微软Outlook 2010中文官方培训课件-掌控您的 Outlook 2010 收件箱

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以对话方式组织邮件课程内容概述：更加智能的收件箱课程：包含5个讲解短片建议的练习任务测试课程摘要概述：更加智能的收件箱您是否曾希望通过一种更加智能、便捷的方式来排列Outlook收件箱？在本课程中，您将了解“日期〔对话〕〞排列方式如何简化和清晰显示视图，让您能够同时对整个对话执行操作，而无需单独处理每封邮件，从而为您节省时间并减少单击次数。课程目标更加高效地创立和回复邮件。一目了然地查看发件人、回复人以及发送时间。始终答复对话中的最近一封邮件。选择最适合您手头任务的文件夹排列方式。同时对整个对话进行回应。“优于日期〞排列方式指向视频底部可查看视频控件。拖动或指向进度栏可向前或向后移动。大家好，我叫王伟，我有一件事情向大家坦白：我以前担忧过自己的收件箱，我不仅担忧堆积在收件箱内的所有邮件所代表的大量任务及责任，还担忧一大堆邮件本身看似杂乱无章的组织方式。与大多数人一样，我以前使用的是Outlook简单的按日期先后顺序进行的排列，也就是说，最晚收到的邮件位于列表顶部，最早收到的邮件位于底部。如果您确实想将收到的每封邮件作为按时间顺序排序的列表内的单独一项处理，那么使用这种简单的日期排列方式也没什么不好的。但现在我们先来看看我的这种情况，这种情况大家再熟悉不过了。郭锦霞和我一直在针对一群即将开始工作的实习生不断地相互发送邮件：讨论我们可能让他们参与的工程等等。同时，我还在不断地收到郭锦霞和我们老板郑建杰对我打算组织的一次会议的问询的答复。而且，在此期间郑建杰和我都已经对郭锦霞有关可能要举行午宴的问询进行了答复，现在，所有这些原始邮件以及对这些邮件的所有答复都在我的收件箱中，与我的所有其他传入邮件混杂在一起。我不了解您的情况，但在我工作的地方，有大量这种一直在不断传送的系列邮件，它们不断地产生更多答复。只要讨论仍在进行中，我就不想失去其中任何一封邮件中的信息；但所有这些连锁答复常常会让我无从了解收件箱中到底有哪些邮件。这种排列方式不仅使收件箱显得很凌乱，而且还使它很庞大。每封传入邮件及每个传入的答复都会单独列出，这使得我的收件箱列表格外的长，即便在很多情况下单独列出的这些邮件当中的很多邮件的内容在后面的邮件中是完全重复的，这些邮件通常也会在我的收件箱的无休止的活动中列出。当然，有许多种方法可以清理我的收件箱中的内容，首先，只需简单地删除其中内容或者将内容移动到其他文件夹内。但如果内容仍在使用中，应该怎么办？肯定有一种更好的方法让我的收件箱井然有序且易于查看，至少这是以前经常提到的事，也是我当时担忧的事。好消息是确实有这样一种方法，实际上有很多种方法可以做到这一点。在下一个视频中，我将向您介绍其中一种方法，一种在Outlook2021中首次出现的令人兴奋的全新排列方式，这种排列方式确实可以使您的收件箱变得井然有序。但首先我要花一点时间来确保我们对排列方式的理解是一致的。那么，什么是“排列方式〞呢？在Outlook中，排列方式并不是指文件夹中的内容，例如收件箱内的邮件，而仅仅是指这些邮件的排序和分组方式，实际上是这些内容的显示方式。例如，如果我将收件箱的排列方式从简单的按日期先后顺序排列更改为按每封邮件的发件人组织的排列方式，那么我丝毫没有改变收件箱中的实际内容。所有邮件原封不动，仍在我的“收件箱〞文件夹中。我所更改的仅仅是这些内容在屏幕上的显示方式。在使用我将在下一个视频中介绍的新排列方式时，记住这一点尤其重要。请记住，在清理和组织收件箱内容的过程中，“日期(对话)〞排列方式不会删除或者移动收件箱中的任何内容。排列方式仅仅是组织这些内容并明确它们的显示方式，而这一点它做得确实不错。接下来我们将介绍对话如何组织和整理您的收件箱。练习建议切换到其他排列方式。识别多邮件和多分支对话。解读对话示意图。清理对话。忽略对话。答复最近一封邮件。在线练习〔需要Outlook2021〕测试问题1在排列方式之间进行切换时，请务必小心，因为有些排列方式可能会自动更改或删除文件夹中的工程，而不事先通知您。〔选择一个答案。〕正确。错误。测试问题1排列方式不会自动更改或删除任何文件夹中的任何工程。它们只控制您查看文件夹内容的方式。在排列方式之间进行切换时，请务必小心，因为有些排列方式可能会自动更改或删除文件夹中的工程，而不事先通知您。答案：错误。测试问题2以下哪项操作将中断现有对话并开始一个新对话？〔选择一个答案。〕从“日期(对话)〞排列方式切换到“主题〞排列方式。从“主题〞排列方式切换到“日期(对话)〞排列方式。手动更改“收件人〞行、“抄送〞行或“密件抄送〞行上的文本。手动更改“主题〞行上的文本。测试问题2对“主题〞行进行任何手动更改都会中断对话。进行了更改的邮件将成为新对话中的第一封邮件。以下哪项操作将中断现有对话并开始一个新对话？答案：手动更改“主题〞行上的文本。测试问题3以下哪个命令不仅会删除对话中的所有现有邮件，而且还会删除同一对话中的所有后续邮件？〔选择一个答案。〕清理。忽略。删除。测试问题3“忽略〞不仅会删除整个现有对话，而且还会有效地防止以后的邮件回复。以下哪个命令不仅会删除对话中的所有现有邮件，而且还会删除同一对话中的所有后续邮件？答案：忽略。测试问题4在完全展开的对话中，以灰色斜体列出的邮件表示以下哪项说法？〔选择一个答案。〕邮件不在我当前正在查看的文件夹中。邮件已被删除，不再可用。重要性较低的邮件。垃圾邮件。测试问题4您可以使用“视图〞选项卡上的“对话设置〞按钮菜单上的控件来翻开和关闭显示位于其他文件夹中的邮件的设置。在完全展开的对话中，以灰色斜体列出的邮件表示以下哪项说法？答案：邮件不在我当前正在查看的文件夹中。测试问题5橙色大圆点表示以下哪种邮件？〔选择一个答案。〕当前选定的邮件。其所在对话分支中的最近一封邮件，无论该分支当前是否处于选中状态。当前选定的对话分支中的最近一封邮件。测试问题5每次选择对话时，无论对话是否完全展开，最近一封邮件前都会显示橙色大圆点。橙色大圆点表示以下哪种邮件？答案：其所在对话分支中的最近一封邮件，无论该分支当前是否处于选中状态。测试问题6任何小圆点〔无论是橙色还是灰色〕都表示邮件在当前选定的对话分支中。〔选择一个答案。〕正确。错误。