工程档案管理规定

工程档案管理规定（一）、档案资料管理基本要求：各参建单位（监理单位、总包单位、各分包单位）均应设专门的档案员，负责本项目所有往来函件的收、发及存档工作，工作往来函件原则上只通过档案员进行传递，所有往来函件必须进行签字确认。档案员自至项目通过竣工验收和进行工程结算之后方可退场，档案员不能同进兼任几个项目部或工地。工程往来函件凡建设方提供固定格式的，各参建单位统一按建设方提供的格式进行文件传递；无固定格式的提交文件的格式给建设方进行备案。工程参建单位的档案员必须按文件的种类进行整理、编号，并做好存档工作，对因自身档案管理缺陷造成的档案资料的缺失而影响本单位进行工程签证、工程结算或其他工作的，由责任方自行承担责任，甲方不再另行补发。建设方发出的书面指令，一般发给监理单位。如果需要转发施工单位，由监理根据建设方指令中注明的抄送单位进行抄送，监理单位须于次日将文件发送情况回复给甲方。施工单位的文件（一式两份）主送监理单位，由监理单位转送建设方工程部。所有监理单位与施工单位之间的往来函件必须抄送建设方工程项目部。（二）、工程档案资料管理要求：工程档案资料必须与工程同步进行，监理单位除做好自身档案资料的整理及编制外，还要及时把控各承建单位的工程档案资料，并将工程档案资料的整理情况每周向建设方汇报，建设方于每月20日前将对施工单位及监理单位的档案资料进行检查，并进行通报，作为各施工单位考核的依据。如工程档案资料整理不及时或不符合要求的，监理单位不得在《工程申请款》单上签字，建设方将停止支付本次工程款，直至整改完成。对于进场的施工材料，材料的材质证明资料必须齐全，并进行监理报验，施工单位必须严格按照市质量监督站及城市城建档案馆的要求对必须进行见证取样的材料送审复试，监理单位做好见证取样及把控工作。对必须进行见证取样，送审复试的材料，监理单位须列出详细的清单，并按此清单对每一种材料进行见证取样工作，以保证工程材料的材质证明资料满足市、区质量监督站及市城建档案馆的要求。工程档案资料的及时性、完整性、真实性将作为对施工单位考核的依据之一。施工过程竣工图的绘制必须与工程进度同步进行。工程竣工图的绘制应结合工程进度按阶段进行，由施工单位项目经理部技术人员负责结合工程实体及设计变更（技术洽商），及时在竣工蓝图上进行绘制。项目监理机构监理人员每周定期检查，工程部专业工程师每月定期检查。监理单位审查竣工图绘制是否真实完全反映了工程实体的状况，是否将设计变更（技术洽商）内容反映竣工图中，如果出现不真实的情况，必须跟踪监督整改直至完善后并签认。经监理单位审查、签认后的竣工图，报建设单位工程部专业工程师审查。如竣工图绘制未真实完全反映了工程实体的状况，未将设计变更（技术洽商）内容反映竣工图中，必须返回施工单位重新绘制，直至完善后才能予以签认。总承包单位对各分包单位的工程档案资料具有管理权，监理单位全面负责，竣工验收档案资料的汇总由监理单位进行组织，总承包单位进行汇总工作。竣工档案编制必须满足《XX省建筑工程项目监理管理档案编制办法》、《XX省房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收备案管理实施细则》、《XX市城市建设档案管理办法》、《建设工程文件归档整理规范》、《XX市建设工程电子文件与电子档案管理办法（暂行）》等国家、地方法律、法规、行业标准。在竣工验收前，所有竣工资料（含竣工图）必须经过工程质量监督部门及市城建档案馆的档案专项验收。如不能按要求完成档案资料的验收的，建设方不予办理竣工结算工作。（三）、档案移交（包括项目中的所有工程档案、监理档案）依据原施工图和各种变更文件、函件编制真实、规范的竣工图。各档案必须按立卷要求分类别、分目录装订成册（向市档案馆移交的一档可以不装订）见《XX省工程档案编制办法》、《城市建设档案案卷质量规定》、《建设工程文件归档整理规范》。在工程验收前向市档案馆移交的部分必须经政府档案部门初验合格。不向市档案馆移交的部分必须经质检站验收合格。各施工档案一级审核为监理单位，二级审核为市或区建设工程质量监督站、市档案馆或业主主管部门。监理档案由业主审核合格后方可向市档案馆移交审核。各承建单位、监理单位的竣工档案必须在竣工验收前一个月内整理合格并满足市、区建设工程质量监督站、市城建档案馆的要求，并具备移交条件，如不能满足以上各部门交档要求的，视情节罚款5000-20000元,并承担由此造成的一切损失。竣工验收后各监理及承建单位须提供三套完整的档案资料（包括影像资料）给建设方，一档移交XX市城建档案（按XX市城建档案馆归档要求），二、三档移交XXXX房地产开发有限公司档案室（按要求装订成册）。移交XX公司档案室的竣工档案为二档、三档，按规定装订成册，并制作电子目录，对页码进行编号，若竣工档案内有复印件的，须加盖责任单位公章；竣工图须按《XX省工程档案编制办法》竣工图编制的要求进行，按专业装订成册。（四）、备案制档案管理要求工程验收备案必须在工程竣工验收合格后15日内办理，施工单位、监理单位、设计单位、勘察单位、建设单位必须按《XX省房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收备案管理实施细则》严格进行。《工程竣工验收报告》必须在甲方组织的工程竣工验收的同时进行，由监理单位协助填写整理，各相关部门及时协助进行。（一式五份，建设方保留三份）《地基及处理验收文件》、《主体结构验收评定记录》、《地基与基础结构验收评定记录》、施工单位签署的《工程竣工报告》、施工单位签署的《工程质量保修书》一式五份，建设方保留三份，此部分由单位工程主承包人整理填写，在工程竣工验收合格后10日内合格地报到甲方。监理单位签署的《工程质量评估报告》一式五份，建设方保留三份，此部分由监理单位整理填写，在工程竣工验收合格后10日内合格地报到建设方。《勘察、设计单位签署的质量检查报告》一式五份，建设方保留三份，在工程竣工验收合格后10日内，甲方办理结束。《电梯准用证》、《变压器准用证》等必须提供的其他文件在使用验收后提供给甲方。工程各项备案监督报表在施工过程中由施工单