会计电算化：2-1账套管理

PAGE第二章系统管理及基础设置学习目标：1．掌握系统管理的主要操作内容，包括新建账套、修改账套、删除账套、操作员及权限设置、年度账管理、账套数据备份及恢复等。2．掌握基础档案设置依据及各种基础档案的设置方法，包括部门设置、职员设置、往来单位设置、会计科目设置、项目档案设置、凭证类别设置及结算方式设置等。第一节账套管理账套简单的来说就是企业单位的一套账，建立账套也就意味着明确了财务软件使用的会计主体。用友ERP-U8软件中，账套管理主要包括新建账套、修改账套、删除账套、年度账管理等内容。所有这些功能都通过用友ERP-U8财务软件的“系统管理”模块来实现。一、新建账套企业应用用友ERP-U8财务软件之始，首先需要在系统中建立企业的基本信息、核算方法、编码规则等，称之为建账，然后在此基础上才能启用用友ERP-U8财务软件的各个子系统，进行日常业务处理。示例2-1：建立宏远公司账套，账套号：111；账套名称：宏远公司；账套路径：D:\U8SOFT\Admin；启用会计期：2006年01月；会计期间设置采用系统默认设置。单位名称：北京市宏远科技有限公司；单位简称：宏远公司；单位地址：北京市西单玉石井胡同11号；法人代表：周华建；邮政编码：310018；联系电话与传真电子邮件：bjhykj@126.com；税号：398765421012345。本币代码：RMB；本币名称：人民币；企业类型：工业；行业性质：新会计制度科目；账套主管：demo；按行业预置科目打“√”。存货、客户、供应商均分类核算；有外币业务。科目编码级次：4-2-2-2-2；客户及供应商分类编码级次：2-2-3；其余分类编码及数据精度均采用系统默认值。操作步骤：第一步，注册系统管理。在〖开始〗菜单中选择“程序/用友ERP-U8/系统服务/系统管理”，界面如图2-1所示。单击“系统/注册”，以系统管理员(admin)进入，首次进入密码为空，单击〖确定〗。在系统管理界面单击“账套/建立”，在账套信息页面依次输入账套号、账套名称、账套路径、启用会计期等账套信息，界面如图2-2所示。输入完成后，单击〖下一步〗按钮，进入单位信息的设置。图2-1注册系统管理友情提示：1．系统管理员(admin)和账套主管都可以进入“系统管理”模块，但两者能操作的内容不一样。以系统管理员身份进入，可以进行账套的建立、引入和输出，设置用户、角色和功能级权限，设置备份计划，监控系统运行过程，清除异常任务等；以账套主管身份进入，可以对所管理的账套进行修改、可以对年度账进行管理(包括创建、引入、输出以及各个子系统的年末结转)，以及该账套操作员功能级权限的设置。2．系统管理员(Admin)和账套主管看到的系统管理登录界面是有差异的。系统管理员登录界面包括：服务器、操作员、密码三项，而账套主管登录界面则包括：服务器、操作员、密码、账套、会计年度、操作日期六项。图2-2新建账套--账套信息第二步，输入单位信息。包括单位名称、单位简称、单位地址、法人代表、联系电话等信息，如图2-3所示。输入完成后，单击〖下一步〗按钮，进入核算类型的设置；单击〖上一步〗返回上一步设置；若单击〖放弃〗按钮则取消此次建账操作。图2-3新建账套--单位信息第三步，输入核算类型。包括本币代码、本币名称、企业类型、行业性质、账套主管，按行业性质预置科目等信息，如图2-4所示。输入完成后，单击〖下一步〗按钮，进入第四步设置；单击〖上一步〗返回上一步设置；若单击〖放弃〗按钮则取消此次建账操作。图2-4新建账套—核算类型主要栏目说明：1．本币代码：用来输入新建账套所用的本位币的代码。2．本币名称：用来输入新建账套所用的本位币的名称。3．企业类型：用户必须从下拉框中选择输入。系统提供了工业、商业两种类型。4．行业性质：用户必须从下拉框中选择输入本单位所属的行业性质，这为下一步是否“按行业预置科目”确定了会计科目的类型范围，并且系统会根据企业所选的行业性质而设置相应行业的特定方法和报表。5．账套主管：用来输入新建账套账套主管的姓名，用户必须从下拉框中选择输入。6．按行业预置科目：如果用户希望在总账系统预置所属行业的标准会计科目，则将此栏目前打“√”，否则不必打“√”。友情提示：新建账套时，用友ERP-U8系统默认的账套主管有三个：DEMO、SYSTEM和UFSOFT。用户可根据需要进行选择，其相应的初始密码分别为：demo、SYSTEM和UFSOFT。第四步：输入基础信息。选择企业是否有外币核算业务，并确定是否对存货、客户和供应商进行分类管理，如图2-5所示。输入完成后，单击〖完成〗按钮，系统提示“可以创建账套了么？”，单击〖是〗完成上述信息设置，并进入下一步设置；单击〖上一步〗返回上一步设置；若单击〖放弃〗按钮则取消此次建账操作。图2-5新建账套—基础信息主要栏目说明：1．存货是否分类：如果单位的存货较多，且类别繁多，可以选择对存货进行分类管理；如果单位的存货较少且类别单一，可以不进行存货分类，视企业具体情况而定。如果选择了存货要分类管理，则在进行基础信息设置时，必须先设置存货分类，然后才能设置存货档案。2．客户是否分类：如果单位的客户较多，可以选择对客户进行分类管理，否则可以不分类。如果选择了客户分类，则在进行基础信息设置时，必须先设置客户分类，然后才能设置客户档案。3．供应商是否分类：如果单位的供应商较多，可以选择对供应商进行分类管理，否则可以不分类。如果选择了供应商分类，则在进行基础信息设置时，必须先设置供应商分类，然后才能设置供应商档案。4．是否有外币核算：如果单位有外币业务，需要选择此选项。第五步：设置分类编码方案。为了便于用户进行分级核算、统计、管理及提高工作的效率，本系统可以对基础数据的编码进行分级设置，可进行分级设置的内容包括：科目编码级次、客户权限组级次、客户分类编码级次、部门编码级次、地区编码级次、存货权限组级次、存货分类编码级次、货位编码级次、收发类别编码级次、结算方式编码级次、供应商权限组级次、供应商分类编码级次等，如图2-6所示。输入完成后，单击〖确认〗按钮进入下一步操作。图2-6创建账套—分类编码方案第六步：数据精度定义。由于各用户对单价的核算精度要求不一致，为了适应各用户企业的不同需求，本系统提供了自定义数据精度的功能。在系统管理部分需要设置的数据精度主要有：存货数量小数位、存货单价小数位、开票单价小数位、件数小数位、换算率小数位和税率小数位。各栏位只能输入0-6之间的整数，系统默认值为2，企业可以根据自己的需要进行设置。如图2-7所示。输入完成后，单击〖确认〗按钮系统弹出“创建账套成功”的对话框，并询问“是否进行系统启用”的设置，单击〖是〗进入系统启用设置，企业可根据需要进行各系统的启用，如图2-8所示。图2-7创建账套—数据精度定义图2-8系统启用友情提示：1．分类编码方案、数据精度定义及系统启用可以不在系统管理模块进行设置，之后在企业门户中的基础信息中也可以进行设置。2．系统启用后，当对该被启用的系统已进行过操作以后，系统启用日期是不可以进行修改的。二、修改账套当系统管理员(admin)完成新账套的建立并设置了账套主管后，在未使用相关信息的基础上，可能需要对某些信息进行调整，以便真实准确的反映企业的相关内容时，可以对账套的一些信息进行修改。操作要点：以账套主管(demo)的身份进行注册，选择相应的账套进入“系统管理”界面。选择“账套/修改”，进入修改账套功能。根据提示对允许进行修改的内容进行修改。友情提示：1．只有账套主管才有权限修改相应的账套信息。新建账套在没有设置操作员之前，可以用默认的账套主管进入系统管理界面进行账套信息的修改。系统默认的账套主管有demo、SYSTEM、UFSOFT。企业在新建账套时已在demo、SYSTEM和UFSOFT之间进行了相应的选择。2．可以进行修改的账套信息包括：账套信息中的账套名称、所有的单位信息；账套启用后，核算信息和基础设置信息不允许修改；对于分类设置信息和数据精度信息，在未使用的前提下可以修改全部内容。三、删除账套系统管理员执行账套输出功能时，在“账套输出”界面选择好账套号后，把“删除当前输出账套”复选框前打“√”，系统进行数据备份后，弹出询问对话框：“真要删除该账套吗？”，单击〖是〗，系统即将该账套删除。如图2－9所示。图2-9账套输出并删除账套友情提示：只有系统管理员(admin)才有权限进行删除账套功能。四、年度账管理用友财务软件中，用户不仅可以建多个账套，且每一个账套中可以存放不同年度的会计数据。同一账套不同年度的会计数据是通过建立各个年度的年度数据库，独立存放于以会计年度命名的文件夹中，以便于运用历史数据进行查询和比较分析。年度账管理包括年度账的建立、清空年度数据、输出和引入年度账及结转上年数据等功能。(一)建立年度账年度账的建立是在已有上年度账套的基础上，通过年度账的建立，在每个会计期间结束时自动将上个年度账的基本档案信息结转到新的年度账中。对于上年余额等信息则需要在年度账结转操作完成后，由上年自动转入下年的新年度账中。示例2-2：建立北京宏远科技有限公司111账套2007年度账。操作要点：以账套主管的身份注册，选定需要建立新年度账的111账套和2006年，进入“系统管理”界面。在系统管理界面单击“年度账/建立”，进入建立年度账的功能，如图2-10所示。建立年度账界面中有两个栏目“账套”和“会计年度”，均为系统默认，不能修改。“账套”栏自动显示的是用户注册进入时所选的账套，“会计年度”栏自动显示的是当前会计年度的下一个年度。点击〖确认〗按钮，系统询问：“确认建立[2007]年度账吗？”，选择“是”，系统开始建立年度账，完成后提示：“建立年度：[2007]成功。”图2-10建立年度账(二)清空年度数据有时，用户会发现某年度账中错误太多，或不希望将上年度的余额或其他信息全部转到下一年度，这时候，便可使用清空年度数据的功能。“清空”并不是指将年度账的数据全部清空，而还是要保留一些信息的，主要有：基础信息、系统预置的科目报表等。保留这些信息主要是为了方便用户使用清空后的年度账重新做账。示例2-3：将北京宏远科技有限公司111账套2006的年度账清空。操作步骤：1.以账套主管的身份注册进入“系统管理”，单击“年度账/清空年度数据”，打开“清空年度数据库”对话框，如图2-11所示。图2-11清空年度数据2.从“会计年度”下拉列表中选择要清空的年度账的年度(2006)，单击〖确定〗按钮，系统弹出一窗口，要求用户再度进行确认，确认无误后系统进行清空年度数据操作。友情提示：清空年度账数据前一定要将数据先备份到其他存储介质，然后再进行操作。(三)引入和输出年度账输出年度账是将账套某一年度的数据备份到存储介质上的过程，目的是防止意外的发生而导致对账套数据的安全性造成影响。企业应定期将年度账的数据备份到不同的存储介质上。引入年度账是将存储到外部介质上的账套年度数据恢复到系统中的过程。引入年度账一方面有利于恢复系统内数据到输出前状态，另一方面有利于集团公司的操作(子公司的账套数据可以定期被引入母公司系统中，以便进行有关账套数据的分析和合并工作)。操作要点：以账套主管的身份注册进入“系统管理”，单击“年度账/输出”，弹出“输出年度数据”对话框，选择年度后，单击〖确认〗按钮，系统开始输出年度账直至完成，(四)结转上年数据按照会计核算的持续经营假设，企业的