1文件控制程序【精品范本】

浙江国蒙汽车零部件有限公司质量管理体系程序文件文件管理程序编号:GM／B－GL—01编制日期审核日期批准日期受控状态:分发号:文件更改记录序号更改状态页号更改单号更改人/日期批准人／日期

程序文件版本：A浙江国蒙汽车零部件有限公司文件编号文件管理程序修订状态GM/Ｂ-GＬ-01１324１。过程目的建立文件编制、审批、发放、评审、更改、回收和销毁的统一管理办法,防止不适用或旧版文件、作废文件的非预期使用;保证文件的符合性、适宜性和有效性.２.过程范围适用于本公司质量体系文件、技术文件、外来文件、行政文件等的控制。3．术语和定义３。1体系文件：质量手册、程序文件、支持性文件、记录、体系报告与质量管理有关的各种文件等。3．2技术文件:产品标准、图纸和资料、检验指导书作业、指导书等。３。3行政文件：公司行政部制定的规章制度、管理规定等。3。4外来文件:法律法规、条例、相关标准、顾客图纸、工程规范等来自外部的文件。4.作业流程输入销售部技术部品质部顾客信息、顾客要求技术部品质部法律法规技术部品质部质量信息最高管理者质量体系策划担当部门业务流程要点及记录4。1、文件编制、审批、发放流程品质部／技术部/行政部文件分类文件分类1、文件包括质量手册、程序文件、体系管理规定、技术文件、电子软件和记录表格。2、按受控要求分受控和不受控两类。3、按归类要求体系文件、行政文件由行政部管理;技术文件由技术部管理。4、技术文件、外来技术文件的管理流程说明。品质部、行政部编制编制５、质量手册。品质部/技术部6、程序文件、质量管理规定。技术部7、技术文件.管理者代表审批/批准审批/批准ＮCＯK８、质量手册审核。总经理９、质量手册批准。副总经理/管理者代表10、程序文件、体系管理规定审核．总经理11、程序文件批准。技术部1２、技术文件审核。副总经理13、技术文件批准。行政部/品质部/技术部文件标识文件标识14、受控文件标识文件号及发文编写。在网络发布的电子文件一经打印就成为非受控文件,除非有受控标识。1５、作废保留文件加盖“作废”印章．编制部门申请部门文件发放文件发放16、确定文件发放范围。管理者代表17、文件发放范围审批．行政部/技术部18、受控文件归档。19、文件发放并填写《文件发放/回收记录》。第1页,共4页担当部门业务流程要点及记录接收部门签收/登记签收/登记1、建立部门《文件受控清单》4。2、受控文件更改/复制/作废/配备流程使用部门申请申请1、文件更改时，填写《文件更改申请单》。2、使用者丢失文件后，应填写《文件领用登记表》重新办理领用手续.３、为法律和/或积累知识的目的,所保留的任何已作废的文件，需盖“作废保存”印象，并妥善保管.归口部门审核批准准批准NC审核批准准批准OK4、原审批部门审批,若指定其它部门审批时，该部门应获得审批所需依据的有关背景资料。顾客的工程变更应在两周内完成,并记录实际的实施日期。技术部品质部文件更改/复制文件更改/复制5、换版时，文件需重新审批、会签和打印,并注明新的版本号.６、文件更改时需在文件更改记录中注明更改状态；更改状态依修改顺序为:0、1、２……。使用部门文件签收文件签收7、实际实施更改的日期记录在《文件更改申请单》。行政部/品质部／技术部文件回收/归档文件回收/归档8、过期、失效或作废的文件应及时从使用现场撤出、收回,并标识其所处状态以防误用．9、文件更改后的实施时间在实施后３日内通知相关部门；归口部门应在《文件发放／回收记录》中加以记录。销毁文件应填写《文件销毁记录表》行政部／品质部/技术部处理处理10、保留失效的文件原稿以供必要时查阅文件的演变过程。1１、对收回/到期且无保存价值的文件，经管理者代表批准后统一销毁。４.３、外来文件的管理技术部/品质部/行政部评审评审1填写《外来文件登记表》.审核批准批准审核批准批准2组织相关部门评审,评审无误后在外来文件上盖外来文件评审章.归口部门文件归档/发放文件归档/发放1依据评审结果归档或发放相关部门。4．４、文件编号规则贯标小组ＧM/A-２0１1质量手册编号：GM企业代号、A质量手册代号、201１代表手册颁布年号第2页,共4页行政部ＧM／Ｂ－XX—ＸＸ顺序编号部门代号企业代号程序文件编号:GM：企业代号、B程序文件代号、部门代号为GＬ－行政部、ＪＳ—技术部、ＰG-品质部、CG—采购部、ＸＳ—销售部、CW－财务部、ＳC—生产部、GD-管理者代表、ZJ-总经理归口部门GM／C—XX—XＸ顺序编号部门代号支持文件编号：C代表支持文件,部门编号同程序文件归口部门GM／Ｄ-XX—XX顺序编号部门代号质量记录表单编号:D代表记录类,部门编号同程序文件4。5文件的管理4。5。1文件经签署完毕后，原始文件交文件管理人员登入归档登记台帐,存入电子媒体的文件也应由文件管理人员进行归档登记。电子文档也应有书面的文件接收或发放记录。４。５。2发放到供方的受控文件如(如图纸、技术规范等）,由技术部负责发放、登记及回收等管理工作,对需要更改的由技术部及时回收，更改后再发放或以更改后的新文件调换原文件。4.5。３质量体系文件的有效版本保存期限为长期。４。5。４文件保存环境要适宜,防止损坏、变质和丢失。4。5.5质量手册、程序文件和公司级的管理文件及外来文件由行政部管理。技术文件由技术部管理。输出部门内容申请部门/品质部质量手册、程序文件、体系管理规定、技术文件、电子软件和记录表格各部门／接收部门文件一览表、外来图纸、标准5过程绩效指标项目指标责任部门５.1受控文件受控率１00%行政部／技术部5。２文件发放准确率100%行政部/技术部6质量记录编号记录名称保存部门保存期限ＧM/D-GＬ-０1文件发放审批记录行政部、技术部3年ＧM/D—GＬ—02文件发放／回收记录行政部、技术部3年ＧＭ/D-GL—０3文件更改单行政部、技术部３年ＧM／D—GL-0４文件领用记录表行政部、技术部３年GM/Ｄ-GL-０5文件销毁记录行政部、技术部3年ＧＭ/D-GＬ—06受控文件清单行政部、技术部３年GM/D—GL-０7外来文件登记表行政部、技术部3年7支持性文件文件编号文件名称GＭ/B—ＧL-0２记录控制管理程序GＭ/C—ＪS－01技术文件管理规定第３页,共4页附１:文件签署一览表文件名称编写组织部门校对审核批准技术文件设计文件/工艺文件技术部组长或相关人员主管副总经理管代设计工艺更改单技术部组长或相关人员主管副总经理管代通知单主管部门/主管副总经理管代技术管理标准技术部组长或相关人员主管副总经理管代控制计划品质部/核心小组管代检验标准品质部/主管副总经理管代管理体系文件手册管理者代表组织/管理者代表总经理程序文件贯标小组/主管副总经理总经理第三层次文件主管部门／主管副总经理管代体系文件更改单原文件编写部门／主管副总经理管代行政管理文件企业管理标准行政部／主管副总经理总经理规章制度行政部或主管部门/主管副总经理总经理注1：外来文件由技术部复制(其中检验文件由品质部复制）、翻译；注2:未列入的文件，根据文件的性质和重要度，参照上表进行签署;注3：凡涉及产品性能参数变更、结构变更、选用材料变更、工艺更改,须由主管副总经理批准。附2:文件分发号一览表序号部门或人员分发号序号部门或人员分发号１总经理01９财务部０9２副总经理/管代02１０车间１0３行政部0311仓库114项目部0４１25品质部05136生产部0614７销售部0７１５8采购部0８１6第4页，共4页文件发放审批记录表ＧM／Ｄ-GL－01NO:序号文件名称文件编号0１02030４0５０６070809１01１1213１4１5合计总经理管代行政部技术部品质部生产部销售部采购部财务部车间仓库12345678９10111２制表／日期:审批/日期:文件发放/回收记录表ＧM/D—GL—02NO序号文件名称文件编号受控状态页数／份发放日期接收人经手人回收日期回收人123４５６78910１1121314１516编制／日期：文件更改单GM/Ｄ—GL—03NO更改文件名称文件编号申请更改部门申请更改原因:申请人：日期：更改前内容更改后内容(可另附页）更改人:日期：更改审查意见:审查人：日期：审批意见:批准人：日期:更改页硕更改条款更改方法更改标记发放部门签发/日期文件领用申请单编号：GM／D—ＧL—04ＮO.日期申请人/部门文件名称或编号状态申请领用原因部门负责人签字行政部意见新分发号原分发号备注文件销毁记录GM／D—GL—05ＮO：申请部门申请人日期文件销毁理由:序号文件名称文件编号原编制部门页数份数备注12３4５原编制部门意见：签名/日期:文件行政部门意见：签名／日期：审批意见：签名/日期:销毁记录记录人/日期:受控文件清单GM／D－ＧＬ—0６