档案知识培训

办公室2010年12月20日档案管理知识培训

档案的基本概念1归档范围和保管期限划分2

归档文件整理规则3

培训提纲文件归档程序4定义：企业在各项活动中直接（原始记录性）形成并保存备查的文字、图表、声像及其他各种方式和载体的历史记录。文件转化为档案有三个条件:

文件办理完毕（是指文件相应的文书处理程序已经完成，而不是文件本身在实际工作中是否还在发挥作用）。有查考利用价值（对日后没有考查价值的文件不是档案）。按一定规律保存（履行了归档的手续）。什么是企业档案?第一篇档管的基本概念第一篇档管的基本概念记录企业历史。著录企业资产。维系企业的正常运转。保护企业的合法权益。

档案的凭证作用。档案的参考作用。档案的基本功能档案的基本价值1、档案与文件的关系问题（文件是档案的前身，档案是文件的归宿）。2、反映基本职能活动的档案与其他档案的关系（突出前者）。3、档案的“动“与”静”的关系（档案具有潜在的价值）。4、档案工作同资料、情报、图书工作的关系（一体化）。档案管理应注意的问题第一篇档管的基本概念中海石油金洲管道有限公司档案分类方案1文书管理类2产品科技类3基本建设类4设备仪器类5会计档案类6人事档案类7特种档案类04铜牌类03证书类02磁介质类01照片类05字画类第一篇档管的基本概念简易方法：发文—都归档；收文—与本单位职能有关\需要办理的归档。反映本企业主要职能活动和基本历史面貌的，对本企业工作、历史沿革具有利用和备查价值的文件材料。如工作计划、总结、工作会议、会议记录纪要、中长期发展规划；机构演变、大事记、人事任免等文件材料。企业工作活动中形成的具有凭证价值的文件材料。如房屋、土地、财产、物资、合同和协议等凭证。上级单位、同级单位和下级单位报送的重要收文。政府主管部门和上级单位的通知、意见、报告、批复等文件材料。其他对本企业工作具有查考价值的文件材料。归档范围第二篇归档范围和保管期限划分上级单位的文件材料中，普发性不需本单位办理的文件材料，任免、奖惩非本单位工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。（不需办理的）本单位文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，内部互相抄送的文件材料。（临时、重份的）同级单位的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料；（不需执行的）下级单位的文件材料中，供参阅的简报、抄报等文件材料。（参阅的）不档案范围第二篇归档范围和保管期限划分

2006年12月18日，国家档案局颁布了新的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（第8号令），改革了文书档案保管期限的划分方法，将原来“永久”、“长期”和“短期”三种期限划分方法改为“永久”和“定期”两种期限划分方法，定期中再实行标时制，分为30年、10年。文书档案第二篇归档范围和保管期限划分产品科技档案

科技档案的保管期限分为：永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下，三年以上。

归档文件整理的单位为件。一般以自然件为一件，逐件整理归档。单份文件，一份为一件。会议纪录一次为一件，如果几次会议研讨同一问题则为一件。组合文件，正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；正文与文件处理单为一件；转发件与被转发件为一件。报表、名册、图册、期刊等，一册（本）为一件。同一年度形成的来文与复文为一件，跨年度形成的可各为一件。归档文件整理第三篇档管文件整理规则归档文件应逐件装订，装订顺序如下：正本在前，定稿在后。正文在前，附件在后。原件在前，复制件在后。转发件在前，被转发件在后。复文在前，来文在后。归档文件装订顺序第三篇归档文件整理规则1、基本分类方法年度分类法机构分类法问题分类法保管期限分类法2、复式分类方法归档文件分类方法第三篇归档文件整理规则1收集文件7盖归档章2区分年度8编制归档文件目录3划分期限9填备考表4文件排列10文件装盒5文件装订11入库装箱柜6编填页号第四篇文件归档程序11个步骤按归档范围，将应归档文件材料收集齐全、完整。对不需归档的文件要进行剔除。要注意“帐外”文件的收集，特别是各种上报图表、年终工作总结、本单位出版的书刊和外出开会带回的会议文件等。1、收集文件第四篇文件归档程序

根据形成和处理文件的年度对归档文件进行区分，即不同年度形成的文件材料要按年度具体分开。一般的文件材料，放在其形成的年度归档。计划、预决算、总结、报告、统计报表等，放在文件内容针对的年度。长远规划，放在文件内容针对的头一年。多年的总结、报告，放在文件针对的最后一年。跨年度的案件，放在结案的一年。跨年度的会议，放在闭幕年。2、区分年度第四篇文件归档程序

准确地判定每一份文件和每一组文件的价值，对文件保管期限进行划分。看材料中有无目录与编号，如无通常采用的排列方法为：（一）图的排列方式：１、按隶属关系。适用于机械产品图样：总图－组件图－部件图－零件图。２、按总体与局部关系。适用于工程建筑图：总体布置图－系统图－平面图、立面图、剖面图－大样图。３、按文件材料形成或内容针对的时间顺序排列。3、划分保管期限4、文件的排列第四篇文件归档程序4、文件的排列（二）文字材料的排列方式：１、按重要程序排列。２、按时间顺序排列３、按问题排列。４、按文件材料的逻辑关系排。会议材料、统计报表、非诉讼案件、刊物等成套性文件可集中排列。（三）图文混合排列：文字在前，图样在后。（四）在每年归档工作结束后，如发现有其他应归档文件材料未归档，应排列在当年同一保管期限的相应类别归档文件的最后。第四篇文件归档程序每份归档文件采用胶水在左上角粘贴，页数较多的装订可采用三孔一线装订。5、文件的装订第四篇文件归档程序文书档案先修裱破损或页幅过小的文件，复制字纸模糊或易褪变的文件。去除会生锈的金属物，超大纸张折叠。采用左侧、下侧对齐方式对齐，用三孔一线装订。科技档案×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××三点一线装订第四篇文件归档程序6、编填页号在文件中有图文的页面上编上页号，以固定卷内科技文件材料的排列次序。

每件归档文件以原有页码为序。无页码的文件以件为单位，从“1”开始编制流水页码，正面在文件右下角，背面在文件左下角。卷内目录与备考表不编页号。第四篇文件归档程序归档文件应逐件在首页上方空白处用红色印泥或黑色墨水端正、清晰地盖上档号章，并填写有关栏目的内容。全宗号年度室编件号机构期限馆编件号7、盖归档章第四篇文件归档程序全宗号年度

2010室编件号0001机构办公室期限永久馆编件号全宗号：通常指国家综合档案馆给立档单位的代号（企业没有全宗号的，可不填写）第四篇文件归档程序全宗号年度

2010室编件号0001机构办公室期限永久馆编件号年度：以四位阿拉伯数字标注文件形成年度的公元纪年。第四篇文件归档程序全宗号年度

2010室编件号0001机构办公室期限馆编件号室编件号：以年度为界限，一个保管期限编一个大流水号。件号应做到不重号，不空号。第四篇文件归档程序年度期限文件数量件号2010永久451－4530年2501－25010年2851－285全宗号年度2010室编件号0001机构办公室期限永久馆编件号年度：填写文件形成或承办部门的简称或代号。第四篇文件归档程序全宗号年度2010室编件号0001机构期限永久馆编件号期限：档案的保管期限，分为：永久、定期（30年、10年）或永久、长期、短期第四篇文件归档程序全宗号年度

2010室编件号0001机构办公室期限馆编件号馆编件号：在档案移交进馆时按要求标注。第四篇文件归档程序件号责任者文号题名日期页数备注0001办公室2010[10号]文关于×××的通知201012025件号：卷内文件材料排列的先后顺序，从“１”起依次标注序号。归档文件目录8、编制归档文件目录第四篇文件归档程序责任者：制发文件的组织或个人，即文件的署名者或发文机关；联合发文的，可只著录第一责任者。归档文件目录件号责任者文号题名日期页数备注0001办公室2010[10号]文关于×××的通知201012025第四篇文件归档程序文号：文件的发文字号，如“2010[10号]文”归档文件目录件号责任者文号题名日期页数备注0001办公室2010[10号]文关于×××的通知201012025第四篇文件归档程序题名：即文件的标题，一般应照实抄录，不做随意改动。如文件没有题名或有题名但无实质内容，无法揭示文件的实际内容或成份，应加拟或重拟，附于原题之后，外加“[]”号归档文件目录件号责任者文号题名日期页数备注0001办公室2010[10号]文关于×××的通知201012025第四篇文件归档程序日期：文件的形成时间。具体填写日期要用8位阿拉伯数字标注年月日，如：20100416。归档文件目录件号责任者文号题名日期页数备注0001办公室2010[10号]文关于×××的通知201012025第四篇文件归档程序页数：填写一件文件的总页数

。归档文件目录件号责任者文号题名日期页数备注0001办公室2010[10号]文关于×××的通知201012025第四篇文件归档程序备注：用以标注归档文件的变化情况如缺损、修改、移出、销毁、插入文件等或关联参见档号。归档文件目录件号责任者文号题名日期页数备注0001办公室2010[10号]文关于×××的通知201012025第四篇文件归档程序9、填写备考表

盒内文件情况说明：主要用于填写本盒文件缺损、修改、补充、移出、销毁等需要说明的情况，如无上述情况，可暂不填写。卷内备考表盒内文件情况说明:

整理人：检查人：年月日第四篇文件归档程序10、文件装盒将整理好的归档文件按照编号顺序装入档案盒，文件松紧要适当，盒满为限。同一盒内同一年度，同一保管期限。在档案盒的背脊上填上以下项目：全宗名称、全宗号、类别号、年度、期限、机构（不分机构的单位可空）、起止件号。（详见下图）第四篇文件归档程序档号案卷题名档案盒背脊式样档号1.2010-12案卷题名

发文拟稿单、修订换版申请单已填好的档案背脊事例第四篇