新编计算机办公自动化基础教程

第五章Excel2003/2007电子表格制作第一节Excel2003使用入门第二节创建工作簿第三节编辑工作表第四节编辑单元格第五节格式化工作表第六节公式与函数第七节管理数据清单第八节使用图表第九节认识Excel2007第十节上机练习——制作销售业绩分析表本章小结习题五第一节Excel2003使用入门

Excel2003是一个操作简单、使用方便、功能强大的电子表格软件，它主要用于对数据的处理、统计分析与计算。了解Excel2003的基本知识是学好该软件的前提，下面将详细介绍Excel2003的基础知识。

一、启动Excel2003

启动Excel2003有多种方法，下面简单介绍常用的3种方法。（1）在Windows的桌面上双击快捷图标，即可启动

Excel2003。

（2）选择“开始”→“所有程序”→“MicrosoftOffice”→

“MicrosoftOfficeExcel2003”命令，即可启动Excel2003。

（3）选择“开始”→“运行”命令，即可弹出“运行”对话框。在“打开”文本框中输入“Excel.exe”，单击“确定”按钮，即可启动Excel2003应用程序，如图5.1.1所示。Excel2003工作界面除了具有与Word2003相同的标题栏、菜单栏、工具栏等组成部分外，还具有其特有的组成部分。下面分别进行介绍。图5.1.1Excel2003工作界面1．名称框

名称框位于工具栏的下方，用于显示工作表中光标所在单元格的名称。

2．编辑栏

编辑栏用于显示活动单元格的数据和公式。

3．工作表

工作表是用来存放数据的表格。4．工作表标签

工作表标签用来标识工作簿中不同的工作表。单击工作表标签，即可迅速切换至相应的工作表中。

二、工作簿、工作表和单元格

使用Excel2003之前，首先介绍一些基本概念，如工作簿、工作表、单元格及它们之间的区别。

1．工作簿

Excel2003工作簿是计算和存储数据的文件，每一个工作簿都由多张工作表组成，用户可以在单个文件中管理各种不同类型的信息，默认情况下，一个工作簿包含3张工作表，分别为Sheet1，Sheet2和Sheet3。2．工作表

用户利用工作表可以对数据进行组织和分析，也可以同时在多张工作表中输入或编辑数据，还可以对不同工作表中的数据进行汇总计算。工作表由单元格组成，横向为行，分别以数字命名，如1，2，3，4…；纵向为列，分别以字母命名，如A，B，C，D…。3．单元格

Excel2003工作簿最基本的核心就是单元格，它也是Excel工作簿的最小组成单位。单元格可以记录简单的字符或数据，从Excel2000版本起，就可以记录多达32000个字符的信息。一个单元格记录数据信息的长短，可以根据用户的需要进行改变。单元格是由行号和列号标识的，如A1，B3，D8，F5等。三、退出Excel2003

退出Excel2003常用以下3种方法：

（1）选择“文件”→“退出”命令。

（2）单击标题栏右侧的“关闭”按钮。

（3）双击“控制菜单”按钮。第二节节创创建建工作作簿启动Excel2003后后，就就可以以在其其中输输入各各种数数据。。默认认情况况下，，新创创建的的工作作簿中中包含含3个个工作作表，，用户户还可可以根根据需需要创创建其其他工工作表表。一一、、新建建工作作簿当当启启动Excel2003时时，系系统会会自动动创建建一个个新的的工作作簿Book1.xls，并并在新新建的的工作作簿中中创建建3个个空的的工作作表Sheet1，，Sheet2和Sheet3。。如果果要创创建新新的工工作簿簿，可可以采采用以以下几几种方方法法：（1））选择择“文文件””→““新建建”命命令，，弹出出“新新建工工作簿簿”任任务窗窗格，，在任任务窗窗格的的“新新建””选区区中单单击““空白白工作作簿””超链链接。。（（2））单击击“常常用””工具具栏中中的““新建建”按按钮。。（（3）如如果想想利用用模板板创建建一个个工作作簿，，可以以在““新建建工作作簿””任务务窗格格的““新建建”选选区中中单击击“本本机上上的模模板””超链链接，，弹出出如图所所示的的“模模板””对话话框。。打开开“电电子方方案表表格””选项项卡，，在其其列表表框中中选择择需要要的模模板，，然后后单击击“确确定””按钮钮。二、选选中单单元格格对对单元元格进进行各各种编编辑操操作前前，必必须先先将目目标单单元格格选中中，然然后才才能进进行操操作。。在Excel2003中中，用用户可可以使使用以以下8种方方法选选中目目标单单元格格。““模板板”对对话框框（1））用鼠鼠标单单击目目标单单元格格，即即可将将其选选中。。（（2））单击击某个个单元元格，，按住住鼠标标左键键拖动动鼠标标到另另一个个单元元格后后释放放鼠标标，即即可选选中以以这两两个单单元格格为对对角线线的矩矩形区区域。。（（3））按住住“Ctrl””键的的同时时依次次单击击多个个不相相邻的的单元元格或或矩形形区域域，即即可选选中多多个不不相邻邻的单单元格格或矩矩形区区域。。（（4））单击击某个个单元元格，，按住住“Shift”键键的同同时单单击另另一个个单元元格，，即可可选中中以这这两个个单元元格为为对角角线的的矩形形区域域。（5））单击击工作作表左左侧的的行号号标签签可以以选中中某一一行。。（（6））单击击工作作表上上方的的列号号标签签可以以选中中某一一列。。（（7））选中中某行行或某某列后后按住住鼠标标左键键并进进行拖拖动，，即可可选中中相相邻的的多行行或多多列。。（（8））单击击工作作表左左上角角的““全选选”按按钮可可以选选中整整个工工作作表。。三三、输输入数数据数数据据类型型不同同，其其相应应的输输入方方法也也不同同。Excel2003中中包含含有4种类类型的的数据据，下下面将将分别别介绍绍其输输入方方法。。1．输输入文文本文文本本包括括汉字字、英英文字字母、、数字字、空空格以以及其其他键键盘能能输入入的符符号，，可在在单元元格中中输入入32000个字字符，，且字字符型型数据据通常常不参参与计计算。。输输入文文本型型数据据时，，只要要将单单元格格选中中，直直接在在其中中输入入文本本，按按回车车键即即可。。如果果用户户输入入的文文本内内容超超过单单元格格的列列宽，，则该该数据据就要要占用用相邻邻的单单元格格。如如果相相邻的的单元元格中中有数数据，，则该该单元元格中中的内内容就就会截截断显显示。。如果用用户输输入的的数据据全部部由数数字组组成，，在输输入时时必须须先输输入““’””，然然后再再输入入数字字，这这样，，系统统才会会将输输入的的数字字当作作文本本，并并使它它们在在单元元格中中左对对齐。。2．输输入数数值型型数据据数数值型型数据据是指指包括括0，，1，，2……，以以及正正号（（+））、负负号（（－））、小小数点点（.）、、分号号（;）、、百分分号（（%））等在在内的的数据据，这这类数数据能能以整整数、、小数数、分分数、、百分分数以以及科科学记记数形形式输输入到到单元元格中中。输输入数数值型型数据据时，，要注注意以以下事事项：：（1））如果果要输输入分分数，，如3/5，应应先输输入““0””和一一个空空格，，然后后再输输入““3/5””，否否则系系统会会将该该数据据作为为日期期处理理。（（2）输输入负负数时时，可可分别别用““－””或““（））”来来表示示。例例如，，－8可以以用““－8”或或“（（－8）””来表表示。。（（3））如果果用户户输入入的数数字其其有效效位超超过单单元格格列宽宽，在在单元元格中中无法法全部部显示示时，，Excel将将自动动显示示出若若干个个＃号号，用用户可可通过过调整整列宽宽以将将所有有数据据显示示出来来。3．输输入日日期日日期期也是是数字字，但但它们们有特特定的的格式式，输输入时时必须须按照照特定定的格格式才才能正正确输输入。。输入入日期期时，，应按按照MM/DD/YY的的格式式输入入，即即先输输入月月份，，再输输入日日期，，最后后输入入年份份，如如10/12/2006。如如果用用户要要输入入当前前日期期，按按“Ctrl+；””组合合键即即可可。4．输输入时时间输输入入时间间时，，小时时、分分、秒秒之间间用冒冒号分分开，，如10:30:25。。如果果输入入时间间后不不输入入AM或PM，，Excel会会认为为使用用的是是24小时时制，，且输输入时时要在在时间间和AM/PM标记记之间间输入入一个个空格格。如如果用用户要要输入入当前前的时时间，，按““Ctrl+Shift+；；”组组合键键即可可。四、输输入批批量数数据在在制制作电电子表表格时时，通通常要要在其其中输输入批批量数数据。。如果果一个个一个个地输输入，，这将将十分分麻烦烦且浪浪费时时间，，因此此，用用户可可采取取特定定的方方法来来输入入大批批量的的数据据，以以提高高工作作效率率。1．．输入入相同同数据据如如果要要输入入批量量相同同数据据，可可按照照以下下操作作步骤骤进行行。（（1）在在某个个单元元格中中输入入初始始数据据。（（2）选选中包包括该该初始始数据据在内内的一一个单单元格格区域域。（3））激活活编辑辑区，，按““Ctrl+Enter”快快捷键键即可可。2．．输入入可扩扩充数数据序序列Excel2003中提提供了了一些些可扩扩展序序列，，相邻邻单元元格中中的数数据将将按序序列递递增的的方法法进行行填充充，具具体操操作步步骤如如下：：（（1））在某某个单单元格格中输输入序序列的的初始始值。。（（2））按住住“Ctrl””键的的同时时用鼠鼠标指指针单单击该该单元元格右右下角角的填填充柄柄并沿沿着水水平或或垂直直方向向进行行拖动动。（（3）到到达目目标位位置后后释放放鼠标标左键键，被被鼠标标拖过过的区区域将将会自自动按按递增增的方方式进进行填填充。。3．输输入等等差序序列等等差差序列列是指指单元元格中中相邻邻数据据之间间差值值相等等的数数据序序列。。在Excel2003中中，输输入等等差序序列的的具体体操作作步骤骤如下下：（（1）在在两个个单元元格中中输入入等差差序列列的前前两个个数。。（（2））选中中包括括这两两个数数在内内的单单元格格区域域。（（3）单单击并并拖动动其右右下角角的填填充柄柄沿着着水平平或垂垂直方方向拖拖动，，到达达目标标位置置后释释放鼠鼠标左左键，，被鼠鼠标拖拖过的的区域域将会会按照照前两两个数数的差差值自自动进进行填填充。。4．输输入等等比序序列等等比比序列列是指指单元元格中中相邻邻数据据之间间比值值相等等的数数据序序列。。在Excel2003中中，输输入等等比序序列的的具体体操作作步骤骤如下下：（（1）在在单元元格中中输入入等比比序列列的初初始值值。（（2）选选择““编辑辑”→→“填填充””→““序列列”命命令，，弹出出“序序列””对话话框。。（3））在““序列列产生生在””选项项区中中选择择序列列产生生的位位置；；在““类型型”选选项区区中选选中““等比比序列列”单单选按按钮；；在““步长长值：：”文文本框框中输输入入等比比序列列的步步长；；在““终止止值””文本本框中中输入入等比比序列列的终终止止值。。（（4））设置置完成成后，，单击击“确确定””按钮钮即可可。5．自自定义义填充充序列列如如果用用户经经常要要使用用一个个序列列，而而该序序列又又不是是系统统自带带的可可扩展展序列列，用用户可可以将将此序序列自自定义义为自自动填填充序序列，，具体体操作作步骤骤如下下：（（1）选选中要要作为为自动动填充充序列列的单单元格格区域域。（（2）选选择““工具具”→→“选选项””命令令，弹弹出““选项项”对对话框框。单单击““自定定义序序列””标签签，打打开““自定定义序序列””选项项卡。。（3））单击击“导导入””按钮钮，即即可将将选中中的序序列导导入到到“自自定义义序列列”列列表中中。除除此此之外外，用用户还还可以以在““自定定义序序列””选项项卡中中输入入一个个新的的序列列。只只要在在“输输入序序列””文本本框中中输入入自定定义的的序列列项，，单击击“添添加””按钮钮即可可。第三节节编编辑辑工作作表创建好好工作作表后后，往往往还还要对对工作作表进进行重重命名名、复复制、、移动动、删删除等等操作作，以以使其其符合合用户户的需需求，，下面面将对对这些些常见见的编编辑操操作进进行介介绍。。一、重重命名名工作作表当工作作表比比较多多时，，根据据需要要可对对工作作表进进行重重新命命名。。常用用以下下两种种方法法：（1））选中中要重重命名名的工工作表表。选选择““格式式”→→“工工作表表”→→“重重命名名”命命令，，直接接输入入新的的工作作表名名称并并按回回车键键即可可。（（2）在在要重重命名名的工工作表表标签签上单单击鼠鼠标右右键，，从弹弹出的的快捷捷菜单单中选选择““重命命名””命令令即可可。二、选选中工工作表表对工作作表进进行各各种编编辑操操作前前，必必须先先将目目标工工作表表选中中，然然后才才能进进行其其他相相关操操作。。在Excel2003中中，用用户可可以使使用以以下4种方方法选选中工工作表表。（1）单单击工作作表标签签，即可可选中该该标签对对应的工工作表。。（（2））按住““Shift””键的同同时单击击两个工工作表标标签，可可选中这这两个工工作表之之间的所所有工作作表。（（3）按按住“Ctrl”键的的同时依依次单击击多个工工作表标标签，可可选中多多个不连连续的工工作表。。（（4））在工作作表标签签上单击击鼠标右右键，从从弹出的的快捷菜菜单中选选择“选选定全部部工作表表”命令令，即可可选中工工作簿中中的所有有工作表表。三、复制制和移动动工作表表在Excel2003中，，用户既既可以在在同一个个工作簿簿中复制制和移动动工作表表，也可可以在不不同的工工作簿之之间复制制和移动动工作表表。1．．在同一一个工作作簿中复复制和移移动在在同同一个工工作簿中中复制和和移动工工作表的的具体操操作步骤骤如下：：（（1））用鼠标标左键单单击要移移动工作作表的标标签，按按住鼠标标左键并并拖动鼠鼠标，即即可移动动该工作作表的位位置。（（2）按按住“Ctrl”键的的同时移移动工作作表，即即可在移移动工作作表的同同时复制制该工作作表。2．在不不同工作作簿间复复制和移移动在在不不同工作作簿间复复制和移移动工作作表的具具体操作作步骤如如下：（（1）用用鼠标右右键单击击要复制制或移动动的工作作表，在在弹出的的快捷菜菜单中选选择“移移动或复复制工作作表”命命令，弹弹出“移移动或复复制工作作表”对对话框，，如图5.3.1所示示。（（2）在下下拉列表表框中选选择目标标工作簿簿，选中中“建立立副本””复选框框，单击击“确定定”按钮钮，即可可在移动动的同时时完成工工作表的的复制工工作。。（3）如如果取消消选中““建立副副本”复复选框，，可在不不同工作作簿间只只移动工工作表。。四、删除除工作表表当工作簿簿中的工工作表不不再使用用时，可可将其删删除。用用户可以以使用以以下两种种方法删删除工作作表，具具体操作作步骤如如下：（（1）在在工作表表标签上上单击鼠鼠标右键键，从弹弹出的快快捷菜单单中选择择“删除除”命令令即可。。（（2））选中要要删除的的工作表表标签，，选择““编辑””→“删删除工作作表”命命令即可可。提示：如如果用户户删除的的工作表表中包含含有数据据，则会会弹出如如图5.3.2所示的的提示框框，提示示用户是是否真的的要删除除该工作作表。如如果确定定删除，，单击““删除””按钮即即可。““移移动或复复制工作作表”对对话框图确确认删删除消息息提示框框第四节编编辑辑单元格格在Excel2003中最最基本的的操作就就是编辑辑单元格格，包括括编辑单单元格内内容、清清除单元元格内容容以及移移动和复复制单元元格数据据等。一、插入入单元格格在Excel2003中编编辑工作作表时，，为了避避免覆盖盖原有单单元格中中的数据据，常常常须要在在工作表表中插入入单元格格对其进进行补充充。其具具体操作作步骤如如下：（1）在在插入位位置选定定一个单单元格。。（（2））选择““插入””→“单单元格””命令，，或在选选定的单单元格上上单击鼠鼠标右键键，在弹弹出的快快捷菜单单中选择择“插入入”命令令，弹出出“插入入”对话话框，如如图5.4.1所示。。““插入入”对话话框（3）在在“插入入”对话话框中选选择一种种插入方方式。选选中“活活动单元元格右移移”单选选按钮，，插入的的单元格格将处于于原来所所选的位位置，原原来的单单元格将将向右移移动；选选中“活活动单元元格下移移”单选选按钮，，插入的的单元格格将处于于原来所所选的位位置，原原来的单单元格将将向下移移动；选选中“整整行”单单选按钮钮，插入入的行数数与选定定的单元元格的行行数相同同；选中中“整列列”单选选按钮，，插入的的列数与与选定的的单元格格的列数数相同。。（（4））单击““确定””按钮即即可。二、删除除单元格格有时为了了去掉一一些不必必要的数数据，须须要删除除一些单单元格。。其具体体操作步步骤如下下：（（1）选定定要删除除的单元元格，也也可以选选中整行行或整列列。（（2）选择择“编辑辑”→““删除””命令，，或在选选定的的单元格格中单击击鼠标右右键，在在弹出的的

快捷捷菜单中中选择““删除””命令，，弹出““删除””

对话话框，如如图5.4.2所示。。““删删除”对对话框（3）在在“删除除”对话话框中根根据具体体情况选选择一种种删除方方式。选选中“右右侧单元元格左移移”单选选按钮，，删除选选定的单单元格，，右侧的的单元格格向左移移动；选选中“下下方单元元格上移移”单选选按钮，，删除选选定的单单元格，，下方的的单元格格向上移移动；选选中“整整行”单单选按钮钮，删除除选定的的行；选选中“整整列”单单选按钮钮，删除除选定的的列。（（4）单单击“确确定”按按钮即可可。三、移动动和复制制单元格格移动和复复制单元元格内容容，一般般常用以以下几种种方法：：

（1）使用用快捷键键。其具具体操作作步骤如如下：1）选定定要进行行复制和和移动的的单元格格或单元元格区域域。2））按“Ctrl+C””或“Ctrl+X””快捷键键。3））选定要要粘贴的的目标单单元格或或单元格格区域左左上方的的单元格格。4））按“Ctrl+V””快捷键键。（2）使使用菜单单命令。。其具体体操作步步骤如下下：1）选选定要移移动或复复制的单单元格或或单元格格区域。。2）单击击“编辑辑”菜单单项，在在弹出的的下拉菜菜单中选选择“剪剪切”或或“复制制”命令令，或单单击“常常用”工工具栏中中的“剪剪切”按按钮或或“复制制”按钮钮。3））选定要要粘贴的的目标单单元格或或目标单单元格区区域左上上方的单单元格。。4）选择择“编辑辑”→““粘贴””命令，，或单击击“常用用”工具具栏中的的“粘贴贴”按钮钮即即可。提示：也也可以在在要移动动或复制制的单元元格或单单元格区区域内单单击鼠标标右键，，在弹出出的快捷捷菜单中中选择““剪切””、“复复制”或或“粘贴贴”命命令。四、清除除单元格格如果要清清除单元元格中的的错误内内容，具具体操作作步骤如如下：（（1）选选定要清清除内容容的单元元格或单单元格区区域。（（2）选选择“编编辑”→→“清除除”命令令，弹出出其子菜菜单，如如图5.4.3

所示示。（3）从从4种命命令中根根据需要要选择一一种。““清除””子菜单单中各命命令的作作用如下下：““全全部”命命令：清清除工作作区域中中所有单单元格的的内容和和格式，，包括超超级链接接和批注注。““清清除”子子菜单“格式””命令：：只清除除选定工工作区域域的单元元格格式式，单元元格内容容和批注注均不改改变。““内容””命令：：删除选选定工作作区域单单元格中中的内容容（包括括公式和和数据）），单元元格格式式和批注注均不改改变。““批注””命令：：只删除除选定工工作区域域单元格格批注，，单元格格内容和和格式均均不改变变。注意：清清除单元元格不同同于删除除单元格格。清除除单元格格指的是是清除单单元格中中的内容容（数据据和公式式）、格格式和批批注，单单元格仍仍然保留留在工作作表中；；而删除除单元格格指的是是将该单单元格移移出工作作表，并并调整周周围的单单元格填填补删除除后的空空缺。如如果选定定单元格格后，按按“Delete”键键或“→→”键，，Excel只只清除单单元格中中的内容容，而保保留其中中的批注注和单元元格格式式；如果果执行了了清除命命令，Excel将清清除单元元格中的的内容、、格式、、批注等等全部信信息。第五节格格式式化工作作表工作表编编辑完后后，用户户可以利利用Excel2003提提供的各各种格式式工具栏栏和排版版命令美美化工作作表。例例如设置置背景图图案、工工作表标标签颜色色、单元元格和表表格的边边框线等等内容。。一、设置置边框和和底纹在Excel2003中，，工作表表中的边边框线是是系统预预设的，，如果用用户不自自行设置置边框，，打印出出来的工工作表将将没有边边线，因因此，用用户须要要为工作作表中的的数据添添加边框框，以使使工作表表美观。。为了突突出显示示某些数数据，还还可以为为其添加加底纹，，下面将将对其进进行具体体介绍。。1．添添加边框框添添加边边框的具具体操作作步骤如如下：（（1）选选中要添添加边框框的单元元格或单单元格区区域。（2）选选择“格格式”→→“单元元格”命命令，弹弹出“单单元格””对话框框，单击击“边框框”标签签，打开开“边框框”选项项卡，如如图5.5.1所示。。（（3））在“预预置”选选区中选选择相应应的选项项，设置置单元格格或单元元格区域域的内边边框和外外边框。。（（4））在“边边框”选选区中选选择相应应的单元元格应用用边框，，也可以以在“边边框”选选区预览览框内要要添加边边框处单单击鼠标标。（（5）在““线条””选区的的“样式式”列表表中选择择一种线线型。（6）在在“颜色色”下拉拉列表中中选择一一种边框框颜色。。以上参参数设置置如图5.5.2所示示。““边框”选选项卡图设设置边框参参数（7）单击击“确定””按钮，效效果如图5.5.3所示。2．．添加底纹纹给给工作表的的单元格添添加底纹，，可以改善善工作表的的视觉效果果。其具体体操作步骤骤如下：（（1）选定要要添加底纹纹的单元格格或单元格格区域。（（2）选择““格式”→→“单元格格”命令，，弹出“单单元格格式式”对话框框，单击““图案”标标签，打开开“图案””选项卡，所所示。添添加边框效效果图““图案””选项卡（3）在该该选项卡的的“颜色””列表中选选择一种颜颜色；在““图案”下下拉列表中中选择底纹纹图案。（（4）单击““确定”按按钮，效果所所示。添添加底纹效效果提示：利用用“格式””工具栏中中的“边框框”按钮、、“填填充颜色””按钮和和“字体体颜色”按按钮也也可以给工工作表单元元格设置边边框和底纹纹。二、设置单单元格格式式单元格格式式主要是指指单元格中中文字、数数字的格式式以及单元元格的对齐齐方式。为为单元格中中的数据设设置合适的的格式，有有助于美化化工作表。。1．设置字字符格式单单元元格中数据据字体、字字形、字号号和颜色的的设置方法法如下：（（1）选定要要设置字符符格式的单单元格或单单元格区域域，选择““格式”→→“单元格格”命令，，弹出如图图5.5.6所示的的“单元格格格式”对对话框。（（2）打开““字体”选选项卡，对对字体、字字形、字号号等进行设设置。（（3））单击“确确定”按钮钮，设置字字符格式后后的工作表所所示。““单元格格格式”对话话框图图5.5.7字符符设置效果果图2．设置数数字格式Excel2003包含多种种数字格式式，如货币币格式、日日期格式等等，具体设设置方法如如下：（（1））选定要设设置的单元元格或单元元格区域。。（（2）选择择“格式””→“单元元格”命令令，弹出““单元格格格式”对话话框（见图图5.5.6）。（（3）打开““数字”选选项卡，选选择数字格格式类型进进行设置。。（（4）单击击“确定””按钮即可可。3．设置数数据对齐方方式设设置对齐齐方式的操操作步骤如如下：（（1））选定要进进行设置的的单元格或或单元格区区域。（（2））选择“格格式”→““单元格””命令，弹弹出“单元元格格式””对话框（））。（（3）打打开“对齐齐”选项卡卡，设置数数据对齐方方式。（（4））单击“确确定”按钮钮即可。三、自动套套用格式Excel2003内置了了大量的工工作表格式式，其中对对表格的各各组成部分分定义了一一些特定的的格式。套套用这些格格式，既可可以使工作作表变得更更加美观，，又可以节节省时间，，提高工作作效率。自自动套用格格式的具体体操作步骤骤如下：（（1）在工作作表中选取取要自动套套用格式的的单元格区区域。（（2））选择“格格式”→““自动套用用格式”命命令，弹出出“自动套套用格式””对话框，所所示。（3）在该该对话框的的列表框中中选择需要要的格式，，然后单击击“确定””按钮，即即可自动套套用格式，，效果如图图5.5.9所示。。““自动套用用格式”对对话框图自自动套用格格式效果四、添加背背景用户可以给给工作表设设置背景图图案，让工工作表具有有像Windows墙纸一样样的效果，，其具体操操作步骤如如下：（（1））选中要添添加背景图图案的工作作表。（（2））选择“格格式”→““工作表””→“背景景”命令，，弹出“工工作表背景景”对话框框，如图5.5.10所示。。（（3）在““查找范围围”下拉列列表中选择择作为工作作表背景图图案的文件件。（（4）单单击“插入入”按钮即即可，效果果如图5.5.11所示。““工作表表背景”对对话框图图5.5.11背景景效果图第六节公公式与函函数分析和处理理Excel工作表表中的数据据离不开公公式和函数数。公式是是工作表中中对数据进进行分析和和运算的等等式，它是是工作表的的数据计算算中不可缺缺少的部分分。函数是是Excel提供的的一些特殊殊的内置公公式，可以以进行数学学运算或逻逻辑运算等等。与直接接使用公式式进行计算算相比较，，使用函数数进行计算算的速度更更快，并可可减少错误误的发生。。一、输入公公式公式可以用用来执行各各种运算，，使用公式式可以方便便而准确地地分析工作作表中的数数据。如用用户向工作作表中输入入计算的数数值时，就就可以用公公式。公式式包括运算算符、单元元格引用位位置、数值值、工作表表函数等。。Excel中包含含的运算符符主要有：：加法、减减法、乘法法、除法、、连接数字字和产生数数字结果等等。输输入公式式和输入文文字型数据据相似，但但是输入公公式时须先先输

入一一个等号““=”，然然后才能输输入公式的的表达式。。其具体操操作步骤如如下：（1）选中中输入公式式的单元格格F3。（（2）输入等等号“=””，然后输输入公式表表达式“B3+C3+D3+E3”，所所示。（（3））输完后按按回车键，，或单击编编辑栏中的的“输入””按钮，，即可显示示计算结果果。二、编辑公公式输入完公式式后，用户户可以根据据需要对输输入的公式式进行编辑辑，如修改改、移动、、复制等。。1．修改公公式可可以通过过修改公式式中的数值值得出其他他结果。方方法是双击击要修改的的公式所在在的单元格格，然后在在编辑栏中中直接对公公式进行修修改

即可可。2．移动动公式移移动公公式与移动动单元格中中数据的方方法类似，，具体操作作步骤如如下：（（1））单击要移移动的包含含公式的单单元格。（（2）选择““编辑”→→“剪切””命令。（3）将光光标定位于于目标位置置，选择““编辑”→→“粘贴””命令即即可。3．复复制公式利利用用Excel2003中的的选择性粘粘贴功能，，可方便地地复制公式式。其具体体操作步骤骤如下：（（1）单击要要复制的包包含公式的的单元格。。（（2）选择择“编辑””→“复制制”命令。。（（3）将光光标定位于于目标位置置，选择““编辑”→→“选择性性粘贴”命命令，弹出出“选择性性粘贴”对对话框，如如图5.6.2所示示。输输入入公公式式图““选选择择性性粘粘贴贴””对对话话框框（4））在在““方方式式””列列表表框框中中选选择择相相应应的的选选项项，，单单击击““确确定定””按按钮钮。。三、、输输入入函函数数在Excel2003中中，，用用户户可可以以使使用用以以下下3种种方方法法在在单单元元格格中中输输入入函函数数，，具具体体方方法法如如下下：：（（1））直直接接输输入入函函数数。。如如果果用用户户对对函函数数比比较较了了解解，，且且该该函函数数又又相相对对比比较较简简单单，，可可直直接接通通过过手手动动的的方方式式输输入入，，其其方方法法与与输输入入公公式式的的方方法法相相同同。。（2））使使用用工工具具栏栏。。Excel2003的的工工具具栏栏中中包包含含了了大大量量的的工工具具按按钮钮，，用用户户可可通通过过单单击击这这些些按按钮钮来来输输入入一一些些常常用用函函数数。。（（3））使使用用函函数数向向导导。。对对于于比比较较复复杂杂的的函函数数，，可可以以使使用用函函数数向向导导来来输输入入，，具具体体操操作作步步骤骤如如下下：：1））选选中中要要输输入入函函数数的的单单元元格格。。2））选选择择““插插入入””→→““函函数数””命命令令，，弹弹出出““插插入入函函数数””对对话话框框，，如如图所所示示。。3））在在““或或选选择择类类别别””下下拉拉列列表表框框中中选选择择函函数数的的类类别别，，在在““选选择择函函数数””列列表表框框中中选选择择须须要要使使用用的的函函数数，，单单击击““确确定定””按按钮钮，，弹弹出出““函函数数参参数数””对对话话框框，，如如图所所示示。。““插插入入函函数数””对对话话框框图““函函数数参参数数””对对话话框框4））单单击击Number1右右侧侧的的““折折叠叠””按按钮钮，，在在工工作作表表中中选选择择要要引引用用的的单单元元格格区区域域。。5））选选中中单单元元格格区区域域后后，，单单击击该该对对话话框框右右下下角角的的““返返回回””按按钮钮，，此此时时，，选选中中的的单单元元格格区区域域将将会会显显示示在在Number1文文本本框框中中。。6））设设置置好好参参数数后后，，单单击击““确确定定””按按钮钮即即可可。。四、、单单元元格格引引用用单元元格格引引用用就就是是对对工工作作表表中中的的一一个个或或多多个个单单元元格格进进行行标标识识，，指指明明公公式式中中所所使使用用的的数数据据的的位位置置。。可可以以在在公公式式中中使使用用工工作作表表中中不不同同部部分分的的数数据据，，或或是是在在几几个个公公式式中中使使用用同同一一个个单单元元格格或或单单元元格格区区域域的的数数据据。。根根据据处处理理的的需需要要，，在在Excel2003中中采采用用以以下下几几种种方方法法来来引引用用公公式式。。（（1））相相对对引引用用，，相相对对引引用用包包括括单单元元格格的的相相对对引引用用和和单单元元格格区区域域的的相相对对引引用用。。1））单单元元格格的的相相对对引引用用。。直直接接用用单单元元格格所所在在的的列列号号和和行行号号作作为为其其引引用用，，如如F3是是引引用用了了第第F列列与与第第3行行交交叉叉处处的的单单元元格格。。2））单单元元格格区区域域的的相相对对引引用用是是由由单单元元格格区区域域的的左左上上角角单单元元格格相相对对引引用用和和右右下下角角单单元元格格相相对对引引用用组组成成的的，，中中间间用用冒冒号号隔隔开开，，如如““D2:J6””表表示示以以D2单单元元格格为为左左上上角角，，J6单单元元格格为为右右下下角角的的矩矩形形单单元元格格区区域域。。（2）绝对引引用。绝对引引用是公式中中单元格的确确切位置，只只是在单元格格的行号和列列号前加上““＄”符号，，它与包含公公式的单元格格的位置没有有关系。如““＄A＄3””表示单元格格的位置，而而“＄A＄3:＄C＄6”表示单元元格区域的位位置。（3）混合引引用。混合引引用是指在一一个单元格引引用中既包含含有相对引用用，也包含有有绝对引用。。如果公式所所在的单元格格的位置发生生改变，那么么相对引用也也随之改变，，而绝对引用用不变。在复复制和移动多多行公式时，，相对引用将将会自动调整整，而绝对引引用不做调整整。如单元格格地址“＄A2”表示行行将会随之变变化，而列不不变。相反““A＄2”则则表示行不变变，而列将会会随之变化。。（4）三维引引用。三维引引用主要用于于两个或多个个工作表中的的单元格或单单元格区域中中的数据，也也可用于同一一个工作簿中中不同工作表表中的单元格格区域。三维维引用的一般般格式为“工工作表名！:单元格地址址”。工作表表名后跟的符符号“！”是是系统自带的的。使用三维维引用的具体体操作步骤如如下：1）选中要要建立三维公公式的单元格格，输入“=”。2）单击引用用的起始工作作表标签，单单击要引用的的单元格，然然后输入加号号“+”。3）再再单击另一个个工作表标签签，并且单击击要引用的单单元格，依此此类推，直到到不再引用为为止。4）按回车车键完成输入入，结果显示示在开始创建建三维引用的的单元格中。。第七节管管理数据清单单在Excel2003中，可以通通过数据清单单来管理数据据，如管理电电话号码清单单、客户清单单、工资清单单及业务清单单等。数据清清单具有一系系列命令，可可以对Excel2003表格中中的数据进行行管理和分析析，例如对工工作表中的数数据进行排序序、筛选等。。一、创建数据据清单Excel2003中中的数据清单单是一些特殊殊的、包含有有关数据的工工作表数据行行，在数据分分析和处理中中要经常使用用。数据清单单中的列称为为字段，字段段的名称称为为字段名，该该字段名通常常为数据库中中第一行各单单元格的内容容，数据清单单中的每一行行对应数据库库中的一条记记录。用户可可按照以下操操作步骤创建建数据清单。。

（1）在工作表表中的第一行行中输入各列列的字段名，，并在各字段段名对应的列列中输入数据据，如图5.7.1所示示。（2）选择数数据清单中的的任意一个单单元格，选择择“数据”→→“记录单””命令，弹出出记录单“Sheet1”对话框，，如图5.7.2所示，，该对话框中中显示刚才创创建的那条记记录。（（3）单击击“新建”按按钮，即可新新建一条记录录，用户可在在该对话框中中输入该条记记录各字段对对应的数据。。

（4）添加完所所有记录后，，单击“关闭闭”按钮，即即可返回至工工作表编辑窗窗口，用户可可在该窗口中中查看数据清清单中的所有有记录。输输入字字段名名及数数据图““Sheet1”对对话框框二、数数据清清单的的排序序数据排排序是是指按按一定定规则则对数数据进进行整整理、、排列列，它它包括括普通通排序序和自自定义义排序序两种种。普普通排排序是是对数数据进进行升升序或或降序序排序序；而而自定定义排排序则则是对对一些些特殊殊的字字段进进行排排序。。1．普普通排排序在在普普通排排序时时，Excel中默默认的的排序序规则则包括括以下下几点点：（（1）数数字：：从最最小的的负数数到最最大的的正数数进行行排序序。（（2）字字母：：按字字母先先后顺顺序进进行排排序，，即从从字母母A到到Z排排序序。（3））汉字字：按按照汉汉语拼拼音各各个字字母从从左到到右进进行字字母排排序序。（（4）逻逻辑值值：如如果按按照升升序排排序，，FALSE排排在前前面，，TRUE排在在后面面。（（5）空空格：：始终终排在在最后后。（（6）文文本、、数字字和字字母混混合：：Excel将将从左左到右右一个个字符符一个个字符符地进进行比比较，，例如如M1，N1，，N2，N3就就是按按升序序排列列出来来的顺顺序。。提示：：在排排序过过程中中，用用户可可以指指定是是否区区分大大小写写。如如果区区分大大小写写，在在升序序排序序时，，小写写字母母排在在大写写字母母之前前。2．．单个个字段段进行行排序序打打开一一个成成绩单单工作作表，，如图所所示，，对该该成绩绩表中中的总总分字字段进进行由由高到到低的的排序序。其其具体体操作作步骤骤如下下：（（1）单单击成成绩单单中的的任意意单元元格。。（（2））选择择“数数据””→““排序序”命命令，，弹出出“排排序””对话话框，，如图所所示。。打打开的的工作作表图““排排序””对话话框（3））在该该对话话框的的“主主要关关键字字”下下拉列列表中中选择择“总总分””选项项，并并选中中其后后的““降序序”单单选按按钮；；在““我的的数据据区域域”选选区中中选中中“有有标题题行””单选选按钮钮，表表示在在排序序时标标题行行不参参与排排序，，如果果选中中“无无标题题行””单选选按钮钮，则则表示示在排排序时时标题题行参参与排排序。。一般般情况况下，，标题题行不不参与与排序序，本本例选选中““有标标题行行”单单选按按钮。。注注意意：如如果遇遇到记记录数数据相相同的的情况况，Excel将按按这些些记录录在未未排序序表格格中存存放的的先后后顺序序排列列数据据。（4））设置置完成成后单单击““确定定”按按钮，，排序序后的的结果果如图所所示。。3．多多字段段进行行排序序多多字段段排序序即先先对单单字段段进行行排序序，如如果遇遇到记记录数数据相相同的的情况况，再再参照照别的的字段段对相相同的的数据据再进进行排排序。。如在在图5.7.6中，，“赵赵海””和““李辉辉”的的总分分均为为“255”，，如果果要进进一步步对这这两个个数据据进行行排序序，就就要用用到多多字段段排序序。其其具体体操作作步骤骤如下下：排排序后后的结结果图““排排序””对话话框（1））单击击数据据清单单中的的任意意单元元格。。（（2））选择择“数数据””→““排序序”命命令，，弹出出“排排序””对话话框。。（（3））在““主要要关键键字””下拉拉列表表中选选择““总分分”选选项，，并选选中其其后的的“降降序””单选选按钮钮，即即对““总分分”字字段进进行由由高到到低的的排序序。（（4）在在“次次要关关键字字”下下拉列列表中中选择择“数数学””选项项，并并选中中其后后的““降序序”单单选按按钮，，即对对总分分相同同的数数据中中的““数学学”字字段再再进行行由高高到低低的排排序，，如图所所示。。（5））设置置完成成后单单击““确定定”按按钮，，排序序后的的结果果如图所所示。。多多字段段排序序三、数数据的的筛选选筛选就就是从从数据据清单单中找找出满满足指指定条条件的的数据据，将将暂时时不需需要的的记录录隐藏藏起来来。数数据筛筛选包包括自自动筛筛选和和高级级筛选选两种种。1．．自动动筛选选自自动筛筛选的的具体体操作作步骤骤如下下：（（1））打开开要进进行筛筛选的的数据据清单单。（2））选择择“数数据””→““筛选选”→→“自自动筛筛选””命令令。此此时，，标题题行中中各字字段名名所在在的单单元格格将自自动变变成下下拉列列表框框形式式，如如图5.7.8所示示。（（3）单单击字字段名名右侧侧的下下三角角按钮钮，，在弹弹出的的下拉拉列表表中选选择筛筛选条条件，，即可可在数数据清清单中中显示示符合合条件件的信信息，，而隐隐藏其其他信信息。。（4））如果果选择择“英英语””下拉拉列表表中的的“自自定义义”选选项，，弹出出“自自定义义自动动筛选选方式式”对对话框框，如如图5.7.9所示示。在在“显显示行行”选选区中中设置置筛选选条件件，如如筛选选出““英语语”成成绩大大于80小小于100的所所有学学生名名单。。自自动筛筛选图““自自定义义自动动筛选选方式式”对对话框框（5））单击击“确确定””按钮钮，筛筛选结结果如所所示。。2．高高级筛筛选如如果果数据据清单单中的的字段段和筛筛选条条件比比较多多，可可使用用Excel2003中的的高级级筛选选功能能来处处理。。其具具体操操作步步骤如如下：：（（1））打开开要进进行筛筛选的的数据据清单单，并并建立立一个个条件件区域域，用用于指指定筛筛选条条件，，如图图5.7.11所示示。筛筛选选结果果图建建立立条件件区域域（2）选择择“数据””→“筛选选”→“高高级筛选””命令，弹弹出“高级级筛选”对对话框，如所所示。（（3））分别单击击“列表区区域”和““条件区域域”文本框框中右侧的的“折叠””按钮，，在数据清清单中选择择列表区域域和条件区区域，再单单击右边的的“伸展””按钮。。（（4）设置置完成后，，单击“确确定”按钮钮，高级筛筛选的结果果如图5.7.13所示。““高级筛筛选”对话话框图图5.7.13高级级筛选结果果四、数据的的汇总分类汇总是是分析数据据库中数据据的一种有有效方式，，Excel2003可自自动计算列列表中的分分类汇总和和总计值。。如果要插插入分类汇汇总，必须须先对要分分类汇总的的数据清单单进行排序序。1．添加加分类汇总总添添加分类汇汇总的具体体操作步骤骤如下：（（1）单击要要分类汇总总的数据清清单中的任任意单元格格。（（2）选选择“数据据”→“分分类汇总””命令，弹弹出“分类类汇总”对对话框，如所所示。（3）在““分类字段段”下拉列列表中选择择分类汇总总的列；在在“汇总方方式”下拉拉列表中选选择所需要要的汇总函函数；在““选定汇总总项”列表表框中选中中要进行分分类汇总的的复选框。。（（4）设置置完成后，，单击“确确定”按钮钮，汇总结结果如图5.7.15

所示示。““分类汇汇总”对话话框图图5.7.15分类类汇总结果果2．分级显显示在在创建分分类汇总后后，将分级级显示数据据清单中的的数据。，，，是是分级显显示符号，，如果只显显示男汇总总、女汇总总和总计汇汇总，则单单击分级显显示符号，，结果如所所示。提提示：：单击符符号可显示示分类汇总总，单击符符号将隐隐藏分类汇汇总的明细细数据行。。分分级显示示第八节使使用图表表图表是工作作表数据的的图形表示示，用户可可以很直观观地从中获获取大量信信息。Excel2003提供的图图表有柱形形图、条形形图、折线线图、饼形形图、XY（散点图图）、面积积图、圆环环图、雷达达图、曲面面图、气泡泡图、股价价图、圆柱柱图、圆锥锥图和棱锥锥图等14种类型，，而且每种种图表还有有若干个子子类型。一、创建图图表在Excel2003中，，用户可在在图表向导导的指引下下完成图表表的创建，，具体操作作步骤如下下：（（1）选选中要创建建数据图表表的数据区区域。（（2））选择“插插入”→““图表”命命令，弹出出“图表向向导-4步步骤之1-图表类类型”对话话框，如图图5.8.1所示。。（（3）在““图表类型型”列表框框中选择““柱形图””选项，在在“子图表表类型：””选项区中中选择图表表的子类型型，单击““下一步””按钮，弹弹出“图表表向导-4步骤之2-图表源源数据”对对话框，如如图5.8.2所示示。““图图表向导导-4步步骤之1-图表表图““图图表向