企业公文用语基础培训

2021年9月企业公文用语根底培训一、认识企业公文二、公文书写标准三、合同书写标准四、典型案例解析目录一、认识企业公文公文分类公文格式31.公文分类：通用公文、专用公文通用公文文种决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函共8种专用公文文种工作通报、会议纪要、会议通知、培训通知、业务通知单共5种4〔1〕通用公文文种

决定：对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。1通知：发布内部规章制度，转发上级单位和不相隶属单位的公文，批转下级单位公文，传达要求下级单位办理、需要有关单位周知或执行事项。〔下行文〕2

通报：表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。3报告：向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见和建议，答复上级单位的询问，但不需上级单位给予批复、回复。〔上行文〕4请示：向上级单位请求指示、批准。〔上行文〕上行文标准案例5

批复：答复下级单位的请示事项。6意见：对重要问题提出见解和处理方法。7函：不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。〔常见于系统外公文或同业之间商洽类公文〕85〔2〕专用公文文种工作通报

刊发公司领导重要讲话、重大工作情况、各专项业务工作情况等知悉类事项。会议纪要

记载、传达会议主要精神和议定的事项，需相关单位知晓或执行的议定事项。会议通知

下发会议类通知。培训通知

下发培训类通知。业务通知单

用于公司专业管控部门就某一项具体业务、工作的实施，向本单位相关部门和下属单位下达任务，进行相关工作部署。62.公文格式

公文格式一般包括：秘密等级、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、抄送单位、正文、附件、附注、印章、成文日期、拟文单位、会签单位、印发单位和印发日期7秘密等级涉及党和国家秘密、企业商业秘密的公文，应当标明密级和保密期限，其中国家“绝密〞、“机密〞级公文应当标明份数序号。特别要注意：国家“绝密〞、“机密〞级公文严禁在OA系统上流转。紧急程度紧急公文应当标明“特急〞、“急件〞。发文单位标识应使用公司法定名称或标准化简称。公司文件发文标识为“单位法定名称全称＋文件〞，公司函发文标识为“单位法定名称全称＋函〞，部门文件发文标识为“单位法定名称＋部门文件〞。发文字号包括公司〔部门〕代字、年份、序号。发文字号中的序号不编虚位。联合行文的，只标明主办单位发文字号。签发人

请示、报告应当标注签发人姓名。其中，联合发文的应当标注所有单位签发人的姓名；同一单位多位负责人签发的，仅标注分管负责人姓名。标题要准确简要地概括公文的主要内容并标明公文文种。公文标题中除法规、规章名称和被印发、转发、批转的文件可加书名号外，一般不用标点符号。转发、批转文件，公文标题应防止重复用语和相同文种。2.公文格式8主送单位

指公文的主要受理单位抄送单位

除主送单位外需要执行或知晓的其他单位2.公文格式正文

正文每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。正文中一般不夹带图形、表格，图形、PPT。应在正文之后、成文日期之前注明附件顺序和名称。附件通常与正件一起装订，位置自成文日期及附注之后另一页开始，在主题词前结束。如附件与正件分别装订，应在附件左上角标注“××号文件附件〞字样。如果公文是印发、转发、批转某一文件时，被印发、转发、批转的文件即是正件，不能称附件，正文之后无需标注附件，但需另起一页。附件附注〔需要说明的其他事项〕，应在成文日期下１行居左空２字加圆括号标识。“请示〞应当在附注处注明联系人的部门、姓名和，联系人应能对该公文的咨询作出答复。附注9印章

印章上不压正文、下压成文日期。联合行文，发文单位都应当加盖印章，主办单位的印章排列在前，其他机关印章按顺序排列。成文日期负责人签发的，以负责人签发的日期为准，同一单位多位负责人签发的，以分管负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准；会议通过的决定、决议等以会议通过日期为准。成文日期使用汉字，并标全年、月、日，零写为“○〞。

印发日期为打印完成的日期。2.公文格式成文日期二、公文书写标准思维方式要合理写作思路要清晰语言表达要缜密逻辑结构要严谨11一份公文的发布，要经过拟稿人拟稿、主任签发、相关部门主任会签、秘书核稿、副总经理签发、总经理签发、文印室送拟稿人校对、分发等八个步骤。在此，重点讲述在拟稿环节要注意的公文用语本卷须知——121.思维方式要合理

对象化思维

逻辑思维

替代思维

模式化思维四种思维方式在公文拟稿的过程中，最重要的不是“写〞而是“思〞。正确的思维方式决定了对事件的准确描述，才能使阅读公文的干部、员工能正确理解公文所要表达的内容、目的。13模式化思维对象化思维321替代思维是设身处地，替他人思考的一种思维〔其思维的目的、方向、内容必须根据领导或领导机关的指令或授权进行，要求准确表达意图〕。开头写行文的根据、目的、意义；主体写根本领实、说明性质意义，或提出相关要求、措施；结尾写执行要求或请求的目标。围绕想要处理的某件事或想要解决的某一问题而展开的思维。一件事、一个问题发生了，必须要处理、要解决。4逻辑思维要注意概念的准确性；要注意判断的准确性；要保证推理结论的正确。1.思维方式要合理142.写作思路要清晰

任何一份公文都是根据工作实际需要来拟写的。动笔之前，首先要明确发文的目的是什么。

文件发送的范围和阅读对象是谁？是明确工作要求还是拟请上级机关答复或解决问题？要具体向哪些部门明确提出什么要求？用何种方式保证后续执行情况和效果？是否与所涉及关键部门的主任事前进行了有效沟通？

特别注意：对外发布、与客户接洽的各类公文必须通过综合管理部审核，不得擅自随意发布。153.语言表达要缜密公文用语特点准确、简练、朴实、严谨用语根本标准单位名称及简称表达准确人名、地名、数字引用准确国家法定计量单位引用准确不出现错行、漏句、重句、缺页16语言表达案例——用语根本标准数字引用要注意：1.日期不能简写2.定型的词或具有修辞色彩的词语中作为语素的数字，必须使用汉字。10年6月/今年6月2万5千里长征2021年6月二万五千里长征17对公文语句的根本要求含义明确、清晰、完整，便于准确理解，无歧义句子成分搭配得当句子成分完整语序安排妥当符合逻辑规律句式合理并力争有最正确的表达效果3.语言表达要缜密18语言表达案例——对公文语句的根本要求含义明确、清晰、完整这种不习惯只是时间问题这种不习惯是暂时的句子成分完整目前正在开展整顿内部管理缺宾语“的活动〞语序安排妥当这样的形式便于使员工接受使员工便于接受合乎逻辑规律只要我们统一认识，振奋精神，今年的收入一定能100%完成。维护人员技术水平的提高是完全可能的，因为宽带提速需要参与其间的维护人员掌握必要的技术。收入完成的条件不充分“判断〞与“证明〞之间没有联系句式合理收入的完成，靠的是……取得的。“……靠的是……〞与“……是靠……取得的〞混用19语言表达案例——公文专用词语〔一〕多用指代称谓词：本、贵、该〔指代人、事、物、产品〕称谓词

多用于段落过渡或转折处：为此、据此、因此、综上所述承转词

多用于上行文中表达最终目的：恳请、请求、敬请、请即、希望祈请词

多用于需批复的上行文中，用于祈请词之后：妥否、当否商洽词

多用于下行文，加强权威性：着令、责成、特命、着即切实执行、不得有误、严格办理命令词用于上行文、平行文：请批复、请函复、请批示、请告知、请批转、请转发用于下行文：遵照办理〔执行〕、参照执行用于知照性文件：周知、备案、审阅目的词20语言表达案例——公文专用词语〔二〕

多用于正文开头：根据……、按照……、遵照……、近悉……领叙词

多用于简要描述有关事件的办理过程：经研究、报经追叙词

多用于期望并得到答复：以大力支持为感、以迅速复函为盼感盼词

向对方表示感谢：蒙、承蒙受事词

针对对方问函表示明确意见：应、应当、同意、不同意、特此批准、请即执行、可行、不可行、迅即办理表态词用于结束正文：特此报告〔通知、批复、函复、函告〕结尾词214.逻辑结构要严谨重点突出，结构紧凑前后一致，防止矛盾语序合理，表达得体脉络清晰，条理清楚22逻辑结构案例前后一致，避免矛盾欠费回收目标：XX万元欠费考核指标：回收率XX%同一指标的完成目标及考核口径前后不一致，要不以金额为单位，要不以百分比为单位。语序合理，表达得体所有工程招投标工作根本纳入标准化轨道要么是“所有〞，要么是“根本〞，两者只能选其一。脉络清晰，条理清楚在上述要求的时限内必须完成但遇特殊情况无法完成的工作须提前报告主管领导应尽量使用短句，每一句控制尽量在十个字以内。三、合同书写标准根本要求用语尺度241.根本要求业务合同必须包含的内容业务介绍甲乙双方权利义务〔最关键〕违约条款合同有效期及争议解决条款违约责任的书写要求应写明违约金的数额及比例。切勿出现“如假设违约，那么承担违约责任或赔偿损失〞等概括、笼统的约定，这样无法起到约束违约行为的作用。合同金额及有效期的书写要求大写、附阿拉伯数字、有效期必须同时注明起止时间。252.用语尺度

我公司多为乙方合同，为提升客户的感知度，在保证无法律、业务、财务风险及无违反责任要约的前提下，合同用语应尽量温和。尽量做到双方权利义务对待。26合同用语表达案例在约定双方义务时：多用“应该”、“应当”少用“必须”，慎用“否则……”等字眼，如必须使用，可在违约责任中予以规范甲方必须按照协议约定支付效劳费用，否那么后果自负甲方应该按照协议约定支付效劳费用，如违约甲方自行承担其后果。甲方根本违约的，乙方将坚决不予提供效劳，绝不退还所收效劳费用。在涉及双方权利时：多用“有权”、“可以”等字眼甲方根本违约的，乙方有权停止提供效劳，并对所收费用不予退还。四、典型案例解析发文常见错误28发文常见错误越级行文1密级标注不正确8用错文种2标点符号使用不标准9标题不标准3版记不标准10上行文格式不标准4该用书名号的用引号11内部行文仍使用主题词5书名号引用不标准12附件和正文别离6层次序数不按公文处理方法规定的要求标注13EXCEL文档没有转化为PDF文档7层次混乱、有错别字14谢谢以下为附加内容以下为附加内容

让更多的农民成为新型职业农民中央农业播送电视学校刘天金2021˙05˙07陕西农业部部长韩长赋：这是一项根底性工程、创新性工作，要大抓特抓、坚持不懈。——让更多的农民成为新型职业农民〔目标〕——生产更多更好更平安的农产品供给社会〔方向〕一、为什么要大力培育新型职业农民二、什么是新型职业农民三、如何加快培育新型职业农民一、为什么要大力培育新型职业农民〔一〕深刻背景◆农村劳动力持续转移,“人走村空〞问题愈演愈烈2021年我国农民工数量到达2.6亿，每年新增900-1000万。四川抽样调查：26%举家外出农户20%留守农户转移比例平均60%，高的70-80%一、为什么要大力培育新型职业农民〔一〕深刻背景◆农村青壮年劳动力大量外出，“老人农业〞“妇女农业〞“小学农业〞问题日益凸显陕西抽样调查：72%“80后〞“90后〞青壮年劳动力〔农民工〕55岁务农农民平均年龄63%妇女83%初中及以下文化程度四川抽样调查：务农农民50岁以上54%，60岁以上30%，70岁以上13%；妇女60%；初中及以下90%。一、为什么要大力培育新型职业农民〔一〕深刻背景◆农村新生劳动力离农意愿强烈，农业后继乏人问题步步紧逼新生代农民工76%不愿再回乡务农85%从未种过地〔国家统计局2021年10省调查：90%的新生代农民工没有从事过一天的农业生产活动〕一、为什么要大力培育新型职业农民〔二〕紧迫课题——“谁来种地〞“地如何种〞？◎党的十八大：坚持和完善农村根本经营制度，构建集约化、专业化、组织化、社会化相结合的新型农业经营体系。◎国务院常务会议：要采取有效措施，使一局部年轻人愿意在农村留下来搞农业，培养和稳定现代农业生产队伍。◎中央经济工作会议、中央农村工作会议：要稳定完善强农惠农富农政策，充分保护和调动农民生产经营积极性，使务农种粮有效益、不吃亏、得实惠。◎2021年中央一号文件：农村劳动力大量流动，农户兼业化、村庄空心化、人口老龄化趋势明显，农民利益诉求多元，加强和创新农村社会管理势在必行。◎十二届全国人大一次会议〔?政府工作报告?〕：要采取有效措施，稳定农业生产经营队伍，积极培育新型农民。

——聚焦“谁来种地〞“地如何种〞一、为什么要大力培育新型职业农民〔二〕紧迫课题◆“谁来种地〞“地如何种〞是一个问题的两个方面——农村劳动力结构性缺乏：“不是没人种地，而是这地由什么人来种〞——创新农业生产经营方式：“不是种不过来，而是怎么种得更好〞一、为什么要大力培育新型职业农民〔三〕历史使命◆答复好“谁来种地〞“地如何种〞的问题，历史性地落在了培育新型职业农民上。——2021年中央一号文件聚焦农业科技，着力解决农业生产力开展问题，明确提出大力培育新型职业农民；2021年中央一号文件突出农业经营体制机制创新，着力完善与现代农业开展相适应的农业生产关系，进一步强调加强农业职业教育和职业培训。创新农业生产经营方式〔现代〕家庭经营+合作组织+社会化效劳=新型农业经营体系新型职业农民→新型生产经营主体→新型农业经营体系→现代农业

新型职业农民是伴随农村生产力开展和生产关系完善产生的新型生产经营主体，是构建新型农业经营体系的根本细胞，是开展现代农业的根本支撑，是推动城乡开展一体化的根本力量。一、为什么要大力培育新型职业农民〔四〕重大意义◆不失时机地大力培育新型职业农民：一是有利于促进农民从身份向职业的转变，在推动城乡开展一体化中加快剥离“农民〞的身份属性，使培育起来的新型职业农民逐步走上具有相应社会保障和社会地位的职业化路子，解决有人愿意在农村留下来搞农业的问题；一、为什么要大力培育新型职业农民〔四〕重大意义◆不失时机地大力培育新型职业农民：二是有利于促进农民从传统农业生产向现代农业生产经营的转变，在加大强农惠农富农政策力度中加快开展现代农业，使培育起来的新型职业农民逐步走上专业化、规模化、集约化、标准化生产经营的现代化路子，解决务农种粮有效益、不吃亏、得实惠的问题；一、为什么要大力培育新型职业农民〔四〕重大意义◆不失时机地大力培育新型职业农民：三是有利于促进农民从传统小农生产向社会化大生产的转变，在坚持和完善农村根本经营制度中加快培育新型生产经营主体，使培育起来的新型职业农民逐步走上“家庭经营+合作组织+社会化效劳〞新型农业经营体系的组织化路子，解决保供增收长效机制的问题。培育新型职业农民的过程，就是激活农民自身活力和增强农业农村开展活力的过程，就是培养高素质现代农业和新农村建设者的过程，就是培育“三农〞事业开展未来的过程。农业部部长