提高工程中监理验收文件归档率

第25页共25页提高工程中监理验收文件归档率发布单位：河南立新监理咨询有限公司小组名称：绿城QC小组目录1、选题背景32、小组简介43、选择课题64、现状调查85、设定目标106、分析原因117、要因确认128、制定对策189、对策实施1910、效果检查2711、制定巩固措施2912、总结和下一步打算291、选题背景河南鹤壁鹤淇电厂位于鹤壁市淇滨新区，是以“上大压小”方式，关停440MW火电机组，由河南投资集团有限公司投资建设。本期建设规模为2×660MW超超临界燃煤发电机组，并兼顾淇滨新区和淇县部分供热。项目效果图见图1-1。本工程项目建设目标为高分值达标投产，确保中国电力优质工程奖，创“鲁班奖”。工程资料是工程创优、达标的基础，是不可或缺的重要一环，因此，在施工过程中必须对资料加强过程管控、即时管控，随时发现并解决施工过程中存在的资料问题，及时纠偏。通过每一阶段资料检查确保整个工程资料达到优质工程标准的要求。另外，该项目采用平行发包模式，施工单位多达十六家，资料管理范围广、工作量大。为了提高资料管理的效率，拟制定多条有效对策，从而帮助专业监理人员客观、准确、及时地对工程资料进行管控。图1-1鹤壁鹤淇电厂效果图2、小组简介本QC小组在孟祥勃副总经理指导下开展活动，小组成员由项目部技术骨干及高学历青年员工组成，充分发挥技术骨干攻坚力量的同时加入新鲜血液，确保质量管理活动的开展,打破固有思维取得良好效果。表2-1QC小组概况小组名称绿城QC小组课题名称提高工程中监理验验收文件归档档率成立时间2014年1月课题注册时间2015年12月月课题注册号HNLX-DY-2015-011课题类型问题解决型小组成员8人组长杨柳活动参与率100%活动时间2015年12月月-20166年12月平均受QC教育时时间84小时平均活动时间2小时/次制表人：杨柳制表时间：2016年1月表2-2小组成员列表小组成员情况序号姓名文化程度年龄工种（职称）组内分工组内职务TQC培训1杨柳研究生35工程师方案编制组长合格2黄增波研究生32工程师软件开发组员合格3张永保本科35工程师数据统计组员合格4孟祥勃本科47高级工程师全面负责顾问合格5张德洲本科55高级工程师全面负责顾问合格6张琳杰本科44高级工程师组织分工顾问合格7宋东阳本科45高级工程师分析实施组员合格8秦保红研究生47高级工程师分析实施组员合格制表人：黄增波制表时间：2016年1月小组成果“提高旁站记录的准确性和完整性”荣获2016年电力建设QC成果一等奖，“缩短火电工程质量评价打分汇总时间，降低工作强度”荣获2016年度电力建设QC成果三等奖，绿城QC小组荣获2016全国年度优秀QC小组。图2-1本QC小小组20166年所获奖项项图2-2本QC小组组2016年所所获奖项图2-3本QC小小组20166年所获奖项项图2-4本QC小小组20166年所获奖项项活动项目活动时间(20116年1月1日-2016年12月31日)1月2月3月4月5月6月7月8月9月10月11月12月P小组成立课题选择目标设定提出方案确定最佳方案制定对策D对策实施C确认效果A巩固措施下一步打算计划进度实际进度表2-3QC小组活动情况表制表人：张永保制表时间：2016年1月选择课题3.1公司要求2015年7月，公司下文《关于对施工过程中质量验收文件检查的通知》，要求各项目部加强对工程质量验收资料的掌控，根据公司文件，我们QC小组对项目资料归档情况进行了调查，发现归档率较低。3.2项目现状小组对项目2015年8月份至2015年12月份的质量验收资料归档情况进行了5次抽查统计，如表3-1：项目月份8月9月10月11月12月平均应归档资料（份）146876482113221031实际归档资料（份份）984588591965969归档率67%77%72%73%94%76.6%表3-1鹤淇项目部8月份-12月份资料归档率统计表制表人：杨柳制表时间：2016年1月归档率平均值归档率平均值图3-1归档率波动图制图人：张永保制图时间：2016年2月由表3-1可以看出，8月至12月份质量验收资料平均归档率为76.6%，归档率较低，不符合公司要求。3.3选定课题提高工程中监理验收文件归档率提高工程中监理验收文件归档率现状调查土建专业鹤淇项目部汽机专业土建专业鹤淇项目部汽机专业锅炉专业电气专业热控专业化学专业图4-1项目所含专业图制图人：杨柳制图时间：2016年2月调查二：小组成员根据验评划分，统计出各专业应归档资料总份数，如表4-1项目专业土建汽机锅炉电气热控化学应归档资料（份）21203份1415份1989份756份1582份523份占总资料数百分比77%5%8%3%5%2%表4-1鹤淇项目部资料统计表制表人：张永保制表时间：2016年2月图4-1各专业所占资料总数比例图制图人：黄增波制图时间：2016年2月由图4-1可看出，土建专业归档资料繁多，所占比重最大！因此，小组成员决定以土建专业的资料归档情况做为研究对象。调查三：由表3-1看到8月份的归档率是67%，为5个月来最低，那么小组就对8月份的土建资料归档情况进行了深入调查。8月份土建专业所完完成实体工程程应归档数实际归档数单位工程分部分项检验批2#循环水泵房工工程351134188114驱动站2378712668石膏脱水车间32910613855除渣设施工程219345539生活消防泵房工程程5639616494合370份表4-1土建专业8月份资料统计表制表人：杨柳制表时间：2016年2月由表4-1可以看出8月份土建专业实际归档率仅为：370份÷671份×100%=55%调查四：由前表3-1可以看到12月份的归档率最高为94%，那么，8月份的土建专业归档率是否也能提升至94%?月份项目应归档实际归档归档率12月总体资料103196994%8月份土建专业资料料67137055%表4-2资料对比统计表制表人：杨柳制表时间：2016年2月设定目标经过现状调查，结合同等条件下12月份资料归档情况进行横向对比，小组全体成员经过讨论分析，认为有把握将土建专业资料归档率由原来55%提升至94%，那么土建专业土建专业8月份资料提升率8月份全部资料归档率可提升至67%×[1+（94%-55%）]=93.13%由上式可推断，质量验收文件归档率在其他月份也能提升至93.13%，因此确定本次活动目标是：将质量验收文件归档率提升至93%图4-2归档率活动前与目标值对比图制图人：黄增波制图时间：2016年2月分析原因小组全体成员组织讨论，通过“头脑风暴法”分析了质量验收文件归档率低的末端因素，并绘制了鱼刺图，如图6-1所示。结论：通过原因分析，共找到10个末端因素，分别是针对监理资料相关培训频率低、人员调动频繁、缺乏相应考核标准、档案室与专业监理工程师之间资料信息不同步、办公器具维护不足、归档表格格式不统一、验收文件在资料室流转时分类不清、施工单位自身原因、监理缺乏有效制约手段、存储环境潮湿。要因确认为找到真正影响问题的主要原因，小组对所有末端因素进行了分析确认，删除了2个不可控因素（人员调动频繁、施工单位自身原因）并制定了要因确认计划表，见表7-1序号末端因素确认方法确认标准（依据）负责人完成日期地点1针对监理资料相关关的培训频率率低调查统计《监理人员学习培培训制度》、《2016年人员培训计划》黄增波2016年3月228日项目部2缺乏相关考核标准准调查分析《火电建设工程监监理文件管理理工作手册》、《立立新监理咨询询有限公司监监理人员绩效效考核办法》杨柳2016年2月220日项目部3档案室与专业监理理师之间资料料信息不同步步跟踪调查无明确标准要求秦保红2016年3月115日项目部4办公器具维护不足足现场检查《项目部管理办法法》黄增波2016年3月111日项目部5归档表格格式不统统一现场检查《鹤淇电厂工程管管理常用表式式》杨柳2016年3月33日项目部6监理缺乏有效制约约手段现场调查无明确标准要求宋东阳2016年3月99日项目部7存储环境潮湿现场调查《企业档案工作规规范》DA//T42--2009黄增波2016年3月111日项目部8验收文件在资料室室流转时分类类不清现场调查《鹤淇项目部档案案管理办法》杨柳2016年3月33日项目部确认一：针对监理资料相关的培训频率低确认方法：调查统计标准要求：根据公司《监理人员学习培训制度》、《2016年人员培训计划》，规定每周定期组织学习培训，每月至少进行一次文件管理培训。确认内容：小组成员调查了项目部培训记录，2016年1月份-3月份共组织档案培训三次。见图7-1图7-1项目监理部培训记录制图人：杨柳制图时间：2016年3月确认分析：项目培训频率、培训内容均符合规定。确认结果：非要因确认人：黄增波确认日期：2016年3月28日确认二：针对专业监理不重视资料，缺乏相关考核标准确认方法：调查分析标准要求：《火电建设工程监理文件管理工作手册》、《立新监理咨询有限公司监理人员绩效考核办法》确认内容：考核办法中明确规定，项目监理部总监定期对项目员工知识、技能和专业技术水平考核，将考核结果和奖金表报工程管理部门。确认分析：小组成员调阅了项目部的考核表，考核项目中有相关考核项，并且均依据监理文件管理手册执行。确认结果：非要因确认人：杨柳确认日期：2016年2月20日确认三：档案室与专业监理师之间资料信息不同步确认方法：跟踪调查标准要求：无明确标准要求确认内容：小组成员对项目专业监理师和资料室的工作进行了跟踪调查，发现专业监理师对工程实体质量验收完成后，签发资料并进行了纸质台账登记，资料室对办理完成的文件进行整理，并进行电子台账登记，双方台账不能共享、核对。监理手写台账资料室电子台账图7-2监理手写台账与资料室电子台账对比图制图人：黄增波制图日期：2016年3月确认分析：资料室与专业监理工程师信息不同步确认结果：是要因确认人：秦保红确认日期：2016年3月15日确认四：办公用具维护不足确认方法：现场检查标准要求：《项目部管理办法》确认内容：管理办法中明确规定，要定期检查办公用具，发现不足及时更换，保障项目部正常运转。确认分析：小组成员核查了项目部的《办公用具检查记录》如图，确认所有办公用具均定期进行了检查，检查频次及结果均能满足办公需要。图7-3办公用具检查记录制图人：黄增波制图日期：2016年3月确认结果：非要因确认人：黄增波确认日期：2016年3月11日确认五：归档表格格式不统一确认方法：现场检查标准要求：《鹤淇电厂工程管理常用表式》确认内容：常用表式确认分析：小组成员抽查了3个主标段施工单位的资料抽查结果如表7-1表7-1：施工单位资料抽查结果表序号施工单位存在问题结果1东北电力第一工程程公司工程使用的表式为为本项目统一一表式合格2河南第一火电建设设公司工程使用的表式为为本项目统一一表式合格3河南省第六建设集集团有限公司司工程使用的表式为为本项目统一一表式合格制表人：杨柳制表表时间：20016年3月由表7-1看出，三三个主标段施施工单位的资资料抽查表格格格式均合格格，并且，工工程开工前，监理资料室均会针对表格格式对施工单位提出统一要求。确认结果：非要因因确认人：杨柳确认日期：20016年3月3日确认六：针对施工工单位未及时时上报验收文文件，监理缺缺乏有效制约约手段确认方法：现场调调查标准要求：无相关关标准要求确认内容：工程质质量验收后，施施工单位应及及时上报质量量验收记录。确认分析：小组成成员调查发现现，针对施工工单位未及时时上报验收文文件，目前监监理采取的措措施有①口头头通知②下监监理工作联系系单③报告总总监，措施效效果不理想。确认结果：要因确认人：宋东阳确认日期：20016年3月9日确认七：存储环境境潮湿确认方法：现场调调查标准要求：《企业业档案工作规规范》DA//T42--2009确认内容：档案保保管条件应符符合各类档案案载体的保管管要求，并有有温湿度记录录。确认分析：小组成成员对项目档档案室保管条条件进了调查查，档案室配配备有除湿功功能的空调，室室内温度适中中，满足档案案保管需要。图7-4除湿措施制图人：宋宋东阳制图日日期：20116年3月确认结果：非要因因确认人：宋东阳确认日期：20116年3月22日确认八：验收文件件在资料室流流转时分类不不清确认方法：现场调调查标准要求：《鹤淇淇项目部档案案管理办法》确认内容：资料室室在收发文件件时，应对文文件进行分类类放置。确认分析：小组成成员在资料室室进行实地调调查，资料室室对验收文件件按施工单位位分类，针对对不同目的资资料分别放置置。图7-5验收文件在在资料室流转转时分类制图人人：秦保红制制图日期：22016年3月确认结果：非要因因确认人：秦保红确认日期：20116年3月13日制定对策序号要因对策目标措施地点责任人时间进度1档案室与专业监理理师之间资料料信息不同步步制作电脑软件资料室与专业监理理师之间资料料信息共享向项目部申请两台台性能较好的的电脑，分别别做服务器、客客户机使用确定软件所要实现现的功能及环环境开发软件软件测试修改、完善软件推广使用软件项目部黄增波2016.04至至2016..062针对施工单位未及及时上报验收收文件，监理理缺乏有效制制约手段改变质量验收工作作流程施工单位及时上报报验收文件专业监理师进行实实体验收前，要要求施工单位位提供验收文文件专业监理师进行实实体验收过程程中，根据验验收情况，对对验收文件进进行草签专业监理师实体验验收完成后，三三天内施工单单位将正式验验收文件及支支撑性文件提提交监理项目部杨柳2016.04对策实施确认一：档案室与与专业监理师师之间资料信信息不同步实施对策系统功能确定：为实现专业监理师师与资料室的的信息同步，开开发的工程质质量管理软件件需要具备以以下功能：（1）处理工程质量验验收文件，可可以实现质量量验收文件录录入，修改，提提供查询、导导入、导出功功能。（2）实现工程质量验验收文件统计计功能，统计计工程应验收收数量、已验验收数量、验验收率和合格格率。（3）实现各专业人员员权限控制，各各专业人员单单独操作自己己管理的单位位工程。（4）防止误操作，重重复录入，减减轻专业监理理师工作强度度。（5）系统应简单，易易操作，需要要少量计算机机操作知识即即可操作。开发平台选定：针对确定的实现的的功能，小组组成员提出采采用客户端//服务器（Cllient//Serveer）或者浏浏览器/服务器(Brrowserr/Servver)结构构，分析个两两种结构的特特点，结合电电力建设工程程项目较分散散，确定采取取浏览器/服务器(Brrowserr/Servver)结构构。表9-1模式特点点结构构思模式特点客户端/服务器（Cllient//Serveer）C/S架构的界面面和操作可以以很丰富。由由于只有一层层交互，因此此响应速度较较快。用户群固定。由于于程序需要安安装才可使用用，因此不适适合面向一些些不可知的用用户。维护成本高，发生生一次升级，则则所有客户端端的程序都需需要改变。浏览器/服务器((Browsser/Seerver))客户端无需安装，有有Web浏览器器即可。可以以随时进行查查询、浏览等等业务。BS架构可以直接接放在广域网网上，通过一一定的权限控控制实现多客客户访问的目目的，交互性性较强。开发简单，共享性性强，成本低低，数据可以以持久存储在在云端而不必必担心数据的的丢失。制表人：黄增波制制表时间：22016年7月确定采取浏览器//服务器结构构后，小组采采取PHP这种通通用开源脚本本语言，作为为开发的主要要技术，这种种语法吸收了了C语言、Javva和Perl的特特点，利于学学习，使用广广泛，主要适适用于Webb开发领域，满满足浏览器//服务器结构构的开发需要要。开发平台：Linnux（开发发系统）++Nginnx（高性能能web服务器器）+PHHP（服务器器端语言）++ZendFrameework（系系统框架）数据库：MySSQL数据库库技术：PHP缓存存，高度模块块化，数据库库读写分离，MVC架构网络结构：Broowser//Serveer（浏览器器/服务器模式式）数据库服务器数据库服务器WEB服务器客户机客户机客户机客户机客户机客户机客户机客户机客户机客户机图9-1网络结构构图制图人：黄增波制制图时间：22016年7月返回数据发送回浏览器返回数据发送回浏览器数据请求http方式请求数据请求http方式请求客户浏览器界面显示层WEB客户浏览器界面显示层WEB服务器业务逻辑层数据库服务器数据访问层图9-2结构图制图人：黄增波制制图时间：22016年7月系统登录监理人员和管理人人员登录系统统界面，输入入用户名和密密码，登录进进入系统主界界面。电力建设质量管理理系统功能主界面显示软件整整体框架，左左侧为功能菜菜单，中间为为质量验收项项目的树形目目录，可显示示各专业施工工质量验收范范围划分表的的具体内容，并并可根据工程程进展，依据据更新后的质质量验收范围围划分表进行行调整，右侧侧为施工质量量验收项目完完成情况表，以以表格形式显显示各专业质质量验收完成成情况。质量验收系统录入入、编辑、查查询功能各专业监理人员登登录入系统后后，可进入主主界面，进行行质量验收项项目的录入，选选择需要录入入的项目后，在在右侧会显示示质量验收项项目概况，专专业监理师核核对无误后，点点击验收结果果栏的合格或或不合格，完完成录入。如如录入信息存存在错误可双双击修改编辑辑质量验收项项目内容。系统可运用程序的的逻辑关系，控控制录入质量量验收项目的的内容，防止止重复录入，减减少重复工作作，减轻专业业监理师工作作强度。信息录入完成后，可可根据文件筛筛选器，对文文件信息或者者某一关键词词进行查询。质量验收情况统计计功能信息录入完成后，可可根据工程进进展情况，对对当前工程质质量验收情况况进行统计，统统计工程质量量验收项目的的总数，已完完成质量验收收项目的数量量，工程质量量验收的验收收率，工程质质量验收的合合格率。这些些数据可以提提供给专业监监理人员，客客观的体现工工程资料的完完成情况，资资料室信息与与专业监理师师信息同步，来来督促工程档档案资料与工工程同步，提提高质量验收收档案的归档档率。质量验收情况导入入和导出功能能系统可实现施工质质量验收范围围表的导入和和导出功能，方方便监理人员员使用。质量管理系统权限限控制功能系统可实现在管理理员模式登录录下，控制整整个项目监理理人员的权限限分配，各个个专业监理人人员只对自己己管理的单位位工程有操作作权限。质量管理系统的更更新系统保留有升级的的可能，可继继续增加功能能，持续完善善。效果验证：QC小组成员在在工程质量管管理系统完成成后，对管理理系统进行试试用，认为暂暂时可满足需需要。在8月20日至8月30日对项目目监理部监理理人员组织管管理软件使用用的培训，将将管理系统在在项目监理部部内测试。经经过10天的试用用，小组成员员对资料室人人员和专业监监理师共366人进行了调调查问卷，将将反馈意见进进行了收集，认认为管理系统统可满足日常常需要，资料料室和专业监监理师的质量量验收信息基基本同步。图9-2调查查问卷图制图人：黄增波制制图时间：22016年8月表9-2调查问问卷反馈意见见统计表问题满意不满意不满意分析问题1：软件功能能满足质量验验收管理的需需要？36人0人问题2：软件操作作方式是否易易操作？32人4人4人年龄大，电脑操操作不便问题3：软件界面面是否满意？？36人0人问题4：软件是否否改善目前质质量验收不同同步？34人2人2人认为统计记录与与自己统计不不符，调查发发现纸质统计计记录错误导导致问题5：软件质量量验收管理与与纸质台账那那种能提高管管理工作效率率？32人4人4人年龄大，更愿意意使用纸质台台帐问题6：日常工作作中是否愿意意继续使用此此软件？36人0人制表人：黄增波制制表时间：22016年8月小组成员对四人因因为年龄大，电电脑操作不便便的原因，对对四人再次进进行培训，常常用的录入功功能仅需要鼠鼠标操作，四四人经过三天天继续使用，基基本可正常使使用软件，认认可质量管理理软件。项目监理部人员对对软件提出一一些新的功能能，小组成员员认真听取，经经过仔细甄别别，计划在软软件二次完善善时间陆续加加入新的功能能。确认二：改变质量量验收工作流流程实施对策小组成员在报总监监同意后，结结合项目现状状，将原来资资料报验-归档流程进进行了调整，将将“施工单位位报验资料”这这一步骤由监监理进行实体体工程质量验验收后，提前前至实体工程程质量验收前前。如图图9-3流程对对比图制图人：杨柳制图图时间：20016年8月从上图看出，按照照更改后的流流程，如果施施工单位不报报验资料，那那么监理就不不进行实体质质量验收，施施工单位就不不能进行下一一步工序，很很有可能影响响工期，以“工工期”作为制制约施工单位位的手段，有有效防止了“施施工单位未及及时上报验收收文件”的现现象。效果验证资料报验-归档流流程调整后，项项目部发文至至各施工单位位，通知施工工单位调整资资料报验-归档流程，督督促其认真执执行。新流程程执行后，小小组成员对流流程周期进行行了调查，如如图9-411234551234518天7天原流程新