商贸有限公司财务资金支付审批制度

商贸有限公司财务资金支付审批制度目的：为了加强对各项营业费用、管理费用、财务费用的管理，节约费用，提高经营效益，根据财政部《企业会计准则》、《企业会计制度》、《商品流通企业财务制度》以及税法的有关规定，结合公司经营管理的需要，制定本暂行办法。适用范围：适用内容：费用控制原则，日常费用的控制，费用审批权限，费用审批及报销流程，费用的分类及核算要求，主要费用项目的标准和报销流程，门店支出管理，费用的监督考评体系。适用对象：XX公司各部门及下属门店费用作业适应之。名词解释与开支范围：费用。费用指商品流通费，包括营业费用、管理费用和财务费用。指企业为销售商品、提供劳务等日常活动所发生的经济利益的流出。费用具有如下基本特征：一是，费用最终会导致企业资源的减少，具体表现为企业的资金支出，或者表现为资产的消耗；二是，费用最终会减少企业的所有者权益。固定费用。即在一定范围内，其支出不随销售额的变动而发生变动的费用，如固定工资、折旧、租赁费等费用支出。变动费用。即在一定范围内，其支出随销售额的变动而发生变动的费用，如绩效工资、促销广告费、生鲜耗材费用、收银台资讯耗材费用等费用支出。营业费用。营业费用是指在整个经营环节中所发生的各种费用，主要分为七大费用即人事费、折旧及长期资产摊销、租赁费、基本建设费、资讯费、广告促销费和一般费用。人事费用包括薪资、绩效奖金、加班费用、年终奖金、保险费、职工培训（教育经费）、职工福利费、劳动保护费、养老金、住房公积金；折旧费和长期资产摊销包括场地使用权摊销、土地改良物摊销、固定资产折旧、开办费摊销、无形资产摊销和其他长期资产摊销；基本建设费包括电费、水费、动力能源费和财产保险费；租赁费包括建筑物租赁费、房屋租赁费、物业管理费、设备租赁费、其他租赁费；资讯费包括电脑硬体维修费、电脑其他配套设备维修费、电脑软体维护费、资讯文具费、电脑设备用零配件、资讯数据处理用表单印刷费；促销广告费包括快报印刷费、快报制作费、灯箱制作费、促销赠品费、促销媒体广告费、促销表演费、卖场布置费、其他促销广告费；一般费用包括修理费、低值易耗品、物料消耗、文具印刷费、书报杂志费、交通差旅费、环境保护费、业务招待费、通讯费、劳务费、税金、养路费、运输费及装卸费、送货费、安装费、展览费、挑选整理费、商品损耗、保洁费、上缴（分摊）总部费用、其他费用等。管理费用。指总部行政管理部门为管理和组织商品经营活动而发生的各项费用，包括总部的人事费用、折旧及长期资产摊销、租赁费、基本建设费、资讯费、广告费和一般管理费用。人事费用包括薪资、绩效奖金、年终奖金、保险费、职工培训（教育经费）、职工福利费、劳动保护费、养老金、住房公积金；折旧费和长期资产摊销包括场地使用权摊销、土地改良物摊销、固定资产折旧、开办费摊销、无形资产摊销和其他长期资产摊销；租赁费包括建筑物租赁费、房屋租赁费、物业管理费、设备租赁费、其他租赁费；基本建设费包括电费、水费、动力能源费和财产保险费；资讯费包括电脑硬体维修费、电脑其他配套设备维修费、电脑软体维护费、资讯文具费、电脑设备用零配件、资讯数据处理用表单印刷费；广告费包括媒体广告费、新闻公关费、记者劳务费用等；一般管理费用包括修理费、低值易耗品、物料消耗、文具印刷费、书报杂志费、环境保护费、业务招待费、交通差旅费、通讯费、劳务费、税金、保洁费、工会经费、证照费用、坏帐准备、办公费、装修费、车辆使用费、会务费、董事会费、诉讼费、审计费、绿化费、其他一般费用等。财务费用。指资金运用过程中和为了筹集资金而发生的耗费，包括利息收支净支出、汇兑损失、金融机构手续费等。费用开支范围：第3.1条至第3.6条所列项目可以列入费用开支，下列开支不得列入费用，其管理规范另行制定：为购置、自行研制、建造固定资产、无形资产和其他长期资产发生的支出；对外投资的支出；赞助和捐赠支出；支付的赔偿金、违约金、罚款、滞纳金等；被没收的财产；国家会计制度和税务法规规定不得列入费用的其他支出。职责：财务中心负责本规定的监督执行。4.1.财务中心负责公司日常费用开支的审核、监督、指导、分析、上报和检查监督工作，完善公司费用制度及费用预算的组织、跟踪、分析和通报工作。会计科进行事后的核算并参与事前审核监督。4.2.门店负责执行本制度，根据财务中心核定的费用备用金安排零星支出。4.3.费用管理体制。费用审批权限分配和分步实施方案。费用审批权限分配各门店、总部各部门统称为责任中心，构成公司经营考核体系的基本单元，各责任中心对预算内本中心的费用开支具有审核权限。具有核决权限的审批人自身经办发生的费用，无论金额大小均须按照行政隶属关系向其直属上级申请，核决人不可审核自己发生的费用。总经理的费用由总公司财务负责人审核。总部所在区域门店发生的预算内费用由总经理审批或董事长授权人审批，审批权限分配如下，其他费用内部核决权限在不超过资金管理的前提下参照执行：总部预算内日常费用核决权限表预算内单笔金额部门主管部门负责人总经理财务总监副总裁＜1000核决≥1000；＜2000核核决≥2000核核核核决门店预算内日常费用核决权限表预算内单笔金额部门主管门店财务店长总经理财务总监副总裁＜2000核核决≥2000；＜20000核核核决≥20000核核核核核决注：金额下限均未含。所有预算外费用的支出，必须经过总公司财务部门及董事长或授权人审批同意后方可支出。费用审批及报销流程：费用支出审批流程：费用定义：指日常营业办公费用；低值易耗品、物料消耗品等非商品性存货的审批流程按照非商品性存货管理办法执行。未进行库存实物管理的非商品性存货的采购费用，执行本办法。总部发生的费用按权限逐按权限报批；费用审批程序：由使用部门经办人提出申请，说明支出内容和理由，经所在部门审核后按权限报批；支出费用涉及行政、人事费用标准的和涉及外联交际标准的，须经行政主管部门审核；需要审批却因特殊原因未能履行审批手续的，须事先征求相关领导的口头同意，并在事后补办审批手续；审批手续作为费用报销的依据，由财务部门审核并留存。费用报销流程：费用支出经办部门提交付款原始凭证（发票等）、报销面单和已获批准的《费用支出申请单》；费用支出用于购买物品的，报销面单上须有经办人、物品验收部门的验收签字（门店由商管验收、总部由资产总务验收）和防损/稽核签字；其他费用开支须由经办部门、使用部门验收、防损/稽核；费用报销须经会计科及其主管、经办部门经理（店长）、财务主管签字批准；审核无误的报销单据报总经理、董事长或董事长授权人批准；财务部出纳凭已获批准签字的报销单据出账。门店费用报销审批权限依照上述程序办理。日常费用的控制费用帐户的日常管理门店所开立的费用专户原则上必须使用基本帐户（可以提取现金），若使用一般帐户的门店经与银行协商可随时提取现金亦可将其作为费用专户。门店用于费用开支的备用金应按照费用预算根据日常开支需要随时在费用帐户中提取，严禁将门店现金销售收入和其他业务收入坐支用于费用支出。超过备用金的开支须从收入中坐支的，必须经过总部财务中心审批同意后方可支出。费用帐户资金的日常拨付费用帐户资金的拨付，实行“按月总额控制，按周分次拨付”的原则。门店应严格按照预算及授权权限报批及使用费用，违反相关规定的，财务人员有权拒签和拒付。费用控制的反馈与分析各分部门店会计每日根据费用明细账，统计分析费用预算执行进度表，汇总反馈店长，同时报送总部财务科；总部所在区域门店费用和总部本部费用，则由财务中心会计科门店会计每日按时核算，财务科负责统计与分析费用预算执行进度表，按周报送财务总监并抄送营运中心及相关部门；财务科每月汇总编制费用分析表，综合分析总部及各分部、门店费用预算执行情况，对费用控制进行综合评价，揭示存在的问题并提出改进建议，在月份终了10日内提交费用分析报告；财务科每年汇总编制年度费用分析表，综合分析总部及各分部、门店年度费用预算执行情况，对费用控制进行综合评价，揭示存在的问题并提出改进建议，在年度终了20日内提交费用分析报告。实行权限管理时费用的审批程序预算费用的审批与报销程序门店经办科/处提出申请，填制费用支出申请单门店经办科/处提出申请，填制费用支出申请单处长/科长审核，有会计的经过会计审核店长审核（批）进入报销程序费用报销流程：执行第6.4.1.，核决权限在总经理。费用报销的要求报销费用必须以合理、合法、真实的原始凭证为依据，确实无法取得正式发票的费用支出，应由经手人说明原因，经有核决权限的领导签字，方可作为报销的依据；原始凭证不得涂抹、刮擦，内容和项目必须齐全；原始凭证必须按公司规定的程序进行审核、签字，手续必须完备；费用管理员要严格遵守费用报销制度，认真审核各种凭证，对不符合要求的凭证应拒绝予以报销，否则要承担责任；费用报销严禁分拆，属于同一项目、同一时间或同一性质的费用按照单笔费用报销；费用报销经手人适用从高原则。如招待费，在参加人员中，应由其中最高级别的人员填制费用报销单报销。费用的分类及核算要求低值易耗品。指不能作为固定资产使用的，使用年限1年以内并在使用过程中保持原有物理形态不变的非一次性消耗的流动资产，如工具、管理用具、玻璃器皿以及在经营过程中周转使用的包装容器等。比如办公台、玻璃器皿、办公卫生用具、各类工具、固定电话机、饮水机、办公挂钟、卖场存包台收银台等不列入固定资产的非消耗性非商品性存货。物料消耗。指一次性消耗的办公及营业用品，如马甲袋、保鲜膜、托盘、连卷袋、面包袋、蛋糕盒、电子称签、价格签、垃圾袋、收银纸、包装物、POS机用濹盒、封箱胶带、双面胶、锯条等。包装物。指为了包装本公司商品而储备的各种包装容器、如桶、箱、瓶、坛、袋等，包括（1）生产过程中用于包装产品作为产品组成部分的包装物；（2）随同商品出售而不单独计价的包装物；（3）随同商品出售而单独计价的包装物；（4）出租或出借给购买单位使用的包装物。用于储存和保管商品、材料而不对外出售的包装物，列入低值易耗品管理。业务招待费。指公司总部为处理与客户及政府有关部门、关联公司的业务关系过程中发生的餐费、礼品、礼金等支出以及员工加班餐费等，不包括召开专项办公会议、新闻发布会等发生的餐费、礼品礼金费。审计费。指聘请中国注册会计师进行查账验资以及进行资产评估等发生的各项费用。证照费。指经营过程中发生的向政府管理部门如工商、卫生防疫、公安、消防、税务、财政、经委、烟酒专卖、文化、环保等缴纳的各项证照工本、审核及政府管理费用（税金及车辆证照费用除外）。车辆使用费。指车辆使用过程中发生的保养费、汽车修理费、泊车费、燃料费、年检费、换发证件费、过桥过路费、养路费、车船税等，司机违章罚款不列入此科目，由司机自行承担，特殊情况应由公司承担的罚款列入营业外支出。动力能源费。指门店营业过程中发生的燃料费用，包括生鲜加工部门的煤气费、柴油费、汽油费、运输车辆油料费、发电机用汽油柴油费等确保提供动力的能源费用。总部的动力能源费指总部行政管理部门为确保办公场所提供的能源需要的耗费，包括发电机用汽油、柴油费用，食堂用燃料费用、公司承担的员工宿舍瓦斯费列入福利费开支，发电机用机油列入物料消耗。促销广告费。为组织促销活动而购买促销奖品、赠品以及印制、派送宣传单（POP、DM单页等）、返（送）现金和现金抵用券、促销活动道具制作费以及促销活动中涉及的场地租赁费、演出费、雇佣临时人员的费用、灯箱制作费用、媒体广告费、卖场布置费等。公司代厂商垫支的以上费用不在本科目核算，列入其他应收款核算。卖场布置费：门店标准配置：T型架、L型支架、大展板、吊旗杆等；美工用品：麦克笔、补充液等；新店开业费用：开业吊旗、外场喷绘、内场喷绘（难以出租的空白广告位）、顶棚装饰、楼梯装饰、公共区域装饰、外场巨幅、三角旗、刀旗等；“VI”导入费用（含未改造的老门店）：商品类导视、楼层导视、服务类展板、警示贴等；节假日促销卖场装饰：常规巨幅、报广喷绘、内场条幅及其它装饰品等；C、D两项费用在一年内进行摊销，其他布置费直接计入当期损益。快报制作费。主要指快报制作过程中发生的费用包括笔、墨水、纸张等材料费用和其他制作费用。运输费和装卸费：在商品、物品的采购、配送、调拨等过程中支付的租车费、运输费、搬运费等；送货费：为顾客送货支付的租车费、劳务费、过路费和停车费等；安装费：为顾客安装商品支付的车费、工资、补助、劳务费、材料费，以及修理商品所发生的劳务费、材料费等；办公费：管理部门消耗的办公用品、笔墨纸张、帐表票卡、名片、书报、硒鼓、碳粉、电脑耗材（如软盘）、邮寄费等费用；交通差旅费：交通费：因公务或加班而发生的市内交通费；差旅费：因公出差发生的交通费、住宿费、订票费、出差补贴、异地补贴等。财产保险：为固定资产（不包括汽车）和流动资产缴纳的各种保险费。如商品保险费、房屋保险费。水电费：水、电、气、供暖和制冷等费用。通讯费：电话费、入网费、电话初装费、专线月租费、VIP电子邮箱费和因出差发生的漫游费等。修理费：为修理固定资产、低值易耗品而发生的劳务费、材料费等。临时劳务费：本公司报刊的稿费、工作津贴以及支付给公司外部人员的其它各种劳务支出。会务费：公司举办各种会议或活动等发生的所有费用，包括餐费、场地租用费、会场布置费、人员劳务费、记者礼品礼金、胶卷冲洗费等，以及招待记者、刊登软文等发生的费用。广告费：包括电视、报纸、户外、电台、杂志等媒体发布费用，以及广告设计、制作费用。所有广告费支出必须与专业广告公司签订合同，且取得广告业发票。主要费用项目的管理差旅费出差申报程序出差人出差前须事先填报《出差申请单》，写明日程、目的地、交通路线及出差事由等，经主管领导核准签字后，作为借支和报销差旅费的依据。同时以《出差申请单》复印件的形式知会人事部，作为考勤调整的依据。部门经理、门店店长出差，由公司总经理批准。所有出差到港、澳、台和国外的，由董事长批准。差旅费的报销标准临时出差人员的费用报销标准临时出差差旅费按公司制定的交通工具、住宿、出差补贴标准报销。出差补贴：含市内交通（出租、公交车费）、餐补等各项费用。特殊原因超出本规定标准的交通、住宿、通讯等费用，须在发生后以书面形式提交公司总经理批准；总经理超标的，须报董事长批准。总部到门店短期出差人员，住宿费（住办事处人员除外）、车（机）票费均必须返回总部按标准报销，各部门、门店不得自行垫支报销。长期出差人员的费用报销标准长期出差人员按公司制度规定的交通工具、住宿、出差补贴标准报销；长期出差人员不享有异地通讯补贴；长期出差人员的住宿最高标准不得高于临时出差住宿标准的50%。住宿费由被派门店承担，门店可视出差时间长短等实际情况解决租房。出差补贴天数的计算:当天中午12:00以后出差，出差补贴按半天计算；当天中午12:00以前出差回来，出差补贴按半天计算。当天报销了出差补贴的，均不再保销其它相关杂费。出差招待费用报销的规定:凡因业务需要在出差地招待客户的，应事先请示相关领导同意。招待费经相关领导签字后，根据费用报销程序实报实销。但报销招待费的当天出差补贴扣除招待费后的余额给予补助。经相关授权批准后的职工探亲，一切交通差旅费用自理。差旅费报销的其它相关要求员工因出差发生的全部费用均应返回工资发放地进行报销，不得在其它门店借支、报销。各店财务不得报销不属于该门店员工的差旅费用。报销差旅费时填写“差旅费报销单”，注明出发时间、返回时间、乘坐的交通工具、订票手续费金额、享受出差补贴的标准、住宿费、市内交通费、以及其它需单独注明的事项。公司派车的须加填油费和过桥费。持“差旅费报销单”报销或借款时，“差旅费报销单”或借款单后必须附有按照公司相关规定签字完全的出差申请单，财务部根据出差申请单核定出差日期并计发差旅补助。费用发票抬头应为公司名称的全称。出差期间发生的业务招待费或允许报销的餐费，费用报销应填写《费用报销单》，按费用类别列出金额，总额加计正确；费用报销单附件为多张票据的需将票据排列整齐，呈鱼鳞状依次粘贴在费用粘贴单上，并附清单或对相关票据简短说明，以便于核对、整理归档。费用报销单上必须为报销人亲笔签字，不允许使用印章代替签字。报销费用超过本人月度标准的原则上不予报销，如因特殊工作原因超过标准，须经部门负责人、财务总监核准和总经理批准。总部相关部门、总经办成员所发生费用统一按报销标准，且无论金额大小均由总经理签字后报销。差旅费借款的规定差旅费，原则上由个人垫付后，回所在单位统一报销。需要借款的，凭出差申请单到财务部门办理，财务依照“上不清下不借”的原则，按规定办理借款手续。一般情况下，员工出差只能在工资发放单位的财务部门借差旅费。费用借款需填写借款单，借款单上必须有借款人亲笔签字，不允许使用印章代替签字。费用借款均记入借款人名下，借款人需按费用借款和费用报销时间的相关规定及时报销或偿还，财务按照前款不清后款不借的原则办理借款业务。借款人没有正当理由不及时办理报销还款的，财务中心将书面通知总经办，在次月的税后工资中扣除。附件：出差交通费、住宿费、伙食补贴、市内交通费标准表类别费用种类总经理经理级科长级其他人员备注交通工具飞机经济仓经济仓--火车软卧硬卧硬卧硬卧可选择汽车轮船二等仓三等仓三等仓四等仓可选择汽车住宿费一类区500300260200二类区400250220150三类区300200170100伙食补贴一类区100807060二类区80706050三类区60505040市内交通一类区实报实销504030二类区实报实销403020三类区实报实销302020一类地区：北京、上海、广州、深圳、珠海、海南、大连、青岛、厦门、温州、重庆；二类地区：天津、成都、西安、郑州、沈阳、哈尔滨、长春、新疆、西藏、内蒙古、烟台、杭州、威海、各省省会及计划单列城市；三类地区：除以上地区以外的一般地区。其他人员可比照同级别者注：1、住宿天次按照“离开出差地日期-到达出差地日期”计算，即在出差地的天数算头不算尾。2、伙食补助、出差市内交通费按照出差自然天数计算。3、住宿费报销时，须同时提供酒店住宿费用清单。4、出差期间若发生了招待费，则按伙食补助总额扣除招待费后的余额给予补助。5、出差市内交通费实行限额内凭有效单据实报实销。通讯费通讯费按公司标准报销。费用控制职责划分：门店由店长负责，总部由行政部负责。固定电话实行话费包干管理包干范围：公司现有办公电话和公费安装的住宅电话，均在包干控制范围以内。包干办法：所有办公电话由行政部申请，财务中心负责缴费；按通讯部门的计费周期，每月结算一次。办公电话中属于私人电话的，由个人承担；话费超过包干限额的，从其部门负责人和造成超支责任的员工工资中扣除。移动电话实行话费包干管理移动电话费用包干范围：除总经理外所有经批准配用手机人员，均在包干控制范围以内。包干标准：包干话费结算办法：包干标准内的话费，由公司统一缴纳，超过标准费用由个人自行承担移动电话费用包干标准职务名称话费补贴标准备注总经理助理、部门经理150元/月营运店长300元/月营运处长、收银客服科长150元/月营运科长、后勤科长（养护科长、大宗业务科长、人事科长、资讯科长、美工科长、防损科长、商管科长）、司机100元/月代理经理级（含）以上职务的，按其所代理之职务的包干标准执行。职务异动时，其电话包干标准相应调整。实行费用包干控制后，应确保通讯联系畅通，早上7：30至晚上11：00（包括公休日和节假日）持有手机人员不准关机，如发现在规定时间内故意关机，公司将不再支付其手机费用。装修费装修费定义：指零星小额装修支出，单笔金额在3000元或以下，超过3000元的，列入长期待摊费用核算。费用控制职责划分：门店由店长负责，总部由行政部负责，工程部门仅负责实施装修作业。所有的装修工程超过3000元的必须按照上报总公司，经审批同意后方可实施；达到或低于3000元的，按照费用审批权限和流程执行。所有装修工程必须与装修公司签订合同，装修合同报财务中心批准后，送原件一份给财务部备案。没有合同一律不予付款。装修工程结束后需经公司财务中心、稽核部门、使用部门联合验收小组进行验收，并签订验收单，验收不合格的不得付款。工程验收单需交财务中心备案进行账务处理。支付的装修费必须取得国家税务局规定的施工装修业发票。报销要求：由行政部（或门店）填制付款申请单，附上验收单（报告）、发票、合同复印件。车辆使用费车辆使用费指车辆使用过程中发生的保养费、汽车修理费、泊车费、燃料费、年检费、换发证件费、过桥过路费、养路费、车船税等。费用控制职责划分：属于总部费用，由行政部负责。门店使用车辆发生的费用由门店直接行使审核权限，行政部负责管理。各部门车辆使用过程发生的费用，直接计入其损益的有关项目。车辆修理费必须报所属部门车管人员审批（正常保养除外）。流程如下：司机申请，填《车辆维修/保养申请单》→车辆管理主管审核→行政经理审核→总经理审批。驾驶员使用油料应由行政部统一购买油票，并要开具增值税发票（抵税需要），行政部严格油票发放手续。若实际耗油量超过标准耗油量5%，司机不能书面说明可接受的理由，则超过5%以上部分的油费由司机承担。车辆使用实行派车制度，驾驶员凭派车单出车，一趟一单，派车单一式两份，一份办公室留存，一份交司机，司机报销过路过桥费时应将该趟出车相关票据统一粘贴在该趟派车单上作为报销附件，驾驶员所报销单据原则上应开具有税务监章的正式发票。汽车司机报销费用时，必须提供合法的发票，否则应按规定缴纳个人所得税。保养费、年检费、车船税等费用由行政部根据有关部门的要求办理，财务部门实报实销。因公发生的过路过桥费、停车费由司机按票填制报销单，经用车人、行政部经理审核签字后，按规定实报实销。因私发生的各种费用，不得报销。全年无安全事故的司机，公司给予安全奖励，具体奖励办法由行政部门另行制定。因违反交通法规的罚款，一律不予报销。运杂费装卸费费用控制职责划分：门店或配送中心。凡不能取得可抵扣进项税的发票，应扣收可抵扣的7%税款。报销单据要求：由门店店助理制单，运输经办部门确认，商管部门证明，门店会计审核，店长按照权限审批。出租车费因公事外出，需要打出租车应事先报请单位领导批准，并由行政部车管签字确定无车可派，报销出租车票时，必须填写市内交通车费明细单，并在明细单上注明打车事由及往返地点，报销时将市内交通车费明细单附在费用报销单后，作为费用报销单的附件，财务人员在审核时必须检查出车时间是否吻合及相关事项是否注明。广告费、促销广告费费用控制职责划分：门店和企划部负责，企划部负责公司总体费用的控制。所有广告费、促销活动中的印刷费用开支，必须根据签署的广告或印刷合同付款，没有合同一律不予付款。印刷品作为物料消耗品，必须办理物品入库手续，按照领用数量和成本计入费用，验收必须由采购经办、仓管员、防损分别签字。企划部逐月制定促销广告投放计划，按档期编制促销活动计划，在支付广告费时，应将月促销广告投放计划和档期促销活动计划相对照，两表不一致时以档期促销活动计划表为依据支付广告费。报销单据包括媒体广告合同复印件、媒体出具的广告投放确认表、发票、活动计划表。企划部制定的促销计划应包含费用预算，并在履行一切审批、报销手续时须同时持计划、费用预算办理，费用预算应包含以下内容：总部下达的计划额度、截止本计划执行前已使用额度、剩余额度、本计划预计使用额度，并交财务中心对以上数据复核并签字。企划部编制的月促销广告投放计划和档期促销活动计划均需上报资产总务、财务中心审批后方可执行，同时将经总部签批完全的月促销广告计划表或档期促销活动计划复印后交门店财务留存，作为门店支付广告费以及相关促销活动费用入帐的依据。门店财务针对企划部制定的档期促销活动计划及时制定相关财务实施流程，并传达到各辖属门店。如周末促销活动财务实施流程中应针对由厂商承担的券款，或由公司承担的券款在门店的具体操作流程进行指导，要求门店对以上两类不同券款的回收过程分别填表、区别登记。门店财务对无费用预算单，或费用预算单上无财务中心负责人签字的促销广告计划有权拒绝付款，企划部承担因此而造成的一切后果。门店促销过程中需要发放赠品、现金券、抵用券和其他礼券的，必须进行登记领用，复印领用人身份证件，发放和登记必须由不属于同一部门的人员比如防损、营运和门店企划分别签字，并有领用的人签字。登记表、身份证复印件、销售小票作为门店报销促销广告费用的附件，缺少任何一件资料不可报销，门店财务人员必须审核。卖场布置费、灯箱制作费的审核：企划必须提供经过审批的方案，涉及制作和装饰过程中的物品入吊旗、喷绘、气球等，由门店商管部门开具物品验收单，并经防损审核，其他布置、装饰、安装均由使用部门、稽核部门、受益部门确认并在工程验收单上签字。物品验收单和工程验收单次日内交公司财务中心入账。请款时，属于外包的，由承包单位准备合同复印件、发票和工程验收单、物品验收单向企划部申请，企划部门制单和审核，并按照权限范围报批；属于企划自行装饰的，由企划制单按权限范围报批。夹报费用由企划部申请，总务处据以填制配送单，防损签字查核数量，行政派车送印刷品到合作单位，合作单位在配送单签收，配送单送总务处，总务处把财务联送结算会计，据以登记应付账款；合作单位请款时，提供协议复印件和配送单客户联向企划部申请，由企划部制单按照权限报批。促销广告费用报销的附件说明：合同、促销活动方案、快讯、登记表、身份证复印件、销售小票、劳务（演出）费用领用表、物品领用单据、发票、工程验收单等。门店垫支的促销费用如临时场地租赁费、演出人员临时劳务费、赠品费用、企划临时需要的耗材费用等，由门店先支出再制单经过总部企划审核确认后向财务中心申请。租赁费租赁合同一式四份，业主方两份，我方两份。对于合同原件，一份留存财务中心备案，门店、门店财务留复印件，行政部门留存复印件，另外一份合同原件存档案部门。门店、门店财务部在支付这些费用时必须严格审查合同条款，按合同条款规定付款，凡是没有合同的一律不予付款。租赁费必须取得国家税务局规定的租赁业专用发票或由财政部门监制的统一事业单位收费收据后，财务部方可付款。因租用私有住房用作公司宿舍而发生的租赁费必须要求私有房屋房主到所属地方税务局开具税务局统一发票。必须签定相关合同或在租赁合同中包含水电费开支条款，条款中必须有水电费单价标准。水电费开支必须依据合同事宜，否则也不予办理付款。水电费水费、电费原则上必须取得可以抵扣的增值税发票或自来水公司、电力部门的专用发票，若不能取得以上发票，必须提供税务部门认可的税务发票或由财政部门监制的统一事业单位收费收据，但应扣收可以用来抵扣的税款（水费可按13%的税率进行抵扣，电费可按17%的税率进行抵扣），不能以缴费凭证代替正式发票履行付款手续，财务部接到水电费报销单时应严格审查水电费单价是否与房屋租赁合同中商议的水电费单价一致，如不一致者不得报销。必须在相关合同或在租赁合同中包含水电费开支条款，条款中必须有水电费单价标准。水电费开支必须依据合同，否则也不予办理付款。因租住私房用作公司宿舍发生的水电费用均由租住人自行承担，公司不予报销。业务招待费的管理业务招待费的控制各单位的业务招待费实行按率提取、总量控制、分级审批的管理办法。为业务或其它需要招待客户时，应先提出申请，说明事由。在实际支出招待费时，凡是在预计总量之内的，按规定程序报销；凡超过规定总量的，须经特批才可支付。业务招待费的支付办法个人持有关领导批准后的申请单，到财务部办理借款事宜，报销时提供发票，按规定的审批权限和审批程序进行报销。业务招待费的批准权限：总部的业务招待费由总部行政中心总额控制。费用开支额度工作餐费补贴项目与项目标准报销提报附件盘点加班餐费补贴5元/餐/人参加人员计划表夜班加班餐费补贴5元/餐/人加班申请单(调整排面、DM商品换档等加班)夜班值班餐费补贴6元/餐/人排班表(防损员正常夜班，从工资表中计发)公务餐费补贴10元/餐/人参加人员签到表（参与新店筹备而未统一安排就餐人员）法定假日值班餐费补贴15元/天/人法定假日人员值班表(暂时限于春节三天)工程抢修加班餐费补贴8元/餐/人加班申请单说明：不属于上述工作注：餐费贴补范围外的餐费一律不予报销。新闻公关费新闻公关费核算内容包括：总部和门店组织新闻发布会所发生的场地费、布置费、餐费、记者劳务费、用于赠送新闻单位的礼品费。招待新闻单位的餐费、礼品费、差旅费。参加总部或门店组织的新闻发布会的记者的差旅费、招待费、礼金、礼品费等。门店组织的公益性活动的场地费、赞助费、记者劳务费、餐费、礼品费等。门店与媒体联合开展的新闻宣传活动（硬性广告、软性广告除外），如合办栏目、现场直播、老总访谈等形式新闻宣传，总部批复明确列入新闻公关费的费用。门店组织的年终媒体答谢会的场地费、餐费、礼品费、礼金等费用。处理公司负面报道所产生的费用。记者劳务费总部和各门店在举办新闻发布会、记者招待会或其它新闻活动前，凭总部批准后的活动方案，企划部经理将记者名单和每人相应费用金额列表交财务，财务中心出纳人员提前将记者劳务费封在信封中；现场未到的记者，如提前打招呼可以发稿，可由企划部经理代领，事后转交；活动结束后，企划部应向财务中心提交已发放劳务费名单，包括记者姓名，劳务费金额，由企划部经理和总经理签名确认，并作为企划部报销劳务费的凭证；活动结束15日内，企划部填写新闻宣传活动总结表一式两份，一份上交总部企划部，一份留存备查。修理费修理费定义：指固定资产单次维修费用在规定标准以下的中小修理费用和低值易耗品维修费用，计入当期损益。固定资产大修理标准：分类房屋建筑物电脑资讯设备商场专用设备通用设备办公家具金额5000元以上500元以上500元以上1000元以上200元以上固定资产大修理列入固定资产价值，按照固定资产管理办法执行，由会计负责审核和作账务处理。修理费用的报销。维修经办部门按照费用核决权限报批，报销前必须填写“费用报销单”，粘贴有关附件如发票、行政事业性收费收据、维修申请单、预算表、合同等。低值易耗品摊销。会计政策：实行五五摊销法，领用时将一半的成本摊销计入损益，报损时再摊销另一半成本。采购的处理。采购日常工作由总务处负责，包括低值易耗品和耗材的采购，包括牵头组织技术部门论证、谈判、价格的提报、合同的提报。下达订单，采购资金的申请与费用报销制单。资产管理部门定期汇总领用单据，由仓库核对是否存有库存，有计划的向采购部门提交物品申购单据；采购审批：由采购职责公司总经理审批或授权审批。采购价格的控制：采购部门应广开渠道，确定准入条件，不断引进、筛选供应商，把经常需要采购的物品相对固定在若干渠道，保持长期合作的关系，取得采购优惠，并定期调整、优化供应商；单项采购超过500元的必须货比三家，审批前必须比价、比品牌、比质量与性能；采购价格实行三级审批制：采购员→经理→总经理物品的验收入库与报销或货款结算：所有低值易耗品一概验收入库，由仓库负责验收，仓管员填具物品验收入库单，采购员、仓管员签字；采购（供应商）、仓管、财务各一联；往来会计根据财务联作会计分录借方：存货科目，贷：应付账款—供应商、采购员采购员报销时，填写费用报销单，附正式发票、验收入库单和物品申购单、合同复印件等。报销时，往来会计根据现金付出纪录，直接作会计分录：借：应付账款—供应商、采购员，贷：现金或银行存款领用、配送与费用的摊销所有低值易耗品的出库必须凭领用单，并经过部门经理审核，总务部门方给予领用，其中各门店、各部门领用电脑资讯耗材，须经过总部咨询部门审核。领用、配送流程：部门、门店申请，填领用单→部门经理、门店店长审核→总务发放物品→总务月底汇总领用数，填制“物品领用汇总表”→财务部门录入系统和帐务处理。会计处理：根据物品领用汇总表，借记“营业费用”或“管理费用”—部门、门店科目，贷记低值易耗品科目。低值易耗品报废的处理报废流程：使用部门申请，填物品报废单→门店或总部养护部门确认→部门经理、店长审核→总部资产管理处审核→会计科审核→财务总监审核→总经理批准报废核决权限：预算内单项物品金额部门主管养护店长资产管理处会计科主管总经理财务总监（0，1000）核核核核核决（1000，2000）核核核核核决〉2000核核核核核核决会计处理：借：“营业费用”或“管理费用”—部门、门店科目，贷记低值易耗品。库存管理。总务部门必须加强低值易耗品库存管理，每月汇总提报物品需求计划，作为财务预算的一部分；严格控制采购量，保持合理库存；加强库存保管，防止物品丢失、毁损，避免物品损失；加强对部门库存低值易耗品使用、保管状况的监控；按照财务部门的要求，建立台帐，加强实物管理，每月至少与财务部门，每季度与使用部门库存核对一次。盘点:每季度盘点一次，年终全面清查。盘点差异要查实原因，无法确认为客观原因的，一概由保管人或使用部门负责。其他管理细节按照“低值易耗品管理办法”执行。物料消耗物料消耗品由总务负责实物管理。物料消耗品的采购、验收、费用报销、报废和库存管理比照低值易耗品摊销执行。物料消耗品领用时直接计入损益，会计分录为：借：营业费用或管理费用—门店、部门，贷：低值易耗品。机器设备、营运设备、电工设备、电脑设备、消防设备等各项房屋以外的固定资产、低值易耗品的零配件作为比照物料消耗品进行管理，领用时以旧换新，并进行库存核算。库存消耗品报废的处理报废核决权限：按照“低值易耗品摊销报废核决权限”执行。报废的会计处理；依据物品报废单作会计分录：借营业费用或管理费用，贷：低值易耗品。印刷费总务部门筛选确定2～3家印刷厂家，作为长期合作的对象，取得印刷费用的优惠价格。印刷价格实行两级审批制：采购员—总经理。仓库负责汇总各部门、各门店印刷申领数，向采购定期汇总提出印刷需求。印刷品的验收入库：一般印刷品有仓库验收，登记号码和本数；重要空白凭证如收款收据、发票、现金券、礼券、购物券、其他抵用券等有价单证，由财务中心负责验收和保管、发放、核销，其中发票由税务会计负责领购、发放并到税务机关核销，具体办法按照财务分册-会计之“票据管理办法”规定执行。报销费用的要求：采购部门凭发票、入库单和合同等资料，填制费用报销单，按费用核决权限报批税金的核算纳入管理费用范畴的税金主要包括房产税、印花税、车船使用税、土地使用税等。公司代缴的个人所得税不列入此科目核算，而通过往来科目核算。申报。由税务会计按照税法规定，根据实际申报，申报时填制纳税申报表，经税务机关核实确认后，取得缴款书报批。缴款。由银行自动划款。会计处理。费用会计根据缴款书作会计分录：商品损耗的管理商品损耗的管理流程按照营运中心的规定进行，其中驻店会计必须对损耗进行审核。报销的要求。报销的依据是商品报废单或大盘的盘点差异表；报废单和盘点差异表必须经过有关人员审核签字，其中盘点差异表必须经过总经理核准；商品损耗必须在当月完成会计处理，同时商业信息管理系统进行库存更正。保洁费的管理保洁费一概凭合同支付，临时劳务除外，但必须附上有关审批手续，如联络函或其他相关文件。费用报销要求。部门、门店申请费用时，填写费用报销单，附上合同复印件、发票进行报批。会务费的管理由公司统一组织的会议，有关费用由公司负责，由公司委托门店、门店组织的会议，其费用由公司根据实际开支下拨费用。参会人员支付的交通费由其回原单位报销。报销要求。报销费用时，由行政部门填写费用报销单，附上有关费用项目的发票（属于在公司食堂用餐的，餐费由食堂主管编制会议餐费统计表，经过主办单位行政主管审核确认后作为报销依据，必须列明参加人数、人均标准、总餐费开支）、会议文件。诉讼费诉讼费指公司在诉讼活动中发生的各项费用开支，主要包括律师费、法院收取的诉讼费、办公费、接待费用、律师查案费用、技术鉴定费、相关交通差旅费等。费用报销要求：由聘用律师填写费用报销单，附上发票、行政事业性收费收据、诉讼中有关的证明资料、律师顾问合同复印件等。坏账准备公司根据国家企业会计制度及会计准则，按照审慎的原则建立坏账准备制度。坏账准备制度指企业按照事先确定的比例估计坏账损失，计提坏账准备金，待发生坏账时再冲减坏账准备金。每年年末，公司按照一定的比例差额计提坏账准备。对于不能收回的应收账款，财务部门在业务部门配合下查明原因，追究责任，提出处理意见报总经理办公会议审批后；财务部门按权限范围将已经批准核销的坏账损失，冲减“坏账准备”；已确认并转销的坏账损失，以后又收回的，财务部门根据原始凭证调增“坏账准备”。坏账损失的确认。符合以下任何一个条件，即可确认为坏账损失：债务人破产或者死亡，依法清偿后，确实无法收回的应收账款，应当确认为坏账损失；债务人逾期未履行偿债义务，账龄超过3年，有明显的证据证明无法收回的应收账款，应当确认为坏账损失。信用管理。公司应制定应收账款信用标准，严格控制坏账的发生，具体标准执行“财务分册-财务-应收账款管理办法”。赔偿责任。没有核定信用限额或超过信用限额的销售而形成的无法收回款项，其无信用限额的交易金额由业务部门经办人人员负全数赔偿责任；超过信用限额部分，业务部门负责人及业务部门经办人员各负20%、80%的赔偿责任；将商品销售给没有合法营业场所或虚设商号的客户，无论信用限额大小，业务部门经办人员和业务部门负责人负全数赔偿责任；对营业尚不满一年的客户要格外小心，对这些客户的年度授信额度每个客户不得超过10000元，违反规定而发生坏账的，由业务部门经办人员负责赔偿；可接受的业务部门坏账损失率为2‰。业务部门坏账损失率超过规定标准，按照公司《应收账款管理办法》执行。上缴总部费用公司实行各门店分摊总部和各门店管理费用；分摊比例为含税销售收入的2％；分摊的操作流程：年度预算中总部的费用预算通报各门店；每个月实际分摊数由财务部根据门店销售收入提取，计入“各门店费用项目—上缴总部费用”。