科学技术档案案卷构成的一般要求教程文件

中华人民共和国国家标准（GB/T11822-2008）科学技术档案(dàngàn)案卷构成的一般要求

第一页，共137页。提纲：一、术语和定义二、科技档案的特点三、科技档案的归档(guī〃dàng)要求四、科技档案的整理五、与2000版的对比六、竣工图的编制要求及图纸的整理第二页，共137页。

一、术语和定义（一）科学技术文件材料（简称科技文件）记录和反映科学研究、生产经营、项目建设活动和设备仪器及其管理工作的文字、图表、声像等不同形式技术文件材料的总称。（二）科学技术档案（简称科技档案）国家机抅、社会组织及个人从事各项社会活动形成的对国家、社会、本单位和个人具有保存(bǎocún)价值的，应当归档保存(bǎocún)的科技文件。

第三页，共137页。

（三）案卷由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位。(四)卷内文件目录（简称卷内目录）登录卷内文件题名(tímíng)及其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷内文件之前。（五）卷内备考表卷内文件状况的记录单。第四页，共137页。

（六）案卷目录登录案卷题名、档号、保管期限及其他特征，并按案卷号次序排列的档案目录。（七）档号以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。字符形式包括(bāokuò)代字、代号二种形式。代字的形式有二种表示方法：一是以汉语拼音字母中的声母分别充当不同的种类。第五页，共137页。

例如：以J（或JS）代表建设项目、以S（或SB）代表设备、以K（或KY）代表科研、以C（或CP）代表产品(chǎnpǐn)。二是以英文字母的自然排列顺序分别代表不同的种类。例如：以A代表党群工作类、以B代表行政管理类……代号的形式是用阿拉伯数字充当。例如：以0代表党群工作类、以1代表行政管理类……第六页，共137页。

科技档案档号编制一般采用的基本模式为：档号=全宗号-分类号（项目(xiàngmù)代号或目录号）-案卷号档号中左边为上位码，右边为下位码，连写时上、下位代码之间用“—”（短横），分类号的不同层次间用“·”（圆点）隔开。混合编号制大类代字与属类第一层（用代号）之间可以不用“·”符合相隔。科技档案不向档案馆移交的单位，可不写全宗号，档号直接填写分类号和案卷号。第七页，共137页。总体(zǒngtǐ)来说，科技档案档号的表现形式主要有二种：一是单纯的号码结构形式，全部以阿拉伯数字进行档案编号。（如：6·1·4·2-2）一是混合结构形式，用代字和代号混合进行档案编号。（如：J1·4·2-2）注意：1、无论代字还是代号，都必须赋予其确定的含义，在一个单位中，一个代字不能既代表此类，又代表彼类。2、除大类代字外，其它层次的阿拉伯数字也要有固定含义。3、案卷号，在同一项目、产品、设备、科研课题下编号，不能两个不同产品之间连号。第八页，共137页。二、科技档案的特点专业技术性、多样性、通用性、标准性、成套性。（一）专业技术性、多样性、通性性、标准性特点主要体现在形成方面。由于(yóuyú)科技文件基本是在技术部门中按国家相关标准编制而成，自有其规范性要求，是其内在特点，因而档案人员只需了解即可。成套性特点，既是科技档案形成的要求，也是档案部门管理的重要依据，需档案人员重点掌握。第九页，共137页。

（二）成套性，是指围绕一项独立的科技活动所形成的一整套科技档案，是一个具有内在联系的，密不可分的整体。如，一个科研课题的研究、一项基建工程的建设、一种型号产品的研制和生产、一台设备的管理(guǎnlǐ)和使用等。这些科技活动产后的文件材料构成了该项活动的材料整体。从形成到以后的管理(guǎnlǐ)、使用，这些材料都必须集中在一起，而不能分散存放。成套性特点，对于科技档案的实体管理(guǎnlǐ)起着重要的理论指导作用，如归档的完整率、科技档案的分类整理、移交或进馆，以及鉴定、保管、统计和开发利用，都需要考虑科技档案的成套性特点。

第十页，共137页。

三、科技文件的归档科技文件的归档是以归档制度为依据而进行的，内容包括：归档范围、归档时间、归档份数、归档要求、归档手续。（一）归档范围1、要掌握本单位(dānwèi)的基本职能活动，将本单位(dānwèi)基本职能活动中形成的科技文件作为归档范围的主体；

第十一页，共137页。2、要研究和分析本单位科技活动的范围，掌握本单位在科技活动中形成的科技文件的种类和成份；3、正确划清科技文件与文书材料、科技资料的界限(jièxiàn)，以保证归档材料内容体系的完整性，不要把应归档的科技文件归入文书档案、科技资料中。归档范围与保管期限是一个共同体，在编制归档范围的同时，应标明每一种归档文件的保管期限。（例子）第十二页，共137页。（二）归档时间指业务部门向档案室移交科技文件的时间。一般分为随时归档和定期归档。具本情况有以下几种情况。1、科技活动结束后归档。形成周期不太长的科研、生产、建设(jiànshè)活动的科技文件宜采用这种方式。第十三页，共137页。2、按阶段归档。周期过长的科技活动(huódòng)可采用这种方法。3、按项目的子项完成时间归档。4、按年度归档。主要是科技档案的管理性文件，如建设项目的批准文件。5、随时归档。科技文件的复制部门同档案部门合一的单位，科技文件随时设计、随时归档、随时复制发放；机密性较强的科技文件，随时产生，随时归档；外来材料，如设备开箱随机文件，随时归档，然后再提供利用。第十四页，共137页。

（三）归档份数1、满足(mǎnzú)日常查找利用需要；2、保护档案原件的需要；3、报送专业档案馆的需要。

第十五页，共137页。掌握的原则：1、一般情况下，科技文件材料归档1份，重要的或使用频繁的可以增加归档份数，专供日常借阅利用；2、科研、产品档案，永久保存且特别重要的科技文件可归档2份；3、建设项目档案，需要移交城建档案馆的，要归档2份以上(yǐshàng)，一份要自存备用。第十六页，共137页。（四）归档(guī〃dàng)要求1、归档(guī〃dàng)科技文件符合系统性、成套性的要求，必须收集齐全、完整；2、归档(guī〃dàng)科技文件内在质量要高，文件的线条、字迹清晰，纸质优良，签署完毕；3、归档(guī〃dàng)科技文件应由归档(guī〃dàng)单位技术负责人或主管领导审核签字；

第十七页，共137页。

4、几个单位协作完成的科技项目，主办单位应保存一套完整的科技档案，协作单位保存自已承担任务部分的科技档案，并将复制本送主办单位保存。5、归档科技文件应经过系统(xìtǒng)整理和编目，材料分类科学，封面填写清楚，标题确切，文件材料排列有规律。

第十八页，共137页。（五）归档手续科技文件归档时，必面履行交接手续。1、归档部门对归档材料基本情况做简要说明，编制归档说明书；2、必须(bìxū)办理必要的交接手续。归档的科技文件，必须(bìxū)编制移交目录或清单一式两份，移交时按清单交点清楚，交接双方签字，各存一份，以备查考。第十九页，共137页。

四、科技档案整理（一）科技档案整理的含义按照一要的原则和方法，遵循国家档案业务标准，对科技档案进行系统整理和科学编目，按一定的分类集中、排列组成案卷，以便更好地保管科技档案。（二）科技档案整理的原则遵循科技档案的自然(zìrán)形成规律，保持科技档案文件材料之间的有机联系，充分利用原有整理的基础，便于科技档案的保管与利用。

第二十页，共137页。

（三）科技档案整理的步聚分类—组卷—案卷内文件(wénjiàn)排列—拟写案卷题名—案卷编目—装订—案卷排列—编制检索工具—装盒第二十一页，共137页。

第一步：分类根据对象的共同点和差异点，将对象区分(qūfēn)为不同种类的逻辑方法。是科技档案整理的核心内容。（一）科技档案分类方案的编制规则1、分类方案类目体系的可包容性，有足够的容量，可以随着科技档案的增长而不断扩容。2、分类方案类目体系的严整性，纵向关系开展和横向类目排列符合分类规则。3、分类方案类目体系的相对稳定性。

第二十二页，共137页。（二）科技档案分类方案的编制步骤1、划分大类，确定类别；2、划分属类，形成类系；3、确定类列排序；4、明确代字代号；5、制成文件或图表；6、撰写分类方案的编制说明。注意：档案分类大纲编制完成后，必须(bìxū)通过代字和代号来固定分类的层次和顺序。第二十三页，共137页。注意：科技档案分类方案（或称分类大纲、分类规则）是单位科技档案整理、编号、上架、保管等的重要依据，是单位必不可少的。根据国家档案工作的基本原则，现阶段档案工作实行了各类档案的集中统一管理，因此，一般一个单位的档案分类，是针对本单位所有档案进行(jìnxíng)分类。科技档案的分类只是其中一部分。（分类方案例子）第二十四页，共137页。1、机关档案分类表，主要适用(shìyòng)于机关、事业单位如图已故人员(rényuán)档案文书(wénshū)档案业务档案声像档案基建档案会计档案设备档案实物档案DFCHGEBA综合楼教学楼办公楼......1234报表帐薄凭证其他年报月季报纵向为类系横向为类列一级类目、大类二级类目、属类12341234照片录音带录像带光盘奖状奖杯奖牌锦旗123412341234上位类下位类第二十五页，共137页。2、一般工业企业档案(dàngàn)分类表（非国有大型工业企业可以采用）如图：科研(kēyán)档案企业管理(guǎnlǐ)档案会计档案声像档案基建档案产品档案设备档案实物档案DFCHGEBA综合楼教学楼办公楼......1234产品1产品2产品3产品412341234照片录音带录像带光盘奖状奖杯奖牌锦旗123412341234I企业职工档案5凭证帐薄其他报表年报月季报课题2课题4课题3课题1......第二十六页，共137页。

科技档案属类分类方法（一）设备仪器类档案分类方法设备仪器类档案分类的基本方法是：型号分类法。具体的分类形式(xíngshì)有二种：一是性质——型号分类法二是工序——型号分类法第二十七页，共137页。

1、性质——型号分类(fēnlèi)法。这种分类(fēnlèi)方法是按照设备仪器的使用性质结合设备仪器的型号对设备仪器档案进行分类(fēnlèi)。具体操作步骤：首先，按照设备仪器的性质归类。然后，在每一个类别内，以型号为单元划分档案类别。例如：某机械厂设备仪器档案采用性质——型号分类(fēnlèi)法分类(fēnlèi)，图示：第二十八页，共137页。设备仪器类使用性质(二级类目)型号(三级类目)金属切削设备锻压设备起重设备C618---车床M6014---磨床X624---铣床

---冲床

---剪床

---吊车

第二十九页，共137页。

2、工序——型号分类法这种分类方法是以生产工艺和生产程序为基础，结合设备仪器的型号对设备仪器档案进行分类。具体操作步骤：首先，按照生产工艺和生产程序的性质归类。然后(ránhòu)，在每一个类别内，以型号为单元划分档案类别。例如：某综合毛纺厂绒线生产线的设备档案采用工序——型号分类法分类图示：

第三十页，共137页。设备仪器类工艺（二级类目）工序（三级类目）型号（四级类目）Y原毛设备1开毛2洗毛3烘毛K216X135H262M毛条设备1梳毛2针梳3精梳（略）第三十一页，共137页。

实际中应注意的问题：一般单位设备种类、数量不多的情况下，可在设备档案大类下直接设置属类，将设备按照型号或种类排列在二级类目位置上，有多少种（台）设备就按顺序排多少个。机关设备档案很少甚至没有；科技事业单位（如医疗机构、科研院所、学校）相对较多，但都可采用(cǎiyòng)以上方法设置属类。如：S1-1或S·M163（设备型号）-1第三十二页，共137页。

（二）产品类档案分类方法产品类档案分类的基本方法是：型号分类法。该分类法的特点是：以一个型号产品的档案作为分类单元，对产品档案进行具体的类别划分，便于成套地利用产品档案。产品类档案分类方法与设备仪器类档案分类方法大体一致。但由于产品涉及(shèjí)的范围和行业很广泛，因此，可根据本企业产品的实际情况进行分类，采取不同的组合，如“性质+型号”、“种类+型号”、“品种+型号”，“系列+品种”等等。第三十三页，共137页。

1、机械产品，采用(cǎiyòng)“性质+型号”分类，参见设备档案第一种类型。适用于各种行业的机械产品生产企业。2、电子、家电产品，采用(cǎiyòng)“系列+型号”分类法。3、轻工产品，采用(cǎiyòng)“系列+品种”。4、纺织产品，采用(cǎiyòng)“系列+品种”或“品种+系列”。第三十四页，共137页。例如(lìrú)：江西中烟工业公司产品档案分类图示：产品档案庐山系列金圣系列赣烟系列月兔系列软普通金圣硬普通金圣吉品金圣贡品金圣…第三十五页，共137页。

（三）建设项目类档案分类方法建设项目类档案分类的基本方法是：工程项目分类法。即以工程项目为单元(dānyuán)进行分类。这种方法适用于建设单位对建设项目档案的分类，工程设计单位对工程设计档案的分类，城建档案馆对建设项目档案的分类。注意：各个单位（项目建设单位、法人）要结合实际制定本单位建设项目档案管理办法（例子）和分类办法（例子）。

第三十六页，共137页。

3.1建设工程项目经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织(zǔzhī)形式，实行统一管理的工程基本建设单位。它由一个或若干个具有内在联系的工程所组成。

例：一所学校、一个工厂等。3.2单项工程具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程，并构成建设工程项目的组成部分。例：一所学校的教学楼、实验楼、图书馆等。

第三十七页，共137页。

3.3单位工程具有独立的设计文件，可独立组织(zǔzhī)施工，但竣工后不能独立发挥生产能力或工程效益的工程。例：土建、电器照明、给水排水等。3.4分部工程

按照工程部位、设备种类和型号、使用材料的不同划分，是单位工程的组成部分。是建筑工程和安装工程的各个组成部分，按建筑工程的主要部位或工种工程及安装工程的种类划分。如土方工程、地基与基础工程、砌体工程、地面工程、装饰工程，管道工程、通风工程，通用设备安装工程、容器工程、自动化仪表安装工程、工业炉砌筑工程等。第三十八页，共137页。

3.5分项工程

按照不同的施工方法、不同的材料、不同的规格划分。例：砖石工程可分为砖砌体、毛石砌体两类，其中砖砌体可按部位不同分为内墙、外墙、女儿墙。分项工程是计算工、料及资金消耗的最基本的构造要素。说明(shuōmíng)：若干个分项的工程合在一起就形成一个分部工程，分部工程合在一起就形成一个单位的工程，单位工程合在一起就形成一个单项工程。一个单项工程或几个单项合在一起构成一个建设项目。第三十九页，共137页。

3.6建设工程文件（简称工程文件）在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理(jiānlǐ)文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件。3.7工程准备阶段文件工程开工以前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。3.8监理(jiānlǐ)文件监理(jiānlǐ)单位对项目工程质量、进度和建设资金使用等进行控制的文件。第四十页，共137页。

3.9施工文件施工单位在工程施工过程中形成的文件。3.10竣工图项目竣工后按照工程实际情况(qíngkuàng)所绘制的图纸。3.11竣工验收文件项目竣工后试运行以及项目竣工验收时形成的文件。3.12建设工程档案（简称工程档案）在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。第四十一页，共137页。企业(qǐyè)建设项目档案的分类：

建设项目档案综合类办公楼实验楼配电房……第四十二页，共137页。

本分类的基本框架可同时适用于机关、事业单位建设项目档案的属类设置。说明：建设项目档案的第一属类一般为“综合类”，主要是将一个单位的基建方面的综合性文件材料归于此类，如：征地红线图、总体布置图、红线范围内的道路、管线、绿化等图纸(túzhǐ)资料等，不能归于其它项目内，而是单列出来归于此类；其它为单独的建筑物，有办公性的、辅助性的、生产性的建筑物，一般排列顺序为办公性、生产性、辅助性。第四十三页，共137页。

对于大型生产型企业，由于工程(gōngchéng)项目的使用性质不同，为便于其档案的管理，在分类的时候，往往加上工程(gōngchéng)的性质，一般情况下按“使用性质—工程(gōngchéng)项目”分类法，按工程(gōngchéng)项目的使用性质，可以分为生产性建筑、辅助性建筑、办公和生活性建筑等几个属类。第四十四页，共137页。建设项目档案综合类办公性建筑生产性建筑辅助性建筑办公楼实验楼冶炼车间钣金车间……招待所配电房第四十五页，共137页。

说明：属类层次的设置应“因地制宜”，不可盲目增加层次，属类层次并非越多或越少越好，应该恰当，应根据(gēnjù)本单位建设项目档案的实际情况设置层次。第四十六页，共137页。

规模较大的单项工程，通常按项目阶段进行分类：如J表示建设工程项目，J1表示某具体项目（单项工程）

J1

某工程建设项目

J1·1

立项可研文件

J1·2

设计基础文件

J1·3

设计文件

J1·4

项目管理文件

J1·5

施工文件

J1·6

监理文件

J1·7

竣工验收文件

对J1·5、J1·6施工/监理文件，如果有多个参建单位(dānwèi)，还可以进一步细分，如下：

J1·5

施工文件

J1·5·1

标段1（单位(dānwèi)工程）

J1·5·2

标段2（单位(dānwèi)工程）….第四十七页，共137页。有些工程(gōngchéng)建设项目将立项可研、设计基础、设计、项目管理合并为一类，统一叫做项目前期文件，编号如下：

J工程(gōngchéng)建设项目档案

J1

某工程(gōngchéng)建设项目

J1·1

项目前期文件

J1·2

施工文件

J1·2·1

标段1（单位工程(gōngchéng)或专业如：建筑施工）

J1·2·2

标段2（单位工程(gōngchéng)或专业如：设备及管线安装）

……….

J1·3

监理文件

J1·4

竣工验收文件

对建设项目档案采用哪种模式进行分类编号，可根据项目建设的实际情况自行决定。（行业主管部门另有规定的遵从行业主管部门）第四十八页，共137页。

2、流域（水系）——工程项目分类法这种分类方法，一般适应于大中型水利设计部门和水利管理规划部门，不仅以工程项目为一个单独整体，而且以整个(zhěnggè)流域（或水系）联结在一起。第四十九页，共137页。

（四）科学技术研究类档案分类方法科学技术研究类档案分类的基本方法是：专业——课题分类法。即以课题为基础、结合专业分工进行分类。例如(lìrú)：某农科所农作物育种专业类的科研档案采用专业——课题分类法分类图示：第五十页，共137页。科研档案类专业（二级类目）专业(三级类目)课题（四级类目）1、农作物育种专业1、1水稻育种1、2小麦育种1、3（略）1、1、1水稻品种1、1、2水稻杂交1、1、3（略）2、植物保护专业2、1植物检疫2、2农作物虫害预测2、3（略）3、……

3、1……

第五十一页，共137页。实际工作中应注意一种情况：对一些规模较大且科研工作跨越时间(shíjiān)较长的科研项目，可按课题研制阶段分类。课题研制阶段一般包含：一、可行性研究立项；二、方案论证；三、研究试验；四、总结鉴定；五、成果和知识产权申报；六、推广应用等阶段。将每一个课题研制阶段形成的文件材料集中在一起。即按课题研制阶段分类。第五十二页，共137页。

第二步：组卷（一）组卷原则组卷要遵循科技文件材料的形成规律，保持案卷内科技文件材料的有机联系和案卷的成套、系统，便于档案的保管和利用。（二）组卷要求1、案卷内科技文件应齐全、完整，签章手续完备。2、案卷内科技文件的载体和书写印制材料应符合(fúhé)档案保护要求（不能有热敏纸、不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的字迹）。第五十三页，共137页。

（三）组卷的基本方法1、直接针对具体项目的管理性科技文件放入所针对的项目文件中，按阶段或分年度组卷。2、科研课题、产品、建设项目、设备仪器方面的科技文件，按其项目、结构(jiégòu)、阶段或台（套）等分别组卷。3、成册、成套科技文件宜保持其原有形态，可不拆散组卷。第五十四页，共137页。

4、通用图、标准图可放入相应一项目文件中或单独组卷。其他涉及(shèjí)这些通用图、标准图的项目，应在卷内备考表中注明并标注通用图、标准图的图号和档号。5、底图以张或套为保管单位进行整理。6、产品局部或零部件变更、建设项目和设备仪器在维修和维护中所形成的科技文件，宜采取插卷方式放入原案卷中；亦可单位组卷排列在原案卷之后，并在原案卷的备考表中予以说明和标注。第五十五页，共137页。

7、产品升级换代，建设项目后评估、改扩建或重建所形成(xíngchéng)的科技文件应单独组卷排列。8、案卷及卷内科技文件材料不重份。9、组卷时应按照保管期限表初步划定保管期限，同一案卷内出现不同保管期限的科技文件时，该卷保管期限从长。第五十六页，共137页。常见科技档案的具体组卷方法1、设备档案组卷方法设备档案分两种：一种与土建工程联系在一起的设备，在基建过程安装或建设，这些档案归入建设项目档案，按建设项目档案组卷方式整理(zhěnglǐ)，如：化工设备中的大型装置、发电厂的脱硫设备；一种是独立使用的设备，外购或自制产生的，档案是独立实体，按设备档案组卷方式整理(zhěnglǐ)。第五十七页，共137页。

设备档案材料一般包括设备购置的依据性材料、设备随机文件材料、设备安装、调试过程中产生的材料、设备维修中形成的材料。其组卷方法包括几种(jǐzhǒnɡ)情况：

第五十八页，共137页。（1）小型设备文件材料的组卷方法。小型设备的材料主要以设备的随机文件为主，在设备开箱时，由档案人员验收、登记、归档。由于文件材料不多，在组卷时，一般将全部材料组成一个案卷，采用不装订(zhuāngdìng)形式，选择不同厚度的国家标准档案盒装载，一般一个档案盒一卷。第五十九页，共137页。（2）大、中型设备文件材料的组卷方法。一般又称为高、大、精、尖、稀类型的设备，这些设备不仅随机文件材料多，在采购过程中还形成相关(xiāngguān)的批准文件、合同或协议，还有设备安装、调试材料，大、小修材料等。按照科档成套性要求，组卷时，全部材料应以台、套为界限分别组卷，批准文件、合同协议可单独组卷，随机文件单独组卷，安装、调试文件单独组卷，每年的修理维护中的文件材料单独组卷。如果随机文件已装订成册的，以每册为一个案卷，可不拆散组卷。这样，一台或套设备的档案组成若干案卷。

第六十页，共137页。

2、产品档案组卷方法（1）市场调查(diàochá)、可行性研究报告、各种总结报告等与该产品有关的文字性材料，单独组卷，可以单个材料组一卷，也可以将相关材料组成一卷；（2）全套产品总图及各种部件图可以按其结构分别单独组卷；（3）工艺、工装材料单独组卷；（4）专利材料单独组卷；（5）申报评奖、评优材料单独组卷；（6）产品升级换代材料单独组卷等等。第六十一页，共137页。

3、科研档案组卷方法（1）文字性材料一般以单份文件作为组卷对象，但依据性材料，如委托书、计划任务书、立项批准书、协议书等可以组成一卷；（2）观察、实验记录单独(dāndú)组卷；（3）科研成果材料单独(dāndú)组卷；（4）与鉴定验收相关的材料放在一起组卷；（5）成果和知识产权申报材料单独(dāndú)组卷等等。第六十二页，共137页。4、建设项目档案组卷方法（1）管理性文件材料组卷方法。管理性文件材料主要是在项目准备阶段形成的立项(lìxiànɡ)申报与审批材料、可行性研究报告、地质勘探材料、征地拆迁材料、报建材料、合同、协议、设计和在设计施工阶段形成的招投标文件、竣工验收阶段形的竣工验收文件以及项目后评估等文件。管理性文件材料应突出“以问题组卷”的原则，组卷时，以一个独立的工程项目为对象，将该项目的所有管理性文件集中起来，按问题组成若干卷。第六十三页，共137页。如立项、征地拆迁、报建、可行性研究、地质勘探所形的文件材料自然分成几个不同的问题，可把不同问题的文件材料分开，同一问题形成的文件材料按时间顺序排列。文件数量多的，可以组成若干卷，不多的可组成一卷。对于招投标文件，一般遵循招标—招标答疑—投标—评标—定标—中标的(biāode)顺序进行排列；承包、发包及委托合同、协议书按照类别集中组卷。第六十四页，共137页。（2）施工文件的组卷方法。项目施工包括施工准备、现场施工、竣工验收等阶段。施工准备阶段主要包括施工技术准备和现场准备。主要是设计交底与图纸会审、施工组织设计、技术交底及建筑材料、构配件和设备采购等。现场施工阶段主要包括材料、构配件试验和施工试验施工工序检验等。竣工验收阶段主要包括承包单位内部(nèibù)自检、上级单位复检、并向建设单位发送竣工报告、出具工程保修书。施工单位形成的施工文件和负责编制的竣工图是反映项目真实面貌和质量的主要依据，其数量在整个项目档案中占比最大，是项目档案的主要组成部分。第六十五页，共137页。项目施工文件按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业组卷。小型、简单的工程，形成的施工文件数量很少，组成一个或几个卷就可解决问题。而复杂工程形成的施工文件较多，则可组成多卷排列在一起，但要注意(zhùyì)此时的多卷是指同一个单项工程内的材料。比如当我们面对某一个复杂的单项工程施工文件，可先将同一个单位工程的所有施工文件放在一起，再按照专业、结构、阶段或装置分开，同专业或同结构、阶段、装置的施工文件可组成若干卷。总之是根据其数量的多少来决定组合的卷数。第六十六页，共137页。

如：一般的房屋建筑项目，由建筑结构工程、建筑给排水采暖工程、建筑电气工程、智能建筑工程、通风与空调工程、电梯安装工程等单位工程组成。每个单位工程分为几个分部工程，每个分部工程又分若干个分项工程，每个分项工程施工文件按工序的先后排列，排完第一个分项工程的排第二个分项工程的材料。材料多的分项工程，可以按工序先后，适当(shìdàng)分成若干卷，材料少的分项工程，也可以将若干分项工程文件组合成一卷。（例子）第六十七页，共137页。

项目竣工图分为综合竣工图和专业竣工图。综合竣工图包括总平面布置图，竖向布置图，室外给水、排水、热力、燃气等管网综合图，电气（包括电力、电讯、电视系统等）综合图，设计总说明书。专业竣工图按建筑、结构、水电、暖通、电梯、消防、环保等顺序组卷。项目竣工图的组卷,同项目施工文件的组卷思路是一致的，有些简单工程的所有竣工图组成一卷都可以，而有些复杂工程，单其中的某一专业的竣工图就可组成若干卷，关键是作好图纸(túzhǐ)的排列工作。第六十八页，共137页。（4）监理文件的组卷方法。监理管理文件以单位工程按照依据性文件、合同管理文件、工程质量控制文件、安全管理文件、计划进度控制文件、费用控制文件等分别整理组卷。依据性文件主要包括监理大纲、监理规划、监理实施细则，此类文件材料单独成册，可单独组卷；工作(gōngzuò)性文件主要有会议纪要、备忘录、专业通知、监理简报、监理日志等，采用“文种—文号”的方法组卷。监理工作(gōngzuò)中还形成一定数量的照片、录音、录像等特殊载体的材料，可按声像档案整理方法整理。第六十九页，共137页。第三步：案卷内科技(kējì)文件排列1、科技(kējì)文件宜按系统、成套性特点进行卷内文件排列。卷内文件一般应文字材料在前，图样在后；译文在前，原文在后；2、案卷内管理性科技(kējì)文件按问题结合时间（阶段）或重要程度排列。一般印件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；复文在前，来文在后；

第七十页，共137页。

3、图样材料型案卷，即全部由图样构成的案卷，按原有目录顺序进行排列；原科技文件没有图样目录或原有目录不适应组卷排列的，按总体与局部的关系，先总后分，先大后小的原则排列。总的顺序为：总图在前，其它(qítā)图样在后；组件在前，部件图、零件图在后。例如：建筑工程图样材料，按图样形成的前后顺序排列，如：总体布置图—平面图—大样图。总体性、系体性的图样在前，局部性的在后。第七十一页，共137页。

第四步：拟写案卷题名案卷题名：应简明、完整、准确地揭示卷内科技文件的内容，主要包括产品、科研课题、建设项目(xiàngmù)、设备仪器名称或代字（号）、结构、阶段名称、文件类型名称等。其基本结构由三部分组成：一是项目(xiàngmù)的名称、代字、代号；二是针对的内容（即项目(xiàngmù)的组件、部件、专业、阶段的名称、代号）；三是科技文件的名称。（即文种）案卷题名一般由立卷人拟写。第七十二页，共137页。例如(lìrú)某一科研类案卷题名：JRX—10M继电器设计试制试验计算书项目的名称针对的内容科技文件名称JRX—10M继电器设计试制试验计算书第七十三页，共137页。

例如某一设备仪器(yíqì)类案卷题名：C618车床床身部分零件图项目的名称针对的内容科技文件称C618车床床身部分零件图第七十四页，共137页。

例如某一建设项目类管理性科技文件材料的案卷题名：南昌电池厂测控大楼征地，房屋拆迁补偿，招标施工的批复、请示、协议书、执照第一部分项目的名称为：南昌电池厂测控大楼第二部分针对的内容(nèiróng)为：征地，房屋拆迁补偿，招标施工第三部分科技文件材料名称为：批复、请示、协议书、执照第七十五页，共137页。

拟定(nǐdìng)案卷题名要注意以下几点：1、题名要简明、准确揭示内容，但不能过于概括，比如“某某工程前期文件材料”，前期概念太大，这是以大概小；2、内容表达要通畅、精练，结构词使用要合理；第七十六页，共137页。

3、不要使用序数词，比如“某某项目施工文件材料（一）”、“某某项目施工文件材料（二）”，在这里要注意尽量不要使用相同的题名，要用各种方式把相同的题名区分(qūfēn)开来，比如用标段、楼层、桩号等，而不要使用序数词；4、能标出具体文件名的尽量不用“文件材料”。比如“某某设备说明书、安装说明书”，不写成“某某设备文件材料”。第七十七页，共137页。

第五步：案卷编目5.1卷内科技文件页号的编写案卷内科技文件以件为单位编写页号，以有效(yǒuxiào)内容的页面为一页；注意：关于整卷装订页号问题5.1.1零散文件装订为一卷，可编通号；5.1.2多件文件组成一卷，可每件加盖档号章（以件装订），也可编通号（以卷装订）。第七十八页，共137页。

5.1.3页号编写位置：单面书写(shūxiě)文件在右下角，双面书写(shūxiě)文件，正面在右下角，背面在左下角，图样的页号编写在按A4规格折叠后的右下角，或标题栏外右上方；5.1.4已有页号的文件可不再重新编写页号；如：成套图样或印刷成册的科技文件，不必重新编写页号；5.1.5案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号；5.1.6各案卷之间不连续编写页号。第七十九页，共137页。

5.2卷内目录(mùlù)编制卷内目录(mùlù)应排列在卷内文件首页之前。卷内目录(mùlù)式样图示：

第八十页，共137页。第八十一页，共137页。

5.2.1序号，应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件的排列顺序；5.2.2文件编号，应填写文件文号或型号或图号或代字、代号(dàihào)等；5.2.3责任者，应填写文件形成者或第一责任者；5.2.4文件题名，应填写文件全称。文件没有题名的，应由立卷人根据文件内容拟写题名；第八十二页，共137页。

5.2.5日期，应填写文件形成(xíngchéng)的时间-年、月、日；5.2.6页数，应填写每件文件总页数；5.2.7备注，可根据实际填写需注明的情况；5.2.8档号，由全宗号，分类号（或项目代号或目录号）、案卷号组成。

第八十三页，共137页。

5.3卷内备考(bèikǎo)表的编制卷内备考(bèikǎo)表式样图示：第八十四页，共137页。第八十五页，共137页。

5.3.1说明包括：案卷内科技文件总件数、总页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题；5.3.2立卷人，应由立卷责任者签名(qiānmíng)；5.3.3立卷日期，应填写完成立卷的日期；

第八十六页，共137页。

5.3.4检查人，应由案卷质量审核者签名；5.3.5检查日期，应填写审核的日期；5.3.6互见号，应填写反映同一内容不同载体档案档号，并注明其载体类型；5.3.7档号，填写方法同上；5.3.8卷内备考表，应排列在卷内全部文件(wénjiàn)之后，或直接印制在卷盒内底面。第八十七页，共137页。5.4案卷封面(fēngmiàn)的编制案卷封面(fēngmiàn)式样图示：第八十八页，共137页。

第八十九页，共137页。

5.4.1案卷封面应印制在卷盒的正表面,也可采用(cǎiyòng)内封面形式（虚线内为提示项）；5.4.2案卷题名，应简明、准确地揭示卷内科技文件的内容，主要包括产品、科研课题、建设项目、设备仪器名称或代（号）结构、阶段名称、文件类型名称等；

第九十页，共137页。

5.4.3立卷单位，应填写负责组卷的部门或单位；5.4.4起止日期，应填写案卷内科技文件形成的最早和最晚的时间—年、月、日；5.4.5保管期限，应填写组卷时依照有关规定划定的保管期限；5.4.6密级，应填写案卷内科技文件的最高密级；（不要填写“普通、无密、公开、内部”等字样，这些都不是规范名称(míngchēng)，没有密级的可空着不填）第九十一页，共137页。5.4.7档号，由全宗号、分类号（项目代号或目录号）、案卷号组成。全宗号：各单位根据本单位法人的变更情况自行设定。需向国家档案馆移交的档案，其全宗号由负责接收(jiēshōu)的档案馆给定；分类号：指按统一的分类规则划分本单位全档案后所给定的类别号；第九十二页，共137页。

项目代号：指科技档案所反映的产品、课题(kètí)、项目、设备仪器等的型号、代字或代号；目录号：一般指分类目录号，同一全宗内，不同类别的档案所属目录的代码。案卷号：是指科技档案按一定顺序排列后的流水号。

第九十三页，共137页。例：根据某塑料厂档案分类(fēnlèi)方案（大纲）编制的产品档案号如图所示：C1·101产品(chǎnpǐn)工艺（二级类目代号）案卷(ànjuàn)号薄膜（三级类目代号）产品类（一级类目代号）分类号第九十四页，共137页。设备(shèbèi)档案的编号结构与产品档案相同，如图所示：S2·101通用机械（二级类目代号(dàihào)）案卷(ànjuàn)号车床（三级类目代号）设备类（一级类目代号）分类号第九十五页，共137页。科研(kēyán)档案的编号结构如图所示：K1·201二级类目代号(dàihào)（科研课题代号(dàihào)）案卷(ànjuàn)号三级类目代号（科研阶段代号）一级类目代号（科研档案代字）第九十六页，共137页。建设项目档案(dàngàn)的编号结构如图所示：J1·101二级类目（单项工程代号(dàihào)）案卷(ànjuàn)号三级类目（阶段代号）一级类目（建设项目档案代字）第九十七页，共137页。建设项目档案(dàngàn)施工文件的档号结构如图所示：J1·2·101二级类目（单项工程代号(dàihào)）案卷(ànjuàn)号三级类目（阶段代号）一级类目（建设项目档案代字）四级类目（单位工程代号）第九十八页，共137页。

注意:本系统(xìtǒng)有统一规定的档号模式，按系统(xìtǒng)已定的档号模式执行，以保持其稳定性。例如：交通系统(xìtǒng)公路建设项目档号模式：项目简称·X·单位代码-YJGQ·4·2·R1—001JGQ---九江长江公路大桥项目代字；4·2----第四部分监理；R1-----监理单位合同段；001-----案卷号。第九十九页，共137页。

第六步：案卷的装订6.1案卷内文件可整卷装订或以件为单位(dānwèi)装订；6.2以件为单位(dānwèi)装订的应在每件文件首页空白处加盖档号章，档号章内容包括该份文件材料所在案卷的档案号和本案卷中所在的序号。式样图示如下图：档号填写方法同5.4.7，序号填写方法同5.2.1；6.3案卷内超出卷盒幅面的科技文件应叠装。破损的科技文件应修复。第一百页，共137页。第一百零一页，共137页。

第七步：案卷排列7.1科研类案卷宜按课题可性行研究立项、方案论证、研究实验、总结鉴定、成果和知识产权(zhīshíchǎnquán)申报、推广应用等阶段排列；7.2产品类案卷宜按产品设计（含初步设计、基础设计、技术设计）、工艺、工装、制造、定型等工作程序，或按其产品系列、结构等排列；第一百零二页，共137页。

7.3建设项目类案卷宜按项目前期、项目设计、项目施工、项目监理、项目竣工、项目验收及项目后评估等阶段排列；7.4设备仪器类案卷应按设备仪器立项审批、外购设备仪器开箱验收（自制设备的设计、制造、验收）、设备仪器安装调试、随机(suíjī)文件材料、设备仪器运行、设备仪器维护等阶段或工作程序排列；第一百零三页，共137页。

7.5一些管理性文件，有的一份文件对应几个问题(wèntí)或项目，排列时可放在其中一卷，其它涉及的案卷可存复制件，在卷内目录备注栏中注明原件档号；或直接在备考表中注明文件存放档号；7.6对一些引进的设备工艺装置，其报关材料原则应与设备档案一起保管，分开保管的应分别注明对应档号。第一百零四页，共137页。

第八步：编制检索工具（案卷目录编制）8.1、案卷目录式样见下图8.2、序号，应填写登录案卷的流水顺序号；8.3、档号，案卷题名、保管(bǎoguǎn)期限，填写方法分别同5.4.7、5.4.2、5.4.5。8.4、总页数，应填写案卷内全部文件的页数之和。8.5、备注，可根据管理需要填写案卷的密级、互见号或存放位置等信息。第一百零五页，共137页。第一百零六页，共137页。注意：项目档案案卷目录编制完成后，要在案卷目录前放置项目档案编制说明。项目档案编制说明包括(bāokuò)两个方面的内容：1．项目简介（1）项目的构成，项目的用途，项目的批准单位和文号、批准日期；（2）项目的总投资、占地面积和走向；（3）项目的筹建、动工、试生产日期和正式竣工投产、交付使用日期；（4）项目的工艺、设备产品情况；（5）项目的设计、施工、安装、监理单位；（6）项目的单位工程总数；（7）其他。第一百零七页，共137页。2．项目档案简介（1）项目档案整理的依据性文件；（2）项目档案包括的主要文件材料内容；（3）项目档案的数量；（4）项目档案分类及编号说明(shuōmíng)；（5）其他需要说明(shuōmíng)的问题。第一百零八页，共137页。

第九步：案卷的装盒案卷盒脊背的编制案卷盒脊背的项目有保管(bǎoguǎn)期限、档号、案卷题名。式样图示：第一百零九页，共137页。第一百一十页，共137页。

保管期限填写方法同5.4.5；可直接用汉字标识，永久、30年、10年；档号填写方法同5.4.7；案卷题名(tímíng)可根据本单位具体情况自行填或不填，填写方法同5.4.2。第一百一十一页，共137页。

档案装盒根据情况采取不同方式，归纳起来有两种情况。1、单盒单卷。主要针对以件为单位装订的案卷和不装订的图纸卷，采用“一盒一卷”或“一卷一盒”的方式。可根据一个案卷的厚度，选择不同厚度的科技档案盒。须避免“厚盒子装薄卷”，单盒单卷方式，档号、案卷题名等内容可以直接填写在盒子表面，盒内可不必再放置“软卷皮”封面(fēngmiàn)，但必须放置“卷内目录“。

第一百一十二页，共137页。

2、单盒多卷。主要针对以卷装订的案卷。档案盒只起到包装盒的作用(zuòyòng)。实际工作中，可采用厚度较大的档案盒。单盒多卷方式，档案盒表面不需填写内容，但盒脊背设置的项目要填写。第一百一十三页，共137页。

卷盒、表格(biǎogé)规格及其制成材料1、卷盒外表面规格310mm×220mm；2、脊背厚度可根据需要设定；3、表格规格为297mm×210mm；4、卷盒宜采用220g以上的单层无酸牛皮纸板双裱压制；5、表格宜采用70g以上白色书写纸制作；6、表格字迹(zìjì)应清晰端正。第一百一十四页，共137页。

小结：科技档案整理工作的步骤1、编制“档案分类大纲及编号方案”。明确本单位档案的类别，包括大类（一级类目）、属类（二、三级类目）及其相互之间的关系，绘出“档案分类大纲”图表。2、区分档案的类别归属。按照本单位档案的归档范围，首先将档案分门别类归入对应的大类；再将一个大类内的档案，遵循成套性要求，按照项目（课题、建设项目、产品型号或种类、设备型号）相对(xiāngduì)集中。第一百一十五页，共137页。3、鉴别。对收集、积累的每一类别的文件材料按照归档范围进行鉴别，剔除不属于归档范围的文件以及(yǐjí)重份文件。4、对需归档保存的文件材料进行组卷。内容包括：将零散文件组成独立案卷、卷内文件材料排列、编写页码、编制卷内目录、填写案卷封面和卷内备考表。5、编制档号。根据分类大纲及编号方案的规定，编制档号，并填写在封面的“档号”空格处。6、案卷装订。7、编制科技档案案卷目录。8、装盒。第一百一十六页，共137页。科技(kējì)档案建设项目类科学技术研究(yánjiū)类设备(shèbèi)仪器类产品类按工程项目、专业性质分类按科研课题分类按设备型号分类按产品型号分类按建设项目立项、设计、施工、监理、竣工、使用维修、改扩建阶段分别排列组卷科研课题立项准备、研究实验、总结鉴定、成果报奖、推广应用分别排列组卷按购置阶段、开箱验收、设备安装调试、使用、维修改造阶段分别排列组卷按产品计划决策、设计、试制、鉴定、生产阶段分别排列组卷执行《科学技术档案案卷构成一般要求》（GB/T11822-2008）按“卷”整理在项目结束后三个月内归档，周期长的项目分阶段分单位归档，设备在开箱验收、接收后登记归档第一百一十七页，共137页。1、剔除不属归档文件2、保证归档文件的唯一性（不重不漏）3、确保原件(yuánjiàn)的归档4、检查文件的完整性1、管理性文件按问题、时间、文件组卷；2、图纸按专业组卷;3、施工过程文件按单位工程、分部、分项、施工工序(gōngxù)组卷;4、产品质量证件文件按单位工程组卷;5、设备文件按台套组卷;6、科研文件按单项成果组卷1、顺序号;2、文件编号;3、责任者（形成(xíngchéng)文件的单位）;4、文件题名（每一份来往、变更文件一条目录）每一张图纸一条目录；每一个分项（单元）工程一条或若干条目录；5、文件形成(xíngchéng)日期；6、文件的页数。1、项目档案编制说明；2、案卷目录；3、文字材料卷内目录。第一步：划分阶段第二步：鉴定归档文件第三步：划分单位、分部、分项（单元）工程第四步：组卷工作第五步：卷内文件排列第六步：编制卷内目录第七步：填写案卷封面、备考表第八步：装订案卷第九步：编制档案索引将项目建设中形成的归档文件分为：1、立项阶段；2、设计阶段；3、施工阶段；4、竣工阶段1、分清同一单项工程内的单位工程文件2、分清同一单位工程内的分部工程文件3、分清同一分部工程内的分项（单元）工程文件1、文字性文件与图样文件组成一卷时，文字材料在前，图样文件在后；2、图纸按施工图目录顺序排列；3、文字性文件按同一问题集中排列；4、若干问题组一卷时，按问题的时间顺序或重要程度排列1、拟写案卷题名；2、确定立卷单位、时间、期限；3、将相关事宜在备考表中注明；4、编档号。卷或件理顺关系分清类目零散文件的组合固定案卷内每一份文件位置登记文件内容固定案卷第一百一十八页，共137页。第一百一十九页，共137页。第一百二十页，共137页。

五、与2000年版相比主要(zhǔyào)变化：1、增加了前言；2、组卷原则上强调了科技档案成套性、系统性特点；在组卷要求中删除了不符合档案保管要求科技文件制成材料的具体名称；在组卷方法上除在用词上进行调整外，还增加了插卷方法、建设项目的组卷方法；3、增加了一般性文件的排列要求，科研类“成果和知识产权申报”和建设项目类“后评估”；

第一百二十一页，共137页。

4、增加了“案卷目录编制”，强调案卷内以件为单位编写页号，已有页号的可不再编；案卷封面删除(shānchú)了档案馆号；案卷脊背取消了色标；卷内目录将页号改为页数；5