会议的组织课件

会议的组织和管理2009年11月会议的组织和管理1一、会议概述二、会前准备三、会务实施四、会后总结和决算五、中小型会议的会务管理目录一、会议概述目录2会议是什么会议是一种围绕特定目标而开展的、组织有序的、以口头交流为主要方式的群体性活动。会议概述

会议是什么会议是一种围绕特定目标而开展的、组织有序的、以口头3会议活动的基本要素主办者与会者会议议题会议的结果会议的时间会议的地点会议的方式会议活动的基本要素主办者4会前准备策划案的内容成立会务组

会场勘察

起草协议

会务分工制定会议费预算会前准备策划案的内容5会务工作是围绕会议的内容、形式进行的目的、主题、时间、参会人员（类型、人数）、地点、会议日程、议程、人员分工、各项工作负责人、各项活动的推进时间等策划案的内容会务工作是围绕会议的内容、形式进行的策划案的内容6会务工作要保证策划案的顺利实现会务工作要保证策划案7组织落实，成立会务组组织落实，成立会务组8会场勘察会场院勘察俗称“踩点”是会前必须要做的基础性工作会场勘察会场院勘察俗称“踩点”9原则勘察原则：会务工作为会议内容服务以策划案为依据，方便操作、节约资金，保证会议顺利进行原则勘察原则：10

注意事项会场方面宾馆的软硬件注意事项会场方面11

注意事项餐饮方面租车问题价格问题注意事项12起草协议的内容和注意事项《协议》是会务组与宾馆合作的基础和标准，要细致、全面、对等、漏洞。起草协议的内容和注意事项《协议》是会务组与131、

会议日期2、

住房标准及费用3、

场地安排及费用内容涉及1、会议日期内容涉及144、

餐饮及费用5、

甲方对乙方的规定6、

乙方对甲方的规定7、

结算等内容涉及4、餐饮及费用内容涉及15实施组的分工实施组的分工16案例：2000年代理会邀请信内容：1、前言2、会议日程3、注意事项4、入住宾馆地点及电话5、回执案例：2000年代理会17工作认真负责、细心、耐心

沟通协调能力强

任劳任怨能连续作战

服从分配协作意识好

原则性强

应变能力强对会务人员的要求工作认真负责、细心、耐心对会务人员的要求18会议费预算的制定必须注意的问题年初有预算；全面、精细、节约；距开会日期前两周，做出预算送审批；

会议费预算的制定必须注意的问题年初有预算；19会议费预算的制定必须注意的问题

距开会日期前一周，务必汇出所需款项；提前行文，写明规则。

会议费预算的制定必须注意的问题20会务的实施会务组：出发时间及工作内容

签到注意事项

会议期间的工作会议结束的工作会务的会务组：出发时21会务组的工作提前两天出发

熟悉环境检查工作

熟悉各自接口人

购物及准备工作

开预备会会务组的工作提前两天出发22

注意事项关键点：住房钥匙签到台住房分配其它注意事项关键点：住房钥匙23开会期间的工作

与餐厅的联系

与会场的联系

与服务台的联系

与客房部的联系

处理突发事件开会期间的工作与餐厅的联系24会议结束的工作1退房；整理物品；结帐；回收问卷。会议结束的工作25总结经验教训，表彰先进会后的总结和决算案例：汇款、99年总结、公务人员考核标准总结经验教训，表彰先进会后的总结和决算案例：汇款、99年总结26统计分析参会情况会后的总结和决算案例：2000年代理会分析统计分析参会情况会后的总结和决算案例：2000年代理会分析27会议费的报销、决算和分摊会后的总结和决算案例：99决算会议费的报销、决算和会后的总结和决算案例：99决算28中小型会议的会务实施会务工作程序会议准备检查表会议主持人自我检查表中小型会议的会务实施会务工作程序29其它《会务指南》《会场安排一览表》《各会场布置要求一览表》其它《会务指南》30谢谢大家谢谢大家31演讲完毕，谢谢观看！演讲完毕，谢谢观看！32会议的组织和管理2009年11月会议的组织和管理33一、会议概述二、会前准备三、会务实施四、会后总结和决算五、中小型会议的会务管理目录一、会议概述目录34会议是什么会议是一种围绕特定目标而开展的、组织有序的、以口头交流为主要方式的群体性活动。会议概述

会议是什么会议是一种围绕特定目标而开展的、组织有序的、以口头35会议活动的基本要素主办者与会者会议议题会议的结果会议的时间会议的地点会议的方式会议活动的基本要素主办者36会前准备策划案的内容成立会务组

会场勘察

起草协议

会务分工制定会议费预算会前准备策划案的内容37会务工作是围绕会议的内容、形式进行的目的、主题、时间、参会人员（类型、人数）、地点、会议日程、议程、人员分工、各项工作负责人、各项活动的推进时间等策划案的内容会务工作是围绕会议的内容、形式进行的策划案的内容38会务工作要保证策划案的顺利实现会务工作要保证策划案39组织落实，成立会务组组织落实，成立会务组40会场勘察会场院勘察俗称“踩点”是会前必须要做的基础性工作会场勘察会场院勘察俗称“踩点”41原则勘察原则：会务工作为会议内容服务以策划案为依据，方便操作、节约资金，保证会议顺利进行原则勘察原则：42

注意事项会场方面宾馆的软硬件注意事项会场方面43

注意事项餐饮方面租车问题价格问题注意事项44起草协议的内容和注意事项《协议》是会务组与宾馆合作的基础和标准，要细致、全面、对等、漏洞。起草协议的内容和注意事项《协议》是会务组与451、

会议日期2、

住房标准及费用3、

场地安排及费用内容涉及1、会议日期内容涉及464、

餐饮及费用5、

甲方对乙方的规定6、

乙方对甲方的规定7、

结算等内容涉及4、餐饮及费用内容涉及47实施组的分工实施组的分工48案例：2000年代理会邀请信内容：1、前言2、会议日程3、注意事项4、入住宾馆地点及电话5、回执案例：2000年代理会49工作认真负责、细心、耐心

沟通协调能力强

任劳任怨能连续作战

服从分配协作意识好

原则性强

应变能力强对会务人员的要求工作认真负责、细心、耐心对会务人员的要求50会议费预算的制定必须注意的问题年初有预算；全面、精细、节约；距开会日期前两周，做出预算送审批；

会议费预算的制定必须注意的问题年初有预算；51会议费预算的制定必须注意的问题

距开会日期前一周，务必汇出所需款项；提前行文，写明规则。

会议费预算的制定必须注意的问题52会务的实施会务组：出发时间及工作内容

签到注意事项

会议期间的工作会议结束的工作会务的会务组：出发时53会务组的工作提前两天出发

熟悉环境检查工作

熟悉各自接口人

购物及准备工作

开预备会会务组的工作提前两天出发54

注意事项关键点：住房钥匙签到台住房分配其它注意事项关键点：住房钥匙55开会期间的工作

与餐厅的联系

与会场的联系

与服务台的联系

与客房部的联系

处理突发事件开会期间的工作与餐厅的联系56会议结束的工作1退房；整理物品；结帐；回收问卷。会议结束的工作57总结经验教训，表彰先进会后的总结和决算案例：汇款、99年总结、公务人员考核标准总结经验教训，表彰先进会后的总结和决算案例：汇款、99年总结58统计分析参会情况会后的总结和决算案例：2000年代理会分析统计分析参会情况会后的总结和决算案例：2000年代理会分析59会议费的报销、决算