管理信息系统第6章

第六章管理信息系统的系统分析系统分析的任务在充分认识原信息系统的基础上，完成新系统的逻辑模型设计，解决系统“做什么”的问题。系统分析在很大程度上决定了系统开发工作的成败。系统分析的步骤管理业务调查数据流程调查系统化分析逻辑方案设计建立MIS的目的在于提高管理水平，应当把建立新系统看成是对组织的一种有目的改变过程。因此对现行管理业务的调查十分重要。

本节内容：

一、组织结构调查二、管理功能调查三、管理业务流程调查第一节管理业务调查一、组织结构调查-1

组织结构指的是一个组织（部门、企业、车间、科室等）以及这些组成部分之间的隶属关系或管理与被管理的关系。通常可用组织结构图来表示(见下页）。一、组织结构调查-2厂长计划调度组计划科生产部财务部供销科计划组统计组统计组外协组成本组会计组出纳组供应组销售组仓

库组织结构图二、管理功能调查-1

功能指的是完成某项工作的能力。调查中可以用功能层次图来描述从系统目标到各项功能的层次关系。下页是一张某销售系统的管理功能层次图。二、管理功能调查-2销售系统管理销售计划管理合同管理销售核算与统计成品库管理市场预测销售历史资料管理编制年度销售大纲编制销售计划

合同有效性审查

合同执行情况分析合同登记和变更销售收入核算销售利润核算销售统计分析出入库管理库存统计市场预测市场分析管理功能图三、管理业务流程调查-1

调查管理业务流程应顺着原系统信息流动的过程逐步地进行，内容包括：各环节的处理业务、信息来源、处理方法、计算方法、信息流经去向、提供信息的时间和形态（报告、单据、屏幕显示等）。描述管理业务流程的图表有：所用的符号:管理业务流程图报表、单据、底账等数据数据流

外部实体（组织、人员、物质等）表格分配图三、管理业务流程调查-2某企业物资管理业务流程图用料计划领料单未批准领料单库长库工领料通知已批准领料单用料流水帐订货单合同缺料通知单入库单催货单补充订货单提货通知单采购员库存报表无有车间有关部门供货单位无有库存帐有无三、管理业务流程调查-3表格分配图第二节数据流程调查本节内容：

一、数据流程图及其绘制用符号二、数据流程图实例三、绘制数据流程图的方法一、数据流程图及其绘制用符号外部实体数据流处理数据存储数据流程图是一种能全面地描述信息系统逻辑模型的主要工具，它可以用少数几种符号综合地反映出信息在系统中的流动、处理和存储情况。数据流程图具有抽象性，表现在它完全舍去了具体的物质（如业务流程图中的车间、人员等）。绘制数据流程图的四种符号是：数据流程图有两种一种是通过调查绘出的现行系统的数据流程图；另一种是对现行系统的数据流程图经过系统化分析和改进后的新系统的数据流程图。收集的资料1、原系统所有的输入、输出单据的典型格式2、弄清各环节的处理方法和计算方法3、各种数据发生的时间、频率、发生量4、各项数据的典型取值范围画出数据流程图（DFD）1、DFD的特点（1）简单、直观、易于理解（2）用与计算机专业无关的图形、文字描述系统（3）是开发人员、用户共同语言、便于沟通一、数据流程图及其绘制用符号

例1：某厂成品销售管理数据流程图

业务流程调查：“用户”产生的“合同”数据送“合同登记处理”单元，处理后输出电子文档的“合同”数据到“合同台账”存贮单元进行存储；“车间”产生“入库单”数据送“入库处理”

单元，处理后输出电子文档的“入库单”数据送“库存台账”存储单元进行存储；“销售分配处理”定期查询“合同台账”和“库存台账”，如发现有兑付合同，同时产品库存数量满足合同需求，则产生“发货通知”数据到“发货处理”单元，处理后输出“出库单”；“出库单”一式三份，一份送“出库处理”单元，处理后产生“出库数据”到“库存台账”；“出库单”另一份送“财务科”。第三份送“合同执行登记”处理单元，处理后产生“合同执行数据”到“合同台账”；“合同台账”产生“销售数据”到“销售统计”处理单元，处理后产生“统计表”送“厂办”。二、绘制数据流程图的方法9绘制数据流程图：厂办统计表销售统计用户合同合同登记处理合同合同台账销售数据合同执行登记合同执行数据销售分配处理库存台账车间入库单入库处理入库数据出库数据查询查询出库处理发货处理发货通知出库单出库单财务科成品销售管理数据流程图出库单数据流程图（有错）：厂办统计表销售统计用户合同合同登记处理合同合同台账销售数据合同执行登记合同执行数据销售分配处理库存台账车间入库单入库处理入库数据出库数据查询查询出库处理发货处理发货通知出库单出库单财务科成品销售管理数据流程图出库单问题讨论数据流程图（正确）：厂办统计表销售统计用户合同合同登记处理合同合同台账销售数据合同执行登记合同执行数据销售分配处理库存台账车间入库单入库处理入库数据出库数据查询查询出库处理发货处理发货通知出库单出库单财务科成品销售管理数据流程图出库单问题讨论

例2：某厂销售子系统数据处理流程图

业务流程调查：“销售科根据用户送来的订货单进行销售处理后向用户发货的业务流程为：“用户”产生“订货单”数据送“判定订货处理”单元，该处理通过查询“用户信用手册”和“库存帐”来判定订货处理方式；如果用户值得信赖，并且订货量小于库存量，则产生“D1(订货单)”数据到“开发货票处理”处，处理后产生“发货票”数据一式三份，其一份送“仓库”，由“仓库”给用户发货。另外两份分别送“财务科”和“订货单存档”单元；如果用户值得信赖，但订货量大于库存量，则产生“D2(订货单)”数据到“等有货再发货订货单”存储单元；如果用户不能信赖，则产生“D3(订货单)”数据到“开付款通知单处理”单元，处理后产生“付款通知单”数据到用户，同时产生“订货单”数据到“待付款订货单”存储单元。9绘制数据流程图：P2.2开发货票P2.3开付款通知单订货单存档等有货再发货订货单待付款订货单P2.1判定订货处理方式D2(订货单)D3(订货单)D1(订货单)订货单财务科发货票订货单仓库库存帐信用手册付款通知单发货票发货票用户订单处理的数据流程图发货票绘制数据流程图（有错）：P2.2开发货票P2.3开付款通知单订货单存档等有货再发货订货单待付款订货单P2.1判定订货处理方式D2(订货单)D3(订货单)D1(订货单)订货单财务科发货票订货单仓库库存帐信用手册付款通知单发货票发货票用户订单处理的数据流程图发货票问题讨论绘制数据流程图（正确）：P2.2开发货票P2.3开付款通知单订货单存档等有货再发货订货单待付款订货单P2.1判定订货处理方式D2(订货单)D3(订货单)D1(订货单)订货单财务科发货票订货单仓库库存帐信用手册付款通知单发货票发货票用户订单处理的数据流程图发货票问题讨论数据流程图绘制时也可采取自顶向下逐层分解的办法

例：前例某厂销售子系统数据处理流程图（销售科根据用户送来的订货单进行销售处理后向用户发货）用户订货单发货单销售处理P1

销售子系统顶层数据流程图：二、绘制数据流程图的方法二、绘制数据流程图的方法P2.2开发货票P2.3开付款通知单订货单存档等有货再发货订货单待付款订货单P2.1判定订货处理方式D2(订货单)D3(订货单)D1(订货单)订货单财务科发货票订货单仓库库存帐信用手册付款通知单发货票发货票用户订单处理的第二层数据流程图

注：P－表示处理D－表示数据流

F－表示数据存储S表示外部实体例：P03－2.3表示第三子系统第二层图的第三个处理。

D03－02表示第三个子系统中的第二个数据流等。二、绘制数据流程图的方法三、绘制DFD练习例1.储蓄所业务的DFD

情况介绍：经调查该储蓄所业务处理系统能完成储户的存款和取款要求处理。根据储户填写的存/取款单查找该储户的存款帐，如果是新储户，则将该储户数据记入文件；如果是老储户取款，应检查是否超支；存/取款后应修改存款帐和储户的储蓄卡，并将储蓄卡交还储户。储户划分业务类型存款处理取款处理存款帐打印存折存折储户存款取款存取款单存折存取款基本数据流程：三、绘制DFD练习细化业务流程：练习1.储蓄所业务的DFD情况介绍：经调查该储蓄所业务处理流程是，首先根据储户填写的存/取款单进行划分业务类型处理，处理后产生存款和取款两条数据线；如果是存款，则在存款线将有关数据输入新老储户检查处理，该处理通过调用存款帐来识别，如是新储户，则将有关数据送登记存款帐处理，处理后将该储户数据记入存款帐；如是老储户，则将有关数据送修改存款帐处理，处理后将有关数据记入存款帐；如果是储户取款，则在取款线将有关数据输入检查取款额处理，来检查是否超支；如超支则产生非法取款单数据给储户；正常取款则将有关数据送修改存款帐处理，处理后将有关数据记入存款帐；存/取款后应经存款帐来打印储户的存折,并将存折交还储户。储蓄业务DFD总图：*3.1检查取款额*3.2修改存款帐*3.3填存折*2.1新老储户检查*1划分业务类型*2.2登记存款帐*2.3修改存款帐*2.4填存折存取款单存折非法取款单合法取款额老户新户存款取款存折存折存款帐F1存款帐F1储户储户储户也可分层绘制：

第一步：画出顶层DFD0存款取款处理存取款单非法取款单储户存款帐三、绘制DFD练习图：DFD/0第二步：逐层分解加工，画出下层DFD：*1划分业务类型3取款处理2存款处理存款单、存折取款单、存折非法取款单存折存折图：DFD/1存取款单存折储户存款处理：*2.1新老储户检查*2.4填存折*2.3修改存款帐*2.2登记存款帐存款单存折存折新户信息老户信息图：DFD/2（2）存款帐F1存款帐F1取款处理：*3.1检查取款额*3.3填存折*3.2修改存款帐取款单存折非法取款单合法取款单存折图：DFD/2（3）存款帐F1

先把2、3号图摆好。这是一个不完整层DFD。到父图（1号图）中拷贝1号加工，使之完整化。这样便得到储蓄业务DFD的装配总图。第三步：装配总图储蓄业务DFD总图：*3.1检查取款额*3.2修改存款帐*3.3填存折*2.1新老储户检查*1划分业务类型*2.2登记存款帐*2.3修改存款帐*2.4填存折存取款单存折非法取款单合法取款额老户新户存款取款存折存折存款帐F1存款帐F1储户某银行储蓄所存（取）款过程如下：储户将填好的存（取）单及存折送交分类处理处。分类处理处按三种不同情况分别处理。如果存折不符或存（取）单不合格，则将存折及存取单直接退还储户重新填写；如果是存款，则将存折及存款单送交存款处理处。存款处理处取出底账，登记后，打印存折并退还给储户；如果是取款，则将存折及取款单送交取款处理处，该服务台取出底账及现金，记帐后，打印存折并退还给储户，从而完成存（取）款处理过程。试按以上过程画出数据流程图。练习2：储户划分业务类型存款处理取款处理存款帐打印存折存折储户存款取款存取款单存折存取款基本数据流程：某银行储蓄所存（取）款过程如下：储户将填好的存（取）单及存折送交分类处理处。分类处理处首先按三种不同情况进行有效性审查处理。如果存折不符或存（取）单不合格，则将存折及存取单直接退还储户重新填写；合格的存/取款单再进行划分业务类型处理，处理后产生存款和取款两条数据线；如果是存款，则将存折及存款单数据在存款数据线送存款处理。存款处理调用底账数据，进行登记后，打印存折并退还给储户；如果是取款，则将存折及取款单数据在取款数据线送取款处理，该处理调用底账数据，进行登记后，打印存折并退还给储户，从而完成存（取）款处理过程。试按以上过程画出数据流程图。细化业务流程：练习2：取款处理打存折划分业务类型有效性审查存款处理打存折存取款单存折存折存折底帐现金储户储户储户储户有效无效存取款单存折存取款单存折存折存款单存折取款单存款取款

第2题参考答案

登记底账登记底账某储蓄所存（取）款过程数据流程图

画出图书馆借/还书管理的DFD。要求有如下功能：首先检查每一位读者是否为本馆的正式读者；检查借书单/还书单填写正确与否；借书要查询本馆是否有这种书，如果有还要看当前库存量，若只剩一本，也不借给。若可以借给，就办理借阅手续。还书要检查应还书日期，对超期者应该给予适当罚款。有查询馆藏图书情况、正式读者情况、超期借阅情况的功能。练习3：读者借还书单借书证拒办（不是正式读者）借书单借书证（借还）无效书单（重填）借借书单借书证还还书单借书证本书存量检查是否等于1是缺书停借数据否办理借书库存书数据读者借书证书判别是否超期办理还书借书证读者是否办理罚款修改库存判别业务类型借单确认第3题参考答案：还书单确认无效还书单（重填）借书登记表身份确认读者资料库图书馆借/还书管理的DFD否是第四节数据字典对数据流程图中的各个元素作出详细的说明。一、数据字典包含的条目（1）数据项（2）数据结构（3）数据流（4）处理逻辑（5）数据存储（6）外部实体－最低层（不能更改的数据）二、作用1、能把系统的有关数据和各种信息联系起来，并把数据关系表示出来。2、配以数据流程图，就可以用文字和图形完整的表示系统的逻辑模型。

三、各条目的定义

1、数据项(I－表示数据项)数据项又称数据元素，是数据的最小单位。（1）数据项的名称、编号、别名、简述（2）数据项的长度（3）取值范围

第四节数据字典

例：数据项定义数据项编号：I02－01

数据项名称：材料编号别名：材料编码简述：某种材料的代码类型及宽度：字符型，4位取值范围：“0001”～“9999”

2、数据结构(DS－表示数据结构)第四节数据字典定义：（1）数据结构的名称和编号（2）简述（3）数据结构的组成什么是数据结构？一个数据结构可以由若干个数据项组成；也可以由若干个数据结构组成；还可以由若干个数据项和数据结构组成。数据结构用来描述某些数据项之间的关系。用户订货单的数据结构DS03-01：用户订货单DS03－02：订货单识别DS03－03：用户情况DS03－04：配件情况I1：订货单编号I3：用户代码I10：配件代码I2：日期I4：用户名称I11：配件名称I5：用户地址I12：配件规格I6：用户姓名I13：订货数量I7：电话I8：开户银行I9：帐号例：

例：数据结构定义

数据结构编号：DS03－01

数据结构名称：用户订货单简述：用户所填用户情况及订货要求等信息数据结构组成：

DS03-02+DS03-03+DS03-04第四节数据字典

3、数据流定义(D－表示数据流)数据流由一个或一组固定的数据项组成。定义数据流时，不仅要说明数据流的名称、组成等，还应指明它的来源、去向和数据流量等。

例：数据流定义数据流编号：D03－08

数据流名称：领料单简述：车间开出的领料单数据流来源：车间数据流去向：发料处理模块数据流组成：材料编号+材料名称+领用数量+日期+领用单位数据流量：10份/时高峰流量：20份/时（上午9:00－11:00）

4、处理逻辑(P－表示处理逻辑)处理逻辑的定义仅对数据流程图中最底层的处理逻辑加以说明。

例:处理逻辑定义处理逻辑编号：P02-03

处理逻辑名称：计算电费简述：计算应交纳的电费输入的数据流：电费价格，来源于…；电量和用户类别，来源…；处理：确定用户类别；收费标准和单价；算出应交电费。输出的数据流：数据流“电费”一是去外部项用户，二是写入数据存储用户电费帐目文件。处理频率：对每个用户每月处理一次。

5、数据存储(F－表示数据存储)数据存储在数据字典中只描述数据的逻辑存储结构，而不涉及它的物理组织。

例：数据存储定义数据存储编号：F03－08

数据存储名称：库存账简述：数据存储组成：配件编号+配件名称+单价+库存量+备注关键字：配件编号相关联的处理：P02，P03

6、外部实体(S－表示外部实体)

例：外部实体定义

外部实体编号：S03－01

外部实体名称：用户简述：购置本单位配件的用户输入的数据流：D03－06，D03－08

输出的数据流：D03－01

人用户设备第五节描述处理逻辑的工具数据流程图中比较复杂的处理逻辑难以在数据字典里直接定义。

例：某制造厂进行产品销售时，要根据顾客以往的欠款时间和本次采购的需求量来采取不同的销售方案：如果以往欠款时间〈=30天，并且本次采购需求量〈=库存量，则销售方案是立即发货。如本次采购需求量〉库存量，则销售方案是先按库存发货，进货后再补发；如果以往欠款时间〉30天〈100天，并且本次采购需求量〈=库存量，则采取的销售方案是先付款再发货。如本次采购需求量〉库存量，则销售方案是不发货；如果以往欠款时间〉100天，则本次采购的需求量无论是〈=库存量，还是〉库存量，采取的销售方案都是通知先付欠款。第五节描述处理逻辑的工具

数据流程图中比较复杂的处理逻辑可以用本节介绍的描述工具来加以说明。本节内容：

一、判断树二、判断表（又称决策表）三、结构英语表示法第四节描述处理逻辑的工具一、判断树（判定树）左端是树根，表示加工的名字中间是条件或条件的组合右端是相应的动作欠款时间〈=30天〉30天〈100天

〉100天需求量需求量〈=库存量〉库存量〈=库存量〉库存量立即发货先按库存发货进货后再补发先付款再发货不发货通知先付欠款处理方案例：

二、判断表条件动作条件组合相应动作第五节描述处理逻辑的工具

判断表（又称决策表）可以清晰地表达条件、决策规则和应采取的行动之间的逻辑关系。

表5.2处理订货单的判断表决策规则号123456条欠款时间《=30天件欠款时间》100天需求量《=库存量应立即发货采取的行动NNYYNNYNYNYN先付款，再发货先按库存量发货，进货后再补发不发货要求先付欠款XXXXXYYNNNNX

合并后的处理订货单的判断表决策规则号123456条欠款时间《=30天件欠款时间》100天需求量《=库存量应立即发货采取的行动NNYNNYN-YN先付款，再发货先按库存量发货，进货后再补发不发货要求先付欠款XXXXYYNNNX三、结构英语表示法

结构英语表示法是一种模仿计算机语言来描述处理逻辑的方法。它使用了由“IF”、“THEN”和“ELSE”等词组成的规范化语言。（见右例）。

IF欠款时间≤30天

IF需要量≤库存量

THEN立即发货

ELSE

先按库存量发货，进货后再补发

ELSEIF欠款时间≤100天

IF需求量≤库存量

THEN先付款再发货

ELSE

不发货

ELSE

要求先付欠款第五节描述处理逻辑的工具本次购物额5万元以上且最近三个月无欠款优惠15%，若近三个月有欠款，是公司十年以上的老顾客10%，若不是老顾客5%;年购货额不足5万元者0%将下面的处理逻辑关系用判断树和判断表表示出来。第六章课堂练习第4题：第4题参考答案：折扣策略>=5万元<5万元最近3个月无欠款最近3个月有欠款老顾客不是老顾客优15%10%不打折5%

判断树决策规则号1购物≥5万元最近3个月有欠款是老顾客优惠15%优惠10%优惠5%无优惠条件应采取行动2345678YYYYNNNNNNYYNNYYYYYYNNNN××××××××用判断表来表示处理逻辑:决策规则号1购物≥5万元最近3个月有欠款是老顾客优惠15%优惠10%优惠5%无优惠条件应采取行动234YYYNNYY-YN××××用合并后的判断表来表示处理逻辑:--

邮局邮寄包裹收费标准如下：若收件地点距离（L）在1000公里以内，邮件类型（T）为普通件每公斤收费2元，挂号件每公斤3元；若收件地点距离在1000公里以外，普通件每公斤2.5元，挂号件每公斤3.5元，若重量（W）大于30公斤，超重部分每公斤加收0.5元。试用三种方法对处理进行描述。第5题：收费标准>1000<=1000挂号普通w>30w<=30105+4(w-30)

3.5w3w2w距离邮件种类重量计算公式w<=30w>302.5w75+3(w-30)普通挂号判定树第5题参考答案：判定表条件组合

条件和

行动

1

2

3

4

5

6

7

8

L>1000

Y

Y

Y

Y

N

N

N

N

是否挂号

Y

Y

N

N

Y

Y

N

N

>30

Y

N

Y

N

y

n

y

n

2w

√

√

3w

√

√

2.5w

√

3.5w

√

75+3(w--30)

√