秘书的基本职能

第二节秘书的基本职能一、秘书职能的含义秘书职能：是在秘书机构、秘书职位框架内，领导根据组织目标与管理工作的需要而明确赋予秘书机构或秘书职位的具体职责权限。二、秘书的基本职能是对秘书机构、秘书职位基本职责与权限的粗线条勾勒，为我们描绘出秘书职能作用的大体轮廓，对秘书工作具有宏观的指导价值。不同领域、不同层次、机构内不同分工条件下秘书的职能，实际上各有侧重。秘书的基本职能是服务，“参与政务，掌管事务”，为领导提供综合辅助服务。

传统的三项职能：办文、办事、办会。

1985年国务院召开的全国秘书长和办公厅主任会议上提出了“四个转变”：

由传统的低层次、事务性服务向高层次、智能型服务转变；由偏重办文办事，向既办文办事又出谋献策转变；由收发传递信息向综合处理信息转变；由一般性事务管理向辅助管理、辅助决策转变。秘书的基本职能可以概括为六项：（一）信息管理职能（二）综合协调职能（三）督促检查职能（四）参谋辅助职能（五）后勤保障职能（六）“不管部”职能（一）信息管理职能

（一）信息管理职能

信息作为社会经济发展的重要资源之一，其作用已越来越被人们所重视。社会各级各类组织领导的决策，知识财富的创新都愈来愈依靠信息的收集与整合。秘书部门处于信息联络的集散地，通过沟通信息、整合信息，为领导决策提供可靠依据。信息工作已成为现代秘书工作的重要内容之一。信息工作水平高低直接体现秘书参谋辅助水平。

秘书信息管理的特征1．针对性。秘书信息工作必须有信息的针对性，才能保证秘书信息的质量。秘书信息针对性主要在于结合业务，即信息的专业性；围绕领导工作中心，按照领导指示和意图进行；针对突出问题、专题问题进行信息工作。

2．综合性。即秘书将多种有用的信息融合成一个有机的整体，而不是多种信息的堆砌拼凑，只有提供这种有价值的综合信息，才能更好地为领导决策、拟订计划、制定措施等服务。3．时效性。及时性：就是强调信息要保持新鲜度，排斥迟到的陈旧的信息。适时性：就是讲究提供信息要选择最佳时机。4．经常性。主要体现在秘书的各项常规工作中，如办文、办事、办会等工作，无论是文书工作、督办查办、信访调研等都需要经常注意信息的收集、整理和传递。

小张是刚从大学毕业生中分配来的某厂办公室秘书。虽然他早就听人说过信息是资源、是财富，但究竟它的价值有多大，对领导决策起多大作用，总感到说不清。在一次领导办公会上，办公室主任卢主任让小张做记录，他才对信息工作有了较深的理解。会上，管设备的副厂长提出技术改造方案，以提高企业的竞争力，要求把刚刚收回的一大笔资金，重点投放到购买机械设备上。管财务、管生产的副厂长都表示支持。当厂长正要拍板决断时，卢主任说他有点不同看法。领导们的目光一起转向了他。“我先说几条信息请领导思考：一是我国粮食进入市场，粮价上调趋势十分明显；二是国际上几个主要粮食进口国和粮食进口量大的国家今年均遭自然灾害，国际性粮食歉收趋势已定；三是供应我厂工业粮食原料的送粮区今年都遭到严重的水灾；第四，今年又是乡镇企业发展很快的一年，这些乡镇企业不少是利用其资源优势从事投资少见效快的食品和酿酒业，都将以粮食为原料。根据以上情况，我预计，近期粮价必向上增长，而且向上增长幅度较大，可能每千克上涨0.2～0.5元之间；我厂每年工业原料用粮10万吨，按每千克原料用粮上涨0.3元计算，每吨将上涨300元，10吨就是3000元，全年就是3000万!

因此，我建议当务之急是在粮食涨价前购进原料，这样可以降低成本，提高竞争力，获得可观的经济效益。然后再把获得的赢利投入技术改造。由于经济实力强，我们的技术改造的起点可以更高，做好了能达到国际先进水平。这样，就为我们的产品参与国际市场竞争打下了坚实的基础。……”

卢主任的发言结束后，会场一片寂静。领导们有的拿出计算器，仔细地算着；有的掏出钢笔，在本子上写着；还有的在沉思……

案例分析：淘金

过了一会儿，厂长发话了：“老卢提出了一个值得我们沉思的问题。我同意他对粮食价格变化所作的分析和预测。摆在我们面前的问题，是先搞基本建设和技术改造，还是先购进即将涨价的原料，取得经济效益后再以更大的投入进行高起点的技术改造。请大家对这两个方案议一议。”经过反复比较、分析，厂领导最后采纳了卢主任的意见。后来的事实证明，卢主任的预测是正确的，他的方案使企业获得了巨大的利润。小张敬佩地对卢主任说：“看来信息是金钱的说法一点不假!您是怎样获得这些信息的呢?”卢主任说：“信息变化极快，我们要善于从大量信息中淘出了一些金沙，但不知还有多少金沙等待我们去开掘，去淘洗，去利用。稍一马虎，它就会从你眼皮底下溜走”。

★卢主任作为办公室负责人，在会前做了充分的信息搜寻工作，获取了大量信息，给领导决策提供了参考。

（二）综合协调职能

1.综合是秘书部门的特点，有人称秘书部门是唯一具有“综合权”的部门。秘书部门位居领导近身，地位比较超脱，又具有这种综合权，使秘书部门能够发挥综合的职能作用。领导人要使所属范围内外矛盾尽量缩小，工作步骤尽量一致，改善组织之间、工作之间、个人之间的关系使之和谐一致，就必须掌握运用综合协调的艺术。使秘书部门成为协助领导开展协调工作的最佳部门。

2.综合协调工作。贯穿于秘书工作的许多方面，而不可能设立一个专门科室来做，这是和其他许多职能工作不同的特点。比如信息、保密、档案、文书等都可设立等门科室专司其事；而协调却存在于全部秘书工作之中动。办文有办文中的协调，办会有会前、会中、会后的大量协调，就是处理一件具体内部矛盾事务，比如各个科室之间分配电扇、安排人打扫卫生，也得做好协调才能减少阻力，顺利完成任务。

人际上包括协调领导和领导之间，协调领导和同事之间。单位上包括本单位各部门之间，包括本单位与外单位之间。【案例】

某集团公司办公大楼里的工作人员刚刚上班，总经理办公室门前就有一阵喧闹声。一位质朴的老人逢人就说：“我找一把手，我是厂里的老职工，厂里不能不管我。儿女不能不管我，领导不能不管我。”老人声泪俱下，声音嘶哑，忽高忽低，开始还有人围观，到点上班后，老人只有自诉自泣了。本来可让保安将他强制送出去，但看他手中拿着本集团公司前身“文化大革命”前的国营企业的工作证，人们又不忍心将他赶走。原来，老人是集团前身国营企业的工人。企业资产重组时见工厂工人闹来闹去，没干活，就回乡下老家去了。工厂恢复生产后，他回来过，可厂里领导已换，没人接纳他。这位老实人心想总是凭力气吃饭，也就没有强求回厂，回去种地去了。斗转星移，岁月流逝，他已年过古稀，体弱多病。儿女不愿承担养老义务，就让他进城找原单位，要按退休工人待遇，发放退休金……老人拿着别人帮他写的申诉书和那个老工作证，找总经理，但总经理外出开会去了；找党委书记，书记正在党校学习；找劳资部门，负责人说此事管不了；找财务部门更是无法解决……

总不能让老人这撕肝裂肺的哭诉久久回荡在这现代企业的办公大厦里呀！总得有人管，可谁来管呢？总经理办公室秘书宗诚已对此事看出了点眉目，他想老人绝不是坏人，一定是通情达理的。只要符合规定，给他点补贴也是应当的。他把前因后果和有关政策仔细思考了一遍后，觉得自己可以做点协调工作，一则帮老人，二则维护公司正常秩序，不让此事影响企业形象。秘书宗诚把老人带到接待室，倒了一杯水，让他平静下来，把前后的经过说清楚。宗诚还作了记录。谈至中午，宗诚安排老人吃饭、休息，在接待室等结果。宗诚首先根据老人的工作证和谈话记录，到档案室找到当时老人的档案资料。老人当时是正式工人，四级技工，还当过劳模，没有任何违纪违法的记录，也未受过任何处分，档案中有自动离厂的说明。宗诚拿着这些档案资料的复印件，找劳资部门。劳资部门说对这种情况的处理无政策依据。宗诚从劳资政策汇编中找依据，到工会了解有关政策，最后还找到当时是刚进厂现已快退休的老工人座谈。……晚上，宗诚安排老人住下后，又赶到市委党校向正在党校学习的党委书记作了详细的汇报。

书记沉思了很久，说：“你说该怎么办妥当？”“我建议协调有关部门，比照相关规定，适当给予照顾。老人的情况特殊，就算是社会特困人员，我们也应献一份爱心，何况老人曾是原来老厂的职工、我们的前辈，他的不幸也有当时时代的因素。”宗诚说。“好，你去负责协调处理。有困难打电话找我。”书记说，“你注意两件事，协调各部门解决问题要有依据，这是其一；其二是通过组织与老人家乡党组织联系；教育老人的子女，应承担照顾老人之责。我马上与总经理通气，商量一下如何从经济上照顾一下老人。”宗诚在笔记本上记下了书记的两点指示。经多方协商，事情总算有了圆满的解决。各职能部门根据宗诚提供的档案材料和相关政策依据，根据总经理和书记的意见，比照２０世纪９０年代工人发放安家费的办法，在经济上给予了一定的照顾。老人的子女也在当地党组织的教育下，将其父接回家去了。人们称赞宗诚有爱心，办了件难办的事。宗诚说：“这事凭我个人之力是办不好的，是组织协调的结果。我只是起到了秘书应该起到的穿针引线的协调作用。”请思考：秘书宗诚处理老人哭闹事件，有哪些值得称赞之处？（三）督促检查职能

过去督促检查是一种领导行为，科学的领导离不开督促检查，历史上虽然秘书机构有时也承担有“奉旨督查”，“刷卷督查”(即定期检查各衙门文卷实行督查)和“催报督查”等形式，但在多数时代和情况下，秘书部门不是监督部门，也没有很重的督查任务，更多是限于文书的催办而已。

80年代以后，由于形势的需要，中央再次强调了秘书部门要协助领导做好督查工作，赋予了秘书部门新的职能，使督促检查成为秘书部门辅助领导的一项长期工作，它对于克服官僚主义、分散主义、地方主义、本位主义等，以保持政令的畅通，决策的贯彻，具有决定性的作用。是清除有令不行、有禁不止、上有政策、下有对策等本位主义、小团体主义的有效管理举措；对上情下达、下情上达、政令通畅、上下一体协调运转有着积极的促进作用。秘书对督促检查的辅助，主要是在领导者的主持下，按照领导确定的督促检查内容和目的，操办具体的事务。秘书检查督办的要领深入实际、全面了解态度客观、公正评价依靠群众、谦虚和谐

【案例】

某公司总经理对最近产品质量经常出问题十分重视。他对质量检测部门、装配部门负责人强调了多次，仍未得到彻底的解决。秘书小王从信息综合中发现，产品质量问题涉及几个相关部门，有必要进行一次督促检查，协调解决问题。于是，他向总经理提出了关于解决产品质量问题的督促检查的建议。总经理采纳了小王的建议，决定成立由总经理主持、有秘书小王及相关工作人员参加的督促检查组。总经理召集有关部门负责人和督促检查组成员开会，宣布了这次督促检查的目的和内容，确定了程序和要求，明确秘书小王为副组长，负责具体事务，各相关方面务必通力配合。会后，总经理向小王交代了几条具体原则后，就到外地参加业务洽谈会去了。小王与小组成员一起，对与产品质量相关的部门进行了系统检查。质检部门反映，由于市场销路好，销售部要求放宽质检尺度，提高产品生产率，增加企业经济效益，他们对有关质量问题都有准确的测定，而生产装配部门却未能及时改进。

生产装配部门反映，产品质量问题主要出在生产设备检修不及时上，设备的毛病直接影响产品质量。设备维修部门反映，人少设备多，加之维修人员是固定工资，加班加点没有与生产、销售部门一样体现多劳多得的原则。小王与督促检查组成员经深入调查研究后发现，各部门反映了一部分真实情况，也有一部分情况未能真实反映。如质检人员凭个人感情放宽检验标准问题、生产装配人员为了追求产量对设备上的小毛病不愿停机检修问题等。小王对有关情况进行梳理后，及时用电话向外出商务洽谈的总经理作了汇报，并建议按职能分工各负其责，督促各部门各岗位按规程和标准办事，对违规操作者按公司的制度进行严肃查处。总经理在电话中同意了小王的建议，并指示有关负责人加强设备维修部门的力量，将维修人员的固定工资改为工资与设备完好率挂钩，体现多劳多得的原则。

小王与督促检查组成员认真贯彻落实总经理的指示，督促各部门、各岗位工作人员严格按公司生产经营管理的制度和技术规程办事，在谁的职责范围内出现质量问题，既追究当事人的直接责任，更要追究各负责人的管理责任。通过督促检查，各部门负责人、各岗位工作人员都认真负起了自己的责任，该公司产品质量问题得到了彻底解决。总经理回公司后，对这次督促检查结果和小王写的督促检查报告非常满意。他在公司干部会上说：“通过这次对质量问题的督促检查，王秘书在报告材料中提出了“管理出质量、管理出效益、管理靠的是一丝不苟的严格执行科学的规章制度和技术规程”的观点，我认为是完全正确的。今后，公司的一切工作都要严格按制度和规程办。”

请思考：秘书小王的行为履行了秘书基本职能中的那一项。（四）参谋辅助职能（四）参谋辅助职能

自古代秘书性活动始，秘书性人员就被称为领导者身边的参谋助手。在秘书工作历史发展中，秘书对领导工作辅助的方式、内容等虽然一直处于变化发展中，但参谋智能辅助一直是秘书职能范畴中的重要组成部分，而且随着社会的发展，领导者对其秘书参谋智能辅助的需要越来越强烈。在当代社会，大凡事业有成的领导者身边，都有精于办事、善于参谋的秘书人员。参谋与领导是对立的统一，参谋是对领导而言的，参谋作用是对领导作用而言的；领导是决策者，作为参谋的秘书人员是辅助者。参谋辅助职能是为领导进行有熊决策管理而直接、综合、及时的提供智能辅助的一种秘书职能活动。参谋强调创造性、主动性，而辅助则是对领导意志的贯彻和执行。【案例】

镇政府秘书老李最近发现，镇上鞭炮烟花生意十分火暴。今年全镇农业大丰收，工业、手工业和商业也发展很快。全镇大小单位和广大群众都准备过一个热热闹闹的春节。镇委、镇政府也在组织、筹备表彰大会、文艺晚会、龙灯会、舞狮会。老李同样也在节日将至的喜庆中，但心中又有些担忧。他想起去年春节时鞭炮引发的几起火灾，他想起前天下村调查年终村务公开时看到的不少村的防火设备不齐全且年久失修，他想起不少农户丰收的粮食、棉花尚未完全出售，特别是上上下下忙于总结评比、欢度春节，对节日值班、防火组织等工作尚未作具体安排。老李将这些情况汇集在一起，越想越觉得不可疏忽。于是，他找到镇长，对镇长说：“镇长，是不是在年前组织一次全镇安全检查，开展一次安全教育。”镇长正在审阅上报给市里的年终总结材料，头也没抬地说：“先放一放，等忙过这一阵再说。”老李不便再说什么，但心里更加着急。他想：“马上就要过春节了，这事可拖延不得呀。”他想到晚上要开领导班子办公会，立即出去将有关情况调查核实了一遍，赶写了一份《关于春节期间我镇火灾隐患的调查》，正好赶到领导班子开会前交到镇长手中。会议开始，镇长首先说：“在讨论预定事项前，先讨论一件大事，就是春节期间的防火及安全问题，老李写了份调查材料，十分及时……”

结果，会议采纳了老李的建议，全镇进行了全面的防火及安全工作检查，春节期间无一处火灾发生，并由此带动了全镇环境治理工作，受到省、市领导机关的重视和表彰。该镇的名声大振，不少客商慕名而来。

问题：秘书老李提出春节前进行全镇安全检查建议的过程中，有何可贵之处？（五）后勤保障职能

1.后勤保障的职能，是任何领导机关秘书部门都有的基本职能之一。任何一个单位只要是一个实体，有领导、有职工，有日常工作在每天运转，这种“运动”就要不停地消耗能源与物资，而领导与职工也同样每天要消耗大量的能量与物质，必须有后勤工作予以不断的支持。试估计一下，一个上百人的领导机构，每天消耗的物质与能量，诸如房屋设备、办公用品、车辆汽油、水电气、吃喝拉撒睡，样样得有人管。这些工作通常都属于秘书部门的工作范围。中央领导同志在1994年底全国秘书长座谈会上，明确要求秘书部门要保证机关的日常运转，明确了后勤工作的意义。

2.后勤保障的职能，是秘书部门工作中花费人员、精力与钱财最大的一系列工作。是科学性很强的一系列工作，秘书部门要