办公用品管理制度(试行)

办公用品管理制度（试行）第一章总则第一条为进一步推进公司成本控制管理工作，最大限度降低企业运营成本，规范公司办公用品的申购、入库、保管、发放、使用、报废、盘存、交接程序，使之管理有序，责任明确，节俭节约,避免浪费，现结合公司实际情况制定本制度。第二条本制度适用于绵阳海珂实业有限公司的办公用品管理工作，以及与办公用品相关的工作.野外工作单位参照核定的包干经费使用。第三条1、办公用品由行政部集中管理,实行统一采购、统一发放；2、行政部负责本制度的起草、修订、解释;3、行政部负责本制度的执行和监督。第四条分类定义1、固定资产类办公用品，如：传真机、复印机、电脑、打印机、相机、投影仪、办公桌、办公椅等。2、非消耗性办公用品，如：计算器、电话机、打孔机、剪刀、白板等。3、消耗性办公用品，如:笔记本、签字笔、圆珠笔、铅笔、橡皮、胶水、复写纸、钉书钉、笔芯、公司印刷品、墨盒、复印纸、传真纸、白板笔等。第二章办公用品管理流程第五条办公用品计划的制定1、各部门根据本部门办公用品消耗和使用情况，于当月22日前编制下月办公用品需求计划(固定资产类办公用品不设月度计划，根据实际需要通过正常审批程序购置），经各部门负责人签字后报行政部，逾期视为无需求。在编制下1月办公用品需求计划时本着有需求才编制，无需求不计划，坚决不浪费的原则制定。2、编制本部门办公用品计划时，为建立个人领用台帐,各部门应将办公用品需求计划量化到人头.除特殊情况外,原则上每月每人领用的限额不得超过10元,如本月未达到最高限额，不累积到次月.3、行政部根据各部门对办公用品的实际需求量审核确认后进行月度计划编制，于本月25日前报行政部部长审核后，形成采购计划。第六条办公用品计划申请、审批流程1、非固定资产类编制部门《月份办公用品申请计划》→部门部长→行政部确认2、固定资产类办公用品通过填写《办公用品请购单》→部门部长审核→分管总监审批→行政部确认→总经理批准第七条办公用品的采购及结算1、行政部在月底前根据采购计划进行采购。2、建立供应商档案，并定期对办公用品市场行情进行调研，编制出常用办公用品的价格表,把握好办公用品的价格行情，做好供应商的比对、甄选工作,尽最大可能控制好办公用品的采购成本.第八条办公用品的入库管理1、办公用品送到后，库房管理人员应按照送货单进行验收入库，核对品种、规格、数量与质量,确保无误后，在送货单上签字确认.22、办公用品入库后，行政部需根据销货清单登记入账。3、行政部库管员需定期查看库存，根据办公用品的消耗和领用情况,确定和保持合理的库存种类和数量,以保证正常办公需要的及时满足，提高供给效率。第九条办公用品的保管1、备用的办公用品由行政部统一保管。2、公司为行政部划定相应的存放区域,实行封闭保存，防止办公用品受潮、虫蛀、损坏或丢失、保证办公用品的功能和性能。3、行政部根据办公用品台账，定期或不定期盘存，查对台账与实物，保证账实相符。4、对于大件管理实行保管责任制。实行使用人、领取人、保管责任人三合一办法，对保管责任进行归属.行政部将根据不同时期的现实情况合理编订纳入保管责任制的大件管理目录。现阶段的大件管理范围暂定为：电脑及其配件、电话机、计算器.对因个人工作失误、非正常使用而对办公用品造成的重大异常损耗，将根据个人责任的程度,由责任人承担所造成相应损失部分的赔偿。5、实行定期盘存制。盘存频率为1次/3月,行政部将于当月的15日-20日内抽取时间进行大件管理品的盘存.盘存内容包括检查相应的办公用品的存在情况、问题情况，并让相应的保管人签字确认，以便及时地发现问题、处理问题。第十条办公用品的领用1、办公用品入库后，各部门凭《月份办公用品申请计划》领用办公用品。领用时间为每月27—28号（如遇假期，顺延）.其余时间一般不予办理办公用品的领用手续。32、领用时,领用人在《办公用品发放表》上做好相应的领用记录。3、新员工（管理人员）入职时,每人按标准配备：签字笔2支、记事本1个、文件架1组、文件夹2个，由行政部统一办理。已领取计算器、订书机、笔筒、剪刀、文件架等非消耗性办公用品的，原则上不再发放，如重复申请应说明原因。对签字笔芯、胶水等消耗性办公用品应以旧换新,杜绝虚报、冒领。如人为损坏或遗失，由个人负责赔偿。第十一条办公用品的报废公司对固定资产类办公用品的报废实行审批管理。各部门如有固定资产类办公用品损坏，不能使用的，应当依据以下程序进行处理:1、对简单问题的可以自行维修处理。但对有保修服务的，且在保修期内的，不得自行处理。2、可维修品出现问题的应当提交《办公用品维修申请单》至行政部统一进行处理。3、对维修不成的固定资产类办公用品实行报废处理。需经过行政部的故障认定,方可由该管理品的保管人填写《办公用品报废申请单》,经行政部签字确认后成立。报废品原购买价值单件超过500元的，须报请公司总经理的批准。4、固定资产类办公用品在得到报废审批后应当由行政部进行回收处理，以求极可能的开源节流。5、固定资产类办公用品在完成报废程序后,应当从《固定资产类办公用品登记表》上核销,核销时应做红笔登记，并附上《办公用品报废申请单》。第十二条办公用品的交接与回收员工因离职或工作岗位变动等原因需进行办公用品交接或收回时，应根据4《办公用品发放表》进行交接，严格遵守交接回收程序。移交人需逐项列出物品清单,接交人应仔细点验，行政部根据移交清单进行核实，遇有损坏的要求移交人书面表明，视该物品金额的大小情况，是否追究移交人的责任，另行处理.存档备查.第三章 附则第十三条本制度由行政部负责制定和解释，报总经理审核