公司前台文员工作规范手册

前台工作规范手册一、职位概要：做好公司日常行政事务工作,保证公司信息通讯顺畅，提升公司形象。二、工作职责:总机电话的转接;来访客人登记接待，并通报相关部门；传真、快递、邮件、报刊接收和分发;协助来访人员使用复印机、传真机;维护前台区、会议室、行政办公室办环境整洁;更新和管理员工电话号码等联系方式;每日报纸的整理,公司宣传册的补充；接待用宣传品、鲜花、水果、矿泉水的申购与摆放；完成领导交办的其他工作.三、任职要求:仪表大方,富有亲和力;普通话标准,声音甜美;熟练使用复印机，传真机．四、仪容仪表规定:上班时间须穿着公司统一发放的工作服,工作服要保持整洁;上班时化淡妆，需使用口红、眼影、睫毛膏、粉底;香水应以淡雅为主，不可过于浓烈;保持头发整齐、光泽，勤洗头;不得佩戴款式夸张的首饰、挂饰、耳饰;头帘不得盖住眼睛。不留奇异发型;上班前不得吃异味食品,保持口腔清洁，口气清新;保持手部干净。指甲不得超过指头两毫米,指甲内不得残留污物；禁止穿拖鞋，穿皮鞋时应穿袜(无花纹丝袜,袜口不外露)。上班前应注意检查一下自己的仪表是否得当.上班时间,进入会议室前重新整理服装。不得穿羽绒服进入会议室.五、工作纪律规定:每天值班人员７:30到岗,其他人员７:5０到岗。下班后值班人员值班至2１:０0,关闭全楼空调，灯光后离开;因工作性质,不可随意离开岗位,离岗前须有人代岗后方可离开;就坐时姿态要端正，入坐时要轻缓,上身要笔直,腰部挺起,目光平视，面带微笑。不允许有:在椅上前俯后仰摇腿跷脚；双手抱于胸前；跷二郎腿或半躺半坐;趴在工作桌上;晃动桌椅；玩手机；脱鞋;伸懒腰；哼小调；打哈欠\嬉戏打闹等行为。交谈中不讲粗言恶语，使用歧视或侮辱性的语言，不得以任何借口顶撞讽刺客人。六、常用礼貌用语:礼貌语：您好、请、谢谢、再见道歉语:对不起、打忧了、请原谅征询语:请问我能为您做什么吗？您还有别的事吗?请您……好吗?三声服务:来有迎声，问有答声,走有送声七、工作行为规范：1、电话接听听到铃响,至少在第三声铃内接听；接听电话后先问候,并自报公司名．标准语如下:“您好，这里是嘉寓股份!”对方讲述时仔细聆听并记录要点,迅速判断他有何需求?咨询业务先生（小姐）,关于这方面的业务,让我们公司市场部高经理为解答,她可以全面、专业地解释您所想了解的问题,我把电话转过去，请稍等。推销产品与本公司关联的业务则转接相关部门相关人员；无关联业务,则直接回答：先生/小姐，我们公司暂时没有这方面的需要，请您联系其他公司吧,谢谢!找人先生/小姐,您找的Ｘ先生/小姐名字叫什么?您跟他/她预约了吗？请您稍等。注:=1\*GＢ3①不指明的电话,判断自己不能处理时,马上把电话转给能处理的人;＝２＼＊GB3②通话简明扼要，不应长时间占线。＝３＼＊GB３③结束时应说“谢谢!”,礼貌道别,待对方切断电话,再放下听筒；=４\*GB3④所有员工的手机号码不得外泄;主管级以上人员的固话号码、手机号码不得外泄;＝5\*ＧB3⑤每月更新一次员工电话联系一览表,及时掌握员工最新电话号码;２、客户来访客户考察需提前准备会议室.根据双方人数摆放茶杯、桌签。根据《客户考察通知单》摆放宣传品、鲜花、水果。客户或来访者进门,前台马上起身接待,并致以问候。客户落座后,添加茶水。并保持每1０—15分钟添加一次茶水。临时性到访,电话联系公司相关人员,询问是否接待.若接待,需引导客人前往接待地点。注：=1＼＊GB3①服务过程中实行“微笑服务”,须始终面带微笑,热情主动为用户服务.=2\*GＢ3②如相关人员抽不开身回应,则安抚客户或来访者稍等,退出;=3\＊GB３③在没有公司员工陪同的情况下,不得允许访客自行进入办公区;=4\*GＢ３④客户离去时,应面带微笑道别．３、快递邮包接收快递邮包在到达30分钟内通知收件人;发票签收须慎重，严防丢失；5、接待用品管控每月最后一日盘点各类接待用品数量，统计当月使用量;鲜花、水果、茶叶、矿泉水缺少时,须提前通知总裁办购买。宣传品缺少时,须提前通知市场部品牌组购买;6、办公室管理每天下班后关闭办公室空调、电脑、照明，锁好门窗;下班后填写《工作交接表》