如何用文字打动人

如何用文字打动人如何用文字打动人职场应用文写作系列分享张涛你有没有意识到，这个年代，一个人的文字表达能力变得特别重要？我们大部分的人际交往，都发生在不见面的状态下。我们用邮件布置、安排、落实、请示工作，跟合作方谈判，在微信群里跟客户沟通，眼神、微笑、声音、动作……很多情况下根本使不上劲。你必须用文字打动别人你怕写东西吗？为什么？你最怕写什么样的东西？为什么？写东西时你最怕的是什么？通过分享，你最想获得的是什么？没有照搬任何现成的教材，一家之言

不权威！是“分享“而不是”教学”

你得和我互动！案例都是就地取材，尤其是“反面”案例，如果不幸有你……

别不好意思！培训对你有没有用

你说了算！第一篇邮件，你真的会写吗？大家来找茬你到底在说些什么呀？！主题：需要一目了然。转发邮件，可以修改主题收件人：根据邮件的主题和目的小哥，你谁啊！你到底跟谁在说话呢？这样还差不多！小哥，你是谁啊！5分钟后，财务总监妥妥地回复了再来看一个“反面”案例吧高总在哪呀？！如果这封邮件的主要收件人是高淑国，那要对原邮件作一些调整小哥，你是谁啊！再来看一个案例结论先行，先下结论，把结论和重点放在首位，让人一目了然主题：一目了然，保证自己和对方今后查找相关信息时方便和准确性。收件人：“目标”收件人，需要在邮件正文中有明确的问候语；如果有多人，且向他们传达的信息不一样，则需要分别列出。抄送：“通知”收件人，无需在邮件中提及。抄送他们只是为了让他们知道邮

件中沟通所谓何事，进展到了什么程度，但无需他们的特别注意或者

有所行动。密送：通常工作邮件不用密送，希望某员工知道某项目的情况，但是以他的级

别不适宜出现在抄送列表里。我是偷懒，省得转发

在线沟通讲究时效，所以电子邮件的内容力求简明扼要。表述完整，再简单的内容也要表述完整，以免造成误解。了使邮件内容条理清晰，注意分段，用段落来表达逻辑关系。一个要点占一个自然段，清晰直观。各个段落之间插入一个空行。空行和留白能让人在阅读的时候有喘息的机会和理解的间隙。用颜色和粗体来进行强调，不过请勿滥用，都强调等于没强调。结尾要总结，再次明确要求如果有附件，应该在正文处说明附件的内容和用途其它注意事项：1、为避免无谓的回复，可以主动控制邮件的来往在文中指定部分收件人给出回复或在文末添加语句，不需要回复的，“请知悉”，“仅供参考，无需回复”需要确认或反馈的，要在结尾明确“需要确认”或反馈的具体期限和要求。

其它注意事项：2、邮件写完了千万不要忘记检查！检查的内容：

收件人是否正确通读一遍，邮件各要素是否完善

有无不恰当的表述或含糊不清的地方，有无错别字。

我曾经出的糗收到他人的重要电子邮件后，2小时内回复对于重要级别较低的邮件一般不要超过24小时回复如果事情复杂，你无法及时确切回复作出响应，确认一下“收到了”如果对发件人提出的要求作出结论响应，全部回复，让大家都知道。如果只需要一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了如果需要增加该项工作的知情人，可以再添加收件人或抄送人。再来看看邮件的回复吧回复时间回复人关于回复的其它注意事项：1、进行针对性的回复回邮件答复问题时，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。2、不要就同一问题多次回复讨论，不要“盖高楼”如果对发件人提出的问题不清楚，或有不同意见，与发件人单独沟通，讨论好了再告诉大家，不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。如果收方双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅。此时应该采用电话沟通等其他方式进行交流后再作判断。小结电子邮件同其他沟通工具一样，目的就是交流信息、解决问题。但是不同水平的email对于工作效率、沟通各方的身心愉悦等都有不同程度的影响。邮件的形象就是你的形象先做好以下这些“小事“：1、设置好你的邮箱名字见龙在田、轻舞飞扬、虹口傅爸、残雨蓝阳……太不职业了2、设置好你的通讯录我喜欢按姓名设置3、设置好签名档签名档主要用于让对方获取自己的其他联系方式，设置一个固定的格式，包括个人姓名/英文名、公司名称、手机、座机、传真等必要信息。关于邮件，还不止这些……邮件是以其实时、可靠、快捷、方便存档等独特的沟通特点成为现代组织中的主要通讯手段。邮件也因此承载了企业中的人际关系、职场政治、商业谋略。

邮件，在层级组织中反映了人与组织的关系，邮件，亦是展现公司政治和组织生态的大舞台，邮件，已成为一种文化现象。如果你有兴趣，我们课后探讨……Anyque