文档管理文员工作细则

文档管理文员工作细则文档管理文员工作流程图附1综合计划中心副总文档管理文员工作流程图综合计划中心副总档案管理制度文楼处理程序公交处理实施细则文书管理制度文件档案保存年限填制相关表格声像档案管理制度文书档案交卷制度文书管理制度岗位职责办公室主任文档管理文员文档管理制度公文管理规范企业文件管理制度企业打字复印工作制度文件收发规定文印室管理规定填制档案表格工作总结档案管理制度文楼处理程序公交处理实施细则文书管理制度文件档案保存年限填制相关表格声像档案管理制度文书档案交卷制度文书管理制度岗位职责办公室主任文档管理文员文档管理制度公文管理规范企业文件管理制度企业打字复印工作制度文件收发规定文印室管理规定填制档案表格工作总结附件2：岗位职责职权1．作好企业文件档案管理工作。2．有权拒绝打印不合格文件。3．及进准确做好公文的处理工作。职责1．对文件档案归档应及时负责。2．对文档散失、损毁负责。3．对擅自外借文件、档案负责。附3文档管理制度文印室管理规定1．公司的文件，有打印必要时方予打印。内部递传的简单请求报告或其全不需打印的文件，一般不予打印。2．公司发文，需由起草人定稿抄正，经有批准发文权的领导签字同意后方准打印。一般文件的打印、复印、传真，须经所在部门负责人签字同意后才予办理；部门经理不在时，可以总裁办公室主任同意后办理。3．私人资料，不得在公司打印、复印或用公司传真机递送，以免影响公司的正常工作。4．文印室工作人员应认真做好本职工作，按时完成任务。对收到的文件资料，应及时给有关部门，人员送发，或及时通知有关人员到文印室来拿取回，不得延误。5．文印室人员应树立严格的观念，不得随意将打印、复印或传真资料中有关商业秘密或公司管理中须保密的事项透露给他人，不得截留任何文件。6．文印室对送来打印、复印、传真的文件资料，应做好登记，并在月终作统计核算。属业务部门的，由各部门承担费用；属行政、管理部门的，统一归列行政开支。7．文印室工作人员初次违反上述规定的，给予批评或处50元以上的罚款，屡教不改或给公司造成不良的社会影响或较大经济损失的，处50元以上罚款直至辞退。文件收发规定1．公司的文件由办公室负责起草和审核，公司总经理签发；公司本部各部门的文件由各部门负责起草办公审核，总经理签发。2．文件签发后，送办公室统一安排打字，打印后送回起草部门校对，校对无误方能复印、盖章。3．文件和原稿，由办公室分类归档，保存备查。4．属于秘密的文件，核稿人应该注明“秘密”字样，并确定报送范围。秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。5．文件统一由办公室负责发送。送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并向文件签发人报告报送结果。秘密文件和由专人按核定的范围报送。6．外来的文件由办公专人负责签收，并分类登记。由办公室主任提出处理意见后，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误，属急件的，应在接件后即时报送。7．传阅文件由办公室专人负责收回，对领导指示的文件，办公室应及时组织传达和落实。企业打字、复印工作制度1．凡以公司名义上报下发的文件，报表工作计划，总结，请示，报告，简报，纪要通知，通报，信函，规章制度，宣传教育材料，任免决定，表彰或处理决定，以公司领导批准翻印的文件，材料均属条印范围。2．由归口部门负责拟订、编写的带有全局性指导意义的全公司性的月生产，工作计划和一个时期全公司的工作安排以及重要专题会议的纪要等，也应安排打印。3．不需上报的各部门的工作计划，临时性工作安排，非全公司性活动讲课提纲，非上报的一般表格、一般技术和便函都不属打印的范围。4．凡需打印的文件，资料应将其底稿首页附上发文单经主管部门负责人审查同意并经XX审核修改、统一编号，有关部门会签，分管公司领导签发，方能交付打印。5．打字员接稿后，应认真检查文件签发手续是否完备，书写是否工整，是否符合文件归档要求待，对发文手续不全，书写不符合要求的文件，打字员有权拒绝打印。6．打字室要建立打字登记簿，对各类文件材料按规定内容和要求统一登记。并根据公司安排的轻重缓急次序，进行打安。打字时要做到快速，准确，排版合理美观，用力均匀。7．打字员要严格遵守保密制度，不得将打字的内容向外泄露，与工作无关人员不得进入打字室。8．打字员要爱护计算机等物品，按规定做好维护保养工作物品领用登记费用统计工作。9．文稿打完后，打字员要把原稿和打字清样交给拟搞人校对。校对者校后应在原稿上签字，以示负责。10．凡是以公司名义上报下发的文件材料分别由办公室或拟稿人负责校对，由打字室负责复印、装订、达到字迹清晰，版面清洁，装订整齐。由文档管理文员上报下发。以部门名义下发的生产工作计划安排，专题会议纪要，由归口部门负责校对，复印、发送。11．两办秘书对文件的差错情况，要进行登记考核。12．复印文件要严格按照审批份数印刷，复印者不得私自增加份数或私自留存。企业文件管理制度(一)总则第一条为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据中央关于文件处理的有关规定，结合我厂的实际情况，特制订本制度。第二条文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文、本厂上报下发的各种文件，资料。第三条按照党政分工的原则，全厂各类文件分别由党委办公室和厂部办归口管理。（二）收文的管理公文的签收1．凡来厂公启的文件均由厂收发员登记签收后分别交两办机要秘书拆封。在签收和拆封时，收发员和机要秘书均需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。2．对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件，文号、机要编号的四对口核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并;登记差错文件的文号。公文的编号保管1．两办机要秘书对上级来文拆封后应及时附上文件处理传阅单，并分类登记编号，保管。须由工厂承办或归档的厂领导亲启文件，厂领导启封后，也应分别交两办理正常手续。2．本厂外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交两办机要秘书进行登记编号保管，不得个人保存。公文的阅批与分转1．凡正式文件均需分别由两办主任根据文件内容和性质阅签后，由机要秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送厂领导亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。2．一般函、电、单据等，分别由两办机要秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的件，应同主办单位联系后再分转处理。3．为加速文件运转，机要秘书应在当天或第二天将文件送到厂领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天。文件的传阅与催办1．传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未发达的文件不得向外泄露内容。2．阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交机要室，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导批示，拟办意见两办应责成极关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。3．阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。4．文件阅完后，应送交两办机要秘书，切忌横传。5．两办机要秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得两办同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。6．按照阅文范围，离、退休干部，一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由两办机要室通知到机要室阅文。(三)发文的管理第八条发文的规定1．全厂上报下发正式文件的权力分别集中党委和厂部，各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。2．各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向党委、厂部提出发文申请，并将文件底稿分别交两办审核。党委、厂部同意发文，则由两办分别按党、政机构设置与业务分工统一归口以党x宇、厂x字发文。群众团体文件由党委批转。3．对全厂影响较大，涉及两个以上厂领导分管范围的文件，须由党委书记或厂长批准签发。其余文件均由分管厂领导批准签发。第九条发文的范围:1．凡是以党委、厂部名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。2．党委、厂部下发文件主要用于:(1)公布全厂规章制度;(2)转发上级文件或根据上级文件精神制订的工厂文件;(3)公布工厂体制机构变动或千部任免事项;(4)公布全厂性的重大生产、技术、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定;(5)发布有关奖惩决定和通报;(6)其他有关全厂的重大事项;3．党委、厂部上行文、外发文主要用于:(1)对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定;(2)同兄弟单位联系有关工厂重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理、党群工作等事宜。4．在工厂日常生产、技术、经营管理、党群工作中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管厂领导批准后，由主管业务科室书面或口头通知执行，一般不用厂部文件发布。5．凡各业务科室如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以科室名义用(工作简讯)发会议纪要。6．各业务科室与外单位发生的一般业务联系，可用各科室的名义对外发函(应各自编号备查)不用厂部名义发文。(四)发文程序与要求第十条发文程序规定:1．各单位需要发文，应事先分别向党委、厂部提出申请;2．党委、厂部同意发文时，主办单位应以党的方针、政策和国家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿;3．草拟文稿必须从全厂角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写;4．文稿拟就后，拟搞人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级;5．两办应根据党委、厂部的要求和上级有关指示精神，有关文件规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿;6．经两办审查修改后的文稿，送部门主管领导核稿(对文稿内容、质量负责);7．对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部门重新誊写清楚;8．需经会签的文稿，应在交付打印前送会签部门会签;9．文稿审核会签后，按批准权限的规定分别呈送党委、厂部领导审定批准签发;10．经领导批准签发后的文稿交两办机要秘书统一编号送打字室打印;11．文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名;12．文件打字后，由两办派专人按数印刷，再由两办机要秘书分发并检查落实情况，对印刷质量不好的文件，机要秘书应拒绝盖印分发。(五)文件的借阅和清退第十一条各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写便条，对有密级的文件须两办主任同意后方可借阅。第十二条借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。第十三条两办机要秘书对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本厂文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。(一般为月底一小清，季末一中清、年终一总清)。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。第十四条各部门应指定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。(六)文件的立卷与归档第十五条文件的归档范围:1．凡下列文件统一分别由两办负责归档，(1)上级机关来文，包括上级对工厂报告、申请的批复;(2)党委、厂部发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的各类计划统计、季度、年度报表等;(3)厂党委会、厂长办公室、厂务会、工厂管理委员会、中层干部会以及各种专业例会记录;(4)厂党代会、职代工、工会会员代表大会、团代会等厂一级的党群组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等;(5)有保存价值的人民来信来访记录及处理结果;(6)参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本厂在会上汇报发言材料等;(7)上级机关领导同志来厂检查视察工作的报告、指示记录，以及本厂向上级进行汇报的提纲和材料;(8)反映本厂生产、经营活动、先进人物事迹及厂领导工作等的音、像摄制品;(9)工厂日志和大事记;(10)工厂向上级请示批复的文件及上报的有关材料。'2．业务科室，各群众团体日常工作中形成的活动资料，由各业务科室、群众团体负责立卷归档。第十六条立卷要求1．文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。2．立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。3．要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。4．上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向档案馆(室)移交，清单一式两份。(接交单位各留存一份备查)。(七)文件的销毁第十七条对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，两办机要室应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。第十八条经审核同意销毁的文件，应派专车分别由两办机要秘书和正副主任护送到上级机关指定的纸厂监视销毁。公文管理规定第一条本公司公文，是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题，指导或商洽工作的重要工具。第二条本公司公文，实行统一管理。公文的管理，要做到规范、准确、及时、安全。行文单位，要克服官僚主义和文牍主义。第三条各部室、各单位及各有关人员，对公文中涉及国家、政府或本公司应保密的事项，必须严守机密，不准随便向他人泄露。第四条公文保密等级分为:绝密、机密、秘密三种，其他为一般文件。绝密、机密文件打印一定要用专用磁盘。绝密文件只能印一份，由起草人送有阅文资格的人员传阅，机密文件按审阅人数打印，阅完后由起草人收回归档。秘密文件由阅文人妥善保管。文件机密级数，由发文单位的主管领导根据文件内容确定。第五条公司发文的程序为:拟搞、审核(部门领导)、签发(公司领导)打印、发文、催办、立卷、归档、销毁等。公司收文的处理程序为:收文、分文、传送、催办、立卷、归档。第六条草拟公文应注意以下事项:(一)内容要符合党和国家的路线、方针、政策、法律、法令及地方性行政规章。(二)反映情况要客观，实事求是。(三)文字要准确、精炼，条理要清楚，层次要分明，结构要紧密，用语要规范。(四)人、地、物名、551文及时间要要具体、准确确。第七条各级领领导对送来的的公文要及时时阅批，急件件的，当天批批复;一般文件的的，三天内批批复。第八条各级领领导阅、批公公文应仔细认认真，阅完后后要签名并注注明日期，不不得团阅。需需要签署具体体意见的，要要明确、具体体。第九条公司所所有发文，发发文单位应有有存档，并将将文件原稿(经领导签字)审核稿件连连同正本二份份送总裁办档档案窒存档。有有领导指示的的，还应附批批复件。第十条收文由由总裁办公室室统一负责。总总裁办收文后后，应先做好好归类、登记记，然后根据据文件的内容容，分送有关关领导阅示。阅阅示完毕后，由由总裁办收回回归档。第十一条所有有文件发放，一一定要有登记记、签收手续续。第十二条公司司发文，一定定要由总裁办办统一编号:(一)以公司名义对外发发文，一律xxx字(xx年)xx号;公司党总支支发文，用xx党字(xx年)xx号;以工会、共共青团、妇联联名义发文，用xx政字(xx年)xx号;(二)公司监事会发文，用xx监字(xx年)xx号;(三)董事局发文，用xxx董字(xx年)xx号;(四)董事局委员会发文文，用xx董汉字(xx年xx号;(五)董事局委员会所属属机构发文，用xx董xx字(xx年)xx号;(六)其他管理部门的发发文，用xxx字(xx年)xx号。第十三条董事事会机构及经经营管理部门门除经对方同同意，一般不不对外发文。第十四条红头头文件，只适适用于需遵照照执行的制度度、规定、决决定、决议、纪纪要、任命等等，其他文件件一般用公司司信笺印发。档案管理制度文书档案立卷归档档制度(一)总则第一条根据邮邮电部《邮电电文书立卷归归档办法)为加强本公公司文书立卷卷工作，特制制定本制度。第二条归档的的文件材料必必须按年度立立卷，本单位位内部机构在在工作活动中中形成的各种种有保存价值值的文件材料料，都要按照照本制度的规规定，分别立立卷归档。第三条公文承承办部门或承承办人员应保保证经办文件件的系统完整整(公文上的各各种附件一律律不准抽存)。结案后及及时交专(兼)职文书人员员归档。工作作变动或因故故离职时应将将经办的文件件材料向接办办人员交接清清楚，不得擅擅自带走或销销毁。(二)文件材料的收集管管理第四条坚持部部门收集、管管理文件材料料制度。各部部门均应指定定专(兼)职文书人员员，负责管理理本部门的文文件材料，并并保持相对稳稳定。人员变变动应及时通通知档案室。第五条凡本公公司缮印发出出的公文(含定稿和两两份打印的正正件与附件、批批复请示、转转发文件含被被转发的原件件)一律由办公公室统一收集集管理。第六条一项工工作由几个部部门参与办理理，在工作活活动中形成的的文件材料，由由主办部门收收集归卷。会会议文件由会会议主办部门门收集归卷。1．公司工作人员外外出学习、考考察、调查研研究、参加上上级机关召开开的会议等公公务活动的相相关人员核报报差旅费时，必必须将会议的的主要文件资资料向档案室室办理归档手手续、档案室室签字认可后后财务部门才才给予核报差差旅费。2．本公司召开会议议，由会议主主办部门指定定专人将会议议材料、声像像档案等向档档案室办理归归档手续，档档案室签字认认可后财务部部门才给予报报会议费用。第七条各部门门专(兼)职文书的职职责:1．了解本部门的工工作业务，掌掌握本部门文文件材料的归归档范围，收收集管理本部部门的文件材材料。2．认真执行平时归归档制度，对对本部门承办办的文件材料料及时收集归归卷，每年的的三月份前应应将归档文件件材料归档完完毕，并向档档案室办好交交接签收手续续。3．承办人员借用文文件材料时，应应积极地提供供利用，做好好服务工作，并并办理临时借借用文件材料料登记手续。(三)归档范围第八条重要的的会议材料，包包括会议的通通知、报告、决决议、总结、领领导人讲话、典典型发言、会会议简报、会会议记录等。第九条上级机机关发来的与与本公司有关关的决定、决决议、指示、命命令、条例、规规定、计划等等文件材料。第十条本公司司对外的正式式发文与有关关单位来往的的文书。第十一条本公公司的请示与与上级机关的的批复。第十二条本公公司反映主要要职能活动的的报告、总结结。··第十三条本公公司的各种工工作计划、总总结、报告、请请示、批复、会会议记录、统统计报表及简简报。第十四条信访访工作材料。第十五条本公公司与有关单单位签订的合合同、协议书书等文件材料料。第十六条本公公司干部任免免的文件材料料以及关于职职工奖励、处处分的文件材材料。第十七条本公公司职工劳动动、工资、福福利方面的文文件材料。第十八条本公公司的历史沿沿革、大事记记及反映本公公司重要活动动的剪报、照照片、录音、录录像等。中国最大的资料库库下载(四)平时归卷第十九条各部部门都要建立立健全平时归归卷制度。对对处理完毕或或批存的文件件材料，由专专(兼)职文书集中中统一保管。第二十条各部部门应根据本本部门的业务务范围及当年年工作任务，编编制平时文件件材料归卷使使用的"案卷类目"。"案卷类目儿儿的条款必须须简明确切，并并编上条款号号。第二十一条公公文承办人员员应及时将办办理完毕或经经领导人员批批存的文件材材料，收集齐齐全，加以整整理，送交本本部门专(兼)职文书归卷卷。第二十二条专专(兼)职文书人员员应及时将已已归卷的文件件材料，按照照"案卷类目"条款，放入入平时保存文文件卷夹内"对号入座"，并在收发发文登记簿上上注明。(五)立卷(案卷质量要求)第二十三条为为统一立卷规规范，保证案案卷质量，立立卷工作由相相关部室兼职职档案员配合合，档案室文文书档案员负负责组卷、编编目。第二十四条案案卷质量总的的要求是:遵循文件的的形成规律和和特点，保持持文件之间的的有机联系，区区别不同的价价值，便于保保管和利用。第二十五条归归档的文件材材料种数、份份数以及每份份文件的页数数均应齐全完完整。第二十六条在在归档的文件件材料中，应应将每份文件件的正件与附附件、印件与与定稿、请示示与批复、转转发文件与原原件、多种文文字形成的同同一文件，分分别立在一起起，不得分开开，文电应合合一立卷;绝密文电单单独立卷，少少数普通文电电如果与绝密密文有密切联联系，也可随随同绝密文电电立卷。第二十七条不不同年度的文文件一般不得得放在一起立立卷，但跨年年度的请示与与批复，放在在复文年立卷卷;没有复文的的，放在请示示年立卷;跨年度的规规划放在针对对的第一年立立卷;跨年度的总总结放在针对对的最后一年年立卷;跨年度的会会议文件放在在会议开幕年年，其它文件件的立卷按照照有关规定执执行。第二十八条卷卷内文件材料料应区别不同同情况进行排排列，密不可可分的文件材材料应依序排排列在一起，即即批复在前，请请示在后;正件在前，附附件在后;印件在前，定定稿在后;其它文件材材料依其形成成规律或特点点，应保持文文件之间的密密切联系并进进行系统的排排列。第二十九条卷卷内文件材料料应按排列顺顺序，依次编编写页号。装装订的案卷应应统一在有文文字的每页材材料正面的右右上角背面的的左上角打印印页号。第三十条永久久、长期和短短期案卷必须须按规定的格格式逐件填写写卷内文件目目录。填写的的字亦要工整整。卷内目录录放在卷首。第三十一条有有关卷内文件件材料的情况况说明，都应应逐项填写在在备考表内。若若无情况可说说明，也应将将立卷入、检检查人的姓名名和时期填上上以示负责。备备考表应置卷卷尾。第三十二条案案卷封面，应应逐项按规定定用毛笔或钢钢笔书写，字字迹要工整、清清晰。第三十三条案案卷的装订和和案卷各部分分的排列格式式:案卷装订。装订前前，卷内文件件材料要去掉掉金属物，对对破坏的文件件材料应按辕辕糊技术要求求托辕，字迹迹己扩散的应应复制并与原原件一并立卷卷，案卷应用用三孔一线封封底打活结的的方法装订。第三十四条案案卷各部分的的排列格式:软卷封面(含卷内文件件目录)一文件一封封底(含备考表)，以案卷号号排列次序装装入卷盒，置置于档案柜内内保存。第三十五条本本制度自印发发之日起实施施。声像档案管理办法法(一)总则第一条为加强强本公司的声声像档案，特特制定本办法法。第二条本公司司的声像档案案是指本公司司各部门或个个人在社会实实践活动中直直接形成的，对对国家、社会会和公司有保保存价值的录录音、录像、照照片、影片等等辅以文字说说明的历史记记录。声像档案一般由录录单带、录像像带、摄像带带、影片(母片)、照片(含底片)等文字说明明两部分组成成。第三条声像档档案是本公司司全宗的组成成部分，必须须由档案室实实行集中统一一管理。(二)声像档案资料的收收集第四条收集范范围1．反映本公司主要要职能活动工工作成果和存存在问题的声声像资料;2．各级领导人和著著名人物参加加的与本公司司有关的重大大活动的声像像资料;3．本公司有关人员员组织或参加加的重要会议议，会见以及及外事活动的的声像资料。4．涉及本公司和邮邮电系统权益益的声像资料料。5．其它单位形成的的与本公司有有关的重要声声像资料。6．其它具有保存价价值的声像资资料。第五条收集时时间l．声像档案资料应应在形成后一一个月内随文文档部门其它它载体形态的的档案同时归归档;如有特殊情情况可以适当当延长归档时时间。2．档案部门应随时时收集零散的的具体保存价价值的声像资资料。第六条收集要要求1．录音带、录像带带、摄像带、影影片、照片(含底片)和文字说明明要收集齐全全，按时归档档并建立归档档控制措施。凡凡末按规定归归档的，其形形成费用不予予报销，以防防散失;2．接收原版、原件件，特殊情况况下可接收复复制件;3．声像资料的内容容要真实，底底片、原件与与影像、复制制品要相符。第七条声像档档案资料的征征集1．档案部门有责任任随时征集重重要声像资料料;2．在征集的声像资资料中，凡涉涉及国家和全全国邮电部门门重大事件的的，应向邮电电部办公厅档档案处报送目目录。第八条声像档档案费用的报报销本公司各部或个人人凡按本办法法第四条形成成声像档案的的费用，只要要将档案资料料按要求询档档案归档，经经档案室签字字认可，财务务部门应给予予核报费用。(三)声像档案的整理第九条声像档档案的整理，包包括分类、组组合、排列和和编目，便其其系统起来，便便于保管和利利用。第十条声像档档案的整理由由摄录人员负负责，档案部部门协助。第十一条分类类、编号1．照片档案按年代代、问题分类类。同属一类类的照片按时时间顺序编号号，同时填写写其底片号。底底片在全宗内内编流水号。格格式:全宗号－流流水号。2．录音带、录像带带、摄像带按按年代－问题题分类，按内内容编号。同同一内容分录录几盘的应视视为一个案卷卷，编一个案案卷号，然后后每盘再依次次编排序号。3．编注与其他载体体档案相联系系的参照号。格格式为(档案形态)档号／（档档案形态)档号。第十二条保管管期限:应视其内容容的重要程度度、时间、名名称、可靠程程度、有效性性等因素，划划定保管期限限。第十三条文字字说明的编写写l．文字说明基本内内容包括事由由、时间、地地点、人物、背背景、作者(摄制者)等。2．编写文字说明的的要求:(1)准确揭示档档案材料的内内容，概括其其反映的全部部信息，标注注项目正确齐齐全;(2)照片的自然然张(内容相近的的亦可以若干干张)编写文字说说明。录音带带、录像带、报报像带按案卷卷编写文字说说明。一组声声像资料联系系密切的应加加文字说明:(3)文字简洁、语语言通顺;(4)时间用阿拉拉伯数字表示示。第十四条编制制格式1．照片编制采用横横写格式。其其格式为照片片/底片号-文字说明-参见号一摄摄制时间一摄摄制者。2．录音带、录像带带、摄像带的的编制格式:在盒套上置置标注页。按按要求逐项填填写。第十五条案卷卷要求1．将具有共同主题题内容的若干干份声像资料料组成案卷，集集中编放。2．卷内目录:照片、底片以自然然张为单元填填写卷内目录录;录音、录像带、摄摄像带以盒为为单元填写卷卷内目录。3．卷内备考表，用用于说明卷内内声像材料的的整理、变动动情况。第十六条编目目声像档案的著录依依照GB37992，5一85(档案、著录录规则)进行。(四)声像档案的保管第十七条声像像档案人库前前要进行检查查，对已被污污损的，要进进行必要的技技术处理。第十八条保管管条件底片、胶片库温度度应保持在13一15度之间，相相对湿度应保保持35%一45%;照片库温应应保持14一24度，相对湿湿度应保持37·5%一67·5%%;录音、录像像带库温应保保持18度－24度，相对湿湿度应保持40%－60%。第十九条底片片册、录音、录录像带、摄像像带应立放，磁磁带库必须避避开30奥斯特以上上的磁场，磁磁场盒与盒的的间距不小于于3mm';存放磁带最最好不用铁皮皮柜。第二十条对库库存的照片档档案，要两年年检查一次。第二十一条归归档保存的声声像档案，任任何人不得私私自撤销、抽抽出、清洗、消消磁和涂改;销毁声像档档案必须经过过鉴定，征得得归档单位同同意，报经主主管领导审批批，登记造册册。第二十二条建建立健全声像像档案统计制制度，做好声声像档案收进进、移出、库库存数量、保保管情况、提提供利用及效效果等项统计计工作。(五)声像档案的开发利利用第二十三条编编制声像档案案目录、卡片片等检索工具具，为利用提提供方便条件件。第二十四条建建立声像档案案借阅，利用用制度，严格格审批手续，根根据声像档案案的机密程度度，确定利用用范围。第二十五条具具有专利的声声像档案，外外单位利用时时，应按《中中华人民共和和国专利法》的的有关规定办办理。己移交交档案馆的，所所得专利收益益，原则上应应拨给原移交交单位，档案案馆收取保管管费。第二十六条声声像档案原版版一般不得借借出档案室之之外。如有特特殊需要，经经主管领导批批准后，方可可限期外借。利利用率高的声声像档案可将将复制件外借借;外单位借用用或复制声像像档案，由档档案室负责办办理，并按有有关规定收费费，实行有偿偿服务。如在在借用中造成成损坏，则由由借用单位负负责赔偿。第二十七条在在不影响保密密的前提下，各各单位可利用用声像档案举举办报告会、展展览会，编辑辑综合性或专专题性画册、资资料片等，积积极开发利用用现存的声像像档案。附4文档处理程序一、文件、档案保保存年限档案分类存档年限档案名称永久10年5年3年2年1年备注经营类的档案文件有关公司章程类的的档案○股东大会的档案○股东名册、股东印印鉴名薄○重要干部会议记录录○重要干部到职宣誓誓书、重要干干部名册○经营计划○关于组织、单位的的档案文件业务组织规章○修改组织有关的文文件○有关会计业务的档档案方面年度决算报告○人事档案文件员工名册○员工的履历表、户户籍誊本、就就职宣誓书○总务、庶务文件档档案销售业务的档案文文件生产作业的档案文文件二、文书管理规章章□总则第一条目的为使文书书管理制度化化，以增进文文书处理之品品质及效率，特特订定本规则则。第二条范围本规则所所称文书管理理，指总管理理处各部、室室、中心或各各公司(含事业部、业业务执行部门门)与外界来往往的文书(包括电报)及关系企业(含公司内容)各部门间来来往文书(包含签呈)，自收(发)文至归档全全部过程之办办理与控制。□承办部门第三条总收发部门门总公司各各部门与外界界来往文书的的收发由总管管理处总务部部门统一办理理，各公司(工厂)所在地的总总收发由其所所属总务部门门办理。总收收发部门负责责文书之收受受及发送。第四条管理部门(一)总总管理处各部部、室、中心心及各公司以以公司名义与与外界来、往往的文书，以以各公司总经经理室或管理理处为管理部部门;营业、采购购、工务、资资料、法律、服服务训l练等业务部部门的文书，得得以各该业务务部门的最高高主管部门为为管理部门。(二))各公司(工厂)所在地与外外界来往属地地区性文书，以以其所在地之之经理室或管管理处(或总务部门)为管理部门门。(三))关系企业各各公司、部门门问来往文书书原则上以厂厂、处、部、室室以上部门为为管理部门。(四))管理部门应应指定人员负负责来往文书书的核稿及收收发、拆封、登登记、分文、稽稽催、校对、监监印、档案管管理等事宜;文书末按规规定处理者，管管理部门不得得受理。第五条条主办及会办办部门(一))文书内容所所涉及的业务务主办部门为为核项文书的的主办部门，如如有涉及其他他部l门时，其他他部门则为核核项文书的会会办部门。(二二)本企业各类类资料对外统统一报送的主主办、会办及及提供部门如如下表资料服送对象主办部门提供部门备注一、金融机构二、主管机构（一）税务主管机机构（二）商业及证券券主管机构（三）工厂主管机机构（四）外汇贸易主主管机构三、报界资料四、业务往来客户户五、股东及一般性性客户营业部部门财务部门各公司会计处法律事务所各公司总经理或独独立厂区之管管理部门资材部秘书室营业部门各公司总经理室各公司会计处各公司会计室各分司会计处各分司会计处及技技术、工务部部门各分司会计处各公司总经理室由营业部门委请设设计编制各公司及总管理处处有关部门会：法律事务室会：法律事务室财财务部如发布布资料涉及公公司业务政策策事项应报告告长核定后始始得向外宣布布（一）务求文字简简要，设计新新颖，以便作作为企业宣传传之辅助工具具。（二）编印前先会会法律事务室室□行文第六条行文类别(一))函:发布规章或或临时性规定定及对机关团团体、公司行行号、私人或或关系企业各各公司间及公公司内各部门门间行文使用用。(二)公公告:就主管业务务向公众或特特定对象宣布布时使用。(三)便便函:关系企业各各公司、部门门间或公司内内各部门间业业务接洽时使使用。(四)签签呈:下级对上级级有所请示或或报告时使用用。(五)电电报:业务处理须须以电报行文文时使用。(六)表表格式公文:政府机关规规定之表格式式公文及公司司人事令等，可可依实际需要要印为固定格格式使用。(七)其其他:1．司法文书书依据司法部部门规定程序序实施;诉讼文书，依依政府有关部部门诉讼审议议委员会规定定程序实施。2．会议议纪录及例行行表报等的发发送不必行文文。第七条行文名义、署署名及印信借借用(一)对对关系企业外外机构行文的的名义、署名名及用印规定定如下:1．以公公司名义由董董事长署名盖盖董事长职章章:属政策性性或影响公司司重大权益的的行文。2．以公司名义由总总经理署名盖盖总经理职章章:对政府各部、会、局局、署及其所所属一级、二二级机构或省省政府、市政政府及其所属属一级机构等等之行文。3．以以公司名义由由总经理署名名、盖总经理理职衔签字章章。A对省省政府、市政政府所属二级级机构等的行行文。B对当当地市、县政政府及其所属属一级机构的的行文。C对税税务、金融机机关的行文。D总管管理处各部、室室、中心代表表各公司对外外的行文(但本款第六六项另有规定定者从其规定定)。4．以以公司名义，由由经理署名、盖盖经理职衔签签字章。对本款款第二项所列列以外的公家家机构或公民民营企业、法法人团体的行行文。营业、资资料、工务等等部门于各类类规章规定的的核决权限或或授权范围内内对客户、厂厂商之行文。5．以以部门名义，由由厂处长署名名盖厂处长职职衔签字章。营业、资资材、工务等等部门于各类类规章规定的的核决权限或或授权范围内内对客户、厂厂商的行文。6．以部部门名义盖部部门章:A采购部部门对厂商的的行文。B人事、服服务、训练、法法律等部门于于经办业务之之权责范围内内对公民营事事业、民间机机构或个人的的行文。7．应依依本款第四项项的名义、署署名及用印规规定行文而该该行文单位元元经理者，得得盖用公司公公章行文。8．因环环境特殊或事事实需要，须须另行规定行行文名义、署署名及印信使使用者，应专专案签送总管管理处总经理理室转呈董事事长或总经理理核准。(二)关关系企业各部部门间应以部部门名义行文文，并依下列列规定签署、用用印:l、正式式行文者，以以公司名义由由总经理或事事业部经理署署名盖职衔签签字章为之;以业务接洽洽便函行文者者，由经办部部门主管及经经办人署名，盖盖用部门章。2．总管管理处各部、室室、中心对各各公司行文的的油印函件，盖盖用部门章。3．工务务、资材、会会计、总务等等服务部门对对其他部门的的行文盖部门门章。4．厂、处处以上部门主主管对其直辖辖部门行文以以部门主管之之职衔签字章章签署。(三)公公告、人事通通知单、聘任任书、奖状、契契约及依法令令或特定业务务(如进出口、税税务、关税、劳劳保、投标等等)，须加盖公公司或业务专专用章的文件件，均应盖章章，并视业务务需要依规定定加盖董事长长或总经理之之职衔签字章章或职章或加加盖于其权限限或授权范围围内的部门主主管签字章或或私章。(四)特特定签署人及及印信的文件件从其规定。(五)需需以对等身份份的签署人名名义复文者，应应斟酌实情处处理。第八条行文的判行行权限(一)以以董事长署名名行文者，应应送总管理处处总经理室转转呈董事长判判行。(二)以以总经理署名名行文者，除除总管理处各各部室、中心心代表各公司司对外行文得得由经理(主任)判行者外，应应送各公司总总经理室转呈呈总经理判行行。(三)以以事业部经理理署名行文者者、应送经理理室转呈经理理判行。(四)以以部门名义由由厂处长署名名行文者，应应由部门主管管判行。(五)以以部门名义行行文者，应由由部门主管判判行。(六)以以公司名义盖盖用公司公章章行文者，应应由经理级人人员判行。(七)因因专案业务需需要，如进出出口、税务、关关税、劳保、投投标等使用公公司名义，须须盖用董事长长或总经理之之业务专用章章者，行文时时应经各该业业务部门主管管于授权之范范围内经核准准后始得为之。(八)固固定格式文书书，应由署名名的主管于原原稿判行后，授授权业务主办办部门主管依依式行文。□文书处理程式l·通则则第九条文书分类(一)机机密类:具有专利性性、独特技术术性的资料及及特定列管的的业务机密文文件，应依本本规定办理。(二)AA类:凡关系重大大，足以影响响公司权益的的文书，应呈呈总经理核阅阅后始得分文文办理。(三)BB类：一般文文书及经常性性业务往来文文书。(四)CC类:一般通知或或参考性的函函件无须呈判判者，仅登记记分文直接交交经办部门处处理后归档。(五)其其他类:与公司业务务无直接关系系之表报、宣宣传或印刷函函件，无需收收文、登记，可可直接送有关关部门参阅。第十条收发文登记记单(一)第第一联为收(发)文登记单，收收发人员按流流水号码顺序序装订存查。(二)第第二联为催办办单，于送经经办部门签收收文件后，收收发人员收回回，按处理期期限或待复日日期之先后次次序整理，按按日核对催办办。(三)第第三联为主管管催办单，经经办部门主管管于交办文件件后留存，按按处理期限或或待复日期之之先后整理，以以备随时稽催催督导用。(四)第第四联为经办办人员存查联联，于文件办办妥后按结案案、末结案分分类存查。(五)第第五联为核查查联，于文件件办妥时随文文归档，如系系代行或授权权判行的文件件，由收发人人员转送主管管核阅后归档档。第十一条条收(发)文字号的制制定管理(一)对对外行文的字字号l．公司司：X1X2（X3）总字第○○○○号。X1X2为公司简称;X3为地区别，不不需分地区者者省略;○○○○为公司收(发)文流水号。2．事业业部(含直属部门)X1X2（X3）X4及字第○○○○号(及为事业部部或直属部门门代字，由各各公司总经理理室制定管理理)。3．营业业部门:由各公司总总经理室制定定。(二)对关系企业行文的的字号1．由各各公司总经理理室统一制定定管理。2．总管管理处各部、室室、中心由总总管理处总经经理室统一制制定管理。(三)收收发文编号1．由文文书管理部门门按年份依流流水号码一文文一号编列。"业务接洽便便函"另行编定，亦亦采流水号码码一文一号编编列。2．复文文以收文号码码为发文号码码，如有二号号以上来文并并案处理，以以最后的收文文号码为发文文号码。3．主动动发文号码与与一般收复文文号码采取同同一编号顺序序。与外界来来往文件第十二条收文文(一一)登记、分文文来文文由收发人员员拆封后，于于"收(发)文登记单"登记收文编编号、收文日日期、来文者者、来文字号号、来文日期期、附件及摘摘要后，送分分文人员依其其性质判定文文书类别、经经办部门，再再由收发人员员分发。(二二)文件的分送送收发发人员分发文文件，应留存存"收(发)文登记单"第一联，依依收文编号之之流水号码装装订之。其余余第二、三、四四、五联连同同来文以"分文专用卷卷宗"送交经办部部门主管核定定"要""否"答复及处理理期限，记人人"收(发)文登记单"第二、三、四四、五联，第第二联于当天天签收后，夹夹放于"分文专用卷卷宗"退还收发人人员，由收发发人员按处理理期限的日期期先后予以整整理为文件催催办之用。(三))文件交办经办部部门主管将文文件批交办理理时，应将经经办人姓名记记人"收(发)文登记单"第三、四、五五联，留存第第三联按处理理日期之先后后整理稽催督督导，第四、五五联连同文件件交经办人办办理。(四))文件处理1．经经办人办理文文件时，应将将拟办或复文文拟搞签呈主主管判行。2．经经办人应将处处理经过、结结果或复文摘摘要记录于"收(发)文登记单"第四、五联联记要联记要要栏(如不敷使用用时，得以"文书签办单"补充，签办办单随同"收(发)文登记单"第五联流程程处理，并填填记预定保存存期限及销案案或待复日期期后连同来文文(复文时需附附复文稿)经呈判后打打字、校对再再转送文书管管理部门收发发人员。经办办部门主管于于文件判行后后，将"收(发)文登记单"第三联抽出出错案。3．收收发人员收到到办妥的来文文及"收(发)文登记单"第四、五联联时:A如无无需复文者，依依其类别编定定档号填记于于第四、五联联将档号及销销案日期转记记第一联，抽抽出原留存的的第二联销案案，并将第五五联同文件归归档，将第四四联退还经办办人"B如需需复文者，将将复文及复文文搞送请监印印人员用印后后，复文封发发投邮;来文、复文文稿、复文底底本则依其类类别编写档号号填记于第四四、五联后，第第五联连同来来文、复文稿稿、复文底本本归档，并抽抽出原留存的的第二联销案案(如需待复者者，则将第二二联依待复日日期的先后整整理以备稽催催)，再将第四四联退还经办办人。经办部部门如业务需需要，可以复复文底本留存存。4．来文文附件如属现现金、支票、汇汇票或其他有有价证券等，经经办部门经办办人于接到来来文时，应即即缴交出纳部部门签收不应应随文传递。第十三条条主动发文(一)拟拟稿、登记经办人以以公文稿笺拟拟妥文稿，检检附"收(发)文登记单"一式五联，填填写受文者、类类别、经办部部门、内容摘摘要、附件、经经办人姓名、预预定保存年限限及销案或待待复期限等栏栏，呈部门主主管会核稿人人员经判行，送送收发人员编编号，转打字字、校对后，送送交文书管理理部门收发人人员。(二)发发文处理收发人员员收到发文文文件、原稿"收(发)文登记单代代一式五联，即即将发文文件件及原稿送请请监印人员用用印。文件封封发投邮后，登登记单第一联联依收发文编编号的流水号号装订;无须待复文文件，第二、三三联即予销案案，如须待复复者，第二联联由收发人员员暂存，第三三联送经办部部门主管，均均依待复日期的先后整整理以备稽催催;第四、五联联连同发文原原稿及底本依依其类别编写写档号，将档档号及销案日日期填记于第第一联后，第第四联交还经经办人存查，第第五联连同发发文原稿、底底本归档。第十四条条外界复文的的处理收发人员及文书经经办部门收到到外界复文，除除按收文程序序处理外，收收发人员应抽抽出原发文的的第二联销案案，将销案日日期转记原发发文的第一联联，并将收文文日期及字号号转记于原发发文后归档的的第五联，经经办部门接到到复文时，主主管应抽出原原发文的第三三联销案，经经办人应于原原发文的第四联填记收支日期期及字号。关系企业业来往文件第十五条条行文方式(一)正正式以公文用用纸或油印函函件行文者，依依本章的规定定处理。一般般性的规定、通通知、公告等等函件无需复复文时，发文文部门仍办理理发文手续，受受文部门则依依下列方式处处理:1．主管管部门对其直直辖部门行文文时，受文部部门免办收文文手续。2．总管管理处各部、室室、中心及各各公司相互行行文，由受文文公司总经理理室或部、室室、中心文书书管理部门办办理收文，其其转交所属部部门时，所属属部门免办收收文手续。3．受文文部门依前二二项的规定免免办收文者仍仍应处理呈核核后依收文日日期先后顺序序归档。(二))以"业务接洽便便函"行文者，依依第十六条规规定办理。(三))各类文书的的行文，应就就组织层级需需要数量一次次印发，避免免逐级转文重重印延误时效效。第十六六条业务接洽便便函之处理(一))发文经办人人发文时，应应将接洽内容容列记于"业务接洽便便函"第一联，并并填记文书类类别、受文者者、待复期限限、附件等各各栏，呈请主主管判行后另另依式填写三三联连同第一一联呈主管主主管签署，一一并送收发人人员编号并记记载于"收(发)文编号登记记表"再送监印人人员用印后，由由收发人员将将"业务接洽便便函"第二、三、四四联送交受文文部门，第一一联则依待复复日期之先后后整理以备稽稽催。(二))收文受文部部门的收发人人员收到"业务接洽便便函"第二、三、四四联，于便函函上填记收文文时间、编定定收文号码并并记载"收(发)文编号登记记表"将便函第二二、三、四联联送呈部门主主管批定经办办人后，由收收发人员将二二、三联交由由经办人承办办，第四联经经经办人签收收后由收发人人员按发文部部门要求的待待复日期先后后整理，以备备稽催。(三))复文经办人人收到来文应应于第三联拟拟具复文稿并并填写销案或或待复日期，及及预定保存期期限(如需签办，则则以"文书签办单"办理，签办办单连同"业务接洽便便函"第三联处理)，经主管判判行后，依式式填写于第二二联，一并呈呈主管签署再再送由收发人人员转请用印印并抽出原暂暂存之第四联联转记销案或或待复日期，将将第二联送交交受文部门(原发文部门)，第三、四四联编定档号号填记于档号号栏后;第三联依其其类别归档;第四联依收收支流水编号号的顺序存查查。如末结案案，则第四联联按待复日期期先后整理以以备稽催。(四四)回文处理发文文部门的收发发人员收到复复文部门送达达的便函第二二联时，于原原暂存的第一一联注记复文文的收文时间间;第二联转送送经办人呈阅阅办妥并注明明预定保存期期限送收发人人员抽出第一一联销案，再再一并编定档档号填记于档档号栏，第一一联依发文流流水编号的顺顺序装订存查查，第二联依依其类别存档，如末结案，第第一联需加注注复文部门要要求的待复日日期，并按此此日期的先后后整理以备稽稽催，再行复复文时，则依依发文程序办办理。□文书处理方方式第十七条文书书结构(一)公告:以"主旨"依据""公告事项"三段式式斟酌运用。(二)函函、签呈:以"主旨"、"说明"、"办法"、"请求、拟办办或建议"三段式斟酌酌运用。(三)业务务接洽便函:以公文三段段式或以条例例方式逐点叙叙述。(四)采用用语体文以达达到"简、浅、明明、确"的要求，可可用表格处理理的尽量利用用表格。第十八条条信函处理(一)指指名营业、工工务、资材及及采购人员收收受的信函由由信封上的记记载可认为公公务文书者，应应视同公务文文书拆封，如如系私事，再再予发还;末能办认为为公务文书的的信函，经其其本人拆封后后如系公务文文书，应交收收发人员依本本规则处理。(二)指指名经(副，理以上上人员的信函函，逞送其本本人，如系公公务文书，再再交收发人员员依本规则办办理。第十九条条签呈处理(一))经办人因特特殊案件的处处理，需签请请主管核示时时，以签呈用用纸缮写一份份行之，签呈呈经核决并依依示办妥后应应依类别归档档。(二))经办人签拟拟后层呈主管管核示，如需需呈转经(副)理级以上主主管核示者(各公司经理理室、总经理理室以及总管管理处各部、室室、中心为呈呈总经理或董董事长核示者者)则于厂(处)长(部、室主管)签示后，由由厂(处)、部(室)收发人员登登记于"签呈事务备备查表"转呈经(副)理以上主管管(各公司经理室、总总经理室及总总管理处为总总经理或董事事长)核示，于核核示后由厂(处)部(室)收发人员转转记"批示"情形，呈送送厂(处)长(部室主管)核阅后，交交由经办人依依示办理，但但与会办部门门有关者应复复印分送会办办部门协同处处理或备查。经经办人办妥后后，将签呈交交由厂(处)、部(室)收发人员编编定档号填记记于签呈及"签呈事务备备查表"后，签呈依依其类别归档档。签呈内容容不宜为公众众周知者，应应指定专人专专案签办。第二十条条合约处理(一)订订立或修改合合约时，经办办部门拟稿后后判行前，应应将文稿转送送总管理处法法律事务室核核稿。判行后后依业务需要要份数送请缮缮打、校对、用用印。(二)固固定格式的合合约书其原稿稿应依前款规规定经核稿判判行后使用，经经办部门使用用时依式填写写所需份数呈呈准后，直接接送请用印。(三)合合约书签约人人代表及原稿稿、正本的保保管部门规定定如下：合约书类别签约人代表人正本及原稿保管部部门资材买卖合约书资材统购合约书资材外购合约书资材托工合约书工程修造合约书营业买卖合约书聘约及定期契约人人员工合约书其他合约书公司总经理或事业业部经理总管理处资材部经经理公司总经理或事业业部经理公司总经理或事业业部经理公司总经理或事业业部经理公司部经理、事业业部经理或营营业处处长事业部经理各公司视业务需要要自行订定公司总经理室、事事业部经理室室或该厂区文书管理部门总管理处资材部资资材管理科公司总经理室、事事业部经理室室或该厂区文书管理部门公司总经理室、事事业部经理室室或该厂区文书管理部门公司总经理室、事事业部经理室室或该厂区文书管理部门公司总经理室、事事业部经理室室或该厂区文书管理部门人事部门或该厂区区文书管理部部门公司总经理室、事事业部经理室室或该厂区文书管理部门保管部门收到合约约书正本应即即贴足印花并并予销印后与与原稿一并归归档。其他业业务有关部门门均以副本留留存备用。三、公文处理实施施细则总则第一条为了使使公司公文处处理工作规范范化、制度化化，结合公司司的实际情况况，特制定本本实施细则。第二条各部门门的公文，是是传达贯彻党党和国家的方方针政策，请请示和答复问问题、指导和和商洽工作，报报告情况、交交流经验的重重要工具，必必须认真做好好公文处理工工作。第三条各单位位应发扬实事事求是，认真真负责的工作作作风，克服服形式主义，提提高公文处理理的效率和质质量。第四条公文处处理必须做到到及时、准确确、安全。公公文统一由办办公室人员收收发、分办、用用印、立卷。第五条各单位位的公文处理理工作，必须须实行严格的的保密制度，确确保国家机密密。□公文种类第六条公文种种类主要有:(一)请示请上级指示和批准准，用"请示"。(二)报告向上级机关汇报工工作，反映情情况，用"报告"。(三)指示对下级机关布置工工作，阐明工工作活动的指指导原则，用用"指示"。(四)布告、公告、通告告对公众公布应当遵遵守或周知的的事项，用"布告"。向国内外宣布重大大事件，"用公告"。在一定范围内公布布应当遵守或或周知的事件件，用"通告"。(五)批复答复请示事项，用用"批复"。(六)通知传达上级的指示，要要求下级办理理或者需要知知道的事项，批批转下级的公公文或转发上上级、同级和和不相隶属单单位的公文，用"通知"。(七)通报表扬好人好事，批批评错误，传传达重要情况况以及需要所所属各单位知知道的事项，用"通报"。(八)决定、决议对某些问题或者重重大行动作出出安排，用"决定"。经过会议讨论通过过，要求贯彻彻执行的事项项，用"决议"。(九)函平行的或不相隶属属的单位之间间互相商洽工工作，向有关关主管部门请请示批准等询询问和答复问问题，用"函"。(十)会议纪要传达会议议定事项项和主要精神神，要求有关关单位共同遵遵守执行的，用"会议纪要"。□公文格式第七条公文格格式一般包括括:标题、主送送单位、正文文、附件、单单位印章、发发文时间、抄抄送(抄报)单位、公文文字号、主题题词等。(一)公文的标题应当准准确、简要地地概括公文的的主要内容，并并标明发文单单位和公文种种类。除批转法规性文件件外，公文标标题一般不加加书名号和其其他标点符号号。(二)向上级请示的公文文，一般只写写一个主送单单位;如果需要上上报另一个上上级单位时，可可以用抄报的的形式。(三)发文时间，以领导导签发日期为为准;联合行文，以以最后单位签签发的日期为为准。(四)公文字号一般包括括单位代号、年年号、顺序号号。几个单位位联名发文，只只标明主办单单位的公文编编号。(五)公文如有附件，应应当在正文之之后、单位名名称之前，注注明附件的名名称和件数。(六)收、发文单位应写写单位全称或或规范化简称称。联合发文文，应将主办办单位排列在在前。(七)文字一律从左至右右横写横排。第八条公文纸纸一般用16开，在左侧侧装订。"通告"等用纸大小小，根据实际际需要确定行行文关系。第九条对上级级单位组织的的请示或报告告，用单位组组织名义发文文。第十条对市政政府及政府各各部、委、局局，对市局及及市局处室的的请示或报告告，与不相隶隶属单位协商商工作等，用用行政名义行行文