商务旅程管理

第八节商务旅程管理

本节要点一、上司商务旅行的准备工作二、出国商务旅行的服务工作三、上司差旅期间秘书的工作四、上司差旅回来后秘书的工作五、秘书随同施行的事务工作六、差旅时的安全防范了解秘书在上司一般差旅中需要准备的工作内容；掌握上司差旅日程表的拟定技能；掌握上司差旅时预订房间和会议室的基本技能；掌握上司出国旅行时秘书所要做的服务工作的技能；掌握秘书随行事务的基本内容及操作技能。12435

中信集团的夏秘书第一次陪同年过半百的施副总经理去北方一个大城市出差，住在一所比较偏僻的招待所里。施副总吩咐他去邮寄一份快递。梁秘书在招待所门口向过路人打听到邮电所地址后，换乘了两路公共汽车，来回花了10元多钱，用了半天时间，才把快递寄出去。第二天早晨，他在陪领导散步时无意中发现离招待所不远处就有一家邮电所，十分后悔。此后，他便养成习惯，到外地出差，安顿好住处，待领导休息后，第一件事就是熟悉周围环境，特别是交通、邮电等情况，以便于在需要时，为上司提供快捷方便的服务。还有一次，他随一位年过七旬的退下来的老领导去开会，预订返程软卧车票时，由于交代不细致，结果买到的是一张上铺票，让老领导爬上爬下，虽然领导没说半句怨言，但他心里十分难受。这件事也让他明白：秘书的辅助和服务工作，必须时时处处观察细致，方方面面考虑周到，不得有半点失误。通过从实践中不断的磨炼和总结，他逐渐成熟起来。比如，他从实践中掌握了邮寄往他市的快慢规律：清晨投邮，平信和特快专递信同时到；在招待所投邮件比在邮局投邮件慢两天等等。客观情况是在不断变化的，对一些预想不到的情况，也应有思想准备，才不会造成手忙脚乱，这样才能从被动中争取主动，做好随从工作。案例导入

一、上司商务旅行的准备工作

（一）差旅准备工作。

中信集团上司差旅活动准备工作内容商务活动文件资料差旅事务资料办公用品个人用品谈判提纲合同草案协议书演讲稿有关讨论问题的信件备忘录日程表科技、产品资料公司简介对方公司相关资料差旅计划（含日程安排）目的地情况目的地交通图旅行指南票务及预订旅馆住宿出入境事务及证件对方的向导信函接送事务日历世界各地时间表笔记本计算机光盘或磁盘微型录音机及磁带照相机／摄像机介绍信、名片文具用品（文件夹、笔、笔记本）公司信封及信纸手机及充电器现金，支票通讯录（地址、电话、传真）护照签证身份证信用卡替换衣物洗漱用品急救药品旅行箱车票、船票、机票

（二）制定差旅计划和日程安排

1．制定差旅计划根据上司差旅的目的为上司拟订差旅计划。计划内容如下：（1）地点：上司本次出差的目的地（包括中转地），旅行过程开展工作、活动的地点、途经地点以及食宿地点。（2）时间：本次出差总时间的长短，启程及到达目的地、工作、活动的具体时间，返回及接站时间等。（3）交通工具：出发、目的地的接送及往返的交通工具（飞机、火车、汽车及火车、飞机的客舱种类）。（4）住宿：包括住宿地点、规格等。（5）差旅内容：差旅的活动内容，如访问、洽谈、会议、宴会、娱乐活动或参加某种仪式等。（6）资料、物品：根据差旅内容必须携带的文件、合同、协议、科技或产品资料、演讲稿和与会国的资料等。

2．安排差旅日程差旅内容较多，可把上司启程、抵达目的地（含中转）及返程要做的工作安排制成表格，形成差旅安排日程表。

日期具体时间交通工具地点事项备注10月5日（星期二）8:00—10:30民航班机xxxxxxx航班厦门-北京出发集团派车送机场11:00—12:00分公司派车北京出席分公司业务报告会（需用1号材料）15:00—16:00分公司派车北京拜会xxxx公司领导（已与对方约定）16:30—17:30分公司派车北京参观xx公司18:00--分公司派车北京晚餐，下榻于xx酒店（已预先订房）酒店电话：xxxxxxxx10月6日（星期三）9:00—12:00分公司派车北京出席xx公司新技术产品发布会并发言12:00—13:00分公司派车北京XX公司的午餐会（XX宾馆）15:00—16:00分公司派车北京会见xx公司经理17:20—19:50民航班机xxxxxxx航班北京-厦门返回公司派车接机

（三）票务工作和预订房间

1．预订机（车、船）票（1）秘书通常采用电话或书信传真的方式订票。（2）预订时要注明机（车、船）票的启程地点、到达地点、日期、机（车、船）班次、舱（座）位。（3）取票。拿到机（车、船）票时，应仔细核对姓名和拼音姓名(机票)、日期、航班或车次，舱（座）位及到达地点。

2．预订住宿房间

1）使用预订服务（１）通过上网、翻阅当地差旅指南、800免费电话等方式，选择并了解旅馆的确切位置、到机场或火车站的距离以及收费标准、是否打折等信息，在征求上司的意见后适时予以预订。（２）向对方提供住宿者的姓名、抵达时间、离开时间。有特殊要求，如房间面积大小、楼层朝向、上网端口及需要多大规模的会议室等，要询问落实，在对方能满足需要后再预订。

2）保证预订（１）确认预订：设法拿到确认预订的传真或其他书面形式的证明，并把确认证明附在上司随身携带的差旅计划后面。（２）核准结账时间：询问旅馆的结账时间，在上司差旅之前，把结账时间放在备忘录里。（３）取消预订：取消预订，须在结账之前打电话或采取其他方式通知旅馆并索要取消单存档，否则当天晚上就得收费。

（四）准备必备的文件资料及上司随身携带的用品临行前，秘书要将本次差旅所需的文件资料及用品按公与私分别列出清单，请上司过目，避免遗漏。

（五）预支差旅费（１）秘书要帮助上司填写申请预支出差旅费。（２）差旅费包括往返交通费及在当地的交通费、住宿费、餐费，还有其他可能的活动经费。为了安全，差旅费的携带应尽可能少带现金，尽可能使用信用卡或旅行支票。

（一）帮助办理各种必要的出国手续

（1）出国事由。（2）出国路线(外国公司所在国名称)。（3）出国日程安排，包括出国时间，在国外活动时间、地点，回国时间等。（4）出国组团的人数。申请文件后面要附出国人员名单和外国公司所发的邀请函(副单)，出国人员名单要写清姓名、年龄、性别、职务职称等内容。

二、出国商务旅行的服务工作1．出国申请文件的内容

1）护照护照是各主权国家发给本国公民出入境及到国外差旅居留时证明其国籍和身份的证件。出国人员均须持有本国政府颁发的合法的护照。出国前，要凭护照办理所去国家和中途经停国家的签证，凭护照购买国际航班机票或车船票。在国外，有关当局检验时须出示护照，住旅馆也要凭护照。

2）护照的种类我国的护照分为外交护照、公务护照、普通护照三种。普通护照又可分为因公普通护照和因私普通护照。

2．办理护照

3）护照的办理（１）护照办理机构因公出国人员的护照应到外交部或其授权的机关（各省、市、自治区的外事办公室）办理；因私出国人员的护照，由公安部授权的机关办理。（２）提供相关证件出国人员办理护照时，须携带主管部门的出国任务批件、出国人员政审批件、所去国有关公司的邀请书、工作单位的派遣函或证明（法人本人可以免交派遣函，但须交验营业执照副本）。（３）备好个人相片到公安部门指定的照相点照相，拍2寸正面免冠半身同底相片10张（底片要保管好，在办签证时还需用同底的相片）。

（４）认真填写信息出入境管理机构会提供相关卡片和申请表，应按规范要求认真填写有关信息。（５）仔细核对护照拿到护照后，应仔细检查护照填写项目，如姓名、籍贯、出生年月和地点等是否准确无误，授权发照人的签字和发照单位的盖章是否齐全等。如果是多人出国、集体办理护照，则还要注意检查护照上的照片是否与姓名一致。（６）确认签名核对无误后，持护照人应在签字格上签名。持护照人没在护照上签名，护照会被视为无效，出境、入境、银行开户、法律交涉等都将难以进行，有的国家甚至会对未签名的持护照人拘留。

1）签证的作用签证(visa)是各主权国家发给外国或本国公民出入国境或在本国经过、停留、居住的许可证明。签证一般可做在护照上，有的也做在其他身份证件上。

2）签证的内容签证内容主要包括：签证种类、签证代号、入出境（过境）目的、途经口岸、偕行人、停留期限、有效次数、签发机构、签发地点、签证官员签字盖章、签发日期等。有的国家还附有持签证者的相片（应与护照上的一致），有的还有印花和防伪标志等。3．办理签证

3）签证的办理（１）由本人亲自持护照和有关申请签证的材料到差旅国驻我国大使馆或领事馆办理。（２）委托权威的可靠的签证代办机构（如中国旅行社总社签证代办处）代办。（３）委托前往国家洽商的邀请组织（如公司）到前往有关国家的使（领）馆办理。

4）签证的手续办理签证要交上护照并填写一份签证表。

5）签证的检查取得签证后，要检查签证。检查的重点是：签证种类是否符合申请目的，有效期和停留期是否清楚，签证持有人的姓名拼音是否正确，签证官员和签发机关是否签字盖章等。

（1）“国际预防接种证书”即“黄皮书”，封面为黄色而得名。（2）出国人员在办理护照和签证后，应持单位介绍信到所在地的卫生检疫部门进行卫生检疫和预防接种。一般接种牛痘、霍乱、黄热病疫苗。近年来，各国对出入境者还要做艾滋病检查。（3）拿到黄皮书应查验。查验内容包括填写的内容是否符合本人情况（姓名、出生日期和性别），医生的签字、检疫机关的盖章是否清晰，应该接种的项目是否填写。

4．办理“国际预防接种证书”

在办妥上述各项手续后，秘书可以代替上司携带上司的护照、户口本、居民身份证到户口所在地办理临时出境登记手续。如果上司出国超过6个月（含6个月），还要办理注销常住户口手续，再带上办理完毕的所有证件和证明，把办理护照时发的第一张“出境登记卡”换为第二张“出境登记卡”。5．办理出境登记卡（1）购买国际航班机票，需交验身份证和护照，在中国民航所属的售票处或外国航空公司驻我国的办事处购买。（2）拿到机票后必须对票面进行查验。查验的内容有：姓名的拼音是否与本人护照或其他有效证件中的拼音相符；全部航程的每班航班是否都有乘机联，每一联的黑粗线框内是否与原旅程计划相一致；每个航班起飞和降落的时间、机场名称；是否在定座栏内填好OK，若是填RQ，则表示不被确认，应继续争取或更换航班；还要检查是否有涂改或填写不清及是否盖有公章。（3）上司所到之处如果对方有接待，这时可发出通知，最好以书面形式通知。内容包括：航班、航船号或火车的车次、启程地点、到达口岸名称和时间、前往的人数。（4）如果上司乘坐国际列车，秘书应携带出国人员的护照、签证、“黄皮书”等证件到北京中国国际旅行社办理购票手续。（5）如果准备坐船出国，秘书可携带出国人员的护照、签证、“黄皮书”等证件到中国外轮代理公司所属分公司办理船票。

6．订购机票（船票、车票）

（二）出行前的准备工作（1）拟制旅程方案：编制几套旅程方案，供上司选择。（2）办理兑换外币：了解外汇信息，准备少量外币现钞，如需用大额外汇，可用差旅支票和信用卡。（3）准备零钞：世界上很多国家都有付小费（tips）的做法，有的称服务费（servicechange），但各国付小费的数目差距较大。到差旅国后可先向我驻外使（领）馆打听有关的做法。（4）准备随身携带物品：主要有服装、拖鞋、洗漱用品等。（5）准备文件资料：根据旅行目的，为上司准备必须携带的各种文件，如谈判合同协议书、科技或产品资料、演讲稿以及目的地指南等，同时还要为上司提供有关国家的风土人情及各种礼节，使上司的商务活动圆满顺利。（6）检查相关证件：护照、签证、黄皮书、国际机票、外语名片、外币以及其他必需的出国文件、证件等。

（三）办理出入境手续（1）边防检查：在国际机场标明PASSPORTCONTROL或POLICE字样的柜台或窗口，就是边防设立的护照检验处。出入国境人员要填写出入境登记卡，交验护照，检查签证。边防人员确认无误，在护照内页盖上注明出入境口岸和日期的验讫章。（2）海关检查：填写海关申报单，包括姓名、性别、职业、国籍、护照号、发照日期、入境口岸、入境日期、逗留地址、行李件数以及所带物品的数量。一般情况下，烟、酒等物品按限额放行，文物、武器、当地货币、动植物等非经特许不得出入国境。文物若是从有权经营文物的商店（如文物商店、友谊商店）购买的，海关凭“文物古籍外销统一发货票”和中国文物管理部门的鉴定标志查验放行，否则，必须事先报经中国文物管理部门鉴定，经鉴定后准许出口的，由文物管理部门开具出口许可证明后才予以放行。海关人员根据申报单进行检查。

（3）安全检查主要是检查禁止携带的武器、凶器、爆炸物和剧毒物等。（4）健康检疫即交验黄皮书，对未接种的旅客会采取隔或强制接种措施。（5）乘机手续在抵达机场后乘机前要先办理乘机手续，即将机票交由机场验票口查验，同时将随身托运的行李过磅，并将重量填到机票上，领取登机卡和行李卡。（6）注意时差。国际上规定，以英国格林威治时间(GMT)为标准时间。两个半球分为东八区和西八区，东八区时间比GMT早，西八区时间比GMT晚。计算方法是格林威治以东，每15°加1小时，格林威治以西，每15°减1小时。

世界主要国家时差表英（格）中+8法+1美（纽）-5澳+10加（太平洋沿岸）-81:009:002:00前一日20:0011:00前一日18:008:0016:009:003:0018:000:0017:00次日1:0018:0012:00次日3:009:0021:00次日5:0022:0016:00次日7:0013:00

（一）工作处理

1．上司动身后，对方如果有安排接站，再电话通知对方。

2．按照上司出差前的授权和指示开展工作，遇到超越职权范围的事，或遇到紧急、特殊情况，应立即请示在家领导解决，或与上司联系，请求上司的指示。

3．需要上司亲自处理的紧急邮件，上司又不能马上回来，应立即邮寄给上司。

（二）工作记录随时记录上司不在家时的一些主要事情及处理结果，以便上司回来后能了解工作的进展情况。

（三）工作梳理秘书可利用上司出差时的“暂时空隙”，对工作进行梳理，处理或整理平时无暇顾及的事宜和文件。三、上司差旅期间秘书的工作

（一）接站接站时，如果上司问起差旅期间的工作，或者有需要在上司回来后就必须马上知道的事项，可择要简单汇报。

（二）汇报上司回来上班后，按轻重缓急顺序，扼要地向上司汇报其差旅期间单位所发生的事情及处理结果。

（三）整理文件资料协助上司整理差旅带回来的文件、资料等。

（四）核算报销差旅费帮助上司核算差旅费用，并向财务部门报销。

（五）向受访对象致谢需要时，按上司的指示，向在上司差旅时给予上司照顾的有关单位和人士去电或去函致谢。致谢函上要请上司签字。

（六）检查总结四、上司差旅回来秘书的工作

（一）随行事务的含义是指秘书随同上司进行公务差旅，为上司外出开展公务活动所进行的综合性服务工作。

（二）随行事务的特点

1．流动性：外出时，因活动时间、地点、环境和内容等在不断地转移、变化，故此时为上司提供服务或辅助工作具有流动性的特征。

2．全面性：随同上司一起差旅，往往是一两个人要承担起一个秘书班子为上司提供的全面性的综合服务。

3．复杂性：随从事务的流动性和全面性，也使秘书提供服务工作显示出鲜明的复杂性。

五、秘书随同旅行的事务工作（三）随行事务工作程序

（1）根据差旅的目的、意图、地点、日