合同管理全过程的风险防范及管控措施概论

合同管理全过程的

风险防范及管控措施主讲人：王勇红经营管理部前言

合同作为经营管理的手段是企业与外部进行物流、资金流、信息流交换的基本形式，是企业对外经济交往的基本载体，抓住了合同环节的风险防范，也就抓住了经营风险防范的源头。

要强化“契约即法律”意识，从合同成立、履行到合同变更转让、终止的全过程都要注意依法规范自身行为，有效维护企业合法权益，努力做到想得周密，查得仔细，谈得谨慎，签得明白，干得规范，存得完整，赢得漂亮。

我们每个施工企业应如何有效地防范和控制合同风险是现在面临的重大问题。主要内容一合同风险的分类二三合同管理的总体要求合同的全流程管控一、合同风险的分类

合同风险是合同中的不确定因素，它是工程风险、业主资信风险和外界环境风险的集中反映和体现。具体包括两个方面：

客观性合同风险

主观性合同风险一、合同风险的分类（一）客观性合同风险合同的客观风险是因法律环境、合同约定以及国际惯例而产生的，往往无法通过人的主观努力而控制。工程变更风险：合同规定工程变更在15%的合同金额内，承包商得不到任何补偿；市场价格风险：合同规定对于合同价格不予调整或在一定范围内调整；外部环境风险：因战争、罢工、骚乱、地震而停工，造成窝工等损失。一、合同风险的分类（二）主观性合同风险这是人为因素引起的、能人为避免或控制的合同风险。例如，在施工合同中，业主往往利用优势地位和起草合同条款的便利条件，通过苛刻的合同条件把风险隐藏在条款中，让承包商就范。而承包商为了承揽工程，对自身权利不敢据理力争，或在合同谈判中只重视价格和工期等主要条款，对其他条款不重视。又如，项目管理人员对合同条款不熟悉或发生疏忽，没有按照合同的规定进行索赔、签证，导致索赔无效。主要内容一合同风险的分类二三合同管理的总体要求合同的全流程管控二、合同管理的总体要求一是要符合国家法律法规的规定。要熟悉国家和项目当地的法律法规和政策，谈项目、签合同、办理行政审批和合同履行都要合法规范，不能违法操作，不能存侥幸心理。尤其在业主方为政府或实力强大时更要注意，以免产生风险和漏洞，导致最后无法索赔。二是要签订完善的施工合同，以事前预防为主、事中控制和事后补救为辅。合同是履行和索赔的依据，在签订时考虑问题要全面，重视每一个条款，尽量不签不利条款，不得已而签的，在履行中应当想办法予以调整、变更。二、合同管理的总体要求三是要建立完善的分级授权管理制度。合同管理的权限分级主要包括：建立制度权、审核批准权、执行权、监督权等。公司各相关部门实行合同岗位责任制，在公司授权范围内进行合同的洽商、起草和落实。上下级间的权限划分要清楚、合理、执行有效。属于上级管理权限的合同，下级单位不得签署。对于重大合同，上级部门应加强管理。下级单位签署合同，应按程序和制度报上级单位批准，上级单位应当加强对下级单位合同的订立和履行情况的监督检查。二、合同管理的总体要求四是要对合同实行统一归口管理。公司在合同分级授权管理的基础上，可以建立合同的统一归口管理制度。管理部门全面负责合同的起草、谈判、审查、签订，负责合同纠纷的处理、诉讼，管理合同专用章、授权委托书，定期检查和评估合同的履行情况及分析薄弱环节，并采取相应控制措施等。五是要注重管理策划，明确合同风险对策。应围绕利润和成本全面开展项目合同管理和风险控制的策划工作，采取合适的风险管理方案，以满足施工项目全过程管理的需要，达到合同管理的目标。六是应健全考核、奖励与责任追究制度。对合同订立、执行中所出现的违法违规行为或其它给公司利益造成重大损失的行为追究责任。主要要内内容容一合同风风险的的分类类二三合同管管理的的总体体要求求合同的的全流流程管管控三、合合同的的全流流程管管控合同管管理控控制环环节1、资信信调查查2、合同同谈判判3、合同同文本本管理理4、合同同会签签5、合同同审批批6、合同同签署署7、合同同印章章管理理8、合同同生效效与履履行9、档案案管理理10、分析析与考考核十个控控制环环节三三十个个控制制点三、合合同的的全流流程管管控三、合合同的的全流流程管管控（一））资信信调查查合同订订立前前要对对合同同相对对人资资信审审查，，对项项目进进行科科学论论证、、详尽尽审查查项目目情况况和可可行性性，再再进行行实质质性谈谈判。。对拟签签订的的重大大合同同，合合同主主办部部门应应根据据需要要牵头头组织织经济济、技技术、、法律律等人人员开开展尽尽职调调查，，编制制尽职调调查报报告，经部部门相相关负负责人人审核核后，，作为为合同同审核核的附附件。。法律尽尽职调调查范范围：：合同同相对对人的的主体体资格格、组组织文文件，，土地地、房房屋、、知识识产权权等资资产权权属情情况，，重要要交易易合同同和诉诉讼、、担保保等或或有事事项，，环境境保护护、税税务、、劳动动关系系状况况等。。三、、合合同同的的全全流流程程管管控控风险险描描述述忽视视被被调调查查对对象象的的主主体体资资格格审审查查，，对对方方当当事事人人不不具具有有相相应应民民事事权权利利能能力力和和民民事事行行为为能能力力，，或或不不具具备备特特定定资资质质，，或或与与无无权权代代理理人人、、无无处处分分权权代代理理人人签签订订合合同同，，导导致致合合同同无无效效，，或或引引发发潜潜在在风风险险。。在合同签签订前错错误判断断被调查查对象的的信用状状况，或或在合同同履行过过程中没没有持续续关注对对方的资资信变化化，致使使公司蒙蒙受损失失。对被调查查对象的的履约能能力给出出不当评评价，导导致合同同对方当当事人难难以满足足生产经经营需要要。对签约对对象相关关资质审审核不当当，对方方提供虚虚假资质质证明，，导致与与无资质质或者资资质不全全合同主主体签订订合同，，造成合合同无效效，形成成公司损损失。主要管控控措施：：第一，审审查合同同相对人人及授权权委托人人的身份份证件、、营业执执照、资资质证书书、授权权委托书书等材料料的原件件，避免免对方造造假。第二，若若合同签签字人是是被授权权人，应应关注授授权委托托书是否否合法有有效、被被授权人人的行为为是否在在其被授授权范围围内。第三，要要充分掌掌握业主主和分包包方、监监理的情情况。第四，可可以与被被调查对对象的主主要供应应商、客客户、开开户银行行、主管管税务机机关和工工商管理理等部门门沟通，，了解其其生产经经营情况况、商业业信誉和和履约能能力。三、合同同的全流流程管控控（二）合合同谈判判主要包括括谈判方案案、谈谈判记录录、谈谈判保密密、谈判判文件四个方面面。合同谈判判前，应应根据需需要牵头头组织由由经济、、技术、、法律等等人员组组成的合合同谈判判小组，，负责进进行合同同谈判。。重大合合同谈判判小组应应拟定谈谈判方案案，制定定谈判策策略，确确定全面面、明确确、具体体的合同同经济谈判过程达成的重要事项，应指定专人及时予以记录，形成谈判纪要，并由谈判双方负责人员签字确认。谈判涉及我方专有技术或其他商业秘密等权利的，合同主办部门在应要求相对人与我方签订保密协议。妥善收集、整理、保管往来信件、传真、电子邮件、电子数据等相关文件，谈判结束，应及时进行归档。三、合合同的的全流流程管管控三、合合同的的全流流程管管控风险描描述谈判人人员经经验不不足、、缺乏乏相关关专业业知识识，或或未能能及时时获得得谈判判相关关信息息，或或忽略略合同同重大大问题题或在在重大大问题题上做做出不不恰当当让步步，或或编写写谈判判方案案时，，未充充分掌掌握自自己、、对方方的有有关信信息或或信息息失真真，编编制的的谈判判方案案有缺缺陷，，或合同谈判关关键成果和和分歧未记记录，或虽虽然记录但但未让双方方确认，或或谈判信息息泄密等等等导致公司在在谈判中处处于不利地地位或利益益受损。谈判沟通不不充分、谈谈判分歧较较大或谈判判失利，导导致无法实实现合同的的目的。三、合同的的全流程管管控主要管控措措施第一，在谈谈判前应当当收集谈判判对手的资资料。充分熟悉悉谈判对手手情况，做做到知己知知彼；深度度考察业主主的真实意意图，以便便在项目谈谈判中取得得有利地位位。第二，关注注合同核心心内容、条条款和细节节，具体包括合合同标的的的数量、质质量或技术术标准，合合同价格的的确定方式式与支付方方式，履约约期限和方方式，违约约责任和争争议的解决决方法、合合同变更或或解除条件件等，每一一个条款都都要斟酌。。第三，要特特别注意双双方的权利利义务条款款，防止合同相相对人加重我我方责任、推推卸自己责任任。对于规定定业主在何种种情况下可以以免除责任的的条款切忌轻轻易接受，否否则履行中业业主就有可能能以合同依据据为借口，对对我方的损失失拒绝补偿；；对于业主附附加给我方的的责任，应视视情况接受或或不接受，尽尽量将风险锁锁定。三、合同的全全流程管控主要管控措施施：第四，尽量采采纳通用条款款的规定，少少设定专用条条款。因为通用条款款往往对于权权利义务、程程序的规定较较为详细、公公正，而专用用条款则往往往偏向于维护护合同强势方方的利益。第五，加强保保密工作，严严格执行责任任追究制度。。对谈判过程中中的重要事项项和参与谈判判人员的主要要意见，予以以记录并妥善善保存。每次次合同谈判会会上应派专人人作文书记录录，于会议结结束时做成会会议纪要，由由双方签字确确认，对于双双方已签字确确认的内容不不允许变更，，以巩固谈判判成果、避免免时间和精力力的浪费。三、合同的全全流程管控（三）合同文文本合同形式：除除可即时清结结业务且合同同额低于1万元以下的外外，订立合同同一律采用书面形式。签订合同时，，合同主办部部门应按下列列顺序选择使使用合同文本本：中国石化合同同标准文本；；合同相对人在在我方合同标标准文本基础础上修改形成成的合同文本本；合同各方共同同起草的文本本或第三方文文本；合同相对人起起草的合同文文本。风险描述采用标准文本本的，随意删删除、简化条条款、声明和和承诺条款等等合同条款，，未将未涵盖盖内容以特殊殊条款的形式式进行补充；；采用修改标准准文本的，未未将不相关内内容清除；采取双方协商商文本的或采采取对方文文本的，未仔仔细研究合同同条款或根据据合同具体业业务协商条款款，造成我方方被动或者承承担违约责任任；选择合同形式式不恰当，导导致权责不清清、诉讼风险险或公司利益益受损；合同内容和方方式与国家法法律法规、政政策发生冲突突；合同内容和条条款不完整、、表述不严谨谨准确，或存存在重大疏漏漏。三、合同的全全流程管控三、合同的全全流程管控主要管控措施施：第一，规范合同文本本。文本选择择应首先选用用标准文本，，其次在标准准文本基础上上进行修改，，第三选用双双方拟定文本本，最后使用用对方文本。。不建议采纳纳由签约对方方起草的合同同。第二，严密合同用词词，合同内容容与方式要合合法、合规。。第三，合同文本一般般由业务承办办部门起草，，其他各部门门配合，重大大合同或法律律关系复杂的的特殊合同应应当聘请律师师参与起草。。三、合同的全全流程管控主要管控措施施：第四，考虑到建设工工程合同履行行时间长、情情况复杂多变变等特性，应应在合同中给给自己保留解解除合同的权权利，以留余余地。解除合合同的情形包包括：业主严严重拖延支付付工程款、分分包方严重拖拖延工期、重重大的安全事事故、拖欠农农民工工资给给我方带来不不利影响等。。第五，对纠纷处理方方式的规定应应明确，诉讼讼和仲裁只能能选择一个，，不能规定为为“可以诉讼讼或仲裁”，，这样的约定定是无效的。。对诉讼管辖辖法院的指定定要唯一、明明确，对仲裁裁机构的选择择要唯一、明明确、合法。。三、合同的全全流程管控（四）合同审核核公司制定合同同审批和签署署的相关权限限规定，按公公司《合同管理实施施细则》规定确立合同同会签审核部部门。合同签订前，，应以会签形形式履行经济济、技术、法法律审查手续续，合同会签签审查审批表表由审查人员员签字确认。。经济审查应重重点审查合同同相对人的信信用情况以及及标的数量、、价格、交付付方式、付款款方式等商务务内容。技术术审查应重点点审查合同中中的技术、质质量、安全、、环保等内容容。法律审查查应对拟签订订合同的交易易结构、权利利义务安排等等内容进行，，内容主要包包括合法性、、严密性和完完整性审查。。风险描述合同内容和条条款不完整、、表述不严谨谨、不准确，，或存在重大大疏漏（如重重大技术条款款、HSE条款、保密条条款、保险条条款、成本回回收条款、免免责条款等不不当）和欺诈诈；对发现的问题题未提出恰当当的修订意见见；未根据审核人人员的改进意意见修改合同同，导致合同同中的不当内内容和条款未未被纠正。三、合同的全全流程管控主要管控措施施：第一，审核人员应当当对合同文本本的合法性、、经济性、可可行性和严密密性进行全面面审核，重点点关注合同的的主体、内容容和形式是否否合法，合同同内容是否符符合公司的经经济利益，对对方当事人是是否具备履约约能力，合同同权利和义务务、违约责任任和争议解决决条款是否明明确等。第二，严格执行合合同管理制制度，建立立会审制度度，对有重重大影响或或法律关系系复杂的合合同文本，，组织公司司相关部门门进行审核核，相关部部门应当在在各自职责责范围内提提出评审意意见，再由由牵头部门门收集汇总总并修改，，如果不能能按照审核核意见修改改，应出具具书面说明明论证。三、合同的的全流程管管控（五）合同签署署1、合同签订的主主体公司所有合同同均以公司名名义对外签订订合同。禁止止公司机关职职能部门、基基层单位（工工程处）等内内设组织或机机构以自己的的名义对外订订立合同。2、合同授权签订合同时，，除营业执照照上载明的法法定代表人和和负责人亲自自签署合同外外，签约人应应履行内部授授权手续，具具备合同签订订资格。授权委托书由法律事务办办公室统一办办理。合同主主办部门应向向法律事务办办公室提出办办理授权申请请，由法律事事务办公室按按照公司授权权委托规定为为合同签约人人办理授权委委托手续。三、合同的全全流程管控三、合同的全全流程管控（五）合同签署署3、合同签署合同经审批后后，合同主办办部门应将合合同提交法定定代表人或其其授权的公司司领导、工程程处负责人签签署，在指定定位置签署姓姓名并注明合合同签署日期期。遵循的原则：：先签字，后后盖章4、合同盖章除合同相对人人坚持要求对对等加盖行政政印章并经公公司主管领导导批准使用的的外，签订合合同应一律加加盖合同签约约主体的合同同专用章，不不得使用行政政印章，禁止止用部门印章章、业务专用用章等其他印印章订立合同同。我方不得得接受合同相相对人以部门门印章或业务务专用章作为为合同用章。。风险描述对方签署合同同的方式违法法、无效；授授权委托人超超越权限签订订合同；合同同印章管理不不当；签署后后的合同被篡篡改等。主要管控措施施：第一，合同应当由由企业法定代代表人或其授授权委托人签签名并加盖公公章；授权委委托人签字的的，应当有授授权委托书，，并把授权委委托书、身份份证等证件作作为合同附件件。第二，严细印章管理理制度。三、合同的全全流程管控主要管控措施施：第三，采取恰当措措施，防止已已签署的合同同被篡改。如如加盖骑缝章章，骑缝章应应盖在合同侧侧面，且要全全面覆盖合同同的每一页。。第四，禁止用铅笔等等可涂抹的笔笔来签字。合合同的签署应应同时有法人人章和法定代代表人或其授授权人签名，，不可遗漏任任何一项。不不要遗漏合同同签署日期。。合同签署页页如果是单独独一页，应标标明“本页无无正文”。第五，按照国家有关关法律、行政政法规规定，，需办理批准准、登记等手手续后方可生生效的合同，，或须报经国国家有关主管管部门审查或或备案的，应应当履行相应应程序。（六）合同的的履行和结算算——问题高发阶段段风险描述对方违约，未未及时跟进催催办或主张违违约责任，造造成我方的损损失；我方违违约，遭到对对方的索赔；；未办理工程程签证或签证证无效；未保保留有利的索索赔证据或证证据无效；对对合同条款未未明确约定的的事项没有及及时签署补充充协议，导致致合同无法正正常履行；合合同变更、转转让、解除未未履行审批手手续，导致合合同纠纷；违违反合同条款款，未按合同同约定的期限限、金额或方方式付款；合合同履行过程程中，对项目目的质量、安安全、工期、、后期服务监监控不力，造造成合同履行行达不到预期期的目的；未未能及时催收收到期合同款款项或在没有有合同依据的的情况下盲目目付款等。。三、合同的全全流程管控主要管控措施施：第一，在合同实施前前进行合同交交底，使全体体项目管理人人员都对合同同有一个全面面、完整的理理解和认识，，对风险点及及薄弱环节制制订相应的控控制措施，在在施工过程中中利用好对自自己有利的条条款，规避对对自己不利的的条款。第二，，建立合合同的的分类类台账账，制制定详详细的的履行行计划划，严严格按按合同同的约约定施施工、、付款款以及及催收收到期期欠款款。第三，，派专人人做签签证的的管理理和来来往信信函、、文书书、电电报等等证据据的收收集工工作。。如发发生设设计变变更、、工期期延长长、价价格调调整等等情况况，应应及时时办理理签证证，在在合同同履行行过程程中也也应具具备风风险防防范意意识，，随时时多方方搜集集有利利于我我方的的证据据。三、合合同的的全流流程管管控主要管管控措措施：：第四，，在合同同履行行过程程中，，可以以针对对合同同中的的不利利条款款、不不明确确条款款、不不科学学条款款及其其他合合同风风险采采取补补救措措施，，如签签订变变更的的协议议、取取得对对方的的理解解等。。第五，，对合同同对方方的合合同履履行情情况实实施有有效监监控，，若发发现有有经营营状况况严重重恶化化、转转移财财产、、抽逃逃资金金、丧丧失商商业信信誉、、故意意重大大违约约等情情况的的，应应及时时书面面上报报公司司，并并视情情况采采取相相应措措施。。第六六，，禁止止未未签签合合同同而而先先履履行行。。应应签签订订书书面面合合同同而而双双方方未未签签订订的的，，应应当当立立即即补补签签合合同同，，作作为为结结算算、、付付款款、、索索赔赔的的依依据据。。三、、合合同同的的全全流流程程管管控控主要要管管控控措措施施：：第七七，，合同同不不得得已已而而中中止止或或终终止止的的，，要要办办理理中中止止、、终终止止手手续续，，签签订订书书面面的的协协议议，，明明确确双双方方的的责责任任和和权权利利。。因因中中止止、、终终止止合合同同给给我我方方带带来来损损失失的的，，应应及及时时追追究究对对方方的的责责任任。。中中止止、、终终止止的的合合同同又又恢恢复复继继续续履履行行时时，，也也应应依依程程序序办办理理恢恢复复施施工工的的手手续续。。第八，对印章的保存存和使用应实实行专人专管管，建立起科科学合理的用用印审批制度度并做好记录录。防止印章章滥用、出借借印章，禁止止给分包方的的材料买卖、、设备租赁等等合同盖我方方公章。第九，禁止给分包商商的材料采购购、设备租赁赁等行为提供供任何担保。。三、合同的全全流程管控主要管控措施施：第十，工程款的支付付应采取转账账的方式，禁禁止现场支付付现金，禁止止付至合同外外的第三方或或与合同规定定不符的其他他账户。第十一，当接到对方的的索赔（含违违约）报告后后应认真研究究并及时处理理、解释或提提出反索赔，，项目管理人人员不得擅自自在对方出具具的索赔报告告、对帐单等等确认类文书书上签字盖章章，确须确认认的，应经公公司领导或相相关管理部门门同意。第十二，对履行周期长长、标的大、、复杂疑难的的重大合同实实行计划履行行和定期报告告检查制度，，并定期对帐帐。在对方当当事人发生兼兼（合）并、、分立、改制制或其他重大大事项以及管管理人员变动动时，应及时时对帐，确认认合同效力及及双方债权债债务。三、合同的全全流程管控（七）合同补补充、变更和和解除在合同履行过过程中，如果果合同约定不不明确，或变变更、转让、、解除合同不不符合约定的的，合同主办办部门应当按按原程序重新新办理审查审审批手续，不不得以口头形形式改变合同同权利或义务务，进行合同同变更。如满足合同规规定的解除条条件时，合同同主办部门报报有相应权限限的人员审批批后办理合同同解除手续。。合同相对人违违约的，合同同主办部门应应按合同条款款约定收取违违约金或要求求对方赔偿损损失。在不影影响我方权益益的前提下，，应要求合同同相对人继续续履行合同义义务。三、合同的全全流程管控风险描述没有就质量、、价款、履行行地点等内容容与合同对方方进行约定或或者约定不明明确，导致合合同无法正常常履行；对于于条款显失公公平、有误或或对方有欺诈诈行为等情形形，未能采取取有效措施；；因政策调整、、市场变化等等客观因素，，已经或可能能导致企业利利益受损；变变更后的合同同未能争取到到更多利益，，反而使我方方变得更加被被动等。三、合同的全全流程管控主要管控措施施：第一，变更后的合同同视同新合同同，须履行相相应的合同管管理流程，严严格审核合同同条款。第二，在合同履行行中，要对对合同的不不足之处进进行归纳总总结，制定定详尽的索索赔计划，，下达不同同阶段的索索赔指标，，并派专人人跟踪落实实，争取取取得对方的的理解，并并签订补充充变更协议议。第三，对于显失公公平、条款款有误或存存在欺诈行行为的合同同，以及因