档案知识培训

经理办公室杨雪

2014年2月27日档案为企业服务珍存企业记忆；提升公司价值，构建知识平台，实现信息共享主要授课内容

围绕《中国石油天然气集团公司档案工作规定》，按照开展档案工作的步骤主要讲以下几方面的内容：一、档案的概念二、中国石油天然气集团公司档案工作规定

三、档案的分类规则四、档案的收集、整理与归档

五、档案的利用；六、档案的业务流程档案的概念

问题一：什么是档案？档案的概念

这里所指的档案时各单位资产在生产建设、科学研究、经营管理、等各项工作活动中形成的，具有查考利用价值的，并且经过专门保管机构整理后集中保管的各种载体的原始记录。档案的概念

特殊载体档案声像档案实物档案资料档案的概念

资料由档案部门收集和管理的，不属于直接记录和反映本单位活动，不作为档案整理和保管的文件材料，包括上级文件和其他外单位发文、图书、报刊和各种汇编材料等。档案的概念

特殊载体档案与纸质档案的载体类型、尺寸大小和保管要求有着显著的区别，以物理形式存在的档案实体，如照片、磁带、掉片、光盘、底图、岩心、岩屑、无实体、其他等。档案的概念

是影像、声音和图像为主要反映形式，记录和反映本单位（部门）重要事件，具有保存和查考利用价值的原始记录声像档案档案的概念

指在各项工作中作出显著成绩的单位及个人受到上级部门表彰和奖励而获得的奖章、奖状、奖旗、奖牌、证书、印章、纪念品和上级领导和社会知名人士的题词等具有保存和查考利用价值的实物。实物档案档案的分类

档案有哪些分类呢？档案的分类

序号一级类目名称一级类目代字二级类目代号及名称1文书类W2产品类E3科学技术研究类F4建设项目类G5设备仪器类H6会计类I01会计凭证；02会计账簿；03会计报告；04其他7职工档案类J8油气勘探开发类K01综合；02单井；03物探；04岩心岩屑9声像类S01视频；02音频；图像10实物类R01荣誉；02印章；03礼品纪念品；04其他档案管理

收集齐全整理科学整合信息利用满意归档部门的职责

12做好本单位（部门）各类文件材料的手机、整理和归档工作，确保归档文件材料的齐全、完整、真实可靠3执行集团公司档案工作的各项管理制度；接收档案管理部门的业务指导和监督将对当工作纳入本单位（部门）的工作计划，纳入本单位（部门）的工作流程，纳入本单位（部门）人员的业绩考核和岗位职责。归档范围确认制与备案审批制

归档范围确认制就是归档单位（部门）及档案部门经过认真分析各对党单位的基本只能、主要业务流程和理念对党情况，即使、研究档案材料的形成规律，拟定出各位档案的基本归档范围或基本归档内容。参照基本归档范围，集合大事记、各项工作计划和工作实际，指定单位(部门）具体的归档范围，再反馈到归档单位（部门）进行核实，并由归档单位（部门）负责人及档案员签字确认后交档案部门存档

归档范围备案审批制就是要求各级档案部门将业已确认完善的归档范围逐级备案审批。各级档案部门以上级审批通过的归档范围作为档案收集是否齐全完整的依据。具体归档范围

分公司档案归档范围文书档案建设项目档案设备仪器档案会计档案实物档案档案的归档

归档方式归档时间归档整理实体档案的归档时间

建设项目档案：项目鉴定或竣工后三个月内归档2会计档案：会计年度终了，暂由会计机构保管一年后，在第一季度内归档3设备仪器档案：在设备开箱验收登记或安装调试后一个月内归档4声像实物档案：可结合本单位实际情况随时归档5文书档案：本年度办结的文件材料于次年的上半年归档1实体档案的归档要求

1、归档文件材料必须齐全、完整、准确。（1）齐全是指按照归档范围应归档的文件材料全部归档；（2）完整是指每件文件材料的正文与附件、正文与定稿、请示与批复件、转发文件与被转发文件、实体档案与相应的归档电子文件齐全；（3）准确是指对党文件材料内容真实，签署和用印符合文书规范，实体档案与相应对应的归档文件在内容、相关说明和描述上保持一致性；2、实体档案的载体和字迹必须符合耐久性要求，装订应使用不易生锈的材料。电子文件归档方式和时间

电子文件归档可以采用系统归档和手工归档两种方式.1、遵循电子文件先归，实体档案后归的原则2、先行归档的电子文件应包括正文和附件，著录信息及背景等信息内容，在办理完毕后实时归档。3、对于管理大数据的应用系统，可以只归条目信息，不归电子文件，但需要该系统满足对电子文件保管和利用的相应要求。4、与文物部门因对系统归档的电子文件进行确认，并定期抽查。电子文件归档方式和时间

电子文件归档可以采用系统归档和手工归档两种方式.1、遵循电子文件、实体档案同时归档的原则。2、“谁产生、谁录入、谁审核”，由归档单位（部门）将条目主要信息录入到档案管理系统，同时上载相应的电子文件。归档的整理

.1、文书档案：以件为单位进行整理，并按归档时间顺序排列。件内排列顺序为：各单位制发的文件，正文在前，发文稿纸剧中，底稿附后；归档的收文，收文处理单在前，正文在后。2、建设项目档案：以项目为保管单元，进行组卷或按件整理。卷内文件排列顺序为：管理型文件按问题、时间或重要程度排列；施工文件按惯例、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列；设备文件按已举行、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列；竣工图按专业、图号排列；卷内文件一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后，附件在后；印件在前，定（草）稿在后。归档的整理

.3、会计档案：应保持原卷（册）的封装，以卷为单位进行整理。个别破损、缺页、装订不牢固的账册应进行修补和重新装订，对未了结的债权、债务凭证和原始单据要抽出，由会计机构单独保管，待了结后再归档。4、声像和实物档案：按照归档单位（部门）、时间先后顺序排列。5、设备仪器档案：以单台（套）为保管单位，进行组卷或按件整理，按照使用说明书、图样、操作规程、装箱单、配件目录的顺序进行排列。随机文件较多时，可按照部件、组件为单位进行整理。归档移交

1、档案部门应制定归档计划，确