外贸商务函电培训课件

外贸商务函电第一讲主讲人：IvanHowe

外贸商务函电1商务函电什么是商务函电：商务函电，包括传真，电邮，信函等，是当今国际贸易交流中的主要载体，其主要目的就是为了传递商务信息。因此合格的函电必须是以简洁的语言、明晰的结构来表述完整的内容，同时，最好还要可以体现出成熟的业务思维。商务函电什么是商务函电：2商务函电的基本格式商务函电的基本格式：1.日期－Date2.收信人地址ReceiverAdd.3.称呼Salutation4.正文Body5.结束语ComplimentaryClose6.签名Signature商务函电的基本格式3一封标准的外贸函电

20May2000

DateLine日期

Kee&Co.,Ltd34RegentStreetLondon,UK

InsideAddress收信人地址

DearSirs:Salutation称呼

WehaveobtainedyournameandaddressfromDee&Co.Ltd,andwearewritingtoenquirewhetheryouwouldbewillingtoestablishbusinessrelationswithus.Wehavebeenimportersofshoesformanyyears.Atpresent,weareinterestedinextendingourrangeandwouldappreciateyourcataloguesandquotations.Ifyourpricesarecompetitivewewouldexpecttoplacevolumeordersonyou.Welookforwardtoyourearlyreply.

Body信文Yoursfaithfully

ComplimentaryClose客套结束语TonySmith

SignatureBlock签名栏

Enc.

EnclosureNotation附件说明一封标准的外贸函电20May2000

Date4

外贸函电书写基本原则-7CCourtesy礼貌Consideration体谅Completeness完整Clarity清楚Conciseness简洁Concreteness具体Correctness正确外贸函电书写基本原则-7CCourtesy礼貌5Courtesy礼貌一、Courtesy礼貌语言要有礼且谦虚，及时地回信也是礼貌的表现。例如：

Wehavereceivedwithmanythanksyourletterof20May,andwetakethepleasureofsendingyouourlatestcatalogue.Wewishtodrawyourattentiontoaspecialofferwhichwehavemadeinit.

Youwillbeparticularlyinterestedinaspecialofferonpage5ofthelatestcatalogueenclosed,whichyourequestedinyourletterof20May.Courtesy礼貌一、Courtesy礼貌6Consideration体谅二、Consideration体谅写信时要处处从对方的角度去考虑有什么需求，而不是从自身出发，语气上更尊重对方。例如：

“Youearn2percentdiscountwhenyoupaycash.Wewillsendyouthebrochurenextmonth.”就比“Weallow2percentdiscountforcashpayment.Wewon'tbeabletosendyouthebrochurethismonth.”要好。Consideration体谅二、Considerat7Completeness完整三、Completeness完整一封商业信函应概况了各项必需的事项，如邀请信应说明时间、地点等，确忌寄出含糊不清的信件。Completeness完整三、Completeness8Clarity清楚

四、Clarity清楚意思表达明确，要注意：（一）避免用词错误：

例如：AstothesteamerssailingfromHongKongtoSanFrancisco,wehavebimonthlydirectservices.

此处bimonthly有歧义：可以是twiceamonth或者oncetwomonth.故读信者就迷惑了，可以改写为：

1.WehavetwodirectsailingseverymonthfromHongKongtoSanFrancisco.

2.WehavesemimonthlydirectsailingfromHongKongtoSanFrancisco.

3.WehaveadirectsailingfromHongKongtoSanFrancisco.（二）注意词语所放的位置：

例如：

1.Weshallbeabletosupply10casesoftheitemonly.

2.Weshallbeabletosupply10casesonlyoftheitem.

前者则有两种商品以上的含义。（三）注意句子的结构：

例如：

1.Wesentyou5samplesyesterdayofthegoodswhichyourequestedinyourletterofMay20byair.

2.Wesentyou,byair,5samplesofthegoodswhichyourequestedinyourletterofMay20.Clarity清楚

四、Clarity清楚9Conciseness简洁

五、Conciseness简洁（一）避免废话连篇：

例如：

1.Wewishtoacknowledgereceiptofyourletter...可改为：Weappreciateyourletter...

2.Enclosedherewithpleasefindtwocopiesof...可改为:Weenclosetwocopiesof...（二）避免不必要的重复：（三）短句、单词的运用：

Enclosedherewith>enclosed

atthistime>now

duetothefactthat>because

adraftintheamountof$1000>adraftfor$1000Conciseness简洁

五、Conciseness10Concreteness具体六、Concreteness具体Concreteness具体六、Concreteness11正确Correctness七、Correctness正确正确Correctness七、Correctness正12如何些好一封开发信

一笔定单的开始往往始于出口商主动向潜在客户发信建立业务关系，而这个建立关系的开发函，可以包括如下内容：一、说明客户信息来源，即如何取得对方的资料二、言明去函目的三、公司概述四、产品介绍五、激励性结尾

如何些好一封开发信

一笔定单的开始往往始于出口商主动向潜在13一、客户信息来源说明客户信息来源，即如何取得对方的资料。作为贸易商，可以通过驻外使馆商务参赞处、商会、商务办事处、银行、第三家公司的介绍，或者在企业名录、各种传媒广告、网络上寻得客户资料；也可以在交易会、展览会上结识；甚至是在进行市场调查时获悉。一、客户信息来源说明客户信息来源，即如何取得对方的资料。14信息来源因此我们可以如下方式来表明客户信息的来源：

1）WelearnedfromtheCommercialCounselor'sOfficeofourEmbassyinyourcountrythatyouareinterestedinChinesehandicraft.

2）Mr.Bowins,HeadofArcoliteElectricAGhasrecommendedyoutousasaleadingimporterinKoreaoflightweightbatteriesforvehicles.

3）WehaveobtainedyournameandaddressfromtheInternet.

4）OurmarketsurveyshowedthatyouarethelargestimporterofcasesandbagsinEgypt.

5）YourfirmhasbeenrecommendedtousbyMr.JohnSmithaslargeexportersofWoolenGoodsandweareinterestedinhandlingthesearticlesinourmarket.

信息来源因此我们可以如下方式来表明客户信息的来源：

1）15二、去函目的

一般来说，我们给客户写信，总是以开发业务，建立市场，拓宽产品销路为目的。二、去函目的一般来说，我们给客户写信，总是以开发业务，建立16去函目的表达方式：

1）InordertoexpandourproductsintoSouthAmerica,wearewritingtoyoutoseekcooperatepossibilities.

2）Wearewritingtoyoutoestablishlong-termtraderelationswithyou.

3）Wewishtoexpressourdesiretoenterintobusinessrelationshipwithyou.

4）Weavailourselvesofthisopportunitytoapproach

youfortheestablishmentoftraderelationswithyou.

去函目的表达方式：

1）Inordertoexpa17公司概述 我这里所说的本公司介绍，包括对公司性质、业务范围、宗旨等基本情况的介绍，以及对公司某些相对优势的介绍，比如：技术专业、经验丰富、供货渠道稳定、有广泛的销售网等。公司概述 我这里所说的本公司介绍，包括对公司性质、业务范围、18公司概述我们可以用英文如下表达：

1）Wearealeadingcompanywithmanyyears'experienceinGFCIexportbusiness.

2）Weenjoyagoodreputationinternationallyinthecircle/lineofelectrics.

3）Wehaveourprincipleas"Clients'needscomefirst".

4）Acrediblesalesnetworkhasbeensetupandwehaveourregularclientsfromover100countriesandregionsworldwide.

5）LocatedinShanghai,wetaketheadvantagetosetupoursolidifiedproductionbasisincoastedandinlandareas.

公司概述我们可以用英文如下表达：

1）Wearea19产品介绍这一部分最重要，一定花心思去写。如果我们已经知道客户有明确的需求，比如需要某个型号的GFCI，那么我们会该产品进行具体的推荐性介绍，就是针对客户需求的特定介绍；如果我们只拿到客户的名片，不太清楚客户的需求，那么我们就把公司经营产品的整体情况，如质量标准，价格水平，打样速度、交货速度等作为笼统的介绍。

当然附上目录，CATALOGUE，报价单或者另寄样品供客户选择也是经常采取的做法。

但是在第一封开发信中最好不要带任何附件。产品介绍这一部分最重要，一定花心思去写。如果我们已经知道客户20产品介绍1）Art.No.102isournewlylaunchedonewithsuperbquality,fashionabledesign,andcompetitiveprice.

2）Wehaveagoodvarietyofcolorsandsizestomeetwithdifferentneeds.

3）OurproductsareenjoyingpopularityinAsianmarkets

4）Togiveyouageneralideaofourproducts,weareenclosingourcatalogueforyourreference.

产品介绍1）Art.No.102isournewly21激励性结尾 一般我们在开发信的末尾会写上一两句希望对方给与回应或者劝客户立刻采取行动的语句。激励性结尾 一般我们在开发信的末尾会写上一两句希望对方给与回22激励性结尾1）Yourcommentsonourproductsoranyinformationonyourmarketdemandwillbereallyappreciated.

2）Wearelookingforwardtoyourspecific/detailedinquiries.

激励性结尾1）Yourcommentsonourp23附录最后：任何可以打动客户的特殊东西都可以随信而发或者随样品而寄。

比如你在展览会上和客户拍的合照，可以随信而发，既可以提醒客户你是谁，让客户一下子就记住你，也可以更加表达你和客户的友好关系。

比如客户平常随意说出的某张一直在寻找的CD或者DVD，或者客户一直在找的一本书等等，你可以随着寄样品时一起寄出，让客户知道你一直关心着他们，你的SERVICE一直是最优秀的，你会在做生意的过程中关注任何需要注意的地方，会让客户更加放心你的做事态度。附录最后：任何可以打动客户的特殊东西都可以随信而发或者随样品24开发信范本DearSirs,

Weowe

yournameandaddressto(把***归功于)theCommercial

Counselor’sOfficeoftheSwedishEmbassyinBeijingwhohaveinformedusthatyouareinthemarketfor（想要购买）Textiles.

Weavailourselvesof（利用）thisopportunitytoapproach

（与***接洽）youfortheestablishmentoftraderelationswithyou.

Weareastate-operatedcorporation,handling（经营）boththeimportandexportofTextiles.Inordertoacquaintyouwith（使某人了解）ourbusinesslines（行业）,weencloseacopyofourExportListcoveringthemainitemssuppliableatpresent.

Shouldanyoftheitemsbeofinterestto（有兴趣）you,pleaseletmeknow.Weshallbegladtogiveyouourlowestquotationsuponreceiptofyourdetailedrequirements.

Inourtradewithmerchantsofvariouscountries,wealwaysadheretotheprincipleofequalityandmutualbenefit.Itisourhopetopromote,byjointefforts,bothtradeandfriendshiptoourmutualadvantage.（对双方都有利的贸易和友谊）

Welookforwardtoreceivingyourenquiriessoon.

Yoursfaithfully,

Encl.开发信范本DearSirs,

Weowe

your25例文例文26外贸邮件的写作小技巧 1.一定要用可以区分你的公司和部门的专用企业邮箱,免费邮件地址（免费邮箱）=

失去许多订单！

外贸邮件的写作小技巧 1.一定要用可以区分你的公司和部门的专27使用企业邮箱像yahoo,hotmail,等提供的免费邮箱,客人们不太相信此类信箱.当你用这种免费邮箱给进口商发推广信时，对方心里的第一个问题就是：这算是正式的发盘吗？这个人是不是想骗我？

使用企业邮箱像yahoo,hotmail,等提28使用企业邮箱用一个yahoo或者hotmail的免费邮箱，就好比用一部投币式的公用电话作为你公司的业务电话，就等于对客人说：“我们公司不太正规，没有电话，如果你打我们电话，我们会尽量跑出去办公室附近的投币公用电话去接！”

免费邮箱带来不了好消息。

使用企业邮箱用一个yahoo或者hotmail的免29使用企业邮箱不使用免费邮箱的众多理由中的另外一条就是安全性。客人的邮件中经常会有意无意地夹带些商业机密，这当中可能包含信用卡信息、银行账户信息以及绝密的公司信息。如果这些信息被发给一个专有的企业邮箱，比如info@，则经由客人的电脑到他们的网络服务提供商，再到你公司的网络服务提供商，最后到达你的电脑，信息被人窃取的可能性就被降低了。使用企业邮箱不使用免费邮箱的众多理由中的另外一条就是安30不要全用大写的字母写邮件不要全用大写的字母写邮件，这让人感觉你在大叫或者在吼，还很粗暴。不要全用大写的字母写邮件不要全用大写的字母写邮件，这让人感31不要用缩写这是懒惰的表现。客人不喜欢和懒人做生意。他们会想：出口商居然懒到用

B.Rgds

代替

Best

Regards,

那么他们肯定也会懒得去做一个好产品。不要用缩写这是懒惰的表现。客人不喜欢和懒人做生意。他们会想32字体邮件中不要出现彩色字和艺术字，这是幼稚和不专业的表现，通篇用一个字号和黑色。

字体邮件中不要出现彩色字和艺术字，这是幼稚和不专业的表现，通33背景不要用黑色背景（黑底白字），这同样是不专业的表现，而且阅读起来很困难，坚持用白底黑字

背景不要用黑色背景（黑底白字），这同样是不专业的表现，而且阅34结束，谢谢大家！结束，谢谢大家！35PrettyYoungThingPrettyYoungThing-Lene，张涵韵翻唱的《酸酸甜甜就是我》的英文原曲《Barbiegirl》、《DoctorJones》、《MyOhMy》等歌曲，是挪威Aqua乐队的歌。2001年Aqua乐队解散后，女主唱Lene选择了单飞。这首《PrettyYoungThing》选自她2003年专辑《PlayWithMe》，张涵韵翻唱的《酸酸甜甜就是我》的英文原曲。PrettyYoungThingPrettyYoung36歌词：i

wanna

bruise

your

lips

with

a

tender

kiss

i

wanna

crush

your

heart

i

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be

your

scar

and

when

you’re

touching

me

i

hear

a

symphony

oh

oh

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baby

come

on

now

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歌词：37歌词someone

get

a

priest

maybe

the

police,

i

think

that

we

should

call

the

justice

of

the

peace

you’re

a

pretty

young

thing

it’s

a

damn

cool

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i

gotta

tell

the

world,

in

case

they

haven’t

heard

there

never

was

a

doubt

oh

baby,

hush

your

mouth

you’re

a

pretty

young

thing

it’s

a

damn

cool

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let

me

hear

my

name

歌词someone

get

a

priest

maybe

t38歌词baby

say

it

again

i

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take

you

on

i

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be

the

one

and

when

you’re

closing

in

i

hear

violins

oh

oh

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baby

come

on

now

baby

歌词baby

say

it

again

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ta39歌词someone

get

a

priest

maybe

the

police,

i

think

that

we

should

call

the

justice

of

the

peace

you’re

a

pretty

young

thing

it’s

a

damn

cool

thing

i

gotta

tell

the

world,

in

case

they

haven’t

heard

there

never

was

a

doubt

oh

baby,

hush

your

mouth

you’re

a

pretty

young

thing

it’s

a

damn

cool

thing

歌词someone

get

a

priest

maybe

t40歌词

pretty

young

thing

don’t

need

no

diamond

ring

i’ll

give

you

everything

i’ll

show

you

anything

just

shh!

just

shh!

don’t

say

a

word

歌词

pretty

young

thing

don’t

ne41Someusefulphraseinthesalespromotionletter aestheticappearance样式美观Agreeabletotaste味道鲜美Attractiveanddurable美观耐用Beautifulandcharming华丽臻美Brightluster色泽光滑Choicematerials选料考究Comfortableandeasy舒适惬意Courteousservice服务周到Someusefulphraseinthesale42UsefulPhrase Dramaticresults效果显著Elegantandgraceful典雅大方Exquisitecraftsmanship技艺精湛Fashionablepatterns花色入时Harmoniouscolors颜色协调Highlycompetitive竞争力强Lustrousandsoft光洁柔和Noveldesign款式新颖UsefulPhrase Dramaticresults43UsefulPhrase Reasonableprice价格合理Sophisticatedtechnologies技术成熟Superiorquality质量上乘Uniqueperformance性能绝伦Up-to-datestyle款式新颖Whatyoucanenjoyisaproductsof5yearsofintensiveresearchanddevelopment.UsefulPhrase Reasonableprice44UsefulPhrase Weareinexcellentpositiontosaveyourmoney.Ithastobeseentobebelieved.Ourmanysatisfiedusersareourbestadvertisement.Thismodelishighlypraisedandappreciatedbytheconsumerathomeandaboard.UsefulPhrase Weareinexcell45UsefulPhrase Pleaseletushaveinformationastothepricesandqualityofthegoodsand,ifpossible,attachyoursamplestothequotation.Wewillappreciateyourreplypromptly.Itwouldbehelpfulifyoucouldsendussamples.

UsefulPhrase Pleaseletusha46UsefulPhrasewethankyouforyouinquiryofMay2regardingthepurchaseofourbicycles.It’sapleasureforustoofferyouthegoodsasfollowing:WearepleasedtoofferyouourmostcompetitivepriceofUS$50perdozen.UsefulPhrasewethankyoufor47EnquireLetterEnquiryletter:TipsofwritinginquirylettersEarlyintheletter,identifythepurposetoobtainhelporinformation;identifywhoyouare,whatyouareworkingon,andwhyyouneedtherequestedinformation,andhowyoufoundoutabouttheindividual.Intheend,toexpressthatyouareeagertogetapromptreply.Intheletter,listquestionsorinformationneededinaclear,specific,andeasy-to-readformat.EnquireLetterEnquiryletter:48UsefulphraseWillyoupleaseanswerthefollowingquestionsaboutyourproducts?PleasesendusyourlowestpricesCIFC5%,statingtheearliestdateofshipment.Offerletter:theoffererputforwardtobuildtheS/Cbasedonsometermsandconditions:

UsefulphraseWillyoupleasea49OfferletterTipsforwritingofferletter:1.firmoffermeanstheoffereragreestothetermsandconditionswhichisofferedtotheofferee.Sowemusttakecareofitsterms.2.thecontentshouldbeclearly,clarified,completed,especiallyforthemainterms,suchasprice,quantity,shippingdate,etc.OfferletterTipsforwritingo50UsefulPhraseWeareabletoofferyouthegoodsatadiscountof4percentoffourrecentprice,butwecanonlyholdopenthisadvantageousofferforthreeweeks.Asthearticleisinheavydemand,wecankeepourofferfirmuntilDec.12Althoughdemandexceedssupplyatpresent,wequoteyouthemostfavorableprice,whichisthesameasthatofyourpreviousorders.UsefulPhraseWeareabletoof51UsefulPhraseItismostprobablethatthepriceswillrisestillmore,soitistoyourinteresttoplaceyourorderswithouttheleastday.IfwedonotreceiveanorderfromyoubyJune1,thisofferiswithdrawn.Webelievethatthequalityandthepricesofthegoodsweofferyoucomparefavorablywithanyothers,forthesameclassofgoods.UsefulPhraseItismostprobab52UsefulPhrasePleasedispatchtous12000pairsofsheepleatherglovesasperthetermsstatedinyourofferofMarch25.Pleaseforwardus50metrictonsoftomatoes,qualityofwhichmustbenolessinferiortoyoursamples.Wouldyoupleasetakespecialcareofthequalityandthepackageofthisorder?Theleathershouldbethesamequalityasthatusedinthesamples.Wewillordermoreifthefirstorderwithyouprovestobesatisfactory.UsefulPhrasePleasedispatcht53UsefulPhraseIfyoufailtodeliverytheorderwithinthespecifiedtime,we’llhavenoalternativebuttocanceltheorderandturntoothersuppliers.Thequalityofyourgoodsshallbestrictlyuptothesample.Anygoodsinferiortothesampleshallberejected.Pleaseconfirmreceiptofthisorderandstatetheearliesttimeandshipment.UsefulPhraseIfyoufailtode54Collectionletter英语催款信书写

1.Howtostartyourletter?

Youhavenotrespondedinanywaytoourrecentlettersaboutyourpastdueaccount.

Weremindyouoncemoreofyouropenaccountthatisnow_____daysbeyondour_____-dayterms.

Youraccountisstillunpaidinspiteofourcontinualremindersaskingforpaymentoranexplanationforyourdelay.

Weurgentlyrequestthatyouimmediatelypayyourbalanceof_____________,whichhasbeenoutstandingsince___________[date]despiteseveralnoticesfromus.

Collectionletter英语催款信书写

1.H55Collectionletter2.Howtowarntherecipientagainstfurtherdelay?

Youmustrealizethatwecannotaffordtocarrythisdebtonourbooksanylonger.

Anyfurtherdelayinpayingyourbalanceduecannotbeaccepted.

Youcannolongerdelaypaymentifyouwishtokeepyouraccountopen.

Ournextstepistotakelegalactiontocollectthemoneydueus.

Thisisunpleasantforbothofusandisdamagingtoyourcreditrating.

Collectionletter2.Howtowar56Collectionletter3.Howtospecifyyourdeadlineordemandimmediatepayment?

Wemustnowinsistthatyousendyoupaymentwithinthenextfivedays.

UnlessIreceiveyourremittancewithinthenextthreedays,ourattorneywillbeinstructedtostartproceedingstorecoverthedebt.

Ifwedonotreceiveremittancewithinfivedaysfromtheabovedate,wewillhavenochoicebuttopursueothercollectionprocedures.

AfterApril30,wewillhavenochoicebuttocancelyourcreditandturnyouraccountovertoacollectionagency.

Collectionletter3.Howtospe57Collectionletter4.Howtoendyourletter?

Welookforwardtoyourpromptpayment.

Yourimmediateresponseisnecessary.

Whetherornotwetakelegalactionisnowyourdecision.

Pleasemakeeveryefforttoensurethatwearenotforcedtotakethisdrasticaction.

Wemusthearfromyouatoncetoavoidfurtheraction.

II.SAMPLE

Collectionletter4.Howtoend58Collectionletter范文

Dear__________:

Iamafraidyourfailuretosettleyouraccount,whichisoverdueformorethansixmonths,willleaveuswithnoalternativebutresorttolegalproceedings.

Thisistonotifyyouthatunlesswereceiveyourcheckfor$7,550.50byJune30,wewillplaceyouraccountinthehandsofourattorneysforcollection.

Yourssincerely,

_____________[name]

_____________[title]

Collectionletter范文

Dear_____59Collectionletter掌握写作要领

1.Chooseafirmtoneforyourletter.

2.Remindtherecipientofyourpreviouscollectionletters.

3.Remindtherecipientofallthenecessarydetails:

Theamountowedbytherecipient

Thelengthoftimethebillhasbeenoverdue

Theadditionalamountoflatechargeifthereisany

lose.4.Telltherecipientwhatkindoflegalactionwillbetakenifthefinalcollectioneffortfails.

Collectionletter掌握写作要领

1.Cho60Collectionletter1.为你的信选择一个合适的语气。

2.提醒你的早先收款信的接受者。

3.提醒所有的必需细节的接受者。亏欠的数量时间的长度帐单已经是超储的由于款项拖欠给我方造成的损失

4.如果最后的收款努力失败，告诉领受的哪一类的法律制裁将会被采取。

Collectionletter1.为你的信选择一个合适61演讲完毕，谢谢观看！演讲完毕，谢谢观看！62

外贸商务函电第一讲主讲人：IvanHowe

外贸商务函电63商务函电什么是商务函电：商务函电，包括传真，电邮，信函等，是当今国际贸易交流中的主要载体，其主要目的就是为了传递商务信息。因此合格的函电必须是以简洁的语言、明晰的结构来表述完整的内容，同时，最好还要可以体现出成熟的业务思维。商务函电什么是商务函电：64商务函电的基本格式商务函电的基本格式：1.日期－Date2.收信人地址ReceiverAdd.3.称呼Salutation4.正文Body5.结束语ComplimentaryClose6.签名Signature商务函电的基本格式65一封标准的外贸函电

20May2000

DateLine日期

Kee&Co.,Ltd34RegentStreetLondon,UK

InsideAddress收信人地址

DearSirs:Salutation称呼

WehaveobtainedyournameandaddressfromDee&Co.Ltd,andwearewritingtoenquirewhetheryouwouldbewillingtoestablishbusinessrelationswithus.Wehavebeenimportersofshoesformanyyears.Atpresent,weareinterestedinextendingourrangeandwouldappreciateyourcataloguesandquotations.Ifyourpricesarecompetitivewewouldexpecttoplacevolumeordersonyou.Welookforwardtoyourearlyreply.

Body信文Yoursfaithfully

ComplimentaryClose客套结束语TonySmith

SignatureBlock签名栏

Enc.

EnclosureNotation附件说明一封标准的外贸函电20May2000

Date66

外贸函电书写基本原则-7CCourtesy礼貌Consideration体谅Completeness完整Clarity清楚Conciseness简洁Concreteness具体Correctness正确外贸函电书写基本原则-7CCourtesy礼貌67Courtesy礼貌一、Courtesy礼貌语言要有礼且谦虚，及时地回信也是礼貌的表现。例如：

Wehavereceivedwithmanythanksyourletterof20May,andwetakethepleasureofsendingyouourlatestcatalogue.Wewishtodrawyourattentiontoaspecialofferwhichwehavemadeinit.

Youwillbeparticularlyinterestedinaspecialofferonpage5ofthelatestcatalogueenclosed,whichyourequestedinyourletterof20May.Courtesy礼貌一、Courtesy礼貌68Consideration体谅二、Consideration体谅写信时要处处从对方的角度去考虑有什么需求，而不是从自身出发，语气上更尊重对方。例如：

“Youearn2percentdiscountwhenyoupaycash.Wewillsendyouthebrochurenextmonth.”就比“Weallow2percentdiscountforcashpayment.Wewon'tbeabletosendyouthebrochurethismonth.”要好。Consideration体谅二、Considerat69Completeness完整三、Completeness完整一封商业信函应概况了各项必需的事项，如邀请信应说明时间、地点等，确忌寄出含糊不清的信件。Completeness完整三、Completeness70Clarity清楚

四、Clarity清楚意思表达明确，要注意：（一）避免用词错误：

例如：AstothesteamerssailingfromHongKongtoSanFrancisco,wehavebimonthlydirectservices.

此处bimonthly有歧义：可以是twiceamonth或者oncetwomonth.故读信者就迷惑了，可以改写为：

1.WehavetwodirectsailingseverymonthfromHongKongtoSanFrancisco.

2.WehavesemimonthlydirectsailingfromHongKongtoSanFrancisco.

3.WehaveadirectsailingfromHongKongtoSanFrancisco.（二）注意词语所放的位置：

例如：

1.Weshallbeabletosupply10casesoftheitemonly.

2.Weshallbeabletosupply10casesonlyoftheitem.

前者则有两种商品以上的含义。（三）注意句子的结构：

例如：

1.Wesentyou5samplesyesterdayofthegoodswhichyourequestedinyourletterofMay20byair.

2.Wesentyou,byair,5samplesofthegoodswhichyourequestedinyourletterofMay20.Clarity清楚

四、Clarity清楚71Conciseness简洁

五、Conciseness简洁（一）避免废话连篇：

例如：

1.Wewishtoacknowledgereceiptofyourletter...可改为：Weappreciateyourletter...

2.Enclosedherewithpleasefindtwocopiesof...可改为:Weenclosetwocopiesof...（二）避免不必要的重复：（三）短句、单词的运用：

Enclosedherewith>enclosed

atthistime>now

duetothefactthat>because

adraftintheamountof$1000>adraftfor$1000Conciseness简洁

五、Conciseness72Concreteness具体六、Concreteness具体Concreteness具体六、Concreteness73正确Correctness七、Correctness正确正确Correctness七、Correctness正74如何些好一封开发信

一笔定单的开始往往始于出口商主动向潜在客户发信建立业务关系，而这个建立关系的开发函，可以包括如下内容：一、说明客户信息来源，即如何取得对方的资料二、言明去函目的三、公司概述四、产品介绍五、激励性结尾

如何些好一封开发信

一笔定单的开始往往始于出口商主动向潜在75一、客户信息来源说明客户信息来源，即如何取得对方的资料。作为贸易商，可以通过驻外使馆商务参赞处、商会、商务办事处、银行、第三家公司的介绍，或者在企业名录、各种传媒广告、网络上寻得客户资料；也可以在交易会、展览会上结识；甚至是在进行市场调查时获悉。一、客户信息来源说明客户信息来源，即如何取得对方的资料。76信息来源因此我们可以如下方式来表明客户信息的来源：

1）WelearnedfromtheCommercialCounselor'sOfficeofourEmbassyinyourcountrythatyouareinterestedinChinesehandicraft.

2）Mr.Bowins,HeadofArcoliteElectricAGhasrecommendedyoutousasaleadingimporterinKoreaoflightweightbatteriesforvehicles.

3）WehaveobtainedyournameandaddressfromtheInternet.

4）OurmarketsurveyshowedthatyouarethelargestimporterofcasesandbagsinEgypt.

5）YourfirmhasbeenrecommendedtousbyMr.JohnSmithaslargeexportersofWoolenGoodsandweareinterestedinhandlingthesearticlesinourmarket.

信息来源因此我们可以如下方式来表明客户信息的来源：

1）77二、去函目的

一般来说，我们给客户写信，总是以开发业务，建立市场，拓宽产品销路为目的。二、去函目的一般来说，我们给客户写信，总是以开发业务，建立78去函目的表达方式：

1）InordertoexpandourproductsintoSouthAmerica,wearewritingtoyoutoseekcooperatepossibilities.

2）Wearewritingtoyoutoestablishlong-termtraderelationswithyou.

3）Wewishtoexpressourdesiretoenterintobusinessrelationshipwithyou.

4）Weavailourselvesofthisopportunitytoapproach

youfortheestablishmentoftraderelationswithyou.

去函目的表达方式：

1）Inordertoexpa79公司概述 我这里所说的本公司介绍，包括对公司性质、业务范围、宗旨等基本情况的介绍，以及对公司某些相对优势的介绍，比如：技术专业、经验丰富、供货渠道稳定、有广泛的销售网等。公司概述 我这里所说的本公司介绍，包括对公司性质、业务范围、80公司概述我们可以用英文如下表达：

1）Wearealeadingcompanywithmanyyears'experienceinGFCIexportbusiness.

2）Weenjoyagoodreputationinternationallyinthecircle/lineofelectrics.

3）Wehaveourprincipleas"Clients'needscomefirst".

4）Acrediblesalesnetworkhasbeensetupandwehaveourregularclientsfromover100countriesandregionsworldwide.

5）LocatedinShanghai,wetaketheadvantagetosetupoursolidifiedproductionbasisincoastedandinlandareas.

公司概述我们可以用英文如下表达：

1）Wearea81产品介绍这一部分最重要，一定花心思去写。如果我们已经知道客户有明确的需求，比如需要某个型号的GFCI，那么我们会该产品进行具体的推荐性介绍，就是针对客户需求的特定介绍；如果我们只拿到客户的名片，不太清楚客户的需求，那么我们就把公司经营产品的整体情况，如质量标准，价格水平，打样速度、交货速度等作为笼统的介绍。

当然附上目录，CATALOGUE，报价单或者另寄样品供客户选择也是经常采取的做法。

但是在第一封开发信中最好不要带任何附件。产品介绍这一部分最重要，一定花心思去写。如果我们已经知道客户82产品介绍1）Art.No.102isournewlylaunchedonewithsuperbquality,fashionabledesign,andcompetitiveprice.

2）Wehaveagoodvarietyofcolorsandsizestomeetwithdifferentneeds.

3）OurproductsareenjoyingpopularityinAsianmarkets

4）Togiveyouageneralideaofourproducts,weareenclosingourcatalogueforyourreference.

产品介绍1）Art.No.102isournewly83激励性结尾 一般我们在开发信的末尾会写上一两句希望对方给与回应或者劝客户立刻采取行动的语句。激励性结尾 一般我们在开发信的末尾会写上一两句希望对方给与回84激励性结尾1）Yourcommentsonourproductsoranyinformationonyourmarketdemandwillbereallyappreciated.

2）Wearelookingforwardtoyourspecific/detailedinquiries.

激励性结尾1）Yourcommentsonourp85附录最后：任何可以打动客户的特殊东西都可以随信而发或者随样品而寄。

比如你在展览会上和客户拍的合照，可以随信而发，既可以提醒客户你是谁，让客户一下子就记住你，也可以更加表达你和客户的友好关系。

比如客户平常随意说出的某张一直在寻找的CD或者DVD，或者客户一直在找的一本书等等，你可以随着寄样品时一起寄出，让客户知道你一直关心着他们，你的SERVICE一直是最优秀的，你会在做生意的过程中关注任何需要注意的地方，会让客户更加放心你的做事态度。附录最后：任何可以打动客户的特殊东西都可以随信而发或者随样品86开发信范本DearSirs,

Weowe

yournameandaddressto(把***归功于)theCommercial

Counselor’sOfficeoftheSwedishEmbassyinBeijingwhohaveinformedusthatyouareinthemarketfor（想要购买）Textiles.

Weavailourselvesof（利用）thisopportunitytoapproach

（与***接洽）youfortheestablishmentoftraderelationswithyou.

Weareastate-operatedcorporation,handling（经营）boththeimportandexportofTextiles.Inordertoacquaintyouwith（使某人了解）ourbusinesslines（行业）,weencloseacopyofourExportListcoveringthemainitemssuppliableatpresent.

Shouldanyoftheitemsbeofinterestto（有兴趣）you,pleaseletmeknow.Weshallbegladtogiveyouourlowestquotationsuponreceiptofyourdetailedrequirements.

Inourtradewithmerchantsofvariouscountries,wealwaysadheretotheprincipleofequalityandmutualbenefit.Itisourhopetopromote,byjointefforts,bothtradeandfriendshiptoourmutualadvantage.（对双方都有利的贸易和友谊）

Welookforwardtoreceivingyourenquiriessoon.

Yoursfaithfully,

Encl.开发信范本DearSirs,

Weowe

your87例文例文88外贸邮件的写作小技巧 1.一定要用可以区分你的公司和部门的专用企业邮箱,免费邮件地址（免费邮箱）=

失去许多订单！

外贸邮件的写作小技巧 1.一定要用可以区分你的公司和部门的专89使用企业邮箱像yahoo,hotmail,等提供的免费邮箱,客人们不太相信此类信箱.当你用这种免费邮箱给进口商发推广信时，对方心里的第一个问题就是：这算是正式的发盘吗？这个人是不是想骗我？

使用企业邮箱像yahoo,hotmail,等提90使用企业邮箱用一个yahoo或者hotmail的免费邮箱，就好比用一部投币式的公用电话作为你公司的业务电话，就等于对客人说：“我们公司不太正规，没有电话，如果你打我们电话，我们会尽量跑出去办公室附近的投币公用电话去接！”

免费邮箱带来不了好消息。

使用企业邮箱用一个yahoo或者hotmail的免91使用企业邮箱不使用免费邮箱的众多理由中的另外一条就是安全性。客人的邮件中经常会有意无意地夹带些商业机密，这当中可能包含信用卡信息、银行账户信息以及绝密的公司信息。如果这些信息被发给一个专有的企业邮箱，比如info@，则经由客人的电脑到他们的网络服务提供商，再到你公司的网络服务提供商，最后到达你的电脑，信息被人窃取的可能性就被降低了。使用企业邮箱不使用免费邮箱的众多理由中的另外一条就是安92不要全用大写的字母写邮件不要全用大写的字母写邮件，这让人感觉你在大叫或者在吼，还很粗暴。不要全用大写的字母写邮件不要全用大写的字母写邮件，这让人感93不要用缩写这是懒惰的表现。客人不喜欢和懒人做生意。他们会想：出口商居然懒到用

B.Rgds

代替

Best

Regards,

那么他们肯定也会懒得去做一个好产品。不要用缩写这是懒惰的表现。客人不喜欢和懒人做生意。他们会想94字体邮件中不要出现彩色字和艺术字，这是幼稚和不专业的表现，通篇用一个字号和黑色。

字体邮件中不要出现彩色字和艺术字，这是幼稚和不专业的表现，通95背景不要用黑色背景（黑底白字），这同样是不专业的表现，而且阅读起来很困难，坚持用白底黑字

背景不要用黑色背景（黑底白字），这同样是不专业的表现，而且阅96结束，谢谢大家！结束，谢谢大家！97PrettyYoungThingPrettyYoungThing-Lene，张涵韵翻唱的《酸酸甜甜就是我》的英文原曲《Barbiegirl》、《DoctorJones》、《MyOhMy》等歌曲，是挪威Aqua乐队的歌。2001年Aqua乐队解散后，女主唱Lene选择了单飞。这首《PrettyYoungThing》选自她2003年专辑《PlayWithMe》，张涵韵翻唱的《酸酸甜甜就是我》的英文原曲。PrettyYoungThingPrettyYoung98歌词：i

wanna

bruise

your

lips

with

a

tend