方可行文;如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级单位（领导）协调或裁定。（三）公文的拟稿，以“谁主办、谁负责”为原则，由主办部门自行拟稿并填写《公文呈批表》（见附件1），所拟稿件经本部门负责人审核后，统一交由公文管理部门核稿并送相关部门会签意见。（四）公文送负责人签发前，应当由公文管理部门进行核稿。核稿的重点是：是否需要行文，行文方式是否妥当；是否符合国家法律法规和方针、政策及有关规定；是否需要（或漏掉）与有关部门协商、会签；文字表述、文种使用、公文格式等是否符合本规定。不符合要求的文稿，核稿部门可办理退文，由拟稿部门按规定重新办理。公文的主要内容由主办部门负主责，核稿部门负审核责任。（五）以本单位名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本单位名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。（六）公文正式印制前，公文管理部门应当再进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。（七）公文的用印，应上距正文1行之内，当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。（八）集团公文由总裁办统一发文，发文时须填写《发文登记表》（见附件2）；发往集团公司以外单位的公文，加盖完公章后，可交由主办部门直接送达给相关单位。第八条收文办理（一）收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。（二）各单位上报集团需要办理的公文，应由总裁办审核，审核的重点同第七条第四款所述。（三）经审核，对符合规定且需要办理的公文，总裁办需根据文件内容提出拟办意见并送负责人批示或者送有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。对不符合本规定的公文，总裁办可以退回呈报单位并说明理由。（四）承办部门收到交办的公文后应及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回集团办并说明理由。（五）送各部门负责人批示或者交有关部门办理的公文，总裁办要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。第九条公文的立卷、归档与销毁（一）公文在结办后7天内，各单位应按“完整、有序”的原则对公文进行整理，检查，按类别、整齐存档。（二）归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。（三）集团各单位公文每月应进行一次归档，于每月5日前移交集团总部或各下属公司档案室，个人不得保存应当归档的公文。（四）不具备归档和存查价值的公文，经过档案鉴定小组鉴别并经公文管理部门负责人批准，可以销毁。销毁秘密级以上文件要进行登记，由二人以上监销，保证不丢失、不遗漏。销毁程序严格按照集团档案管理的相关规定进行，任何人不准擅自销毁文件。第十条公文管理（一）公文应由公文管理部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。（二）公文（证件）复印件作为正式文件使用时，应当加盖“再复印无效”章。（三）公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。（四）公司或部门合并时，全部公文应当随之合并管理。撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后移交档案室。调离公司的员工应将本人暂存、借用公司的公文按照有关规定移交、清退。第十一条文件的审批及报送（一）集团外来文件统一由总裁办负责签收和跟进处理，其他单位原则上不得签收集团外来文件。（二）集团各部门及下属公司向集团领导报送的，涉及所有经营管理或工程往来的文件、资料一律由总裁办秘书负责呈报，并做好登记、存档等管理，其他个人不得直接向总裁或副总裁报送。（三）集团各类文件，从拟文之日起超过7天才上报总裁的，将不再批复。相关责任及损失由申请部门负责人承担。（四）对于重要或紧急文件，文员或文件传递人在接收人签收后应及时告知部门负责人或文件发出人，文件接收人必须第一时间将文件交给部门负责人或使用人，特别是文件非本人使用时，须立即传递给使用人，或电话通知本人。（五）各部门文员或文件传递人必须继续跟进还需要审核、审批的文件，若因没有跟进文件导致文件审核、审批延误或审批完成后下发延误情况发生，相关责任由所在部门承担。（六）对于非最终稿或属于过程沟通文件、资料，进行跨部门沟通、征求意见时，可不签收，但仍需要由专人催办，出现问题时的责任由发出部门承担。（七）若出现文件、资料丢失或延期递交而导致工作延误情况发生，在有签收的情况下，相关责任由接收部门承担；没有签收的情况下，由文件发出部门承担相关责任。第十二条附则（一）各级单位的公文管理部门应当根据本规定建立健全本单位公文处理的有关制度，并向集团总裁办报备。（二）公文管理部门应对本单位发出的公文的贯彻落实情况进行督促检查。（三）本办法经总裁签批，自发布之日起生效，原有相关细则、规定、通知、办法等同时废止，相关事项以本规定为准。第二章会议管理制度第一条目的未规范集团会议管理，特制订本制度。第二条适用范围本办法适用于集团公司总部各部门。第三条管理机构总裁办为集团公司会议制度的管理部门。第四条会议的要求（一）各类会议的召开，总裁办均应及时发出会议通知，明确会议的时间、地点、出席人、讨论的议题等内容。公司例会议题一般要提前一天、特别会议议题提前半天、重大会议议题提前三天由总裁办通知与会人员，有关材料应尽可能随通知印发。会前派专人做好会场安排。（二）与会人员要在会前围绕议题做好充分的准备，有些重大问题应尽可能会前交换意见，统一认识，会中正式讨论决定。（三）与会人员不得无故缺席，特殊情况不能到会的必须事先向召开会议的部门说明。与会人员要严格遵守会议时间，不得迟到早退。（四）会议主持人要在会议开始时就议题的要旨向与会人员作简洁的说明，并将会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会人员。（五）会议主持人应引导发言者在预定时间内做出结论。（六）凡总裁办列入会议计划的，如需改期，或遇特殊情况需重新安排其他会议时，召集部门应提前1天请总裁办调整会议计划，未经总裁办同意，任何人不得随意打乱正常会议计划。（七）对于准备不充分、重复的会议，总裁办可根据会议室的使用情况酌情调整。（八）部门会议不得安排与集团例会等同期召开，应遵从小会服从大会的原则。第五条会议记录（一）会议由总裁办负责记录及录音，会议记录必须使用专用记录本。会议记录应记载会议召开的时间、与会人员、会议地点、所议事项及结论。（二）会后要及时撰写会议纪要。会议纪要必须准确、清楚，充分表达会议讨论的情况。（三）会议纪要的结论经与会人员确认无误后，由总裁办审核打印，送有关领导和部门。第六条会议内容的落实与信息反馈（一）会议议定的事项由总裁办根据职能和领导要求分解到相关部门抓落实，并指定专人负责催办。（三）各单位和部门办结事项要及时向有关领导反馈，并按月或按阶段写出书面总结报告报公司领导。

重要事件可分多次反馈信息，使领导及时了解办理的进度情况；第七条会议文件的管理（一）会议纪要及有关文件，都具一定的保密性，必须妥善保管，建立严格的管理及查阅制度；（二）凡需查阅当年会议记录的，必须由公司主管领导或总裁办批准；（三）年终由总裁办将上述文件装订成正式案卷，经公司领导审查检查合格后入档保存；第八条各类型会议（一）股东大会1.股东大会是公司的权利机构，定期召开。股东大会行使下列职权：（1）决定公司的经营方针和投资计划；（2）选举和更换懂事，决定有关懂事的报酬事项；（3）选举和更换由股东代表出任的监事，决定有关监事的报酬事项；（4）审议批准董事会的报告；（5）审议批准监事会的报告；（6）审议批准公司的年度财务预算方案、决算方案；（7）审议批准公司的利润分配方案和弥补亏损方案；（8）对公司增加或者减少注册资本作出决议；（9）对发行公司债券作出决议；（10）对公司合并、分立、解散和清算等事项作出决议；（11）修改公司章程。2.股东大会应当每年召开一次年会。有下列情形之一的，应当在二个月内召开临时股东大会：（1）董事人数不符合法定的人数或者公司章程所定人数的三分之二时；（2）公司未弥补的亏损达股本总额三分之一时；（3）持有公司股份比例占20%以上的股东请求时；（4）董事会认为必要时；（5）监事会提议召开时。3.股东大会会议由董事会依照本法规定负责召集，由董事长主持。董事长因特殊原因不能履行职务时，由董事长指定的副董事长或者其他董事主持。4.召开股东大会，应当将会议审议的事项提前三十日通知各股东。临时股东大会不得对通知未列明的事项做出决议。股东大会做作出决议，必须经出席会议的股东所持表决权的半数以上通过。（二）董事会会议1.董事会会议每年度至少召开二次会议，讨论和研究公司的重要事项。2.每次会议应当于会议召开十日以前通知全体董事。董事会召开临时会议，可以另定召集董事会的通知方式和通知时限。3.董事会会议应由二分之一以上的董事出席方可举行。4.董事会作出决议，必须经全体董事过半数通过。5.董事会会议，应由董事本人出席，因故不能出席的，可以书面委托其他董事代为出席董事会，委托书中应注明授权范围。6.董事会应当对会议所议事项的决定做成会议记录，出席会议的董事和记录员在会议记录上签名。7.董事应当对董事会的决议承担责任。8.董事会的决议违反法律、行政法规或者公司章程，致使公司遭受严重损失的，参与决议的懂事对公司负赔偿责任。但经证明在表决时曾表明异议并记载于会议记录的，该董事可以免除责任。（三）总裁例会1.例会时间（1）集团行政例会：每周六上午9:00，地点为集团大会议室。（2）集团工程例会：每周六上午10:00，地点为集团大会议室。2.会议要求（1）周计划提交时限，按照《集团绩效考核管理办法》需在每周五下午16:00点前提交至总裁办张宁处。（2）周计划的“工作总结”部分应将上周提交的工作计划中“下周工作计划”部分按照相应顺序完整列出，并对其完成或未完成情况进行说明，严禁因执行情况不佳而私自删除或改动。总裁办将认真对比以上内容，如发现不一致情形，将退还提交人，并视为工作计划未提交。（3）周计划应有明确的完成时限，属于长期工作的，应在“本阶段完成标志”栏目内，填写清晰的完成标志，以便于周计划的考核监控。总裁办将认真比对以上内容，如发完成时限及完成标志不清晰的，将给予退还，并视为工作计划未提交。（4）部门负责人发言时，应力求干练、抓住重点、简明扼要，原则上不超过3分钟，重点阐述需要在会议上讨论或决定的事项。（5）参加集团例会的相关人员，应准时到会，并严格按照会议制度及员工手册要求，着正装出席；会议期间，手机调至振动或关机。违反上述规定的，总裁办将按照相关规章制度对其进行处罚。（6）按照集团会议制度的相关规定，不能参加会议的，须提前向主持人（孙总）请假，并派代表参加，否则将视为无故缺席，每次罚款200元。3.发言顺序（1）各部门负责人须向总裁办按时提交部门周工作计划，并在集团行政例会上代表部门汇报工作；其他经理级员工参加行政例会只需提交个人周工作计划；副总裁及以下全体中高层领导，须在每月5号前向总裁办提交月工作计划。（2）集团行政例会、工程例会的与会人员及发言顺序，详见附表《总裁例会签到表》。（四）总结大会各部门、各单位半年和年底要召开全体员工大会，总结半年和全年工作。会议的主要内容：1.向全体员工报告半年或全年生产经营、工作任务、计划完成、规章制度落实、员工考勤、考核、考评等情况，对半年或全年工作进行总结讲评，总结经验教训；2.向全体员工通报员工受奖、受罚及好人好事情况；3.检查本单位存在的主要问题，分析存在问题的原因，制定并宣布改进措施；4.宣布下半年或下年度的工作计划，并提出具体要求和措施；5.各下属单位、重要岗位领导在大会上述职。（五）专题会议1.公司各单位在生产经营工作中遇到新的开发项目，工程建设招投标，新技术和新工艺的采用，大宗物资、设备、器材进购等情况时，都应及时召开专题会议进行研究决策。2.参加会议的人员：部门或单位负责人、主管项目负责人、财务负责人、工程技术人员等；3.会前要组织专家和专业技术人员对项目进行全面的调查了解，反复论证，并制定出多个预选方案；4.与会人员在会上要充分发表自己的意见和观点，对提出的方案进行反复衡量与比较，筛选出最佳方案；5.会议主持人要认真听取与会人员的意见，特别要注意听取不同意见，会后认真对大家的意见进行综合整理，并写出详细报告上报公司领导决策。第九条附则（一）各下属单位的管理将参考本制度并根据本单位的实际情况，制订出相应的管理制度执行。（二）本办法经总裁签批，自发布之日起生效，原有相关细则、规定、通知、办法等同时废止，相关事项以本规定为准。附件：《总裁例会签到表》第三章固定资产管理制度第一条目的为进一步加强集团固定资产管理，理顺和规范部门及员工个人固定资产日常管理程序，开源节流，减少管理成本支出，提高经济效益，结合集团实际，特制定本制度。第二条使用范围本制度所指固定资产，是指单价超过2000元以上的或持续使用超过一年以上的各类物品、设备或工具等，适用于员工个人申领的除低值易耗品外的所有办公用品。第三条管理机构集团办公所涉及的各类固定资产的管理，由集团总裁办统一负责。第四条申请及采购（一）各部门需要增添固定资产，由本部门提出申请，报集团总裁办审查。（二）总裁办对各部门提出的固定资产申购申请，按照固定资产现存状况，先行进行统一调配。如无法调配的，提出购置审查意见，报集团总裁办做进一步审批。（三）固定资产申购获批后，由总裁办牵头统一进行采购。（四）固定资产采购需要进行市场价格比较。由经办人提出三家以上供应商，从中择优确定供应商，报集团批准后，方可进行采购。第五条管理与维护（一）固定资产采购完成后，需要进行办理入出库登记后，并经固定资产管理人员登记编码后，方可转由申请部门投入使用。（二）固定资产由员工个人负责保管和使用。人为原因造成遗失或损坏的，按照使用时间进行折旧后，由员工个人负责按照残值价值进行赔偿，故意损毁的，按照原价赔偿。（三）固定资产的调配，部门之间或员工之间不得私下进行固定资产的调整，确因工作需要调整的，需向总裁办提出申请，由总裁办安排相关人员安排。（四）固定资产损坏需要维修的，需报总裁办，由总裁办安排相关技术人员进行维修，如因个人原因造成资产损坏或遗失的，总裁办将追究其使用人责任，按照使用时间进行折旧后，由使用人按照折旧价进行赔偿，如有发现是人为故意损坏的，照原价进行赔偿。。（五）固定资产自然损坏的、无维修价值的，经相关技术人员鉴定后，资产使用人需填写《固定资产报废申请表》，总裁办相关技术人员签名确认后，报集团领导审批，并重新调配固定资产给申报人，做资产补发，无闲置资产补发的，由总裁办填写《固定资产采购申请表》，集团领导审批后再做补发，经认定后做报废处理，由总裁办重新办理申购后补发。（六）员工岗位调整或离职的，需要在移交工作的同时，办理固定资产移交手续。未经办理固定资产移交的，人事部门不得为其办理岗位调整或离职手续，财务部门不得办理工资结算。（七）集团各部门每半年进行一次部门内部固定资产盘点，集团每年年末组织一次整体盘点。资产盘点过程中，所涉及到的各部门及人员应积极配合盘点工作的开展。第六条废旧物资处理（一）集团在经营和管理中产生的废旧物资，由集团物业部门负责统一管理和处理。（二）各部门废旧物资处理，应须由各专业部门先行进行甄别，物业部门参与、共同认定，报公司批准后，方可处理。（三）需要处理的重大、重要、具有较大经济价值的废旧物资，须组织进行市场价格询价。然后，由物业部门组织按照最高收购价予以处理。（四）废旧物资处理须由两人以上共同经手进行处理，个人不得自行处理。（五）废旧物资处理的资金一律上缴公司财务所有，个人不得截留，如发生必要的处理费用，应报经公司领导审批同意，由经办人将所余费用上交公司财务。（六）公司保安人员负责废旧物资放行管理。须在确认物业管理部门开具的放行条后，才可对废旧物资予以放行。（七）个人不得私自处理公司废旧物资，并将资金据为己有。否则，以盗窃论处。保安人员如不认真履行监管责任，随意放行废旧物资，一并予以法律责任追究。公司员工违反本规定，造成公司财产损失的，给予相同数额的经济处罚并按照人事管理制度追究行政责任；构成犯罪的，移送司法机关追究法律责任。第七条各部门及员工应认真执行本制度规定。对违反固定资产管理规定的行为及造成相关后果，公司有权责令其限期整改、赔偿经济损失；情节严重的给予相应行政处分。第八条附则（一）各级单位的固定资产管理部门应当根据本规定建立健全本单位有关制度，并向集团总裁办报备。（二）本办法经总裁签批，自发布之日起生效，原有相关细则、规定、通知、办法等同时废止，相关事项以本规定为准。（三）本制度不明事宜由集团总裁办负责解释。附表：《XX集团办公用品设备购置申领单》《固定资产借用申请表》《固定资产采购申请表》《固定资产报废申请表》《固定资产外调申请表》《处理废旧物资审批申请》第四章办公用品采购制度第一条目的未规范集团办公用品的采购，节约成本、保证正常办公需求，特制订本制度。第二条适用范围（一）本制度所指的办公用品与物资是指文具、纸张等文案用品和办公桌椅、档案柜等家具器具及电话机、传真机、电脑、打印机等办公机具设备和电扇、空调等家电设备。（二）本制度适用于集团公司总部各部门。第三条管理部门总裁办为集团公司办公用品采购制度的管理部门。第四条采购原则及方式（一）办公用品、物资的采购及发放须遵从“保证供应、方便工作、节省开支”的原则。采购要从实际需要出发，严格按预算执行，员工使用办公用品和设备时要珍惜爱护，避免损坏和浪费。（二）各部门所需的办公用品与物资要统筹计划，纳入年度预算计划，经批准后，按月制订具体采购计划。（三）办公用品与物资的采购及发放实行统一采购、集中管理、按需领取的原则，由总裁办具体负责，具体细则如下：1.办公用品、物资的月度采购。各部门负责人应于每月底根据本部门的实际需要，填写《采购申请单》，将本部门下月需用的办公用品、物资分类填写清楚，报总裁办确认，经主管副总批准后，由总裁办负责采办；2.办公用品、物资的临时采购。各部门因临时或预算外需要而申请采购时，应填写《采购申请单》报总裁办确认，并报主管副总批准后，由总裁办负责采购。第五条采购的工作细则（一）采购办公用品和物资单价在100元（含）以下的，由采购人员直接采购；超过100元的，采购人员须事先进行市场寻价，填写《寻价单》。单价在200元以下的寻价结果由总裁办主任确认；单价在200元（含）以上寻价结果的报主管副总确认。采购人员根据确认的寻价结果，办理具体的采购业务；（二）采购人员在实施采购业务时，应充分了解所购物资的品名、规格、质量要求及其他特别要求，要做到货比三家，保证物美价廉，采购物品到公司后要及时办理入库手续；第六条库存管理（一）仓库管理人员应根据《采购申请单》进行认真核对，仔细检查品名、规格、数量和质量是否符合要求，如不符合要求，有权拒绝入库并要求采购人员办理退货。（二）仓库管理人员应确保库房及库存物资的安全、完整和库房整洁，要做到防火、防盗、防潮、防霉、防鼠、防尘、防爆、防漏电。（三）仓库管理人员应严格遵守仓库保管工作纪律。仓库保管工作纪律内容如下：1.严禁在仓库内吸烟、动用明火；2.严禁无关人员进入仓库；3．严禁在仓库堆放杂物；4.严禁在仓库内存放私人物品；5.严禁私领、私分仓库物品；6.严禁在仓库内谈笑、打骂；7．严禁随意挪动仓库的消防器材；8.严禁在仓库内私拉乱接电源电线；（四）物资管理人员对库存物资要经常盘点，做到日清月结。发现盈余、短少、残损必须查明原因，分清责任，写出书面报告，报总裁办主任。第七条物品领用（一）各部门要指定专人负责办公用品物资的领用，填写《物品领用单》，经总裁办确认后方可领用，如系以旧换新的，应交旧换新。（二）物资管理人员要认真核对《物品领用单》所列物品和审批手续，准确无误才办理发放，并登记库存数量账。每月填写《月度库存报表》报总裁办。（三）对家具器具、办公设备和家电设备的使用与管理，按公司《财产管理制度》的有关规定执行。（四）因人为原因致使办公用具、设备损坏的，视情况由责任人赔偿修理费的70%-100%，造成报废或丢失的，视情况由责任人赔偿原值的70%-100%。如责任人不清的，由该部门负责人承担赔偿额的50%，保管人承担另50%。对有意破坏者，除全额赔偿外，并按《员工奖惩制度》予以处罚。第八条附则（一）各级单位的相关管理部门应当根据本规定建立健全本单位有关制度，并向集团总裁办报备。（二）本制度经总裁签批，自发布之日起生效，原有相关细则、规定、通知、办法等同时废止，相关事项以本规定为准。（三）本制度不明事宜由集团总裁办负责解释。第五章合同管理制度第一条目的为加强企业管理，本着合同行为严谨、保密、高效的原则，促使合同行为订立规范化、传递程序化、履行全面化，从而防范经营风险，提高经济效益，根据《合同法》及其他相关法律法规规定，制定本制度。第二条释义及适用范围1．本制度的“合同”定义：平等主体的自然人、法人或其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。2．本制度规定的“经办人”和“经办部门”定义为：直接负责合同签订、履行事务的相关部门，包括合同签约部门及合同跟进部门（跟进人员）。3．本制度所称的“主管副总”定义为：集团各分管副总经理（董事）、集团总经理直管中心、部门总监及项目总经理。4.在日常经营活动中，凡不能即时履行完毕的对外经营活动，应一律采取书面形式订立合同，确定双方的权利义务。5.该项制度适用于集团房地产项目中的工程合同、设计合同、采购类合同等对外签署的一些合同及协议履行的活动。其中劳动合同由人事部门跟进负责（包括人员进出的整个流程管理及相关文件留存）；集团日常行政购销合同及由总裁办经办的对外合同及协议由合同经办部门根据该制度的相关规定跟进处理；融资收购类合同根据领导指定处理。各部门根据各自跟进的工作内容，对合同履行过程中涉及到的一切文本收集应按照本规定的要求履行职责。第三条管理机构集团总裁办为合同管理部门。第四条合同的订立（一）合同的立项1.业务需求：根据公司业务需求总裁或主管副总指定经办部门负责签订合同的相关工作，并对合同对方当事人的资信资质、履约能力、各方当事人责任义务以及相关重要条款提出明确要求。重大合同确定由集团总经理审批后，再确定具体操作流程。2．意向接触：经办部门及经办人接到业务需求后，应初步确定合作主要条件及运作方式，进行合作条件或价格方面的咨询，或者按公司招投标管理规定组织招标，对买卖、承揽、建设工程和其它有关服务的合同，合同经办部门至少应了解三家或以上符合相关资质条件的单位，提供正式报价（报价书须有报价方盖章或签名确认）。3.资信调查：确定具体的合作主体后，经办人及经办部门应审查其是否符合签约要求，是否具备履行合同的能力。项目对方合同履行跟进人员是否有相关身份证明及签约授权委托，同时必须了解、掌握对方的主体资格、资信能力、履约能力等情况，必要时经办人可联系集团办公室法务人员共同参与。如存在以下情况者，不得与其签订合同：（1）伪造或未经年检的营业执照及其他权利能力证明文件；涉及专营许可的，未能具备相应的许可证明文件；涉及资质要求的，未能具备相应的资质（等级）证书的；（2）经营范围不能充分满足合同项目需要的；（3）缺乏履约能力，经营存在严重困难,有重大债务纠纷的；（4）过去三年有严重的违约事实或重大经济犯罪行为的；（5）存在着司法机关、仲裁机构或行政机关作出的任何对履行合同可能产生重大不利影响的裁决或具体行政行为等事项的。（二）合同的拟定1.经办部门草拟合同的工作应指定专人负责，该负责人必须具备相应的工作经验和技能。示范性文本修改由经办部门专人会同法务人员共同进行。2.在合同草拟阶段，由总裁或合同经办部门的主管副总指定相关部门，对合同的专项问题出具意见。被指定的各相关部门根据本部门的业务职能，对指定的专项内容，在要求的时间内予以书面回复，并由部门一级责任人签字确认。合同经办部门收集各指定部门的意见后，参考相关意见草拟合同。此阶段的意见征集以《文件会签表》的形式进行。若紧急情况下可直接采用合同审批表的形式进行合同会签及审批。3.合同文本的选定：合同文本应使用本部门相关专项业务经最新会签的合同版本或由法务人员提供的示范版本。特殊情况下，可使用对方提供的合同版本（如与政府等相关性质的部门所签订合同）。4.合同内容的确定，应注意：（1）部首部分：合同名称、签约双方的全称、签约时间和签约地点、编号（含对方编号及我方编号，其中以我方编号为主）。如有特殊情况需使用对方合同版本，应检查有无上述内容并补齐。（2）正文部分：项目工程概况；合同标的（指项目工程的承包范围及设备（货物）所提供的服务等）的技术条件、质量标准以及数量；合同价格（包含承包方式及计价方式）；合同履约的期限（工期）；所要达到的质量标准；付款方式（包含各种费用的承担、结算方式及发票事宜）；履约保证金；验收、移交及使用；合同的权利义务是否可以转移以及转移的条件；合同变更及相关条约、产权的明确；违约责任；解决争议的方式；合同适用的法律等。尤其应当注重约定质量条款并加以细化，对于质量无法确定其验收标准的合同应尽量约定可能出现的违约情况并明确责任承担方式，必要时可封存样品以便在验收时加以对照。（3）结尾部分：必须使用合格的印章（公章或合同专用章），并注明合同签订日期。除合同履行地在我方所在地外，应力争在合同中选择出现争议协商不能解决时由我方所在地人民法院管辖或约定我方所在地仲裁机构仲裁。5.合同内容应清晰、明确、条款完整、内容具体、用语准确、无歧义，并尽量争取有利于我方。在草拟合同文本的过程中，合同经办部门可向法务人员咨询，或由合同经办部门会同法务人员共同负责拟定。（三）合同的审查1.合同签订前，由其指定的经办人员填写集团公司统一的《合同审批表》，并注明合同名称、内容概要、合同价款等相关合同情况。2.合同审查的资料：合同文本（各类合同的条款是否符合公司的规定——以报告批示为准）、合同附件、对方当事人的资信证明材料（如营业执照等）。3.合同审批流程：详见附表。4.合同内容审查要点有：（1）合同的合法性，包括：对方当事人有无相应的民事权利能力和民事行为能力；合同是否符合国家法律、法规和本制度的规定；当事人的意思表示是否真实、内容是否具体确定；权利、义务是否平等；订约程序是否符合法律规定。（2）合同的严密性，包括：合同应具备的条款是否齐全；双方当事人的权利、义务是否具体、确定；文字表述是否恰当；各种风险的承担是否明确及符合法律的规定。（3）合同的可行性，包括：合同是否具备履行的现实条件；预计取得的经济效益和可能承担的风险；合同非正常履行时可能受到的损失。5.合同经办、审查部门的审查事项及责任（1）合同经办部门负责调查对方当事人的资信情况、合同的业务、技术或质量条款、合同价款合理性，并对之负责；（2）预算部负责审查合同价款是否合理以及是否符合公司预算计划，合同价款支付方式是否合适，以及计价方式、格式、承包范围、相关项目清单的确定并对之负责；（3）财务部负责审核与财务管理有关的条款，包括付款方式的合理性、帐号等支付载体的正确性、涉税条款的科学性。（4）法务人员负责审查合同是否合法合规，条款是否完备，合同是否存在法律风险，并提出防范建议。并全面复核各部门修改意见汇总情况；（5）总工室负责审查合同相关技术要求及技术规格条款，根据项目实际需要提出技术要求或标准等等；（6）总裁或主管副总负责对合同进行全面审查，必要时调查研究，最后作出批复：批准、不批、补报材料或进一步谈判（应提出谈判的具体要求和注意事项）、或其它具体意见，并签署批复日期；（7）合同经办人员负责对合同的审批流程、合同编号进行审查，对审批流程完备的合同盖章后存档、复印并下发各相关部门，并将主办部门提供的对方资信材料一并与合同存档。6.对送审的合同，涉及相关人员按以上要点和职责认真审核，对存在不同意见的部分可以在《合同审批表》上提出修改建议，并与经办部门及时沟通，因特殊原因合同经办部门未能按建议修改的，应在《合同审批表》上注明原因。7.合同审查的时限要求：原则上部门负责人应在1个工作日内审查完毕，经公司主管领导确认的重大复杂合同除外。8．紧急项目的招标文件或合同会签，根据实际情况可以采取召集会议的形式联合会签（见文件会签表）。（四）合同的签署1.签署的授权：一般情况下，对外签定合同，应由集团各相关合同责任公司的法定代表人直接签署合同。特殊情况下，由法人授权委托指定委托人签署合同，被授权人须严格按照授权范围履行，不得超越或滥用代理权。2.审批用印：（1）合同经办人员应填写《合同审批表》，同时必须将合同文本及相关附件资料（含合同附件、领导审批报告、对方当事人的资信证明资料、授权委托书等）递交合同主管人员一并留存管理。按照相关流程完成审批后，出具装订完整的合同正副本，由合作方先行签字、盖章（合同章或公章及骑缝章），合作方如非法定代表人签约，则应出具授权委托书，明确该合同的签约人。（2）合同经办人员收回合作方已签字盖章的合同文本并审核无误后，再交由合同主办部门相关负责人进行相关技术资料等的复核，如复核无误，转交合同主管经办人员进行盖章（在《合同审批表》下方注明用印单位及份数）。3.集团主管合同人员审核《合同审批表》的最终审批人权限、额度及分管责任，查看合作方是否有签名、印章、骑缝章（单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章），确认无误后用印。4.文件留存:签字盖章后由主管合同负责人依照合同条款约定的合同份数进行存档,其余合同返还给对方单位,并下发集团相关业务部门留存,办理好文件签收工作等手续。第五条合同履行合同的履行应遵循诚实信用原则，严格按照合同约定，实现合同权利，履行合同义务。（一）合同生效后，合同跟进执行人应随时了解、掌握合同的履行情况，发现问题及时处理或汇报；对合同规定应验收的，应在合同规定时间内及时组织验收，发现不符合验收标准的不得签收，并及时书面通知对方当事人并要求签收确认书面通知；对于因我方责任造成合同不能履行、不能完全履行的，公司将根据情况追究有关人员的责任。（二）合同履行中合同经办部门向对方签发函件或文书的，均应申请加盖与合同一致的印章或签名（至少应保持合同主体一致），签发前应先咨询公司法务人员并获得其认可。所有对外发文，发文单位都应该复印留底，如果有要求对方签名确认的，我方留存对方签名的原件,该原件交公司档案主管人员留存。（三）合同履行中向对方签发的重要文书、签证、来往函件（包括但不限于合同约定事项的变更，履行合同中的重要情况说明，合同履行的催告或通知等情形）等均为合同的组成部分，合同经办人员（及经办部门）应及时整、妥善保管。应要求对方签收盖章确认或采用邮政特快寄发，并保存好签收材料或邮寄回执，必要时应采取公证方式保全证据。严禁以传真为单一来往方式。（四）公司原则上只开具限制性抬头的转账支票，不允许以现金形式支付款项。（五）合同规定应同时履行或对方先履行的，未经主管副总或者总裁同意，不得向对方先履行。（六）合同规定应先履行义务的，如有确切证据证明对方有下列情形之一的，应中止履行：1.经营状况严重恶化；2.转移财产、抽逃资金，以逃避债务；3.丧失商业信誉；4.有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形。（七）中止履行前，应及时汇报集团主管副总并咨询公司法务人员等相关部门（人员）的意见，经主管副总报集团总裁审批后作出相应的反应。（八）合同履行中如遇履约困难或是违约等情况合同跟进人应及时汇报公司主管副总并通知公司法务人员。（九）付款同时或前后，经办人员须将对方当事人开具的足额正规发票送交公司财务部对帐。（十）合同跟进人或负责文件收集整理的档案管理员必须完整收集合同履行过程中产生的所有书面凭证或音像材料并妥善保管。（十一）合同履行完毕的标准，应以合同约定或法律规定为准。没有合同约定或法律规定的，一般以物资交清、工程竣工并验收合格、价款结清、保修期结束、无遗留交涉手续为准。第六条合同的变更、解除（一）对方当事人变更、解除合同的，应从维护公司的合法权益出发，从严把关。（二）如我方实际履行或适当履行有不能克服的困难或者损失而需要变更、解除合同的，应在法律规定或合同约定的期限内与对方当事人进行协商。（三）变更、解除合同及其他当事人权利或义务发生变化的事项时，合同跟进人应将合同履行情况跟踪表及相关文件一起呈报主管副总或者集团总裁，经总裁批准后可通过审批程序与签订合同审批程序相同来实现合同变更或解除。未经批准或者双方未达成一致意见或未批准、未生效前，原合同仍然有效，双方应继续履行。（四）涉及变更、解除合同及其他当事人权利或义务发生变化的事项，一律采用书面形式。在发出或者签收变更、解除合同或其他改变合同权利、义务的书面凭证之前，必须先咨询公司法务人员并获得其认可。1.在收到对方当事人要求解除或变更的通知后，应当在规定的期限内作出书面答复，采用书面形式（包括函件、书信等）。2.发出或签收变更、解除合同及其他当事人权利或义务发生变化的书面凭证，各跟进、执行的相关部门须留底，并及时将原件转交合同相关负责人员及法务人员留存。如书面凭证是邮政特快寄发或由对方签收盖章的，邮政回执或签收凭证应同时交公司档案主管人员留存。（五）存在下列情形之一的，可以单方解除合同：1.因不可坑力致使不能实现合同目的的；2.在履行期限届满之前，对方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务的；3.对方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行的；4.对方延迟履行债务或其他违约行为致使不能实现合同目的的；5.法律规定的其他情形。6.公司任何人不得擅自以公司名义变更或解除合同。7.若确须变更或解除时，由合同经办部门及经办人员查明原因，提出意见，上报总裁经批准后会同法务人员签发解除合同的函；对方没有违约，应同对方协商，达成一致意见，并依法签署变更或解除合同的书面协议。8.合同变更必须由原合同起草经办部门及经办人负责更改，办理书面的合同变更手续。并做好变更文件的整理、保存和归档工作。变更后的合同与原合同的发放范围相同。9.对方提出合同变更的，由合同变更引起索赔的，合同变更必须与索赔同步进行，索赔协议是合同变更的处理结果，是变更后合同的一部分。（六）对于特殊情况下合同履行过程中合同中止（包括停建、缓建），必须及时办理中止手续。法务人员应收集中止合同给公司带来的经济损失证据和资料，及时追究对方的责任。中止的合同又恢复继续履行时，并依相同的程序办理恢复手续。（七）合同未履行完毕，但确定不再继续履行，合同履行部门应做好终止记录，收集履行过程中所有与合同有关的文件，做好经济往来和工程结算工作。并将资料移交公司合同主管负责人员及法务人员，办理解除合同的相关手续。（八）经工商行政管理机关鉴定的合同，在达成变更、解除协议后，应报原机关备案。经过公证机关公证的合同，在达成变更、解除后，必须经公证机关重新公证。第七条合同纠纷的处理（一）合同双方在履行过程中发生纠纷时，应首先按照实事求是的原则，平等协商解决。（二）合同双方在一定期限内无法就纠纷的处理达成一致意见或对方当事人无协商解决的。由经办部门（经办人员）、跟进部门及其有关责任人员及时书面报告主管副总及总裁决定，必要时通知法务人员可提前介入处理。（三）集团及下属公司涉及仲裁、诉讼等法律纠纷时，未经集团总裁批准，任何人不得私自聘请外部律师处理。（四）集团公司决定采用诉讼或仲裁处理的合同纠纷，以及获知对方当事人准备或已经申请仲裁提起诉讼的，凡涉及到的相关公司、相关部门及相关人员必须主动配合处理纠纷，并及时提供下列相关证据材料（原件或影印件）：1.合同的文本（包括变更、解除合同的协议），一切与合同有关的附件、文书、函电、图表、会议纪要、工作联系单等；2.送货、提货、托运、验收、发票、收据等有关凭证；3.货款的承付、托收凭证，有关财务帐目；4.产品的质量标准、样品或鉴定报告；5.有关对方违约的证据材料；6.其它与处理纠纷有关的材料。（五）与合同纠纷方协商达成一致意见的，应签订书面协议，由双方签字并加盖公章或合同专用章。（六）对于对方当事人逾期不履行已经发生法律效力的调解书、仲裁书或判决书，由公司法务人员会同集团聘请的外部律师向人民法院申请强制执行。公司法务人员及外聘律师应在法律规定的有效期内申请执行。第八条合同的内部管理（一）合同的保管1.合同资料保管的范围包括：（1）合同正式文本及附件；（2）合同审批表、用印审批表；（3）与合同签署有关的基础、背景资料（如招投标文件、定标文件等）；（4）合同对方当事人的资信证明材料；（5）双方或对方法定代表人身份证明、授权委托书、代理人身份证明；（6）合同履行中双方来往的书面材料，签收凭证及邮寄回执；（7）补充合同、补充协议或与变更、解除合同有关的一切文字材料或是音像材料等；（8）与纠纷处理有关的一切文字材料；（9）其他应当存档的相关资料。2.合同主管负责人员负责合同原件及合同相关资料的保管，并负责合同编号管理，指导经办部门的合同编号工作。3.合同文本的部门备份管理：（1）一般的业务合同：经办部门可留存生效合同的复印件，复印件需由合同主管人员提供，并需加盖复印专用章。（2）工程、设计、采购类等合同：预算部可留存生效合同的原件或复印件；财务部留存合同复印件。复印件由合同主管人员提供，并需加盖复印专用章。4.合同履行完毕或提前终止履行的，由收集合同资料的相关部门定期将有关资料送法务人员及合同主管负责人员进行保管。5.合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和凭证，有关人员应保守合同秘密并妥善保管相关资料，不得随意处置、销毁、遗失。特别是负责文件管理和保存工作的相关部门及相关人员，要注意切实履行职责，确保文件完整性和安全性.6.合同涉及公司经济性文件,各涉及部门及人员须严格保守企业经济机密。保证合同管理的安全性和机密性，以维护企业利益为前提。（二）合同的统计及监督1.合同主管负责人员根据合同订立和履行的情况制作合同台帐并定期向集团总裁进行汇报。2.集团领导（总裁或主管副总）定期、不定期相结合对合同管理工作进行考核，对合同订立和履行情况、合同档案的保管、合同台帐记录进行监督检查。3.各类合同执行部门对合同履行过程中出现的违约情况进行记录(及音像资料)应及时报告部门领导和主管副总，同时通知法务人员及时跟进关注其履行的情况，并填报《合同履行情况表》上报总裁-见附表。第九条合同的考核与奖惩（一）公司、所属各分公司全体职员应严格遵守本制度，有效订立、履行合同，切实维护公司的整体利益。集团公司办公室负责本制度执行情况的监督考核。（二）对在合同签订、履行过程中发现重大问题，积极采取补救措施，使本公司避免重大经济损失及在经济纠纷处理过程中，避免或换回重大经济损失的，予以奖励。（三）涉及到的相关合同经办人员（或经办部门）出现下列情况之一，给公司造成损失的，公司将依法向责任人追偿损失：1.未经授权批准及超越职权签订合同：2.为他人提供公章或合同专用章已盖章的空白合同、授权委托书；3．应当签订书面合同而未签订书面合同。（四）涉及到的相关合同经办人员（或经办部门）出现下列情况之一，给公司造成损失的，公司酌情向有关人员追偿损失；1.工作过失致使公司被诈骗；2.公司履行合同未经对方当事人确认；3.遗失重要证据；4.发生纠纷后隐瞒不报或私自了结或报告避重就轻，从而贻误时机的；5.已盖公章或合同专用章的空白合同、授权委托书遗失未及时报告；6.未履行规定手续擅自在对方出具的确认书、索赔报告上签字而给公司造成损失的；7.其他违反公司相关制度的。（五）集团各公司职员在签订、履行合同过程中因其他原因而触犯刑法，构成犯罪的，将依法移交司法机关处理。第十条附则（一）各级单位的相关管理部门应当根据本规定建立健全本单位有关制度，并向集团总裁办报备。（二）本制度经总裁签批，自发布之日起生效，原有相关细则、规定、通知、办法等同时废止，相关事项以本规定为准。（三）本制度不明事宜由集团总裁办负责解释。附件：附件一：合同履行情况表（对外）附件二：对外工作联系单（对外）附件三：合同审批表（对内）附件四：合同会签表（对内）附件五：合同审批流程（对内）第六章档案管理制度第一条本档案管理规定报集团领导批准后下发各部门执行，以实现集团档案管理工作制度化、规范化、程序化。第二条公司档案是企业基础管理的重要组成部分，是维护公司经济利益、合法权益的历史真实面貌的重要保证，也是公司历史沿革，精华的沉淀。（一）目的为规范和加强公司档案管理工作，方便公司经营调阅，提高工作和办事效率，有效地保护档案，防范风险，维护集团利益。根据《中华人民共和国档案法》等有关法律、法规结合公司实际，制订本制度。（二）适用范围1．本管理规定适用于集团总部。2．各下属分子公司可参照本规定管理公司档案。（三）术语和定义1．公司档案是指公司在生产、经营、管理、科研、基建等各项活动中直接形成的，有保存和利用价值的各种文字、图纸、帐册、声像等种类载体的总和。包括各部门、子公司的各种文字、图表、声像等不同形式的文书档案（行政、经营管理档案）、科技档案（项目开发建设工程、设备仪器档案）和专门档案（会计、人事档案）；声像档案、荣誉实物档案等。2．根据集团实际业务产生的重要文档，并根据档案管理情况，将档案分为以下几类：（1）文书档案：公司投资合同、章程，董事会准备资料及决议文件，各类证照（营业执照、产权证照、组织代码证、产品生产许可证、税务登记证等），集团制度、流程（含公文）；集团制定的重要经营战略、计划、方案，重大采购、销售合同，资产转让合同、经营承包合同、物业租赁合同、委托加工合同、人力资源培训合同、涉外广告宣传制作合同等。（2）会计档案：包括全部记账凭证、账簿、财务报表（含纳税申报表、汇算清缴报告）、验资报告、审计报告、银行对账单、余额调节表、银行开户资料、银行业务协议（如票据业务、委托收付款等）、借贷款合同及债权凭证，财务制度等。（3）人事档案：集团人事制度（含组织机构设置、人员编制、出勤、培训、考核、招聘、出差、薪酬、福利等）、员工人事档案、员工劳动合同等。（4）基建档案：工程项目投资合同、基建合同、政府批文、工程图纸、技术资料文件、来往函件、预结算报告书、监理报告文件、施工文件、设备安装说明书、竣工验收报告及图纸，工程封样样品等。（5）特殊载体档案（主要是声像类和实物类）：用声音、图像、实物等载体记录的档案。包括录音带、录影带、广告带、光盘、照片、胶卷、领导人或名人字画、各类荣誉奖牌、奖杯、纪念品等。第三条公司档案工作实行集中统一管理原则。做到统一领导、集中保管、分级负责。集团档案由集团档案室和各部门分级集中统一管理。集团各部门的文件材料（人事档案及劳动合同除外）必须按规定定期、及时向集团档案室归档；在向集团档案管理员移交前由各部门按照本规定进行妥善保管。集团业务产生的档案归集团公司所有，任何个人不得将集团的档案材料据为己有。档案文件承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（文件上的各种附件一律不准抽存）。档案产生并使用后及时交专（兼）职人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。集团公司设立综合档案室。配备专职档案主管负责组织统筹、协调、管理公司的档案工作；设档案管理员一名，编制在总裁办，负责集团档案的收集与管理；公司档案工作由总裁办主任分管，业务上受上级主管部门监督和指导。集团各房地产项目公司配备专职的档案管理人员，其它各部门、子公司配备兼职档案员，业务上接受集团公司档案室的监督和指导，负责收集、整理各部门、子公司的文件材料及形成过程中的管理工作。档案管理员及各部门档案管理人员应忠于职守，保守秘密，爱护档案室的一切设施、设备，准确、迅速地提供公司经营所需的档案资料。档案管理归档的文件材料一般按年度立卷，基建档案可按照项目进行立卷，人事档案及劳动合同可按部门或级别进行立卷。公司各部门在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度相关规定，分别立卷归档。会计档案未归入档案室前由财务部负责日常管理，归入档案室后由集团档案管理员管理，财务部协助管理；人事档案及劳动合同由人力资源部负责管理。档案室内档案，任何人未经许可不得使用及随意翻动，任何无关人员未经许可不得进入档案室。综合档案室职责（一）贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度。（二）制定集团档案管理工作中长远规划，为集团领导决策提供专业性意见。（三）统筹规划并负责集团总部档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、借阅及组织开发工作，加强档案工作的规范化、标准化。（四）监督落实同步归档制度，指导集团各部门文件材料的收集、积累、整理和归档工作。（五）维护集团档案的完整和安全，做好安全防范、修复和保护工作。（六）组织下属公司进行工程竣工档案预验收工作，并协助其做好工程竣工资料的规范和移交工作。（七）负责集团系统档案管理信息化建设。（八）档案人员应选调热心档案事业，有工作责任心，工作细致，能保守秘密并有一定档案知识的人员担任，该人员应保持相对稳定。档案人员调动工作时，必须在办理档案移交手续后方可离开岗位。第十二条档案主管的职责（一）集团公司总裁出席重大活动、公司司庆、企业文化宣传、公司重大基本建设奠基、落成剪彩等活动的录像、录音、照片等的声像档案在活动结束后协助经办部门整理声像档案，并在一个月内要完成声像档案的归档工作。负责监督公司各部门、子公司每年三月档案的立卷归档及移交工作。（二）草拟公司档案工作文件、档案月度检查计划、每年公司的内部档案培训计划、规定和制度等。（三）每月根据《档案资料整理效果抽查表》（附表一），检查督促公司各部门、子公司兼职档案员收集、整理和移交各种档案材料，并查看文件整理效果、查阅文件速度等，不定期监督和指导各部门、子公司的档案工作。主动提醒房地产开发项目在工程竣工时期提交完整有效的一套竣工资料。（四）按规定向上级主管部门和市档案馆移交应交的档案等，协助施工单位向城建档案馆移交需备案的工程资料。第十三条专职档案管理人员、部门兼职档案管理人员职责（一）负责本项目、本部门来往资料、文件材料、合同的形成、积累、保管和整理及立卷归档的前期准备工作，保证归档图纸资料、文件材料的完整、有效、准确、系统；（二）在收到上级、公司内部或外单位送来的相关文件时，首先应进行登记，并按领导指示的传阅范围及相关要求决定是否进行分发，具体按《文件收发流程》进行文件的最后归档。（三）主动接受集团公司档案室的业务指导和督促检查，按规定时间向档案室移交归档材料。（四）注意所收集到的图纸及证照资料、文件材料的安全和保密工作。第十四条综合档案归档范围（一）公司股东会、董事会会议记录、会议纪要、决议。（二）公司发出的各类工作计划、方案、总结、汇报、简报、通知等文件。（三）公司各项规章制度。（四）公司所属各项目和派出机构应报的文件材料。（五）公司引进项目、外购设备等文件材料。（六）公司工程建设底图、蓝图及文字材料。（七）公司投资的全资、控股、参股企业提交的文件材料。（八）公司参与的合作项目，合作单位提交的文件材料。（九）公司各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证。（十）公司各项固定资产登记表、凭证，各种证明存根等。（十一）公司成立的各项证照等。（十二）公司重要活动的影像音资料。（十三）公司与有关单位签订的合同、合约、协议。（十四）公司法律诉讼案件形成的文件材料。第十五条档案归档管理办法（一）公司各项活动中所形成的有关文件材料，按其业务范围，由各部门、子公司专（兼）职档案员负责收集、整理，按《广东XX集团有限公司归档文件整理规则》组卷送综合档案室。（二）各部门移交的档案必须是原件，具有重大意义的文件应同时保存历次修改稿，重要的或利用频率高的文件材料根据需要可复制若干份归档。如确实无法保存原件的，可以保存复印件，但必须说明原因并注明起原件存放处，必要时须由责任部门加盖印章确认。热敏传真纸不能直接归档，要尽量追加原件。文书档案必须符合文件格式及书写标准，禁用圆珠笔、铅笔起草和批改文件。（三）归档的文件材料，其制成材料必须易于长久保存，同时要保证图像清晰、字迹工整，审查签字手续完备。立卷必须层次分明、符合其形成规律。档案材料不完整、不准确或不系统者，不予接收。移交人应在五天内补充完整、齐全并交综合档案室档案员办理接收手续。（四）一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归档。会议文件由会议主办部门收集归档。（五）案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整，在归档的文件材料中，保持文件之间的有机联系，区别不同文档的类型和价值，便于保管和利用。（六）各部门移交给集团档案管理员的档案，必须与档案管理员进行面对面移交，应逐条登记档案归档台账，注明交接性质、档案类别、内容摘要、数量、移交部门、经办人、日期等）。第十六条归档工作程序（一）文书档案1．行政类档案在取得后10个工作日内向集团档案管理员办理移交。2．各部门在合同签订后的5个工作日及时向档案室进行移交，如部门业务需要，可复印若干份，需在经集团档案管理员处备案确认。3．公司领导人员因公外出参观、学习、考察和参加各种会议所收集获得的重要文件材料，在返回公司后10个工作日内向档案室移交归档。（二）会计档案按照集团《会计档案管理制度》由财务部进行管理，定期完成会计凭证及账簿、报表的装订，装订后的会计档案每年定期移交给集团档案管理员，移交前由财务部负责日常管理，归入到档案室后由集团档案管理员管理，财务部协助管理。（三）人事档案员工人事档案及劳动合同由人力资源部负责管理。（四）基建档案由项目部相关部门按照项目类别管理和保管各部门实际业务产生的档案，待项目竣工验收完成后的一个月内将该项目各类档案移交给集团档案管理员。（五）特殊载体档案在档案形成并使用完毕后5个工作日内