曲靖OA操作培训

云南省曲靖市卫生局

协同办公系统

操作培训V2010.11.22培训提要一、OA系统的初始安装二、OA系统的登录及首页三、用户界面各模块的应用四、发文流程及示例五、收文流程及示例六、呈请批示类流程介绍七、关于IE及其它注意事项八、常见故障解决方案第一章、办公自动化系统的安装

初始安装OA系统：点击桌面IE图标：打开浏览器后在地址栏中键入OA服务器地址:

通用地址：http://6

市局内用户候补地址：54（以上不正常时使用）

然后键入回车键，出现登录界面：内、外网用户均可使用此IP仅供内网用户使用此IP接下来在登陆界面中选择自己的帐户：选择好后，输入初始密码“1234”并点击“登陆”，即可进入用户界面下载安装程序。登陆OA后进入的用户界面如图：

在用户界面的右下角常用工具栏中点击相应链接下载[通用OA安装程序]。附：OA直接下载链接请在浏览器选项中将6添加入本地站点。点此：直接下载[通用OA安装程序]

或：内网地址[通用OA安装程序]点此：下载局内用户候补OA安装程序点击OA安装程序链接后，弹出下载提示：选择直接运行或保存到本地硬盘以后再安装都可以。（注意运行安装前需要关闭所有安全类软件，如杀软、360安全卫士等）安装时点击两次下一步，然后等待完成即可。完成后桌面会出现一个OA快捷图标:同时通知区域会显示OA托盘图标:至此OA系统初始安装完成。第二章、OA的登录及首页

1、登陆

双击桌面图标后进入登录界面，选

择用户所在部门及用户名，在密码项中输入自己的口令，单击“登陆”或按回车，即可进入办公自动化系统主页用户界面：2、首页简介：可起草文件列表各功能子系统标签

当前用户名

日程安排

公告栏常用工具栏邮件系统待办文件列表，查看文件内容、办理收、发文。办理查询区

第三章、OA各模块的应用1、文件办理

点击文件办理区内相应文字后在页面中间会显示所有待办事项，用户可点击相应待办事项的标题进入公文界面查看文件的详细内容及办理收、发文等操作。2、邮件系统（1）发邮件：点击“发件箱”，再点击“新邮件”。在弹出的界面中点击“地址”按钮，在弹出的人员选择框中选择邮件收件人（可选多人）然后确定。若要添加附件请点击“浏览”按钮，找到相应文件双击即可。填写完邮件内容后点右上角“发送”即可将邮件发出。写好邮件后点此完成发送（2）收邮件点击“电子邮件”下的“收件箱”即可看到所有收到的邮件。点击标题可以进入邮件页面进行查看、回复等操作。

3、日程安排 用户可在日程安排里设定一周或一个月的工作安排等备忘事项。点击按钮“NEW”可以新建一条日程安排。4、公告栏

用来显示已发布的公告信息。可点击按钮“MORE”来查看和新增公告。5、可起草文件列表 此处显示的是当前用户所能起草的各种文件的快捷入口。点相应名称即可起草相应的文件。6、常用工具栏（鼠标悬停可查看提示） 此处提供了OA系统的相关程序或文档。可进行个人常用词、意见设置

请假或出差时将本人权限移交给被委托人，处理其日常公文局内各科室候补OA安装程序。（内网IP）局内、市直、县单位用户OA安装程序（外网IP）政府公文的规范字库OA系统常见故障手册为了安全启用后必须修改自己牢记的复杂密码OA系统的详细操作说明封发完毕同意第四章、发文流程及示例开始：科室人员[拟稿]发文排版[排版]单位领导[签批][拟稿]其它单位领导[签批]只能阅文无法操作发文编号[编号]已签发发文盖章[盖章]返回原始作者[封发]收回已编号公文接收人封发发文转收文办理结束：档案管理员[归档]部门领导[核稿][拟稿]转送签批已签发本部门其它部门领导[核稿]所涉及科室部门领导[审核]同意退回退回部门同意同意转送核稿退回退回退回排版退回编号退回盖章已排版已盖章本单位各部门领导封发处理漏发远程单位机要文书单位领导科室人员远程封发只阅只阅发文正常路径拟稿起始路径可选双向路径可选单向路径可选退回路径发文：处理漏批发文示例(以合管办起草局发文为例)（一）、文件拟稿人登陆系统做拟稿操作。 (1)拟稿人用户，登陆系统，如图：(2)登陆后点击用户界面中的公文按钮，然后点击起草公文选择局发文，点确定，如图（也可点可起草文件列表中的局发文）点击拟稿按钮开始拟稿。系统出现正在打开文件的进度条。(3)打开发文单后填写发文的标题、主送、秒送、电话、份数等信息，如图：(4)打开后出现文档管理器，此时可编写文章内容，如图：编辑完成后点退出按钮，并选“是”保存文件到服务器。(5)返回后右上角按钮由拟稿变为改稿和传送，点击传送可将文件发送给审核人员。选好后点确定，文件将传给所选审核。至此拟稿完成，文件流转到审核人员处。（二）、审核人员收到文件做审核操作。(1)审核用户在“待办文件”中收到拟稿人发来的文件，如图:

如果待办事宜列表中没有显示，可以点击公文按钮，展开“+”号也可以找到此文件:(2)点击文件标题，进入公文界面后，右上角操作按钮可对文件进行审核处理：

点填写意见可填写审核意见；点退回可退回文件给拟稿人重新修改。

(3)填写完毕后，右上角出现传送按钮，可传送给领导进行签批操作。

选择好接收人名并点击确定发出文件。至此完成审核操作，文件流转到签批领导处。

（三）、领导用户收到发文后做签批操作

(1)用户登陆系统后，在“待办文件”中收到审核人发来的文件，如图:

(2)点击文件标题，进入文件界面后，点击右上角操作按钮对文件进行处理，如图：(3)填写完意见后，如果还需要征得其它领导的同意则点传送，可发给其它领导进行再次签批。如果已经处理完成则点签发完毕送编号按钮。至此完成签批操作，文件流转到编号人员处。（四）、编号人员收到发文后做编号操作。(1)、编号人员在“待办文件”中收到已签发的文件。点击标题进入文件界面。(2)点击编号，并选择相应的发文字号，每一种发文类型第一次编号都需要输入起始号，以后会自动给出编号。点确定完成编号操作。(3)编号完成后发文处理单的文号处会显示出编号结果：

编号完成后出现“编号完毕送排版”的按钮，点击此按钮可传送给排版人员。

至此编号操作完成，文件流转到排版人员处。（五）、排版人员收到发文后进行排版操作(1)排版人员在“待办文件”中收到已编号的文件：（2）点击文件标题进入文件界面点击排版按钮，并选择相应的排版文头后点击确定开始排版操作：(3)打开文件后在文档管理器中按正规格式对发文进行排版操作。排版结束后点上角“退出”并选“是”保存到服务器。(4)文件保存结束返回文件界面，点击右上角的“排版完毕送盖章”按钮要求确认：

点击确定后可传送给本单位的盖章人员进行盖章操作。至此排版操作完成，文件流转到盖章人员处。(1)盖章人在“待办文件”中收到已排版的文件：

点击文件标题，进入此文件界面后，点击右上角盖章按钮打开文档管理器

：（六）、盖章人员收到发文后进行盖章操作

(2)打开文档管理器后，盖章按钮为可用状态，点击盖章可选择印章进行盖章操作：(3)盖好章后点“退出”选“是”保存文件到服务器：

处理完毕后点“已盖章返回拟稿人

”

。至此盖章操作结束，文件回到拟稿人处等待封发（七）、文件拟稿人接收到返回的正式发文后做封发操作。

(1)拟稿人在“待办文件”中收到盖章人员发回来的正式文件：点击文件标题进入文件界面，右上角有相应操作按钮。(2)点“封发”选择好人员后点“确定”将文件发出，若要发给下属单位请选“远程发送”；发错了点“收回”可收回重发。封发注意正式发文在封发的时候注意看一下选择发送类型内有4个发送选项。前两个选项为：接收人（某部门领导和县（局）机要文书）收到文件后需要点发文转收文转为部门收文或县（局）收文再来办理文件。后两个标有“限只阅”的选项，接收人（单位领导和一般人员）收到文件后只能进行阅文和打印。无法作办理操作。局发文封发：

发给本单位内：部门领导

，收到后要转部门收文办理文件。 发给下属单位：县机要文书

，收到后要转县收文办理文件。 发给局领导阅文（仅能阅文）。

发给相关人员阅文（仅能阅文，列表显示所有人员）。

县发文封发：

发给本单位内：部门领导

，收到后要转县收文办理文件。 上行文发给上级单位：局机要文书，收到转局收文办理文件。 发给本单位内：单位领导附加部门领导阅文（仅能阅文）。 发给本单位内相关人员阅文（仅能阅文，列表显示所有人员）。(3)全部人员封发完成后，点“封发完毕送归档”结束封发流程，文件将转到档案管理员处。至此封发操作完成，文件流转到档案管理员处。（八）、档案管理员收到文件后进行归档操作

(1)档案管理员在“待办文件”中收到拟稿人发来的封发完毕的文件：

点击标题进入文件界面后，点击“归档”可对文件进行归档处理：(2)填写文件归档信息

:填写完归档信息后点“确定”完成归档。结束最后的操作。至此文件流转结束。

（九）、查看文件流程记录信息。

文件流转的每一步操作记录都可以点文件界面的“流程记录”来查看。如图所示的是前面8个过程中文件从起始到办结的整个流转信息：

尽量少用远程机要[部门阅办]退回第五章、收文流程及示例重新拟办单位领导[批示]其它单位领导[批示]开始机要文书[登记]来文(纸质、电子)拟办人员[拟办]机要文书[送批示]机要文书[送阅办]各部门人员[人员阅办]各部门领导[部门阅办]本部门人员[人员阅办]机要文书[送归档]档案管理员

[办结归档]结束等待所有人员阅办完毕文件废止退回转送已批示处理完毕远程人员[人员阅办]已归档已拟办重新批示正常流转路径退回修改路径可选流转路径局（县）收文：收回可选批示发文部门领导[登记]封发部门人员[阅办]发文转收文部门领导[批示]档案管理员

[办结归档]部门领导[办结]办结不归档处理完毕处理漏办部门收文：可选路径收回路径正常路径等待所有在办人(一)、局机要文书收到来文后做登记操作：点击右侧可起草的文件栏中的局收文开始登记收文：填写收文单信息：登记操作：扫描纸质来文。登记操作：引入电子文档或已有附件。点确定后流转到拟办人员处

注意:县收文的登记操作只需要点“发文转收文”即可完成并开始传送流转。登记完毕传送给拟办人员处理：(二)、拟办人员收到文件后做拟办操作：填写意见处理完毕以后文件送机要文书处理(三)、机要文书收到文件后选送领导批示：选择领导后点确定，文件流转到领导处(四)、领导收到文件后做批示操作：批示处理完毕后文件传送给机要文书处理(五)、机要收到文件后选送各处办理：全部需要阅办的人员发送完毕后再点处理完毕。(六)、部门领导收到文件后阅办或者再送本部门人员办理：(七)、部门人员收到文件后阅办：(八)、机要文书收到所有当前在办人已办理的文件后送档案管理员归档文件：(九)、档案管理员对所有在办人都已办理完毕的文件进行归档操作：（十）、查看流程记录：第六章、呈请批示类流程因呈请批示类对文件的操作方法和收发文相似，故此处只给出相关流程介绍，不再做分步示例。以下分别为：经费申请、工作请示、请假的流程介绍图。最后附的是3种文件的流转截图。供参考。1、经费申请流程介绍：机要处理拟稿人[已拟稿]规财处领导[审核]单位领导[签批]其它领导[签批]开始已签发机要文书

[送签批]退回结束办结不归档结束流转拟稿人[送规财]拟稿人[送机要]已编号部处领导[核稿]核稿同意审核通过机要文书

[编号]拟稿人[送办理]规财处人员[办理]所申请部门领导[阅示]已办理拟稿人[办结]已阅2、工作请示流程介绍：机要处理拟稿人[已拟稿]本单位领导[签批]办公室领导[审核]其它领导[审核]开始已审核机要文书

[编号]退回修改结束办结不归档结束流转拟稿人[送会签]拟稿人[送机要]本部处领导[核稿]核稿同意机要文书

[送签批]拟稿人[送办理]机要文书[返回拟稿人]人员办理[阅办]拟稿人[归档]已办理定期呈报文件涉及的相关部门[会签]会签同意送审核其它领导[签批]已批示1、请假流程介绍：拟稿人[已拟稿]单位领导[签批]其它领导[签批]开始结束已批复结束流转部门领导[核稿]核稿同意办结拟稿人[办理]批示同意已批复第七章、关于IE及其它注意事项因OA系统在WINXP系统下不能完全兼容IE7、8、9，且发文排版须使用IE6进行操作，所以在此介绍一下如何让IE7、IE8回到IE6版本。点击此处查看IE浏览器的版本

注意：如果只是IE7的话，可忽略IE8部分的卸载操作。

1、IE是由IE6升级到IE7、8的情况：（1）从控制面板的添加删除程序里选中“显示更新程序”，就可以找到IE7、8的安装程序,先卸载IE8，再卸载IE7就可以回滚到IE6了。（2）在窗口的“工具”-“文件夹选项”-“查看”中：选择“显示所有文件和文件夹”，再把“隐藏受保护的操作系统文件(推荐)”前面的勾去掉。先卸载IE8，按照目录找到如下文件：C:\WINDOWS\ie8\spuninst\spuninst.exe运行即可，这样就可以回滚到IE7。下一步再来卸载IE7，方法相同，找到文件：C:\WINDOWS\ie7\spuninst\spuninst.exe运行即可回到IE6。

如果不能正常回滚IE6，建议直接重装系统。2、IE是系统自带IE7、8的情况：这种情况下按前面的方法操作有可能无法正常回到IE6使用。（不熟悉注册表的略过此法）参考方法：先按前面做，到此处IE6无法用，则进行：开始-运行-输入regedit，回车打开“注册表编辑器”，找到：[HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\ActiveSetup\InstalledComponents\{89820200-ECBD-11cf-8B85-00AA005B4383}]将IsInstalled的DWORD值改为0，重启。若还不能用则尝试下载IE6重装。还可以试试下载IE6绿色版使用（/JustinYoung/IE6green.rar）4、如果前面3种方式都不能让你用上正常的IE6，那只能选择重装带IE6的WINXP系统（也可使用带IE8的WIN7系统）。但为保证所有文件正常流转，建议需要使用到排版功能的所有用户安装带IE6的XP操作系统来使用OA。因为XP系统下的IE8无法正常调用OA的所有排版功能控件。就会提示HTTP返回错误。5、其它注意事项：(1)、本OA系统须使用：WINXP+IE6 或者WIN7+IE8（本人测试正常）（2）、县级以下人员说明：县级以下的各单位（如：某县人民医院等）的领导或人员的角色均为县办公室人员，只能收上级发文、阅文和起草、呈报文件，不能实现在县级以下的单位内进行文件的流转。就是说文件流转过程只能在局级和县级两大体系内运作。（3）、托盘提醒功能：因用户数量大，故托盘运行过程中设置为每15分钟对服务器取一次数据。失败后每2分钟重新取一次数据。考虑到给服务器减负，无需随时在线办公或不常收发文的用户可关闭托盘以手动登陆页面刷新的方式查收文件

登陆一次后就记录了这个用户，为保安全，不记录密码，所以不能用托盘登陆，只能提示后用户手动输入密码登陆OA（4）市直、县发文的编号注意：只用选部门代字。发文字号为局发文中使用。(5)归档注意：某文件无法归档时请查看在办人员中是不是有没有办理完毕的。如：收文流程中设置了文件需要等待全部在办人处理完毕才能归档操作。（6）收文注意:市局下的直属、县级单位机要文书收到来自市局的发文，登记操作时只需要点击“发文转收文”按钮，即可转为县收文按局(县)收文流程在本县级内流转。局部门领导收到局内发文可转为部门收文处理。县部门领导收到县单位内发文可转为县收文处理，此种收文处理流程可参照部门收文流程。（7）关于收文的办理结果反馈因已盖章的文件内容具有不可变更性。故不能对文件进行编辑操作，也就不可以创建附件。所以对于办理结果的反馈：内容不是很多的可以填写在意见档内，内容较大的可在意见栏中说明并通过邮件系统传送给相关人员。（8）OA数据库备份说明（管理员）***重要！请按照操作顺序操作，严禁跳跃操作***1、停止运行服务器（必须，否则数据库将损坏）。

方法：在服务器窗口键入“q”，并回车，等待窗口自动关闭。关闭中间服务器。

2、将服务器D:\Lotus\Domino\的下列文件备份到本地硬盘或异地存储设备。

需要备份的文件包括：

mail目录、MSS目录、OA目录;（3个目录）

names.nsf、domcfg.nsf、index.nsf、mail6.ntf;（4个数据库）

qjcert.id、dolcert.id、qjhboaserver.id、qjhbadmin.id

（4个id文件）

方法：在硬盘上建立新目录，命名为“OABak”+日期简拼（例如OABak100830），并将上述3个目录，4个数据库，4个id文件拷贝到其中。

备注：手工备份周期为1-3周，最短为每周备份1次，最长每三周必须备份1次。备份数据保留3-5个日期版本，即同时最少需要有3个OABak目录存在（第1、2次备份除外）。因自动备份需两台服务器才能搭建故在此不做介绍。

3、备份完毕重新启动服务器Dominoserver及中间服务器OAmidserver即可。例行维护时间时间：每周一12：30至13：30分。说明：为了保证服务器稳定高效的运行